KATA PENGANTAR Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan rahmat, karunia dan kebaikan-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan “Buku Panduan Transaksi E- Katalog Lokal Bagi Penyedia ”. Buku Panduan ini disusun dengan harapan mempermudah Penyedia E- Katalog Lokal dalam melakukan Transaksi dengan Pejabat Pengadaan (PP) / Pejabat Pembuat Komitmen ( PPK). Dalam penyusunan buku Panduan ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan, maka dari itu kritik dan saran sangatlah diharapkan untuk perbaikan kedepan yang lebih baik. Penulis berharap buku panduan ini berguna dan bermanfaat bagi pembaca. Maumere, Mei 2023 Penulis
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………………………………ii DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………………………...iii 1. PENDAHULUAN................................................................................................ 1 2. ALUR TRANSAKSI E- KATALOG LOKAL .............................................................. 2 3. Panduan Transaksi E- Katalog Lokal Bagi Penyedia ........................................... 3 3.1 Akses ke dalam Katalog Elektronik Produk Barang/Jasa Pemerintah................. 3 3.2 Detail Paket.................................................................................................. 4 3.3 Proses Negosiasi........................................................................................... 6 3.4 Menetapkan Distributor............................................................................... 11 3.5 Melakukan Persetujuan Paket Penyedia........................................................ 14 3.6 Riwayat Pengiriman dan Penerimaan ........................................................... 17 3.6.1. Riwayat Pengiriman.................................................................................... 17 3.6.2. Riwayat Penerimaan................................................................................... 21 3.7 Mengakhiri Aplikasi ..................................................................................... 23 3.8 Penutup ..................................................................................................... 23
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Alur Transaksi E-Katalog – Penyedia ...........................................................2 Gambar 2. Halaman utama Katalog Elektronik ..............................................................3 Gambar 3. Halaman login..................................................................................................3 Gambar 4. Halaman Pemberitahuan................................................................................4 Gambar 5. Paket Baru........................................................................................................4 Gambar 6. Daftar Paket.....................................................................................................5 Gambar 7. Halaman Detail Paket.....................................................................................6 Gambar 8. Halaman Daftar Paket - Paket Baru .............................................................7 Gambar 9. Halaman Daftar Paket - Paket dengan Status Proses Negosiasi ............7 Gambar 10. Halaman Detail Paket -Paket dengan Status Proses Negosiasi............8 Gambar 11. Halaman Detail – Harga Negosiasi............................................................8 Gambar 12. Proses Negosiasi ...........................................................................................8 Gambar 13. Proses Negosiasi - Kirim Negosiasi.............................................................9 Gambar 14. Proses Negosiasi- Oleh Pejabat Pengadaan ............................................9 Gambar 15. Proses Negosiasi- Oleh Penyedia ............................................................10 Gambar 16. Berhasil