Pentadbiran dan Pengurusan

4.3 Persiapan calon semasa validasi
Berikut merupakan panduan kepada calon sebagai persediaan semasa proses validasi
berlangsung:

• Datang awal (sekurang-kurangnya 15-30 minit awal dari masa yang ditetapkan)
• Memakai pakaian yang bersesuaian dengan sesi temuduga
• Memakai tanda nama
• Membawa fail atau dokumen atau folio berkenaan
• Menyusun dokumen secara teratur dan kemas untuk mudah capaian semasa sesi

temuduga / validasi

5.0 SELEPAS MEMOHON KENAIKAN PANGKAT
Menunggu keputusan kenaikan pangkat merupakan saat yang sangat mendebarkan. Calon
sudah tentu ternanti-nanti keputusan kenaikan pangkat. Calon harus sabar menunggu kerana
pihak jawatankuasa panel kenaikan pangkat dan panel kesepakaran perlu melalui beberapa fasa
sebelum keputusan kenaikan pangkat dikeluarkan di dalam sistem esis.

Calon harus mempersiapkan diri dalam menerima sebarang kemungkinan, samaada berpindah
atau kekal di institusi yang sama, calon perlu mengekalkan momentum kecemerlangan. Apakah
yang perlu dilakukan sekiranya keputusan calon tidak berjaya? Jangan berputus asa, calon boleh
membuat rayuan kenaikan pangkat, sekiranya masih tidak berjaya dalam rayuan calon perlu
memohon semula kenaikan pangkat pada tahun berikutnya, dengan melengkapkan kekurangan
dokumen, membuat kajian semula kekuatan dan kelemahan calon, bertanya kepada mereka
yang pakar dan mempunyai pengalaman dalam permohonan dan validasi. Sentiasalah berfikiran
positif, kerana sebagai seorang hamba Allah sentiasa bersangka baik, ikhlaskan diri,
perancangan Allah SWT adalah yang terbaik.

Menurut Imam Al-Ghazali (1976), ikhlas ialah apabila seseorang itu melakukan perbuatan adalah
untuk Tuhan semata-mata. Dalam konteks budaya ikhlas di dalam organisasi boleh
diinterpretasikan seperti berikut, melakukan pekerjaan mendapat pendapatan, menyara
keluarganya, dan dengan pendapatan tersebut menjauhi sifat kufur dan memudahkan keluarga
beribadat kepada Allah, maka perbuatan tersebut adalah ikhlas, sekiranya sesuatu tugasan
tersebut dibuat bersungguh-sungguh kerana untuk mendapat pujian dan kenaikan pangkat ianya
bukan sesuatu yang ikhlas. Dalam surah Al Kahfi 18:103-104, Allah berfirman:

“…Mahukah kami khabarkan kepada kamu akan orang yang rugi amal perbuatannya?
Orang yang sia-sia usahanya dalam kehidupan dunia ini, sedang mereka menyangka bahawa
mereka sentiasa betul pada apa yang mereka lakukan.”

43 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

44 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

6.0 TIPS PENYEDIAAN DOKUMEN MENGIKUT KATEGORI
a) Tips penyediaan dokumen Kenaikan Pangkat (Kategori 1)
• Membuat dokumen mengikut tahap permohonan
• Sediakan inovasi yang memberi impak kepada pengguna dan cuba memasuki mana-
mana pertandingan
• Membuat pembentangan secara individu atau kumpulan ke peringkat yang tinggi
seperti kebangsaan atau antarabangsa
• Menghasilkan penulisan yang mempunyai penyebaran ilmu yang luas seperti terbitan
jurnal, prosiding, penghasilan buletin atau buku
• Memenangi anugerah dalam pembentangan, penulisan atau inovasi satu kelebihan
• Menyediakan aktiviti ilmiah pelajar yang mempunyai impak yang tinggi
• Menyediakan fail rekod pensyarah yang lengkap
• Membuat penyebaran ilmu

b) Tips penyediaan dokumen Kenaikan Pangkat (Kategori 2 & Kategori 3)
• Membuat dokumen mengikut level permohonan
• Sediakan inovasi yang memberi impak kepada pengguna dan cuba memasuki mana-
mana pertandingan
• Menghasilkan penulisan yang mempunyai penyebaran ilmu yang luas seperti terbitan
jurnal, prosiding, penghasilan buletin atau buku
• Memenangi anugerah dalam pembentangan, penulisan atau inovasi satu kelebihan
• Menjalankan kolaborasi yang memberi impak kepada organisasi
• Menyertai aktiviti pemudahcara sebagai jawatankuasa utama

7.0 PERLANTIKAN JAWATANKUASA KENAIKAN PANGKAT
Sokongan organisasi sangat membantu bagi calon kenaikan pangkat. Peringkat organisasi
menyokong calon dengan penubuhan sekretariat kenaikan pangkat peringkat organisasi. Fungsi
jawatankuasa sekretariat kenaikan pangkat membantu calon seperti berikut:

i. Penyediaan dokumen fail seragam, (tulang fail, separator dan lain-lain)
ii. Perlantikan coach dan coachee
iii. Mock interview kenaikan pangkat
iv. Menguruskan teknikal valiadsi on line atau off line
v. Membuat taklimat kenaikan pangkat sebelum iklan keluar
vi. Membuat unjuran atau statsitik calon yang layak memohon kenaikan pangkat

45 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

8.0 KESIMPULAN
Kenaikan pangkat bermaksud kecemerlangan calon dalam satu gred kepada gred yang baru.
Sebagai warga dalam Kementerian Pengajian Tinggi, kita perlu sentiasa berusaha ke arah
kecemerlangan, laluan kenaikan pangkat salah satu cabang kecemerlangan. Persiapan diri calon
adalah elemen utama yang menentukan kejayaan permohonan. Panduan dan startegi yang
dihasilkan ini sebagai titik permulaan perkembangan kerjaya calon pada masa hadapan. Selain
itu, kenaikan pangkat merupakan salah satu peristiwa penting dalam perkembangan kerjaya
seseorang individu. Justeru, selain menjadi ganjaran kendiri, kenaikan pangkat juga
menunjukkan simbol bahawa sesorang pekerja atau individu dalam sesebuah organisasi bermutu
tinggi dalam kerjaya dan profesion.

46 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

RUJUKAN
Al Quran al Karim, tafsir pimpinan al-Rahman

Al-Ghazali. (1976). Ihya ulum-id-Din Terj.Ismail Yakub.Malaysia: Victory Ajensi.
Aswathappa, K. Reddy, & G. Sudarsana. (2009). Organizational Behaviour. India: Himalaya

Publishing House.
Buku Garis Panduan Kenaikan Pangkat Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi – Edisi Calon-

Versi 3.

Garis Panduan Pertukaran Kategori Bagi Urusan Permohonan Kenaikan Pangkat Pegawai
Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT):13 Oktober 2020, KPT/JPP/BLPK/(S)/06/06/03-02
Jilid 4 (70).

Heery, E.& dan Noon, M. (2001). A Dictionary of Human Resources Management. New York:
Oxford University.

Marwan Bukhari Hamid. (2014). Memahami Maqasid Syariah, peranan maqasid pembaharuan
islam kontemporari (Terjemahan Jaser Udda). PTS Islamika Sdn Bhd: Batu Caves
Selangor.

Maslow, A.H. (1943). A theory of human motivation. psychologyical review 50:370-396.
Mohammad Chin, Syed Azizi Wafa & Ramraini Ali Hassan. (2018). Sistem kenaikan pangkat dan

kepuasan kerja: satu kajian kes ke atas perkhidmatan awam persekutuan di Malaysia
Jurnal Sains Humanika 10 (1): 1–9.

Nor Arifah Habli, Zalina Mohd Ali & Zainol Mustafa. (2017). Kesan faktor kepuasan dan kesetiaan
terhadap produktiviti pekerja. Jurnal Pengukuran Kualiti dan Analisis, 13 (2): 59-68.

Ridzuan Masri, Arman Ahmad & Razlina Abd Rani. (2018). Teori Maslow dalam konteks
memenuhi keperluan asas pekerja dan peranannya dalam meningkatkan prestasi
organisasi: kajian dan perspektif Islam. Jurnal Hadhari 10 (1):1-27.

Skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 33
Tahun 2007. (Muat turun dari www.jpa.gov.my).

Zeynep Ozguner & Mert Ozguner. (2014). A Managerial point of view on the relationship between
of Maslow’s hierarchy of needs and Herzberg’s dual factor theory. International Journal of
Business and Social Science, 5(7):207-215.

47 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

KEPIMPINAN MAJIKAN DALAM ORGANISASI DARI LENSA KAKITANGAN BAWAHAN

Ts. Mohd Fakharul Helmi Bin Mohamad Saad1, Nor Haniza Bt Ahamad Shofi2
Kolej Komuniti Bandar Baharu1 JKR Seberang Perai Selatan2
[email protected] , [email protected]

ABSTRAK
Penulisan ini bertujuan untuk melihat gaya kepimpinan majikan dalam mentadbir sesebuah
organisasi dari lensa kakitangan bawahan. Terdapat pelbagai pandangan dari perspektif
kakitangan bawahan terhadap gaya kepimpinan majikan seperti tiada komunikasi dua hala antara
majikan dan kakitangan, ketidakpercayaan pada kakitangan, tidak kompeten dalam sesuatu
bidang tugas dan bebanan tugas kerja yang melampau. Majikan yang ada hubungan yang baik
dengan kakitangan selalunya mampu memupuk sikap yang baik dalam organisasi. Mereka
bersama – sama memupuk budaya mementingkan kerjasama dan perhubungan yang baik di
antara majikan dan kakitangan. Menjadi satu kelebihan apabila majikan mempunyai pekerja yang
baik dari mereka, yang mana pekerja tersebut dapat membantu untuk memudahkan urusan kerja
dan tugasan harian dan akhirnya bersama – sama berusaha mempelajari dan melengkapi antara
satu sama lain bagi mengekalkan hubungan yang baik diantara satu sama lain sekaligus mampu
mencapai setiap objektif bagi organisasi.

Kata kunci : Gaya Kepimpinan Majikan, Organisasi, Kakitangan Bawahan

1.0 PENGENALAN
Tadbir urus seseorang pemimpin atau ketua merupakan tulang belakang yang penting kepada
sesebuah organisasi bagi memastikan kelancaran misi dan visi dapat dicapai dalam tempoh yang
ditetapkan. Sesebuah organisasi yang dibentuk mencerminkan identiti yang tersendiri. Malahan
tadbir urus yang baik sering dihubungkait dengan pentadbiran sesebuah organisasi yang
membawa kepada keberkesanan dalam sektor awam mahupun sektor swasta. Ia juga dilihat
sebagai satu bentuk kriteria prestasi bagi sesebuah kerajaan (Sakinah 2008). Sakinah (2008)
menyatakan tadbir urus yang baik merupakan konsep pentadbiran yang sangat ideal, akan tetapi
ia juga merupakan konsep subjektif dan perlu dipertimbangkan mengikut keadaan semasa dan
setempat.

48 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Pengurusan yang baik mempunyai hubungan yang rapat dalam sesebuah organisasi. Secara
umumnya, tadbir urus yang baik merupakan satu bentuk mekanisme penyediaan perkhidmatan
yang cekap dalam ruang lingkup sesuatu pekerjaan. Di dalam organisasi, sama ada organisasi
kecil atau organisasi besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Contohnya, organisasi
besar khususnya di sektor awam mungkin mempunyai tiga atau lebih hierarki di mana melibatkan
kakitangan sokongan 1, kakitangan sokongan 2, Pegawai dari Gred 41 keatas dan sebagainya.
Tiap-tiap hierarki ini berbeza dari segi tanggungjawab dan bidang tugas masing-masing.
Komunikasi di antara kakitangan bawahan dan pegawai atasan merupakan aspek dan elemen
yang penting dalam kefungsian sesebuah organisasi. Keberkesanan komunikasi dan
keberkesanan organisasi mempunyai hubungan yang rapat dan saling mempengaruhi. Menurut
Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), para pengurus menghabiskan 95 peratus daripada masa
bekerja mereka untuk berkomunikasi, manakala pekerja bawahan menggunakan 60 peratus
daripada masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk komunikasi. Ini menunjukkan proses
komunikasi dalam organisasi boleh melibatkan setiap anggota organisasi. Schien (1970)
mendefinasikan organisasi sebagai koordinasi rasional tentang aktiviti sekumpulan manusia
untuk mencapai matlamat bersama dengan pembahagian kerja dan tanggungjawab melalui
hierarki komunikasi melibatkan penyampaian maklumat atau mesej di antara pekerja dengan
pekerja, kumpulan dengan kumpulan atau organisasi dengan organisasi.

Seringkali kita mendengar luahan ketidakpuasan hati kakitangan bawahan terhadap pegawai
atasan. Ada juga memendam rasa sehingga mengganggu konsentrasi ditempat kerja. Ada juga
kakitangan yang secara tiba-tiba menghantar surat perletakan jawatan akibat menghadapi
tekanan di tempat kerja. Dalam sesebuah organisasi sememangnya ada bos dan ada pekerja,
ada ketua dan ada pasukannya serta konsep perhubungan dua hala antara kedua-dua pihak ini
sebenarnya yang menentukan perhubungan majikan dan pekerja. Perkara yang paling penting
dalam organisasi adalah bermula dari seorang ketua atau pemimpin. Pemimpin ibarat nakhoda
sebuah kapal yang akan mengemudi kapal dan anak kapal menuju destinasi yang sama dan
menghadapi gelora dan ombak badai. Setiap ketua memainkan peranan yang penting dalam
mencorakkan sistem di dalam organisasi. Di saat ni banyak faktor-faktor kakitangan bawahan
yang tidak berpuas hati dengan sistem pentadbiran yang dicorakkan oleh pegawai atasan.
Contohnya ada kakitangan yang sanggup membunuh diri kerana tidak tahan dengan tekanan
yang diberikan oleh pegawai / majikan. Tekanan di tempat kerja punca masalah mental makin
parah. Justeru itu, penulisan ilmiah ini akan memfokuskan kepada pandangan kakitangan
bawahan terhadap kepimpinan pegawai atasan dalam sesebuah organisasi.

