คู่มืคู่ อมืการใช้งช้าน ระบบสารบรรณอิเอิล็ก ล็ ทรอนิกนิส์ (e-doc) ในหน่วน่ยงาน บริหริารทั่ว ทั่ ไป นักนัศึกษาฝึกประสบการณ์วิณ์ชวิาชีพชี มหาวิทวิยาลัยสงขลานครินริทร์ วิทวิยาเขตปัตตานี บริษัทษัท่าอากาศยานไทย จำ กัดกั (มหาชน)
คู่มืคู่ อมืการใช้งช้านระบบสารบรรณอิเอิล็กล็ทรอนิกนิส์ (e-document) ใน หน่วน่ยงานบริหริารทั่วทั่ ไป (สำ หรับรันักนัศึกษาฝึกฝึ ประสบการณ์วิณ์ ชวิาชีพชี ) จัดจัทำ ขึ้นขึ้ โดยมีวัมีตวัถุปถุระสงค์เค์พื่อพื่สร้าร้งความเข้าข้ใจในการใช้งช้านระบบสารบรรณ อิเอิล็กล็ทรอนิกนิส์ แก่นัก่กนัศึกษาฝึกฝึ ประสบการณ์วิณ์ ชวิาชีพชี โดยเนื้อนื้หาประกอบ ด้วด้ย ข้อข้มูลมูทั่วทั่ ไปที่คที่วรทราบก่อก่นใช้งช้านระบบสารบรรณอิเอิล็กล็ทรอนิกนิส์ การเข้าข้สู่ระบบ (Login) การรับรัหนังนัสือ การแสกนเอกสาร การส่งหนังนัสือ การสร้าร้งเลข ที่ตั้ที่งตั้ของส่วนงานต่าต่งๆ และคำ แนะนำ เพิ่มพิ่เติมติ ผู้จัผู้ ดจัทำ หวังวัเป็นป็อย่าย่งยิ่งยิ่ว่าว่คู่มืคู่ อมืฉบับบันี้จนี้ะเป็นป็ ประโยชน์แน์ก่ นักนัศึกษาฝึกฝึ ประสบการณ์วิณ์ ชวิาชีพชี ในการปฏิบัฏิติบังติานในหน่วน่ยงานบริหริาร ทั่วทั่ ไปต่อต่ ไป คำ นำ
สารบัญ เรื่อง หน้า คำ นำ สารบัญ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1 - การเข้าสู่ระบบ 1 - การรับเอกสารและแสกนเอกสาร 5 - การส่งเอกสาร และสร้างเลข 11
ระบบ E-Document หรืออีกชื่อเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนสำ คัญที่ ใช้จัดการเกี่ยกี่วกับกังานสารบรรณ อีกทั้งเป็นระบบหลักที่องค์กรใช้สำ หรับเก็บก็รวบรวม หนังสือ หรือเอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการ และลงนามรับทราบหนังสือผ่านระบบ อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งาน ผ่าน Web Browser ได้ โดยเอกสารจะอยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะลดการใช้ทรัพยากรกระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย อุปกรณ์ในสำ นักงาน เช่นเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ เครื่องทำ ลายเอกสาร ฯลฯ แถมยังลด ปัญหาการทำ งานที่ล่าช้าหรืองานผิดพลาดที่เกิดกิจากเอกสารสูญหาย ซึ่งเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ที่นิยมใช้กันกัมากที่สุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย มีหลักการแสดง ผลที่รวดเร็ว และเป็นรูปแบบที่ทั่วโลกใช้งานกันกัอีกทั้งยังสอดคล้องกับกัการทำ งานของ พ.ร.บ. ปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์อีกด้วย ระบบ E-Document
การใช้งาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-doc) ในหน่วยงานบริหารทั่วไป
