ประวัติส่วนตัว

1

ประเภทหนงั สอื ราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือราชการภายนอก คือหนงั สือติดตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนังสือ
ติดต่อระหวา่ งส่วนราชการท่ีอยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนซึ่งไม่ใช่ส่วน
ราชการ หรือมถี งึ บุคคลภายนอก โดยมสี ่วนประกอบ ดงั น้ี

๑. ที่ ให้ลงรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดับที่ประจาของเจา้ ของเรือ่ ง ทีห่ นว่ ยราชการน้ันสง่ ออก
แล้วทับดว้ ยเลขทะเบียนหนงั สอื ตามลาดบั ในรอบปี เช่น ที่ กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขทอี่ อกหนงั สอื ประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซึ่งเป็นอกั ษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและสว่ นราชการทไ่ี มส่ งั กัด กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเทีย่ วและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม
- ราชการส่วนภูมิภาค เลขทอี่ อกหนังสือประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซ่งึ เป็นอักษรยอ่ ของจังหวดั
เช่น ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ช่อื สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ คอื ช่ือส่วนราชการที่เป็นเจา้ ของหนงั สือน้ันราชการนั้นสง่ ออก และ
ให้ลงที่ต้ังไวด้ ว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ทีอ่ อกจดหมาย ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปีพุทธศักราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เร่อื ง ให้ลงเร่ืองยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความที่สน้ั ทีส่ ดุ ของหนงั สอื ฉบบั นนั้ ในกรณที ีเ่ ปน็ หนงั สอื ต่อเน่อื ง
โดยปกติใหล้ งเรื่องของหนงั สือฉบบั เดมิ
๕. คาข้ึนตน้ ใช้ตามฐานะผ้รู บั หนงั สอื ตามตารางการใชค้ าขน้ึ ต้น สรรพนามและคาลงทา้ ยตาม
ระเบยี บ สานักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึง่ ใหใ้ ชบ้ ังคบั ต้ังแต่วนั ท่ี ๑ มิถนุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ต้นไป
๖. อา้ งถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ า้ งถึงหนังสือทเ่ี คยมีติดตอ่ กนั เฉพาะหนังสอื ทส่ี ว่ นราชการผรู้ บั หนังสือได้รบั มา
กอ่ นแลว้ จากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถงึ ใหช้ ัดเจนวา่ ใครเปน็ เจ้าของหนงั สอื เลขท่ี วันที่ เดือน และปี
ทอี่ อกหนังสือ
๗. สง่ิ ทีส่ ง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี ให้ลงช่อื สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทส่ี ง่ ไปพร้อมกบั หนังสอื นัน้ ถา้ สง่ ไป
ในซองเดยี วกนั ไม่ได้ ก็ใหร้ ะบวุ ่าส่งไปทางใด
๘. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือ
๑๐. ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชื่อเจ้าของหนงั สอื และใหพ้ มิ พ์ชือ่ เต็มของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไว้ใต้ลายมอื ช่ือ
๑๑. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงชือ่ ส่วนราชการหรอื หน่วยงานท่อี อกหนงั สือ ถา้ ส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สืออยู่ในระดบั กระทรวงหรือทบวงใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถ้าสว่ น
ราชการทีอ่ อกหนงั สอื อยูใ่ นระดบั กรมลงมา กล็ งช่อื เจ้าของเรอื่ งเพียงระดับกองหรอื หน่วยงานทรี่ บั ผิดชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง หรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสือ และเลข
หมายภายในต้สู าขาไว้ด้วย (ถา้ มี)

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกตสิ ่วนราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยใู่ นระดับกรมขึ้นไปให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื งทง้ั ระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื ส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองพรอ้ มท้งั หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง่ สาหรบั หนงั สือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่ิมขน้ึ ตามความจาเปน็

วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศักราชท่อี อกหนังสอื
เรอ่ื ง ให้ลงชื่อย่อทเี่ ป็นใจความสั้นที่สดุ ของหนงั สอื ฉบบั น้นั ในกรณีทเ่ี ป็นหนังสือตอ่ เนอ่ื งโดยปกตใิ ห้
ลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดมิ
คาขึ้นตน้ ใหใ้ ช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้ึนต้นสรรพนามและคาลงท้าย
ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหนง่ ของผู้ทร่ี บั หนังสอื น้ันมีถงึ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถงึ ตัวบคุ คลไม่
เกยี่ วกบั ตาแหนง่ หนา้ ที่
ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื ให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยก
เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีทม่ี กี ารอา้ งถึงหนังสอื ที่เคยมกี ารติดตอ่ กันหรือมีสงิ่ ทสี่ ่งมาด้วย ใหร้ ะบุไวใ้ นข้อนี้
ลงชื่อและตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ตั ติ ามข้อ 10 และขอ้ 11 โดยอนุโลม
**ในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใชต้ ามความ
เหมาะสมกใ็ หก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนงั สือประทบั ตรา

คอื หนังสือทใี่ ชก้ ระดาษตราครุฑจัดทา โดยประทบั ตราแทนการลงชอ่ื ของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึน้ ไป โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผู้ที่ไดร้ บั มอบหมายจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั
กรมขน้ึ ไป เปน็ ผู้รบั ผิดชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตราหนงั สือประทบั ตราใหใ้ ช้ไดท้ ้ังระหวา่ งสว่ นราชการกับสว่ น

ราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ไ่ี มใ่ ชเ่ รอื่ งสาคญั ไดแ้ ก่
1. การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เติม
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร

3. การตอบรบั ทราบท่ไี ม่เกี่ยวกบั ราชการสาคัญ หรือการเงนิ
4. การแจ้งผลงานที่ไดด้ าเนนิ การไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการทเี่ กยี่ วข้องทราบ
5. การเตอื นเร่อื งท่ีค้าง

6. เรอื่ งซึ่งหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสง่ั ใหใ้ ช้หนงั สอื
ประทับตรา

โครงสร้าง ประกอบด้วยสว่ นสาคญั 3 สว่ น ตราครุฑ

หวั หนงั สือ
ท.ี่ ............
ถงึ ............................

เหตแุ ละจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ที่มีหนงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสือ (ส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราชือ่ สว่ นราชการ
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนกิ ส.์ ..........

7

1. ที่ ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ช่ือส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ ส่วนราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถา้ ม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสือสง่ั การ

หนงั สอื สง่ั การ ใหใ้ ช้ตามแบบทกี่ าหนดไว้ หนงั สอื สง่ั การมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสัง่ ระเบยี บ และ
ข้อบังคบั

คาสัง่ คือบรรดาข้อความท่ผี บู้ ังคบั บญั ชาสัง่ การใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ ีอานาจหนา้ ทีไ่ ด้วางไวโ้ ดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไมก่ ไ็ ด้
เพ่อื ถือเปน็ หลกั ปฏิบตั ิงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ขอ้ บังคับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ู้มอี านาจหนา้ ท่ีกาหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฏหมายทบ่ี ัญญัตใิ ห้
กระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ

10

หนังสือสง่ั การมี ๓ ชนดิ ได้แก่ คาสัง่ ระเบยี บ และข้อบงั คับ
1. คาสัง่ คอื ขอ้ ความที่ผู้บังคับบญั ชาสง่ั ใหป้ ฏบิ ัตโิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอยี ด ดังนี้
1.1 คาสั่ง ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ หรือตาแหนง่ ของผู้มอี านาจทีอ่ อกคาสั่ง
1.2 ที่ ให้ลงเลขทีอ่ อกคาส่ัง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขทปี่ พี ทุ ธศกั ราชที่ออก

คาสั่ง
1.3 เร่ือง ให้ลงชือ่ เรอื่ งท่ีออกคาสง่ั
1.4 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตทุ ีอ่ อกคาสง่ั และอา้ งถึงอานาจที่ให้ออกคาสงั่ (ถา้ ม)ี ไวด้ ้วย และวนั เดือน ปี ที่

ใช้เร่มิ บงั คบั
1.5 สง่ั ณ วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชือ่ ผู้ออกคาสง่ั และพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไว้ใต้ลายมอื ชอ่ื
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกคาสงั่

