e-book ศิริพร

๑

ประเภทหนงั สอื ราชการ

ในปัจจบุ นั การตดิ ตอ่ ราชการทงั้ ภายในหนว่ ยงานและภายนอกหนว่ ยงานเป็นการสอ่ื ถงึ บคุ คล/
หนว่ ยงาน อีกทงั้ ยงั เป็นปัญหาของหน่วยงานและผ้ปู ฏบิ ตั ทิ ี่เก่ียวข้องจานวนไมน่ ้อยท่ียงั ไมเ่ ข้าใจในการใช้
ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถกู ต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสาเร็จของผ้ปู ฏิบตั ิงานที่เก่ียวข้องทางด้าน
หนงั สอื ได้ทราบถงึ รูปแบบ การใช้คาขนึ ้ ต้น คาลงท้ายท่ถี กู ต้อง เป็นไปในแนวทางเดยี วกนั และเป็นไปตาม
ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จาแนกหนกั สอื ราชการไว้มี ๖ชนิด ดงั นี ้

๒

๑. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือภายนอก คือหนงั สือติดตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนงั สือ
ติดตอ่ ระหวา่ งสว่ น ราชการหรือสว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอน่ื ใดซึ่งมใิ ช่สว่ นราชการหรือท่ีมถี ึง
บคุ คลภายนอก

๑. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 1ทบั เลข
ทะเบียนหนงั สือสง่ สาหรับหนงั สอื ของ คณะกรรมการให้กาหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่ิมขนึ ้ ได้ตามความ
จาเป็น

๒. สว่ นราชการเจ้าของหนงั สือให้ลงชื่อสว่ นราชการ สถานท่ีราชการหรือคณะกรรมการซ่งึ เป็นเจ้าของ
หนงั สอื นนั้ และโดยปกตใิ ห้ลงท่ีตงั้ ไว้ด้วย

๓. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื

๔. เรื่อง ให้ลงเรื่องยอ่ ที่เป็นใจความสนั้ ที่สดุ ของหนงั สือฉบบั นนั้ ในกรณีทเ่ี ป็นหนงั สอื ตอ่ เน่ืองโดยปกตใิ ห้
ลงเรื่องของหนงั สือฉบบั เดมิ

๕.คาขนึ ้ ต้น ให้ใช้คาขนึ ้ ต้นตามฐานะของผ้รู บั หนงั สอื ตามตาราง การการใช้คาขนึ ้ ต้นสรรพนาม และคาลง
ท้าย

ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตาแหนง่ ของผ้ทู ่ีหนงั สอื นนั้ มีถงึ หรือช่ือบคุ คลในกรณีที่มถี งึ ตวั บคุ คล
ไมเ่ ก่ียวกบั ตาแหน่งหน้าที่

๖. อ้างถงึ (ถ้าม)ี ให้อ้างถงึ หนงั สอื ที่เคยมตี ดิ ตอ่ กนั เฉพาะ หนงั สือท่ีสว่ นราชการผ้รู บั หนงั สือได้รับมากอ่ น
แล้วจะจากสว่ นราชการใดก็ตามโดยให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื และเลขท่ีหนงั สอื วนั ท่ี เดอื น ปี
พทุ ธศกั ราชของหนงั สอื นนั้
การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนงั สอื ฉบบั สดุ ท้ายท่ีติดตอ่ กนั เพียงฉบบั เดยี ว เว้นแตม่ เี ร่ืองอ่ืนท่ีเป็นสาระสาคญั ต้อง
นามาพิจารณา จงึ อ้างถึงหนงั สือฉบบั อืน่ ๆ ทีเ่ กี่ยวกบั เร่ืองนนั้ โดยเฉพาะให้ทราบด้วย

๓

๗. สิง่ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้าม)ี ให้ลงช่ือสงิ่ ของ เอกสาร หรือ บรรณสารที่สง่ พร้อมกบั หนงั สอื นนั้ ในกรณีท่ีไม่
สามารถสง่ ไปในซองเดยี วกนั ได้ให้แจ้งด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด

๘. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการให้แยก
เป็นข้อ ๆ

๙. คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือตามตาราง การใช้คาขนึ ้ ต้น สรรพนาม และคาลง
ท้ายท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2

๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อเจ้าของหนงั สอื และให้พมิ พ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือช่ือตาม
รายละเอยี ดที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 3

๑๑. ตาแหน่งให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนงั สือช

๑๒. สว่ นราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานที่ออกหนงั สอื ถ้าสว่ นราชการ
ที่ออกหนงั สอื อย่ใู นระดบั กระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองทงั้ ระดบั กรมและกองถ้า
สว่ นราชการท่ีออกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กรมลงมาให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดบั กองหรือ
หน่วยงานที่รับผดิ ชอบ

๑๓.โทร.ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองหรือ หน่วยงานที่ออกหนงั สือและหมายเลข
ภายในต้สู าขา (ถ้าม)ี ไว้ด้วย

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี)ในกรณีที่ผ้สู ง่ จดั ทาสาเนาสง่ ไปให้สว่ น ราชการหรือบคุ คลอ่ืนทราบ

และประสงค์จะให้ผ้รู บั ทราบวา่ ได้มีสาเนาสง่ ไปให้ ผ้ใู ดแล้วให้พิมพช์ ื่อเตม็ หรือชื่อย่อของสว่ นราชการ

หรือช่ือบคุ คลที่สง่ สาเนาไปให้เพ่ือให้เป็นท่เี ข้าใจระหวา่ งผ้สู ง่ และผ้รู บั ถ้าหากมีรายชื่อท่ีสง่ มากให้พิมพ์วา่
สง่ ไปตามรายชื่อท่ีแนบรายชื่อไปด้วย

๔

รูปแบบหนังสือภายนอง

๕

ตวั อยา่ ง หนงั สือภายนอก

๖

๒. หนงั สือภายใน

หนงั สอื ภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพิธีการน้อยกวา่ หนงั สอื ภายนอก เป็นหนงั สอื
ติดตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดยี วกนั ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ

๑. สว่ นราชการ ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สอื โดยมีรายละเอยี ดพอสมควร
ปกติถ้าสว่ นราชการที่ออกหนงั สืออยใู่ นระดบั กรมขนึ ้ ไป ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเรื่องทงั้ ระดบั กรมและ
กอง ถ้าราชการที่ออกหนงั สอื อยใู่ นสว่ นราชการที่ต่ากวา่ กรมลงมา ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองเพียง
ระดบั กอง หรือสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทงั้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้าม)ี

๒. ที่ ให้ลงตวั รหสั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ทบั เลขทะเบยี นหนงั สอื สง่ สาหรบั หนงั สอื ของ
คณะกรรมการให้กาหนดตวั รหสั พยญั ชนะเพ่ิมขนึ ้ ได้ตามความจาเป็น

๓. วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื

๔. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความสนั้ ท่ีสดุ ของหนงั สอื ฉบบั นนั้ ในกรณีทเ่ี ป็นหนงั สือตอ่ เน่ือง ให้ลงเรื่อง
ของหนงั สือฉบบั เดิม

๕. คาขนึ ้ ต้นใช้คาขนึ ้ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาขนึ ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้าย
แล้วลงตาแหน่งของผ้ทู หี่ นงั สอื นนั้ มีถงึ หรือช่ือบคุ คลในกรณีที่มถี งึ ตวั บคุ คลไมเ่ ก่ียวกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี

๖. ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย และหากมคี วามประสงคห์ ลายประการให้
แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีท่ีมกี ารอ้างถงึ หนงั สือท่ีเคยมตี ดิ ตอ่ กนั หรือมีสิง่ ท่ีสง่ มาด้วยให้ระบไุ ว้ในข้อนี ้

๗. ลงช่ือและตาแหน่งโดยอนโุ ลมในกรณีทก่ี ระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั ใดประสงคจ์ ะกาหนดแบบการ
เขยี นโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมกใ็ ห้กระทาได้ในทางปฏบิ ตั ิ สว่ นราชการมกั ใช้หนงั สือประเภทนี ้
ตดิ ตอ่ ภายในกรมเดยี วกนั เป็นสว่ นใหญ่ หากต้องติดตอ่ ตา่ งกรมก็มกั ใช้เป็นหนงั สือภายนอก เชน่ หนงั สอื
จากสานกั งาน ก.พ. ตดิ ตอ่ ไปยงั สานกั งบประมาณ ซงึ่ สงั กดั ในสานกั นายกรัฐมนตรีด้วยกนั ก็มกั ใช้หนงั สอื
ภายนอก เป็นต้น (สมพร มนั ตะสตู ร แพ่งพิพฒั น์, ๒๕๔๐ : ๑๒๗)

