PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERAK 31 OKTOBER 2022 ISNIN A U D I T O R I U M S A I D I N A O M A R INSTITUT TADBIRAN ISLAM PERAK (INTIM) Bahagian Pengurusan Maklumat
8.30 pagi Pendaftaran dan Sarapan Pagi 9.00 pagi Taklimat Pengguna MyGovUC 2.0 oleh Pernec Sdn Bhd Sesi Soal Jawab 1.00 petang Makan Tengah Hari dan Bersurai Dijemput ke “Booth MyGovUC 2.0”
Taklimat Pengguna DEWAN SAIDINA OMAR INSTITUT TADBIRAN ISLAM (PERAK) Isnin | 31 Oktober 2022 | 8.30 Pagi - 2.00 Petang PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERAK
Agenda Topik 1: Topik 2: Topik 3: Topik 4: Topik 5: Topik 6: Pengenalan MyGovUC 2.0 Perkhidmatan MyGovUC 2.0 Peranan dan Tanggungjawab Pengguna Sistem Aplikasi Sokongan Taklimat Pengguna Kuiz
Topik 1: Pengenalan MyGovUC 2.0
PENGENALAN MyGovUC 2.0 adalah perkhidmatan komunikasi dan kolaborasi bersepadu yang diuruskan secara berpusat di MAMPU. Perkhidmatan ini terdiri dari Perkhidmatan Utama iaitu e-mel, persidangan dalam talian, perbualan dalam kumpulan, pengarkiban dalam talian, perkongsian fail, dan disokong oleh Sistem Aplikasi Sokongan iaitu Sistem Pengurusan Latihan (LMS), Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS), Portal, Helpdesk dan Sistem Pelaporan (Dashboard).
PENGENALAN (samb.) Tujuan pelaksanaan MyGovUC 2.0 adalah untuk: 1. Meningkatkan, memperkasakan dan menambah baik komunikasi dan kolaborasi dalam urusan harian pentadbiran sektor awam. 1. Menyediakan perkhidmatan komunikasi dan kolaborasi melalui integrasi dan konsolidasi saluran-saluran komunikasi yang selamat, mudah dan bersepadu. 1. Menjadi pemangkin kepada peningkatan keberkesanan pentadbiran awam dan perluasan penggunaan aplikasi umum dan strategik.
1GovUC Icewarp Perkhidmatan berkuatkuasa bermula pada 1/1/2021 Google Workspace Migrasi ke solusi baharu bermula pada 26/11/2021 Menggunakan Software as a Service (Saas) Microsoft Exchange Perkhidmatan bermula pada tahun 1/1/2013 dan berakhir pada 31/12/2020 MyGovUC 2.0 MyGovUC 2.0 (Solusi Baharu) LATAR BELAKANG MyGovUC
Topik 2: Perkhidmatan MyGovUC 2.0
PERKHIDMATAN MyGovUC 2.0 PERKHIDMATAN UTAMA MyGovUC 2.0 E-mel storan e-mel dan drive sebanyak 1TB dsediakan untuk setiap pengguna Meet Persidangan dalam talian dengan jumlah maksimum seramai 500 peserta. Setiap persidangan dapat dirakam sehingga 8 jam Drive Saiz maksimum Drive untuk setiap pengguna adalah 750GB. Lampiran dan Drive mengaplikasikan Info Rights Management (IRM). Chat Perbualan (chat) secara individu atau berkumpulan. Pengarkiban Dalam Talian Pengguna mengarkib e-mel dengan memindahkan e-mel dari mailbox utama tetapi masih boleh diakses melalui Google Mail. Kawalan Dokumen Emel Kawalan dokumen e-mel menggunakan fungsi Confidential Mode. MySCUC Penghantaran dan penyimpanan Maklumat Rahsia Rasmi (Terhad dan Sulit) di PDSA MAMPU Mail Relay Perkhidmatan Mail Relay juga disediakan. Semua e-mel akan ditapis oleh anti-virus dan anti-malware PERKHIDMATAN SOKONGAN MyGovUC 2.0 Portal MyGovUC 2.0 www.mygovuc.gov.my Sistem Pelaporan (Dashboard) Sistem pelaporan dan integrasi GWS. Sistem Pengurusan Latihan (LMS) Portal LMS bagi pengurusan latihan pengguna dan diintegrasi ke GWS SSO. Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS) Sistem pengurusan akaun pengguna yang diintegrasi dengan GWS Cloud Identity. Sistem Meja Bantuan Khidmat meja bantuan yang disediakan selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu Portal Komunikasi & Kolaboratif Google Sites dan Google Current
