Implementasi Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Produktivitas Kinerja Pegawai Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman

1 LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN ( KKL ) / MAGANG IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KINERJA PEGAWAI BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA ( BMKG ) STASIUN GEOFISIKA KELAS I SLEMAN Dosen Pembimbing : Shadrina Hazmi, SE.,M.Sc Disusun Oleh : Sylvia Anggraeni 200510397 [email protected] PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA TAHUN AKADEMIK 2023/2024

2 Abstrac In a company, human resources certainly play a very important role. Where in today's business world companies are directed to create high employee performance to help the development of the company. Which in this case the company must be able to build and improve performance in the corporate environment. One effort that can be done by the company to improve the performance of its employees is to provide proper compensation. The main objective of this internship is to increase management knowledge and skills according to the field of specialization based on practical experience in the real world and increase accountability by documenting specific responsibilities in carrying out tasks. The author also aims to contribute in helping complete the tasks faced by agencies. In conclusion, this internship report provides an overview of the author's experience in undergoing an internship in the field of archives at the BMKG Geophysics Station Class I Sleman. This report also identifies several problems faced and provides solutions to improve human resources in the archives sector. Keywords : Human Resources, Performance, Intership ABSTRAK Dalam sebuah perusahaan, sumber daya manusia tentunya memegang peranan yang sangat penting. Dimana dalam dunia bisnis saat ini perusahaan diarahkan untuk menciptakan kinerja karyawan yang tinggi guna membantu perkembangan perusahaan. Yang mana dalam hal ini perusahaan harus mampu membangun dan meningkatkan kinerja di lingkungan perusahaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawannya adalah dengan memberikan kompensasi yang layak. Tujuan utama magang ini adalah meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan manajemen sesuai bidang peminatan berdasarkan pengalaman praktis di dunia nyata serta meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. Penulis juga bertujuan untuk memberikan kontribusi dalam membantu menyelesaikan tugastugas yang dihadapi instansi. Dalam kesimpulannya, laporan magang ini memberikan gambaran tentang pengalaman penulis dalam menjalani magang di bidang kearsipan di BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Sleman. Laporan ini juga mengidentifikasi beberapa masalah yang dihadapi dan memberikan solusi untuk meningkatkan SDM di bidang kearsipan. Kata Kunci : Sumber Daya Manusia, Kinerja, Magang

3 Latar Belakang Stasiun Geofisika Kelas I Sleman Yogyakarta mulai aktif beroperasi pada tahun 2004, sebagai Pos Pengamatan Geofisika di Yogyakarta. Kemudian pada tahun 2005 berubah status menjadi Stasiun Geofisika Kelas IV dan pada tahun 2006 berubah status kembali menjadi Stasiun Geofisika Kelas I Yogyakarta. Stasiun ini merupakan ujung tombak Badan Meteorologi dan Geofisika di Provinsi D.I Yogyakarta dalam mengemban tugas negara sesuai Surat Keputusan Presiden RI No. 45 tentang organisasi dan tata kerja yang meliputi : pengamatan, pengumpulan, analisis, penyebaran serta pelayanan geofisika. Pada tahun 2005, dikepalai oleh Bapak Tiar Prasetyo, S.Si dan dalam perkembangannya pada tahun 2006 Stasiun Geofisika ini dikepalai oleh Bapak Drs. Jaya Murjaya, M.Si. melalui keputusan Kepala Badan Meteorologi dan Geofisika yang mana tugas dan fungsi serta peran Stasiun Geofisika D.I Yogyakarta. Pada awal tahun 2007 ditingkatkan menjadi pusat gempa regional wilayah VII yang meliputi Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Timur dan Kalimantan Tengah yang mencakup unsur Meteorologi dan Geofisika. Kegiatan utama Stasiun Geofisika Yogyakarta yaitu melakukan pengamatan unsur-unsur Geofisika dan Meteorologi yang meliputi : gempa bumi, curah hujan, arah dan kecepatan angin tekanan udara, suhu dan pemetaan petir. Melalui sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang tersedia selanjutnya melaksanakan kegiatan sebagai berikut : a. Pengamatan, pengumpulan, analisis dan penyebaran data, analisis dan penelitian geofisika; b. Penyusunan rencana program Stasiun Geofisika Yogyakarta; c. Pengelolaan basis data geofisika di provinsi Yogyakarta; d. Pelaksanaan urusan administrasi dan kerumah tanggaan kantor; e. Kerja sama dengan instansi terbaik dari dalam maupun luar negeri. Stasiun Geofisika Kelas I sesuai dengan fungsinya, mempunyai tugas yang meliputi : a. Pengamatan 1. Melaksanakan pengamatan gempa bumi dengan menggunakan seismograf; 2. Melaksanakan pengamatan gempa kuat dan percepatan tanah dengan menggunakan accelerograph; 3. Melaksanakan pengamatan gempa bumi dengan menggunakan paling sedikit 6 (enam) remote station, sesuai kebutuhan jaringan nasional dan internasional; 4. Melaksanakan pengamatan intensitas gempa bumi signifikan dan susulannya di wilayahnya sesuai dengan prosedur; 5. Melaksanakan pengamatan kelistrikan udara dengan menggunakan lightning detector atau lightning counter; 6. Melaksanakan pengamatan magnet bumi sesuai dengan kebutuhan di stasiun yang ditetapkan atau jaringan nasional dan internasional; 7. Melaksanakan pengamatan magnet bumi absolut sesuai kebutuhan, di stasiun yang ditetapkan atau jaringan nasional dan internasional; 8. Melaksanakan pengamatan tanda waktu dengan menggunakan teropong bintang sesuai kebutuhan di stasiun yang ditetapkan; 9. Melaksanakan perawatan rutin berkala peralatan operasional gempa bumi atau tsunami di stasiunnya sesuai dengan prosedur yang berlaku;