๗

รูปแบบหนังสือภายใน

๘

ตวั อย่างหนงั สอื ภายใน

๙

๓. หนงั สอื ประทบั ตรา
หนงั สอื ประทบั ตรา คอื หนงั สอื ที่ใช้ประทบั ตราแทนการลงชือ่ ของหวั หน้าสว่ นราชการ
ระดบั กรมขนึ ้ ไป โดยให้หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กองหรือผ้ทู ่ไี ด้รับมอบหมายจากหวั หน้าสว่ น
ราชการระดบั กรมขนึ ้ ไปเป็นผ้รู ับผิดชอบลงชอ่ื ยอ่ กากบั ตรา หนงั สอื ประทบั ตราให้ใช้ได้ทงั ้
ระหวา่ งสว่ นราชการและระหวา่ งสว่ นราชการกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไ่ี มใ่ ช่เรื่องสาคญั
ได้แก่ การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ การสง่ สาเนาหนังสอื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณาสาร การ
ตอบรับทราบทีไ่ ม่เกี่ยวกบั ราชการสาคญั หรือการเงนิ การแจ้งผลงานท่ีได้ดาเนินงานไปแล้วให้
สว่ นราชการทเ่ี ก่ยี วข้องทราบ การเตือนเรื่องท่ีค้าง เรื่องซง่ึ หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไป
กาหนดโดยทาเป็นคาสงั่ ให้ใช้หนงั สอื ราชการ โดยใช้กระดาษตราครุฑ
๑. ท่ใี ห้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาเจ้าของเร่ืองทบั เลขทะเบยี นหนงั สอื สง่
๒. ถงึ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนงั สอื นนั ้ มถี งึ
๓.ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย
๔.ชอ่ื สว่ นราชการที่สง่ หนงั สอื ออกให้ลงชอื่ สว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สอื ออก
๕.ตราชอื่ สว่ นราชการให้ประทบั ตราชอื่ สว่ นราชการด้วยหมกึ สแี ดง และให้ผ้รู ับผดิ ชอบลง
ลายมือชื่อยอ่ กากบั ตราที่ประทบั นนั ้
๖.วนั เดอื น ปีให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของเดอื น และตวั เลขของปีท่ีออกหนงั สอื
๗.สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สอื
๘.โทร.หรือทีต่ งั ้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง

๑๐

รูปหนังสอื ประทบั ตรา

๑๑

ตวั อย่างหนงั สอื ประทับตรา

๑๒

๔. หนงั สอื สง่ั การ

หนงั สอื สง่ั การ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนงั สือสง่ั การมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสงั่ ระเบยี บ และข้อบงั คบั
คาสง่ั คือบรรดาข้อความท่ีผ้บู งั คบั บญั ชาสง่ั การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ
ระเบียบ คือบรรดาข้อความท่ีผ้มู อี านาจหน้าท่ีได้วางไว้โดยจะอาศยั อานาจของกฏหมายหรือไมก่ ไ็ ด้ เพื่อ
ถือเป็นหลกั ปฏบิ ตั งิ านเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ
ข้อบงั คบั คอื บรรดาข้อความที่ผ้มู อี านาจหน้าที่กาหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฏหมายที่บญั ญตั ใิ ห้
กระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ
๑. คาสง่ั คือ ข้อความที่ผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ ให้ปฏิบตั โิ ดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดงั นี ้
๑.๑ คาสง่ั ให้ลงช่ือสว่ นราชการ หรือตาแหน่งของผ้มู อี านาจท่ีออกคาสง่ั
๑.๒ ท่ี ให้ลงเลขท่ีออกคาสง่ั โดยเร่ิมฉบบั แรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดบั ทบั เลขท่ีปีพทุ ธศกั ราชที่ออก
คาสงั่
๑.๓ เรื่อง ให้ลงช่ือเรื่องท่ีออกคาสงั่
๑.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ่ีออกคาสงั่ และอ้างถงึ อานาจท่ใี ห้ออกคาสง่ั (ถ้าม)ี ไว้ด้วยและวนั เดอื นปีทใี่ ช้เร่ิม
บงั คบั
๑.๕ สง่ั ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออก
๑.๖ ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือผ้อู อกคาสง่ั และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่ือ
๑.๗ ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกคาสง่ั
๒. ระเบียบ บรรดาข้อความท่ีผ้มู อี านาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไมก่ ็ได้ เพื่อใช้
เป็นหลกั ปฏิบตั งิ านเป็นประจา ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมรี ายละเอียด ดงั นี ้