Mengirim Negosiasi Paket...........................................................10 Gambar 17. Proses Negosiasi - Kedua belah pihak telah menyetujui negosiasi.....11 Gambar 18. Halaman Daftar Paket - Paket Baru.........................................................11 Gambar 19. Menetapkan Distributor - Paket dengan Status Persetujuan Penyedia .............................................................................................................................................12 Gambar 20. Menetapkan Distributor - Pilih Menetapkan Distributor........................12 Gambar 21. Menetapkan Distributor - Checklist Distributor ......................................13 Gambar 22. Menetapkan Distributor - Konfirmasi.......................................................13 Gambar 23. Halaman Daftar Paket - Paket Baru.........................................................14
Gambar 24. Halaman Daftar Paket - Paket dengan Status Persetujuan Penyedia 14 Gambar 25. Persetujuan Penyedia - Proses Persetujuan Penyedia..........................15 Gambar 26. Form Persetujuan Penyedia ......................................................................15 Gambar 27. Persetujuan Penyedia - Berhasil...............................................................16 Gambar 28. Persetujuan penyedia - Paket dibatalkan oleh sistem ..........................16 Gambar 29. Halaman Daftar Paket - Paket Baru.........................................................17 Gambar 30. Paket Baru - Daftar Paket..........................................................................17 Gambar 31. Detail Paket- Riwayat Pengiriman & Penerimaan ..................................18 Gambar 32. Tab Pengiriman ...........................................................................................18 Gambar 33. Tab Pengiriman ...........................................................................................19 Gambar 34. Tambah Produk...........................................................................................19 Gambar 35. Cari Data ......................................................................................................19 Gambar 36. Simpan Data ................................................................................................20 Gambar 37. Daftar Riwayat Pengiriman........................................................................20 Gambar 38. Detail Paket- Riwayat Pengiriman & Penerimaan ..................................21 Gambar 39. Tab Penerimaan..........................................................................................21 Gambar 40. Generate Dokumen Penerimaan...............................................................22 Gambar 41. Halaman Beranda untuk mengakhiri aplikasi .........................................23
1. PENDAHULUAN Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Presiden Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sebagaimana diatur pada Pasal 50 Ayat (5) bahwa pelaksanaan e-Purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah. Pengaturan mengenai e-Purchasing dituangkan dalam Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2021 Tentang Toko Daring Dan Katalog Elektronik Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Ketentuan lebih lanjut mengenai penggunaan Aplikasi Katalog Elektronik diatur dalam Keputusan Bidang Deputi MonitoringEvaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2020 tentang Panduan Penggunaan Katalog Elektronik Versi 5.0 sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Bidang Deputi Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Keputusan Deputi Monitoring-Evaluasi Dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2020 Tentang Panduan Penggunaan Aplikasi Katalog Elektronik Versi 5.0. Proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak dibidang pengadaan barang/jasa Pemerintah. e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan/surat perjanjian, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangani, sampai dengan cetak pesanan produk barang/jasa Pemerintah. Dengan adanya e-Purchasing produk barang/jasa Pemerintah, diharapkan proses pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat lebih efisien dan lebih transparan.
