BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 1.2 Pembentangan Kertas Konsep Pelaksanaan Program Pengarah 1.2.1 Mesyu1.2.2 Mesyu1.2.3 Mesyu1.3 Mendapat kelulusan pelaksanaan dan peruntukan program daripada Pengurusan Tertinggi KBS Pengarah 1.3.1 Memo 1.3.2 Memo 1.4 Penyediaan Profil Program Pegawai Projek 1.4.1 Progra1.4.2 Pelan S1.4.3 Bidang1.4.4 Domain1.4.5 Kumpu1.4.6 Peman1.4.7 Pelaks1.4.8 Rakan 1.4.9 Bilanga1.4.10 Peringk1.4.11 Tempo1.4.12 Tarikh 1.4.13 Bilanga1.4.14 Tempa1.4.15 PeruntPembentangan KMendapatkan kelButiran Program Page 2
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS arat Post Cab. arat Pengurusan Tertinggi. arat Jabatan Belia dan Sukan Negara. kelulusan daripada Ketua Pengarah. kelulusan daripada Ketua Setiausaha. m Pembudayaan Sukan Untuk Semua Siri 1. Strategik KBS. g Keutamaan DBM/ DSN. n IBM/ IBSM. ulan Sasar. ntauan Pencapaian. ana. Strategik. an Projek. kat Pelaksanaan. h. Pelaksanaan. an Peserta. t. ukan (Kod Program/ Aktivti). Kertas Konsep kepada Pengurusan Tertinggi KBS lulusan daripada Pengurusan Tertinggi KBS 2 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 1.4.16 Penglib1.4.17 Pengen1.4.18 Objekti1.4.19 Kaeda1.4.20 Kod Ob1.4.21 Butiran1.4.22 Jumlah1.5 Penurunan Waran Kebangsaan/ Negeri/ Daerah Pegawai yang bertanggungjawab 1.5.1 Memo 1.5.2. Borang1.5.3 Profail 1.5.4 Kalend1.6 Pemilihan Persatuan/ Kelab Sukan Pegawai Projek 1.4.1 Berdaf1.4.2 Status 1.4.3 PersatDilaksa1.4.4 Rekod Pengarah/ TKP 1.4.5 PemilihSemakan Kelab/ Penerangan Am Anggaran Kos Page 3
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS batan Pegawai. nalan. if. h Pelaksanaan. bjek Sebagai (OS) n Perbelanjaan. h Perbelanjaan. kelulusan Pelaksanaan Program dan Penurunan Waran. g Pengeluaran Waran Peruntukan. Program. dar Pelaksanaan Program. ftar Dengan PJS @ ROS (Bagi sesetengah kes). MYKB Yang Lengkap. uan/ Kelab Yang Relevan Dengan Program / Aktiviti Yang anakan. Pelaksanaan Program Terdahulu Yang Baik. han kelab/persatuan oleh JawatanKuasa Pemilih. Persatuan dan Cadangan 3 Kelab/ Persatuan. 3 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 2 Pegawai Projek 2.1 Jawatankuasa Induk 2.2 Jawatankuasa Persiapan Tempat dan Teknikal 2.3 Jawatankuasa Jemputan, Sambutan dan Protokol 2.4 Jawatankuasa Keselamatan dan Lalu Lintas 2.5 Jawatankuasa Promosi dan Publisiti 2.6 Jawatankuasa Aktiviti Pentas 2.7 Jawatankuasa Makan dan Minum 2.8 Jawatankuasa Tugas-tugas Khas 3 3.1 Jemputan mesyuarat Pegawai Projek / Urusetia 3.1.1 Menge3.1.2 Menge3.1.3 Membu3.1.4 Surat / MaklumEdarani) Post ii) Faksiii) E-m3.1.6 SekiranMesyu3.2 Susulan jemputan mesyuarat Pegawai Projek / Urusetia 3.2.1 Membuuntuk m3.2.2 Menga3.2.3 MembuBertanggungjawaBertanggungjawa3.1.5 Jawatankuasa Induk ditubuhkan setelah mendapat arahan / kelulusan pelaksanaan program. Menyediakan carInduk / JawatankMembuat Memo Akepada semua pePENUBUHAN JAWATANKUASA BertanggungjawaBertanggungjawaBertanggungjawaprotokol kebangsBertanggungjawaBertanggungjawaBertanggungjawaMESYUARAT Page 4
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS nal pasti jumlah ahli mesyuarat. nal pasti Pengerusi Mesyuarat. uat jemputan 2 minggu sebelum mesyuarat. memo jemputan diedarkan mesti lengkap bersama Borang m Balas Kehadiran. n jemputan mesyuarat secara: Laju s mel rasmi nya Mesyuarat Bilangan 2, surat perlu dilampirkan Minit arat Bilangan 1. uat panggilan telefon 3 hari sebelum mesyuarat bermula mengenal pasti kehadiran sebenar. mbil maklum sekiranya wakil hadir. uat senarai nama kehadiran mesyuarat. ab terhadap hidangan dan jamuan. ab terhadap kebajikan tetamu kehormat. rta organisasi dan juga senarai lengkap Jawatankuasa kuasa Kerja / Jawatankuasa Pelaksanaan. Arahan Bertugas dan Lantikan Sebagai Jawatankuasa egawai dan kakitangan terlibat. ab terhadap keseluruhan program. ab terhadap persediaan teknikal program. ab terhadap senarai jemputan dan tetamu kehormat dan saan. ab terhadap penyelarasan keselamatan. ab membuat hebahan dan jemputan media. ab sebagai pengurus pentas acara. 4 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 3.3 Sebelum mesyuarat Pegawai Projek / Urusetia 3.3.1 Menye3.3.2 Menye3.3.3 Membu3.3.4 Membu3.3.5 Menye3.3.6 Menye3.3.7 Memoh3.3.8 Menye3.3.9 Menye3.3.10 Menye3.3.11 Memasi) Sena3.3.12 Menye3.4 Semasa mesyuarat Pegawai Projek / Urusetia 3.4.1 Memas3.4.2 Memas3.4.3 Memas3.4.4 Bertuga3.4.5 Membu3.4.6 Memasberdas3.4.7 Membu3.4.8 Bertuga3.4.9 SetiauspengesPage 5
