Page 1 of 44 PANDUAN TATA NASKAH DINAS (TND),APLIKASI SRIKANDI, KODE KLASIFIKASI DAN JADWAL RETENSI ARSIP DINAS KESEHATAN KABUPATEN PASER SUB. BAGIAN UMUM UNIT KEARSIPAN 2023 2023
Page 2 of 44 TATA NASKAH DINAS (TND) DI LINGKUNGAN DINAS KESEHATAN BERDASARKAN PERMENDAGRI NOMOR 1 TAHUN 2023 Jenis Naskah Dinas terdiri atas: 1. Naskah Dinas arahan; a. Naskah Dinas pengaturan ▪ Perda; ▪ Perkada; dan ▪ Peraturan DPRD. b. Naskah Dinas penetapan ▪ Keputusan Kepala Daerah; ▪ Keputusan DPRD; ▪ Keputusan Pimpinan DPRD; dan ▪ Keputusan Badan Kehormatan DPRD. c. Naskah Dinas penugasan ▪ Surat Perintah; Surat perintah berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi ▪ Surat Tugas Surat tugas berisi tugas dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. ▪ Surat Perjalanan Dinas. 2. Naskah Dinas korespondensi a. Internal ▪ Nota dinas ▪ Memo ▪ Disposisi b. Eksternal ▪ Surat Dinas 3. Naskah Dinas khusus Terdiri atas : Instruksi, Surat Edaran, Surat Kuasa, Berita Acara,Surat Keterangan, Surat pengantar, Pengumumaman, Laporan, Telaahan Staf, Notula, Surat Undangan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat panggilan, Surat Izin, Lembaran Daerah, Berita Daerah, Rekomendasi, Radiogram, Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan, Sertifikat, Piagam, Surat Perjanjian PEMBUATAN NASKAH DINAS Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: • media rekam kertas; atau • media rekam elektronik. Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam kertas dicetak menggunakan kertas dan dibubuhi tanda tangan basah. Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik menggunakan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis yaitu SRIKANDI dengan Tanda Tangan Elektronik Pembuatan Naskah Dinas berisi unsur: 1. kop; 2. penomoran; 3. penggunaan kertas; 4. penggunaan tinta; 5. jarak spasi, jenis dan ukuran huruf,serta kata penyambung;
Page 3 of 44 6. penentuan batas atau ruang tepi; 7. nomor halaman; 8. tembusan; 9. lampiran; 10.paraf, tanda tangan, dan stempel; 11.amplop dan map; dan 12.Naskah Dinas bahasa asing. PENOMORAN • Penomoran Naskah Dinas Arahan a. Peraturan, Keputusan,Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk teknis • Penomoran Naskah Dinas penugasan dan Internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: 1. kode klasifikasi; 2. nomor; dan 3. bulan 4. tahun terbit Contoh : Format Penomoran Surat Tugas/ Surat Perintah : SURAT PERINTAH NOMOR 800 /17 / XI/ 2023 Ket : 800 : Kode Klasifikasi (Lihat Kode Klasifikasi) 17 : Nomor Urut Surat Perintah dalam satu tahun takwin XI : Bulan (Romawi) 2023 : Tahun Terbit NOTA DINAS NOMOR 400.7.14/ 22 /XI /2023 Ket : 400.7.14 : Kode Klasifikasi (Lihat Kode Klasifikasi) 22 : Nomor Urut Surat Perintah dalam satu tahun takwin XI : Bulan (Romawi) 2023 : Tahun Terbit • Penomoran Surat Dinas dan Naskah Dinas Korespodensi Eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa : 1. kategori klasifikasi keamanan : SR (Sangat Rahasia),Rahasia (R),Terbatas (T),Biasa (B) 2. kode klasifikasi; 3. nomor naskah ( nomor urut dalam 1 tahun takwin) 4. Singkatan unit pengolah • Skret . 1 Perencanaan • Skret . 2 Keuangan • Skret . 3 Bagian Umum • Kesmas • P2P • SDK • Yankes 5. Singkatan Unor (DINKES) 6. bulan 7. tahun terbit.