1.3 แสดงหน้าจอเข้าสู่ระบบ e-doc หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของบริษัท ท่าอากาศยาน ไทย จํากัดกั (มหาชน) ให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ (Username) และรหัสผ่าน (Password) แล้วคลิก ปุ่ม ตกลง การใช้งช้านระบบสารบรรณ อิเอิล็กล็ทรอนิกนิส์ ( e-documents ) 1.1 เปิด Google Chrome ที่ต้องการใช้งาน เช่น internet browser, Mozilla Firefox เป็นต้น 1.2 กรอก URL ของระบบ (http://edoc.airportthai.go.th/) 1. การเข้าสู่ระบบ (Login)
1.4 ระบบแสดงหน้าหลักของระบบ e-doc หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของบริษัท ท่าอากาศยานไทย จํากัดกั (มหาชน) เมนูสำ หรับการใช้งานระบบ ประกอบด้วย
แนะนำ ปุ่มการใช้งานเบื้องต้น - แถบบนของหน้าจอ จะแสดงชื่อผู้ใช้งานที่ Login - เมนู ค้นหา ใช้เมื่อต้องการหาหนังสือที่เราต้องการ โดยเราจะกรอกเลข ทะเบียนของหนังสือลงไป เช่น เลขทะเบียน 2537
- เมนู พิมพ์รายงาน ใช้เมื่อต้องการส่งเอกสารไปท่าอากาศยานต่างๆ เช่น ทดม., ทชม., ทภก., ทหญ., ทชร. หรือทสภ. ที่ต้องผ่านศูนย์รับส่งต้องปริ้นใบจ่าหน้าซองทุกครั้ง *หากเป็นท่า ทดม.และ ทสภ.ให้เอาไปส่งที่ศูนย์รับส่ง แต่หากเป็นอื่นๆให้ส่งที่ สกล. - พิมพ์รายงาน ให้คลิกตรง “หนังสือเพื่อเซ็นรับ” ก่อก่นทำ ทุกครั้ง ใส่วันที่และเวลา ที่ทำ การส่งรูปแบบการส่งงาน 9 บรรทัดและ “กดตกลง” ปริ้นใบจ่าหน้าซองได้
2.1 การรับเอกสาร คือ การกรอกข้อมูลหนังสือจากภายในและภายนอกเข้าสู่ระบบ e-doc หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ของบริษัท ท่าอากาศยานไทย จํากัดกั (มหาชน) กรณีมี เอกสารส่งมาจากหน่วยงานภายนอกหรือส่วนงานอื่นๆขององค์กร ในส่วนที่นักศึกษา สามารถปฏิบัติงานได้ คือการลงรับหนังสือจากภายนอกที่ส่งมายังหน่วยงานภายใน องค์กร โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้ 2. การรับเอกสารและแสกนเอกสาร
- เขียนรายละเอียดลงหนังสือ หลังจากลงรับเอกสาร ระบบจะทำ การให้เลขทะเบียน เอกสาร วันที่ และเวลา ให้ผู้ใช้งานปั๊มตามเลขทะเบียนฝ่าย ลงในบริเวรที่ว่างในเอกสาร ต้นฉบับ แล้วนำ ข้อมูลที่ได้รับเขียนลงไป ดังตัวอย่าง
2.2 การสแกนเอกสาร คือ การสแกนเอกสารตัวจริง เพื่อแนบเอกสารเข้าสู่ระบบ edoc หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ของบริษัท ท่าอากาศยานไทย จํากัดกั (มหาชน) ทั้งเอกสารที่ลง รับจากหน่วยงานภายนอก เอกสารที่อยู่ระหว่างการดำ เนินการ หรือเอกสารที่ดำ เนินการ เสร็จแล้ว โดยการสแกนเอกสารมีขั้นตอนการปฏิบิติ ดังนี้
ให้ใส่หมายเหตุว่า เสนอ สบวท.
