1
i PENYUSUN Penanggung Jawab Roni Satria, S.TTP, M.Si Pengarah Hendri Nurka, S.Sos, M.Si Ketua Tim Muhtarrom Naufal. Sy, S.Tr.IP Anggota Tim Afrian Putra Pratama, S.H Dodi Candra Dasriki, S.Ds Sahara Issyalillah, S.Sos
ii SAMBUTAN Assalamuallaikum Warahmatullahi Wabarokatuh. Pada kesempatan ini saya mengucapkan terimakasih yang sebesar besarnya atas kerja keras Tim Pembuatan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung, sehingga dapat menciptakan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung. Selain itu kami juga berterimakasih dan mendukung penuh pelaksanaan Latsar CPNS Purna Praja Angkatan 30 tahun 2024. Berkat adanya pelaksanaan Latsar CPNS Purna Praja Angkatan 30 tahun 2024 kami mendapatkan inovasi yang tentunya dapat menigkatkan kualitas kinerja. Melalui pelaksanaan Aktualisasi Latsar CPNS Purna Praja Angkatan 30 tahun 2024 yang diikuti oleh Saudara Muhtarrom Naufal. Sy, S.Tr.IP kami berhasil menciptakan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung yang tentunya sangat berguna dan bermanfaat bagi Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung. Kami mengakui masih banyak terdapat kesalahan dalam pembuatan naskah dinas, sehingga menciptakan keberagaman yang tentunya akan mengurangi legalitas naskah dinas. Adanya E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung ini kami berharap akan terciptanya penyamaan presepsi serta keseragaman dalam pembuatan naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan yang berlaku yaitu Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Semoga kedepanya E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung ini dapat dimanfaatkan dan dipergunakan dengan baik, sehingga tercipta semua hal yang kita harapkan, yaitu pembuatan naskah dinas yang seragam dan sesuai dengan peraturan yang berlaku Wassalamuallaikum Warahmatullahi wabarokatuh Muaro Sijunjung, 30 April 2024 Kepala Dinas Pengendalian Penduduk Dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung Roni Satria, S.TTP, M.Si
iii KATA PENGANTAR Puja dan puji Syukur penyusun ucapkan atas kehadirat Allah SWT. atas selesainya penyusunan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung. Penyusun mengusapkan terimakasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan hingga tersusunya E-Book. E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini disusun sebagai acuan dalam penyusunan dan pembuatan naskah dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung. E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini memuat tata cara penyusunan serta bentuk format naskah dinas yang telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Penyusun menyadari bahwa penyusunan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini masih terdapat banyak kekurangan. Untuk itu penyusun sangat mengharapkan kritik serta saran yang membangun demi sempurnanya E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini. E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini diharapkan kedepanya akan diperbarui sesuai perkembangan, perbaikan, dan perubahan peraturan yang ada. Semoga E-Book Panduan Tata Naskah Dinas ini dapat bermanfaat bagi semua pihak terkhususnya seluruh pegawai Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung Muaro Sijunjung. 30 April 2024 Penyusun
iv DAFTAR ISI PENYUSUN ........................................................................................................ i SAMBUTAN ........................................................................................................ii KATA PENGANTAR...........................................................................................iii DAFTAR ISI .......................................................................................................iv PENDAHULUAN................................................................................................ 1 A. Latar Belakang............................................................................................ 1 B. Maksud dan Tujuan .................................................................................... 2 C. Sasaran ...................................................................................................... 2 PEMBUATAN NASKAH DINAS......................................................................... 3 A. Jenis dan Ketentuan................................................................................... 3 B. Format Naskah Dinas ............................................................................... 42 C. Sistematika Pembuatan Naskah Dinas .................................................... 44 PENUTUP ........................................................................................................ 47 DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 48
1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemerintah adalah organisasi yang memiliki kekuasaan untuk membuat dan menerapkan Undang-undang. Pemerintah dalam Ketatalaksanaanya merupakan suatu pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu yang menjadi komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah yaitu administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah menjelaskan tata naskah dinas merupakan pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Adanya tata naskah dinas merupakan salah satu upaya menciptakan legalitas, keseragaman serta tersampaikannya maksud dalam pemberian dan penyampaian informasi kedinasan dengan optimal. Tata naskah dinas yang didasarkan pada peraturan yang mengatur, tentunya harus diterapkan dan dilaksanakan secara menyeluruh. Sehubungan dengan hal tersebut dibentuklah E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung, untuk mempermudah dan menjadi acuan
2 dalam pembuatan naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana dimaksudkan sebagai acuan dalam pembuatan naskah dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung. 2. Tujuan E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana bertujuan untuk menciptakan keseragaman dan meningkatkan legalitas naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. C. Sasaran Sasaran E-Book Panduan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana adalah: 1. Terciptanya, keseragaman, serta persamaan persepsi dalam pembuatan tata naskah dinas di lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana; 2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 3. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 4. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 5. Berkurangnya kerancuan dalam pembuatan naskah dinas, serta mengurangi tingkat kesalahan dalam pembuatan naskah dinas.
