MESYUARAT HEM BIL 5 / 2020

SMK PEKULA JAYA
08600 TIKAM BATU
KEDAH DARUL AMAN

MINIT MESYUARAT HEM
BIL 5 / 2020

TARIKH : 15 /12 / 2020
MASA : 9 : 00 PAGI
TEMPAT : KEDIAMAN MASING-MASING

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN PEKULA JAYA
08600 TIKAM BATU , KEDAH DARUL AMAN
MINIT MESYUARAT HEM BIL 5 /2020

Tarikh : 15.12.2020
Hari : Selasa
Masa : 9.00 pagi
Tempat : Kediaman masing-masing
Kehadiran :

1 PN NOI ZAMZILA BINTI AHMAD @ IBIAHIM (PGB) 42 PN NOI AISYAH BT MD TAHII
43 PN NOI AZAH BT AZIZ
2 EN ISMAIL BIN AHMAD (PKP) 44 PN NOI AMIIA BT NOOI ALI
45 PN NOI HAFIZAH BT AHMAD
3 PN CHE FAIIDAH BT ABDUL HALIM (PKHEM) 46 PN NOI HAYATI BT MUHAMAD DIN
47 PN NOI HAZLINA BT AB HAMID
4 EN MAHAYIDIN BIN MAT (PK KK) 48 PN NOIAZIAH BT ABDUL IASHID
49 PN NOIAZLINA BT HASAN @ AZIZ
5 PN SHAFINAZ BT KASSIM (GKMB) 50 PN NOIFAZILLA BT HAIUN
51 PN NOIHASHIMAH BT HAMID
6 PN IOHITA BT AHMAD (GKMK) 52 PN NOIHAYATI BT HAMID
53 PN NOILELA BT SAAD
7 CIK MAILIZA BT AHMAD (GKMTV) 54 PN NOI KAMILIA BT TUAH
55 PN NUI ADZIINI BT AHMAD
8 PN SANIYAH BT ABDULLAH (GKMSM) 56 PN NUISHAFINAS BT YUSOFF
57 PN PAHIIYAH BT BAKAI
9 EN AZMAN BIN HASSAN 58 PN IAJESWAII A/P THANNIMALAI
59 IN IIZAL ISKANDAI BIN OTHMAN
10 PN KHAIIUS BT KHALID 60 PN IOOSLIDAWATI BT OTHMAN
61 PN IOSLIA BT AHMAD
11 EN MOHD NIZAN BIN SUDIN 62 PN IOSNANI BT SEIEWAN
63 PN SAFIINA BT PAIMAN
12 EN ABDUL MALIK BIN ABDUL MANAF 64 PN SALINA BT SAMAD
65 PN SAIIMAH BT SHUIB
13 EN ABU BAKAI BIN AHMAD 66 PN SAIINA BT ISHAK
67 PN SHAHIDATUL IOHIZA BT ABU BAKAI
14 EN AFFAN BIN HJ OTHMAN 68 PN SHAMSUIIANA BT SAMSUDIN
69 PN SHAIIFAH SUZETTI BT SYED JALADIN
15 EN AHMAD HILMI TAN BIN ABDULLAH 70 PN SITI AISHAH BT OTHMAN
71 PN SITI AIZUIAH BT MESIAH
16 EN AHMAD NADZII B YAACOB 72 PN SITI SAIAH BT A IAZAK
73 PN SITI ZUIAINI BT MAT NUN
17 EN AMINUDIN BAKI B HASSAN 74 EN SUHAIMI BIN SALLEH
75 PN SUIAYANTI BT SALLEH
18 PN AIME IUHAIZA BT IOSLI 76 PN TAFIZA BT TAJUDDIN
77 PN TAITILA BT DESA
19 PN AZILAH BT AISHAD 78 PN WAN YUHANA SHAFINAZ BT WAN OMAI
79 EN YASIIZAM BIN YAAKOB
20 EN AZMI BIN ABDUL AZID 80 PN ZAINAB BT AHMAD
81 EN ZULKIFLI BIN ZAIN
21 EN AZIIE SHAIIEL BIN SHAIIF AHMAD
CUTI SAKIT
22 PN BALQIS BT BAHAION CUTI BEISALIN
CUTI KEMATIAN
23 PN CHUA VEE LENG