- เมื่อ เพิ่มแนบ/หมายเหตุ เสร็จแล้ว จะมีข้อความว่า ปรากฎแนบเอกสารเรียบร้อย พร้อมทั้งบอกเวลาที่ ดำ เนินการให้ผู้ใช้งานคลิก OK ถือว่าระบบแนบเอกสารสำ เร็จและ สามารถคลิกส่งให้ฝ่ายที่เกี่ยกี่วข้องได้เลย 1. เข้าโปรแกรมที่ชื่อว่า ScandAll Pro ที่แสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวพิวเตอร์ 2. ทำ การเปิดเครื่องสแกนทุกครั้งก่อก่นสแกน เช็คเอกสารว่ามีหน้าเดียว หรือมีหน้าหลัง หรือไม่ 3. หลักจากเปิดโปรแกรมสแกนแล้ว ให้เลือก Scan ตรงเมนูข้างบนแนวนอน 4. หลังจากทำ ตามขั้นตอนที่ 3 แล้วจะมีหน้าต่างสี่เหลี่ยม PaperStream IP (TWAIN) – fi-7260 เพื่อให้ตั้งค่าเลือกลักษณะการสแกนให้เหมาะสมที่ผู้ใช้งานต้องการ มีตัวเลือก ดังนี้ · Feeder (Front Side) สแกนเอกสารด้านหน้า · Feeder (Back Side) สแกนเอกสารด้านหลัง · Feeder (Both Side) สแกนเอกสารทั้งด้านหน้าและด้านหลัง 5. เมื่อตั้งค่าเสร็จให้เลือก Scan หน้าต่างสี่เหลี่ยม PaperStream IP (TWAIN) – fi-7260 นำ เอกสารที่ต้องการสแกนใส่ลงไปที่ช่องใส่กระดาษโดยให้คว่ำ กระดาษลงและหันหน้าเข้า เครื่องสแกน 6. หลังจากทำ ตามขั้นตอนที่ 5 แล้วหรือสแกนเสร็จสิ้น ให้กด Close เอกสารที่เราสแกนก็ จะบันทึกเป็นไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่ชื่อ Scan อยู่บนหน้าจอคอมพิวพิวเตอร์ซ้ายมือ วิธีใช้เครื่องสแกนเอกสาร สามารถทำ ตามได้ ดังนี้
* หมายเหตุ สิ่งที่ควรระวัง คือ ผู้ใช้งานต้องตรวจเช็คที่หัวมุมกระดาษทุกครั้งเพื่อเช็คว่ามี เอกสารที่แม็กซ์อยู่หรือไม่ หากมีให้แกะออกหากไม่แกะออกจะทำ ให้เครื่องสแกนติดและไม่ สามารถสแกนต่อได้ ผู้ใช้งานจึงต้องเช็คทุกครั้งอย่างละเอียดเพื่อป้องกันกัทรัพย์สินบริษัท เสียหาย
3.1 การส่งเอกสาร คือ หน่วยงานต้นทาง ทำ การส่งเอกสารให้แก่หก่น่วยงานหรือ หรือส่วนงานที่เกี่ยกี่วข้องเพื่อรับทราบและดำ เนินการต่อ โดยมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้ - หากต้องการแนบไฟล์เอกสาร สามารถทำ ตามวิธีข้อ 2 การสแกนและแนบไฟล์ได้เลย 3. การส่งเอกสารและสร้างเลข 11
เลือกหน่วยงานและรูปแบบการส่งให้ผู้ใช้งานเลือกหน่วยงานปลายทาง และรูปแบบการส่ง ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้ ส่งส่ถึง – พร้อร้มส่งส่ต้นฉบับบั (ส่งส่เอกสารในระบบ พร้อร้มส่งส่เอกสารต้นฉบับบัตัวจริงริแก่ หน่วยงาน) ส่งส่สำ เนาถึง – พร้อร้มส่งส่ต้นฉบับบั (ส่งส่เอกสารในระบบ พร้อร้มส่งส่เอกสารสำ เนาคู่ฉคู่บับบัแก่ หน่วยงาน) ส่งส่ถึง – ไม่ส่ม่งส่ต้นฉบับบั (ส่งส่เอกสารในระบบ ไม่ส่ม่งส่เอกสารต้นฉบับบัตัวจริงริแก่หน่วยงาน) ส่งส่สำ เนาถึง –ไม่ส่ม่งส่ต้นฉบับบั (ส่งส่เอกสารในระบบ ไม่ส่ม่งส่เอกสารสำ เนาคู่ฉคู่บับบัแก่หน่วย งาน) เมื่อมื่ทำ การเลือกครบถ้วนแล้วให้คห้ลิก ย้าย้ยเข้าข้หากในกรณีเลือกหน่วยงานปลายทางผิดผิ ผู้ใผู้ช้งช้านสามารถคลิก ย้าย้ยออก แล้วเปลี่ยนหน่วยงานใหม่ไม่ด้ 12