49 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

2.0 DEFINISI KEPUASAN KERJA
Vroom (1964) telah mendefinisikan kepuasan kerja sebagai orientasi individu yang positif
terhadap peranan pekerjaan yang dipegang pada satu-satu masa. Peranan pekerjaan yang
dimaksudkan ialah bidang pekerjaan yang disukai atau diminati berbanding dengan bidang
pekerjaan yang dilakukan kerana terpaksa dan yang tidak disukai. Menurut Blum dan Naylor
(1986) kepuasan kerja adalah hasil daripada pelbagai sikap yang dimiliki oleh seseorang pekerja
terhadap pekerjaannya. Porter dan Lawler (1967) menyatakan prestasi kerja ialah kejayaan
seseorang itu mencapai peranannya hasil daripada sesuatu tingkahlakunya. Robbins (1993) pula
mendefinisikan prestasi kerja dalam sesuatu organisasi sebagai kebolehan seseorang untuk
mencapai matlamat yang ditetapkan oleh organisasi. Arifin Zainal (1985) mendapati prestasi
kerja sebagai tahap pencapaian seseorang pekerja dalam melakukan sesuatu kerja yang telah
ditugaskan. Secara definisi operasi, prestasi kerja di organisasi kajian dinilai dari segi kehadiran,
penglibatan, kecekapan, kepimpinan, tanggungjawab dan sebagainya. Penilaian prestasi pekerja
sama ada mempunyai prestasi tinggi atau rendah adalah berdasarkan jumlah markah yang
diperolehi daripada soal selidik penilaian prestasi yang diadaptasikan daripada soal selidik yang
direka oleh Fatimahwati Halim dan Iran Herman (1997).

3.0 PANDANGAN KAKITANGAN BAWAHAN TERHADAP MAJIKAN
Kakitangan bawahan merupakan golongan yang terbesar di dalam sesuatu organisasi. Tanpa
mereka, keberkesanan organisasi akan terjejas. Pandangan serta pendapat mereka perlu diambil
kira bagi memastikan organisasi mampu memberi perkhidmatan yang baik kepada rakyat.

3.1 Tiada komunikasi Dua Hala
Pace dan Faules (1994) menyatakan bahawa komunikasi dua hala jenis terbuka, jelas dan saling
mempercayai akan dapat mempengaruhi darjah komitmen seseorang pekerja terhadap
organisasinya. Ini adalah kerana apabila seseorang pekerja menerima maklum balas yang positif
tentang sifat pekerjaan di organisasi dan prestasinya dengan persetujuan pihak atasan,
seseorang pekerja itu akan mempunyai darjah komitmen yang lebih tinggi terhadap pekerjaannya
dan organisasinya. Peningkatan darjah komitmen terhadap organisasi ini melibatkan proses
komunikasi ke bawah dari pihak atasan kepada pekerja bawahan. Selain itu, pekerja bawahan
juga akan meningkatkan darjah komitmen terhadap organisasi sekiranya maklumat yang jelas
berkaitan tentang tugas mereka.

Permasalahan yang biasa dihadapi dalam sesebuah organisasi, sebagai contoh dalam Bidang
Teknikal, pegawai atasan atau lebih mesra di panggil bos, sama sekali tidak sependapat dengan
kakitangan bawahan. Kakitangan bawahan tidak diberi peluang untuk mengemukakan pendapat
atau menyumbang cadangan dalam sesuatu tugasan. Akibat daripada tiada ruang dan peluang
dalam menyumbangkan idea, kakitangan bawahan akan merasa diri mereka tidak dihargai

50 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

walaupun mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang tertentu. Ibarat “boss is always right”
hanya pendapat bos sahaja digunapakai dalam melaksanakan sesuatu tugasan. Planty dan
Machover (1952) turut menyatakan, komunikasi dua hala, membolehkan pekerja diberi peluang
untuk mengemukakan persoalan atau menyumbangkan cadangan dalam urusan organisasi. Ini
melahirkan reaksi afektif yang positif seperti kepuasan kerja dan komitmen kepada organisasi di
kalangan pekerja. Maka, organisasi perlu menyediakan saluran komunikasi ke atas supaya
pekerja bawahan dapat memberi cadangan dan komen yang berguna kepada organisasi.

Rajah 3.1: Model Komunikasi menegak

Rajah 3.1 menunjukkan contoh model komunikasi menegak yang sering kali diaplikasikan di
organisasi di mana mempunyai hubungkait dengan kepentingan komunikasi dua hala di antara
pihak bawahan dan pihak atasan. Ia amat penting bagi memastikan sesuatu mesej atau
maklumat yang disampaikan antara kedua-dua pihak dapat dicapai dengan jelas. Sanborn (1961)
telah menjalankan kajian berkenaan komunikasi dua hala ini di mana menunjukkan satu pertiga
daripada pekerja yang dikaji tidak mempersepsikan ketua mereka sebagai bersedia menerima
idea/cadangan pekerja. Kekurangan maklumat yang diterima oleh kakitangan bawahan akan
mempengaruhi kepuasan kerja. Dalam bidang teknikal yang memerlukan pengamatan dan
penelitian kerja di lapangan yang memerlukan kerjasama di antara bos dan kakitangan bawahan.
Seringkali kita dengar, bos hanya mengarahkan kakitangan bawahan untuk melaksanakan kerja
ditapak tanpa penglibatan dari pihak bos. Ia sama sekali mengundang rasa geram dan marah
terhadap majikan. Sekiranya berlaku apa-apa diluar jangka pada ketika itu, kakitangan bawahan
tidak boleh membuat keputusan serta merta memandangkan keputusan hanya boleh dibuat oleh
pihak atasan.

Ada juga majikan yang tidak menghargai setiap tugasan yang dihasilkan oleh pekerja. Ada
pekerja yang bermati-matian dalam menyiapkan tugasan kerja dalam tempoh yang diberikan
tetapi tidak dipandang endah oleh majikan dan seterusnya memberikan komen yang
menjatuhkan semangat dan moral. Ada juga majikan yang bijak memanipulasikan hasil kerja
pekerja dengan mengatakan itu adalah hasil kerja sendiri. Pujian daripada penyelia boleh dilihat

51 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

sebagai sejenis pengiktirafan kepada pekerja yang melakukan kerjanya dengan baik. Setiap
individu berharap dirinya dipuji setimpal dengan usaha dan kejayaan yang dicapai semasa
melakukan tugas. Ini selaras dengan pendapat Locke (1976) yang menyatakan bahawa ganjaran
yang terjelma dalam bentuk pengiktirafan boleh menghasilkan kepuasan kerja.

3.2 Ketidakpercayaan pada kakitangan bawahan
Ketidakpercayaan seseorang ketua kepada kakitangan bawahannya dalam memberi tugasan
tertentu boleh mengakibatkan konflik yang lebih dahsyat dan berbahaya. Sebagai contoh
seorang bos duduk di sebelah staf bawahan ketika melaksanakan sesuatu kerja dan
memeriksa setiap kerja dengan terperinci. Ini tentunya merimaskan staf bawahan seolah – olah
tidak percaya pada kebolehan pekerjanya sendiri. Menurut Lokman dan Hamidon (2007)
kepercayaan kepada organisasi dilihat sebagai sumbangan penting kepada keberkesanan
organisasi. Ini kerana jika tidak ada elemen kepercayaan, ianya tidak dapat

mencapai matlamat organisasi kerana faktor kepercayaan yang kurang antara pemimpin dan
kakitangan bawahan. Di samping itu, jika tidak ada kepercayaan, gejala konflik dan fitnah akan
lebih menular kerana kurangnya kepercayaan dalam organisasi. Dalam jangka masa panjang,
jika tidak ada unsur kepercayaan ianya menjadikan kecekapan organisasi sukar dicapai. Namun
begitu, kepercayaan dalam memberi tugasan dan tanggungjawab kepada pengikut dilihat amat
perlu dalam membentuk hubungan dan kerjasama yang efektif dan komunikasi yang terbuka
dalam sebuah organisasi. Secara keseluruhan, kepercayaan dilihat sebagai petanda awal dalam
mengukur penerimaan proses kepemimpinan dalam sesebuah organisasi, malah yang lebih
penting memperlihatkan kesanggupan satu pihak kepada pihak yang lain berasaskan kepada
kepercayaan bahawa pihak lain lebih cekap, boleh dipercayai, terbuka dan mengambil berat
(Tschannen-Moran 2003; Misha1996).

3.3 Tidak kompeten dalam sesuatu bidang tugas
Di dalam sesebuah organisasi, tidak semua kakitangan yang mahir atau pakar dalam
melaksanakan tugasan yang diberikan oleh majikan. Terdapat juga kakitangan yang masih kabur
dalam melaksanakan tugasnya dan mengharapkan orang lain membantu dalam menyelesaikan
tugasan tersebut. Di saat sesuatu tugasan tidak dapat disempurnakan dengan sempurna timbul
pula pelbagai masalah di tempat kerja. Salah satunya adalah konflik di antara kakitangan
bawahan dan pegawai atasan. Ketidakjelasan tanggungjawab antara kakitangan bawahan dan
pegawai atasan tidak jelas dan menyebabkan kegagalan pencapaian sesuatu matlamat. Selain
itu, pegawai atasan yang tidak kompeten dalam melaksanakan sesuatu tugasan juga merupakan
faktor kegagalan sesebuah organisasi. Mereka mengagihkan tugasan dan bergantung

52 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

sepenuhnya kepada kakitangan bawahan. Kebanyakkan mereka hanya mementingkan hasil
semata-mata tanpa menghiraukan kesusahan atau kepayahan kakitangan dalam menyelesaikan
tugasan bersendirian. Kebergantungan sepenuhnya kepada kakitangan bawahan menjadi
elemen tanggapan di mana “bos tidak boleh pakai”.
Permasalahan yang sering timbul, misalnya dalam bidang teknikal, pegawai yang di tempatkan
di sesuatu organisasi terlalu lama di sesuatu unit/ bahagian. Apabila sudah selesa di
unit/bahagian tersebut, mereka bersikap bossy. Apa yang mereka tahu, tugasan perlu dihantar
dan disiapkan pada tarikh yang ditetapkan tanpa membantu memberikan maklumat yang
sepatutnya. Disamping itu juga, pegawai atasan yang tidak berkemahiran dalam menyelesaikan
masalah di tempatkan di bahagian-bahagian yang kritikal di mana memerlukan penelitian yang
serius. Dengan tiadanya maklumat yang jelas dari pegawai atasan kakitangan bawahan akan
mengeluh dan berhenti separuh jalan. Hasil tugasan juga kurang bermutu kerana tugasan yang
terpaksa dilakukan secara sambil lewa dan perlu menyelesaikan tugasan secara bersendirian.
Pernyataan ini disokong oleh penulisan oleh (Aiman I.: 2007) masalah kekurangan maklumat
selalu terjadi dalam sesebuah organisasi. Ini kerana komunikasi yang lemah antara bahagian
atau individu itu sendiri yang gagal menguruskan maklumat tersebut. Pengurusan maklumat yang
lemah menjejaskan mutu kerja dan akhirnya gagal mencapai matlamat yang ditetapkan. Apabila
berlaku kegagalan tersebut konflik yang telah terjadi akan menjadi lebih buruk dalam organisasi
tersebut. Ia hanya akan membawa kepada tindakan yang lebih buruk bagi menunjukkan
ketidakpuasan hati kakitangan bawahan.

3.4 Bebanan tugas kerja yang melampau
Tempoh kerja yang panjang serta bebanan kerja di luar kemampuan jasmani merupakan antara
punca yang boleh mempengaruhi masalah kepuasan kerja seseorang. Pada kebiasanya, majikan
memberikan tugasan kepada sesorang pekerja tanpa melihat kemampuan diri pekerja itu sendiri.
Apabila seseorang itu dibebankan dengan kerja di luar kemampuannya, berkemungkinan pekerja
itu akan mengalami stress dan sekaligus akan menjadikan pekerja itu kurang proaktif. Produktiviti
pekerja akan menjunam teruk jika diberikan kerja melebihi 40 jam seminggu. Pernyataan ini
disokong oleh kajian dari Brinson & Benoit, 1999 mendapati bahawa beban kerja atau “terpaksa
bekerja dengan kuat” merupakan punca utama stress.

Isu lain yang sering menjadi permasalahan yang melibatkan bebanan tugasan kerja yang
melampau ini adalah pekerja dipertanggungjawabkan atas masalah yang dilakukan oleh orang
lain. Perkara – perkara seperti ini menyebabkan pekerja menjadi muak dan terasa terbeban
dengan masalah yang dipertanggungjawabkan. Kerja hakiki yang dipertanggungjawabkan pun
belum diselesaikan, inikan pula perlu menanggung bebanan orang lain. Perasaan sebegini
menyebabkan pekerja berasa tertekan dan berasa sakit hati. Pihak majikan akan mengarahkan
orang yang dirasakan mampu melaksanakan kerja tanpa menghirau tahap bebanan kerja sedia

53 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

ada. Sikap membodek majikan juga merupakan aspek yang sering diperkatakan oleh kakitangan
bawahan terhadap majikan. Sekiranya ada pekerja lain yang menjadi kegemaran, kerja-kerja
yang berat tidak akan dipertanggungjawabkan oleh pekerja tersebut. Majikan akan mengarahkan
pekerja lain untuk melaksanakan kerja berkenaan.

4.0 RUMUSAN / KESIMPULAN
Ilmu dalam mengemudi sesuatu nakhoda kapal ini amat penting bagi setiap ketua atau pemimpin
dalam mendapatkan kehormatan dan keyakinan pekerja. Majikan yang ada hubungan yang baik
dengan kakitangan selalunya mampu memupuk sikap yang baik dalam organisasi. Mereka
bersama – sama memupuk budaya mementingkan kerjasama dan perhubungan yang baik di
antara majikan dan kakitangan. Menjadi satu kelebihan apabila majikan mempunyai pekerja yang
baik dari mereka, yang mana pekerja tersebut dapat membantu untuk memudahkan urusan kerja
dan tugasan harian. Sekiranya kakitangan bawahan lebih pandai dari majikan, janganlah pula
majikan buat – buat pandai, dan kakitangan bawahan pula nak menyombong diri. Bersama –
sama berusaha mempelajari dan melengkapi antara satu sama lain bagi mengekalkan hubungan
yang baik di antara satu sama lain sekaligus mampu mencapai setiap objektif bagi organisasi.

RUJUKAN Pekerja dan Pekerjaan. Pendekatan Psikologi Personel. Petaling
Arifin Hj. Zainal (1985).

Jaya. Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Brinson, S.L., & Benoit, W. L. (1999). The tarnished star: Restoring Texaco’s damaged
public image. Communication Quarterly, 12, 483-510.

Fatimah Wati Halim dan Iran Herman, (1997). Nilai kerja dan hubungannya dengan prestasi
kerja dan kualiti kehidupan bekerja. Satu kajian perbandingan di antara sektor awam dan
sektor swasta. Kertas Penyelidikan, Universiti Kebangsaan Malaysia.

Harcot, J., Krizan, A.C. & Merrier, P. (1996). Business Communication. Ed. Ke 3. Ohio:
South-Western Educational Publishing.

