Panduan Penggunaan Sistem E-Document 2022

1. PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen user manual Aplikasi Sistem Media Penyimpanan Dokumen
Keuangan ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut:
1) Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Sistem Media
Penyimpanan Dokumen Keuangan untuk User.
2) Sebagai panduan penggunaan aplikasi Sistem Media Penyimpanan
Dokumen Keuangan ini.
1.2 Deskripsi Umum Sistem
1.2.1. Deskripsi Umum Aplikasi
Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi umum Sistem Media
Penyimpanan Dokumen Keuangan yang dikembangkan, fungsi utama Sistem
Media Penyimpanan Dokumen Keuangan yang akan diberikan kepada
pengguna.
1.2.2. Deskripsi Umum Kebutuhan Aplikasi
Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi
semua informasi yang bersifat teknis yang menjadi acuan dalam
pengembangan aplikasi.
1.3 Deskripsi Dokumen
Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan aplikasi Sistem
Media Penyimpanan Dokumen Keuangan. Dokumen ini berisikan informasi
sebagai berikut:
1. BAB I.
Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan, yang meliputi
tujuan pembuatan dokumen, deskripsi umum sistem serta deskripsi dokumen.
2. BAB II
Berisi perangkat yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi Sistem Media
Penyimpanan Dokumen Keuangan meliputi perangkat lunak dan perangkat
keras.
3. BAB III
Berisi user manual aplikasi Sistem Media Penyimpanan Dokumen Keuangan.

1

2. PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN
2.1 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan adalah:
1) Windows sebagai Operating System.
2) Firefox/Google Chrome sebagai Tools Penjelajah (Web Browser).
2.2 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan adalah:
1) Komputer
2) Mouse sebagai peralatan antarmuka
3) Monitor sebagai peralatan antarmuka
4) Keyboard sebagai peralatan antarmuka.
2.3 Pengguna Aplikasi/Sistem
Pengguna aplikasi yang akan menggunakan aplikasi adalah sebagai berikut:
1) Memiliki pemahaman tentang antar muka computer.
2) Memiliki pemahaman proses keuangan di Bendahara Pengeluaran.

3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
3.1 Struktur Menu
Adapun struktur menu pada Aplikasi Sistem Media Penyimpanan Dokumen
Keuangan adalah sebagai berikut:
1) Menu Tampilan Login
2) Menu Dashboard
3) Menu Input
 Input SPD (Surat Penyediaan Dana)
 Input SPP (Surat Permintaan Pembayaran) & SPM (Surat
Perintah Membayar)
 Input SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana)
 Input SPJ (Surat Pertanggung Jawaban)
 Upload File

2

3.2 Penggunaan
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai menu-menu yang ada pada
website dan tata cara memasukan data.

3.2.1. Cara Membuka Situs
Untuk memulai akses terhadap aplikasi Media Penyimpanan Dokumen
Keuangan ini:
1) Bukalah aplikasi Media Penyimpanan Dokumen Keuangan melalui web
browser (Firefox/Google Chrome) dengan alamat url sebagai berikut:
https://bit.ly/E-Document2022
2) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard.
3) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi sistem Media
Penyimpanan Dokumen Keuangan.
Maka pada layar akan tampak menu Halaman Pembuka / Awal situs sistem
Media Penyimpanan Dokumen Keuangan Seperti pada gambar di bawah
ini.

3.2.2. Halaman Form Login
Pada Halaman ini Pengguna diharapkan untuk memasukan username
serta password yang sudah diberikan oleh administrator kemudian tekan
tombol sign-in. Seperti Contoh gambar dibawah ini.\

3

3.2.3. Halaman Menu Dashboard
Setelah anda berhasil login anda akan masuk pada halaman menu
dashboard. Seperti Gambar Dibawah ini.

Pada Halaman Menu Dashboard ini terdapat beberapa informasi seperti
berikut ini
1) Jumlah Keseluruhan dokumen yang sudah diinputkan.
2) Jumlah dokumen yang sudah diinputkan berdasarkan jenisnya.
3) Grafik penginputan dokumen perbulanya.
4) Pilihan Menu Input
5) Pilihan Menu Pengguna

4

3.2.4. Halaman Menu Input
Pada Halaman ini pengguna dapat menginputkan data dokumen serta
melakukan penguploadan dokumen.
1) Halaman Input SPD (Surat Penyediaan Dana)
Pada Halaman ini Terdapat 2 fungsi yaitu Fungsi Penginputan data
dokumen SPD dan Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data
dokumen SPD, Seperti gambar Berikut ini

a) Fungsi Penginputan data dokumen SPD.
Pada fungsi ini pengguna akan memasukan data dokumen
SPD yang sudah ada kemudian setelah data diisikan semua
dan sesuai lalu klik tombol Simpan.

 No SPD = Masukan No SPD
 Tanggal SPD = Masukan Tanggal SPD
 Program = Pilih Program sesuai yang tertera di SPD
 Kegiatan = Pilih Kegiatan sesuai yang tertera di SPD
 Sub Kegiatan = Pilih Sub Kegiatan sesuai yang tertera di SPD
 PASK = Pilih PASK sesuai yang tertera di SPD
 Subtitle = Pilih Subtitle sesuai yang tertera di SPD
 Rekening = Pilih Kode Rekening sesuai yang tertera di SPD

5

 Anggaran = Akan muncul besaran angka anggaran sesuai
dengan anggaran yang sudah dialokasikan

 Dana Sudah Tersedia = Akan muncul besaran angka
anggaran yang sudah tersedia

 Dana SPD = masukan besaran angka anggaran yang tersedia
di SPD

 Sisa Anggaran = Akan muncul Setelah menginput besaran
Anggaran Dana SPD

b) Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data dokumen
SPD.
Pada fungsi ini pengguna akan melihat hasil inputan data
dokumen SPD yang sudah diinputkan datanya. Seperti gambar
berikut ini.

6

2) Halaman Input SPP (Surat Permintaan Pembayaran) & SPM
(Surat Perintah Membayar)
Pada Halaman ini Terdapat 2 fungsi yaitu Fungsi Penginputan data
dokumen SPP & SPM dan Fungsi untuk melihat data hasil
penginputan data dokumen SPP & SPM, Seperti gambar Berikut ini

7

a) Fungsi Penginputan data dokumen SPP & SPM.
Pada fungsi ini pengguna akan memasukan data dokumen
SPP & SPM yang sudah ada kemudian setelah data diisikan
semua dan sesuai lalu klik tombol Simpan.

 No SPP = Masukan No SPP
 No SPM = Masukan No SPM
 Tanggal SPP & SPM = Masukan Tanggal SPP & SPM
 Program = Pilih Program sesuai yang tertera di SPP & SPM
 Kegiatan = Pilih Kegiatan sesuai yang tertera di SPP & SPM
 Sub Kegiatan = Pilih Sub Kegiatan sesuai yang tertera di SPP

& SPM
 Rekening = Pilih Kode Rekening sesuai yang tertera di SPP &

SPM
 SPD = Pilih No SPD yang sesuai dengan data
 Dana SPD = Akan muncul besaran angka anggaran yang

sudah tersedia dari SPD
 Pembayaran = Masukan Angka Besaran yang akan

dibayarkan sesuai yang tertera di SPP dan SPM
 Sisa Dana SPD = Akan muncul Setelah menginput besaran

Pembayaran

8

b) Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data dokumen
SPP & SPM.
Pada fungsi ini pengguna akan melihat hasil inputan data
dokumen SPP dan SPM yang sudah diinputkan datanya.
Seperti gambar berikut ini.

9

3) Halaman Input SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana)
Pada Halaman ini Terdapat 2 fungsi yaitu Fungsi Penginputan data
dokumen SP2D dan Fungsi untuk melihat data hasil penginputan
data dokumen SP2D, Seperti gambar Berikut ini

a) Fungsi Penginputan data dokumen SP2D.
Pada fungsi ini pengguna akan memasukan data dokumen
SP2D yang sudah ada kemudian setelah data diisikan semua
dan sesuai lalu klik tombol Simpan.

 No SP2D = Masukan No SP2D
 Tanggal SP2D = Masukan Tanggal SP2D
 SPM = Pilih no SPM yang sesuai dengan data yang ada di

SP2D
 Program = Tampil data Program Sesuai dengan Data SPM
 Kegiatan = Tampil data Kegiatan Sesuai dengan Data SPM
 Sub Kegiatan = Tampil data Sub Kegiatan Sesuai dengan

Data SPM
 Rekening = Tampil Kode Rekening Sesuai dengan Data SPM
 Total Pembayaran = Tampil Total pembbayaran Sesuai

dengan Data SPM

10

b) Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data dokumen
SP2D.
Pada fungsi ini pengguna akan melihat hasil inputan data
dokumen SP2D yang sudah diinputkan datanya. Seperti
gambar berikut ini.

11

4) Halaman Input SPJ (Surat Pertanggung Jawaban)
Pada Halaman ini Terdapat 2 fungsi yaitu Fungsi Penginputan data
dokumen SPJ dan Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data
dokumen SPJ, Seperti gambar Berikut ini

a) Fungsi Penginputan data dokumen SP2D.
Pada fungsi ini pengguna akan memasukan data dokumen
SP2D yang sudah ada kemudian setelah data diisikan semua
dan sesuai lalu klik tombol Simpan.

 No BKU = Masukan No BKU yang diambil dr Form 22
 No BAST Penyedia ke PPK (Pejabat Pembuat komitmen) =

Masukan no BAST
 Tanggal BAST Penyedia ke PPK (Pejabat Pembuat

komitmen) = Masukan Tanggal BAST Penyedia ke PPK
(Pejabat Pembuat komitmen)
 NO SP2D = Pilih no SP2D yang sesuai dengan data yang ada
di SPJ
 Kode Rekening = Pilih Kode rekening yang tertera di SPJ
 No SPK = Pilih no SPK
 Program = Tampil data Program Sesuai dengan Data SP2D
 Kegiatan = Tampil data Kegiatan Sesuai dengan Data SP2D

12

 Sub Kegiatan = Tampil data Sub Kegiatan Sesuai dengan
Data SP2D

 Rekening = Tampil Kode Rekening Sesuai dengan Data SP2D
 Total Pembayaran = Tampil Total pembayaran Sesuai dengan

Data SP2D

b) Fungsi untuk melihat data hasil penginputan data dokumen
SPJ.
Pada fungsi ini pengguna akan melihat hasil inputan data
dokumen SPJ yang sudah diinputkan datanya. Seperti gambar
berikut ini.

13

5) Halaman Upload File
Pada Halaman ini Terdapat 2 fungsi yaitu Fungsi Pengupload
dokumen keuangan dan Fungsi untuk melihat data hasil Pengupload
dokumen keuangan, Seperti gambar Berikut ini

14

a) Fungsi Penguploadan Dokumen Keuangan.
Pada fungsi ini pengguna akan melakukan upload file dokumen
keuangan yang sudah ada kemudian setelah itu diisikan semua
dan sesuai lalu klik tombol Simpan.

 Jenis berkas = Pilih Jenis Berkas yang akan diupload
 No Berkas = Pilih No berkas sesuai dengan yang akan

diupload
 Upload File = Pilih Dokumen yang akan di upload dan

kemudian upload file

b) Fungsi untuk melihat data hasil Pengupload dokumen
keuangan.
Pada fungsi ini pengguna akan melihat hasil Pengupload
dokumen keuangan yang sudah diupload. Seperti gambar
berikut ini.

15

16