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS diakan senarai nama ahli mesyuarat. diakan buku kehadiran mesyuarat. uat tempahan bilik mesyuarat. uat tempahan makan dan minum. diakan lampiran berkaitan. diakan slide show. hon komputer riba dari Bahagian Pengurusan Maklumat. diakan alat perakam sekiranya perlu. diakan kaunter pendaftaran ahli mesyuarat. diakan tagging Pengerusi dan semua ahli mesyuarat. stikan kekananan setiap ahli mesyuarat adalah tepat: arai kekananan dari Bahagian Sumber Manusia. diakan goodies sekiranya ada untuk ahli mesyuarat. stikan tempahan makan minum tiba awal. stikan alat siaraya berfungsi sepenuhnya. stikan terdapat pembantu bertugas sebagai juru teknikal. as di kaunter pendaftaran untuk mengambil kehadiran. uat edaran goodies sekiranya ada. stikan ahli mesyuarat duduk di tempat masing-masing sarkan kepada tagging. uat catitan minit mesyuarat. as menjaga komputer riba. saha membaca minit mesyuarat lepas untuk tujuan sahan minit mesyuarat. 5 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 3.5 Selepas mesyuarat Pegawai Projek / Urusetia 3.5.1 Memas3.5.2 Membu3.5.3 SemakMesyu3.5.4 Edarani) Suraii) Faksiii) E-m3.5.5 Memas3.5.6 Mendamesyua4 4.1 Jawatankuasa Kecil Pegawai Projek / Urusetia 4.2 Pentadbiran 4.3 Peruntukan 4.4 Pelan Tapak 4.5 Atur cara pentadbiran 4.6 Teks Ucapan 4.7 Teks Pengacara Majlis 4.8 Teks Bacaan Doa 4.9 Surat Jemputan 4.10 Pelan B PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PERANCANGAN PROGRAM Jawatankuasa Injawatankuasa keMenyediakan vardan juga keadaanMenyediakan peljawatankuasa kePentadbiran berkMenyediakan bajkepada jawatankMenyediakan atujawatankuasa. Menyediakan tekMenyedia dan meMenyedia dan meMembuat jemputajemputan / pesertPage 6
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS stikan Bilik Mesyuarat kemas. uat minit mesyuarat. kan dan pengesahan minit mesyuarat daripada Pengerusi arat. n minit mesyuarat kepada semua ahli melalui: t s mel rasmi stikan edaran minit mesyuarat selepas 3 hari mesyuarat. patkan maklum balas minit mesyuarat daripada ahli arat untuk tindakan selanjutnya. nduk bertanggungjawab menubuh dan menyelaras semua cil dan mesyuarat peringkat induk. riasi pelan perancangan yang mengambil kira faktor cuaca n persekitaran. lan tapak keseluruhan Program sebagai panduan semua cil. kaitan urusan surat menyurat rasmi program. jet perbelanjaan keseluruhan dan juga siling peruntukan kuasa kecil. ur cara pentadbiran lengkap untuk rujukan setiap ks ucapan lengkap Perasmi Majlis. enyelaras teks ucapan pengacara majlis. enyelaras teks bacaan doa. an majlis dua minggu lebih awal kepada tetamu kehormat / ta. 6 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 4.11 Post Mortem 4.12 Buku Program 4.13 Laporan dan Dokumentasi 4.14 Lantikan Sebut Harga 4.15 Penyelarasan Pesanan Kerajaan 5 5.1 Tempahan Pesanan Kerajaan (Logistik) Pegawai Projek / Urusetia 5.2 Pentas Utama 5.3 Khemah Pameran 5.4 Khemah Jamuan Tetamu Kehormat 5.5 Khemah Jamuan Tetamu Jemputan dan Peserta 5.6 Khemah Persalinan Artis 5.7 Khemah Peralatan Siaraya 5.8 Tagging Khemah 5.9 Peralatan Siaraya 5.10 Sidang Media 5.11 Holding Room Bertanggungjawapembekal. Menyelaras semuMembuat pesanaLOGISTIK / PERSIAPAN TEMPAT Memastikan jumladan siap dipasanMemastikan keduberhampiran dengMemastikan khemsecukupnya. Khemah persalinautama dan bertutMenyelaras kawalengkap. Menyediakan kemKhemah peralatapemancaran alat Memastikan semmengelakkan kekMemastikan holdkeadaan sedia unBertanggungjawaMenyediakan bukkehormat / jempuBertanggungjawaprogram. Menyelaras persalat siaraya, hiasPage 7
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS ab terhadap semua proses lantikan sebut harga konsultan / ua pesanan kerajaan daripada jawatankuasa kecil. an kerajaan berkenaan dengan keperluan logistik program. ah keseluruhan dan saiz khemah pameran yang diperlukan ng dua hari sebelum program bermula. udukan khemah jamuan tetamu kehormat berada gan pentas utama dan khemah jenis modular tent. mah jamuan bagi tetamu jemputan dan peserta disediakan an artis hendaklah berada berhampiran dengan pentas up. asan sidang media dan menyediakan kerusi dan meja yang mudahan siaraya yang lengkap. an siaraya berada berhampiran pentas utama untuk tujuan siaraya. mua khemah ditanda dengan tagging yang betul bagi keliruan. ding room tetamu kehormat sentiasa berada dalam ntuk digunakan. ab mengendalikan post mortem selepas selesai majlis. ku program lengkap untuk panduan kepada tetamu utan / peserta. ab menyediakan laporan akhir dan juga dokumentasi iapan pentas terutama pemasangan back drop, rostrum, san pentas dan peralatan gimik perasmian. 