Locke E.A., (1976). The Nature and Causes of Job Satisfaction, dalam M.D. Dunnette (ed).
Handbook of Industrial and Organizational Psychology. Chicago: Rand Mc Nally

Lokman Mohd Tahir dan Hamidon A. Rahman, (2007) Tahap kepercayaan guru besar
terhadap guru: Satu penilaian in: The 5th ASEAN Symposium on Educational
Management and Leadership (ASEMAL 5), 18-19 August 2007, Legend Hotel, Kuala
Lumpur.

54 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Mishra, A.K. (1996) Organizational Responses to Crisis: The Centrality of Trust. In: Kramer,
R.M. and Tyler, T.R., E., Eds., Trust in Organizations, Sage, Thousand Oaks, 261-
287.

R.Kramer dan T. Tyler (1995). Trust in organization. Thousand Oaks: Sage.
Pace, R.W. & Faules, D.F. (1994). Organization Communication. Ed. Ke 3. Englewood Cliffs.

New Jersey: Prentice-Hall.
Porter, L.W. & Lawler, E.e. (1967). The effect of performsnce and occupational level.

Personel Journal 52: 94-100.
Robbins, S.P. (1993). Organizational behavior: concepts, controversies and application. New

Jersey: Prentice-Hall.
Sanborn, G.C. (1961). An analytical study of oral communication. Pratices in a nationwide

retail sale organizational. Disertai Ph.D. Purdue University. Lafayatte.
Schein, E. (1970). Organizational psychology. New Jersey : Prentice-Hall.
Tschannen- Moran, Megan. 2003. Fostering Organizational Citizenship Behavior in

Schools: Transformational Leadership and trust.
Vroom, V.H. (1964). Work and Motivation. New York: John Willey and Sons.

https://aminidris.wordpress.com/2007/04/18/10-kesilapan-besar-pemimpin-dan-
pengurus-organisasi/

55 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

IMPAK PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) TERHADAP
PRODUKTIVITI KERJA : SATU KAJIAN TINJAUAN DI KOLEJ KOMUNITI SARIKEI DAN

KOLEJ KOMUNITI CAWANGAN SIBU

Nor Azreen Binti Ayub 1, Khalid Bin Sepawi 2
Kolej Komuniti Cawangan Sibu¹,²

[email protected] 1, [email protected] 2

ABSTRAK

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) merupakan salah satu usaha daripada Unit Pemodenan
Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) bagi memperkasakan perkhidmatan sektor
awam di Malaysia. EKSA merupakan penambahbaikan bagi Amalan 5S yang memfokuskan kepada imej
korporat di jabatan dan mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif. Sehubungan itu, pihak pengurusan
Kolej Komuniti Sarikei telah melaksanakan EKSA secara dalaman bermula pada bulan Januari tahun 2020
sebagai usaha untuk meningkatkan mutu dan kualiti perkhidmatan serta mewujudkan suasana kerja yang
lebih selesa. Justeru, kajian ini dijalankan bagi menilai tahap kepuasan warga Kolej Komuniti Sarikei dan
Kolej Komuniti Cawangan Sibu terhadap pelaksanaan EKSA dan impaknya terhadap produktiviti kerja.
Kajian ini menggunakan kaedah kuantitatif iaitu melalui borang soal selidik. Sampel kajian terdiri daripada
28 orang kakitangan Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu. Data dianalisis
menggunakan perisian Statistical Package for The Social Science (SPSS) versi 20.0. Hasil kajian
menunjukkan bahawa warga Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu berpuas hati
dengan pelaksanaan EKSA secara dalaman yang telah dilaksanakan dan bersetuju bahawa pelaksanaan
EKSA memberi impak yang positif terhadap produktiviti kerja. Penyelidik berharap agar hasil daripada
kajian ini mampu membantu jabatan dalam meneruskan pelaksanaan EKSA ini sekaligus meningkatkan
mutu perkhidmatan jabatan.

Kata kunci: Impak, Ekosistem Kondusif Sektor Awam, Produktiviti Kerja

PENGENALAN
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) merupakan satu inisiatif daripada pihak Unit
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan (MAMPU) sebagai usaha untuk
memperkasakan perkhidmatan sektor awam di Malaysia. EKSA telah diperkenalkan pada bulan
Januari 2014 yang merupakan penjenamaan semula bagi Amalan 5S Sektor Awam. EKSA yang
diperkenalkan merupakan penambahbaikan Amalan 5S Sektor Awam dengan menyokong
kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Antara objektif penjenamaan semula
EKSA ialah bagi mengetengahkan imej korporat di jabatan, menggalakkan kreativiti, inovasi dan
amalan hijau (Go Green), memenuhi kepelbagaian dalam agensi dan mewujudkan persekitaran
yang lebih kondusif.

56 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Antara faedah pelaksanaan amalan EKSA ini ialah dapat mewujudkan persekitaran tempat kerja
yang bersih, kemas dan rapi. Selain itu, amalan ini juga dapat meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan pengurusan serta meningkatkan imej organisasi. Tambahan pula, dengan
pelaksanaan amalan EKSA yang optimum mampu mengurangkan pembaziran yang sering
berlaku melalui amalan Go Green sekaligus menjana idea kreatif dalam kalangan kakitangan di
sesebuah organisasi. Disiplin kakitangan turut dapat ditingkatkan melalui pelaksanaan EKSA.

Secara umumnya, EKSA merupakan satu teknik pembersihan yang bertujuan mewujudkan
persekitaran yang berkualiti, sistematik dan lebih praktikal. Komponen utama dalam pelaksanaan
EKSA ini masih mengetengahkan konsep Amalan 5S yang ditambah baik, Noor Mohamad
(2017). Melalui amalan seumpama ini, tempat kerja akan menjadi lebih kondusif dan kemas
sepanjang masa.

PENYATAAN MASALAH
Pekerja merupakan aset terpenting bagi sesebuah organisasi atau jabatan. Produktiviti
seseorang pekerja menentukan halatuju dan matlamat sesebuah organisasi tersebut terlaksana
dan tercapai. Menurut Mohamad dan Abidin (2011), keselesaan bekerja mempengaruhi
komitmen individu terhadap organisasi. Bagi meningkatkan mutu dan kualiti perkhidmatan serta
mewujudkan suasana kerja yang lebih selesa, pihak pengurusan Kolej Komuniti Sarikei telah
mengambil langkah untuk melaksanakan EKSA secara dalaman bermula pada bulan Januari
tahun 2020 sekaligus menyokong usaha pihak Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti
(JPPKK) dalam melestarikan Pengurusan Lean (Lean Management).

Pelaksanaan EKSA secara dalaman ini dijalankan bagi membudayakan kakitangan Kolej
Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu tentang kepentingan kualiti. Menurut
Stephen dan Graeme (2004), kegagalan atau kejayaan pelaksanaan 5S tertakluk kepada
peranan dan budaya organisasi berkenaan. Oleh itu, pihak pengurusan tertinggi Kolej Komuniti
Sarikei telah melantik penyelaras Unit Persekitaran Kondusif bagi menguruskan pelaksanaan
EKSA secara dalaman.

Pelaksanaan EKSA secara dalaman telah dilaksanakan mengikut carta perbatuan yang
dirancang seperti Jadual 1 dan hanya memfokuskan aspek ruang kerja kakitangan dan bilik
pegawai. Berdasarkan Jadual 1, dapat dilihat bahawa satu (1) jawatankuasa Unit Persekitaran
Kondusif telah dibentuk pada bulan Januari dan satu (1) taklimat kesedaran EKSA telah
dilaksanakan bagi memberi pengetahuan kepada kakitangan mengenai EKSA. Selain itu, Unit
Persekitaran Kondusif turut mengadakan Pertandingan Amalan EKSA terbaik dan mengadakan
Audit Dalaman sebelum membentangkan laporan audit semasa Exit Conference.

57 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Oleh sebab itu kajian ini dijalankan bagi menilai sejauhmana pelaksanaan EKSA secara dalaman
ini mampu memberi impak yang positif terhadap produktiviti kerja kakitangan di Kolej Komuniti
Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu.

Jadual 1 : Carta Perbatuan Pelaksanaan EKSA Secara Dalaman di Kolej Komuniti Sarikei
dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu

BIL AKTIVITI BULAN
JAN FEB MAC OGOS SEPT

1. Membentuk jawatankuasa bagi Unit
Persekitaran Kondusif

2. Mengadakan taklimat kesedaran
EKSA kepada semua kakitangan

3. Mengadakan mini gotong royong

Mereka logo EKSA bagi Kolej
4. Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti

Cawangan Sibu

Mengadakan Pertandingan Amalan
EKSA Terbaik bagi tiga (3) kategori
5. iaitu Kategori Bilik Pegawai Terbaik,
Ruang Kerja Terbaik (Akademik) &
Ruang Kerja Terbaik (Pentadbiran)

6. Mengadakan Audit Dalaman
Membentangkan penemuan /

7. laporan audit semasa Exit
Conference

TUJUAN KAJIAN
Tujuan kajian ini dijalankan adalah seperti berikut :

i. Menilai tahap kepuasan warga Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan
Sibu terhadap pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

ii. Mengenal pasti impak pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
terhadap produktiviti kerja.

SOALAN KAJIAN
Persoalan kajian bagi kajian ini adalah seperti berikut :

i. Apakah tahap kepuasan warga Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan
Sibu terhadap pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)?

ii. Apakah impak pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) terhadap
produktiviti kerja

58 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

TINJAUAN LITERATUR
Terdapat beberapa kajian berkenaan pelaksanaan Amalan 5S dan EKSA yang telah dijalankan
seperti kajian jurang pelaksanaan 5S (Mohd Norhasni Mohd Asaad et al., 2013), kajian amalan
budaya kualiti amalan 5S (Mohammad, 2010), impak amalan 5S (“Laporan Kajian Terhadap
Impak Pelaksanaan Amalan 5S/QE di Jabatan Negeri dan Persekutuan Negeri Kelantan Tahun,”
2013) dan persepsi pelajar terhadap pelaksanaan EKSA di Kolej Komuniti Bandar Darulaman
(Mohd Shahril Mat Saat dan Mohd Syukur Azizan, 2016).

Menurut Vinod Kumar (2009), 5S merupakan asas bagi pelaksanaan Total Quality Management
(TQM) ataupun pengurusan kualiti. Nordin, Deros dan Wahab (2010) pula menyatakan bahawa
5S merupakan salah satu alatan Lean yang sering digunakan. Ia ditakrifkan sebagai lima (5)
perkataan bahasa Jepun untuk mengekalkan kebersihan dan mengendalikan persekitaran kerja
dan juga dikenali sebagai Housekeeping (Greene, 2002).

Amalan 5S atau EKSA ini wajar dilaksanakan di setiap organisasi bagi meningkatkan motivasi
pekerja untuk menjalankan tugas yang diberi. Kenyataan ini disokong oleh hasil kajian lepas
daripada Bayo – Moriones et al., (2010) yang membuktikan bahawa pelaksanaan 5S dapat
meningkatkan prestasi organisasi. Kejayaan peningkatan prestasi organisasi dalam sektor
industri telah mendorong sektor perkhidmatan awam melaksanakan amalan 5S (Mohd Norhasni
Mohd Asaad, Rushami Zien Yusoff & Sanny Sanuri, 2013)

Oleh itu, usaha murni pihak pengurusan bagi melaksanakan EKSA secara dalaman disokong
penuh oleh semua kakitangan bagi meningkatkan kualiti organisasi sekaligus meningkatkan
prestasi kerja kakitangan. Menurut Spector (1997), prestasi kerja yang baik dapat meningkatkan
produktiviti organisasi sekaligus dapat meningkatkan ekonomi negara. Sebaliknya, menurut
Azlinda Jaini (2013), pekerja yang kurang bermotivasi akan menyebabkan kelemahan di dalam
sistem pentadbiran di sesebuah organisasi. Ini kerana kurangnya komitmen semasa
menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan. Selain itu, budaya organisasi dan gaya
pengurusan turut merupakan faktor yang boleh mempengaruhi prestasi kerja (Denhardt, 1998).

Pekerja yang bertugas di pejabat menghabiskan kebanyakan masa mereka di dalam tempat
kerja. Justeru, persekitaran fizikal pejabat atau ruang kerja adalah penting untuk membangunkan
persekitaran kerja yang baik (Kamarulzaman et al, 2011). Sundstrom (1994) juga menyatakan
bahawa kebanyakan individu menghabiskan 50% daripada kehidupan mereka di dalam
persekitaran tertutup iaitu pejabat di mana keadaan ini amat mempengaruhi mental, status,
tindakan, kebolehan dan prestasi mereka.

59 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Justeru, berdasarkan kajian – kajian yang lepas dapat disimpulkan bahawa persekitaran kerja
yang selesa dan kondusif mempengaruhi produktiviti / kualiti kerja individu di sesebuah
organisasi.
KAEDAH / METODOLOGI
Kajian ini menggunakan kaedah kuantitatif iaitu berasaskan instrumen yang dikemukakan melalui
borang soal selidik yang diadaptasi daripada borang soal selidik Pelaksanaan Sistem
Persekitaran Berkualiti (QES/5S) di Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia (2018).
Instrumen kajian yang digunakan ialah melalui soal selidik yang mengandungi empat (4) item
untuk mengenal pasti demografi responden (Bahagian A) dan 11 item (Bahagian B) yang dinilai
menggunakan skala Likert pengukuran 5 julat. Sangat Tidak Bersetuju (STB) bersamaan 1, Tidak
Bersetuju (TB) bersamaan 2, Neutral (N) bersamaan 3, Bersetuju (B) bersamaan 4 dan Sangat
Bersetuju (SB) bersamaan 5. Soal selidik dipilih kerana responden boleh memberikan jawapan
yang lebih tepat kerana mereka tidak perlu berhadapan dengan penyelidik semasa menjawab
soalan.
Populasi kajian terdiri daripada kakitangan Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan
Sibu. Terdapat seramai 30 orang kakitangan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan
Sokongan secara keseluruhannya di Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu.
Sebanyak 28 soal selidik telah diedarkan kepada responden berdasarkan jadual penentuan saiz
sampel oleh Krejcie dan Morgan (1970).

Rajah 1 : Jadual Penentuan Saiz Sampel Krejcie dan Morgan (1970)

60 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Berdasarkan Rajah 1, saiz sampel yang berpadanan dengan populasi 30 orang ialah 28 sampel.
Sampel bagi kajian ini adalah secara pensampelan tidak rawak jenis bertujuan kerana hanya
melibatkan kakitangan di Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu.

ANALISIS DATA
Pengutipan data kajian daripada soal selidik dianalisis menggunakan perisian Statistical Package
for The Social Science (SPSS) versi 20.0. Kekerapan, min dan peratusan digunakan untuk

membincangkan dapatan kajian.