2. ALUR TRANSAKSI E- KATALOG LOKAL PEMESANAN OLEH PEJABAT PENGADAAN PROSES NEGOSIASI Notifikasi pemesanan dikirim melalui e- mail MENETAPKAN DISTRIBUTOR Jika Tidak Memiliki Distributo, maka Penyedia memilih Penyedia sendiri sebagai Distributor PERSETUJUAN OLEH PENYEDIA PROSES PENGIRIMAN OLEH PENYEDIA Dalam satu kali pemesanan dapat dilakukan beberapa kali pengiriman sesuai kontrak yang telah disepakati sehingga nota pengiriman dapat dibuat dan diunggah berkali -kali hingga berakhirnya kontrak Tidak Setuju Maka Penyedia dapat merubah harga kesepakatan MENGIRIM NEGOSIASI Apakah Penyedia Setuju ? Setuju Tercapai kesepakatan harga antara Penyedia dan Pemesan Gambar 1. Alur Transaksi E-Katalog – Penyedia
3. PANDUAN TRANSAKSI E- KATALOG LOKAL BAGI PENYEDIA 3.1 Akses ke dalam Katalog Elektronik Produk Barang/Jasa Pemerintah Penyedia dapat mengakses Katalog Elektronik melalui alamat e-katalog.lkpp.go.id dengan menggunakan akun Penyedia yang terdaftar di LPSE. Untuk masuk ke dalam aplikasi Katalog Elektronik, lakukan langkah berikut: 1. Pilih Login, maka akan tampil halaman Login. Gambar 2. Halaman utama Katalog Elektronik 2. Setelah masuk ke halaman Login, isi username dan password pada tab Login Penyedia. Gambar 3. Halaman login Login e-katalog.lkpp.go.id Login Klik Login
3. Setelah berhasil masuk maka akan tampil halaman Pemberitahuan yang harus dibaca oleh Penyedia. Penyedia dapat mengklik Tutup setelah selesai membaca pemberitahuan. Gambar 4. Halaman Pemberitahuan 3.2 Detail Paket Untuk melihat detail dari informasi paket, ikuti langkah - langkah berikut: 1. Pilih menu Paket, klik Paket Baru Gambar 5. Paket Baru Paket Baru CAFE CAFE
2. Pada halaman Daftar Paket, klik Paket yang akan diproses. Gambar 6. Daftar Paket 3. Muncul tampilan Detail Paket. Pada halaman detail paket ini penyedia dapat mengetahui informasi detail paket seperti berikut: a. Informasi Utama paket yang menampilkan informasi detail paket b. Pemesan & PPK menampilkan detail identitas dari pemesan dan PPK terkait paket tersebut; c. Penyedia dan Distributor/Reseller/Pelaksana Pekerjaan/Pengirim Barang menampilkan detail identitas dari penyedia dan distributor terkait paket yg dibuat d. Sumber Dana menampilkan detail data sumber dana yang digunakan untuk paket tersebut. e. Diskusi untuk melakukan diskusi atau pembahasan terkait paket. f. Apabila Penyedia hendak melihat daftar produk pada paket tersebut, klik tombol Daftar Produk. g. Apabila Penyedia hendak melihat Riwayat Negosiasi maka klik Riwayat Negosiasi. h. Apabila Penyedia hendak melihat Riwayat Paket klik Riwayat Paket. CAFE CAFE CAFE CAFE
Gambar 7. Halaman Detail Paket 3.3 Proses Negosiasi Proses Negosiasi dilakukan oleh penyedia dengan panitia (PP / PPK). Terdapat Batas Waktu Respon Paket Proses negosiasi pada bagian Status dalam Detail Paket. Jika Proses negosiasi tidak dilakukan hingga melewati Batas Waktu Respon Paket Proses Negosiasi, maka paket akan dibatalkan secara otomatis melalui sistem. Proses negosiasi dimulai dari Panitia ( PP/ PPK ) menginputkan negosiasi harga satuan, negosiasi perkiraan ongkos kirim, tanggal pengiriman produk dan catatan. Kemudian akan dilakukan negosiasi kepada penyedia barang. Statusnya adalah Pemesan setuju & Penyedia setuju. Berikut langkah - langkah untuk melakukan Proses Negosiasi; CAFE
1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru. Gambar 8. Halaman Daftar Paket - Paket Baru 2. Pilih salah satu paket dengan status Proses Negosiasi. Gambar 9. Halaman Daftar Paket - Paket dengan Status Proses Negosiasi Paket Baru Proses Negosiasi Klik Untuk melihat Detail Paket CAFE CAFE