4 10. Melaksanakan perawatan rutin peralatan kelistrikan udara dan peralatan lain \di stasiunnya sesuai dengan prosedur yang berlaku. b. Pengumpulan dan penyebaran 1. Melaksanakan pertukaran data gempa bumi ke Balai Besar Meteorologi dan Geofisika dan kantor pusat secara rutin sesuai dengan prosedur; 2. Melaksanakan pengiriman phase data gempa bumi percepatan tanah dan informasi terkait ke stasiun lain, Balai Besar Meteorologi dan Geofisika dan kantor pusat dalam kondisi penting dan atas permintaan sesuai dengan prosedur; 3. Melaksanakan pengumpulan dan pengiriman informasi intensitas gempa bumi dan tsunami beserta susulannya merusak/signifikan ke stasiun lain, Balai Besar Meteorologi dan Geofisika dan kantor pusat dalam kondisi penting dan atas permintaan sesuai dengan prosedur; 4. Melaksanakan pertukaran data dan informasi gempa bumi dengan lembaga internasional dengan menggunakan teknologi yang tersedia; 5. Melaksanakan pengiriman data magnet bumi bulanan ke kantor pusat Balai Besar Meteorologi dan Geofisika dan stasiun geofisika lainnya; 6. Melaksanakan pengiriman data kelistrikan udara bulanan ke kantor pusat, Balai Besar Meteorologi dan Geofisika dan stasiun geofisika lainnya. c. Pengolahan dan Analisis Geofisika 1. Melaksanakan pengolahan interaktif dan analisis data gempa bumi di wilayahnya dengan metode single station untuk mendapatkan informasi parameter dasar gempa bumi; 2. Melaksanakan pengolahan otomatis, reaktif dan analisis data gempa bumi di wilayahnya dengan metode multi station untuk mendapatkan informasi parameter dasar dan mekanisme sumber gempa bumi; 3. Melaksanakan pengolahan dan analisis data accelerograph untuk mendapatkan informasi percepatan tanah atau intensitas gempa bumi kuat; 4. Melaksanakan pembuatan sistem database gempa bumi, tsunami dan susulan di wilayahnya; 5. Melaksanakan pengolahan data dan analisis data magnet bumi, variogram analog dan digital di stasiunnya sesuai kebutuhan di stasiun yang ditetapkan atau jaringan nasional dan internasional; 6. Melaksanakan pengolahan data dan analisis data kelistrikan udara; 7. Melaksanakan pengolahan data dan analisis data tanda waktu sesuai kebutuhan stasiun yang diperlukan; 8. Melaksanakan pembuatan peta-peta gempa bumi dan tsunami serta unsur geofisika lainnya untuk wilayahnya. d. Pelayanan Jasa, terdiri dari : 1. Memberikan informasi gempa bumi dan tsunami kepada masyarakat dan pemerintah daerah; 2. Memberikan informasi pendahuluan tentang gempa bumi dan tsunami hasil analisis stasiun masing-masing dalam rangka memperkuat dan menjabarkan informasi pusat;

