PK07 – Pengurusan Mesyuarat 1 PK 07/3 KOLEJ VOKASIONAL (ERT) AZIZAH MINIT MESYUARAT PENSYARAH BIL.1/2023 Tarikh : 28 Disember 2022 Masa : 8.30 pagi Tempat : Dewan Ibu Azizah Pengerusi : Puan Hjh Sarifah binti Husin Kehadiran(Bilangan) : 88/102 1. Pn Zuraidah binti Mohd Zain- Bersebab 2. Pn Norhaidah binti Wagiran- Bersebab 3. Pn Balvin Kaur A/P Kunden Singh- Cuti Bersalin 4. Pn Nor Hafizah binti Zulkifli- Bersebab 5. Pn Nor Hazreen binti Kamarudin- Cuti Bersalin 6. Pn Gan Tsae Lian- Cuti Kuarantin 7. Pn Azni binti Mat- Bersebab 8. Pn Belinda Yeo Chiew Yen- Bersebab 9. Pn Siti Nur Asilah binti Mohd Said- Cuti Bersalin 10. Pn Noorasyikin binti Wahid- Cuti Bersalin 11. Pn Nur Shakinah binti Mohamad Suaib- Bersebab 12. Pn Iza Fazyan binti Ahmaddun- Cuti Bersalin 13. Pn Nur Atiqah binti Aznon- Bersebab 14. Pn Nurul Nadiah binti Aminudin- Bersebab 1 Perutusan Pengerusi 1.1 Pn Hjh Sarifah Husin memulakan mesyuarat dengan ucapan terima kasih kepada semua yang hadir, persediaan mesyuarat yang teratur oleh jawatankuasa yang terlibat dengan bantuan guru praktikal dan juga sumbangan makanan bagi sarapan pagi dan makan tengah hari semua pensyarah. 1.2 Pengerusi memaklumkan beberapa nama pensyarah yang tidak dapat hadir disebabkan hal-hal yang tidak dapat dielakkan dan mendoakan keselamatan dan kesejahteraan semua warga Azizah. 1.3 Pengerusi turut mengingatkan berkenaan amanah dan tanggungjawab masingmasing sebagai pekerja dan harus bersungguh-sungguh melaksanakan tugas. 1.4 Pengerusi memaklumkan kepada semua pensyarah bahawa Menteri Pendidikan yang baharu, YB Pn Fadhlina binti Sidek menitikberatkan pembangunan adab dan integriti bagi melahirkan anak yang baik lagi cerdik (ABC). 1.5 Pengarah turut memaklumkan berkenaan 7 teras pendidikan: • Menjadikan komunikasi antara kementerian dan sekolah • Penekanan aspek karamah insaniah • Isu kemiskinan multidimensi murid keluarga B40 • Keciciran pendidikan serta literasi dan numerasi • Fokus keada kebajikan guru • Tumpuan kepada ubahsuai dan naik taraf sekolah daif terutama Sabah dan Sarawak • Meningkatkan keupayaan pendidikan digital di sekolah Makluman Makluman
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 2 1.6 Pengerusi turut memaklumkan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia yang baharu ialah Dato’ Haji Pkharuddin Bin Haji Ghazali. 1.7 Pengarah menyatakan KPI yang perlu dicapai pada tahun 2023: • Semua program mematuhi penilaian pematuhan akreditasi penuh MQA • Semua Pelajar Tahun 2 SVM Kohort 2021 mendapat SKM Tahap 3 • 1 Program 1 MoU & 3 NoU • 1 Program 5 Inovasi & 1 Unit 2 Inovasi/ Kajian Tindakan • 3 Program Pengantarabangsaan (Lawatan/ Pertandingan) • 100% Pelajar Layak Bergraduat • 100% Pelajar SVM Layak ke DVM • 100% Kebolehpasaran Graduan dan 75% Bekerja dalam Bidang • Mendapat Pensijilan EKSA • Tiada Audit Berteguran - Audit Kewangan Baik/ Cemerlang • Kolej Kediaman 5 Bintang 1.8 Pengarah juga memaklumkan dan mengingatkan semua terutama Ketua Jabatan, Ketua Program dan Ketua Unit membantu dalam memastikan pelaksanaan PDCA bagi mencapai KPI: • Plan (Rancang) • Do (Buat) • Check (Semak) • Act (Tindakan) 2 Taklimat Timbalan Pengarah Akademik 2.1 TPA mengajak semua pensyarah agar mempunyai pemikiran positif, berlapang dada dan berhati terbuka dalam menjalankan tugas yang diberi serta membuat perancangan agar lebih berjaya. 2.2 TPA memaklumkan bilangan terkini pensyarah adalah seramai 97 orang dan 12 orang AKP dan jumlah keseluruhan adalah 109 orang. 2.3 TPA turut memaklumkan untuk mesyuarat kali ini hanya akan difokuskan Takwim Pengajian Akademik Sesi 2 2022/2023 (01.01.2023-29.06.2023) terlebih dahulu. 2.4 TPA merakamkan ucapan penghargaan dan terima kasih kepada ahli jawatankuasa buku pengurusan kolej yang telah berjaya menyiapkan buku pengurusan 2023 dan telah menghasilkan inovasi iaitu dashboard Buku Pengurusan 2023 KV ERT Azizah melalui medium telegram untuk kegunaan dan rujukan semua pihak. 2.5 TPA turut memberi penekanan semula terhadap KPI Pengarah KV yang perlu dicapai dengan kerjasama semua pihak. 2.6 Bagi KPI UPLI BPLTV, untuk sasaran 2023, setiap program mempunyai 3 MOU dan setiap program menghasilkan 2 program berimpak tinggi bersama industri. 2.7 Takwim Pentaksiran dan Penilaian Sesi 2 Tahun 2022/2023- Sila rujuk dalam dashboard Buku Pengurusan 2023 2.7.1 TPA memaklumkan tarikh-tarikh penting pentaksiran adalah seperti berikut: • 2 SKM Sesi 2 2022/2023 Makluman Makluman Makluman Makluman
