Buku Panduan Penatausahaan Peralatan dan Barang Tanggap Darurat

BUKU PANDUAN

PENATAUSAHAAN PERALATAN DAN
BARANG TANGGAP DARURAT

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA
TANGGAP DARURAT PUSAT



KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala
rahmat-Nya dan kemudahan yang telah diberikan sehingga
penulis dapat menyelesaikan buku panduan ini dengan baik
dan lancar.

Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak
yang mendukung demi kelancaran pembuatan buku panduan
ini, yaitu kepada orang tua penulis, Mentor/Co-Mentor yang
telah membimbing penulis, rekan kerja serta masih banyak lagi
yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.

Buku Panduan yang berjudul "Penatausahaan Peralatan dan
Barang Tanggap Darurat" ini merupakan media yang dapat
menjadi sumber informasi mengenai proses penatausahaan
peralatan dan barang tanggap darurat di Satuan Kerja
Sekretariat Direktorat Jenderal Cipta Karya sehingga dapat
dipahami dan dan dimplementasikan oleh semua pihak yang
terlibat.

Penulis sangat berharap buku panduan ini dapat bermanfaat
dalam proses penatausahaan peralatan dan barang tanggap
darurat di Satuan Kerja Sekretariat Direktorat Jenderal Cipta
Karya. Selain itu, penulis sangat menghargai masukan dan kritik
yang membangun guna perbaikan substansi buku panduan ini.

Penulis

i

DAFTAR ISI

i Kata Pengatar
ii Daftar Isi
1 Pendahuluan
2 Pengertian
3 Landasan Hukum
4 Alur Penerimaan Barang Hasil Pengadaan
6 Alur Penerimaan Barang Hasil Serah Terima
8 Alur Prosedur Pelaksanaan Stock Opname
10 Alur Prosedur Keluar Masuk Barang
12 Alur Prosedur Pinjam Pakai
14 Alur Prosedur Serah Terima BMN Tanggap Darurat
16 Alur Prosedur Penitipan Barang di Depo
18 Rekaman

ii

PENDAHULUAN

Sekretariat Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat merupakan institusi yang
mengemban tugas memberikan pelayanan teknis dan administratif
kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal.

Dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria efektif,
efisien dan ekonomis, maka perlu menerapkan konsep manajemen
berbasis kinerja yang mengacu pada prosedur baku, atau adanya
Buku Panduan pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan, khususnya dalam hal ini Sekretariat Direktorat
Jenderal Cipta Karya dalam upaya penanganan tanggap darurat
bencana.

Ruang lingkup penerapan prosedur ini berlaku untuk kegiatan
pengawasan, pengendalian, dan pengelolaan barang tanggap
darurat. Buku Panduan ini meliputi prosedur penerimaan barang,
stock opname, keluar masuk barang, pinjam pakai, serah terima, dan
penitipan barang di Depo.

Buku Panduan ini disusun dengan tujuan untuk meningkatkan
pemahaman pegawai dalam penatausahaan peralatan dan barang
tanggap darurat dan memastikan kegiatan tanggap darurat yang
meliputi penerimaan barang, stock opname, keluar masuk barang,
pinjam pakai, serah terima, dan penitipan barang di Depo berjalan
tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

1

PENGERTIAN

BARANG MILIK NEGARA
Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli
atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang
sah.

PERALATAN DAN BARANG TANGGAP DARURAT
Peralatan dan barang tanggap darurat adalah barang
milik negara dan barang persediaan dalam mendukung
kegiatan tanggap darurat.

STOCK OPNAME
Stock opname adalah kegiatan inventarisasi fisik
peralatan dan barang tanggap darurat.

2

LANDASAN HUKUM

01 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang
Penanggulangan Bencana

02 Peraturan Pemerintah nomor 21 Tahun 2008
03 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan
04 Bencana
05
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020
tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah
Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang
Milik Negara/Daerah

Keputusan Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat Nomor 1176/KPTS/M/2019
tentang Satuan Tugas Penyelenggaraan
Penanggulangan Bencana Kementerian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat

Instruksi Menteri Pekerjaan Umum Nomor
05/IN/M/2011 tentang Pengamanan dan
Penatausahaan Barang Persediaan di Lingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum

3

ALUR PENERIMAAN BARANG
HASIL PENGADAAN

PPK Tanggap Darurat

1 mengintruksikan penyedia jasa

untuk mengirimkan BMN

PPK Tanggap Darurat melakukan 2
pemeriksaan dari segi jumlah, mutu,
spesifikasi dan kondisi barang serta
kesusuaian dengan dokumen pengiriman

Serah terima BMN dan

3 penandatanganan berita acara

serah terima

PPK Tanggap Darurat 4
mengintruksikan pengiriman
barang ke Depo

4

ALUR PENERIMAAN BARANG
HASIL PENGADAAN

Kepala Depo melakukan pemeriksaan

5 kelengkapan dokumen serta menerima
dan mencatat barang masuk dibuku

persediaan

Kepala Depo melaporkan masuknya 6
barang ke PPK Tanggap Darurat dan PPK
Tanggap Darurat meneruskan laporan
ke Kabag Keuangan, PBMN dan BPB.