5 3. Memberikan sosialisasi tentang bencana gempa bumi dan tsunami kepada masyarakat. Permasalahan di Lokasi Magang Pengelolaan arsip atau manajemen arsip memerlukan sistem yang dapat menjamin arsip yang dapat disediakan dan disajikan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman untuk mendukung kelancaran proses manajemen dan administrasi. Dalam pengelolaan arsip diperlukan sumber daya manusia ( SDM ) kearsipan atau arsiparis yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang tepat. Arsip harus dikelola oleh SDM yang mampu menjalankan fungsi-fungsi dan layanan organisasi, baik fungsi administrasi, edukasi, penelitian, preservasi maupun fungsifungsi pembinaan. SDM dipandang sebagai kekuatan terbesar dan aset intelektual ( intelectual capital ) yang harus dikembangkan sehingga potensinya dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi organisasi. Pengembangan SDM secara berkelanjutan mutlak diperlukan untuk meningkatkan pengelola arsip dan pengembangan lembaga kearsipan. Profesionalitas SDM kearsipan mengacu pada kemampuan dan pengalaman pendidikan dan pelatihan yang akan menentukan kualitas pelaksanaan fungsi dan tujuan yang diharapkan. Menurut Schuler et al (dalam Sutrisno, 2014), salah satu tujuan dari adanya manajemen sumber daya manusia adalah untuk memperbaiki tingkat produktivitas, memperbaiki kualitas kehidupan kerja, dan meyakinkan organisasi bahwa telah memenuhi aspek-aspek legal. Untuk dapat melaksanakan tugas di bidang kearsipan organisasi memerlukan pegawai yang memiliki kemampuan dan keterampilan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga produktivitas kerja pegawai menjadi tinggi. menurut Sutrisno (2008) produktivitas secara umum diartikan sebagai hubungan antara keluaran ( barang-barang atau jasa ) dengan masukan ( tenaga kerja, bahan, uang). Masukan sering dibatasi dengan tenaga kerja, sedangkan keluaran diukur dalam kesatuan fisik, bentuk dan nilai. Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan atau Magang Praktikan berusaha agar pekerjaan yang dilakukan dapat selesai dengan hasil yang maksimal dan tepat waktu. Namun dalam pelaksanaannya tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan sempurna. Masalah merupakan perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan. Masalah juga dapat didefinisikan sebagai adanya kesenjangan antara kinerja sekarang dengan kinerja yang ditargetkan. Keterbatasan kemampuan dalam mengatasi masalah, ketidaktersediaan sumber daya manusia yang memadai. Dalam pengelolaan arsip yang baik ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, kelengkapan fasilitas

6 kearsipan, Petugas kearsipan, lingkungan kearsipan. Hal tersebut diatas harus dilakukan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sesuai dengan apa yang telah di tetapkan oleh pemerintah mengenai arsip yaitu pada pasal 1 UU no.43 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa arsip adalah rekanan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan benegara. Masalah-masalah yang timbul terkait dengan bidang kearsipan tersebut ada beberapa faktor seperti faktor internal dan eksternal, dengan adanya masalah tersebut akan mengganggu proses pengelolaan arsip itu sendiri baik secara langsung maupun tidak langsung. Permasalahan yang terjadi di Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman adalah kurangnya sumber daya manusia di bidang kearsipan. Ketika terjadi kurangnya tenaga kerja kearsipan akibat kurangnya pegawai, dapat mengakibatkan berbagai masalah dan dampak negatif pada kinerja kearsipan. Dengan tenaga kerja yang terbatas, proses pengarsipan dan pemeliharaan arsip mungkin menjadi lambat dan tidak efisien. Tugas-tugas yang seharusnya dilakukan dengan cepat dan tepat dapat terlambat atau tidak dilaksanakan dengan baik, menyebabkan penurunan kualitas dan aksesibilitas arsip. Jika pegawai kearsipan terbatas, pelayanan terhadap permintaan informasi atau akses ke arsip dapat menjadi terhambat. Waktu respons yang lama atau ketidakterpenuhian permintaan arsip dapat mengurangi kepuasan pengguna dan menghambat efisiensi kerja di berbagai departemen atau unit. Kurangnya pegawai kearsipan dapat berarti kurangnya perhatian dan pengawasan terhadap detail-detail penting dalam pengarsipan. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengelompokan, penomoran, atau pengindeksan arsip, sehingga mengurangi akurasi dan keteraturan sistem pengarsipan. Tujuan Magang 1. Menerapkan pengetahuan dan kecakapan sesuai bidang peminatan mahasiswa; 2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan mahasiswa dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi; 3. Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan manajemen sesuai bidang peminatan berdasarkan pengalaman praktis di dunia nyata;