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 3 Tarikh Aktiviti 17.01.2023 - 19.01.2023 Penilaian Akhir (PA) Pelatih Ambilan 2021 Untuk Program Multi Tier (MT) Bagi Persijilan Kemahiran Malaysia • SVM Sesi 2 2022/2023 Tahun / Kohort Semester Tarikh Aktiviti Tahun 2 SVM Sem 4 SVM 14.05.2023 - Penilaian Akhir SVM (Kohort 2021) 25.05.2023 (Amali&Teori) Tahun 1 SVM Sem 2 SVM 02.04.2023- Minggu Persediaan (Kohort 2022) 06.04.2023 09.04.2023- Penilaian Akhir SVM 20.04.2023 (Amali&Teori) Tahun 2 SVM Sem 4 SVM 04.06.2023 - Persediaan Peperiksaan Sijil (Kohort 2021) 08.06.2023 Kemahiran Malaysia Bagi Program Single -Tier (ST 2021) 11.06.2023 - 15.06.2023 Peperiksaan Sijil Kemahiran Malaysia Bagi Program Single - Tier (ST 2021) • DVM Sesi 2 2022/2023 Tahun Semester Tarikh Aktiviti 2 DVM (Intake 2021) Sem 4 26.03.2023 - 30.03.2023 Minggu Persediaan 02.04.2023- 20.04.2023 Penilaian Akhir & Ulangan 2 DVM (Teori &Amali) 1 DVM (Intake 2022) Sem 2 16.04.2023- 20.04.2023 Minggu Persediaan 30.04.2023 - 18.05.2023 Penilaian Akhir & Ulangan 1 DVM (Teori &Amali) 2 DVM (Intake 2021) Sem 5 01.05.2023 - 13.10.2023 Permulaan On The Job Training 2.8 Takwim Aktiviti Kolej Sesi 2 Tahun 2022/2023 2.8.1 TPA memaklumkan perancangan aktiviti kolej bagi sesi 2 tahun 2022/2023 adalah seperti berikut: Makluman Tarikh Aktiviti Tindakan 01.02.2023 Mesyuarat Agung Koperasi Setiausaha Koperasi 23.02.2023 Mesyuarat Agung PIBG Setiausaha PIBG 06 - 12.03.2023 Konvokesyen Kali Ke-7 Penyelaras 19.03 .2023 Majlis Persaraan KEBIRU 19.04.2023 Program Bubur Lambuk, Bakul Azizah & Khatam Al-quran MAKDIS
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 4 07.05.2023 Sambutan Hari Raya Peringkat Kolej KEBIRU & MPP 10.05.2023 Larian Sihat Azizah Setiausaha Sukan 21.05.2023 Sambutan Hari Guru KEBIRU & MPP 2.9 Jawatankuasa Pengurusan Kolej Sesi 1 Tahun 2023/2024 2.9.1 TPA memberi makluman bahawa ringkasan setiap jawatankuasa pengurusan kolej yang terkini adalah seperti berikut: 2.10 Jawatankuasa Pengurusan Akademik Sesi 1 2023/2024 2.10.1 TPA memaklumkan makluman terdapat perubahan pada jawatankuasa tertentu dan berikut merupakan ringkasan setiap jawatankuasa pengurusan akademik yang terkini: Makluman Makluman JAWATANKUASA PERANAN TINDAKAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN Setiausaha Pn Nor Haslin binti Husain PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ Penyelaras Penolong Penyelaras 1 Penolong Penyelaras 2 Pn Norul Hudda binti Mohd Amran Pn Salina binti Mohamed Ali @ Md Hani Pn Norhaidah binti Wagiran MESYUARAT PENSYARAH Setiausaha Penolong Setiausaha Pn Rohayu binti Endut Pn Iza Fazyan binti Ahmaddun PENGURUSAN ADUAN & SUMBER MANUSIA Setiausaha Penolong Setiausaha Pn Junaidah binti Kadiman Pn Azni binti Mat LEMBAGA DISIPLIN Setiausaha Penolong Setiausaha Pn Tumirah binti Hasimun Pn Nurul Husna binti Johari MAJLIS KEGIATAN DAKWAH ISLAMIAH SEKOLAH (MAKDIS) DAN BINA INSAN Setiausaha Penolong Setiausaha Pn Rohayu binti Endut En Ahmad Hilmi bin Ahmed Nasser MAJLIS PERMUAFAKATAN & PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG SESI 2021/2023) Setiausaha Penolong Setiausaha Pn Puteri Siti Hajar Che Ramli Pn Norhayati binti Sanusi KEBIRU Setiausaha Pn Nur Fadillah binti Kamsuri PENGURUSAN & TAKWIM KOLEJ Penyelaras Penolong Penyelaras Cik Julie Marina binti Abdul Rahman Pn Nurul Najwa binti Hassan DOKUMENTASI AKTIVITI & KEJAYAAN KOLEJ Ketua Penyelaras Penolong Penyelaras 1 Penolong Penyelaras 2 Pn Rohayu binti Endut Pn Balvin Kaur Kunden Singh Pn Nur Atiqah binti Aznon KEBOLEHPASARAN GRADUAN Penyelaras Penolong Penyelaras Pn Azni binti Mat Pn Iza Fazyan binti Ahmaddun