7 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 5.12 Bilik Persalinan Tetamu Kehormat 5.13 Tandas Bergerak 5.14 Walkie Talkie 5.15 Pencahayaan 5.16 Tapak Gerai Jualan / Food Truck 5.17 Droff off Kenderaan Tetamu Kehormat 5.18 Parkir Jemputan dan Peserta 5.19 Penunjuk Arah 6 6.1 Senarai Tetamu Kehormat / Jemputan Pegawai Projek / Urusetia 6.2 Surat Jemputan 6.3 Kehadiran Tetamu Kehormat 6.4 Drop off Tetamu Kehormat / Jemputan / Peserta 6.5 Kedudukan Tetamu Kehormat 6.6 Dulang Mengenal pasti kMengenal pasti kMenyediakan semMenyediakan dulcenderahati. Menyediakan tanpeserta lain secuMengenal pasti amengeluarkan suMenyediakan dandari program berlMembuat susulanjemputan secara Memastikan tempmenyediakan penMenyedia dan meMemastikan peraMenyelaras dan pentas dan tempaMembuat permohadalah berdaftar.JEMPUTAN DAN PROTOKOL Memastikan bilik secara berasingaPage 8
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS kawasan parkir tetamu kehormat. kawasan parkir tetamu jemputan dan peserta. mua penunjuk arah di tapak program. ang dan pembawa dulang bagi tujuan penyerahan ndas bergerak untuk kegunaan tetamu jemputan dan ukupnya. alamat tetamu kehormat dan senarai jemputan untuk urat jemputan program. n menghantar surat / kad jemputan dua minggu lebih awal langsung. n dan pengesahan kehadiran tetamu kehormat dan senarai telefon atau e-mel. pat ketibaan tetamu kehormat / jemputan / peserta dan nyambut tetamu / pengiring tetamu kehormat. enyelaras penggunaan walkie talkie. alatan pencahayaan disediakan dan berfungsi dengan baik. menyediakan pelan kedudukan tetamu kehormat di atas at makan bersama Jawatankuasa Protokol. honan permit tapak jualan dan memastikan setiap pengerai persalinan secara tetap atau secara bergerak disediakan an. 8 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 6.7 Tagging Tetamu Kehormat 6.8 Pengiring (Liason Officer) 6.9 Salutation 6.10 Kebajikan Tetamu Kehormat 7 7.1 Permit Pegawai Projek / Urusetia 7.2 Lalu Lintas 7.3 Laluan Kenderaan Tetamu Kehormat 7.4 Parkir 7.5 Pasukan Keselamatan 7.6 Kecemasan 7.7 Pengujian Peralatan Sukan 7.8 Flashing PDRM 7.9 Undang-undang Keselamatan 7.10 Surat Pelepasan Tanggungjawab 7.11 Tapak Program Memastikan kawasepenuhnya sebeMengenal pasti laMenyediakan danMenyelaras jaduaAPM dll) Memastikan hosppelaksanaan progbersedia di tempaMemastikan peraterlebih dahulu sepengiktirafan kesbarangan sukan. Menyelaras jaduatapak program. Memastikan setiakeselamatan terssebelum programMenyelaras kawaMemastikan semTanggungjawab sKESELAMATAN Mendapatkan perMenyediakan tagMenyediakan penberlangsung. Menyediakan salMenyediakan paykegunaan sepanjPage 9
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS asan persekitaran dan faktor keselamatan telah dipenuhi elum acara bermula. aluan protokol bagi tetamu kehormat. n menyelaras parkir tetamu kehormat / jemputan / peserta. al bertugas bersama pasukan keselamatan (PDRM, RELA, pital / klinik berdekatan telah dimaklumkan berkenaan gram dan memastikan ambulan dan pasukan perubatan at yang disediakan. alatan yang digunakan telah melalui ujian keselamatan ebelum digunakan. Memastikan peralatan mendapat selamatan dari badan yang berkaitan keselamatan al bersama PDRM berkenaan flashing bahan letupan di ap program sukan mempunyai undang-undang sendiri dan telah dijelaskan kepada peserta terlebih dahulu m bermula. alan lalu lintas bersama Polis dan pihak pengurusan venue. mua peserta telah menandatangani Surat Pelepasan sebelum mencuba peralatan sukan. rmit kelulusan penganjuran program dari pihak berkaitan. gging tetamu kehormat di atas pentas dan meja makan. ngiring kepada tetamu kehormat sepanjang program lutation tetamu kehormat dan disediakan di atas rostrum. yung sekiranya cuaca hujan dan tisu / tuala kecil untuk jang program. 9 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 7.12 Penerangan Keselamatan 7.13 Pengawasan Penjaga 7.14 Peralatan Keselamatan 8 8.1 Jemputan Media Pegawai Projek / Urusetia 8.2 Hebahan Dalaman 8.3 Hebahan Radio 8.4 Hebahan Surat Khabar 8.5 Hebahan Media Sosial 8.6 Grafik Program 8.7 Hebahan / Draf Berita 8.8 Pendaftaran Media 8.9 Press Kit 8.10 Kenyataan Akhbar 8.11 Sidang Media Membuat hebahaKBS. Membuat hebahaMembuat liputan Menyedia dan meMenyelaras kenyMenguruskan pengoodies kepada Memastikan semsebelum acara beMemastikan pesesepenuhnya daripMemastikan semyang lengkap sebboleh digunakan Membuat hebahaMembuat hebahaMenyediakan graMengenal pasti lotempat yang telahMembuat jemputaadalah berdasarkPELAN MEDIA Menyediakan PeMenentukan tindaPage 10