Jadual 2 : Jadual Penentuan Skor Purata (min)

Nilai Min Penerangan
1.0 – 2.33 Rendah
2.34 – 3.67
3.68 – 5.00 Sederhana
Tinggi

Penentuan skor purata (min) terhadap soalan soal selidik bahagian B adalah seperti Jadual 2.
Data akan dianalisis melalui jadual yang diperolehi dari perisian SPSS dan jadual dapatan kajian
akan diterbitkan.

DAPATAN KAJIAN
8.1 Demografi
Sebanyak 28 soal selidik yang telah diedarkan kepada responden. Data analisis bagi bahagian
demografi boleh dilihat melalui Jadual 3.

Jadual 3 : Demografi Responden Berdasarkan Kekerapan dan Peratusan

Demografi Kekerapan Peratus (%)

Jantina Lelaki 12 42.9
Perempuan 16 57.1
Umur 25 – 30 tahun 6 21.4
31 – 35 tahun 8 28.6
Pengalaman 36 – 40 tahun 12 42.9
Bekerja 41 tahun ke atas 2 7.1
kurang daripada 5 tahun 8 28.6
Kumpulan 5 – 10 tahun 7 25.0
Perkhidmatan 11 – 20 tahun 13 46.4
lebih daripada 20 tahun 0
Pengurusan dan 0
20
Profesional 71.4
Kumpulan Sokongan 8
28.6

61 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Merujuk kepada Jadual 3, kajian mendapati jumlah responden lelaki adalah seramai 12 orang
(42.9%) dan responden perempuan adalah seramai 16 orang (57.1%). Kebanyakan responden
berumur antara 36 – 40 tahun (42.9%) dan hanya 2 orang sahaja yang berusia 41 tahun dan
keatas (7.1%). Majoriti responden mempunyai pengalaman bekerja selama 11 – 20 tahun
(46.4%) manakala selebihnya kurang daripada 5 tahun pengalaman (28.6%), dan mempunyai
pengalaman bekerja selama 5 – 10 tahun (25%). Manakala bagi kumpulan perkhidmatan pula,
majoriti responden adalah dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (20 orang) dan selebihnya
seramai 8 orang adalah merupakan Kumpulan Sokongan.

8.2 Tahap Kepuasan Warga Kolej Terhadap Pelaksanaan EKSA

Jadual 4 : Tahap Kepuasan Warga Kolej Terhadap Pelaksanaan EKSA

N Mean Std.

Deviation

Saya berpuas hati dengan susunan peralatan / 28 3.57 .836
barangan di ruang kerja saya
Saya berpuas hati dengan susunan fail di ruang kerja 28 3.71 .854
saya
Saya berpendapat masa carian peralatan / barangan 28 3.79 .876
lebih pantas berbanding sebelum sistem Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) secara dalaman 28 3.82 .670
dilaksanakan di bahagian saya 3.72
Saya berpuas hati dengan susun atur ruang kerja di
bahagian saya
Valid N (listwise)
Purata Skor Min

Jadual 4 menunjukkan skor min yang diperoleh daripada empat (4) item bagi mengenal pasti
tahap kepuasan warga kolej terhadap pelaksanaan EKSA. Skor min menunjukkan bagi item yang
pertama berada pada tahap sederhana iaitu 3.57 manakala skor min bagi item yang kedua, ketiga
dan keempat berada pada tahap tinggi iaitu 3.71 hingga 3.82. Sementara itu, purata skor min bagi
pembolehubah tahap kepuasan warga kolej terhadap pelaksanaan EKSA menunjukkan skor yang
tinggi iaitu 3.72.

62 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

8.3 Impak Pelaksanaan EKSA terhadap Produktiviti Kerja

Jadual 5 : Impak Pelaksanaan EKSA terhadap Produktiviti Kerja

N Mean Std.

Deviation

Saya berpendapat susun atur ruang kerja di bahagian 28 4.00 .816
saya dapat meningkatkan semangat untuk bekerja
Saya berpendapat susun atur ruang kerja di bahagian 28 4.04 .881
saya dapat meningkatkan kualiti kerja
Saya berpendapat kualiti kerja saya telah meningkat 28 4.14 .756
setelah sistem Ekosistem Kondusif Sektor Awam
(EKSA) secara dalaman dilaksanakan 28 4.43 .573
Saya berpendapat kebersihan ruang kerja memberikan
impak yang positif ke atas kualiti kerja saya 28 4.46 .576
Saya bersetuju bahawa tahap kesihatan seseorang
pekerja akan lebih baik sekiranya bekerja di 28 4.50 .577
persekitaran yang bersih dan kondusif
Saya berpendapat bahawa pelaksanaan Ekosistem 28 4.36 .621
Kondusif Sektor Awam (EKSA) secara dalaman ini
merupakan perubahan yang baik untuk bahagian dan 28
jabatan saya secara keseluruhannya 4.28
Saya berpendapat bahawa pelaksanaan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) secara dalaman dapat
meningkatkan produktiviti bahagian dan jabatan saya
secara keseluruhannya

Valid N (listwise)
Purata Skor Min

Seterusnya, bagi item yang kelima hingga 11 yang ditunjukkan dalam Jadual 5 merupakan soalan
mengenai produktiviti pekerja. Kesemua tujuh (7) item ini menunjukkan skor min yang tinggi iaitu
antara 4.00 hingga 4.50. Purata skor min bagi 7 item ini ialah 4.28.

PERBINCANGAN
Untuk menjawab persoalan kajian, pengkaji akan melihat kepada dua pembolehubah yang tidak
bersandar iaitu tahap kepuasan warga kolej terhadap pelaksanaan EKSA dan impak
pelaksanaan EKSA kepada produktiviti kerja.

63 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

9.1 Apakah Tahap Kepuasan Warga Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan
Sibu terhadap pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)?

Berdasarkan Jadual 3, didapati bahawa skor min bagi item yang pertama berada pada tahap
sederhana. Ini kerana terdapat peralatan yang ditetapkan oleh penyelaras Unit Persekitaran
Kondusif dan warga kolej hanya dibenarkan meletakkan perhiasan / peralatan mengikut had
yang dibenarkan. Skor min bagi item susunan fail di raung kerja, menjimatkan masa carian dan
tahap kepuasan terhadap susun atur ruang kerja menunjukkan min yang tinggi iaitu masing –
masing sebanyak 3.71, 3.79 dan 3.82. Ini menunjukkan bahawa warga kolej berpuas hati
dengan pelaksanaan EKSA secara dalaman di ruang kerja masing – masing.
Walaubagaimanapun, purata min bagi semua item untuk pembolehubah yang pertama berada
pada tahap tinggi.

9.2 Apakah impak pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) terhadap
produktiviti kerja?

Berdasarkan Jadual 4, didapati bahawa kesemua item menunjukkan skor min pada tahap yang
tinggi. Item bagi susun atur ruang kerja meningkatkan semangat untuk bekerja (4.00)
menunjukkan nilai yang lebih rendah berbanding item lain. Walaubagaimanapun, skor ini masih
berada pada tahap tinggi. Item yang menunjukkan skor tertinggi ialah item yang ke 10. Item ini
menunjukkan skor sebanyak 4.50. Ini menunjukkan bahawa majoriti responden bersetuju
bahawa pelaksanaan EKSA merupakan perubahan yang baik kepada bahagian dan jabatan
secara keseluruhannya. Responden juga turut bersetuju bahawa pelaksanaan EKSA dapat
meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya berdasarkan skor min sebanyak 4.36.
Kenyataan ini turut disokong oleh Dessler (2000) yang menyatakan bahawa komitmen kepada
organisasi merupakan hubungan dan sikap positif pekerja terhadap sikap yang menggambarkan
kepercayaan, keyakinan, dan kesungguhan pekerja menerima nilai dan matlamat organisasi.
Oleh itu, jawapan kepada persoalan kajian yang kedua telah dicapai dengan menyimpulkan
bahawa pelaksanaan EKSA memberi impak yang positif terhadap produktiviti kerja warga Kolej
Komuniti Sarikei dan Kolej Komuniti Cawangan Sibu.

RUMUSAN / KESIMPULAN
Hasil kajian yang dijalankan menunjukkan dengan jelas bahawa pelaksanaan EKSA memberikan
impak yang positif terhadap produktiviti kerja dan rata-rata warga Kolej Komuniti Sarikei dan Kolej
Komuniti Cawangan Sibu berpuas hati dengan pelaksanaan EKSA di jabatan. Kajian ini turut
memberikan maklumat berguna kepada pihak pengurusan dan Unit Persekitaran Kondusif untuk
membuat penambahbaikan pada masa akan datang.

64 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Berdasarkan kepada kajian yang telah dibuat, didapati bahawa hasil dapatan telah menjawab ke
semua persoalan kajian. Untuk persoalan pertama, hasil dapatan menunjukkan warga kolej
berpuas hati dengan pelaksanaan EKSA manakala bagi persoalan yang kedua, warga kolej
bersetuju bahawa pelaksanaan EKSA memberikan impak yang positif terhadap produktiviti kerja.
Kedua – dua pembolehubah ini menunjukkan purata skor min pada tahap tinggi.

Sepanjang kajian dijalankan, beberapa limitasi telah dihadapi oleh pengkaji. Ini kerana kurangnya
sumber rujukan daripada kajian – kajian terdahulu yang mengkaji tentang impak produktiviti kerja
terhadap pelaksanaan EKSA atau 5S. Penyelidik berharap agar hasil daripada kajian ini mampu
membantu jabatan dalam meneruskan pelaksanaan EKSA secara berterusan sekaligus
meningkatkan mutu perkhidmatan jabatan.

RUJUKAN
Azlinda Binti Jaini (2013). A Study On the Factors That Influence Employees Job

Satisfaction at Scope International (M) Sdn. Bhd. UITM Shah Alam: Disertasi. Sarjana.

Bayo-Moriones, A., Bello-Pintado, A., & Cerio, J. M. D. d. (2010). 5S use in
manufacturing plants: contextual factors and impact on operating performance.
International Journal of Quality & Reliability Management, 27(2), 230.

Denhart. (1998), Manajemen Personalia. PT. Gelora Aksara: Jakarta.

Dessler, Gary. (2000) Human Resource Management London : Improving Work Group a
Practical Manual For Team Building California: Pfeiffer & Company

Greene, B. M. (2002). A Taxonomy of The Adoption of Lean Production Tools and
Techniques. Ph.D., The University of Tennessee, United States.

JPA. (2012). Borang Soal Selidik QES 5S.
Diakses daripada
https://docs.jpa.gov.my/docs/pelbagai/Sudut_QES_5S/Audit_Dalaman_QES_JPA/BOR
ANG%20SOAL%20SELIDIK%20QES.pdf

Kamarulzaman, N., Saleh, A. A., Hashim, S. Z., & Hashim, H. (2011). Procedia
Engineering An Overview of the Influence of Physical Office Environments
towards Employees.

Krejcie, R.V., & Morgan, D.W., (1970). Determining Sample Size for Research
Activities. Educational and Psychological Measurement

65 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Laporan Kajian Terhadap Impak Pelaksanaan Amalan 5S/QE di Jabatan Negeri dan
Persekutuan Negeri Kelantan Tahun. (2013).
Diakses daripada
http://www.mimet.edu.my/qe5s/images/2014/12/2014-12-19_kajian.pdf

Mohd Norhasni Mohd Asaad, Rushami Zien Yusoff & Sanny Sanuri (2013). Analisa
Jurang Pelaksanaan Amalan 5S Kajian Kes Jabatan Pentadbiran di Universiti Utara
Malaysia (UUM). International Journal of Business and Technopreneurship. 3(1), 141 –
159.

Mohamad, M., & Abiddin, N. Z. (2011). Hubungan Budaya Organisasi dan Sub Budaya
Terhadap Komitmen Pekerja. Dinamika Sosial Ekonomi, 7(1), 79-85.

Mohd Shahril Mat Saat, & Mohd Syukur Azizan. (2017). Persepsi Pelajar Elektrik Sesi
Mac 2016 Terhadap Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Bengkel
Elektrik Kolej Komuniti Bandar Darulaman. 6th National Conference in Education
Technical and Vocational in Education and Training (NCiE-TVET). Paper ID 1155, 668–
680.

Nordin, N., Deros, B. M., & Wahab, D. A. (2010). A Survey on Lean Manufacturing
Implementation in Malaysian Automotive Industry. International Journal of Innovation,
Management and Technology, 1(4).

Shakil Hameed, N.M. (2017). Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) : Perkongsian
Amalan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Universiti Putra Malaysia. Seminar
PRAGMATIS USIM 2.0.

Spector, P.E. (1997). Job Satisfaction: Application, Assessment, Causes and
Consequences. Thousand Oaks, California: Sage Publications.

Stephen, J. W., & Graeme, K. (2004). An investigation into Japanese 5-S
practice in UK industry. The TQM Magazine, 16(5), 347.

Sundstrom, E., Town, J.P., Rice, R.W., Osborn, D.P. and Brill, M. (1994), Office Noise,
Satisfaction, and Performance. Environment and Behavior, 26(2), pp. 195-222.

Vinod Kumar, K. (2009). 5 "S" and TQM status in Indian organizations. TQM
Journal, 21(5), 486.

66 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

KEBERKESANAN
TAKLIMAT PENILAIAN & PEPERIKSAAN
TERHADAP PELAJAR KOLEJ KOMUNITI TANGGA BATU (KKTB)

SESI JUN 2020

Salfarina Binti Abdul Sukor1, Hamidah Noor Bin Md Yusoh2
Kolej Komuniti Tangga Batu Melaka, Politeknik Merlimau Melaka

Abstrak
Kajian ini bertujuan untuk mengenal pasti tahap kepuasan responden terhadap kemudahan yang
disediakan sepanjang Taklimat Penilaian dan Peperiksaan yang dilaksanakan. Tinjauan juga
dijalankan bagi mengetahui tahap kepuasan responden terhadap kandungan Taklimat
peperiksaan dan keberkesanan Taklimat tersebut dilaksanakan. Selain itu, kajian ini dapat
menentukan penilaian tahap kepuasan responden terhadap Penceramah Taklimat Peperiksaan.
Kajian ini dijalankan ke atas pelajar-pelajar aktif bagi Sesi Jun 2020 seramai 39 orang pelajar di
Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka dengan menggunakan intrumen soal selidik secara maya
melalui Google Form. Walaubagaimanapun, seramai 22 orang pelajar telah dipilih menjadi
sampel kajian. Berdasarkan hasil kajian, didapati bahawa. bahawa responden yang mewakili
64% berpuas hati dengan lokasi taklimat yang dijalankan. Sebanyak 73% bersetuju bahawa
objektif taklimat telah berjaya dicapai melalui kandungan taklimat yang disediakan. Manakala
sebanyak 77% responden bersetuju dengan kaedah penyampaian taklimat oleh penceramah
dari Unit Peperiksaan. menangani yang sesuai dapat dikenal pasti untuk mengurangkan pelajar
hilang tumpuan dalam kelas di samping dapat meningkatkan keberkesanan proses P&P. Selain
itu, diharapkan dapat dijadikan sebagai satu panduan untuk kajian dan seterusnya pada masa
akan datang. Adalah diharapkan kajian ini dapat dijadikan panduan untuk pelajar bagi
memperkasa penilaian dan peperiksaan mereka.Selain itu kajian ini dapat membantu Pegawai
Peperiksaan untuk menambah nilai terhadap penyampaian Taklimat Penilaian dan Peperiksaan.