3 PEMBUATAN NASKAH DINAS A. Jenis dan Ketentuan 1. Unsur Naskah Dinas A. Kop Surat Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah a. Perbandingan huruf pada kop Naskah Dinas antara tulisan dan nama Pemerintah Daerah dan tulisan nama Perangkat Daerah adalah 3:4 menggunakan huruf Arial. b. Penggunaan nama Perangkat Daerah ditebalkan (bold). c. Loga Daerah diletakan di sebelag kiri Text pada Kop Naskah Dinas Contoh: B. Penomoran a. Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab. b. Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: 1. kode klasifikasi; 2. nomor; 3. nama perangkat daerah dan tahun terbit. Contoh C. Penggunaan Kertas Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada lembaran Nomor: 094/001/DPPKB-2024 Kode Klasifikasi Nomor Tahun Terbit
4 daerah dan berita daerah. Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas D. Penggunaan Tinta a. tinta yang digunakan untuk pengetikan berwarna hitam; b. tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf berwarna biru tua; c. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas, berwarna ungu; dan d. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas bersifat rahasia, berwarna merah. E. Jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung a. Jarak Spasi Dalam penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika. b. Jenis dan ukuran huruf 1. Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). 2. Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas). c. Kata Penyambung 1. Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. 2. Kata ditulis pada: a) akhir setiap halaman; b) baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; c) kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. 3. Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung. F. Penentuan batas ruang tepi a. Ruang tepi atas: 1) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; 2) apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
5 G. Nomor halaman a. Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab/biasa; b. Nomor dalam Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. H. Tembusan a. Tembusan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut; b. Tembusan yang naskah dinasnya ditandatangani oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah berupa surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan, sertifikat, dan piagam tidak memerlukan tembusan; c. Tembusan berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:), tidak diberi garis bawah, serta tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenis. I. Lampiran a. Lampiran ditandatangani oleh pejabat yang sama dengan yang menandatangani Naskah Dinas; b. Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, halaman berikutnya diberi nomor halaman dengan angka arab. Contoh:
6 J. Paraf, tanda tangan, dan stempel a. Paraf 1. Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan; 2. Paraf terdiri atas:paraf hierarki; dan paraf koordinasi; 3. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat dibawah pejabat penandatangan, terlebih dahulu diparaf sebelum ditandatangani; 4. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf; 5. Fitur paraf dalam media rekam elektronik, berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yangberwenang; 6. Pembubuhan paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa surat perjalanan dinas dibubuhkan pada lembar pertama. b. Tanda Tangan 1. Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. 2. Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a) tanda tangan basah; atau b) Tanda Tangan Elektronik. 3. Pemberian tanda tangan dilakukan oleh pejabat yang berwenang. 4. Penulisan nama penanda tangan Kepala Dinas, Sekretaris Dinas, dan Kepala Bidang menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat/golongan. 5. Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan. 6. Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan. c. Stempel 1. Stempel digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. 2. Stempel tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik. 3. Ketentuan sebagai berikut: a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel Perangkat Daerah adalah, 4 cm;
7 b. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel Perangkat Daerah adalah 3,8 cm; c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel Perangkat Daerah adalah 2,7 cm. contoh: K. Map dan Amplop 1. Map Ukuran, bentuk, dan warna map naskah dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan tiap Pemerintah Daerah. Contoh:
8 2. Amplop Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah. a. Bentuk Amplop Naskah Dinas yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas berbentuk persegi panjang; b.Ukuran amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan Pemerintah Daerah. c. Amplop Naskah Dinas jabatan menggunakan kertas warna putih. d.Amplop Naskah Dinas Perangkat menggunakan kertas warna coklat. Contoh: 2. Jenis Naskah Dinas A. Naskah Dinas Arahan a. Naskah Dinas Penetapan 1) Keputusan Kepala Dinas 1. Kepala Bagian kepala keputusan terdiri dari: a. kop keputusan yang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b. kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; c. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; Nomor:… Kepada: Yth.
9 f. judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan g. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2. Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri dari: a. kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan; dan b. kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan. 3. Diktum Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal sebagai berikut: a. Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; b. Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan c. Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4. Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. 5. Kaki Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal penetapan keputusan; b. jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk Keputusan.
10 Contoh: Surat Keputusan b. Naskah Dinas Penugasan 1) Surat Perintah Surat perintah berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi. 1. Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: a. kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau logo; b. kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c. nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari halhal sebagai berikut:
11 a. Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut; b. Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas tugas yang harus dilaksanakan. 3. Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menugasi, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat perintah/surat tugas; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/ surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan e. cap dinas
12 Contoh: Surat Perintah 2) Surat Tugas Surat tugas berisi tugas dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 1. Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: a. kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau logo; b. kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c. nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas.
13 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari halhal sebagai berikut: a. Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut; b. Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas tugas yang harus dilaksanakan. 3. Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menugasi, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat perintah/surat tugas; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/ surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan e. cap dinas
14 Contoh: Surat Tugas 3) Surat Perjalanan Dinas Surat perjalanan dinas merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas pejabat negara, pegawai negeri, pegawai tidak tetap, dan pihak lain. 1. Kepala a. Kop Surat; b. Lembaran; c. Kode; d. judul. 2. Batang Tubuh a. Pejabat Pembuat Komitmen; b. Nama dan NIP;
15 c. Pangkat, Golongan, dan Jabatan; d. Maksud Perjalanan Dinas; e. Kendaraan yang Digunakan; f. Tempat Berangkat dan Tujuan; g. Pembebanan Anggaran h. Keterangan 3. Kaki a. tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menugasi, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat perintah/surat tugas; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/ surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan e. cap dinas
16 Contoh: Surat Perjalanan Dinas a) Bagian Depan
17 b) Bagian Belakang B. Naskah Dinas Korespondensi a. Korespondensi Internal 1) Nota Dinas Nota Dinas merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah. 1. Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: a. kop nota dinas terdiri dari nama lembaga dan unit kerja yang ditulis secara simetris di tengah atas; b. kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; e. kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; f. kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
18 g. kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3. Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). Apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk nota dinas. Contoh: Nota Dinas:
19 2) Memo Memo berisi informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya. 1. Kepala Bagian kepala memo terdiri dari: a. kop Memo berisi tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia dan di bawahnya ditulis nama unit kerja secara simetris dengan huruf kapital; b. kata Memo ditulis secara simetris dibawah kop Naskah Dinas dengan huruf kapital; c. nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata yth., ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan e. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:). 2. Batang Tubuh Batang tubuh Memo terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3. Kaki Bagian kaki Memo terdiri atas: a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya Memo; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani Memo ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan pejabat, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk memo;
20 Contoh: Memo 3) Disposisi Disposisi merupakan petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk. 1. Kepala a. Kop Surat; b. Judul. 2. Batang Tubuh a. Surat Dari, Nomor Surat, Tanggal Surat, Diterima Tanggal, Nomor Agenda, Sifat; b. Perihal;
21 c. Diteruskan kepada, Tanggapan, Proses tindak lanjut, Koordinasi; d. dan catatan. 3. Kaki a. Nama Jabatan; b. Nama dengan gelar; c. Pangkat/ Golongan; dan d. NIP Contoh: Lembar Disposisi b. Korespondensi Eksternal 1) Surat Dinas 1. Kepala
22 a. Kop Surat; b. Tempat, Tanggal, Bulan, dan Tahun; c. Nomor; d. Sifat; e. Lampiran; f. Hal; g. Tujuan; 2. Batang Tubuh a. Pembukaan b. Isi c. Penutup 3. Kaki Nama Jabatan, Nama, Pangkat/Golongan dan NIP Contoh: Naskah Dinas
23 C. Naskah Dinas Khusus a. Surat Kuasa Surat kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan 1. Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: a. kop surat kuasa terdiri dari logo dan nama lembaga, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b. judul surat kuasa; dan c. nomor surat kuasa. 2. Batang tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3. Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat kuasa.
24 Contoh: Surat Kuasa b. Berita Acara Berita acara berisi pernyataan pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para pihak. 1. Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: a. kop berita acara, terdiri dari lambang negara/logo dan nama lembaga diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b. judul berita acara; dan c. nomor berita acara. 2. Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:
25 a. tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b. substansi berita acara; c. keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d. penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya. 3. Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi. Contoh: Berita Acara c. Surat Keterangan Surat keterangan berisi penjelasan subjek dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu.
26 1. Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari: a. kop surat keterangan, terdiri dari logo dan nama lembaga diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b. judul surat keterangan; dan c. nomor surat keterangan. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa, atau tentang seseorangyang diterangkan, maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 3. Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat keterangan. Contoh: Surat Keterangan
27 d. Surat Pengantar Surat pengantar berisi informasi yang digunakan untuk menyampaikan barang atau naskah. 1. Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a. kop surat pengantar; b. nomor; c. tanggal; d. nama jabatan/alamat yang dituju; dan e. tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a. nomor urut; b. jenis yang dikirim; c. banyaknya naskah/barang; dan d. keterangan. 3. Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: a. pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: 1) nama jabatan pembuat pengantar; 2) tanda tangan; 3) nama dan NIP; dan 4) stempel jabatan/lembaga. b. penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi: 1) nama jabatan penerima; 2) tanda tangan; 3) nama dan NIP; 4) cap lembaga lembaga; 5) nomor telepon/faksimile; dan 6) tanggal penerimaan. c. apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat pengantar.
28 Contoh: Surat Pengantar e. Pengumuman Pengumuman berisi pemberitahuan yang bersifat umum dari pejabat yang berwenang. 1. Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari: a. kop pengumuman terdiri dari logo dan nama lembaga, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b. tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo lembaga, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c. kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan d. rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang.
29 2. Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya terdiri dari: a. alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b. peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; dan c. pemberitahuan tentang hal tertentu. 3. Kaki Bagian kaki pengumuman ditempatkan di sebelah kanan, yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal penetapan; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk pengumuman; d. nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan e. cap dinas. Contoh: Pengumuman
30 f. Laporan Laporan berisi pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu. 1. Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri dari: a. Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika laporan; b. Materi laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; c. Simpulan dan saran, sebagai bahan masukan dan pertimbangan; dan d. Penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat harapan/ permintaan arahan/ucapan terima kasih. 3. Kaki Bagian kaki laporan ditempatkan di sebelah kanan bawah dan terdiri dari: a. tempat dan tanggal pembuatan laporan; b. nama jabatan c. nama, pangkat/golongan, dan NIP.
31 Contoh: Laporan g. Telaahan Staf Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf i berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan. 1. Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari: a. judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; b. uraian singkat tentang permasalahan.
32 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari: a. Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; b. Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; c. Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; d. Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; e. Simpulan, yang memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan f. Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. 3. Kaki Bagian kaki telaahan staf ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari: a. nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; b. tanda tangan, apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk telaahan staf; c. nama lengkap, pangkat/golongan, NIP; dan d. daftar lampiran (jika diperlukan).
33 Contoh: Telaahan Staf h. Notula Notula merupakan catatan yang berisi proses sidang atau rapat. 1. Kepala Bagian kepala Notula terdiri dari: a. Kop Notula; b. judul Notula dan diletakkan secara simetris di tengah atas 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Notula terdiri dari: a. Nama Rapat, Hari/Tanggal, Surat Undangan, Waktu, dan Acara; b. Pimpinan Sidang/Rapat, Ketua, Sekretaris, Pencatat c. Peserta Sidang/Rapat; d. Bagaimana Kegiatam dilaksanakan
34 3. Kaki Bagian Notula ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari: a. Nama jabatan; b. Nama, Pangkat/ Golongan, dan NIP. Contoh: Notula i. Surat Undagan Surat undangan berisi undangan kepada pejabat/pegawai baik di lingkup Pemerintah Daerah, maupun pihak eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. 1. Kepala
35 Bagian kepala surat undangan terdiri dari: a. kop surat undanganyang ditandatangani sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi lembaga menggunakan lambang negara, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b. kop surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat selain pimpinan tertinggi lembaga baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan ; d. tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan (jika diperlukan). 2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari: a. alinea pembuka; b. isi surat undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan c. alinea penutup. 3. Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital. Apabila menggunakan tanda tangan elektronik maka penempatan tanda tangan elektronik disesuaikan dengan peletakan tanda tangan pada contoh susunan dan bentuk surat undangan.
36 Contoh: Surat Undangan j. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas Surat pernyataan melaksanakan tugas berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah melaksanakan tugas. 1. Kepala a. Kop Surat; b. Judul; c. Nomor. 2. Batang Tubuh a. Pejabat yang menanda tangani; b. Pernyataan telah melaksanakan tugas;
37 c. Dasar; d. Penutup. 3. Kaki a. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b. Nama Jabatan; c. Nama, Pangkat/Golongan, dan NIP Contoh: Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas k. Surat Panggilan Surat panggilan berisi pemanggilan dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap.
38 1. Kepala a. Kop Surat; b. Judul c. Nomor 2. Batang Tubuh a. Pejabat yang menanda tangani; b. Pernyataan telah melaksanakan tugas; c. Dasar; d. Penutup. 3. Kaki a. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b. Nama Jabatan; c. Nama, Pangkat/Golongan, dan NIP Contoh: Surat Panggilan
39 l. Surat Izin Surat izin berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 1. Kepala a. Kop; b. Judul Surat Izin; c. Nomor; d. Judul Tentang. 2. Batang Tubuh Dasar dan Data Pemberian Izin. 3. Kaki Nama Jabatan, Nama, Pangkat/Golongan, dan NIP Contoh: Surat Izin
40 m. Rekomendasi Rekomendasi merupakan naskah dinas berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. 1. Kepala a. Kop; b. Judul Surat Izin; c. Nomor; d. Judul Tentang. 2. Batang Tubuh a. Dasar, dan menimbang; b. Nama yang direkomendasikan dan Maksud pemberian rekomendasi. 3. Kaki Nama Jabatan, Nama, Pangkat/Golongan, dan NIP Contoh: Surat Rekomendasi
41 n. Sertifikat Sertifikat merupakan naskah dinas sebagai berisi keterangan tanda bukti seseorang telah mengikuti program/kegiatan tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis, workshop, seminar, dan yang sejenis. 1. Kepala a. Kop Surat; b. Judul dan Nomor. 2. Batang Tubuh a. Data Diri; b. Maksud. 3. Kaki a. Nama tempat dan tanggal ditetapkan; b. Nama Jabatan penanda tanganan; c. Nama, Pangkat/Golongan, dan NIP. Contoh: Sertifikat
42 B. Format Naskah Dinas Format naskah dinas merupakan bentuk file yang sudah disediakan dan disesuaikan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Disediakanya format ini bertujuan untuk dapat mempermudah Pembuat Naskah Dinas dalam membuat naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023. Pembuat Naskah Dinas cukup mendownload format naskah dinas dan dapat mengedit naskah dinas yang akan dibuat. Adanya format ini diharapkan pegawai yang ingin membuat naskah dinas dapat menggunakan format yang sudah disesiakan dan melihat kembali ketentuan yang terdapat pada ketentuan pembuatan naskah dinas yang sudah terdapat pada E-Book ini. Berikut kumpulan naskah dinas beserta link yang digunakan untuk mendownload format naskah dinas: 1. Naskah Dinas arahan a. Naskah Dinas penetapan Surat Keputusan https://t.ly/99hVO b. Naskah Dinas penugasan 1) surat perintah; https://t.ly/l1ltm 2) surat tugas; dan https://t.ly/1wgJB 3) surat perjalanan dinas. https://t.ly/Ro2TT 2. Naskah Dinas korespondensi a. korespondensi internal 1) nota dinas; https://t.ly/Tf3s2) memo; dan https://shorturl.at/ACEY2 3) disposisi.
43 https://shorturl.at/pwAC2 b. korespondensi eksternal 1). Surat Dinas https://shorturl.at/pAXZ9 3. Naskah Dinas khusus a. surat kuasa; https://shorturl.at/gqSX7 b. berita acara; https://shorturl.at/ilmy0 c. surat keterangan; https://idm.in/SfxyCYd d. surat pengantar; https://idm.in/HkUXuFA e. pengumuman; https://idm.in/Nbh2q6I f. laporan; https://t.ly/DuK2w g. telaahan staf; https://t.ly/402e4 h. notula; https://t.ly/PuBPX i. surat undangan; https://t.ly/qaTaB j. surat pernyataan melaksanakan tugas; https://t.ly/B8wHl k. surat panggilan; https://n9.cl/2cblyr l. surat izin; https://shorter.me/69sNC m. rekomendasi; https://shorter.me/Jrwft
44 n. sertifikat; https://shorter.me/tm8Pa 4. Acuan Naskah Dinas a. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 https://shorturl.at/otCD4 b. Kode Klasifikasi https://shorturl.at/rxBOR C. Sistematika Pembuatan Naskah Dinas
45 LANGKAH PENGGUNAAN 1. Pegawai pembuat naskah dinas membuka E-Book Panduan Pembuatan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung; 2. Pegawai pembuat naskah dinas mencari dan mendownload bentuk naskah dinas yang akan dibuat melalui daftar format naskah dinas yang sudah ada pada E-Book Panduan Pembuatan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung; 3. Pegawai pembuat naskah dinas membuat naskah dinas sesuai dengan format yang sudah di download melalui E-Book Panduan Pembuatan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Sijunjung; 4. Pegawai pembuat naskah dinas menambahkan kode klasifikasi pada nomor surat, yang dapat dilihat pada daftar kode klasifikasi yang sudah ada pada link berikut; 5. Penandatanganan naskah dinas dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara langsung ataupun secara elektronik 6. Dalam penandatanganan elktronik, pegawai mengirimkan file yang akan ditandatangani kedalam SI SUTAN MUDO (Sistem Persuratan Mudah dan Otomatis) yang dapat di akses melalui link berikut https://esign.sijunjung.go.id/, kemudian memilih pejabat yang akaan menandatangani (Panduan SI SUTAN MUDO dapat diakses melalui link https://shorturl.at/LM459 ) 7. Pejabat yang menandatangani mendapatkan naskah dinas, mengecek kembali, dan apabila tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada pegawai, apabila disetujui maka pejabat penandatangan akan memverifikasi naskah dinas. 8. Naskah dinas yang sudah diverifikasi kemudian di download kembali oleh pembuat naskah dinas;