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS an dalaman di Menara KBS melalui e-mel dan juga Buletin an melalui Radio bagi tujuan promosi program. berita berkaitan program. engedar press kit kepada media yataan akhbar rasmi bersama Setiausaha Akhbar. ndaftaran media, menyediakan meja pendaftaran dan media. mua peserta telah mendapat penerangan risiko berkaitan ermula. erta di bawah umur 15 tahun mendapat pengawasan pada penjaga. mua peserta telah menggunakan peralatan keselamatan belum acara bermula. Memastikan peralatan keselamatan sepenuhnya. an melalui surat khabar bagi tujuan promosi program. an melalui media sosial rasmi bagi tujuan promosi program. afik program untuk tujuan hebahan. okasi sidang media dan memastikan media bersedia di h disediakan. an rasmi kepada pihak media. Jumlah jemputan media kan kepada Tetamu kehormat yang hadir. lan Media Program bagi tujuan promosi dan publisiti. akan Promosi Publisiti sebelum, semasa selepas program. 0 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 8.12 Juru Gambar 8.13 Template dan flyers 8.15 Bunting dan Banner 9 9.1 Stage Manager Pegawai Projek / Urusetia 9.2 Gimik Perasmian 9.3 Persembahan Artis 9.4 Pengacara Majlis 9.5 Bacaan Doa 9.6 Cenderahati 9.7 Raptai 10 10.1 Katerer Pegawai Projek / Urusetia 10.2 Khemah makan dan minum 10.3 Logistik jamuan makan dan minum Membuat tempahMemastikan raptabermula. Membuat hebahaMenyelaras keseMenyelaras gimikMenyelaras persMengenal pasti pberkenaan dengaMemastikan terdaoleh tetamu kehoMengenal pasti jumakan minum. Mengenal pasti loJAMUAN MAKAN DAN MINUM Mengenal pasti kmenyediakan senMengenal pasti pMenyelaras pergAKTIVITI PENTAS Page 1
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS han dan cetak bunting dan banner program. ai diadakan sebanyak dua kali sebelum program sebenar an melalui penyediaan template dan flyers. eluruhan aktiviti di pentas mengikut aturcara pentadbiran. k pelancaran dan peralatan gimik. embahan artis. pengacara majlis dan memberikan penerangan lengkap an aturcara majlis sebelum bermula atau semasa raptai. apat juru gambar bertugas di setiap acara yang dilawati ormat. umlah keperluan dan jenis kerusi meja di khemah / tempat okasi khemah / tempat makan minum. katerer untuk makan minum sepanjang program dan narai menu untuk semakan Pengurusan Tertinggi KBS. pembaca doa. erakan penyampaian cenderahati. 1 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 10.4 Tempahan makan dan minum 10.5 Air Mineral 10.6 Alas meja 10.7 Makanan Ringan 10.8 Jenis Hidangan 10.9 Cara Hidangan 10.10 Makanan Petugas 11 11.1 Sebelum Program Pegawai Projek / Urusetia 11.2 Semasa Program 11.3 Tong Sampah 11.4 Tandas Bergerak Memastikan alasMemastikan makMemastikan jenisprogram dilaksanMemastikan carameja. Menyelaras jaduabagi petugas kesMemastikan air mdan jemputan. Membuat pesanabertanggungjawaMenyelaras jaduamemastikan setiaMemastikan syarsecukupnya di seMemastikan tandtandas bergerak Mengenal pasti jutempahan makanKEBERSIHAN Page 12
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS meja disediakan di meja tetamu kehormat. kanan ringan disediakan di meja tetamu kehormat. s hidangan adalah bersesuai dengan tema dan waktu nakan. a hidangan ditentukan secara buffet atau hidangan di atas al, cara pembungkusan dan tempat pengambilan makanan selamatan. mineral disediakan secukupnya kepada tetamu kehormat an kerajaan berkenaan syarikat pembersihan yang b terhadap kebersihan. al pembersihan bersama syarikat pembersihan dan ap kawasan adalah bersih setiap masa. rikat pembersihan menyediakan tong sampah yang etiap kawasan. das bergerak disediakan lebih awal dan jadual pembersihan telah disusun. umlah keseluruhan dan membuat pesanan kerajaan bagi nan dan minuman. 2 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 12 12.1 Hadiah dan Cenderahati 12.2 Logistik 12.3 Keputusan Pertandingan 12.4 Mock Cheque 12.5 Pengacara Majlis 13 13.1 Senarai Nama 13.2 Tempahan Penginapan 13.3 Penyelarasan Penginapan 13.4 Pemandu 14 14.1 Senarai Nama Pegawai Projek / Urusetia 14.2 Tempahan Kenderaan 14.3 Jadual Penerbangan Mendapatkan jadpengangkutan di PENGANGKUTAN Mendapatkan senkenderaan untuk Membuat pesanaPegawai KBS atalokasi program. Memastikan mocMemastikan pengyang sebenar sePegawai Projek / Urusetia Pegawai Projek / Urusetia Mendapatkan keptujuan pemberianMemaklumkan keHADIAH DAN CENDERAHATI PENGINAPAN Mendapatkan senMembuat pesanaMembekalkan sependaftaran. Menyelaras, memtetamu kehormat Memastikan terdaPage 13