7 4. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas; 5. Meningkatkan keterampilan teknis di bidang kearsipan, termasuk kemampuan menggunakan perangkat lunak dan sistem manajemen arsip, mengatur dan mengindeks arsip secara efisien, serta memahami dan menerapkan kebijakan kearsipan yang sesuai Manfaat Magang 1. Bagi Mahasiswa Menambah wawasan, pengalaman selaku generasi yang terdidik untuk siap terjun langsung khususnya dilingkungan kerja. Dapat menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada bidang ilmu yang dimiliki serta dalam tata cara dilingkungan kerja di masa yang akan dating. Dan dapat mengenal lebih jauh realita ilmu yang telah diterima dibangku kuliah melalui kenyataan yang ada dilapangan. 2. Bagi Instansi Terciptanya hubungan yang baik dan adanya pertukaran infromasi antara Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman dengan Fakultas Ekonomi Universitas Mercu Buana Yogyakarta. Serta meningkatkan produktivitas instansi dalam magang. Mahasiswa dapat memberikan kontribusi dengan membantu menyelesaikan tugas-tugas yang dihadapi instansi. 3. Bagi Perguruan Tinggi Magang merupakan salah satu kegiatan yang penting bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan kualitas Pendidikan. Dalam magang, mahasiswa dapat mempraktikan ilmu yang sudah didapat di kampus dan menerapkannya dalam konteks kerja. Hal ini dapat menambah kualitas pendidikan dan mendorong pengembangan kemampuan praktis mahasiswa. Metode Solusi di Lokasi Magang Alokasi sumber daya yang efektif, menilai kembali sumber daya yang ada dalam organisasi. Identifikasi tugas-tugas yang dapat ditunda atau dihilangkan untuk memberi orang yang bertanggung jawab untuk mengajukan lebih banyak waktu. Dengan memprioritaskan dan mengatur ulang tugas lain, karyawan dapat fokus pada tugas pengarsipan yang penting. Pengembangan Pendidikan dan Keterampilan,

8 menyelenggarakan pelatihan bagi staf kearsipan untuk meningkatkan keterampilan pengelolaan dokumen dan kearsipan. Dengan mengembangkan keterampilan mereka, karyawan dapat lebih efisien dan efektif dalam mengatur dan mengelola arsip. Prioritas dan waktu, memprioritaskan dan menjadwalkan tugas pengarsipan. Dengan jadwal yang baik dan memprioritaskan tugas yang paling penting, karyawan dapat mengatur waktunya dengan lebih efektif. Ini juga dapat membantu menghindari tumpukan pekerjaan yang tidak diawasi. Melakukan penilaian menyeluruh terhadap kebutuhan arsip organisasi. Beberapa dokumen mungkin tidak relevan atau tidak perlu disimpan dalam bentuk fisik. Dengan mengurangi jumlah dokumen yang harus diarsipkan, dapat mengurangi beban kerja dan ruang penyimpanan. Program Untuk Mengatasi Permasalahan di Tempat Magang Pelatihan Arsip, memberikan pemahaman yang komprehensif tentang manajemen dokumen dan arsip, termasuk pengindeksan, klasifikasi, penyimpanan dan pemeliharaan. Pengenalan teknologi kearsipan, mengetahui teknologi dan perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola dokumen dan arsip. Berikan pelatihan langsung dalam menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk penyimpanan dan pengambilan dokumen. Pembaharuan Kebijakan dan Prosedur, memberikan wawasan tentang penelitian dan analisis kebijakan dan prosedur yang ada dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan. Ini memberi mereka wawasan tentang perencanaan arsip dan proses pengambilan keputusan. Proyek digitalisasi, memberikan wawasan tentang proyek digital dokumen. Misalnya, dapat membantu mengubah dokumen fisik menjadi format digital, memindai dokumen, dan mengatur meta data terkait. Ini akan memberi mereka pemahaman tentang manfaat dan tantangan manajemen dokumen digital. Teknik / Metode Implementasi Solusi Permasalahan di Lokasi Magang Analisis kebutuhan, dalam mengimplementasikan solusi pengarsipan adalah melakukan analisis kebutuhan. Kebutuhan organisasi atau komunitas yang terkait dengan sistem kearsipan harus dipahami dengan jelas. Digitalisasi, mendigitalkan dokumen fisik ke dalam format digital. Ini berarti memindai dokumen dengan pemindai dan menyimpannya dalam format yang sesuai seperti PDF, TIFF, atau format elektronik lainnya. Dokumen yang sudah berbentuk digital dapat dikelola dengan lebih efisien dan mudah diakses. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (Electronic Document Management System/EDMS), menerapkan EDMS membantu perusahaan mengatur dan mengelola dokumen elektronik. EDMS menawarkan fungsi untuk mengatur, menyimpan, mencari, dan berbagi dokumen secara elektronik. Sistem mungkin juga memiliki fitur keamanan yang memungkinkannya mengontrol akses ke dokumen, melacak perubahan, dan menyimpan riwayat dokumen. Penamaan dan pengindeksan, penting untuk memiliki cara penamaan dan pengindeksan dokumen yang konsisten. Ini memudahkan untuk menemukan dan mengelompokkan dokumen yang relevan. Pelatihan dan Pengawasan, setelah solusi pencatatan diterapkan, penting untuk

9 menerima pelatihan untuk memastikan pemahaman yang baik tentang sistem dan prosedur terkait. Selain itu, pemantauan rutin diperlukan untuk memastikan bahwa solusi berfungsi dengan baik dan memenuhi persyaratan yang diinginkan. Hasil dan Pembahasan Uraian Aktivitas Program/Kegiatan Magang Kegiatan Magang dilaksanakan di Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman. Kegiatan Magang yang dilakukan oleh penulis selama 30 hari. Terhitung sejak tanggal 01 Mei – 31 Mei 2023. Pada saat kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) atau Magang, penulis berusaha melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, penulis juga berusaha untuk dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan dan pekerjaan kantor. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman adalah melakukan tugas pemerintahan di bidang Geofisika sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku, melakukan survey lokasi untuk pemasangan sensor gempa bumi, melakukan pengamatan hilal, pemasangan WRS NewGen, informasi aktivitas gempa bumi, informasi aktivitas petir, melakukan kegiatan BGTS ( BMKG Goes To School ), meningkatkan upaya mitigasi gempa bumi dan tsunami, melakukan kegiatan Tsunami Ready Community, pengamatan gerhana matahari. Tidak semua kegiatan dilakukan oleh penulis saat menjalani kegiatan magang. Hal ini dikarenakan dibutuhkan skill atau keterampilan dalam mengerjakan hal tersebut, yang bila tidak memiliki skill dan keterampilan maka akan memperlambat kerja sehingga waktu yang selalu dituntut untuk cepat dan efisien tidak tercapai. Pada hari pertama pelaksanaan Kuliah Kerja Lapanan ( KKL ) atau Magang penulis diperkenalkan tentang profil Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman yang terdiri dari sejarah Stasiun Geofisika Sleman, pengenalan lingkungan kerja di Stasiun Geofisika Sleman, pengenalan alatalat seperti Campble Stokes ( alat pengukur lamanya penyinaran matahari ) ,High Volume Air Sampler ( alat pengukur partikel pencemar udara ) Automatic Rain Water Sampler/ARWS ( alat pengukur komposisi kimia air hujan, pengenalan computer dan system informasi. Yang dilakukan penulis selama kegiatan magang adalah mengelola kearsipan, dibidang kearsipan tersebut sedang membutuhkan mahasiswa magang untuk membantu mengelola arsip karena kurangnya Sumber Daya Manusia di bidang