13
กรณีผู้ใช้งานส่งเอกสารผิด กรณีผู้ใช้งานส่งเอกสารผิด คือ ทางผู้ใช้งานอาจเกิดกิความสับสนตัวย่อของ หน่วยงานทำ ให้เกิดกิการส่งผิด โดยใช้วิธีดึงกลับ มีวิธีทำ ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 เข้าไปที่ เมนูหลัก หลักจากนั้นเลือก รายการส่งหนังสือ เพื่อหา เอกสารที่ผู้ใช้งานต้องการจะดึงกลับ ขั้นตอนที่ 2 หลังจากเลือกรายการส่งหนังสือแล้ว หน้าจอแสดงเอกสารที่ ผู้ใช้งานทำ การส่งดังภาพ ให้สังเกตุกระดาษสีส้มและสีเหลือง ให้เลือกคลิกที่กระดาษสี ส้ม ในเอกสารที่ผู้ใช้งานส่งผิดแล้วต้องการจะดึงกลับ 14
ขั้นตอนที่ 3 หลักจากเลือกเอกสารที่ต้องการจะดึงกลับแล้วหน้าจอจะแสดง ผลดังภาพให้คลิก ดึงกลับ และดำ เนินการตามขั้นตอนที่ 4 ขั้นตอนที่ 4 หลังจากคลิกดึงกลับแล้วจะมีช่องบันทึกการดึงกลับแสดงขึ้น มาดังภาพ ให้ใส่ในหมายเหตุว่า ส่งผิด แล้วทำ การคลิก ตกลง ถือว่าผู้ใช้งานสามารถดึง เอกสารที่ส่งผิดได้สำ เร็จ 15
3.2 การออกเลขที่เอกสาร การออกเลขที่เอกสาร สามารถกำ หนดเป็นประเภทใหญ่ได้ 2 ประเภท 1. ออกเลขที่เอกสารภายในองค์กร ซึ่งส่วนมากมักเป็นบันทึก ลงนามโดยหัวหน้า งานของฝ่ายงาน สำ หรับติดต่อประสานงานภายใน หรือหน่วยงานภายนอก 2. ออกเลขที่เอกสารภายนอกองค์กร ซึ่งส่วนมากมักลงนามโดยผู้บริหาร ระดับ สูงของ สำ หรับ ติดต่อ ประสานงานกับกัองค์กรอื่นๆ ภายนอก 3.2.1 การออกเลขที่เอกสารส่งภายในองค์กร หรือ เอกสารระดับหน่วยงาน (ฝ่าย ต่างๆ) กรณีที่หน่วยงานของผู้ใช้ สร้างเรื่องหรือ ออกเลขที่เอกสาร อาจเป็นบันทึก หรือ เรื่องเพื่อแจ้งเวียนกับกัหน่วยงานอื่นภายใน องค์กรที่เกี่ยกี่วข้อง หรือ ส่งหน่วยงานภายนอก องค์กร โดยเอกสารเรื่องนี้มีหัวหน้างานเป็นผู้ลงนาม ระบบจะนับเลขทะเบียนเรียงลำ ดับ เฉพาะหน่วยงานของตนเองเท่านั้น ขั้นตอนการออกเลขที่เอกสารส่งภายในองค์กร 1. ผู้ใช้งานเลือกเมนู สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน จากเมนูหน้าหลัก หลังจาก คลิกแล้ว ระบบจะแสดงแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลที่ต้องการออกเลขที่ภายใน ผู้ใช้สามารถ เลือกประเภทเอกสาร ที่มีการกำ หนดเพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการออกเลขที่เอกสาร ระบบจะแยก ลำ ดับทะเบียนให้ของแต่ละประเภทที่เลือก 16
17 2. ให้ผู้ใช้งานดูเนื้อหาจากเอกสารตามภาพที่ 13 ที่ผู้ใช้งานต้องการสร้างเลข แล้วนำ เนื้อหามาใส่ให้ตรงกับกัหัวข้อ ตามภาพ
18 3. ชั้นความเร็ว เอกสารต้องการระบุความเร่งด่วน ในการทำ งาน สามารถเลือกได้โดย กดลูกศรชี้ลง เพื่อเลือกความเร่งด่วน ปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ตามเรื่องของ เอกสารที่ได้รับหมอบหมาย 4. หลังจากทำ ตามขั้น 1 2 3 เสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก สร้าง ได้เลย หลังจากคลิกสร้าง แล้ว จะมีเลขทะเบียนเอกสารขึ้น ดังตัวอย่างในภาพ พอเลขขึ้นก็สก็ามารถนำ ไปเขียนลงบน เอกสารได้เลย