Page 4 of 44 Contoh : Format Penomoran Surat Dinas B/ 800 / 15 /Skret.3/ DINKES / XI / 2023 Ket : B : Kategori Klasifikasi Keamanan 800 : Kode Klasifikasi 15 : Nomor urut Surat Dinas dalam 1 tahun takwin Skret.3 : Unit Pengolah DINKES : Unor XI : Bulan 2023 : Tahun Terbit • Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa nomor dan tahun terbit. PENGGUNAAN KERTAS 1. Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas Arahan : a. Naskah Dinas pengaturan( Instruksi,SOP,Edaran) b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) c. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah,Surat Tugas, Surat Perjalanan Dinas) Harus memenuhi syarat sebagai berikut: i. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS); ii. ukuran A4 2. Penggunaan kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi ( Nota Dinas,Disposisi,Memo,Surat Undangan), dan Naskah Dinas khusus( Surat Perjanjian Kerjasama,Surat Kuasa,Berita Acara,Surat Keterangan, Surat Pengantar, Pengumuman) Sertifikat, STTPL, Piagam Penghargaan Menggunakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2. Jenis, ukuran 297 x 210 mm 3. Naskah dinas untuk pidato menggunakan kertas F4 yang berukuran 165 x 215 mm 4. Kertas Berkop hanya digunakan pada halaman pertama naskah dinas 5. Pembuatan naskah dinas dari konsep hingga final yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draft sampai ditanda tangani merupakan satu kesatuan arsip PENGGUNAAN TINTA (1) Warna tinta yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas Sebagai berikut: a. tinta yang digunakan untuk pengetikan berwarna hitam; b. tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf berwarna biru tua; c. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas,berwarna ungu; dan d. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas bersifat rahasia, berwarna merah. (2) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta yang tidak larut oleh air/tidak luntur atau pigment durabrite. JARAK SPASI Jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
Page 5 of 44 JENIS DAN UKURAN HURUF (1) Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). (2) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas). KATA PENYAMBUNG (1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung. PENENTUAN BATAS ATAU RUANG TEPI a. Ruang tepi atas: 1) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua)spasi dibawah kop; dan 2) apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. Ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima)cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kirikertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepikanan kertas. NOMOR HALAMAN (1) Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab/biasa. (2) Nomor halaman dalam Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. TEMBUSAN (1) Tembusan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan naskah dinasnya ditandatangani oleh pejabat yang mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang diatas namakan. (3) Tembusan yang naskah dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah, disampaikan kepada Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah. (4) Tembusan berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:), tidak diberi garis bawah, serta tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenis. LAMPIRAN Lampiran ditandatangani oleh pejabat yang sama dengan yang menandatangani Naskah Dinas. Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, halaman
Page 6 of 44 berikutnya diberi nomor sebagaimana nomor halaman TANDA TANGAN ELEKTRONIK Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a) Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk Kode QR (QR Code) yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b) Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c) Pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis SRIKANDI, media daring atau media luring; dan d) Menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia (1) Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya. (2) Paraf merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam basis data (database) sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang. (4) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf. (5) Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri dari beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya. (6) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: • untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penandatangan; • untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penandatangan; • untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf pejabat yang di atasnya. PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH DINAS Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru. (1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.
Page 7 of 44 PENGAMANAN NASKAH DINAS Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: A. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; B. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2. Pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan 3. Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas. KODE DERAJAT KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna merah; 2. Naskah Dinasrahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; 3. Naskah Dinaspenting diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan 4. Naskah Dinasbiasa diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam. PENGENDALIAN NASKAH DINAS Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: 1. Pengendalian Naskah Dinas masuk 2. Unit penerima menindaklanjuti Naskah Dinas yang diterima dengan cara mengagendakan, mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan mendistribusikan ke unit pengelola. 3. Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi Naskah Dinas dan arahan pimpinan; dan 4. Unit tata usaha mengarsipkan Naskah Dinas masuk. Pengendalian Naskah Dinas Keluar 1. Naskah Dinas keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing unit kerja; 2. Naskah Dinas keluar yang telah selesai diproses diarsipkan pada unit tata usaha dan unit pengelola. 3. Untuk mempercepat penyampaian tujuan surat, dapat menambahkan tanda untuk perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.
Page 8 of 44 SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS TERINTEGRASI (SRIKANDI) DI LINGKUNGAN DINAS KESEHATAN KAB. PASER
Page 9 of 44 AKUN ADMIN UMUM UNIT PENGOLAH/ PENCIPTA NASKAH SURAT TIAP BIDANG AKUN VERIFIKATOR TIAP BIDANG
Page 10 of 44 AKUN VERIFIKATOR TIAP BIDANG
Page 11 of 44
Page 12 of 44
Page 13 of 44
Page 14 of 44 TEMPLATE NASKAH Silahkan Mengunduh melalui pranala atau Scan Barcode dibawah ini https://bit.ly/TemplateSuratDinkes Template ini sudah disesuaikan dengan Peraturan Bupati Paser Nomor 17 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Kabupaten Paser. Belum tersedia Perbup Turunan Permendagri 1 tahun 2023 (Masih dibagian Hukum SEKDA). Tanda yang berkurung kurawal { } Tidak usah diisi dan JANGAN DIHAPUS karena akan di isi melalui Registrasi Naskah Keluar di Srikandi
Page 15 of 44
Page 16 of 44
Page 17 of 44
Page 18 of 44 NASKAH YANG AKAN DI TANDA TANGANI PADA AKUN KEPALA DINAS KESEHATAN
Page 19 of 44
Page 20 of 44
Page 21 of 44 KODE KLASIFIKASI ARSIP PERMENDAGRI NOMOR 83 TAHUN 2022 B. KODE KLASIFIKASI ARSIP BIDANG UMUM
Page 22 of 44 KODE KLASIFIKASI BIDANG KEPEGAWAIAN
Page 23 of 44 KODE KLASIFIKASI BIDANG KESEHATAN
Page 24 of 44
Page 25 of 44
Page 26 of 44 KODE KLASIFIKASI BIDANG KEUANGAN
Page 27 of 44
Page 28 of 44
Page 29 of 44
Page 30 of 44
Page 31 of 44
Page 32 of 44
Page 33 of 44
Page 34 of 44
Page 35 of 44
Page 36 of 44 KEPEGAWAIAN
Page 37 of 44
Page 38 of 44
Page 39 of 44
Page 40 of 44 KEUANGAN
Page 41 of 44
Page 42 of 44
Page 43 of 44
Page 44 of 44