PERKHIDMATAN UTAMA PERKHIDMATAN SOKONGAN E-mel Pengarkiban Dalam Talian Persidangan Dalam Talian Penghantaran Fail Bersaiz Besar Perbincangan Secara Dalam Kumpulan Kawalan Dokumen E-mel Portal MyGovUC 2.0 MySCUC LMS Dashboard Mail Relay UPMS Meja Bantuan Portal Komunikasi & Kolaboratif PERKHIDMATAN MyGovUC 2.0
STATUS PELAKSANAAN SOLUSI BAHARU MyGovUC 2.0 (SEHINGGA SEPTEMBER 2022) 2 SUK Negeri 23 Kementerian 187 Agensi 388,375 Pengguna Aktif
TWO STEP VERIFICATION (2SV) Tujuan Implikasi jika pengguna tidak mengaktifkan 2SV: 1) Tidak dapat login ke MyGovUC 2.0. 2) Perlu mendapatkan kod login sementara daripada Meja Bantuan MyGovUC 2.0. Perkara yang perlu diberi perhatian semasa mengaktifkan 2SV: 1) Masukkan kata laluan baharu. 2) Masukkan nombor telefon dan kod pengesahan. 3) Klik butang ‘Hidupkan’. Implikasi Tidak Aktif 2SV Tujuan 2SV adalah untuk: 1) Meningkatkan tahap keselamatan akaun pengguna. 2) Memastikan akaun MyGovUC 2.0 yang didaftarkan adalah valid. 3) Memupuk rasa tanggungjawab pengguna terhadap akaun MyGovUC 2.0. Pengaktifan 2SV
Topik 3: Peranan dan Tanggungjawab Pengguna
Menggunakan perkhidmatan e-mel MyGovUC 2.0 bagi tujuan rasmi kerajaan sahaja dan bukan untuk tujuan peribadi Tidak boleh menyalahguna e-mel untuk menyebarkan/berkongsi maklumat yang menyalahi undang-undang Menggunakan e-mel dengan berhemah dan selamat Melaksanakan tetapan Pengesahan Dua Langkah (2 Step Verification - 2SV) Mengambil cakna dengan hebahan-hebahan berkaitan perkhidmatan MyGovUC 2.0 Melaporkan kepada [email protected] sekiranya menerima e-mel yang mencurigakan Menggunakan perkhidmatan MyGovUC 2.0 secara optimum Mengemaskini profil pengguna di UPMS (Self Service) PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
Topik 4: Sistem Aplikasi Sokongan
PERKHIDMATAN SOKONGAN MyGovUC 2.0 1 Portal MyGovUC 2.0 ● Platform penyebaran maklumat mengenai perkhidmatan MyGovUC 2.0. 2 Portal Komunikasi & Kolaboratif ● Platform perkongsian dokumen, interaksi, media sosial dan lain-lain. 3 Sistem Pengurusan Latihan (LMS) ● Sistem pengurusan latihan pengguna MyGovUC 2.0. 4 Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS) ● Sistem pengurusan akaun pengguna MyGovUC 2.0. ● Digunakan oleh Pentadbir Unified Communication (UC) dan pengguna MyGovUC 2.0. 5 Sistem Meja Bantuan (Helpdesk) ● Sistem Meja Bantuan menyediakan perkhidmatan khidmat sokongan (24 jam sehari, 7 hari seminggu). 6 Sistem Pelaporan (Dashboard) ● Sistem pelaporan memaparkan pelbagai jenis laporan dan statistik bagi setiap perkhidmatan MyGovUC 2.0. ● Digunakan oleh Pentadbir Unified Communication (UC). SISTEM APLIKASI SOKONGAN
SISTEM APLIKASI SOKONGAN Mengandungi maklumat berikut: ❏ Keterangan setiap perkhidmatan MyGovUC 2.0 ❏ E-buletin MyGovUC 2.0 ❏ Senarai aktiviti terkini ❏ Hebahan atau pengumuman ❏ Pekeliling dan borang-borang yang digunapakai ❏ Manual pengguna ❏ Soalan lazim ❏ Galeri aktiviti ❏ Log masuk ke perkhidmatan MyGovUC 2.0 ❏ Borang aduan/permohonan atas talian ke Meja Bantuan MyGovUC 2.0 www.mygovuc.gov.my Portal MyGovUC 2.0
SISTEM APLIKASI SOKONGAN Google Current Google Sites ● Customize profil diri. ● Berkongsi idea dan berinteraksi antara pengguna MyGovUC 2.0. ● Menyiarkan mesej dan mengikut mesej penting yang dikongsi. ● Setup fungsi notifikasi. ● Mempunyai fungsi chat. ● Platform untuk membangunkan laman web. ● Berkongsi fail Portal Komunikasi dan Kolaboratif ➔ Menggunakan platform GWS iaitu Google Currents dan Google Sites ➔ Perkhidmatan yang disediakan ini membolehkan pengguna berkomunikasi secara kolaboratif antara pengguna dari semua agensi yang terlibat.