3. Muncul tampilan Detail Paket dengan halaman detail harga negosiasi Gambar 10. Halaman Detail Paket -Paket dengan Status Proses Negosiasi Gambar 11. Halaman Detail – Harga Negosiasi 4. Setelah melihat harga negosiasi oleh Panitia (PP/ PPK) maka Penyedia dapat mengklik tombol Proses Negosiasi. Gambar 12. Proses Negosiasi CAFE Proses Negosiasi Pejabat Pengadaan Pejabat Pengadaan CAFE CAFE
5. Apabila Penyedia sudah sepakat/menerima hasil negosiasi, maka Penyedia bisa langsung klik tombol Kirim Negosiasi (tidak perlu mengubah nilai pada kolom Harga Negosiasi , Tanggal Pengiriman, atau Catatan Tambahan). Gambar 13. Proses Negosiasi - Kirim Negosiasi 6. Jika Penyedia tidak sepakat/ tidak menerima harga Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan (PP) maka ubah nilai pada kolom Harga Negosiasi , Tanggal Pengiriman, atau Catatan Tambahan lalu klik tombol Kirim Negosiasi. Gambar 14. Proses Negosiasi- Oleh Pejabat Pengadaan Kirim Negosiasi 14.000 30.000 15.000 29.000 Harga Awal Penyedia Harga Negosiasi oleh PP Setuju (2023-05-25 08:53.06 Tidak Setuju CAFE CAFE
Gambar 15. Proses Negosiasi- Oleh Penyedia Gambar 16. Berhasil Mengirim Negosiasi Paket 7. Setelah itu Penyedia menunggu Pejabat Pengadaan untuk menyelesaikan negosiasi. 8. Apabila hasil Negosiasi disetujui oleh Pejabat Pengadaan maka akan muncul notifikasi bahwa “Kedua belah pihak telah menyetujui negosiasi”. Menampilkan Status Penyedia telah Setuju 30.000 15.000 Negosiasi oleh Penyedia Berhasil mengirim negosiasi paket CAFE CAFE
Gambar 17. Proses Negosiasi - Kedua belah pihak telah menyetujui negosiasi 3.4 Menetapkan Distributor Setelah proses negosiasi maka proses selanjutnya adalah Menetapkan Distributor yang akan melakukan pekerjaan. Halaman ini menampilkan daftar distributor milik penyedia, hanya tersedia di posisi penyedia untuk menetapkan di paket yang sedang berjalan. 1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru. Gambar 18. Halaman Daftar Paket - Paket Baru 2. Pilih salah satu paket dengan status Persetujuan Penyedia Setuju (2023-05-25 09:55.00 Setuju (2023-05-25 09:50.00 Paket Baru CAFE CAFE
Gambar 19. Menetapkan Distributor - Paket dengan Status Persetujuan Penyedia 3. Muncul halaman detail paket pilih Menetapkan Distributor. Gambar 20. Menetapkan Distributor - Pilih Menetapkan Distributor Persetujuan Penyedia CAFE CAFE Menetapkan Distributor CAFE
4. Pilih distributor atau nama Penyedia sendiri, lalu klik tombol Simpan. Gambar 21. Menetapkan Distributor - Checklist Distributor 5. Setelah klik tombol simpan, akan muncul notifikasi untuk melakukan Konfirmasi Klik OK. Gambar 22. Menetapkan Distributor – Konfirmasi 6. Jika sudah menetapkan distributor dapat mengikuti langkah - langkah untuk melakukan persetujuan paket penyedia. CAFE CAFE CAFE [email protected] 0882 1314 2124 Ok
3.5 Melakukan Persetujuan Paket Penyedia Halaman Persetujuan Paket Penyedia yaitu halaman untuk melakukan persetujuan paket penyedia, dimana jika sudah melakukan persetujuan ini maka akan ada validasi untuk menetapkan distributor pada paket tersebut. Berikut langkah - langkah untuk melakukan proses persetujuan paket oleh penyedia; 1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru. Gambar 23. Halaman Daftar Paket - Paket Baru 2. Pilih salah satu paket dengan status Persetujuan Penyedia. kemudian klik paket tersebut. Gambar 24. Halaman Daftar Paket - Paket dengan Status Persetujuan Penyedia Paket Baru Persetujuan Penyedia CAFE CAFE CAFE
3. Setelah Menetapkan Distributor, klik tombol Proses Persetujuan Penyedia. Gambar 25. Persetujuan Penyedia - Proses Persetujuan Penyedia 4. Akan muncul pemberitahuan Form Persetujuan, Isi catatan. Setelah terisi Klik tombol Setuju untuk menyetujui atau Klik Tolak untuk menolak paket. Gambar 26. Form Persetujuan Penyedia Proses Persetujuan Penyedia CAFE