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 5 JAWATANKUASA PERANAN TINDAKAN PENGURUSAN & PEMANTAUAN AKADEMIK Setiausaha Penolong Setiausaha 1 Penolong Setiausaha 2 Pn Fazilah binti Abdullah Pn Nur Fadillah binti Kamsuri Pn Ummu ’Atiah binti Daud AKADEMIK Setiausaha Penolong Setiausaha 1 Penolong Setiausaha 2 Pn Zuraidah binti Mohd Zain Cik Noradilah binti Razab Pn Nur Murni binti Salim MAJLIS KONVOKESYEN KV Penyelaras Penolong Penyelaras Pn Nor Haslin binti Husain Cik Nurul Ashadiah binti Othman MAJLIS GRADUASI KV Penyelaras Penolong Penyelaras 1 Penolong Penyelaras 2 Pn Roziati binti Sumin Pn Flammie Anak William @ Andrew Cik Nur Thahirah binti Razak PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN Penyelaras Pn Zuraidah binti Mohd Zain KAJIAN TINDAKAN Penyelaras Penolong Penyelaras 1 Penolong Penyelaras 2 Pn Fazilah binti Abdullah Pn Rohayu binti Endut Pn Norhaidah binti Wagiran HUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI Penyelaras Penyelaras OJT Penyelaras MoU Penyelaras Persijilan Profesional Pn Nor Haslin binti Husain Pn Hayati binti Nazirwan Pn Nik Nor Atika binti Samsudin Pn Afiqah binti Kamaruzaman LATIHAN KEMAJUAN STAF Penyelaras Penolong Penyelaras Penyelaras SPL Penolong Penyelaras SPL Pn Hjh Rehan binti Mohd Taha Pn Nik Nor Atika binti Samsudin Pn Shaliza binti Idris Pn Nurul Elliana binti Riffin PROGRAM PEMBANGUNAN GURU BAHARU (PPGB) Penyelaras Penolong Penyelaras Pn Hjh Rehan binti Mohd Taha Pn Nurul Elliana binti Riffin PENGURUSAN GURU PELATIH Penyelaras Penolong Penyelaras Cik Noreen Fazuin binti Ismail Pn Nurul Husna binti Johari JADUAL WAKTU Penyelaras Penolong Penyelaras Pn Siti Nur’Ain binti Hamzah Pn Shaliza binti Idris PENGURUSAN PUSAT BERTAULIAH CAWANGAN (PBC) Mentor Ketua Penyelaras Pen Ketua Penyelaras Pn Salina binti Mohamed Ali @ Md Hani Pn Khatijah binti Mat Sono Cik Nuraqilah binti Asrar
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 6 MEMARTABATKAN BAHASA MALAYSIA DAN MEMPERKUKUH BAHASA INGGERIS (MBMMBI) Penyelaras Pn Fazilah binti Abdullah 2.11 TPA merakamkan penghargaan dan terima kasih kepada jawatankuasa jadual waktu yang sentiasa komited dan dedikasi dalam menyediakan jadual waktu bagi semua pensyarah. 2.12 Peringatan turut diberikan kepada semua pensyarah agar dapat mematuhi masa yang ditetapkan dalam jadual waktu masing-masing dan dapat melaksanakan PdP dengan penuh rasa tanggungjawab. 2.13 TPA turut mengajak dan menasihati semua pensyarah agar bagi tahun baharu ini kita mempunyai azam untuk hadir lebih awal ke kolej, tepati masa dan pastikan thumb atau scan kod QR semasa hadir dan pulang dari kolej. 2.14 Rancangan Pengajaran (RP) 2.14.1 Pensyarah mesti menyediakan RP dengan lengkap setiap hari sebelum PdP dilaksanakan. 2.14.2 Pensyarah mesti menghantar RP kepada pegawai penilai pertama (PP1) setiap minggu. 2.14.3 Penulisan refleksi yang ditulis mestilah boleh diukur. 2.15 Pengurusan PdP 2.15.1 Pensyarah diingatkan agar menepati waktu dalam melaksanakan PdP. 2.15.2 Amalan membaca doa sebelum PdP harus dilaksanakan. 2.15.3 Pengurusan bilik kuliah/bengkel /bilik khas diutamakan sebelum, semasa dan selepas PdP atau amali. 2.16. Pemantauan 2.16.1 Berikut merupakan jadual pemantauan yang boleh dijadikan rujukan pensyarah: Semua pensyarah Semua pensyarah Semua pensyarah Makluman Perkara Penyemakan Rancangan Masa Setiap minggu Januari – November Catatan Berdasarkan jadual agihan pemantauan Pencerapan PdP 2 kali setahun Sesi 1 - 1 kali Sesi 2 - 1 kali * Boleh mencerap lebih daripada 2 kali sekiranya diperlukan. Mesyuarat/ KIK Jabatan/Unit 2 kali sebulan dan boleh lebih mengikut keperluan Ketua- ketua jabatan mesti hadir bersama
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 7 2.17 Mesyuarat dan KIK 2.17.1 Berfokuskan pengawalan dan penambahbaikan. 2.17.2 Perlu membincangkan intervensi PB, PA, OJT, kehadiran pelajar, pengurusan eviden PB dan PA 2.17.3 Perbincangan berasaskan pendekatan PDCA (Perancangan, Pelaksanaan, Penyemakan, Pembetulan/Penambahbaikan) dan POLC (plan, organise, lead, control) dalam amalan pengurusan. 2.17.4 Perbincangan ini bertujuan untuk meningkatkan PdPc guru dan menarik minat pelajar terhadap PdPc yang dijalankan. 2.18 Jadual Waktu Fleksi Pensyarah 2.18.1 Pensyarah perlu merujuk kepada rumusan jadual fleksi yang akan dikongsi dalam telegram Azizahgroup. 