Pembelajaran Kendiri: ❏ Manual pengguna dan video pembelajaran disediakan. ❏ Skop pembelajaran adalah berdasarkan perkhidmatan MyGovUC 2.0. Latihan Diterajui Pengajar: ❏ Latihan dalam talian secara two way communication. ❏ Pengguna boleh mengikuti latihan mengikut kesesuaian masa pengguna. ❏ Permohonan adalah secara dalam talian. Webinar dan Persidangan Video: ❏ Persidangan dalam talian secara one way communication. ❏ Koleksi rakaman video latihan disediakan. Nota: Sijil latihan disediakan setelah selesai sesi latihan, pengguna menjawab kuiz dan maklum balas latihan. Sistem Pengurusan Latihan (LMS) Tujuan: meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pengguna MyGovUC 2.0. Pengguna: ❏ Kemaskini profil kendiri. Pentadbir UC: ❏ Daftar, kemaskini dan hapus akaun pengguna. ❏ Daftar, kemaskini dan hapus DL ❏ Daftar, kemaskini dan hapus peranan pentadbir UPMS yang dilantik. Permohonan yang perlu melalui Meja Bantuan MyGovUC 2.0: ❏ Pindah Organisation Unit (OU) ❏ Pindah pengguna with or without carry mailbox ❏ Pendaftaran akaun email alias. Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS) Tujuan: menguruskan profil kendiri, organisation unit (OU), akaun pengguna dan distribution list (DL)/groups. SISTEM APLIKASI SOKONGAN
Saluran aduan: ❏ E-mel- [email protected] ❏ Telefon - 03-8320 0660 ❏ https://pernechelpdesk.freshservice.com/su pport/home (Chat) Tempoh Perkhidmatan: Laporan dan statistik dipapar dalam bentuk 24 jam sehari, 7 hari seminggu Sistem Meja Bantuan (Helpdesk) Tujuan: memberi bantuan khidmat sokongan kepada semua pengguna MyGovUC 2.0. Pasukan Projek MyGovUC 2.0: ❏ Memantau penggunaan perkhidmatan MyGovUC 2.0 di peringkat agensi. Fungsi-fungsi istimewa: ❏ Laporan dan statistik dipapar dalam bentuk Dashboard yang menarik. ❏ Laporan dan statistik boleh dimuat turun mengikut pelbagai format fail. Sistem Pelaporan (Dashboard) Tujuan: menjana laporan dan statistik bagi setiap perkhidmatan MyGovUC 2.0. SISTEM APLIKASI SOKONGAN
Topik 5: Taklimat Pengguna
3) Confidential Mode 2) Penerimaan E-mel 5) Grant Access 6) Signature 1) Penghantaran E-mel 4) Out of Office Auto Reply PENGGUNAAN E-MEL
PENGGUNAAN KALENDAR GOOGLE CALENDAR 01 02 03 Menghantar jemputan Menerima jemputan Jemputan persidangan dalam talian
Meeting for later Memulakan jemputan Menerima jemputan 01 01 Melalui Google Meet Menggunakan Meeting Code 02 02 Start an instant meeting Melalui Google Calendar 03 PERSIDANGAN DALAM TALIAN (VC) Schedule in Google Calendar 03 Fungsi lain semasa persidangan dalam talian: Present now Breakout room Q&A Polls Whiteboarding Background Recording Layout Host Control
Memuat naik dokumen Mewujudkan dokumen baharu 01 Berkongsi & berkolaborasi dokumen PENGHANTARAN FAIL BERSAIZ BESAR GOOGLE DRIVE 02 03
Perbualan 1 : 1 Perbualan 1 : Many Spaces Fungsi bersepadu GOOGLE CHAT PERBUALAN (CHAT)
USER PROFILE MANAGEMENT SYSTEM (UPMS) USER PROFILE MANAGEMENT SYSTEM (UPMS) Pendaftaran akaun pengguna baharu Pengurusan akaun pengguna Pengurusan Distribution List (DL) Pengurusan Pentadbir UC User Self Service (USS) 1 2 3 4 5
Sesi Soal Jawab & Maklum Balas
TERIMA KASIH Borang Maklumbalas Pengguna
Dengan Ingatan Tulus Ikhlas Mengucapkan Terima Kasih Kepada Pasukan MyGovUC 2.0 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Ketua Bahagian/Jabatan dan Pegawai ICT Bahagian-Bahagian Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak dan Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri Pernec Sdn Bhd Barisan Urus Setia Unit Operasi, Rangkaian dan Dokumentasi Unit Pentadbiran, Kewangan dan Aset Unit Pembangunan