๑๓

๒.๑ ระเบียบ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีออกระเบียบ

๒.๒ วา่ ด้วย ให้ลงช่ือของระเบียบ

๒.๓ ฉบบั ที่ ถ้าเป็นระเบียบท่ีกลา่ วถึงเป็นครงั้ แรกในเรื่องนนั้ ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ที่เท่าไร แตถ่ ้าเป็นเร่ือง
เดียวกนั แตม่ ีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ให้ลงเป็นฉบบั ท่ี๒ ๓ หรือ ๔ ตามลาดบั )

๒.๔ พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปีพทุ ธศกั ราชที่ออกระเบียบ

๒.๕ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพื่อแสดงถงึ ความมงุ่ หมายที่ต้องการออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมาย
ท่ีให้อานาจออกระเบียบ (ถ้ามี)

๒.๖ ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวนั ท่ีใช้บงั คบั (กาหนดวา่
ใช้ บงั คบั เมอ่ื ใด สว่ นข้อสดุ ท้ายเป็นผ้รู ักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบง่ เป็นหมวดก็ได้ โดย
ให้เลื่อน ข้อผ้รู ักษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายก่อนท่จี ะขนึ ้ หมวดหน่งึ

๒.๗ ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกบงั คบั

๒.๘ ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อผ้อู อกระเบียบหรือข้อบงั คบั และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมอื
ช่ือ

๒.๙ ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกระเบียบหรือข้อบงั คบั นนั้

๓. ข้อบงั คบั คอื บรรดาข้อความที่ผ้มู ีอานาจหน้าทีก่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายท่ีบญั ญัตใิ ห้
กระทาได้

ใช้กระดาษตราครุฑและให้จดั ทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี ้

๓.๑ ข้อบงั คบั ให้ลงช่ือสว่ นราชการที่ออกข้อบงั คบั

๓.๒ วา่ ด้วย ให้ลงช่ือของข้อบงั คบั

๓.๓ ฉบบั ที่ถ้าเป็นข้อบงั คบั ท่ีกลา่ วถงึ เป็นครงั้ แรกในเรื่องนนั้ ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ที่เทา่ ใด แตถ่ ้าเป็น
ข้อบงั คบั

เรื่องเดียวกนั ท่ีมกี ารแก้ไขเพ่ิมเติมให้ลงเป็นฉบบั ที่ 2 และที่ถดั ๆ ไปตามลาดบั

๑๔

๓.๔ พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกข้อบงั คบั
๓.๕ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพื่อแสดงถึงความมงุ่ หมายที่ต้องออกข้อบงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย
ที่ให้อานาจออกข้อบงั คบั
๓.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้บงั คบั เป็นข้อๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบงั คบั ข้อ 2 เป็นวนั ใช้บงั คบั กาหนด
วา่
ให้ใช้บงั คบั ตงั้ แตเ่ ม่ือได้และข้อสดุ ท้ายเป็นข้อผ้รู กั ษาการข้อบงั คบั ใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบง่ เป็น
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายข้อผ้รู ักษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายกอ่ นที่จะขนึ ้ หมวด 1
๓.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกข้อบงั คบั
๓.๘ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผ้อู อกข้อบงั คบั และพิมพ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่ือ
๓.๙ ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกข้อบงั คบั

๑๕

รูปแบบคาส่งั

๑๖

ตวั อย่างหนังสือส่งั การ

๑๗

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

๑๘

๕. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์มี 3ชนิด ได้แก่
ประกาศ แถลงการณ์และข่าว ประกาศ คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชแี ้ จงให้
ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช้กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความท่ที าง
ราชการแถลงเพอ่ื ทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้
ทราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใช้กระดาษตราครุฑ ข่าว คือบรรดาข้อความทท่ี างราชการเห็นสมควร
เผยแพร่ให้ทราบ

๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความทีงราชการประกาศหรือชแี ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ
ใช้กระดาษตราครุฑและให้จดั ทาตามแบบท่ี 7 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี ้

๑.๑ ประกาศ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการที่ออกประกาศ

๑.๒ เรื่อง ให้ลงชอ่ื เร่ืองท่ปี ระกาศ

๑.๓ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ีต้องออกประกาศและข้อความทีป่ ระกาศ

๑.๔ ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชือ่ เต็มของเดอื นและตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชที่ออก
ประกาศ

๑.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่ือออกประกาศ และพมิ พช์ ่ือเต็มของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไว้ใต้ลายมอื ชอ่ื

๑.๖ ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกประกาศ ในกรณีทกี่ ฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ
ให้เปลยี่ นคาวา่ ประกาศ เป็นแจ้งควา

๑๙

๒. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความทที่ างราชการแถลงเพอื่ ทาความเข้าใจในกจิ การของทาง
ราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใช้กระดาษตราครุฑและให้
จดั ทาตามแบบที่ ๘ ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี ้

๒.๑ แถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการทอ่ี อกแถลงการณ์

๒.๒ เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองท่อี อกแถลงการณ์

๒.๓ ฉบบั ท่ี ใช้ในกรณีทีจ่ ะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเร่ืองเดยี วท่ตี อ่ เนือ่ งกนั ให้ลง
ฉบบั ที่เรียงตามลาดับไว้ด้วย

๒.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ตี ้องออกแถลงการณ์และข้อความทีแ่ ถลงการณ์

๒.๕ สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ให้ลงชอื่ สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์

๒.๖ วนั เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวันที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชที่
ออกแถลงการณ์

๒๐

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

๒๑

3. ขา่ ว คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 9 ท้ายระเบยี บโดย
กรอก รายละเอียดดงั น้ี

3.1 ขา่ ว ให้ลงช่ือส่วนราชการท่ีออกข่าว
3.2 เร่ือง ใหล้ งช่อื เร่ืองทอี่ อกขา่ ว
3.3 ฉบับท่ี ใชใ้ นกรณีทจี่ ะต้องออกขา่ วหลายฉบบั ในเร่อื งเดียวทตี่ อ่ เนื่องกัน ใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี งตามลาดบั
ไวด้ ว้ ย
3.4 ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเก่ยี วกับเร่ืองของข่าว
3.5 สว่ นราชการทอี่ อกข่าว ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการทีอ่ อกขา่ ว
3.6 วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขของปพี ุทธศักราชทอ่ี อกข่าว

ตัวอย่างแบบข่าว

๒๒

รูปแบบประกาศ

๒๓

ตวั อย่าง หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์

๒๔

๖. หนงั สอื ทเ่ี จ้าหน้าทท่ี าขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

หนงั สอื ท่เี จ้าหน้าที่ทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ คอื หนงั สอื ทีท่ างราชการทาขนึ ้
นอกจากทก่ี ลา่ วแล้วข้างต้น หรือหนงั สอื ทีห่ นว่ ยงานอ่ืนใดซง่ึ มิใชส่ ว่ นราชการหรือ
บคุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการและสว่ นราชการรับไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔
ชนดิ คอื หนงั สอื รับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อน่ื

หนงั สอื รับรอง คือหนงั สอื ทีส่ ว่ นราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บคุ คล นติ ิบุคคลหรือหน่วยงาน
เพอ่ื วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งหนง่ึ อย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทว่ั ไปไม่จาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษ
ตราครุฑ

รายงานการประชมุ คอื การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผ้มู าประชมุ ผ้เู ข้าร่วมประชมุ และมตขิ องท่ี
ประชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน

บนั ทกึ คือข้อความซงึ่ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผ้บู งั คบั บญั ชาหรือผ้บู งั คับบญั ชาสง่ั การแก่
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดบั ตา่ กว่าสว่ นราชการระดบั กรม
ติดต่อกนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ

การรับและสง่ หนังสอื

หน่วยสารบรรณได้จดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วนของหนังสอื เพื่อดาเนนิ การกอ่ นหลงั
ตามชนั ้ ความเร็วของหนงั สอื โดยแบง่ เป็น 3 ประเภทคอื

ด่วนทส่ี ดุ ผ้ปู ฏิบตั ิต้องปฏิบตั ใิ นทนั ทีทีไ่ ด้รับหนงั สอื นนั ้

ด่วนมาก ผ้ปู ฏบิ ตั ติ ้องปฏบิ ตั ิโดยเร็ว

ด่วน ผ้ปู ฏิบตั ิต้องปฏิบตั ใิ ห้เร็วกวา่ ปกตเิ ท่าทีจ่ ะทาได้

๒๕

๑.หนงั สอื รับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการออกให้เพอ่ื รับรองแก่บคุ คล นิตบิ คุ คล หรือสว่ น
ราชการ เพ่ือวตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใดอย่างหนงึ่ มีรายละเอยี ดดงั นี ้

๑.๑ เลขที่ ให้ลงเลขที่เริ่มแต่ ๑ เป็นต้นไปจนสนิ ้ ปีปฏทิ นิ

๑.๒ สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ให้ลงชอื่ สว่ นราชการ และจะลงท่ตี งั ้ ด้วยก็ได้

๑.๓ ข้อความ ให้ลงข้อความขนึ ้ ต้นว่า “หนงั สอื ฉบบั นี ้ให้ไว้เพอื่ รับรองวา่ ” แล้วตอ่ ชื่อบคุ คล นติ ิ
บคุ คล หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรอง เฉพาะบคุ คล ใช้ระบคุ านาหน้านาม ช่ือ นามสกลุ
ตาแหนง่ หน้าที่ สงั กัดหนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงข้อความ

๑.๔ ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ให้ลงเลขบอกวนั ที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

๑.๕ ลงชือ่ ให้ปฏบิ ตั เิ ชน่ เดียวกบั ในระเบยี บ

๑.๖ตาแหนง่ ให้ปฏบิ ตั ิเชน่ เดียวกบั ในระเบยี บ

๑.๗ รูปถา่ ยและลายมอื ช่อื ผ้ไู ด้รับการรับรอง ใช้ในกรณีทีส่ าคญั ซง่ึ ออกให้แก่บคุ คล ให้ติดรูป
ถ่ายของผ้ไู ด้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชอื่ สว่ นราชการ
บนขอบด้านขวามอื ของรูปถ่าย ให้ลงชื่อผ้ไู ด้รับการรับ รองลงลายมอื ชือ่ ไว้ด้านลา่ งและมชี อ่ื
เต็มด้วย

๒.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในท่ปี ระชมุ ความคดิ เห็นของผ้มู าประชมุ
ผ้เู ข้าร่วมประชมุ และมตขิ องทีป่ ระชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน มีรายละเอยี ดดงั นี ้

๒.๑ รายงานการประชมุ ให้ลงชอื่ คณะท่ปี ระชมุ หรือชอื่ การประชมุ

๒.๒ ครัง้ ท่ี ให้ลงครัง้ ท่ปี ระชมุ

๒.๓ เมอื่ ให้ลง วนั เดือน ปี ท่ปี ระชมุ

๒.๔ ณ ให้ลงสถานท่ที ี่ประชมุ

๒๖

๒.๕ ผ้มู าประชมุ ให้ลงชื่อหรือตาแหน่งของผ้ทู ่ีเป็นคณะท่ีประชมุ ซง่ึ มาประชมุ ถ้ามผี ้มู าประชมุ
แทน ให้ลงระบวุ า่ มาประชมุ แทนผ้ใู ดหรือตาแหนง่ ใด