2.19 Jadual Pensyarah Bertugas 2.19.1 TPA mengingatkan semua pensyarah agar cakna giliran bertugas masing-masing dan mengisi buku laporan bertugas setiap hari. 2.19.2 Keberadaan buku laporan tersebut adalah di bilik TPA. 2.19.3 Sekiranya terdapat sebarang pertukaran giliran bertugas, perlu memaklumkan dalam telegram atau whatsapp Azizah. 2.20 Pengurusan e-operasi dam HRMIS 2.20.1 Pensyarah mesti sentiasa semak dan memastikan maklumat dalam e-operasi adalah tepat. Sekiranya terdapat kesilapan data, segera maklumkan kepada Guru Data, Pn Nur Fadillah binti Kamsuri atau En Azhar bin Buhari. 2.20.2 Pengistiharan harta perlu dibuat sekiranya sudah sampai tempoh (5 tahun sekali). 2.21 Pengurusan Cuti Rehat Khas (CRK) 2.21.1 Tatacara memohon CRK: Pensyarah membuat permohonan CRK melalui Pengarah Setelah mendapat kelulusan Pengarah, pensyarah perlu mengisi CRK dalam HRMIS. Pensyarah memaklumkan kepada TPA untuk menyokong CRK dalam HRMIS. Pensyarah perlu merekod CRK yang telah diluluskan dalam buku biru rekod pergerakan Makluman Semua pensyarah Makluman Semua pensyarah Semua pensyarah Semua pensyarah MASA HARI CATATAN 8.00 pagi - 3.00 petang ISNIN DAN SELASA Pensyarah boleh rujuk dengan TPA berkaitan perkara ini sekiranya terdapat sebarang kemusykilan dan 10.00 pagi - 5.00 petang 8.00 pagi - 5.00 petang AHAD dan RABU 8.00 pagi - 1.00 petang KHAMIS pertanyaan..
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 8 2.22 Pengurusan Sistem Pengurusan Latihan (SPL) 2.22.1 Setiap pensyarah perlu memastikan sekurang-kurangnya 5 hari berkursus dan 42 jam mata kredit dalam setahun. Semua pensyarah 3 TAKLIMAT PENGURUSAN SOKONGAN AKADEMIK Puan Tumirah binti Hasimun mengucapkan terima kasih kepada pensyarah yang hadir pada mesyuarat hari ini. Puan Tumirah binti Hasimun memaklumkan terdapat 3 perkara yang akan beliau sampaikanseperti enrolmen pelajar, unit-unit di bawah sokongan akademik dan sop pengurusan pelajar. Makluman 3.1 ENROLMEN/DATA PELAJAR Puan Tumirah binti Hasimun menyatakan jumlah pelajar mengikut tahun pengajian. TAHUN PENGAJIAN L P JUMLAH TAHUN 1 SVM 4 133 137 TAHUN 2 SVM 11 134 145 TAHUN 2 SKM 4 34 38 TAHUN 1 DVM 17 108 125 TAHUN 2 DVM 11 122 133 JUMLAH 47 532 578 Makluman Kelulusan bertukar bulan Disember : 1. Nur Aina Amira binti Ridzuan - 2 SVM BAKERI & PASTRI 2. Muhamad Arif Hakimi bin Iberahim - 2 SVM SKUL Kelulusan pertukaran (dari KV Muar): 1. Sharifah Nurhuda Haziqah binti Syed Mohd Yusof - 1 DVM SRF 2. Fatin Syazwina binti Mohd Fairus - 1 DVM SRF 3. Nur Waheeda binti Md Yassin - 1 DVM SRF Permohonan berhenti pengajian: 1. Nur Khairiyah ‘Izzati binti Khairul Ikhwan - 1 DVM KOSMETOLOGI mulai 21.12.2022. 2. Wan Nur Aina binti Sharifudin - 1 DVM KOSMETOLOGI Permohonan bertukar ke KV (ERT) Setapak: 1. Nur Ezlynn Ayuni binti Zairul Nizam - 2 SVM SRF Makluman 3.1.1 Puan Tumirah binti Hasimun menyatakan enrolmen pelajar mengikut program, kolej kediamandan pelajar luar. Enrolmen Pelajar Mengikut Program PROGRAM L P JUMLAH 1 SVM SENI KULINARI 4 26 30 1 SVM BAKERI & PASTRI 0 15 15 1 SVM SENI REKA FESYEN 0 29 29 1 SVM KOSMETOLOGI 0 30 30 1 SVM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK 0 33 33 JUMLAH 4 132 137 2 SVM SENI KULINARI 5 24 29
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 9 2 SVM BAKERI & PASTRI 6 22 28
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 1 0 2 SVM SENI REKA FESYEN 0 30 30 2 SVM KOSMETOLOGI 0 29 29 2 SVM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK 0 29 29 JUMLAH 11 134 145 2 PERKHIDMATAN ESTETIK 0 20 20 2 PEMBUATAN DAN PENYEDIAAN MAKANAN 4 14 18 JUMLAH 4 38 38 PROGRAM L P JUMLAH 1 DVM SENI KULINARI 9 18 27 1 DVM BAKERI & PASTRI 2 20 22 1 DVM SENI REKA FESYEN 4 19 23 1 DVM KOSMETOLOGI 0 22 22 1 DVM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK 2 29 31 JUMLAH 17 108 125 2 DVM SENI KULINARI 6 22 28 2 DVM BAKERI & PASTRI 5 13 18 2 DVM SENI REKA FESYEN 0 28 28 2 DVM KOSMETOLOGI 0 29 29 2 DVM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK 0 30 30 JUMLAH 11 122 133 Makluman Jumlah Pelajar Kolej Kediaman Dan Pelajar Luar TAHUN PENGAJIAN ASRAMA LUAR JUMLAH TAHUN 1 SVM 93 93 137 TAHUN 2 SVM 91 91 145 TAHUN 2 SKM 21 21 38 TAHUN 1 DVM 55 55 125 TAHUN 2 DVM 60 60 133 JUMLAH 320 258 578 Makluman 3.1.2 Puan Tumirah binti Hasimun memaklumkan KPI pengarah dan objektif kolej. 1. Program Pengantarabangsaan Tiga Program Pengantarabangsaan (Lawatan/ Pertandingan) 2. Asrama 5 Bintang - Tindakan pengurusan kolej kediaman. - Perancangan awal. - Rujuk kriteria penilaian 3. Objektif kolej : Pencapaian pelajar Meningkatkan tahap keupayaan pelajar dalam bidang kokurikulum agar mencapai kedudukan sekurang-kurangnya tempat ketiga dalam pertandingan peringkat daerah, negeri dan kebangsaan yang disertai. Makluman