5. Muncul notifikasi bahwa “Berhasil memproses persetujuan”, dengan status mengirim ke PPK Gambar 27. Persetujuan Penyedia - Berhasil 6. Jika persetujuan penyedia tidak dilakukan hingga melewati Batas Waktu Respon Paket Persetujuan penyedia, maka paket akan dibatalkan secara otomatis melalui sistem. Gambar 28. Persetujuan penyedia - Paket dibatalkan oleh sistem Berhasil memproses persetujuan CAFE Mengirim ke PPK
3.6 RIWAYAT PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN 3.6.1. Riwayat Pengiriman Input pengiriman dilakukan oleh distributor yang dipilih oleh penyedia. Jika Penyedia adalah distributor maka tahapan input pengiriman dapat dilihat sebagai berikut: 1. Klik menu Paket, lalu sub menu Paket Baru. Gambar 29. Halaman Daftar Paket - Paket Baru 2. Pilih salah satu paket dengan status melakukan pengiriman dan penerimaan Gambar 30. Paket Baru - Daftar Paket Melakukan pengiriman dan penerimaan CAFE CAFE Paket Baru CAFE
3. Pada halaman Detail Paket, pilih klik Riwayat Pengiriman dan Penerimaan Gambar 31. Detail Paket- Riwayat Pengiriman & Penerimaan 4. Pilih tab Pengiriman, Kemudian Klik tombol Tambah Pengiriman. Gambar 32. Tab Pengiriman Riwayat Pengiriman & Penerimaan CAFE Pengiriman CAFE
5. Pada halaman Tambah Pengiriman, lengkapi formulir pengiriman di antaranya nomor dokumen, tanggal dokumen,lampiran ongkos kirim dan catatan pengiriman apabila ada, kemudian klik Berikutnya. Gambar 33. Tab Pengiriman 6. Kemudian Pilih produk dengan mengklik tombol Tambah Produk. Gambar 34. Tambah Produk 7. Kemudian akan menampilkan muncul informasi produk yang akan dikirim klik ikon , kemudian klik tombol Tutup. Gambar 35. Cari Data Snack Kotak 40
8. Tambahkan Jumlah Pengiriman dan beri catatan apabila diperlukan, Kemudian Klik Simpan. Gambar 36. Simpan Data 9. Data pengiriman telah berhasil tersimpan dan status menjadi Paket Telah Dikirim. Posisi Paket pada PPK dengan status melakukan pengiriman dan penerimaan. Gambar 37. Daftar Riwayat Pengiriman 10. Informasi pada Riwayat Pengiriman akan tampil apabila distributor/pelaksana pekerjaan sudah melakukan pengisian data pengiriman paket. 11. Penyedia dapat mengunduh lampiran dokumen pengiriman tersebut dengan pilih tombol Aksi lalu Unduh Lampiran. 25 mei 2023 Paket Telah Dikirim ( isi 2 pcs) 40 40
3.6.2. Riwayat Penerimaan Informasi pada Riwayat Penerimaan akan tampil apabila PPK sudah melakukan pengisian informasi penerimaan paket sehingga pada laman penyedia muncul status Paket Selesai. Tahapan untuk melihat Riwayat Penerimaan sebagai berikut : 1. Pada halaman Detail Paket pilih tombol Riwayat Pengiriman & Penerimaan Gambar 38. Detail Paket- Riwayat Pengiriman & Penerimaan 2. Pilih tab Riwayat Penerimaan, Penyedia dapat melihat status penerimaan paket yang telah diterima oleh PPK. Gambar 39. Tab Penerimaan Riwayat Pengiriman & Penerimaan CAFE Penerimaan CAFE
3. Penyedia dapat melakukan Generate Dokumen Penerimaan dan mengunduh lampiran dokumen penerimaan dengan cara pilih tombol Aksi lalu Unduh Lampiran Gambar 40. Generate Dokumen Penerimaan 4. Selama proses pelaksanaan Kontrak/ surat Pesanan ( pada proses pengiriman dan penerimaan) dapat dilakukan proses Addendum Kontrak ) yaitu Proses untuk melakukan persetujuan perubahan kontrak 5. Adendum dapat diajukan oleh Penyedia maupun Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Jika Penyedia mengajukan maka PPK melakukan persetujuan dan berlaku sebaliknya. Hal yang dapat dilakukan perubahan pada addendum kontrak adalah: 1. Kuantitas Produk 2. Tanggal Pengiriman dan 3. Ongkos Kirim 25 mei 2023 25 mei 2023 Aksi
3.7 Mengakhiri Aplikasi Klik menu nama pengguna pada pojok kanan atas, lalu pilih Logout untuk mengakhiri aplikasi. Gambar 41. Halaman Beranda untuk mengakhiri aplikasi 3.8 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah, silakan menghubungi Communication Center LKPP di nomor 144 atau melalui LPSE Support. CAFE Logout