11

รูปแบบหนงั สอื คาส่งั

12

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ็ได้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็
หลักปฏบิ ัติงานเป็นประจา ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดงั นี้

2.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชือ่ ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเปน็ ระเบียบทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครั้งแรกในเรอื่ งนัน้ ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับทเ่ี ท่าไร แตถ่ ้าเป็นเรอื่ ง
เดยี วกันแต่มีการแก้ไขเพม่ิ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบยี บ
2.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถงึ ความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอา้ งถึง
กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้เป็นขอ้ ๆ โดย ขอ้ ๑ เป็นระเบยี บ ข้อ ๒ เป็นวันทใี่ ชบ้ งั คับ (กาหนด
ว่าใช้บังคับเม่อื ใด สว่ นขอ้ สุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบยี บ ถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เล่อื นขอ้ ผรู้ กั ษาการไปเปน็ ข้อสุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะข้ึนหมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกบงั คับ
2.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคบั และพิมพ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บงั คบั น้นั

13

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

14

3. ข้อบังคับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี มู้ ีอานาจหน้าทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญัติให้
กระทาได้
ใชก้ ระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 6 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการที่ออกข้อบังคบั
3.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งช่ือของขอ้ บงั คบั
3.3 ฉบับท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คบั ทกี่ ล่าวถึงเปน็ ครงั้ แรกในเรอ่ื งน้ัน ไมต่ ้องลงวา่ เปน็ ฉบบั ทเี่ ท่าใด แต่ถา้ เปน็
ขอ้ บงั คบั
เรอ่ื งเดยี วกนั ทม่ี กี ารแกไ้ ขเพิม่ เตมิ ใหล้ งเป็นฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดับ
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปพี ุทธศักราชทีอ่ อกขอ้ บังคับ
3.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตผุ ลโดยย่อเพอื่ แสดงถงึ ความมุ่งหมายท่ีต้องออกข้อบงั คบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ที่ใหอ้ านาจออกขอ้ บงั คับ
3.6 ขอ้ ให้เรยี งข้อความทจ่ี ะใช้บงั คับเปน็ ข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นช่อื ขอ้ บังคบั ข้อ 2 เป็นวันใชบ้ ังคบั
กาหนดว่า
ให้ใชบ้ ังคบั ต้งั แตเ่ มอื่ ไดแ้ ละข้อสุดทา้ ยเป็นขอ้ ผรู้ กั ษาการข้อบงั คับใดถา้ มมี ากขอ้ หรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ดโ้ ดยให้ยา้ ยข้อผูร้ ักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนทีจ่ ะขึ้นหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกข้อบงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ช่ือผอู้ อกขอ้ บงั คับ และพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือช่ือ
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบงั คบั

15

รปู แบบหนังสือขอ้ บงั คบั

16

5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละข่าว

ประกาศ คือบรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศหรือชีแ้ จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครฑุ

แถลงการณ์ คือบรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตกุ ารณ์ หรือในกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ

ข่าว คอื บรรดาข้อความท่ที างราชการเหน็ สมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ

17

1. ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศหรือชแ้ี จงใหท้ ราบ หรอื แนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการท่ีออกประกาศ
1.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เรื่องทีป่ ระกาศ
1.3 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลท่ีตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความทปี่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดือนและตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทีอ่ อก
ประกาศ
1.5 ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชอ่ื ออกประกาศ และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไวใ้ ตล้ ายมือชอื่
1.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผู้ออกประกาศ ในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดใหท้ าเปน็ แจง้ ความ ให้
เปลย่ี นคาวา่ ประกาศ เป็นแจง้ ความ

18

ตัวอย่างแบบประกาศ

19

2. แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการแถลงเพ่ือทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการหรอื
เหตกุ ารณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่ัวกนั ใช้กระดาษตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการทีอ่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่อื ง ใหล้ งช่อื เรื่องท่อี อกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใชใ้ นกรณีท่จี ะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วทีต่ ่อเนอ่ื งกนั ให้ลงฉบบั ที่เรียง
ตามลาดบั ไวด้ ้วย
2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และข้อความทีแ่ ถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการท่อี อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่อื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกแถลงการณ์