Kata kunci: Penilaian, Taklimat, Keberkesanan peperiksaan

67 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

1.0 Pengenalan
Proses pendidikan di negara kita dikategorikan kepada tiga komponen utama iaitu pengajaran,
pentaksiran dan pembelajaran di mana, ketiga-tiga komponen ini bertindak saling membantu bagi
membentuk hasil pengajaran dan pembelajaran yang optimum (Afinde, 2016). Ini menunjukkan
pemahaman pelajar tentang proses pengajaran dan pembelajaran khususnya kepada penilaian
dan peperiksaan adalah amat penting. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, taklimat
bermaksud penerangan ringkas tentang sesuatu perkara, mentaklimatkan memberikan
penerangan atau arahan yang perlu secara ringkas tentang sesuatu perkara. Dalam konteks
penilaian dan peperiksaan taklimat menyeluruh perlu diberikan kepada pelajar agar mereka
dapat membuat pilihan betul dan tepat. Dalam konteks dunia pendidikan, proses dan peperiksaan
membabitkan banyak perkara kerana terangkum di dalamnya proses ”ujian”, peperiksaan,
pengukuran yang bertujuan untuk melihat kemampuan pelajar menguasai apa yang telah
dipelajari di dalam kelas. Phopham (1975) menafsirkan penilaian yang sistematik mestilah
mengandungi satu tafsiran yang formal tentang nilai fenomena pendidikan. Secara keseluruhan,
penilaian pendidikan mencakupi aspek-aspek seperti hasil pengajaran, program pengajaran dan
matlamat ke arah usaha pengajaran itu ditentukan. Kepelbagaian kaedah penyampaian
pengajaran dan penilaian merupakan komponen yang penting untuk memotivasikan minat dan
penglibatan terhadap pelajarnya (Mohammad Aziz Shah, 2014). Sehubungan dengan itu,
Taklimat Peperiksaan ini merupakan salah satu daripada komponen yang penting bagi
menyokong pendidikan akademik pelajar. Sistem penilaian dan peperiksaan di Kolej Komuniti
meletakkan satu standard yang ideal supaya dapat melahirkan insan yang berkualiti dan
berkemahiran. Tambahan lagi, Asri (2020) menyatakan bahawa pengendalian sistem
peperiksaan dan penilaian yang profesional dan sistematik menjadikan sistem pendidikan kita
diiktiraf dunia (Asri, 2012).

1.1 Penyataan Masalah
Pelajar-pelajar di KKKTB didedahkan dengan Taklimat Peperiksaan bagi membantu mereka
untuk mengetahui dan memahami peraturan-peraturan penilaian dan peperiksaan bagi pengajian
mereka. Taklimat ini penting bagi memastikan pelajar dapat merealisasikan proses penilaian dan
peperiksaan dengan cemerlang. Walaubagaimanapun, melalui tinjauan yang telah dilakukan
kefahaman pelajar-pelajar ini tentang proses penilaian dan peperiksaan masih di tahap yang
amat membimbangkan. Penceramah juga ingin memastikan bahawa Taklimat Penilaian dan
Peperiksaan yang dilaksanakan memberi keberkesanan terhadap pelajar atau tidak. Sekiranya
taklimat yang dilaksanakan tidak berkesan, maka langkah penambahbaikan perlu diambil.
Berdasarkan kepada definisi yang dikemukakan oleh James (1890) yang menyatakan tumpuan
dan fokus pelajar itu adalah terhad kerana manusia hanya mampu tertumpu pada satu perkara
dalam satu masa.

68 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Secara keseluruhannya, memberi tumpuan semasa taklimat boleh dijelaskan sebagai aktiviti
mental yang memerlukan pelajar memberi perhatian semasa penceramah memberikan taklimat.
Implikasinya, pelajar tidak mempunyai minat dan tidak tahu betapa pentingnya penilaian dan
peperiksaan kepada mereka.

Secara keseluruhannya, memberi tumpuan di dalam taklimat boleh didefinasikan sebagai aktiviti
mental yang memerlukan pelajar memberi tumpuan penuh. Manakala, Wiles dan Bondi, (1998)
menyatakan bahawa penumpuan di dalam kelas amat penting kerana sekiranya pelajar memberi
tumpuan semasa aktiviti penilaian dan peperiksaan, maka seseorang pelajar itu dapat
meningkatkan kecerdasan minda dan pembelajaran pelajar. Justeru itu, kajian ini bertujuan untuk
melihat tahap keberkesanan Taklimat Penilaian dan Peperiksaan terhadap pelajar dalam proses
pengajaran dan pembelajaran mereka.

Melihat kepada kepentingan pelajar memahami kandungan Taklimat Peperiksaan secara efektif,
maka kajian ini dilaksanakan untuk mengenalpasti tahap kepuasan responden terhadap
kemudahan yang disediakan sepanjang taklimat. Di samping itu, kajian ini juga meninjau tahap
kepuasan responden terhadap kandungan Taklimat Peperiksaan kepada pelajar-pelajar bagi
sesi Jun 2020 dan menentukan penilaian tahap kepuasan responden terhadap penceramah
Taklimat Peperiksaan. Seterusnya, kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti tahap kepuasan
responden terhadap keberkesanan Taklimat Peperiksaan kepada pelajar-pelajar bagi sesi Jun
2020

2.0 Kajian Literatur
Penilaian hendaklah dianggap sebagai sebahagian daripada proses pengajaran dan
pembelajaran (P & P), bukannya semata-mata dijalankan melalui ujian dan peperiksaan sahaja
(Asri, 2012). Di Kolej Komuniti pentaksiran berterusan dan penilaian adalah penting dalam
pengajian seseorang pelajar. Tujuan penilaian dilaksanakan adalah untuk mendapatkan
maklumbalas daripada hasil Pengajaran dan Pembelajaran (PdP), samada berkesan ataupun
tidak. Oleh itu, Taklimat Penilaian dan Peperiksaan merupakan salah satu portfolio Pegawai
Peperiksaan bagi memberi maklumat penting tentang penilaian pelajar.

Mengikut dapatan kajian Mohd Nor Hamin (2002) beberapa faktor kelemahan dalam pencapaian
pelajar telah berjaya dikesan seperti minat pelajar, ciri kreatif murid, peranan pihak pengurusan
Kolej dan peranan ibubapa (Abu Zahari, 1987). Pensyarah akan menggunakan pelbagai strategi,
aktiviti dan bahan bantuan mengajar berdasarkan kesesuaian kumpulan-kumpulan tersebut (Abu
Zahari, 1987). Taklimat juga merupakan satu medium dan aktiviti bagi melancarkan perjalanan
pembelajaran pelajar.

69 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Proses pengajaran yang berkualiti mempunyai hubung kait dengan pencapaian seseorang
pelajar (Ramlan, 1992). Hasil penyampaian yang berkesan mampu menarik perhatian pelajar
untuk memberi perhatian terhadap pengisian taklimat tersebut.

Menurut kajian yang dijalankan oleh Syahraini Tambak (2014), menjelaskan taklimat ialah proses
komunikasi sehala atau dua hala yang disampaikan oleh seseorang untuk menjelaskan atau
memberi informasi tertentu kepada sekelompok orang sebagai pendengar. Taklimat yang
berkesan kepada pendengar ialah kemampuan penceramah yang memiliki arah tujuan dan
sasaran yang jelas, penjelasan yang berfakta, terkini dan rasional. Menurut Tasmana (1997)
pula, para penceramah hendaklah mahir dengan sesuatu isu semasa dan mengetahui setiap
prosedur-prosedur penilaian dan peperiksaan. Ini dapat membantu penceramah menyampaikan
mesej kepada para pendengar dengan berkesan. Rohana Zubir (1981) dalam kajian yang
dijalankan olehnya mendapati faktor luaran seperti kepesatan kurikulum dan keperluan
peperiksaan, kekurangan bahan pengajaran dan sumber-sumber lain, keadaan persekitaran luar
kelas dan institut serta masalah disiplin pelajar dijadikan sebagai penghalang kepada
keberkesanan penilaian dan peperiksaan pelajar . Ini menunjukkan keperluan Taklimat penilaian
dan Peperiksaan dilaksanakan bagi mengukuhkan pemahaman pelajar. Menurut T. Subahan
(2009), pelajar yang terlibat secara aktif dalam proses pengajaran dan pembelajaran mampu
melahirkan modal insan yang mantap dari segi kreativiti, pemikiran kritikal dan inovatif.

3.0 Metodologi Kajian
Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka merupakan kolej yang menawarkan program Sijil
Pengembaraan Pelancongan. Pada sesi Jun 2020 menunjukkan bahawa terdapat 39 pelajar
yang aktif. Keperluan bagi penganugerahan Sijil Kolej Komuniti menuntut agar pelajar dapat
menamatkan pengajian dengan baik dan cemerlang. Sebelum memulakan pengajian, pelajar-
pelajar baharu akan diberikan taklimat penilaian dan peperiksaan oleh Pegawai Peperiksaan atau
Penyelaras Peperiksaan dari Unit Peperiksaan. Taklimat ini bukan sahaja merupakan salah satu
daripada portfolio pegawai, malah ianya amat penting untuk pelajar bagi melahirkan generasi
yang berilmu dan cemerlang.

Metodologi kajian merangkumi populasi kajian, sampel kajian, instrument yang digunakan dalam
kajian ini. Mohd. Najib (1998) menyatakan sekiranya jumlah sampel tidak ramai, maka
penyelidikan dapat menggunakan kesemua sampel dalam sekolah tersebut. Oleh kerana hanya
terdapat seramai 39 orang di dalam populasi kajian, makanya pengkaji hanya menggunakan
satu (1) kaedah mudah dengan menggunakan soal selidik jenis tertutup bagi mengumpul data
kajian.

70 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

3.1 Rekabentuk Kajian
Reka bentuk kajian ialah pelan tindakan yang memperlihatkan secara terperinci bagaimana
sesuatu kajian itu dijalankan (Sabitha, 2006). Manakala, Azizi Yahya (2006) menyatakan bahawa
penyelidikan dapat menggunakan sebarang subjek atau sampel yang ada bagi kebanyakan
kajian yang dijalankan tidak ditentukan besar dan kecilnya. Kajian tinjauan ini merupakan kajian
yang menggunakan data kuantitatif bagi meninjau tahap keberkesanan Taklimat Penilaian dan
Peperiksaan yang dikumpulkan melalui soal selidik secara maya iaitu Google Form. Data-data
yang diperolehi daripada sampel rawak ini kemudiannya dianalisis dan dipersembahkan dalam
bentuk peratusan dan bilangan. Keputusan data analisis seterusnya akan memberi kesimpulan
terhadap hasil kajian populasi yang dikaji.

3.1 Persampelan
Sampel yang digunakan di dalam kajian ini merupakan populasi pelajar yang aktif pada sesi Jun
2020. Ianya akan digunakan sebagai panduan dalam membantu pengkaji dalam proses
pengumpulan, analisa dan membuat tafsiran hasil daripada kajian yang telah dijalankan.
Bilangan populasi kajian adalah seramai 39 orang dan bilangan sampel adalah sebanyak 22
orang. Menurut Krejcie, Robert V, Morgan , Daryl W., 1970, bilangan populasi = N yang sesuai
adalah sebanyak 40 responden dan sampel = S adalah sebanyak 36 orang.
Walaubagaimanapun, terdapat 9 orang responden yang tidak dapat menghadirkan diri ke
taklimat tersebut kerana kekangan talian internet.

3.1 Instrumentasi
Instrumen kajian yang digunakan merupakan satu set soal selidik. Kaedah ini dipilih berdasarkan
kesesuaian kajian dan bertujuan mendapatkan maklumat yang tepat dan kukuh. Instrumen
berbentuk soal selidik dan temubual adalah dua cara yang paling berkesan untuk mendapatkan
maklumat (Mohd Najib, 1999). Penyelidik memilih untuk menggunakan set soal selidik yang
dibina sendiri disebabkan beberapa kelebihan seperti yang dinyatakan oleh Ee Ah Meng (1989)
iaitu: 1. Menjimatkan masa. 2. Tidak memerlukan kakitangan yang ramai untuk menguruskannya.
3. Maklumat boleh dikutip sekaligus dalam satu kumpulan yang ramai. 4. Soal selidik boleh
dilakukan kajian rintis untuk menentukan sama ada responden dapat menjawab dengan mudah
atau tidak. Soal selidik berskala likert diberikan kepada responden agar mereka dapat menilai
tahap yang mana mereka bersetuju dengan kenyataan (item Likert) yang pengkaji berikan
bergantung kepada objektif kajian. Dengan ini, penyelidik dapat melihat sejauh mana responden
bersetuju atau tidak setuju dengan item Likert.

71 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Menurut Mohd Majid (1993), soal selidik dapat meningkatkan ketepatan dan kebenaran gerak
balas yang diberikan oleh sampel kerana ia tidak dipengaruhi oleh gerak laku penyelidik.
Kenyataan beliau disokong oleh Mohd Najib (1999) yang menyatakan bahawa soal selidik dapat
meningkatkan keputusan dan kebenaran gerak balas subjek terhadap ransangan soalan yang
diberi. Gerakbalas atau jawapan yang diberikan oleh subjek tidak akan sesekali dipengaruhi oleh
personaliti dan tingkahlaku penyelidik. Item-item dalam set soal selidik dibina berdasarkan
objektif kajian melalui Skala Likert iaitu tahap kepuasan responden terhadap kemudahan yang
disediakan, tahap kepuasan responden terhadap kandungan Taklimat Penilaian dan
Peperiksaan, penilaian terhadap penceramah taklimat dan keberkesanan taklimat tersebut
terhadap responden. Terdapat prosedur tertentu yang dijalankan bagi tujuan melancarkan kajian
yang dilaksanakan. Di antara kaedah yang dijalankan adalah:

3.3.1 Membuat perjumpaan bersama responden semasa Taklimat Penilaian dan
Peperiksaan yang dijalankan.

3.3.2 Membuat perbincangan dengan penyelidik bersama untuk membincangkan
tentang masalah bagi menentukan kajian yang bakal dilakukan.