24 PN FAIIDAH BT DAIMAWI

25 PN FATIMAH BT MAHTAI

26 PN FAUZIAH BT ABD WAHAB

27 PN HALIMAH BT AHMAD

28 PN HANIZAH BT MUSA

29 PN HASNAH BEE BT HAMID

30 EN KAFLI BIN ISMAIL

31 PN LIM SEE YONG

32 PN LIM WEI LING

33 PN MAIDZIYAH BT GHAZALI

34 PN MASNIIA BT MOHD AKHII

35 PN MAZIAH BT ZAKAIIA

36 EN MOHAMAD IADZI BIN MD DESA

37 EN MOHAMED NOIHISHAM B MOHAMED ZAWAWI

38 EN MOHD FIIDAUF BIN HAMID

39 EN MOHD ZABIDI BIN AHMAD

40 EN MOHD ZAHIAN BIN ABDULLAH

41 PN NAJIHAH BT MAHMUD

TIDAK HADII :

1. EN MOHD ISMADI BIN ZAKAIIA -

2. PN NOIHASYIMAWATI BT HASHIM -

3. EN LIM CHENG YEW -

1

1.0 Aluan Pengerusi

1. Kata Alu-aluan
1.1 Tuan Pengerusi, Encik Ismail bin Ahmad, Penolong Kanan
Pentadbiran memulakan mesyuarat dengan mengucapkan terima
kasih atas kehadiran semua guru.
1.2 Pengerusi memperkenalkan Pengetua baru, Puan Nor Zamzila bt
Ahmad @ Ibrahim.
Makluman

2.0 Bacaan Doa

2.1 Bacaan doa dipimpin oleh Ustaz Affan b Othman.

3.0 Taklimat Pengetua
1 . Tuan Pengetua mengalu-alukan kehadiran semua guru dan
mengucapkan terima kasih kerana meluangkan masa menghadiri
mesyuarat atas talian kali ini.
2 . Tuan Pengetua menceritakan serba sedikit latar belakang diri dan
perkhidmatan serta mengucapkan syukur kerana ditempatkan di SMK
Pekula Jaya dan berharap semua guru dapat bekerjasama dan
berganding bahu demi kecemerlangan sekolah.
3. Harapan Tuan Pengetua semoga dapat membina sekolah yang
berkualiti, berwatak, mempunyai imej yang baik , mempunyai
semangat kerja berpasukan, dapat mencapai kejayaan dalam bidang
kurikulum. hal ehwal murid dan kokurikulum selain dapat meneruskan
legasi yang telah dicipta.
3. Tuan Pengetua berharap tadbir urus cemerlang dapat diteruskan
dalam semua bidang keberhasilan termasuk bidang Hal Ehwal Murid.
Tindakan : Semua Guru

4. Hubungan baik dan komunikasi yang berkesan dengan warga
sekolah, PIBG dan masyarakat setempat amat penting demi
peningkatan prestasi murid.

5. Semua guru perlu memupuk sikap saling hormat-menghormati,
bersikap terbuka untuk berbincang, berlapang dada, bersatu padu
dalam meraikan perbezaan pendapat setiap individu.
Tindakan : Semua Guru

6. Tarikh cuti akhir tahun bermula 18 November 2020 hingga 19
Januari 2020.
Makluman

7. Tindakan guru-guru sebelum bercuti adalah mengisi alamat semasa
cuti dan senarai semak nota serah tugas ,menghantar fail rekod
mengajar dan semua kunci bilik khas ke pejabat sebelum atau pada
20 Disember 2020.
Tindakan : Semua Guru

2

8. Pengurusan HEM
i. Plan Strategik Organisasi ( PSO) Unit Hem bagi tahun 2021
perlu disediakan oleh guru-guru yang berkaitan dan diteruskan
seperti biasa.
Tindakan : Setiausaha Unit HEM

ii. Dokumentasi Program 2020 perlu disediakan dan difailkan.
Tindakan : Setiausaha Unit HEM

9. Pelaksanaan PdPr di rumah bermula 10 November 2020. Bagi
Tingkatan 5, PdPr akan diteruskan seperti biasa sehingga menjelang
Peperiksaan SPM. Bagi Tingkatan 4, akan dibekalkan kerja semasa
cuti. Manakala Ting 1. 2 dan 3 pula terpulang kepada guru mata
pelajaran masing-masing.
Makluman: Semua Guru

Sekiranya murid tidak menyertai PdPr secara google meet, semua
guru diharapkan tidak kecewa dan teruskan pula dengan memberi
tugasan secara luar talian dalam bentuk modul.