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

20

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ทา้ ยระเบียบโดย
กรอก รายละเอียดดงั นี้

3.1 ขา่ ว ให้ลงช่ือส่วนราชการทอี่ อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ใหล้ งช่ือเรอ่ื งท่อี อกขา่ ว
3.3 ฉบับที่ ใชใ้ นกรณที จ่ี ะต้องออกข่าวหลายฉบบั ในเรอ่ื งเดียวทตี่ อ่ เนื่องกัน ใหล้ งฉบบั ทเ่ี รียงตามลาดบั
ไว้ด้วย
3.4 ข้อความ ใหล้ งรายละเอยี ดเกี่ยวกับเร่อื งของข่าว
3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข่าว

ตัวอยา่ งแบบขา่ ว

21

6. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หน้าทท่ี าขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสอื ทเี่ จ้าหนา้ ทที่ าขึ้นหรอื รับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนังสือทที่ างราชการทาขึ้น
นอกจากที่กลา่ วแล้วข้างตน้ หรอื หนังสอื ทหี่ นว่ ยงานอ่นื ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถึงส่วน
ราชการและส่วนราชการรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ คือ หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนงั สอื อ่ืน
1. หนงั สอื รับรอง คือ หนงั สือทสี่ ่วนราชการออกใหเ้ พื่อรบั รองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรอื หนว่ ยงานเพอ่ื
วตั ถุประสงค์อยา่ งหน่งึ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทั่วไปไม่จาเพาะเจาะจง

1. สว่ นราชการที่ออกข่าว ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
2. เลขท่ี ใหล้ งเลขที่ของหนังสือรบั รองโดยเฉพาะ เรม่ิ ต้ังแตเ่ ลข ที่ 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถึงส้ินปี
ปฏทิ นิ ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชท่อี อกหนังสอื รับรอง หรอื ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนงึ่ อยา่ งใด
3. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการซ่งึ เปน็ เจา้ ของหนงั สือนนั้ และจะลงสถานที่ตง้ั
ของสว่ นราชการ เจ้าของหนงั สือด้วยกไ็ ด้
4. ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความข้นึ ต้นว่า หนังสือฉบบั นีใ้ หไ้ วเ้ พอ่ื รับรองว่า แลว้ ตอ่ ด้วยชอื่ บุคคล นติ ิ
บุคคล หรอื
หนว่ ยงานท่ที างราชการรบั รองในกรณเี ปน็ บคุ คลให้พมิ พ์ชอ่ื เตม็ โดยมีคานาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหนง่
หน้าที่ และสงั กดั หนว่ ยงานทผี่ ู้นั้นทางานอยู่อยา่ งชัดแจ้ง แล้วจงึ ลงข้อความทรี่ ับรอง
5. ให้ไว้ ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ช่อื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทีอ่ อกหนงั สอื
รับรอง
6. ลงช่อื ให้ลงลายมอื ชอ่ื หัวหน้าสว่ นราชการผอู้ อกหนงั สอื หรือ ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมายและพมิ พ์ชือ่ เตม็
ของเจ้าของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
7. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผลู้ งลายมอื ชื่อในหนงั สือ
8. รปู ถา่ ยและลายมอื ชือ่ ผู้ไดร้ บั การรบั รอง ในกรณีทกี่ ารรบั รองเป็นเร่อื งสาคญั ที่ออกให้แกบ่ ุคคล
ใหต้ ิดรปู ถา่ ยของผทู้ ี่ไดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไมส่ วมหมวก ประทับตราชื่อสว่ น
ราชการทอี่ อกหนงั สอื บนขอบล่างดา้ นขวาของรปู ถา่ ยคาบตอ่ ลงบนแผน่ กระดาษ และให้ผูน้ ั้นลงลายมือชอ่ื ไว้
ใตร้ ปู ถ่าย พรอ้ มท้ังพมิ พ์ ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชอ่ื ไว้ใต้ลายมอื ชื่อดว้ ย