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS dual penerbangan tetamu kehormat bagi menyelaraskan lapangan terbang. narai nama tetamu kehormat dan nombor pendaftaran diserahkan kepada PDRM untuk tujuan kawalan lalu lintas. an kerajaan / Borang Penggunaan Kenderaan sekiranya au peserta perlu menggunakan kenderaan menuju ke ck cheque telah disemak sebelum program bermula. gacara majlis telah mendapat keputusan pertandingan belum diumumkan. putusan lengkap pertandingan untuk diselaraskan bagi n hadiah. epada pemandu berkenaan lokasi pusat penginapan. narai nama Pegawai KBS yang memerlukan penginapan. an kerajaan berkenaan dengan penginapan Pegawai KBS. narai nama lengkap kepada pusat penginapan untuk tujuan mbuat pesanan kerajaan dan memastikan cenderahati telah disediakan dan disusun mengikut turutan. apat meja untuk meletakkan hadiah dan cenderahati. 3 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 15 15.1 Pameran Pegawai Projek / Urusetia 15.2 Pertandingan 15.3 Jualan Makanan dan minuman 16 16.1 Program Jabatan / Bahagian Pegawai Projek / Urusetia 16.2 Program Anjuran Persatuan / Kelab 16.3 Program Anjuran Syarikat Swasta 16.4 Program Anjuran Orang Persendirian 16.5 Penyalahgunaan Logo KBS 17 17.1 Pegawai Pemantau Pegawai Projek / Urusetia 17.2 Borang Pemantauan 17.3 Laporan Pemantauan 18 18.1 Borang Kajian / Penyelidikan Program Pegawai Projek / Urusetia 18.2 Kajian / Penyelidikan Program 18.3 KPI Program 18.4 Laporan Kajian / Penyelidikan Program Membuat analisaMengemukakan LTertinggi KBS. Permohonan penJabatan Belia daPermohonan penJabatan Belia daPermohonan penJabatan Belia daMemastikan bahapenggunaan logoKAJIAN IMPAK KEBERKESANAN PROGRAM PEMANTAUAN PENGISIAN PROGRAM PENGGUNAAN LOGO RASMI KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN DAN JATA NEGARA Membuat jemputamenyertai pamerKerajaan. Menyediakan perMemastikan Laposelesai. Memastikan jaduberlangsung. Memastikan BoraMenyedia dan mediedarkan kepadaMembuat laporanMembuat jemputaMemastikan pengkelulusan PengurPage 14
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS a bagi tujuan mencapai KPI Program. Laporan Kajian / Penyelidikan kepada Pengurusan nggunaan Logo KBS perlu dibuat secara bertulis kepada n Sukan Negara. nggunaan Logo KBS perlu dibuat secara bertulis kepada n Sukan Negara. nggunaan Logo KBS perlu dibuat secara bertulis kepada n Sukan Negara. awa setiap penganjur telah menepati syarat-syarat o KBS. an kepada Agensi Kerajaan Persekutuan dan Negeri untuk ran. Memaklumkan lokasi khemah pameran kepada Agensi rtandingan kepada peserta yang hadir. oran Pemantauan disediakan tiga hari selepas program al bertugas Pegawai Pemantauan di waktu program ang Pemantauan dilengkapkan setelah selesai program. emastikan Borang Kajian / Penyelidikan Program a para peserta. n kajian selepas program selesai. an kepada pengerai untuk menyertai jualan. gunaan Logo KBS dan Jata Negara telah mendapat rusan Tertinggi KBS. 4 of 15
BIL TINDAKAN PEGAWAI PROJEK /URUSETIA PERKARA 19 19.1 Persatuan penerima Bantuan JBSN / KWASN Pegawai Projek / Urusetia 19.2 Laporan Akhir 20 20.1 Mesyuarat Post Mortem Pegawai Projek / Urusetia Mesyuarat Post MMemastikan semtempoh dua mingMenyediakan Lapkepada PengurusPOST MORTEM PENYEDIAAN LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM Page 15
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TINDAKAN (Tanda /) SENARAI TUGAS Mortem dilaksanakan 5 hari selepas program selesai. mua Persatuan / Kelab mengemukakan Laporan PB6 dalam ggu selepas pelaksanaan program. poran Akhir Pelaksanaan Program dan mengemukakan san Tertinggi KBS. 5 of 15
Tidak Tamat CARTA ALIR PELAKSANAAN PROGRAM Mengemukakan kertas konsep kepada Pengurusan tertinggi KBS Pengurusan KBS membuat keputusan Setuju / Tidak Menyediakan kertas konsep pelaksanaan program Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan Mengadakan taklimat kepada JBS Negeri / Persatuan Mengemukakan waran peruntukan kepada JBS Negeri Mengadakan pemantauan program di negeri Membantu mendapatkan laporan pelaksanaan program dari negeri Membuat penilaian program Pemilihan Rakan Strategik/ Kelab/ Persatuan
1 PROSEDUR PENGURUSAN RISIKO PROGRAM HARI SUKAN NEGARA 2023 PERINGKAT KEBANGSAAN
2 Mengenal pasti program Mengenal pasti tahap risiko program Mengenal pasti kesan risiko Mengenal pasti kawalan sedia ada Menilai dan menentukan skala tahap risiko yang ada Mengenal pasti tindakan kawalan mengurangkan risiko Melakukan pemantauan terhadap tindakan kawalan yang telah dicadangkan Tamat CARTA ALIR PENGURUSAN RISIKO PROGRAM HARI SUKAN NEGARA 2023 PERINGKAT KEBANGSAAN