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 11 3.1.3 Penasihat kelas sesi II tahun 2022/ 2023 dan sesi I 2023/2024. (Rujuk Buku Pengurusan tahun2023) 3.2 UNIT-UNIT SOKONGAN AKADEMIK 3.2.1 Puan Tumirah binti Hasimun memperkenalkan unit-unit di bawah Pengurusan SokonganAkademik. a)KU Hal Ehwal Pelajar – Puan Suria binti Sulaiman b)KU Sukan & Kokurikulum – Encik Mohamad Fauzee Nordin bin Iman c)KU Psikologi & Kerjaya – Puan Junaidah binti Kadiman d)KU Kolej Kediaman – Puan Afieqa binti Saiful Fazad e)KU Pusat Sumber – Puan Nurul Najwa binti Hassan f)KU Teknologi Maklumat – Puan Sutha Malar A/P Vasu g)KU Perhubungan Awam – Cik Noreen Fazuin binti Ismail h) KU Pembangunan & Penyelanggaraan/Pegawai Aset – Puan Shafawati binti Sharif Makluman Makluman 3.2.2 Puan Tumirah binti Hasimun menerangkan secara terperinci jawatankuasa di bawah setiap UnitPengurusan Sokongan Akademik.
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 11
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 12 3.3 SOP PENGURUSAN PELAJAR 3.3.1 Puan Tumirah binti Hasimun menerangkan sop pensyarah bertugas isolasi secara terperinci. a. Pensyarah bertugas perlu mengenalpasti pelajar yang tidak sihat/ akan ke klinik pada jam 8.00 pagi. b. Sekiranya demam, pelajar tersebut perlu membuat Ujian Kendiri Covid 19. Borang perlu dilengkapkan sebelum bertolak ke klinik. c. Jika keputusan negatif pelajar dibenarkan ke klinik manakala keputusan positif Covid 19 pensyarah perlu menghubungi ibu bapa untuk di bawa pulang. d. Pelajar membuat janji temu klinik menggunakan QR code. e. Pensyarah memberi borang rawatan ke klinik. f. Menghubungi pemandu atau menggunakan kenderaan sendiri (jika kenderaan kolej tiada dan perlu mengisi borang kebenaran membawa kenderaan sendiri) g. Mengiringi dan menunggu pelajar sepanjang menerima rawatan. h. Selesai urusan di klinik, pensyarah perlu menghantar borang rawatan yang telah lengkap kepada unit Hal Ehwal Pelajar (HEP). i. Pensyarah perlu memastikan kad rawatan disimpan oleh pelajar. j. Jika mendapat sijil cuti sakit serahkan salinan kepada penasihat kelas, pensyarah kursus/mata pelajaran dan penyelia asrama (untuk dimasukkan ke dalam fail di bilik penyelia). k. Maklumkan kepada penyelia asrama sebelum pelajar masuk ke bilik rawatan asrama . l. Pelajar luar boleh berehat di bilik isolasi kolej dan perlu mengisi buku penggunaan di bilik tersebut. m. Memastikan kebajikan pelajar terjaga. Makluman 3.3.2 SOP membawa kenderaan a. Pelajar perlu mengisi borang maklumat membawa kenderaan. Boleh didapati daripada unit Hal Ehwal Pelajar (HEP). b. Pelajar diploma sahaja dibenarkan membawa kenderaan (18 tahun ke atas). c. Borang yang telah lengkap perlu dihantar beserta salinan lesen dan cukai jalan (road tax). d. Borang daftar perlu diserahkan kepada Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar (HEP). e. Pelekat kenderaan (sticker) perlu ditampal pada kenderaan sendiri. f. Semua kenderaan perlu meletakkan kenderaan dalam kawasan kolej. Makluman 3.3.3 SOP pensyarah bertugas di Pos Pengawal a. Kehadiran seawal pada jam 7.00 pagi. b. Pensyarah bertugas perlu memastikan pelajar thumb print datang dan balik kolej. (Tarikh 01- 03/01/2023 pelajar luar tahun 2 SVM dan 1 DVM dicatat kehadiran dalam buku yang disediakan di pondok pengawal) c. Memberi peringatan dan nasihat jika pelajar datang lewat ke kolej. d. Memantau aspek pakaian, penampilan dan pemakaian barang larangan seperti barang kemas dan sebagainya. Makluman 3.3.4 SOP penasihat kelas a. Kemas kini kehadiran pelajar dalam sistem APDM sebelum jam 9.00 pagi setiap hari pengajian untuk membolehkan unit Hal Ehwal Pelajar (HEP) menyemak dan mencetak rekod kehadiran. Kegagalan penasihat kelas untuk kemas kini APDM menyebabkan peratus kehadiran merosot.