3.3.3 Membuat rujukan dan sumber dari kajian lepas
3.3.4 Menyediakan penulisan ilmiah
3.3.5 Memberi taklimat pendek dan ringkas kepada pelajar sebelum mengedarkan soal

selidik tersebut
3.3.6 Mengumpul data bagi menganalisa data kajian

3.4 Analisis Data
Analisis data yang telah dikumpulkan akan dianalisis secara deskriptif dan bertujuan untuk
menganalisis data dengan cara mendeskripsi atau menggambarkan data tersebut tanpa
bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku secara umum. Data dianalisis dengan
menggunakan kaedah manual Microsoft Excel. Analisis ini hanya berfungsi sebagai akumulasi
data dasar dalam bentuk deskripsi semata. Teknik analisis ini digunakan bagi penelitian yang
bersifat eksplorasi seperti keberkesanan Taklimat Penilaian dan Peperiksaan ini. Teknik analisis
statistik deskriptif ini merungkaikan analisis data dalam bentuk jadual. Dengan menggunakan
analisis ini penyelidik akan mengetahui kecenderungan hasil analisis samada di dalam ketegori
rendah, sederhana atau tinggi samada peratusan atau bilangan.

72 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

4.0 Dapatan Kajian

Jadual 1 : Jantina Responden

Jantina Lelaki Perempuan

Pelajar 22.7% = 7 77.3% = 17

Bilangan responden kajian ialah seramai 22 orang daripada populasi kajian iaitu seramai 39
orang. Bilangan responden yang menjawab soal selidik adalah seramai 22.7% (7 orang) pelajar
lelaki dan seramai 77.3% (17 orang) pelajar perempuan.

Tahap kepuasan responden terhadap kemudahan yang disediakan sepanjang kursus

Jadual 2 : Tahap kepuasan responden terhadap kemudahan

Kesesuaian Kemudahan Diberi Sangat Memuaskan
memuaskan (%) (%)

1.Kesesuaian lokasi taklimat 64 32

2.Ruang latihan dan fasiliti 32 68

Tahap kepuasan responden terhadap kandungan Taklimat Peperiksaan kepada pelajar-
pelajar bagi sesi Jun 2020

Jadual 3 : Maklumbalas Responden Terhadap Kandungan Taklimat

Sangat

Maklumbalas Mengenai Kandungan Maklumat memuaskan Memuaskan

(%) (%)

1.Pencapaian objektif taklimat. 73 27
2.Bahan taklimat/ handouts yang dibekalkan 73 27

3.Susunan subtopik taklimat. 73 27

4.Kesesuaian alat bantuan mengajar yang 73 27
digunakan

5.Kandungan taklimat yang menepati keperluan 77 23
pelajar

Merujuk kepada jadual di atas, 64% (14 orang) responden sangat berpuas hati dan sebanyak
32% berpuas hati dengan lokasi taklimat dijalankan.

Dapatan menunjukkan bahawa 73% iaitu seramai 16 orang responden bersetuju bahawa objektif
Taklimat Peperiksaan telah tercapai. Sebanyak 73% juga berpuas hati dengan bahan taklimat

73 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

yang dibekalkan, susunan subtopik taklimat, kesesuaian alat bantuan mengajar yang digunakan
dan kandungan taklimat yang menepati keperluan pelajar.

Penilaian tahap kepuasan responden terhadap penceramah Taklimat Peperiksaan

Jadual 4 : Penilaian Penceramah

Sangat Memuaskan
(%)
Penilaian Penceramah memuaskan
23
(%) 23
14
1. Kaedah penyampaian yang digunakan 77
18
2. Interaksi penceramah dengan peserta 77

3. Keberkesanan penggunaan masa 86

4. Penguasaan penceramah tentang tajuk yang 82
disampaikan

Merujuk kepada jadual di atas, sebanyak 77% responden sangat berpuas hati dengan kaedah
penyampaian yang digunakan semasa Taklimat Peperiksaan dan sangat berpuas hati dengan
interaksi penceramah dengan peserta. Skor peratusan yang tinggi juga ditunjukkan oleh
responden bagi item keberkesanan penggunaan masa dan penguasaan penceramah tentang
tajuk yang disampaikan iaitu masing-masing adalah sebanyak 86% dan 82%.

5.0 Rumusan, Cadangan dan Kesimpulan
Tujuan kajian ini dijalankan adalah untuk meninjau tahap keberkesanan responden terhadap
Taklimat Penilaian dan Peperiksaan yang dianjurkan oleh Unit Peperiksaan di Kolej komuniti
Tangga Batu, Melaka. Kajian ini meninjau dan mengenalpasti dari aspek kemudahan yang
disediakan, kandungan taklimat, penilaian penceramah dan kesan taklimat terhadap responden.
Keseluruhan data yang dikumpul melibatkan 22 orang pelajar daripada jumlah populasi sebanyak
39 orang. Pelajar mengikuti program Sijil Pengembaraan Pelancongan dan merupakan pelajar
aktif bagi sesi Jun 2020 daripada semester 1,2,3 dan 4 (latihan industri). Secara keseluruhannya,
hasil dapatan kajian ini menunjukkan bahawa responden yang mewakili 64% berpuas hati
dengan lokasi taklimat yang dijalankan. Sebanyak 73% bersetuju bahawa objektif taklimat telah
berjaya dicapai melalui kandungan taklimat yang disediakan. Manakala sebanyak 77%
responden bersetuju dengan kaedah penyampaian taklimat oleh penceramah dari Unit
Peperiksaan. Hasil dari kajian ini , pelajar-pelajar telah memberi jawapan yang positif terhadap
semua soalan soal selidik yang disediakan dan ianya dapat dirumuskan bahawa Taklimat
Penilaian dan Peperiksaan yang dilaksanakan dapat memberikan informasi yang bernilai tentang
pengajaran dan pembelajaran pelajar terutama sekali dalam aspek penilaian.

74 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Walaubagaimanapun, taklimat penilaian dan peperiksaan hendaklah ditambahbaik dari aspek
pengisian dan penyampaian agar selari dengan kehendak kurikulum dan program bagi
melahirkan pelajar yang terbilang.

6.0 Rujukan
Abu Zahari Abu Bakar (1987). Memahami Psikologi Pembelajaran. Petaling Jaya : Fajar

Bakti Sdn. Bhd.

Asri Bin Khalid (2012). Pendidikan Kesihatan Satu KSSR Rancangan Pengajaran
Olahraga. Penilaian Dalam Pendidikan. Retrieve from
https://serimajugroup4.wordpress.com/2012/06/03/

Ee Ah Meng (1986). Pendidikan di Malaysia. Selangor: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
http://www.ukm.my/jurfpend/40(2)2015/Chap1new.pdf

Ee Ah Meng (1989). Retrieve from Pedagogi Satu Pengenalan. Edisi Kedua. Kuala
Lumpur: Penerbitan Fajar Bakti Sdn. Bhd. http://eprints.utm.my/id/eprint/13411/1/JTVEE-
2011-2-008.pdf

James, W. (1890). Principle of Psychology. New York: Holt. Retrieve from
https://www.jstor.org/stable/1423317?seq=1

Krejcie, R. V., & Morgan, D. W. (1970). Determining sample size for research activities.
Retrieve from Educational and Psychological Measurement, 30, 607-610.

Majid Konting (1993). Memahami Penyelidikan Pendidikan: Satu Pengenalan. Selangor:
Universiti Putra Malaysia

Mohd Najib Abdul Ghafar (1999). Penyelidikan Pendidikan. Skudai: Universiti Teknologi
Malaysia. http://eprints.utm.my/id/eprint/30358/

Mohd Nor Hanim (2002). Faktor-Faktor Kelemahan Pelajar dalam Mata Pelajaran Reka
Cipta di Empat Buah Sekolah Negeri Perak. Universiti Teknologi Malaysia: Tesis Sarjana
Muda.

Othman, Afinde (2016) Pengetahuan, kemahiran dan amalan guru membina item
kemahiran berfikir aras tinggi (KBAT) dalam instrumen pentaksiran
pembelajaran. Masters thesis, Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.
http://eprints.uthm.edu.my/id/eprint/9106/

75 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Popham,W.J (2000). T esting: What every parent should know about school tests. London:
Allyn & Bacon

Ramlan Hamzah (1992). Prestasi Rendah di Kalangan Pelajar dalam Mata Pelajaran
Lukisan Geometri dan Penyaman Udara (Kertas Kerja). Skudai: Universiti Teknologi

Malaysia. Retrieve from https://core.ac.uk/download/pdf/11788638.pdf

Sabitha Marican. 2006. Penyelidikan Sains Sosial Pendekatan Pragmatik. Batu Caves:
Penerbit Edusystem Sdn. Bhd. Retrieve from https://www.worldcat.org/title/penyelidikan-
sains-sosial-pendekatan-pragmatik/oclc/848023647

Sazali Kenit (2007). Faktor-Faktor Kekangan Yang Mempengaruhi Pencapaian Pelajar
Dalam Mata Pelajaran Lukisan Kejuruteraan di Lima Buah Sekolah Menengah Akademik
Harian di Daerah Johor Bahru. Universiti Teknologi Malaysia: Tesis Sarjana Muda

Sekaran U. 2014. Research Methods for Business: A skill–building Approach. Singapore:
John Willey & Sons. Retrieve from https://www.wiley.com/en-
gl/Research+Methods+For+Business:+A+Skill+Building+Approach,+7th+Edition-p-
9781119266846

Syahraini Tambak (2017). Hubungan Metode Tanya Jawab dengan Minat Belajar Peserta
Didik pada Mata Pelajaran Pendidikan Agama.. Jurnal Al-Thariqah Vol. 2, No. 1, Juni
2017. Retrieve from ISSN 2527-9610. file:///C:/Users/Only%20You/Downloads/650-
Article%20Text-1441-1-10-20170828.pdf.

T.Subahan Mohd Meerah, Lilia Halim & Kamisah Osman (2009). Pengurusan
Penglibatan Pelajar dalam Amali Sains. Jurnal Pendidikan Malaysia, Jil. 34 (1), 205-217.

Tan Sri Alimuddin Mohd Dom, (2019). KSSM perkasakan pelajar secara holistik. BH
Online. Retrieve from https://www.bharian.com.my/kolumnis/2019/12/636767/kssm-
perkasakan-pelajar-secara-holistik

Wiles, J and Bondi, J. (1998), Curriculum Development: A guide to practice(5th edition)

NewJersey:Merrill. Retrieve from https://www.pearson.com/us/higher-

education/product/Wiles-Curriculum-Development-A-Guide-to-Practice-6th-

Edition/9780130893475.html

76 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

PENGURUSAN KESELAMATAN DAN PELUPUSAN
REKOD PEPERIKSAAN KOLEJ KOMUNITI

Nor Aini Binti Ismail1
Norlia Binti Md Bidi2
1 Kolej Komuniti Bandar Baharu, Kedah.
2 Kolej Komuniti Nibong Tebal, Pulau Pinang.

ABSTRAK
Pengurusan rekod peperiksaan di setiap institusi sangat dititikberatkan dan perlu diuruskan
dengan dengan cekap, sistematik dan efektif oleh Pegawai Peperiksaan. Amalan pengurusan
rekod yang baik perlu diamalkan oleh setiap institusi bagi mencerminkan sumber strategik
pengurusan bagi sesebuah institusi. Semua rekod hendaklah diuruskan dengan baik dan teratur
bermula dari pewujudan, penggunaan, pemeliharaan hingga pelupusannya. Prosedur
pengurusan rekod yang baik dan terancang dapat mempertingkatkan keupayaan, kecekapan dan
keberkesanan unit peperiksaan dalam menawarkan perkhidmatan yang lebih teratur, efisyen dan
berkesan kepada institusi. Pengurusan rekod yang cekap dan teratur akan mencerminkan satu
tadbir urus yang baik (good governance) bagi sesebuah institusi di samping memastikan
kebertanggungjawaban kepada pihak yang berkepentingan agar ianya boleh digunakan
sepanjang masa.

Kata Kunci : Pengurusan rekod, sistematik, efektif, keselamatan, pelupusan, rekod peperiksaan

PENGENALAN
Penilaian pelajar merupakan satu aspek yang cukup penting kepada Unit Penilaian dan
Peperiksaan bagi sesebuah institusi pendidikan. Ini kerana ia dapat menunjukkan pencapaian
bagi setiap hasil pembelajaran yang telah dilaksanakan. Justeru itu, kaedah penilaian terhadap
pelajar perlulah mengikut prosedur keselamatan dan peraturan peperiksaan sebelum ianya
dilaksanakan. Menurut Weiss (1998), penilaian sangat penting bagi mengesan keberkesanan
sesuatu program, mengetahui sejauh mana objektif dan matlamat dapat dicapai serta kekuatan
dan kelemahan program bagi maksud penambahbaikan.

Rekod peperiksaan ini hendaklah disimpan dalam tempoh waktu yang tertentu bagi unit
peperiksaan selaras dengan keperluan Agensi Kelayakan Malaysia ataupun Malaysian
Qualifications Agency (MQA). Hal ini mengakibatkan jumlah rekod-rekod ini sentiasa bertambah
disebabkan peningkatan aktiviti penilaian yang dilaksanakan pada setiap semester.

77 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Keperluan penyimpanan ini memerlukan ruang simpanan iaitu di dalam bilik kebal serta
memerlukan kaedah pelupusan yang cekap dan teratur. Oleh yang demikian, pegawai
peperiksaan perlulah merujuk kepada senarai dokumen atau rekod unit peperiksaan bagi
mengenal pasti tempoh penyimpanan bagi setiap rekod dipatuhi.

Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran unit peperiksaan
menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan pengurusan
sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih ekonomik, mematuhi
keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan bahan-bahan rekod yang
berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada masa akan datang.

METODOLOGI
Penulisan ini dilaksanakan berasaskan beberapa peringkat iaitu Peringkat Pertama Kajian
Awalan. Di peringkat kajian awalan, peringkat di mana semua Pegawai Peperiksaan berbengkel
untuk mengutarakan isu-isu yang berkaitan dengan masalah utama yang dihadapi dalam Unit
Peperiksaan di Kolej Komuniti masing-masing. Peringkat ini merujuk kepada minit mesyuarat,
laporan-laporan dari setiap Pegawai Peperiksaan yang berkaitan dengan penyataan masalah
bagi menyelesaikan isu berdasarkan skop yang diutarakan. Peringkat seterusnya adalah
pengumpulan data melalui bahan-bahan bercetak. Penggunaan data sekunder seperti jurnal-
jurnal berkaitan,akta-akta yang dikeluarkan, pekeliling terkini bagi mendapatkan maklumat yang
tepat dan terkini.