3 1. PENGENALAN Prosedur pengurusan risiko adalah sebagai satu kaedah yang sistematik bagi mengenal pasti, menilai ancaman risiko dan mengenalpasti kaedah yang diperlukan bagi mengurangkan risiko. 2. OBJEKTIF PENGURUSAN RISIKO Memastikan program dan aktiviti yang dilaksanakan dapat dijalankan dalam keadaan teratur dan berkesan serta mengurangkan kebarangkalian risiko yang timbul. 3. SKOP PENGURUSAN RISIKO Satu bentuk prosedur yang digunakan oleh Sekretariat Hari Sukan Negara dalam melaksanakan tindakan Pengurusan Risiko merangkumi pengenalpastian risiko, penilaian dan tindakan ke atas risiko yang dikenalpasti. 4. DEFINISI RISIKO Ketidak pastian untuk mencapai keputusan yang dikehendaki. 5. SINGKATAN KP JBSN - Ketua Pengarah JBSN TKPS - Timbalan Ketua Pengarah (Sukan) PGH - Pengarah Cawangan KS - Ketua Sektretariat PYB - Pegawai Yang Berkenaan
4 PERINCIAN PROSEDUR PENILAIAN RISIKO PROGRAM HARI SUKAN NEGARA 2023 PERINGKAT KEBANGSAAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN TKPS / PGH / KS Kenal pasti program/ aktiviti Mengenal pasti aktiviti yang perlu dilaksanakan dan penilaian risiko berdasarkan kepada prosedur yang sedia ada. TKPS / PGH / KS/ PYB Mengenal pasti tahap risiko Mengenal pasti risiko yang mungkin berlaku pada aktiviti yang telah disenaraikan. Sekretariat HSN akan berbincang secara kumpulan untuk mengenal pasti dan merekod risiko yang mungkin dihadapi. TKPS / PGH / KS / PYB Penerangan risiko Sekretariat HSN akan berbincang untuk mengenal pasti kesan risiko yang mungkin berlaku sekiranya risiko tersebut terjadi. 1. Sebelum penganjuran 2. Semasa penganjuran 3. Selepas penganjuran 4. Spesifikasi tempat dan teknikal 5. Pengurusan acara penganjuran program TKPS / PGH / KS / PYB Mengenal pasti kawalan sedia ada risiko Sekretariat HSN akan mengenal pasti kawalan sedia ada risiko yang telah dilaksanakan untuk mengelakkan risiko tersebut berlaku. TKPS / PGH / KS / PYB Menilai risiko Sekretariat HSN akan menilai risiko berdasarkan kepada jadual di bawah: 1. INDEKS KEMUNGKINAN = Indeks skala 1-5 untuk menilai kemungkinan risiko tersebut berlaku. 2. INDEKS KETERUKAN RISIKO = Indeks
5 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN skala 1-5 untuk menilai keterukan sekiranya risiko tersebut berlaku. 3. MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN = Hasil gabungan kemungkinan dan keterukan. Kemungkinan (1-5) x Keterukan (1-5) = Skala Tahap Risiko (1-25). 4. HAD PENERIMAAN RISIKO = Skala petunjuk menerangkan keperluan untuk mengambil tindakan. i. INDEKS KEMUNGKINAN SKALA PENARAFAN KETERANGAN 5 Hampir Pasti Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam sebulan dalam tempoh 3 bulan. 4 Kemungkinan Tinggi Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam tempoh 4 bulan – 12 bulan. 3 Ada Kemungkinan Sesuatu kejadian yang kemungkinan berlaku sekali dalam tempoh 1 - 2 tahun. 2 Kemungkinan Rendah Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku sekali dalam tempoh 2 - 3 tahun. 1 Jarang Sesuatu kejadian yang jarang berlaku sekali dalam lebih 3 tahun.
6 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN ii. INDEKS KETERUKAN RISIKO SKALA PENARAFAN KETERANGAN 5 Sangat besar Pelanggaran Undang – Undang atau menjejaskan reputasi Jabatan 4 Besar Program tidak dapat disempurnakan hingga menyebabkan ketidakpuasan hati / aduan pelanggan. 3 Sederhana Program lewat tetapi masih dapat disempurnakan. 2 Kecil Program disempurnakan tetapi kurang lengkap. 1 Sangat Kecil Tidak memberi kesan. iii. MATRIKS KEMUNGKINAN DAN KETERUKAN KETERUKAN KEMUNGKINAN Tiada Kesan Kecil Sederhana Besar Sangat Besar 1 2 3 4 5 5 Hampir Pasti 5 10 15 20 25 4 Kemungkinan Tinggi 4 8 12 16 20 3 Ada Kemungkinan 3 6 9 12 15 2 Kemungkinan Rendah 2 4 6 8 10 1 Jarang 1 2 3 4 5
7 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN iv. HAD PENERIMAAN RISIKO Tahap Risiko Skala Risiko Keterangan Sangat Tinggi 16-25 Risiko sangat tinggi, perlu diberi perhatian oleh pengurusan atasan. Perlu analisa terperinci. Tinggi 11-15 Risiko tinggi, perlu diberi perhatian oleh ketua jabatan. Sederhana 6-10 Risiko sederhana, perlu diberi perhatian oleh pihak yang bertanggungjawab. Rendah 1-5 Risiko rendah, tidak perlu diambil tindakan. TKPS / PGH / KS/ PYB Tindakan Kawalan Mengurangkan risiko. Sekretariat HSN akan merekodkan tindakan kawalan yang perlu dilakukan kepada risiko yang lebih dari nilai 6 – 25. Risiko yang tinggi perlu diutamakan berbanding risiko yang lebih rendah. TKPS / PGH / KS / PYB Tindakan kawalan yang dicadangkan perlu mengambil kira tindakan untuk menghapuskan punca risiko. KP JBSN / TKPS / PGH / KS / PYB Melakukan pemantauan terhadap tindakan kawalan yang telah dicadangkan dan melaporkan hasil pemantauan yang dibuat melalui kaedah-kaedah antaranya: a) Mesyuarat Jabatan b) Mesyuarat Bahagian c) Mesyuarat Cawangan d) Mesyuarat Jawatankuasa KS 1. Menyediakan senarai daftar risiko untuk diangkat kepada pihak pengurusan. 2. Menyimpan salinan laporan dan difailkan.