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 13 b. Jika pelajar tidak hadir, penasihat kelas perlu menghubungi ibu bapa/ penjaga pelajar berkenaan. c. Sijil cuti sakit atau surat makluman/ penyataan ketidakhadiran (atas sebab yang munasabah) dihantar melalui e-mel kolej. d. Maklumkan kehadiran pelajar dalam Telegram penasihat kelas untuk membolehkan Unit Hal Ehwal Pelajar (HEP) mengemaskini papan kenyataan kehadiran pelajar. e. Mencetak analisis kehadiran pelajar pada setiap bulan, ditandatangani oleh penasihat kelas dan diserahkan kepada Unit Hal Ehwal Pelajar (HEP) untuk ditandatangani oleh Timbalan Pengarah Sokongan Akademik. f. Pelajar yang tidak hadir berturut-turut atau tidak berturut perlu disusuli dengan surat amaran ketidakhadiran ke kolej. Makluman 3.3.5 Puan Tumirah binti Hasimun menerangkan prosedur pengeluaran surat tidak hadir ke kolej danborang tidak hadir ke kuliah. Prosedur Pengeluaran Surat Tidak Hadir Ke Kolej Makluman Borang Tidak Hadir Ke Kuliah Makluman
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 14 Puan Tumirah binti Hasimun mengingatkan kepada pensyarah berkaitan pemakaian pelitup muka berdasarkan arahan Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) disebabkan kes Covid 19 meningkat. Makluman SOP keselamatan semasa aktiviti sukan & kokurikulum i. Pensyarah perlu bersama pelajar semasa aktiviti sukan dan kokurikulum yang dilaksanakan. Kehadiran penasihat adalah mengikut ketetapan. ii. Kenalpasti tahap kesihatan pelajar, keadaan cuaca dan lokasi/ aktiviti yang dilaksanakan. iii. Surat JPNJ 100.1/5/1 (4) bertarikh 21 Disember 2022: Penangguhan program perkhemahan, lawatan dan aktiviti luar. Makluman 3.3.6 Peraturan pemakaian pelajar. HARI PERKARA PAKAIAN CATATAN Ahad Perhimpunan Rasmi Korporat Oren (SVM/SKM) Korporat krim (DVM) Hadir sebelum 7.40 pagi di DIA/Dewan Terbuka Isnin & Selasa PdP Uniform bengkel Rabu Aktiviti Kokurikulum School Enterprise Pelajar SVM/SKM T’Shirt KRMJ Pelajar Diploma : Kurung Traditional (P) Pakaian Pejabat (L) Mula jam 8.00 -10.00 pagi. Pdp waktu pertama jam 10.00 pagi Khamis Membudayakan Al Quran/ Program Membaca 10 minit Batik Rasmi Kolej (SVM, SKM dan DVM) Mula jam 7.45 pagi. Makluman 4. TAKLIMAT PENGURUSAN KETUA JAMINAN KUALITI 4.1 KJK mengucapkan tahniah dan terima kasih atas kerjasama semua pensyarah atas sumbang bakti kepada kolej sepanjang tahun 2022.Ucapan tahniah kepada semua pensyarah yang terpilih berada di bawah unit Jawatankuasa Jaminan Kualiti. 4.2 KJK menerangkan Jawatankuasa Pengurusan Jaminan Kualiti bagi tahun 2022. (Rujuk Buku Pengurusan Kolej Tahun 2023) 4.2.1 Menerangkan unit dibawah Jawatankuasa Pengurusan Jaminan Kualiti (Rujuk buku pengurusan – Carta Organisasi m/s 10). Kualiti dan audit saling berkait, penjaminan kualiti untuk menjamin kualiti, mencapai, mengekal dan menambahbaik iaitu CQI. 4.2.2 Kualiti yang perlu dikawal melibatkan SVM, SKM dan DVM iaitu dari segi Silibus, PdPc, taksir dan CQI. SVM melibatkan Lembaga Peperiksaan (LP), SKM – JPK dan DVM melibatkan MQA. Perkara ini perlu sentiasa dipantau dan dikawal selia oleh unit Jaminan Kulaiti bagi menghasilkan outcome yang telah ditetapkan.