22

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

23

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตุการณใ์ นทปี่ ระชมุ ความคดิ เห็นของผมู้ าประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มตขิ องทป่ี ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดังน้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื คณะทีป่ ระชุม หรือช่ือการประชุม
2.2 ครัง้ ท่ี ให้ลงครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เม่อื ให้ลง วนั เดือน ปี ที่ประชุม
2.4 ณ ให้ลงสถานท่ีทป่ี ระชมุ
2.5 ผู้มาประชุม ใหล้ งชอ่ื หรอื ตาแหน่งของผทู้ เ่ี ป็นคณะท่ีประชุมซงึ่ มาประชุม ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบวุ ่ามาประชมุ แทนผ้ใู ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผไู้ มม่ าประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชุมซ่งึ มไิ ดม้ าประชมุ พรอ้ มทงั้ เหตผุ ลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผ้เู ข้าร่วมประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ่ีมไิ ดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แตม่ ารว่ มประชุม
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเี่ รมิ่ ประชุม
2.9 ข้อความ ใหบ้ ันทกึ ข้อความทปี่ ระชุม ใหเ้ รมิ่ ด้วยประธานกลา่ วเปิดประชุม และเร่อื งท่ปี ระชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชมุ แตล่ ะเรื่องตามลาดับ
2.10 เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานทปี่ ระชมุ ซ่งึ ลงนามรับรองในเมอ่ื ทป่ี ระชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแล้ว

24

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

25

3. บนั ทึก คือ ข้อความซง่ึ ผ้ใู ตบ้ ังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คับบัญชาหรือผบู้ งั คบั บัญชาสง่ั ผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา หรอื
ข้อความท่เี จา้ หน้าท่หี รอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดต่อ กนั ในการปฏิบตั ริ าชการ โดยปกติใหก้ าหนดใช้
กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ มีรายละเอียดดงั น้ี

3.1 ช่อื หรอื ตาแหนง่ ท่ีบันทกึ ถึง โดยใช้คาขน้ึ ต้นตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ให้ลงใจความของเรอ่ื งทบ่ี นั ทึก ถา้ มีเอกสารประกอบใหร้ ะบุไวด้ ว้ ย
3.3 ชื่อและตาแหน่ง ใหล้ งลายมอื ชื่อและตาแหนง่ ของผู้บนั ทกึ และในกรณที ่ไี มใ่ ชก้ ระดาษบนั ทึก
ขอ้ ความ ใหล้ งวนั เดอื น ปี ทบี่ นั ทึกไว้ด้วย

ตวั อย่างแบบบนั ทึก

26

4.. หนังสืออ่นื ๆ คือหนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเจ้าหน้าที่ทาขึ้นเพ่ือ เป็นหลักฐานใน ทางราชการ รวมถึง
ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือท่ีบุคคลภายนอกทาข้ึนย่ืนต่อเจ้ าหน้าท่ีและ
เจา้ หน้าทีร่ ับเข้าทะเบียนของทางราชการ

หนังสือดังกล่าวน้ี มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกาหนดขึ้น เว้นแต่ทีม่ ีแบบตามกฎหมายกาหนด
เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคารอ้ งเป็นต้น

ตวั อย่างหนงั สืออืน่ ๆ

27

ตวั อย่างหนงั สอื ราชการ 6 ชนิด

1. หนังสือภายนอก

28

2. หนังสือภายใน

29

3. หนังสอื ประทบั ตรา

30

4. หนงั สอื สงั่ การ

31

4.1 หนงั สอื คาสง่ั

32

4.2 หนงั สอื ระเบยี บ

33

4.3 หนงั สอื ขอ้ บังคบั

34

5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์

35

5.1 หนังสอื ประกาศ

36

5.2 หนงั สอื แถลงการณ์

37

5.3 หนังสอื ข่าว

38

6. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทท่ี าขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

39

6.1 หนังสือรบั รอง

40

6.2 หนงั สอื รายงานการประชุม

41

6.3 หนงั สอื บนั ทกึ

42

6.4 หนังสอื อ่ืนๆ