（一）理事会议记录

彭大慈音小轩佛学组（甘孟校园） Ref#TYUMP/MR/UM-01/21
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Issue Date: 12/08/2021
Prepared by: Joyce Gan Li Yee

彭大慈音小轩佛学组（甘孟校园）第一次理事会议记录
日期：12/08/2021
时间：8.00pm - 9.15pm
地点：GOOGLE MEET 视讯
出席人数：16人
出席者：苏凯璇，林俐彤，颜丽怡，官诗婷，杨紫珊，江秋发，陈森贵，郭敬顺

侯欣余，刘蔚蔓，黄慧欣，陈乐怡，曾秀妮，李乙欣，郭福城，黄嘉滢
缺席者：-

会议议程
1.0 三称
2.0 议程

2.1 讨论事项
2.1.1 例常
2.1.2 例常会议
2.1.3 各小组活动

2.1.3.1 大树小草
2.1.4 Info Session 新生介绍会
2.1.5 其他事项
3.0 下次会议
4.0 迴向

会议议程 事项 备注
1.0 三称 2.1 讨论事项
2.0 议程 2.1.1 例常

报告人 （1）例常将于线上方式进行并使用Google Meet平台
苏凯璇 （2）日期为星期五并且无法更改日期，若理事无法出席例常需

向秘书交代
（3）弘法组将负责每个例常课程
（4）其他小组除了美宣组需安排两次的例常活动环节的日期

并在大蓝图会议之前决定
（5）美宣组无需安排例常活动的原因是因为美宣将制作每个例

常海报以及处理技术问题
（6）弘法组需要在大蓝图之前安排每个例常的课程
（7）如果弘法组需要更改课程需要提前几个星期通知理事
（8）每个小组需要填写当天例常的该负责人在 Google drive

里的表格

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报告人 事项 备注
例常会议
2.1.2 （1）例常会议将会进行至少六次会议
（2）全体一致通过例常会议日期为星期二晚上八时正
（3）MT将轮流主持该例常会议并分享流程表
（4）各小组需呈现该星期例常的活动内容并报告小组活动进度
（5）例常会议将讨论下一次例常的主题

2.1.3 各小组活动
（1）各小组需举办至少一次的小组活动
（2）各小组可自行决定小组活动时间，该日期可在同个星期以

内 ，日期暂定于（5/11,26/11,24/12,31/12,14/01）
（3）小组活动可以举办比赛或视频分享以吸引学生的兴趣
（4）各小组需填写活动详情在Google drive 里的表格并在

大蓝图之前完成
（5）各小组需要互相帮忙其他小组的活动

2.1.3.1 大树小草
（1）理事们将成为大树，辅导和帮组解答小草的疑问
（2）大树小草活动将成为福利组的小组活动
（3）时间暂定于在5/11/2021 举行
（4）福利组需准备计划书以展示活动详情
i.架构
ii.报名表格
（5）大树小草将根据科系和家乡来分配
（6）福利组需在活动结束之后准备活动报告
（7）美宣组将制作海报
（8）侯欣余提议将使用幻灯片讲解活动详情
（9）江秋发提议所有理事参与负责游戏和计划
（10）大树小草活动目前未决定和北根校园合作进
行，之后再商量

2.1.4 Info Session 新生介绍会
（1）日期将暂定于15/10 或 16/10 以现场的方式介绍慈音，

时间为20 分钟
（2）官诗婷认为现场的方式比录制方式合适
（3）林俐彤赞成使用现场方式因为现场方式能与新生们互动
（4）全体一致通过新生介绍会日期暂定于15/10星期五晚上

8时50分至9时10分
（5）各小组需要准备幻灯片介绍各个小组的活动

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报告人 事项 备注
（6）苏凯璇提议多介绍线下活动，以吸引新生的兴趣
（7）林俐彤提议各小组的幻灯片合并在一起以方便进行当天

的分享
（8）黄慧欣提议歌唱影片不适合因为在剪辑方面会有困难，将

会把视频显得不整齐并认为手语影片比较适合
（9）黄嘉滢提议一个人唱歌，其他人手语，合并歌唱和手语

影片
（10）团康组将准备手语视频
（11）歌唱和手语影片未决定，之后将在理事群组里再讨论
（12）活动影片将由美宣组准备，并用线下活动和线上活动

的照片
（13）活动影片时常约2-3 分钟
（14）江秋发提议可在新生介绍会介绍大树小草活动
（15）Q&A 环节时常大约5 分钟
（16）新生介绍会流程之后再安排

2.1.5 其他事项
（1）大蓝图会议暂定于16/9/21 晚上八时
（2）各小组需在大蓝图前把小组活动详情和日期决定好，并

填写在Google drive 的表格里
（3）各小组可制作幻灯片来展示小组活动详情
（4）小组活动需有清晰的活动宗旨
（5）若需要财务，可在大蓝图会议提出
（6）小组活动需要决定好平台，方便秘书安排平台会议的链接
（7）每个例常活动需要理事积极在社交媒体上分享以吸引学生

参与
（8）陈森贵提议使用Zoom平台进行例常，在例常开始前可在

“Breakout room”与参与者进行聊天和互动
（9）江秋发提议轮流使用Google meet 和Zoom平台进行例常
（10）平台暂定为Google meet之后若有需要更换会再讨论

3.0 下次会议
日期：16/9/2021
时间：8.00pm-10.00pm
地点：GOOGLE MEET 视讯

4.0 迴向

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慈音小轩佛学组秘书 Prepared by: Joyce Gan Li Yee

颜丽怡 慈音小轩佛学组主席

颜丽怡 苏凯璇

苏凯璇