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 15 4.2.3 Kualiti ini akan dinilai oleh pihak ibu bapa pelajar, pihak MQA, KPM dan juga Universiti. Kualiti yang baik akan menghasilkan graduan yang menepati pasaran pekerjaan dan boleh juga menyambung pelajaran di peringkat yang lebih tinggi. 4.3 KJK menerangkan takwim pengajian akademik bagi sesi II tahun 2022/2023. TARIKH 1 SVM SEMESTER 4 1 SVM SEMESTER 2 2 DVM SEMESTER 4 1 DVM SEMESTER 2 2 SKM 01/01/2023 – MINGGU 1 MINGGU 6 MINGGU 4 MINGGU 1 MINGGU 42 05/01/2023 4.3.1 KJK mengingatkan semua pensyarah supaya sentiasa menyemak Rancangan pengajaran bagi memastikan minggu bagi setiap kelas yang diajar adalah tepat. 4.3.2 KJK juga menerangkan penggunakan muka hadapan bagi fail Rancangan Pengajaran yang perlu digunakan selaras oleh setiap pensyarah. (Rujuk dokumen) 4.3.3 KJK menerangkan jawatankuasa di bawah Pengurusan Jaminan Kualiti berdasarkan buku pengurusan 2023. Semua program telah mematuhi penilaian pematuhan akreditasi penuh MQA dan tarikh-tarikh adalah seperti berikut : 4.4 KJK menerangkan jawatankuasa di bawah Pengurusan Jaminan Kualiti berdasarkan buku pengurusan 2023. Semua program telah mematuhi penilaian pematuhan akreditasipenuh MQA dan tarikh-tarikh adalah seperti berikut Bil Program Bidang Tarikh mula Akreditasi MQA Tarikh Pematuhan Akreditasi (selepas 5 tahun) Kod Program FA MQA 1 Diploma Seni kulinari Hopitaliti 12/04/2019 30/01/2023 MQA/FA10421 2 Diploma kosmetologi Hospitaliti 12/04/2019 12/04/2023 MQA/FA10420 3 Diploma Seni Reka Fesyen Seni Reka 12/04/2019 12/04/2023 MQA/FA10419 4 Diploma Bakeri & Pastri Hospitaliti 27/04/2020 27/04/2024 MQA/FA/9951 5 Diploma Pendidikan awal Kanakkanak Hospitaliti 30/08/2022 30/08/2028 MQA/FA/9950 4.4.1 Tiga program akan tamat pada tahun 2023 dan audit pematuhan akan dilaksanakan bagi ketiga-tiga program ini oleh pihak MQA. Audit dalaman akan dilaksanakan seperti berikut: Minggu Tarikh Hari Aktiviti Tindakan 15 11/04/2023 Selasa Semakan fail MQA dalam program dan fail kursus program Seni Kulinari Penyelaras SU MQA Juruaudit
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 16 23 06/06/2023 Selasa Semakan fail MQA dalam program dan fail kursus program Seni Reka Fesyen Penyelaras SU MQA Juruaudit 28 11/07/2023 Selasa Semakan fail MQA dalam program dan fail kursus program Kosmetologi Penyelaras SU MQA Juruaudit 4.4.2 KJK menerangkan berkaitan enam perkara berikut iaitu : • Pembangunan dan penyampaian program.Pemilihan dan khidmat sokongan pelajar • Staf akademik • Sumber pendidikan • Pengurusan program • Pemantauan, semakan semula dan penambahbaikan kualiti berterusan program 4.5 KJK menerangkan Jawatankuasa Outcome Based Education (OBE). (Rujuk Buku Pengurusan m/s 67). Terdapat beberapa aktiviti yang akan berlangsung di bawah jawatankuasa OBE iaitu seperti berikut : Minggu Tarikh Hari Aktiviti Tindakan 16 17/04/2023 Isnin Kursus Pemantapan OBE Siri 1 SU OBE Pensyarah 18/04/2023 Selasa Kursus Pemantapan OBE Siri 2 SU OBE Pensyarah 4.6 Penerangan jawatankuasa Sistem Pengurusan kualiti (SPK). Peranan SPK adalah untuk merancang, menyelaras, melaksana dan memantau Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) kolej selaras dengan keperluan standard, dokumen kualiti serta peraturan yang sedang berkuatkuasa. Berikut merupakan aktiviti yang akan dilaksanakan di bawah SPK: Minggu Tarikh Hari Aktiviti Tindakan 7 13/02/202 Isnin Audit Dalaman SPK Penyelaras 3 Ketua audit Pemegangprosedur 4.7 KJK menerangkan agar memperkasakan pembudayaan inovasi dalam kalangan semua pensyarah. 1 program perlu ada 5 inovasi dan 1 unit sekurang-kurangnya 2 inovasi. Ada pensyarah yang akan membantu dalam mencari penyertaan inovasi dari semua peringkat untuk disebarkan kepada semua pensyarah yang berminat. 4.8 Bagi mewujudkan persekitaran dan budaya kolej yang kondusif untuk melahirkan pelajar yang seimbang dan harmonis, jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) akan menjalankan beberapa aktiviti iaitu : • Gotong-royong Perdana • Gotong-royong Zon – Zon A, B, C, D dan E • Audit EKSA (selepas gotong-royong dilaksanakan) • Pertandingan EKSA antara Zon (Zon Terbaik & PIC Terbaik) • Penggunaan borang pemeriksaan bilik-bilik kuliah diwajibkan