8 SENARAI RISIKO DAN TINDAKAN KAWALAN RISIKO YANG DICADANGKAN BIL SENARAI RISIKO TAHAP RISIKO TINDAKAN KAWALAN RISIKO 1 Cuaca - Hujan lebat Sederhana - Aktiviti akan ditangguhkan atau dibatalkan berdasarkan nasihat PDRM - Aktiviti yang dilaksanakan secara indoor akan diteruskan. 2 Jerebu Sederhana - Garis Panduan Menghadapi Keadaan Jerebu Dalam Melaksanakan HSN 2023 telah disediakan. - Aktiviti/ Program akan dibatalkan jika bacaan IPU melepasi bacaan 200. 3 Keselamatan - Kecederaan semasa melakukan aktiviti Sederhana - Ambulans dan petugas perubatan telah disediakan di aktiviti aktivti berisiko tinggi mendapat kecederaan. - Hospital Putrajaya telah ditetapkan sebagai Hospital Rujukan jika terdapat kecemasan. 4 Keselamatan - Jika melibatkan kemalangan (kematian) Sederhana - Perlindungan diri (insurans) telah di peruntukkan. - Jika berlaku kematian, JK Keselamatan akan berhubung terus dengan Pasukan perubatan untuk mengesahkan kematian dan Pasukan PDRM untuk proses tindakan lanjut. - Seterusnya proses bedah siasat akan dilaksanakan oleh unit forensik bagi tujuan mengenal pasti punca kematian dan laporan bedah siasat akan dikemukakan kepada pihak polis.
9 - Proses pengurusan mayat turut disertai oleh Sekretariat HSN dan juga pihak keluarga. - Laporan bedah siasat akan di hantar ke pihak Insurans untuk tindakan selanjutnya. - Laporan kemalangan akan disediakan oleh pihak sekretariat. 5 Kawalan Keselamatan - Pergaduhan - Vandalism - Kecurian Sederhana - Petugas keselamatan PDRM, Rela, Sukarelawan telah ditempatkan di kawasan yang strategik bagi memantau keselamatan sepanjang program dilaksanakan.
SENARA
AI AJK
1SENARAI AHLI JAWATANKUASA PSAMBUTAN HARI SUKAN (kemaskini sehinggaBIL JAWATANKUASA SENARAI T1. Sekretariat HSN2023 i. Menyelaras opeHSN2023 secaraa) PerjalanaHSN2023penyertaab) Kalendar HSN2023ii. Menyelaras geraJawatankuasa Kiii. Menyediakan Beiv. Menyelaras acaHSN2023: a) MenyediaPentadbirb) MenyediaYAB PM c) MenyediaYBM d) Menyemae) Menyemaf) Pakaian rg) Mengenah) Menyediatidak baik
1 PELAKSANA DAN TUGASAN BAGI NEGARA 2023 (HSN2023) a 21 September 2023) TUGASAN SENARAI PEGAWAI rasi Sekretariat a keseluruhan: an aktiviti/ program 3 termasuk jumlah an aktiviti/ program 3 secara keseluruhan ak kerja semua Kecil elanjawan HSN2023 ra rasmi sempena akan Aturcara ran akan Teks Ucapan akan Teks Ucapan ak Teks Juruacara ak Teks Bacaan Doa rasmi perasmian alpasti konsultan cuaca akan plan B jika cuaca k (payung dan aktiviti Pengerusi Timbalan Ketua Pengarah Bahagian Pembangunan Sukan Timb. Pengerusi Pengarah (PP) Bahagian Pembangunan Sukan Ahli - ahli 1. Encik Ahmad Syammeil bin Mohamad Karim (K) 2. Pn. Siti Anura Rais (TK) 3. En. Mohamad Syahmi bin Mohamad Anis 4. Pn. Nadrah Audya bt Abd Karim 5. Pn. Shamsiah binti Jaafar 6. Pn. Nur Salwa binti Mustafa Bakray 7. Pn. Noorli Asyiha binti Zainal Abidin
2yang lain)i) Menyediaj) Menyediak) Menyelarv. Menyelaras mesInduk, PelaksanMortem vi. Menyelaras penpenuh dan dokuvii. Menyediakan caHSN2023 viii. Segala arahan dberkaitan pelaks2. Jawatankuasa Kewangan i. Menyelaras tugaHSN2023 secaraii. Menguruskan peiii. Menyediakan dolengkap iv. Membuat pembakerajaan v. Menyediakan gakewangan vi. Menyediakan stadilaporkan kepadmelaporkan di dJawatankuasa Pvii. Menyediakan lapdan menghantar
2 ) akan sijil peserta akan buku program as segala pembayaran syuarat Jawatankuasa a dan Mesyuarat Postyediaan laporan mentasi HSN2023. adangan gimik bagi dari masa ke semasa sanaan HSN2023. 8. Dr. Nul Widaya binti Mohamed Nawi 9. En. Mohd Hafiz bin Abd. Hamid 10.En. Mohd Dzulfahmi bin Mohd Tahar asan kewangan a keseluruhan esanan kerajaan okumen perolehan ayaran bagi pesanan aris panduan atus gerak kerja untuk da Sekretariat dan alam Mesyuarat Pelaksana. poran Jawatankuasa r kepada Sekretariat Pengerusi 1. Pengarah (P&K) Ahli - ahli 2. En. Mohamad Syahmi bin Mohamad Anis 3. En. Mohd Azzam bin Azmi 4. Pn. Nadrah Audya binti Abdul Karim 5. En. Mohd Dzulfahmy bin Mohd Tahar