Kabag Keuangan, PBMN dan BPB
mengintruksikan petugas BMN untuk

7 melakukan pembukuan dengan

mencatat atau input data BMN ke dalam
aplikasi pencatatan BMN

Petugas BMN melakukan 8
pembukuan dengan mencatat
atau input data BMN ke dalam
aplikasi pencatatan BMN

5

ALUR PENERIMAAN BARANG
HASIL SERAH TERIMA

Sesditjen menginstruksikan kepada

1 Kabag untuk menerima barang dan

memproses penatausahaan BMN

Kabag menginstruksikan kepada 2
PPK Tanggap Darurat untuk
menerima barang

PPK Tanggap Darurat

3 menginstruksikan Kepala

Depo untuk menerima barang

Kepala Depo mengecek 4
kesesuaian barang yang diterima
berdasarkan Dokumen
Pengiriman serta mencatat
barang masuk di buku persediaan

6

ALUR PENERIMAAN BARANG
HASIL SERAH TERIMA

5 Kepala Depo melaporkan
masuknya barang

Kabag Keuangan, PBMN, dan BPB 6
mengintruksikan Petugas BMN untuk
melakukan pembukuan dengan
mencatat atau input data BMN ke dalam
aplikasi pencatatan BMN

Petugas BMN melakukan

7 pembukuan dengan mencatat
atau input data BMN ke dalam

aplikasi pencatatan BMN

7

ALUR PROSEDUR
PELAKSANAAN STOCK OPNAME

Sesditjen ke Kabag mengintruksikan

1 PPK TDP untuk melakukan stock

opname melalui staf TDP

Staf TDP melakukan pengecekan 2
kesesuaian dokumen daftar barang
dengan barang di lapangan

Petugas Stock Opname/ Staf PIC

3 membuat Berita Acara hasil Stock

Opname dan melaporkan ke PPK TDP

PPK TDP melakukan kajian 4
penilaian kondisi barang untuk
dihapus/ dilakukan pemeliharaan
berdasarkan hasil Stock Opname

8

ALUR PROSEDUR
PELAKSANAAN STOCK OPNAME

PPK TDP menyampaikan Berita

5 Acara hasil Stock Opname kepada
Kabag Keuangan, PBMN, dan BPB

Kabag Keuangan, PBMN, dan BPB 6
melapokan hasil Stock Opname ke
Kepala Satuan Kerja

Kepala Satuan Kerja mengintruksikan

7 untuk melakukan penghapusan atau
pemeliharaan barang ke Kabag

Keuangan, PBMN dan BPB

Kabag Keuangan, PBMN, dan BPB 8
mengintruksikan Petugas BMN untuk
melakukan pembukuan dengan mencatat
atau input data BMN hasil Stock Opname
ke dalam aplikasi pencatatan BMN

9

ALUR PROSEDUR KELUAR
MASUK BARANG

Kepala Satuan Kerja

1 memerintahkan mobilisasi
peralatan di Depo tanggap

darurat

PPK Tanggap Darurat mengeluarkan 2
Surat Perintah Mengeluarkan Barang
(SPMB) dan memerintahkan Kepala
Depo untuk mengeluarkan barang

Kepala Depo menyiapkan barang

yang akan dikeluarkan serta

3 membuat surat jalan dan

mencatat keluarnya barang di

buku barang persediaan

Petugas Depo mengirimkan, 4
mengoperasikan, dan
mendokumentasikan barang di
lapangan

10

ALUR PROSEDUR KELUAR
MASUK BARANG

Petugas Depo mengirimkan

5 kembali barang ke Depo setelah
pengorepasian di lapangan selesai

dengan membawa surat jalan

Kepala Depo menerima dan 6
memeriksa kelengkapan barang
serta mencatat barang masuk di
buku barang persediaan

Kepala Depo melaporkan

7 masuknya barang kepada

PPK TDP

11

ALUR PROSEDUR
PINJAM PAKAI

Permintaan tertulis dari unit kerja/instansi

1 terkait peminjaman peralatan dan barang

tanggap darurat kepada Sesditjen Cipta Karya

Sesditjen memerintahkan Kabag Keuangan, 2
PBMN, dan BPB untuk melakukan kajian
permintaan peminjaman peralatan dan barang
lalu diteruskan ke PPK Tanggap Darurat Pusat