๒.๖ ผ้ไู มม่ าประชมุ ให้ลงชือ่ และตาแหนง่ ผ้เู ป็นคณะท่ีประชมุ ซงึ่ มไิ ด้มาประชมุ พร้อมทงั ้ เหตผุ ล
ม่ไี มม่ าประชมุ
๒.๗ ผ้เู ข้าร่วมประชมุ ให้ลงช่อื และตาแหน่งของผ้ทู ี่มิได้เป็นคณะที่ประชมุ แตม่ าร่วมประชมุ
๒.๘ เร่ิมประชมุ เวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชมุ
๒.๙ ข้อความ ให้บนั ทกึ ข้อความทีป่ ระชมุ ให้เร่ิมด้วยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเร่ืองที่
ประชมุ หรือระเบยี บวาระการประชมุ พร้อมทงั ้ มติหรือข้อสรุปของทป่ี ระชมุ แต่ละเรื่องตามลาดบั
๒.๑๐ เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาเลกิ ประชมุ
๒.๑๑ ผ้จู ดรายงานการประชมุ ให้ลงช่อื ผ้จู ดรายงานการประชมุ
๒.๑๒ ผ้รู ับรองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทปี่ ระชมุ ซงึ่ ลงนามรับรองในเม่ือทปี่ ระชมุ
รับรองรายงานการประชมุ นนั ้ แล้ว
๓. บนั ทกึ คือ ข้อความซง่ึ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาเสนอต่อผ้บู งั คบั บญั ชาหรือผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา หรือข้อความท่เี จ้าหน้าทห่ี รือหนว่ ยงานต่ากวา่ ระดบั กรมตดิ ตอ่ กนั ในการ
ปฏิบตั ิราชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี ้
๓.๑ ชอ่ื หรือตาแหน่งท่ีบนั ทกึ ถงึ โดยใช้คาขนึ ้ ต้นตามความเหมาะสม
๓.๒ สาระสาคญั ของเร่ือง ให้ลงใจความของเรื่องทบ่ี นั ทกึ ถ้ามเี อกสารประกอบให้ระบไุ ว้ด้วย
๓.๓ ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือช่อื และตาแหน่งของผ้บู นั ทกึ และในกรณีทไ่ี มใ่ ช้กระดาษ
บนั ทกึ ข้อความ ให้ลงวนั เดือน ปี ท่ีบนั ทกึ ไว้ด้วย

๒๗

๔. หนงั สอื อ่ืนๆ คือหนงั สอื หรือเอกสารอนื่ ใดท่ีเจ้าหน้าทท่ี าขนึ ้ เพ่ือ เป็นหลกั ฐานใน ทางราชการ
รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟิ ล์ม เทปบนั ทกึ เสยี ง เทปบนั ทกึ ภาพ หรือหนงั สอื ทบ่ี คุ คลภายนอกทาขนึ ้ ยน่ื
ตอ่ เจ้าหน้าทีแ่ ละเจ้าหน้าทรี่ ับเข้าทะเบยี นของทางราชกา หนงั สอื ดงั กลา่ วนี ้มแี บบตามท่ี

หนว่ ยงานแต่ละหนว่ ยจะกาหนดขนึ ้ เว้นแตท่ ่มี ีแบบตามกฎหมายกาหนด เช่น โฉนด แผนที่
แบบ แผนผงั สญั ญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาร้องเป็นต้น

หนังสือรบั รอง คอื หนงั สือทส่ี ่วนราชการออกใหเ้ พ่ือรับรองแก่บคุ คล นิตบิ คุ ล หรือหนว่ ยงานเพอื่ วตั ถุประสงค์
อยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยท่ัวไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี
10 คลา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
เลขท่ี ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ตั้งแต่เลข 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถงึ ส้ินปปี ฏิทนิ ทบั เลขปี
พุทธศกั ราชทีอ่ อกหนงั สือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนงั สอื ทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
3. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการซงึ่ เป็นเจ้าของหนังสอื น้ันและจะลงสถานทีต่ งั้ ของ
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือดว้ ยก็ได้
4. ขอ้ ความ ใหล้ งข้อความข้ึนต้นว่า หนังสือฉบบั นี้ให้ไวเ้ พอื่ รบั รองวา่ และต่อด้วยชื่อบุคคล นติ ิบุคคล
หรอื หน่วยงานทห่ี นงั สือทางราชการรบั รอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พมิ พ์ชอื่ เตม็ โดยมีคานาหนา้ นาม ชอ่ื
นามสกลุ ตาแหนง่ หนา้ ท่ี และสังกัดหนว่ ยงานทผ่ี นุ้ ัน้ ทางานอยู่อยา่ งชัดแจ้งแลว้ จึงลงขอ้ ความทร่ี ับรอง
5. ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื นและตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออกหนงั สือรับรอง
6. ลงช่ือ ใหล้ งรายมอื ชือ่ หวั หนา้ ส่วนราชการผอู้ อกหนังสือหรอื ผูท้ ี่ได้รบั ราชการมอบหมายและพมิ พช์ อื่ เตม็
ของเจา้ ของลายมือชอื่ ไว้ใตล้ ายมือช่ือ
7. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผลู้ งรายมอื ชื่อในหนงั สอื
8. รูปถ่ายและลายมือช่ือผ้ไู ดร้ บั การทดลอง ในกรณีท่กี ารรบั รองเปน็ เรื่องสาคญั ทีอ่ อกให้แกบ่ คุ คลให้ตดิ
รูปของผทู้ ไ่ี ดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไมส่ วมหมวก ประทับตราชอื่ ส่วนราชการทอี่ อก
หนังสอื บนขอบลา่ งดา้ นขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และให้ผนู้ นั้ ลงลายมอื ชอื่ ไว้ใต้รูปถา่ ยพร้อมท้ัง
ชอ่ื เตม็ ของเจ้าของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ตล้ ายมอื ช่ือดว้ ย