3viii. Lain-lain tugas yberkaitan denga3. Jawatankuasa Promosi, Publisiti & Media i. Menyediakan peii. Bertanggungjawhebahan dan prosecara keseluruiii. Bekerjasama de/ UKK dalam tugpromosi HSN202iv. Membuat jempuhebahan dan meberkaitan prograv. Menyelaras sesimenyediakan kekit media vi. Mengenalpasti lobersesuaian untvii. Menguruskan peviii. Menyediakan drdan penghargaabersama Jawataberkaitan untuk ix. Menyediakan stadilaporkan kepadmelaporkan di dJawatankuasa Px. Menyediakan lapdan menghantarxi. Lain-lain tugas b
3 yang diarahkan an jawatankuasa ini. elan media HSN2023. wab dalam membuat omosi HSN2023 han. engan SUA YB Menteri gasan hebahan dan 23 tan media untuk embuat liputan berita am. i sidang media dan enyataan akhbar serta okasi yang uk sidang media. endaftaran media raf e-sijil (penyertaan an) dan menyelaras ankuasa yang edaran. atus gerak kerja untuk da Sekretariat dan alam Mesyuarat Pelaksana. poran Jawatankuasa r kepada Sekretariat. berkaitan dengan Pengerusi Ketua Unit Komunikasi Korporat (KKK) Ahli - ahli 1. UKK 2. Unit Media, JBSN 3. En. Fadzil Hadri bin Mohd Nawawi 4. Cik Rafidah binti Abd. Bakar 5. En. Mohd Taher bin Kamil 6. Dr. Nul Widaya binti Mohamed Nawi
4Jawatankuasa inxii. Live coverage 4. Jawatankuasa Kerjasama Strategik Swasta i. Menyelaras gerastrategik swasta ii. Mengenalpasti puntuk memberi kswasta bagi pelaiii. Mengadakan pepihak yang berpkerjasama strateiv. Menyediakan stadilaporkan kepadmelaporkan di daJawatankuasa Pv. Menyediakan lapdan menghantarvi. Lain-lain tugas bJawatankuasa in5. Jawatankuasa Penyelarasan Kementerian/ Agensi dan Negeri i. Menyelaras beMesyuarat JaHSN2023 (ahli-wakil Kementeriadan Pengarah Mesyuarat PosPeringkat Negeri
4 ni. ak kerja kerjasama secara keseluruhan. pihak yang berpotensi kerjasama strategik aksanaan HSN2023 rbincangan bersama potensi untuk memberi egik swasta atus gerak kerja untuk da Sekretariat dan alam Mesyuarat Pelaksana. poran Jawatankuasa r kepada Sekretariat berkaitan dengan ni. Pengerusi KP (Majlis Sukan Negara) Timb. Pengerusi En. Ahmad Syammeil bin Mohamad Karim Ahli – ahli: 1. KPE (Impact Malaysia) 2. Bahagian Dasar dan Perancangan Strategik 3. Sekretariat Industri Sukan 4. Encik Nik Mohd Mazuki bin Nik Mat 5. Encik Mohamad Fadhlir Rahman bin Mohamad Nazir 6. Encik Mohamad Syahmi bin Mohamad Anis ersama Sekretariat, awatankuasa Induk -ahli terdiri daripada an/ Agensi, SUK Negeri JBS Negeri), dan st-Mortem HSN2023 termasuk penyediaan Pengerusi En. Ahmad Syammeil bin Mohamad Karim Ahli – ahli: 1. Pn. Noorli Asyiha binti
5bahan edaran yaii. Membantu menbawah Jawatankiii. Membantu mestrategik antara dan Negeri sertNGO. iv. Menyediakan kalHSN2023 bagiKementerian/ Agpihak swasta danv. Menyelaras laporprogram/ aktivpenganjuran olehdan pihak swastavi. Menyelaras pepelaksanaan kewangan dan pelaksanaan negeri. vii. Menyediakan pelaksanaan negeri. viii. Menyediakan stadilaporkan kepamelaporkan di Jawatankuasa Peix. Menyediakan ladan menghantar x. Lain-lain tugasJawatankuasa in
5 ng berkaitan. nyelaras tugasan di uasa Induk HSN2023. enyelaras kerjasama Kementerian/ Agensi ta pihak swasta dan endar program/ aktiviti penganjuran oleh gensi dan Negeri serta n NGO. ran pelaksanaan (data) viti HSN2023 bagi h Kementerian/ Agensi a serta NGO. engumpulan laporan termasuk laporan perbelanjaan bagi HSN2023 peringkat laporan penuh HSN2023 peringkat atus gerak kerja untuk ada Sekretariat dan dalam Mesyuarat elaksana. aporan Jawatankuasa kepada Sekretariat. berkaitan dengan i. Zainal Abidin 2. Pn. Nur Salwa binti Mustafa Bakray 3. Pn. Shamsiah binti Jaafar 4. Dr. Nul Widaya binti Mohamed Nawi