19 3.2.2 การออกเลขที่เอกสารส่งภายนอกองค์กร หรือ เอกสารระดับองค์กร กรณีที่หน่วยงานต้องการออกเอกสาร ส่งภายนอกองค์กร โดยติดต่อประสาน งานระหว่างองค์กร/องค์กรเอกสารเรื่องที่ออกลงนามโดยผู้บริหาร และ ทั้งองค์กรนับ ลำ ดับเลขที่เอกสารเรียงร่วมกันกัหมดเพื่อให้ทราบ จำ นวนเรื่องที่ออกเลขที่ทั้งหมดที่ติดต่อ กับกัหน่วยงานภายนอก ผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ ขั้นตอนการออกเลขที่เอกสารส่งภายนอกองค์กร 1. ผู้ใช้งานเลือกเมนู สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก จากเมนูหน้าหลัก หลัง จากที่ผู้ใช้งานเลือกเมนูและคลิก สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก ระบบจะแสดงหน้าจอ แบบฟอร์มให้ป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสาร ที่ต้องการขอเลข ทอท.ที่ส่งออกภายนอก องค์กร
20 2. ให้ผู้ใช้งานดูเนื้อหาจากเอกสารตามภาพ ที่ผู้ใช้งานต้องการสร้างเลข แล้วนำ เนื้อหามาใส่ให้ตรงกับกัหัวข้อ - ประเภทหนังสือ เลือกออกเลขที่ ทอท. - ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเซตให้ - ลงวันที่ เลือกเป็นวันที่ผู้งานทำ การออกเลข - อ้างถึง หากในเอกสารมีสามารถส่งตามเอกสารได้เลย - จาก คือฝ่ายที่เป็นคนออกเลข เช่น ฝพค. ฝสร. ฝพป. เป็นต้น - รายละเอียด หากในเอกสารมีสามารถส่งตามเอกสารได้เลย
21 3. ชั้นความเร็ว เอกสารต้องการระบุความเร่งด่วน ในการทำ งาน สามารถเลือกได้ โดยกดลูกศรชี้ลง เพื่อเลือกความเร่งด่วน ปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ตามเรื่องของ เอกสารที่ได้รับหมอบหมาย 4. หลังจากทำ ตามขั้น 1 2 3 เสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก สร้าง ได้เลย หลังจากคลิกสร้าง แล้ว จะมีเลขทะเบียนเอกสารขึ้น ดังตัวอย่างในภาพ พอเลขขึ้นก็สก็ามารถนำ ไปเขียนลงบน เอกสารได้เลย
2. เมื่อเจอเอกสารที่ต้องการจะแก้ชื่ก้ ชื่อเรื่องให้คลิกเข้าที่เอกสารที่ต้องการแล้วจะแสดง หน้าเมนูดังรูปภาพขั้นตอนที่ 1 ให้คลิกที่ แก้ไก้ข ตามลูกศรจะแสดงหน้าเมนูดังรูปภาพขั้น ตอนที่ 2 ขึ้นมาให้แก้ไก้ขหลังจากนั้นผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไก้ขชื่อเรื่องที่ช่อง เรื่อง หลังจากแก้ ชื่อเรื่องเสร็จให้กด ตกลง ตามขั้นตอนที่ 3 หลังจากนั้นชื่อเรื่องก็จก็ะเปลี่ยนตามที่ผู้ใช้งาน แก้ถืก้ ถือว่าเสร็จสมบูรณ์ 22 3.3 กรณีสร้างเลขชื่อเรื่องผิด/ต้องการเปลี่ยนชื่อเรื่อง 1. เข้าที่เมนู ค้นหา และกดเลขทะเบียนเอกสารที่ต้องการจะแก้ชื่ก้ ชื่อเรื่องที่ช่อง เริ่มเลข ทะเบียน และกด ตกลง ตามลูกศรขั้นตอนที่ 1 และ 2 ตามภาพได้เลย หมายเหตุ กรณีนักศึกษาไม่สามารถแก้ปัก้ ปัญหาได้หรือไม่แน่ใจให้ถามพนักงานพี่เลี้ยงของ ตนเองเพื่อความถูกต้องหรือป้องกันกัการผิดพลาดน่าจะดีที่สุด
Thank you