๒๘

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

29

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณใ์ นทป่ี ระชุมความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมและ
มติของท่ปี ระชมุ ไวเ้ ป็นหลักฐาน มรี ายละเอียดดังนี้

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะทป่ี ระชมุ หรอื ชอ่ื การประชุม
2.2 ครงั้ ที่ ให้ลงครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เม่ือ ให้ลง วัน เดือน ปี ทปี่ ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีท่ปี ระชุม
2.5 ผู้มาประชุม ใหล้ งชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผทู้ เ่ี ป็นคณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบวุ า่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรือตาแหนง่ ใด
2.6 ผไู้ ม่มาประชมุ ใหล้ งช่ือและตาแหนง่ ผเู้ ป็นคณะทปี่ ระชมุ ซ่งึ มไิ ด้มาประชุมพร้อมทง้ั เหตุผลม่ีไม่มา
ประชมุ
2.7 ผู้เข้ารว่ มประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหนง่ ของผทู้ ีม่ ิไดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แต่มารว่ มประชมุ
2.8 เรมิ่ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชุม
2.9 ข้อความ ใหบ้ ันทึกข้อความทป่ี ระชุม ใหเ้ ร่ิมดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุม และเร่อื งท่ีประชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทงั้ มตหิ รือขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชุมแต่ละเรอ่ื งตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชมุ
2.11 ผจู้ ดรายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผ้รู บั รองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทป่ี ระชมุ ซง่ึ ลงนามรบั รองในเมอื่ ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแลว้

30

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

31

3. บันทกึ คือ ขอ้ ความซึง่ ผู้ใตบ้ งั คบั บัญชาเสนอต่อผู้บงั คับบญั ชาหรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผใู้ ต้บังคบั บญั ชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ท่หี รอื หนว่ ยงานต่ากวา่ ระดบั กรมตดิ ตอ่ กนั ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกตใิ หก้ าหนดใช้
กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ มีรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ช่อื หรือตาแหนง่ ท่ีบันทกึ ถงึ โดยใช้คาขึ้นต้นตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเรอ่ื ง ใหล้ งใจความของเรื่องทบี่ ันทกึ ถา้ มเี อกสารประกอบใหร้ ะบุไว้ดว้ ย
3.3 ชือ่ และตาแหน่ง ใหล้ งลายมอื ช่ือและตาแหนง่ ของผู้บนั ทกึ และในกรณีท่ีไมใ่ ช้กระดาษบนั ทึก
ขอ้ ความ ใหล้ งวนั เดอื น ปี ที่บันทึกไวด้ ว้ ย

ตัวอย่างแบบบนั ทึก

๓๒

ประเภทหนงั สอื อนื่ ๆ

๓๓

ตวั อย่างหนงั สอื รอ้ งเรยี น

๓๔

รูปแบบหนังสือรับรอง

๓๕

ตวั อย่าง หนังสือท่เี จ้าหน้าท่ที าขนึ้ หรือรับไว้เป็ นหลักฐานในราชการ