10 kearsipan. Bagian Kearsipan merupakan salah satu bagian dari bagian Tata Usaha. Dalam kegiatan kearsipan ini penulis mempunyai tanggung jawab untuk menyortir dokumen dan diurutkan berdasarkan kode klasifikasi dan ditata di filling cabinet sesuai dengan kronologinya, mengklasifikasikan dokumen dengan cara mengambil dokumen sesuai nomor pada filling cabinet dan diurutkan dari mulai tanggal, bulan, dan tahun terdahulu hingga sekarang, serta diurutkan juga sesuai dengan kronologinya, setelah selesai diurutkan diinput ke dalam Microsoft Excel. Dalam melakukan pekerjaannya dibutuhkan ketelitian karena bila tidak akan berdampak pada kesalahan input dokumen. Selama melakukan kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) atau Magang, penulis mendapat banyak pengetahuan dan pembelajaran baru dari lapangan serta pengalaman berharga dan meningkatkan wawasan. Perubahan Yang Sudah Dihasilkan Dengan permasalahan yang ditemukan oleh penulis yaitu dimana Sumber Daya Manusia di bidang Kearsipan sangat terbatas. Permasalahan ini membuat dokumendokumen menjadi menumpuk sehingga tidak terselesaikan tepat waktu. Dengan begitu akan semakin banyak dokumen yang tertelantarkan. Magang di bidang kearsipan dapat menghasilkan beberapa perubahan sebagai respons terhadap kurangnya tenaga kerja pegawai. Berikut adalah beberapa perubahan yang dihasilkan. Permasalahan Kondisi sebelum adanya perubahan Kondisi sesudah adanya perubahan Kurangnya Sumber Daya Manusia di Bidang Kearsipan 1. Banyaknya dokumen yang menumpuk sehingga menjadi tidak teratur 2. Banyaknya dokumen yang belum di klasifikasikan 3. Banyaknya dokumen yang belum diinput ke dalam Microsoft Excel 4. Banyaknya laporan Mahasiswa Magang dan Penelitian yang belum di input ke E-Library 1. Dokumen yang menumpuk dan tidak teratur menjadi lebih rapi ketika sudah diklasifikasikan dan diletakan di filling cabinet 2. Dokumen menjadi mudah dicari ketika diinput ke Microsoft Excel

11 3. Laporan magang dan penelitian menjadi lebih mudah dicari ketika sudah di input ke dalam E-Library dan diletakkan di perpustakaan sesuai nomornya. Evaluasi Hasil Magang Selama pelaksanaan magang yang penulis lakukan dalam kurun waktu 30 hari di Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman serta menjalankan solusi-solusi magang berdasarkan permasalahan yang penulis temukan pada lokasi magang, maka didapatkan hasil evaluasi dari pelaksanaan program yang dijalankan pada bidang kearsipan sebagai berikut : 1. Pengetahuan dan pemahaman tentang kearsipan Penulis mampu memahami konsep dan prinsip dasar kearsipan , seperti sistem mengurutkan berdasarkan kode klasifikasi dan fungsinya, metode penyimpanan pada filling cabinet, menginput ke dalam Microsoft Excel. 2. Keterampilan Teknis Penulis mampu menyusun dan menempatkan arsip sesuai kode klasifikasi dan fungsinya, menggunakan perangkat lunak untuk menginput arsip tersebut. 3. Ketepatan dan Keakuratan Keakuratan dalam mengarsip dan mengelola dokumen sangat penting dalam bidang kearsipan. Penulis mampu menyelesaikan tanggung jawabnya dalam mengarsip dengan baik dan benar. 4. Keterampilan Komunikasi Kemampuan penulis dalam berkomunikasi secara lisan ataupun tertulis dengan para pegawai dalam mengelola arsip dinilai baik. Pelajaran Berharga ( lesson learned ) Selama berjalannya proses magang yang dijalani selama kurun waktu 30 hari di Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I

12 Sleman, memberikan sebuah pembelajaran berharga bagi penulis, yaitu sebagai berikut : 1. Mendapatkan wawasan dan pengetahuan yang lebih luas mengenai Tugas-tugas utama BMKG Stasiun Geofisika Sleman dan Kearsipan yang tentunya tidak didapatkan pada saat perkuliahan berlangsung. 2. Memberikan pengalaman kerja dan memberikan kesempatan untuk memperluas jaringan. 3. Membantu meningkatkan ilmu dan keterampilan dalam bidang dalam bidang kearsipan. 4. Dengan adanya program magang ini, Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman merasa terbantu dengan adanya mahasiswa yang magang. Sehingga dapat membantu pada tugas-tugas yang pegawai kerjakan dan menjadikannya lebih ringan karena dibantu oleh mahasiswa magang. Dokumentasi ( foto ) Pelaksanaan Magang Yang Relevan Kesimpulan Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) atau Magang di Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman selama 30 hari dan ditempatkan dibagian kearsipan. memberikan penulis pengalaman dan pengetahuan baru mengenai dunia kerja. Dan dari pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan ( KKL ) atau Magang ini penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu, Penulis mendapat kerja di bidang kearsipan meliputi mengklasifikasikan dokumen, menyortir dokumen dan diurutkan berdasarkan kode klasifikasi serta ditata di filling cabinet sesuai dengan kronologinya, mampu menginput dokumen ke dalam Microsoft Excel, serta

13 mampu menginput laporan atau penelitian mahasiswa ke E-Library BMKG. Untuk rekomendasi ke depannya penulis mengharapkan agar adanya penambahan pegawai untuk di Bidang Arsiparis sehingga pengelolaan arsiparis dapat diselesaikan tepat waktu. Saran Untuk mengatasi kurangnya tenaga kerja di bidang kearsipan pada Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman, ada beberapa saran yang dapat dipertimbangkan : 1. Menambah pegawai di bidang kearsipan adalah langkah yang tepat untuk mengatasi kurangnya tenaga kerja di area Badan Meteorologi, Klimatologi, Dan Geofisika ( BMKG ) Stasiun Geofisika Kelas I Sleman. Lakukan rekrutmen dengan cermat dan pastikan kualifikasi yang sesuai untuk calon pegawai kearsipan. Perhatikan kemampuan mereka dalam mengelola arsip, pengindeksan, pemeliharaan, dan penanganan dokumen elektronik. 2. Sediakan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan pegawai baru memiliki pemahaman yang mendalam tentang kearsipan dan dapat mengikuti prosedur dan kebijakan yang ditetapkan. Juga, berikan peluang pengembangan untuk pegawai yang ada agar mereka dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka dalam pengelolaan arsip. 3. Penambahan pegawai kearsipan dapat memberikan bantuan signifikan dalam pengelolaan arsip yang efisien dan efektif. Dengan rekrutmen yang tepat, pelatihan yang memadai.

14 Daftar Pustaka Djuwita, T. M. (2011). PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PRODUKTIVITAS KERJA PEGAWAI. Jurnal MANAJERIAL, 10(2), 15–21. https://doi.org/10.17509/manajerial.v10i2.2161 Fatimah Galuh Larasati-8105150260.pdf. (n.d.). Harahap, W. R. (2020). PROFESI ARSIPARIS SEBAGAI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENGELOLA ARSIP STATIS. Pustaka Karya : Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 8(1), 63. https://doi.org/10.18592/pk.v7i15.3759 Muayyad, D. M., & Gawi, A. I. O. (2017). PENGARUH KEPUASAN KERJA TERHADAP PRODUKTIVITAS KERJA PEGAWAI BANK SYARIAH X KANTOR WILAYAH II. Jurnal Manajemen dan Pemasaran Jasa, 9(1), 75–98. https://doi.org/10.25105/jmpj.v9i1.1396 Riasmiati, A. (2016). Manajemen Kearsipan. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(3), 65–70. https://doi.org/10.22146/khazanah.22880 Sofyan, D. K. (2013). Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Kerja Pegawai BAPPEDA. Syaeba, M. (2017). PENGARUH EFISIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP PRODUKTIVITAS KERJA PEGAWAI DI KANTOR LURAH LANTORA KECAMATAN POLEWALI KABUPATEN POLEWALI MANDAR. Jurnal Ilmu Pemerintahan, 2.

15 Lampiran 1. Surat Pengantar Magang

16 2. Surat Diizinkan Untuk Melaksanakan Magang

17 3. Surat Keterangan Telah Melaksanakan KKL/Magang

18 4. Dokumentasi

19

20

21