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 17 Perkara ini akan dilaksanakan bagi memastikan kolej mendapat pensijilan EKSA padatahun 2023. Tarikh-tarikh pelaksanaan aktiviti EKSA adalah seperti berikut : Minggu Tarikh Hari Aktiviti Tindakan 2 14/01/2023 Sabtu Gotong-Royong Perdana EKSA Penyelaras Eksa Pensyarah Pelajar 4 25/01/2023 Rabu Gotong-Royong Eksa Zon A (Svm) Gotong-Royong Bengkel & Se (Dvm) Penyelaras Eksa Ketua Zon Pensyarah Pelajar Audit Dalaman Eksa KETUA ZON JK AUDIT EKSA 10 08/03/2023 Rabu Gotong-Royong Eksa Zon B (Svm) Gotong-Royong Bengkel & Se (Dvm) Penyelaras Eksa Ketua Zon Pensyarah Pelajar Audit Dalaman Eksa Ketua Zon Jk Audit Eksa 29 22/07/2023 Sabtu Gotong-Royong Eksa Zon E Kali Pertama Penyelaras Eksa Ketua Zon Pelajar Kolej Kediaman Audit Dalaman Eksa Ketua Zon Jk Audit Eksa 31 02/08/2023 Rabu Gotong-Royong Eksa Zon C (Svm) Gotong-Royong Bengkel & Se (Dvm) Penyelaras Eksa Ketua Zon Pensyarah Pelajar Audit Dalaman Eksa Ketua Zon Jk Audit Eksa 43 25/11/2023 Rabu Gotong-Royong Eksa Zon D (Svm) Gotong-Royong Bengkel & Se (Dvm) Penyelaras Eksa Ketua Zon Pensyarah Pelajar Audit Dalaman Eksa Ketua Zon Jk Audit Eksa
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 18 44 04/11/2023 Sabtu Gotong-Royong Eksa Zon E Kali Ke-2 Penyelaras Eksa Ketua Zon Pelajar Kolej Kediaman Audit Dalaman Eksa Ketua Zon Jk Audit Eksa 4.9 Jawatankuasa Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA) akan melaksanakan ceramah untuk semua pensyarah dan AKP. Minggu Tarikh Hari Aktiviti Tindakan 34 24/08/2023 Khamis Ceramah OSHA Penyelaras OSHA Pensyarah & AKP 4.10 KJK mengingatkan semua pensyarah untuk menghantar Rancangan Pengajaran pada setiap Khamis kepada Pegawai Penilai 1 (PP1). Pensyarah perlu mengemaskini borang keberhasilan dan membuat penyediaan bukti keterampilan dalam satu fail. Penilaian akan dibuat dua kali setahun. PP1 perlu membuat pencerapan bagi pegawai dibawah penyeliaannya. Semua pensyarah perlu menghantar RP pada hujung tahun 2023 untuk disemak oleh Pengarah. 4.11 Jawatankuasa Penjaminan Kualiti 4P perlu memastikan pelaksanaan penjaminan kualiti 4P dilaksanakan dalam pentaksiran dan penilaian. Pelaksanaan Penilaian Berterusan (PB) dan Penilaian Akhir (PA) perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. Semakan dan kekerapan perlu dilakukan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.Penyelaras pementoran, pemantauan, penyelarasan dan pengesanan perlu tandatangan selepas semakan dibuat diikuti dengan penyelaras 4P. Semua pensyarah perlu memastikan kualiti Pengajaran dan Pembelajaran serta pelaksanaan PB mengikutstandard yang telah ditetapkan (KSKV, CO, DPSK). Fail bagi setiap kursus perlu lengkapdan mengikut senarai semak. Penghantaran markah juga perlu disediakan mengikut tarikh yang telah ditetapkan. Pensyarah perlu memastikan pelajar juga mengikut garis masa PB yang telah ditentukan. 5. HAL – HAL LAIN 5.1 5.2 5.3 TPA mengingatkan semua pensyarah agar menjaga integriti dan akauntabiliti masing-masing. - Integriti = Kesempurnaan , Kejujuran, Keikhlasan, Keutuhan - Akauntabiliti = Menjalankan tugas dan kewajipan dengan penuh tanggungjawab berpandukan peraturan dan undang-undang - Integriti Penjawat Awam = Laksana amanah dan kuasa yang dipertanggungjawabkan TPA turut memaklumkan perubahan jawatan terkini, Ketua Mata Pelajaran Pendidikan Islam bermula tahun 2023 ialah En Azid bin Azam. Makluman Pengarah turut mengingatkan dan memaklumkan semua pensyarah agar membaca sekurangkurangnya 2 buah buku dan memasukkan sinopsis buku tersebut dalam SPLG untuk membantu pensyarah mencukupkan mata kredit masing-masing. Peringatan kepada semua pensyarah juga bagi tahun 2023 ini RP perlu disediakan sebelum masuk ke kelas dan bawa bersama RP semasa di kelas. Sekiranya pensyarah gagal dalam berbuat
PK07 – Pengurusan Mesyuarat 19 demikian, pensyarah boleh dikenakan tindakan tataterbib mengikut Akta 550. 5.4 Penyampaian hadiah inovasi telah disampaikan dan penerima hadiah bagi peserta terbanyak menyertai pertandingan inovasi ialah Cik Nursyuhaidah binti Zaid. 5.5 Slot KEBIRU iaitu pembentangan perbelanjaan akaun KEBIRU bagi tahun 2022, penyampaian hadiah untuk pensyarah baru berkahwin, Pn Nathasya binti Mohamad Nasir, pensyarah berpindah ke kolej lain, Pn Noorazlin binti Zakaria dan satu cabutan bertuah yang telah dimenangi oleh Pn Suriadiana binti Shahroni telah dikendalikan oleh pihak KEBIRU. 6. UCAPAN PENANGGUHAN Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.30 petang dengan tasbih Kafarah dan Surah Al-asr. Disediakan oleh : Disemak oleh : ..........................................…... .............................................. (ROHAYU BINTI ENDUT) (HJH SARIFAH BINTI HUSIN) Setiausaha Pengarah JK Mesyuarat Pensyarah Kolej Vokasional (ERT) Azizah Kolej Vokasional (ERT) Azizah Johor Bahru Johor Bahru.