Tindakan: Semua Guru

10. Keperluan untuk hadir ke sekolah semasa cuti
i. Info rasmi daripada JPN, guru dan murid tidak dibenarkan
datang ke sekolah.
Makluman : Semua Guru

ii. Guru hanya boleh datang ke sekolah jika memaklumkan
terlebih dahulu kepada pentadbir atau guru kanan.
Makluman : Semua Guru

iii. Guru dibenarkan datang ke sekolah sekiranya ada tugasan
yang perlu diselesaikan dengan murid dengan syarat guru
bersama dengan murid setiap masa.
Makluman : Semua Guru

11. Keputusan permohonan EG Tukar
i. Keputusan antara negeri akan dikeluarkan pada 12 Disember
2020. Keputusan antara daerah pula pada 31 Disember 2020.
Makluman : Semua Guru

12. Semua guru diminta bersedia dengan tarikh- tarikh penting berikut:

i) Mesyuarat Guru Kali 1 - 17 / 1/ 2020 ( Ahad )

ii) Mesyuarat Kurikulum 1 - 17/1 / 2020 ( Ahad )

iii) Mesyuarat HEM 1 - 18 /1/ 2020 ( Isnin )

iv) Mesyuarat Kokurikulum - 18/1 / 2020 ( Isnin )

v) Mesyuarat Panitia - 19 /1 /2020 ( Isnin)

Tindakan : Semua Guru

3

4.0 Laporan Penolong Kanan

Penolong Kanan Pentadbiran
4.1 Anggaran kelas pada tahun 2021 ialah 39 buah kelas – iaitu 35 kelas

Arus Perdana dan 4 kelas Pendidikan Khas.
Makluman

Penolong Kanan HEM

4.2 Isu-isu HEM

4.2.1 APDM ( Aplikasi Pengkalan Data Murid)
i) Data-data di dalam APDM sangat penting kerana ia akan

digunapakai untuk pemilihan bantuan am persekolahan
seperti zakat dan KWAMP dan rekod kehadiran murid.

Makluman

ii) Komitmen guru kelas amat diharapkan untuk memastikan
data murid di dalam APDM seperti pendapatan
penjaga,maklumat penjaga dan bilangan tanggungan dalam
keluarga sentiasa dikemaskini.
Tindakan : Guru Kelas

4.2.2 Buku pendaftaran sekolah
i) Guru kelas diminta mencatat pendaftaran murid

terutamanya bagi murid yang baru mendaftar kesekolah.
Tindakan : Guru Kelas

ii) Kegagalan guru kelas mencatat pendaftaran murid akan
menimbulkan masalah untuk mengisi no daftar masuk di
dalam sijil berhenti sekolah kepada murid Tingkatan 5.
Tindakan : Guru Kelas

iii)Guru kelas boleh mengambil peluang untuk menyemak
dan memastikan semua murid di dalam kelas telah
didaftarkan di dalam buku pendaftaran sekolah.
Tindakan : Guru Kelas

4

4.2.3 Fail Peribadi Murid
i) Semua guru kelas dikehendaki mengemaskini fail peribadi murid.
Tindakan : Guru Kelas

ii) Semua fail peribadi murid hendaklah disimpan di bilik data
sekolah.
Tindakan : Guru Kelas

4.2.4 Senarai murid berhutang
i) Semua guru kelas kelas hendaklah menyenaraikan murid yang

masih belum menjelaskan bayaran dan sumbangan bagi tahun
2020.

Tindakan : Guru Kelas

ii)Borang senarai nama murid berhutang boleh diambil di pejabat
sekolah dan diserahkan kepada Penolong Kanan HEM apabila telah
lengkap diisi.
Tindakan : Guru Kelas

4.2.5 Disiplin
i) Guru disiplin, guru kelas dan guru mata pelajaran diminta

menyenaraikan murid Tingkatan 2 dan Tingkatan 4 yang
bermasalah kepada Penolong Kanan HEM untuk tindakan
selanjutnya.

Tindakan : Guru Disiplin, Guru
Kelas dan Guru Matapelajaran

4.2.6 Sijil Berhenti Tingkatan 5
i) Guru kelas Tingkatan 5 hendaklah memastikan maklumat

yang tercatat dalam draf sijil berhenti sekolah adalah betul
terutama ejaan nama dan no kad pengenalan.

Tindakan : Guru Kelas

ii) Jumlah kehadiran murid belum diputuskan oleh Unit HEM
PPD KMY.
Makluman

4.2.7 Buku teks murid
i) Buku-buku teks untuk semua tingkatan belum dikutip lagi

oleh pihak SPBT.
Makluman

ii) Kemungkinan pemulangan dan pemberian buku SPBT akan
disusun pada minggu kedua persekolahan.
Makluman

5

4.2.8 Kunci Bilik Khas
Semua guru yang memegang kunci bilik khas diminta melabel
dan menyerahkannya ke pejabat.

Tindakan : Guru-guru Bilik Khas

4.2.9 Senarai nama pengawas
i) Guru pengawas diminta menyerahkan senarai nama pengawas dan

senarai nama pengawas yang tidak layak untuk dilantik semula
kepada Penolong Kanan HEM.

Tindakan : Guru Pengawas

ii) Maklumkan kepada pengawas, pelantikan pengawas adalah
berdasarkan komitmen, bukan sehingga tamat tingkatan 5.
Tindakan : Guru Pengawas

4.2.10 Serahan guru kelas
i) Semua guru kelas diminta memulangkan Buku Pengesanan
Murid dan Guru, pas keluar kelas,botol cecair sanitasi tangan
dan botol cecair pembasmi kuman ke bilik PK HEM sebelum
20 Disember 2020.
Tindakan : Guru Kelas

4.2.11 Serahan guru -guru bilik khas
Semua guru bilik khas atau mana-mana guru yang masih
menyimpan alat penyukat suhu hendaklah memulangkannya , kepada
Penolong Kanan HEM atau Setiausaha HEM.
Tindakan : Guru-guru Bilik Khas

4.2.12 Perancangan Strategik Organisasi
Guru-guru yang terlibat dengan bahagian-bahagian dalam Unit HEM
diminta menyiapkan perkara-perkara berikut:

i) Perancangan Strategik Organisasi ( PSO) 2021 -2025
ii) Pelan Taktikal 2021
iii) Pelan Operasi 2021
iv) Rekod Pelaksanaan dan Penilaian Program 2020

Tindakan : Setiausaha Unit HEM

4.2.13 Pembukaan Sekolah Tahun 2021
Guru-guru diminta bersedia untuk pembukaan sekolah melalui
agihan tugas yang akan dimaklumkan selepas ini iaitu:

i) Jawatankuasa Pembukaan Sekolah
ii) Jawatankuasa Kelas Tingkatan 4
iii) Jawatankuasa Kelas Tingkatan 1
iv) Jawatankuasa Pendaftaran Semula Tingkatan 4 dan 5.

Makluman dan Tindakan : Semua Guru

6

5.0 Hal – hal lain

5.1 Kehadiran dalam mesyuarat hari ini boleh direkodkan di dalam SPLKPM.
5.2 Puan Pengetua berharap semua guru dapat bekerja seperti sebuah keluarga

Makluman

6.0 Penutup
6.1 Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih di atas kehadiran semua guru
dan berharap semua guru dapat memberikan komitmen yang baik untuk sesi
persekolahan 2021.

6.2 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.10 tengahari.

Disediakan oleh, Disahkan oleh

………………………….. ……………………………
ARME RUHAIZA BINTI ROSLI PN NOR ZAMZILA BT AHMAD
@ IBRAHIM
Setiausaha HEM Pengetua
SMK Pekula Jaya SMK Pekula Jaya

7