PPK Tanggap Darurat Pusat melakukan kajian untuk

3 menyetujui/atau menolak seluruh/sebagian terhadap

permintaan unit pemakai barang

Kabag memberikan rekomendasi untuk 4
menyetujui/atau menolak seluruh/sebagian
terhadap permintaan unit pemakai barang
kepada Sesditjen CK

Kepala Satuan Kerja menyetujui permintaan

5 dan menginstruksikan PPK TDP untuk
membuat Berita Acara Pinjam Pakai (BAPP)

dengan unit kerja/instansi pemerintah

PPK Tanggap Darurat Pusat membuat BAPP 6
dengan unit kerja/instansi pemerintah dan
mengeluarkan Surat Perintah Mengeluarkan
Barang (SPMB) kepada Kepala Depo

12

ALUR PROSEDUR 8
PINJAM PAKAI

Kepala Depo mengeluarkan dan menyerahkan
barang kepada Unit Pemakai Barang yang

7 dituangkan dalam Surat Jalan dan mencatat

keluarnya barang di buku barang persediaan

Pelaksanaan pinjam pakai oleh unit
kerja/instansi pemerintah

PPK Tanggap Darurat mengeluarkan Surat

9 Pemberitahuan Masa Pinjam Pakai ke unit pemakai

barang terkait berakhirnya masa pinjam pakai

Unit pemakai barang melakukan permohonan 10
perpanjangan pinjam atau melakukan
pengembalian sarana prasarana

Penyerahan kembali sarana prasarana setelah masa

11 pinjam pakai berakhir dan mencatat masuknya

barang di buku barang persediaan

Laporan kepada PPK Tanggap Darurat 12
bahwa barang telah dikembalikan

13

ALUR PROSEDUR SERAH TERIMA
BMN TANGGAP DARURAT

Permintaan tertulis dari unit kerja di

1 lingkungan Kementerian PUPR terkait serah
terima peralatan dan barang tanggap

darurat kepada Sesditjen Cipta Karya

Instruksi untuk melakukan kajian 2
terkait serah terima barang kepada
PPK TDP

Pengajuan Usulan serah terima

3 Kepada Pengelola Barang

Persetujuan/ 4
Penolakan Serah
Terima 14

ALUR PROSEDUR SERAH TERIMA
BMN TANGGAP DARURAT

5 Serah terima barang

PPK TDP melaporkan kepada Kabag 6
bahwa serah terima sudah
dilakukan.

Kabag BMN menginstruksikan

7 petugas BMN untuk transfer
BMN melalui aplikasi pencatatan

BMN

Pelaporan pelaksanaan hibah 8
kepada Kepala Satuan Kerja/
Pelaporan Penolakan hibah

15

ALUR PROSEDUR PENITIPAN
BARANG DI DEPO

1 Permintaan tertulis dari Unit Eselon II/III terkait
permohonan izin penitipan BMN di Depo

Setditjen Cipta Karya memerintahkan Kabag 2
Keuangan, PBMN, dan BPB untuk melakukan
kajian permohonan izin penitipan BMN di Depo

Kabag Keuangan, PBMN, dan BPB

3 memerintahkan PPK TDP untuk kajian

permohonan izin penitipan BMN di Depo

PPK TDP melakukan kajian untuk 4
menyetujui/atau menolak permohonan
izin penitipan BMN di Depo

PPK TDP memberikan rekomendasi untuk

5 menyetujui/atau menolak permohonan izin

penitipan BMN di Depo kepada Setditjen CK

Kepala Satuan Kerja menyetujui permohonan 6
izin penitipan BMN di Depo dan mengeluarkan
Berita Acara untuk penitipan BMN

16

ALUR PROSEDUR PENITIPAN
BARANG DI DEPO

Kepala Satuan Kerja dan Kepala Unit

1 Eselon II Pemohon melakukan perjanjian

penitipan BMN

Kepala Satuan Kerja menginstruksikan 2
kepada Kepala Bagian dan PPK TDP untuk
memproses penitipan BMN

3 Pelaksanaan penitipan BMN di Depo
dengan pengawasan dari Kepala Depo

Pemberitahuan masa berakhir 4
penitipan BMN di Depo

5 Permohonan perpanjangan
penitipan BMN di Depo

Pengembalian BMN 6
kepada Unit Kerja
17

REKAMAN

Dokumen yang dibutuhkan untuk Kegiatan Pengelolaan dan
Penatausahaan BMN Tanggap Darurat antara lain :
1. Berita Acara Hasil Stock Opname
2. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
3. Surat Jalan
4. Surat Permohonan Pinjam Pakai
5. Berita Acara Pinjam Pakai
6. Berita Acara Serah Terima Pengembalian Barang
7. Surat Mohon Serah Terima Barang Milik Negara
8. Surat Permohonan Izin Penitipan Barang
9. Berita Acara Penitipan Barang
10. Berita Acara Serah Terima Pengembalian Penitipan

18

ii

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA
TANGGAP DARURAT PUSAT