PENGURUSAN REKOD
Tujuan pengurusan keselamatan dan pelupusan rekod peperiksaan ini dijalankan adalah untuk:

i. Memberi panduan kepada semua kolej komuniti dalam mematuhi semua aspek
keselamatan semasa mengendalikan segala urusan peperiksaan.

ii. Mewujudkan keseragaman proses pengurusan keselamatan peperiksaan di kolej
komuniti.

iii. Mewujudkan kesedaran keselamatan dan mengamalkan ‘Prinsip Perlu Mengetahui’
bagi pegawai dan kakitangan yang menguruskan urusan berkaitan peperiksaan.

iv. Membolehkan pelupusan rekod peperiksaan dilaksanakan dengan lebih teratur dan
cekap serta rekod yang dikekalkan dapat disimpan dengan selamat manakala rekod
tidak perlu dapat dimusnahkan segera.

78 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

UNIT PEPERIKSAAN KOLEJ KOMUNITI
Unit Peperiksaan merupakan suatu pusat yang bertanggungjawab untuk melaksanakan segala
urusan dan aktiviti berkaitan peperiksaan. Ruang unit peperiksaan adalah kawasan larangan
dan perlu diberikan kawalan keselamatan yang secukupnya:

i. Hanya pegawai dan penyelaras peperiksaan yang diberi kebenaran sahaja boleh
memasuki unit ini.

ii. Unit ini hendaklah sentiasa dipantau oleh Pegawai Peperiksaan dan dikunci
apabila tidak digunakan.

iii. Kerja-kerja berhubung peperiksaan hendaklah dilakukan di dalam unit ini dengan
pengawasan Pegawai Peperiksaan.

iv. Unit ini hendaklah digunakan dalam waktu pejabat sahaja kecuali dengan
kebenaran daripada Pegawai Peperiksaan.

v. Akses masuk ke Unit Peperiksaan hendaklah dilengkapi dengan buku log atau
kad/biometrik Access Management System.

vi. Unit Peperiksaan perlu dilengkapi dengan sistem kamera litar tertutup (CCTV).
vii. Semua pegawai dan kakitangan yang bertugas di Unit Peperiksaan Kolej Komuniti

mestilah telah menjalani dan lulus tapisan keselamatan.

PENGURUSAN ITEM PEPERIKSAAN
Semua dokumen peperiksaan hendaklah dijamin keselamatannya supaya tidak mudah
dicerobohi. Semua kakitangan yang terlibat dalam proses pengendalian item peperiksaan:

i. hendaklah menandatangani Borang Perakuan Akta Rahsia Rasmi untuk menjaga
kerahsiaan mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

ii. tidak dibenarkan menyimpan salinan soalan dalam apa jua bentuk dan tidak boleh
memaklumkan sebarang maklumat mengenai kandungannya kepada sesiapa
kecuali dengan kebenaran Pengarah Kolej Komuniti;

iii. hendaklah tidak mengabaikan aspek keselamatan samada dengan sengaja atau
tidak sengaja semasa proses pemindahan;

iv. hendaklah tidak meninggalkan item peperiksaan tanpa pengawasan;
v. hendaklah memastikan item peperiksaan sampai ke dewan/bilik peperiksaan
setengah jam sebelum peperiksaan bermula;

vi. hendaklah memastikan item peperiksaan dibawa dari Bilik Kebal terus ke
dewan/bilik peperiksaan dan sebaliknya (tanpa singgah di mana-mana);

vii. hendaklah mematuhi arahan pihak Urusetia Peperiksaan dari semasa ke semasa.

79 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

TATACARA PELUPUSAN DOKUMEN
Pelupusan setiap rekod-rekod kerajaan perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia (ANM). Pelupusan rekod yang cekap dapat membantu Kolej Komuniti
untuk mengatasi masalah pengurusan, penyimpanan dan penjagaan rekod yang tidak aktif.

● Arahan pelupusan dikeluarkan oleh Bahagian Peperiksaan dan Penilaian.
Pengelasan semula mengikut seksyen 2C, Akta 88 dan Surat Pekeliling Am Bil. 2
Tahun 1987 hendaklah dilaksanakan sebelum sesuatu dokumen Rahsia Rasmi
dilupuskan/dimusnahkan.

● Pegawai Peperiksaan perlu mengisi Borang Arkib 9/08 disertakan bersama surat
iringan permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia (cawangan).

● Permohonan pelupusan ini mesti diluluskan oleh Pengarah Kolej Komuniti.
● Dokumen sulit yang tidak diperlukan hendaklah dirincih.
● Rekod dokumen yang dilupuskan dicatatkan di dalam Daftar Pelupusan Dokumen

Sulit.
● Pengarah Bahagian Peperiksaan & Penilaian (BPN) boleh pada bila-bila masa

mengelaskan semula dokumen, bahan yang berkaitan peperiksaan dan selepas
pengelasan semula itu, dokumen, bahan yang berkaitan peperiksaan tersebut
adalah terhenti menjadi rahsia rasmi.
● Pengarah BPN perlu mendaftar dan menandatangani dalam buku Daftar Suratan
Rahsia Rasmi Di luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972 dan Behubungan Dengannya
Yang Dikelaskan Semula (Am 492B).

80 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD PEPERIKSAAN DI KOLEJ KOMUNITI

Carta Alir 1: Carta Aliran Pelupusan Rekod Peperiksaan Di Kolej Komuniti

81 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Rajah 1: Aktiviti Pelupusan Dokumen Peperiksaan Unit Peperiksaan

LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod
awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih dahulu mendapat
kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah, ANM mengikut seksyen 25(1) dan seksyen 25(2),
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Sesiapa yang melakukan kesalahan dan disabitkan dengan kesalahan ini, boleh dikenakan
denda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu (1)
tahun atau kedua-duanya mengikut peruntukan seksyen 25(5), Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629].

82 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

KESIMPULAN
Kesimpulannya, pusat rekod memainkan peranan yang sangat penting setiap organisasi sebagai
sebuah pusat penyimpanan dan pengawalan rekod separa aktif. Pengurusan keselamatan dan
pelupusan rekod peperiksaan ini dapat meningkatkan kecekapan di dalam penyampaian
perkhidmatan bagi menguruskan dokumen peperiksaan secara cekap dan selamat. Unit
Peperiksaan hendaklah mempunyai ciri-ciri keselamatan yang lengkap bagi mengelak daripada
dicerobohi. Di Malaysia juga, kepentingan pengurusan rekod diberi penekanan pada
pembangunan kerajaan elektronik (e-kerajaan) dan Persijilan Kualiti. Oleh itu, rekod dapat
meningkatkan pertanggungjawaban dan ketelusan kerajaan (Wamukoya, 2000). Oleh itu, ruang
penyimpanan dan kaedah pelupusan adalah faktor yang sangat penting harus diambil kira bagi
memastikan rekod-rekod ditadbirurus dengan kaedah yang terbaik, dan tidak termusnah sebelum
sampai masanya untuk tindakan pelupusan.

RUJUKAN
Zawiyah M. Yusof and Chell, R. W. 2005. Issues in records management. Bangi: Penerbit

Universiti Kebangsaan Malaysia.

Arkib Negara Malaysia (2010), Panduan Pelupusan Rekod Awam.

Jabatan Politeknik Dan Kolej Komuniti (2017), Peraturan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian
Kolej Komuniti.

Yusof, Z. M. (2005). Pengurusan Rekod dan Maklumat: Isu dan Cabaran ISBN 9789674122942

Zawiyah M. Yusof. 2000. Records management in the business community in Malaysia: A study
of the understanding of concepts and practice and the development of a model. PhD
thesis, Department of Information and Library Studies, University of Wales at
Aberystwyth.

Zawiyah M.Y & Chell, R.W. 2002. Towards a theoretical construct for records management.
Records Management Journal. 12(2): 55-64

Kamarudin, Hanis Diyana and Md. Jali, Jafalizan and Mohamad Ramli, Ahmad Azman and Abd.
Aziz, Nor Erlissa (2011) Panduan mengurus ruang penyimpanan pusat rekod / Hanis
Diyana Kamarudin … [et al.]. TINTA (20). pp. 87-96. ISSN 0127-5100

83 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

APLIKASI PERISIAN GOOGLE FORM SEBAGAI ALTERNATIF KEPADA EDARAN
JEMPUTAN MAJLIS KONVOKESYEN

Nuraini binti Johari 1, Nurul Fathonah binti Mohd Rosli 2
Kolej Komuniti Sungai Petani 1,2

[email protected] 1, [email protected] 2

Abstrak
Kemajuan teknologi dipercayai mempengaruhi mempengaruhi kehidupan pada masa kini
terutamanya di dalam sektor pekerjaan. Penggunaan teknologi dalam pekerjaan terbukti mampu
membantu meningkatkan prestasi pekerja. Kemajuan dalam aplikasi teknologi seperti Aplikasi
Google telah memberikan impak positif dalam pelbagai bidang sama ada dalam pengajaran atau
pengurusan. Aplikasi Google digunakan sebagai alternatif kepada proses menghantar surat
jemputan majlis konvokesyen yang sebelum ini dilakukan secara pos. Gabungan aplikasi yang
ada seperti Google Drive, Form, Spreadsheet dan Gmail telah membuatkan urusan berkaitan
jemputan majlis, maklum balas dan komunikasi berlaku dengan lebih efisien dan berkesan.
Selain daripada menjimatkan kos, masa dan tenaga kerja, aplikasi Google adalah selaras dengan
kemajuan teknologi pada masa kini. Walaubagaimanapun, aplikasi Google hanyalah merupakan
satu kaedah yang digunakan dalam edaran surat ini. Pelbagai kaedah dan sistem online lain
yang boleh digunakan dengan sokongan dan bantuan daripada organisasi sendiri.

Kata Kunci : Aplikasi Google, Edaran Surat, Maklum Balas Konvokesyen

Pengenalan
Wabak Koronavirus (COVID-19) yang sedang melanda seluruh dunia telah mengubah kehidupan
harian manusia global termasuk di Malaysia. Pelbagai aktiviti yang dilakukan sebelum ini
terpaksa disesuaikan dengan norma baharu untuk mengekang penularan wabak ini. Walau
bagaimanapun, kesan daripada Pandemik ini, penggunaan kemudahan teknologi meningkat
dalam melaksanakan aktiviti harian samada di rumah atau di tempat kerja. Di tempat kerja,
penggunaan teknologi akan memberi kesan terhadap kualiti dan produktiviti kerja . Kemahiran
tinggi dalam penggunaan teknologi akan membantu meningkatkan produktiviti serta kualiti kerja
pekerja akan memberi pengaruh terhadap organisasi.

Kemajuan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) yang berkembang pesat di seluruh dunia
pada masa kini telah banyak membantu manusia untuk berkomunikasi atau berinteraksi antara
satu sama lain tanpa mengira had jarak dan masa. Komunikasi secara umumnya adalah suatu

84 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan mesej yang berlaku di dalam
diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Menurut Yang et al.
(2007), teknologi komunikasi yang canggih hanyalah permulaan perubahan yang memberikan
kesan pada pengurusan dan aktiviti organisasi. Selain itu, perkembangan dan kemajuan
teknologi maklumat turut mengubah dan meningkatkan kemahiran komunikasi individu dan
pengurusan sesebuah organisasi. Hal ini menjuruskan kepada komunikasi berteraskan ICT dan
teknologi yang menawarkan menawarkan perkhidmatan yang efektif, mudah serta pantas.

Walaupun perkembangan teknologi telah lama bermula, tetapi penggunaan teknologi digunakan
dengan lebih menyeluruh dalam urusan kerja harian setelah wabak Covid-19 melanda dunia
sejak Disember 2019 yang lalu

Kaedah Konvensional Penghantaran Surat
Majlis Konvokesyen Kolej Komuniti merupakan acara tahunan yang dinanti-nantikan oleh semua
lulusan/pelajar Kolej Komuniti. Setiap tahun, pensyarah yang bertanggungjawab menguruskan
surat jemputan kepada lulusan yang terbabit. Di samping itu, setiap maklum balas daripada
pelajar termasuk kehadiran dan bukti bayaran perlu direkod dengan baik supaya tiada keciciran
yang boleh menjejaskan kelancaran dan kesempurnaan majlis. Lazimnya, surat jemputan dan
borang-borang maklum balas yang berkaitan akan dikirim kepada lulusan.

Kaedah ini didapati akan menimbulkan masalah apabila alamat tidak lengkap atau berpindah
alamat. Walaupun hebahan turut dilakukan di media sosial, pelajar perlu menghubungi pegawai
yang bertugas untuk mendapatkan salinan surat dan borang untuk dicetak dan diisi sebelum
dikembalikan semula. Situasi ini menyaksikan lambakan salinan surat dan borang yang
digunakan semasa proses edaran surat dibuat secara fizikal dan manual. . Kaedah ini dipercayai
membebankan dan tidak praktikal berikutan arahan berkerja daripada rumah, larangan rentas
negeri dan lain-lain pematuhan SOP yang perlu dipatuhi dalam tempoh PKP. Justeru, bagi
menggantikan kaedah lama, semua bentuk hebahan dan pengumpulan data dilakukan dengan
menggunakan aplikasi- aplikasi yang disediakan oleh Google bertujuan menjadikan urusan surat-
menyurat dan maklum balas lebih baik dan sistematik.

Penggunaan e-Mel Sebagai Medium Komunikasi
Pelbagai aplikasi atau platform digital yang bersesuaian boleh digunakan sebagai alat
komunikasi dan penyebaran maklumat untuk meneruskan aktiviti kerja harian. Penggunaan e-
mel merupakan salah satu cara yang mudah untuk berkomunikasi dalam kalangan kakitangan
sesebuah organisasi atau dengan individu luar. E-mel juga telah menjadi satu teknologi yang
digunakan secara global (Vidgen, 2011). Penggunaan e-mel yang semakin meningkat serta
perkembangan teknologi terkini yang pantas juga telah mewujudkan satu dimensi baru dalam
urusan pekerjaan dalam menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan.

85 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

JADUAL 1:
Sumber : https://www.softwaretestinghelp.com/email-service-providers/

Penggunaan e-mel dalam tugasan harian bukan sahaja digunakan sebagai medium komunikasi
bagi memudahkan perkongsian maklumat atau dokumen dalam format elektronik samada
komunikasi dalaman atau dengan pihak luar, malah ia dapat diperluaskan kepada aspek
pengumpulan maklumat untuk kepentingan tugasan individu serta jabatan.

Aplikasi e-Mel dan Pengkomputeran Awan (Cloud Computing) dalam Meningkatkan
Komunikasi dan Edaran Maklumat
Teknologi Pengkomputeran Awan atau ‘Cloud Computing’ bukanlah sesuatu yang baru dalam
teknologi komputer berasaskan Internet (Internet based-technology). Cloud computing secara
ringkasnya ialah penggunaan teknologi komputer berasaskan internet (awan). Cloud Computing
menyediakan jenis-jenis perkhidmatan seperti Perisian Sebagai Perkhidmatan (Software-As-A-
Service ,SaaS), Platform sebagai Perkhidmatan (Platform-As-A-Service, PaaS) dan Infrastruktur
sebagai Perkhidmatan (Infrastructure-As-A-Service, IaaS). Sebagai pengguna akhir (end user),
penulis menggunakan perkhidmatan Perisian Sebagai Perkhidmatan (SaaS) yang disediakan
oleh penyedia perkhidmatan web di pusat data serta dicapai melalui pelayan web.

Terdapat pelbagai penyedia cloud computing. Antaranya, Microsoft Azure, Amazon Web
Services (AWS), Google Cloud, Alibaba Cloud, IBM Cloud, Oracle, Salesforce (Chand, 2020).
Berdasarkan kemudahan cloud computing yang ada, urusan komunikasi dalam kerja seharian
menjadi lebih efisien, cekap dan cepat. Antara cloud computing yang menjadi tarikan dan
kegunaan pengguna ialah Google. Terdapat pelbagai produk Google yang popular dan banyak
digunakan serta memberikan manfaat besar seperti Android, Youtube, Search Engine, Gmail,
Google Drive dan lain-lain.

86 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Salah satu produk Google yang digunakan untuk mempertingkatkan komunikasi berkesan ialah
Gmail. Pemilik akaun Gmail, dapat menghubungkan semua maklumat dan komunikasi dapat
dilakukan melalui e-mel tanpa mengira tempat dan masa. Selain itu, ia menjadi laluan/asas untuk
menggunakan produk-produk Google yang lain. Secara tidak langsung, apabila pengguna
mendaftar akaun Gmail, pengguna dapat menikmati produk Google yang lain selari dengan
penggunaan e-mel. Sebagai contoh, Google Drive, Forms, Docs, Spreadsheet, Slide dan lain-
lain. Gabungan semua produk dan aplikasi yang disediakan oleh Google memberikan faedah
kepada pengguna apabila ia digunakan dengan secara mahir dan berkesan.

Sekiranya diamati, fungsi utama Google Drive adalah sebagai medium simpanan data secara
atas talian. Bahan yang disimpan dalam Google Drive dapat diakses dan dikongsi daripada
mana-mana peranti mudah alih, tablet atau komputer. Google Form pula adalah satu medium
yang membolehkan anda menjalankan tinjauan dalam talian menggunakan borang yang ringkas
dan menyemak serta menganalisis keputusan tersebut yang disusun dalam bentuk hamparan
(Spreadsheet). Berdasarkan fungsi dan kelebihan ini, ia juga boleh dimanfaatkan untuk
mengedarkan surat kepada orang ramai. Pautan boleh diedarkan kepada seorang kenalan dari
senarai kenalan atau dalam kumpulan sembang (Group Chat) melalui pelbagai aplikasi serta
diedarkan melalui medium sedia sosial yang lain seperti Facebook, Instagram , Twitter dan lain-
lain.

Intergrasi Google Drive Dan Google Form Sebagai Kaedah Menghantar Surat Jemputan
Majlis Dan Merekod Maklumbalas Pelajar
Amalan sebelum ini menunjukkan bahawa urusan surat menyurat jemputan ke Majlis
Konvokesyen serta lampiran borang yang diuruskan oleh Unit Peperiksaan dan Penilaian (UPP)
KKSP akan dihantar kepada pelajar melalui kaedah pengeposan. Hal ini keranaUPP KKSP
belum membina web atau sistem yang mampu memaklumkan kepada pelajar hal-hal berkaitan
Majlis Konvokesyen. Di samping itu, hebahan turut dibuat melalui Facebook dan Instagram
KKSP.

Setelah pelajar menerima surat serta borang-borang yang dihantar, terdapat satu proses maklum
balas di mana pelajar perlu mengisi dan menghantar semual maklum balas tersebut kepada UPP
sama ada terus ke kaunter atau pos ke UPP. Proses ini menyebabkan lambakan dokumen seperti
borang maklum balas, bukti pembayaran yuran konvokesyen dan lain-lain. Maklum balas yang
diterima akan diproses dan dikemaskini ke dalam satu lembaran kehadiran yang baru. Proses ini
dijalankan secara manual, di mana pensyarah yang bertugas akan mengemaskini maklumat
tersebut pada lembaran kertas yang disediakan.

87 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Setelah maklum balas dikemaskini dalam lembaran, pensyarah yang bertugas akan memasukan
data tersebut dalam MS Excel sebagai langkah akhir untuk mengemaskini data dan
mendapatkan maklumat jumlah kehadiran dan bayaran pelajar. Hanya pensyarah yang bertugas
sahaja boleh untuk mengemaskini data tersebut dalam MS Excel memandangkan borang
tersebut disediakan dalam bentuk offline.
Memandangkan amalan proses di atas menyebabkan lambakkan dokumen dan proses kerja
yang terlibat, satu kaedah penghantaran surat dilaksanakan secara digital bagi mengurangkan
penggunaan kertas dan mempercepatkan proses maklum balas antara pelajar dan UPP. Dengan
kemudahan teknologi cloud computing, semua borang-borang ini disediakan dan disimpan dalam
Google Drive bagi memudahkan perkongsian pautan. Setiap pautan kepada dokumen yang
disediakan akan disenaraikan pada halaman pertama Google Form yang dijadikan sebagai
halaman informasi untuk lulusan. Semua pautan tersebut diedarkan melalui pautan Form
tersebut sahaja di mana setiap lulusan boleh memuat turun pautan tersebut pada halaman
pertama Form tersebut.

Gambar 1 : Senarai pautan dokumen pada halaman pertama Google Form
Lulusan boleh memuat turun maklumat yang diberikan sebelum mengisi borang maklum balas
kehadiran. Bagi meminimumkan proses kerja, lulusan boleh terus mengisi borang tanpa perlu
mencetak borang maklum balas. Bagi memudahkan komunikasi, pelajar wajib mengisi maklumat
e-mel pada borang tersebut supaya segala maklumat atau maklumbalas lanjut boleh dibuat terus
melalui e-mel.

88 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Bagi mengatasi isu maklum balas daripada bukan lulusan yang layak bergraduasi, senarai
lulusan yang layak terus dimasukan ke dalam borang tersebut. Senarai disediakan mengikut
program pengajian masing-masing. Setelah maklumat pada halaman pertama diisi, lulusan akan
dibawa kepada halaman ke dua mengikut program yang telah dipilih. Lulusan perlu mengisi
maklumat yang diminta pada borang tersebut. Borang maklum balas disusun berdasarkan
keperluan maklumat dan maklum balas pelajar kerana maklumat yang diperlukan bagi lulusan
yang hadir dan tidak hadir adalah berbeza. Dengan fungsi bahagian (section) pada Google Form
membolehkan borang dicipta berdasarkan jawapan atau maklum balas lulusan. Dengan
pembahagian soalan maklum balas mengikut bahagian, lulusan dapat menjawab soalan dengan
lebih mudah dan meminumkan kesalahan menjawab dan borang yang tidak lengkap.

Gambar 2 : Maklumat program dimasukan pada halaman ke dua Form bagi memudahkan
pelajar membuat carian nama.

Gambar 3 : Lulusan perlu mengisi sama ada Hadir atau Tidak Hadir sebelum
dibawa ke halaman seterusnya.

89 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Gambar 4 : Maklumat lulusan hadir

Gambar 5 : Maklumat lulusan tidak hadir
Maklumat pada Gambar 4 dan Gambar 5 adalah berdasarkan jawapan lulusan pada halaman
2 (Gambar 3). Pembahagian maklum balas seperti di atas memudahkan lulusan untuk menjawab
soalan yang berkaitan sahaja.
Hasil maklumbalas lulusan pada Google Form akan terus dimasukkan ke dalam Google
Spreadsheet. Data dalam ‘Spreadsheet’ bagi memudahkan pengguna untuk menganalisis data
dengan lebih cepat dan mudah. Status maklum balas semasa juga dapat diketahui dengan lebih
cepat dan mudah. Memandangkan data dalam Spreadsheet dalam bentuk online dan boleh
dikemaskini secara kolaboratif, maka data yang diterima boleh disemak oleh pengguna lain tanpa
mengira masa dan tempat.

90 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Perbincangan
Melalui kaedah yang dilaksanakan ini, proses edaran dan maklum balas dapat dilakukan dan
diterima dengan lebih cepat dan mudah. Proses mengemaskini data lulusan juga lebih produktif
di mana semua petugas dapat mengemaskini data secara serentak kerana dokumen telah
disediakan dalam bentuk online. Proses mengemaskini data dalam ‘spreadsheet’ dapat disemak
oleh pengguna lain yang terlibat dalam menguruskan data dan pembetulan atau pindaan dapat
dilakukan terus dan lebih cepat. Kemahiran menggunakan teknologi amnya dan aplikasi Google
khususnya membolehkan suatu organisasi mencapai objektif dengan lebih cepat di samping
meningkatkan prestasi kerja harian. Kemahiran menggunakan teknologi juga mampu memberi
daya saing di kalangan pekerja (Abdul Aziz, 2016). Di samping dapat melonjakkan prestasi diri,
pekerja yang menggunakan dan memanfaatkan teknologi dalam melaksanakan tugasan harian
juga dapat meningkatkan prestasi organisasi ke arah yang lebih baik (Sulaiman et al., 2017).

Penggunaan Aplikasi Google juga dapat mengurangkan penggunaan kertas di tempat kerja.
Pensyarah tidak perlu lagi mencetak dan membuat salinan surat jemputan dan kepada setiap
pelajar. Selain itu, proses menghantar surat kepada lulusan juga sangat cepat kerana tidak perlu
lagi untuk memproses dan menulis alamat penerima setiap lulusan. Cetakan dokumen juga
hanya dilakukan setelah semua maklumat selesai disemak dan dikemaskini. Penggunaan
aplikasi Google merupakan satu langkah yang efektif dan mendukung budaya tanpa kertas atau
paperless (Ningrum & Puspasari, 2015). Perkara ini juga mampu menjimatkan tenaga, masa dan
proses kerja kerana penggunaan teknologi bukan sahaja mampu meningkatkan prestasi pekerja
sesebuah organisasi, malah dapat mengurangkan daripada bergantung harap terhadap tenaga
kerja (Sulaiman et al., 2017)

Penggunaan e-mel juga memberikan impak yang positif. Seperti penggunaan WhatsApp,
Telegram atau aplikasi komunikasi yang lain, penggunaan e-mel juga memberikan kadar maklum
balas yang cepat kerana semua telefon pintar dilengkapi dengan aplikasi e-mel. Selain
menghantar bukti pembayaran melalui e-mel, segala pertanyaan atau urusan berkaitan boleh
dibuat melalui e-mel. Komunikasi melalui e-mel juga membantu carian semula dibuat dengan
lebih mudah kerana mesej dan maklumat lebih tersusun dan pengguna boleh mewujudkan folder
yang bersesuaian bagi setiap perbincangan (Saleh et al., 2018).

Walaubagaimanapun, penggunaan Aplikasi Google sebagai medium untuk menghantar surat
jemputan kepada lulusan di KKSP adalah atas inisiatif pensyarah atau pegawai yang
menguruskan jemputan. Terdapat pelbagai teknologi yang boleh digunakan untuk memudahkan
urusan harian bermula daripada yang mudah dan percuma sehingga teknologi yang lebih
mencabar dan berbayar. Pekerja sesebuah organisasi perlu sentiasa peka dengan
perkembangan teknologi dalam melaksanakan urusan kerja.

91 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

Pekerja yang mempunyai pengetahuan yang baik mengendalikan aplikasi teknologi secara tidak
langsung akan mengubah corak kerja dan memberi kesan positif dalam tugasan harian (Mokhtar,
2020). Pengetahuan dan kebijaksanaan pekerja menggunakan teknologi dapat dimanfaatkan
dan diperkembangkan dengan bantuan dan dorongan dari organisasi sendiri. Selain
menyediakan fasiliti dan kemudahan teknologi untuk pekerja, organisasi juga boleh
menggalakkan pekerja untuk hadir bengkel atau kursus berkaitan teknologi.

Rumusan
Secara keseluruhannya, teknologi komunikasi memberi kesan yang positif terhadap sesebuah
organisasi. Dengan memanfaatkan pelbagai kemudahan yang disediakan oleh Google, urusan
kerja harian dapat diselesaikan dengan lebih baik, cepat dan cekap. Aplikasi Google yang
menjadi ‘trend’ sekarang terutama dalam urusan Pengajaran dan Pembelajaran dapat diluaskan
lagi dalam urusan pentadbiran dan pengurusan. Walaubagaimanapun, untuk menghasilkan
sistem yang lebih sistematik dan profesional, organisasi boleh membina satu medium yang lebih
baik dengan menggunakan domain organisasi itu sendiri. Penggunaan akaun peribadi Google
hanyalah satu langkah mudah dan cepat untuk menyiapkan sesuatu tugasan. Pekerja perlu
bersedia dengan perubahan teknologi dan disokong oleh organisasi itu sendiri.

Rujukan
Aziz, A. (2016). Peranan Teknologi Komunikasi Dan Sumbangannya Ke Arah Perkembangan

Komunikasi Dalam Organisasi Yang Berkesan. Forum Komunikasi, 11(2), 51–64.
http://localcontent.library.uitm.edu.my/id/eprint/2416/

Chand, M. (2020). Top 10 Cloud Service Providers In 2020. Www.c-Sharpcorner.com.
https://www.c-sharpcorner.com/article/top-10-cloud-service-providers/

Md Amin, M. A. (2018). Peranan Teknologi Dalam Pendidikan di Kedah. Satu Tinjauan “Cloud
Computing Technology.” ResearchGate. https://www.researchgate .net/ publication/
329877336_PERANAN_ TEKNOLOGI_DALAM_ PENDIDIKAN_
DI_KEDAH_SATU_TINJAUAN_

Mokhtar, N. S. S. (2020). FUNGSI TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI KERJA.
https://www.researchgate.net/publication/342530384_FUNGSI_TEKNOLOGI_DALAM_OR
GANISASI_KERJA_FUNCTIONS_OF_TECHNOLOGY_IN_THE_WORK_ORGANIZATION

Ningrum, O. S., & Puspasari, D. (2015). PENGGUNAAN APLIKASI GOOGLE DRIVE SEBAGAI
PENUNJANG PAPERLESS OFFICE. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP),
3(3). https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/ view/12527

92 | PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN