หน่วยที่ 6 ระบบใบสำคัญ แนวคิด ธุรกิจการค้า ประกอบด้วย เอกสารทางการค้าซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ เอกสารภายใน และเอกสารภายนอก เอกสารภายใน เป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเอง เพื่อออกให้แก่ บุคคลภายนอก และเป็นเอกสาร ที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง ส่วนเอกสารภายนอก เป็นเอกสาร ที่กิจการได้รับจากกิจการอื่น รายจ่ายเป็นรายการที่สำคัญที่ธุรกิจต้องควบคุมทั้งด้านการเงินและบัญชีให้รัดกุมโดยเฉพาะกิจการ ขนาดใหญ่ ที่มีรายการค้าเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก อาจทำให้เกิดการทุจริตหรือข้อผิดพลาด ในการปฏิบัติงาน ได้หลังจากกิจการได้ซื้อ สินค้า หรือจ่ายรายจ่ายต่าง ๆ จะได้รับเอกสารทางการค้า กิจการนำเอกสารดังกล่าวมา บันทึกบัญชีในทะเบียนใบสำคัญ จ่าย และถ้าจ่ายเงินทันทีในวันนั้น หรือรายจ่ายที่ครบกำหนดจ่าย ผู้บันทึกบัญชี ต้องนำหลักฐานการจ่ายเงินมาบันทึก ที่ทะเบียนจ่ายเช็คเป็นการควบคุมการจ่ายเงินให้เป็นระเบียบ บัญชีใบสำคัญ จ่ายมีลักษณะเป็นบัญชีหนี้สิน ทะเบียน ใบสำคัญจ่ายและทะเบียนจ่ายเช็คเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น
ความหมายและความสำคัญของใบสำคัญ ใบสำคัญ หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี เพื่อควบคุมการรับและจ่ายเงิน ของ กิจการให้รัดกุม ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. ใบสำคัญรับ 2. ใบสำคัญจ่าย 1. ใบสำคัญรับ เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการบัญชีทางด้านการรับเงิน ไม่ว่าจะเป็นการรับเงินจากการขาย สินค้าหรือบริการ การรับชำระหนี้ การรับเงินจากรายได้เบ็ดเตล็ด การรับเงินจากการจำหน่าย สินทรัพย์ เป็นต้น 2. ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการบัญชีทางด้านการจ่ายเงิน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเพื่อซื้อสินค้า จ่ายชำระหนี้ จ่ายซื้อสินทรัพย์ หรือจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นต้น เอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการลงบัญชี ไม่ว่าจะ เป็นการลง รายการในบัญชีเงินสด บัญชีรายวัน และบัญชีสินค้าที่อยู่ในความครอบครองก็ตาม ซึ่งเอกสาร ประกอบการ ลงบัญชีตามประกาศของ กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์ แยกออกเป็น 3 ประเภท คือ 1) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก เป็นเอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้จัดทำขึ้นเพื่อส่งให้กิจการ ได้แก่ - ใบสั่งซื้อ - ใบส่งของ - ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ - ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด - ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ - เช็ค ตั๋วเงินรับ - บิลเรียกเก็บหนี้
2) เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก เป็นเอกสารที่กิจการเป็นผู้ออกให้ แก่ บุคคลภายนอกในการขายสินค้า เช่น ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี โดยเอกสารที่ เกิดขึ้นจะเรียงลำดับวันที่ของการเกิดรายการค้านั้น ๆ กิจการจะต้องจัดทำขึ้นอย่างน้อย 2 ฉบับ โดยต้นฉบับ จะต้องออกให้แก่ลูกค้า โดยกิจการเก็บสำเนาไว้ที่ต้นขั้วเอกสารเพื่อใช้ประกอบในการ บันทึกบัญชี นอกจากใบส่ง ของ กิจการจะต้องเก็บต้นฉบับและให้สำเนาแก่ลูกค้า เมื่อลูกค้าไม่นำเงินมา ชำระหนี้ภายในกำหนดเวลา กิจการ จะได้นำต้นฉบับไปเป็นหลักฐานในการฟ้องร้องดำเนินคดีต่อไป เอกสาร ประเภทนี้ได้แก่ - ใบสั่งซื้อ - ใบส่งของ - ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ - ใบเสร็จรับเงิน - บิลเงินสด - ใบเพิ่มหนี้ - ใบลดหนี้ ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก แผนกจัดซื้อจะรวบรวมรายการที่ฝ่ายต่าง ๆ ต้องการสั่งซื้อ ส่งไปยังร้านค้าภายนอก หลังจากผู้มีอำนาจอนุมัติ การจัดซื้อแล้ว
บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เป็นได้ทั้งเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้า จัดทำบัญชีเพื่อ ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก ให้พิจารณาจาก ทำหน้าที่ออกเอกสาร ดังกล่าวว่าเป็นผู้ซื้อ หรือผู้ขายสินค้า 3) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ เป็นเอกสารที่กิจการออกเพื่อใช้ในกิจการเอง เพื่อใช้ใน การควบคุมการดำเนินงานของกิจการ เอกสารประเภทนี้จะเป็นเอกสารที่อำนวยความสะดวกภายในกิจการ ให้ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย สะดวกในการลงบัญชี และการสอบยัน แล้วแต่ว่ากิจการจะวางระบบ บัญชีอย่างไร เอกสารประเภทนี้ได้แก่ - ใบรับพัสดุ ใบจ่ายพัสดุ ใบสำคัญจ่าย - ทะเบียนลูกหนี้ ทะเบียนเจ้าหนี้ - ทะเบียนคุมค่าจ้าง แรงงาน เงินเดือน เป็นต้น
ด้านหลัง 2. บัญชีคุมเจ้าหนี้เป็นบัญชีที่คุมบัญชีเจ้าหนี้แต่ละรายซึ่งในแฟ้มใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน จะทราบ แต่เพียงว่ามีเจ้าหนี้ใครบ้าง เป็นการซื้อในแต่ละครั้งเป็นจำนวนเงินเท่าใด แต่ไม่สามารถจะบอก ยอดรวมของ เจ้าหนี้ได้ ถ้าอยากทราบก็ต้องนำมาหายอด แต่ในบัญชีคุมยอดเจ้าหนี้นั้น กิจการสามารถ ทราบจำนวนหนี้ทั้งหมด ได้โดยดูที่บัตรเจ้าหนี้ บัตรเจ้าหนี้ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ต้องมีรายการต่อไปนี้ 1. ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร 2. ชื่อของเอกสาร 3. เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี)
4. วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร 5. จำนวนเงินรวม (1) ในกรณีที่เป็นเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการรับ เงิน รับฝากเงิน รับชำระเงินหรือตั๋วเงิน ต้องมี รายการดังต่อไปนี้ 1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่ จัดทำเอกสาร 2. สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร 3. รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน 4. ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวมของสินค้า หรือบริการแต่ละ รายการเว้นแต่ได้ระบุรายละเอียด ดังกล่าวไว้ ในเอกสารตาม (2) 3 5. ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงินเว้นแต่เป็น เอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วยเครื่อง คอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดที่ได้ผลใน ทํานองเดียวกัน (2) ในกรณีที่เป็นเอกสารเพื่อเป็นหลักฐาน ในการจําหน่าย จ่ายโอนส่งมอบสินค้าหรือบริการ โดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงิน ต้องมีรายการ ดังนี้ 1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการ ที่จัดทำเอกสาร 2. สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร 3. ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวมของสินค้า หรือบริการ แต่ละรายการ 4. ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และ ที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือบริการ 5. ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร 6. ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ การจัดทำระบบใบสำคัญและการกำหนดเลขที่เอกสาร การจัดทำระบบใบสำคัญ สรุปขั้นตอนดังนี้ 1. สร้างแบบฟอร์ม 2. จัดทำใบสำคัญ 3. บันทึกบัญชีที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย 4. จัดเก็บใบสำคัญเข้าแฟ้ม 5. จ่ายชำระเงินตามใบสำคัญ 6. ทำรายละเอียดใบสำคัญค้างจ่าย
1. สร้างแบบฟอร์ม ทั้งใบสำคัญจ่าย ทะเบียนใบสำคัญจ่าย และทะเบียนจ่ายเช็ค โดยเน้นให้ รายการ ตามที่กฎหมายกำหนด 2. จัดทำใบสำคัญ เมื่อเกิดรายการค้าที่เกี่ยวกับรายจ่าย ต้องนำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับ ของ ใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาแนบประกอบการจัดทำใบสำคัญ เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติโดยทั่วไป มักจะเกี่ยวข้องกับ รายจ่าย ดังนี้ 2.1 สำหรับการซื้อ เช่น การซื้อสินค้า วัตถุดิบ ทรัพย์สิน เป็นต้น จะต้องตรวจสอบระหว่าง ใบส่งของ กับใบสั่งซื้อว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ เกี่ยวกับเรื่องคุณภาพ ปริมาณ ราคา ตลอดจนในเรื่องของ เงื่อนไขการชำระ เงิน เป็นต้น 2.2 สำหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ต้องตรวจสอบเกี่ยวกับ รายละเอียดของบิลค่าซ่อมแซม หรือ รายละเอียดของค่าใช้จ่ายนั้น ๆ ว่าถูกต้องหรือไม่ 2.3 สำหรับการจ่ายชำระหนี้ ต้องตรวจสอบเงื่อนไขในการชำระเงินว่าควรจ่ายเมื่อไร จ่ายอย่างไร เป็น ต้น 3. บันทึกบัญชีททะเบียนใบสำคัญจ่าย เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 2 แล้ว นำรายการที่อนุมัติ การจ่ายเงิน มาบัน ทีกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย 4. จัดเก็บใบสำคัญเข้าแฟ้ม เอกสารที่บันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่าย จัดเก็บเข้าแฟ้มโดยแยกออก เป็น 2 ประเภท คือ 4.1 แฟ้มใบสำคัญจ่ายเงินแล้ว 4.2 แฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบความถูกต้องในการบันทึกบัญชี และการเก็บรายละเอียด ใบสำคัญค้าง จ่ายควรเรียงเอกสารตามวันที่ที่ครบกำหนดการจ่ายเงิน 5. จ่ายชำระเงินตามใบสำคัญ เมื่อใบสำคัญถึงกำหนดชำระ ฝ่ายการเงินทำหน้าที่ตรวจสอบ เอกสารว่า ถูกต้องครบถ้วน ก็จะทำการเขียนเช็คสั่งจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ ตามใบสำคัญพร้อมส่งหลักฐาน ให้เจ้าหน้าที่บัญชี บันทึกบัญชีในทะเบียนจ่ายเช็ค พร้อมทั้งแยกเอกสารที่ชำระเงินแล้วเก็บเข้าแฟ้มใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว
6. ทำรายละเอียดใบสำคัญค้างจ่าย เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชี ต้องจัดเก็บรายละเอียดใบสำคัญ ค้างจ่าย โดยจัดรวบรวมจากแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงินพร้อมทั้งตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชี ใบสำคัญจ่ายว่าถูกต้อง ตรงกันหรือไม่
ขั้นตอนการจัดทำใบสำคัญ การกำหนดเลขที่เอกสาร เมื่อสั่งสินค้าหรือบริการไปยังร้านค้าที่กิจการติดต่อสั่งซื้อ ร้านค้าจะดำเนินการ ส่งสินค้าหรือบริการมายังกิจการโดยร้านค้าจะออกเอกสารทางการค้า เช่น ใบส่งของ ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ กิจการจะนำเอกสารดังกล่าวมาออกเลขที่ใบสำคัญ ในการออกเลขที่ใบสำคัญ นั้นกิจการจะ ออกเลขที่ตามลำดับ วันที่ก่อนหลัง เรียงตามลำดับไปเรื่อย ๆ ใบสำคัญจ่าย ระบบใบสำคัญ เป็นวิธีการควบคุมการปฏิบัติงาน ด้านการจ่ายเงินของกิจการขนาดใหญ่ เมื่อมีการจัดซื้อ สินทรัพย์ หรือสิ่งของ เช่น การซื้อสินค้า ซื้อวัตถุดิบ สินทรัพย์ วัสดุ รวมถึงการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ดังนั้น ก่อนการ จ่ายเงินทุกครั้ง กิจการจะต้องจัดทำใบสำคัญจ่ายเท่ากับจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และแนบหลักฐานประกอบทุกครั้ง เพื่อการตรวจสอบ ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารในการบันทึกบัญชีที่กิจการเป็นผู้จัดทำไว้ใช้ในกิจการเอง สร้างแบบฟอร์ม ได้ หลายแบบฟอร์ม โดยอาจจะมีด้านเดียวหรือ มี 2 ด้านก็ได้ ในกรณีที่กิจการสร้างแบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย แบบมีด้านเดียวจะต้องกำหนดเลขที่ใบสำคัญ วันที่ ของ ใบสำคัญ วันที่ครบกำหนดจ่ายเงิน จ่ายให้ใคร รายละเอียดเกี่ยวกับรายจ่ายที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งผ่านการตรวจสอบ และการอนุมัติการจ่ายเงิน การกำหนดเลขที่ใบสำคัญ การจำแนกประเภทรายจ่าย วันที่จ่ายเงิน เลขที่เช็ค และ ผู้อนุมัติการจ่าย ตัวอย่างเช่น
กรณีที่มี 2 ด้าน ด้านหน้าของใบสำคัญจะประกอบด้วย เลขที่ใบสำคัญ วันที่ของใบสำคัญ ครบกำหนด จ่ายเงิน จ่ายให้ใคร รายละเอียดเกี่ยวกับรายจ่ายที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งผ่านการตรวจสอบและ การอนุมัติการจ่ายเงิน การกำหนดเลขที่ใบสำคัญ ด้านหลังของใบสำคัญประกอบด้วย การจำแนกประเภทรายจ่าย วันที่จ่ายเงิน เลขเด็ด ผู้อนุมัติการ จ่ายเงิน ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย ด้านหน้า ด้านหลัง
ตัวอย่างการจัดทำใบสำคัญ
ด้านหน้า ด้านหลัง
การจัดเก็บใบสำคัญเข้าแฟ้ม นำเอกสารที่บันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่ายจัดเก็บเข้าแฟ้มโดยแยกออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. แฟ้มใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว เมื่อรายจ่ายที่ถึงกำหนดชำระเงิน และได้มีการอนุมัติการจ่ายเงิน พนักงาน จะทำการจ่ายเช็คให้กับทางร้านบุคคลภายนอก ใบสำคัญที่ได้มีการจ่ายชำระเงินแล้วจะแยกเก็บต่างหากเพื่อความ สะดวกในการตรวจสอบ ซึ่งการแยกเก็บสำหรับแฟ้มใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วสามารถ เรียงตามวิธีใดวิธีหนึ่งตาม นโยบายของกิจการ ดังนี้ 1.1 เรียงตามเลขที่ใบสำคัญ หรือ 1.2 เรียงตามเลขที่เช็ค 1.3 เรียงตามตัวอักษรชื่อเจ้าหนี้ 2. แฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน ใบสำคัญที่ได้รับอนุมัติการจ่ายเงินและนำข้อมูลดังกล่าว ไปบันทึกบัญชี ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายเรียบร้อยแล้ว จะจัดเก็บรวบรวมใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงินให้ เป็นระเบียบ โดยจะ เรียงลำดับตามใบสำคัญก่อนหลังตามวันที่ที่ถึงกำหนดชำระ เพื่อความสะดวกในการ ตรวจสอบว่าใบสำคัญฉบับใด ถึงกำหนดการชำระเงินในวันใด เพื่อจะได้จัดทำเช็คสั่งจ่ายตามวันเวลาที่ถึง กำหนดในแต่ละใบสำคัญ ทั้งยังป้องกัน การหลงลืมในการจ่ายชำระเงินตามกำหนดเพื่อให้ได้ส่วนลด ในการชำระหนี้ด้วย ระบบใบสำคัญ การดำเนินงานของสถานประกอบการขนาดใหญ่ จะมีรายการค้าที่เกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ดังนั้น ผู้บริหาร สถานประกอบการหรือเจ้าของกิจการ ไม่สามารถควบคุมการดำเนินงานได้อย่างทั่วถึง จึงจำเป็นที่จะต้องวาง แผนการควบคุมภายในกิจการให้รัดกุม โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบ ให้แก่บุคคลหลายคนในการ ดำเนินงานของกิจการให้ชัดเจน โดยมอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบงาน ในแต่ละหน้าที่สามารถตรวจสอบงานซึ่งกัน และกันได้ และในขณะเดียวกัน การทำงานในแต่ละหน้าที่ต้อง ไม่ทำงานซ้ำซ้อนและสามารถสอบยันกันได้ เพื่อ ป้องกันความผิดพลาดและการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นได้ในการ จัดทำบัญชี และให้งานที่ทำดำเนินไปอย่างมี ประสิทธิภาพ “ระบบใบสำคัญ (Voucher System)” เป็น วิธีการหนึ่งที่สามารถป้องกันการทุจริต ผิดพลาดได้ เงินสด ถือว่าเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่เกิดการทุจริตและสูญหายง่าย ธุรกิจจึงจำเป็นต้องมี ความ ระมัดระวังอย่างสูง และเพื่อให้เกิดความแน่ใจในการจ่ายเงินทุกครั้ง จึงจำเป็นต้องวางระเบียบแบบแผน ในการ ควบคุมการจ่ายเงินให้รัดกุม ถูกต้อง โดยใช้ระบบใบสำคัญ (Voucher System) กล่าวคือ การใช้ ระบบใบสำคัญ ในการควบคุมการจ่ายเงินจะดำเนินการได้ เมื่อเกิดรายการค้าที่เกี่ยวกับรายจ่าย ทุกรายการ ต้องนำรายการ
ดังกล่าวไปจัดทำใบสำคัญ เพื่อบันทึกรายการที่จะต้องจ่ายเงิน โดยให้ถือเป็น หนี้ก่อน และนำใบสำคัญนั้นมาบันทึก ที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญที่ถึงกำหนดการจ่ายเงินให้จ่ายเป็น เช็คทุกครั้ง และในการที่จ่ายเงินออกไปได้นั้น รายจ่ายดังกล่าวต้องผ่านการบันทึกบัญชีที่ทะเบียน ใบสำคัญจ่ายก่อน สำหรับรายจ่ายรายเล็กรายน้อย กิจการจะ ตั้งวงเงินสดย่อย โดยให้ผู้รักษาเงินสดย่อย เป็นผู้รับผิดชอบในการจ่ายเงิน กิจการที่ใช้ระบบใบสำคัญจึงไม่ จำเป็นต้องใช้สมุดรายวันซื้อสินค้า และ สมุดรายวันจ่ายเงิน ลักษณะของระบบใบสำคัญ ระบบใบสำคัญเป็นวิธีการทางบัญชีที่ช่วยป้องกันการทุจริต และการลงบัญชีผิดพลาด ช่วยให้กิจการ ควบคุมภายในทางด้านรายจ่ายให้รัดกุม ถูกต้อง ซึ่งสามารถสรุปวิธีการได้ดังนี้ 1. วิธีการจ่ายเงิน รายจ่ายทุกรายจ่ายที่เข้ามาในกิจการจะต้องจ่ายด้วยเช็คเสมอ ยกเว้น รายจ่ายรายเล็ก รายน้อย เช่น ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ค่ารับรอง ค่าพาหนะ กิจการจะตั้งวงเงินสดย่อย โดย ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยเป็น ผู้รับผิดชอบในการจ่ายเงินเมื่อเงินสดย่อยคงเหลือเล็กน้อย ผู้รักษาเงินสดย่อย จะนำรายการจ่ายเงินพร้อมใบสำคัญ การจ่ายเงิน มาขอเบิกเงินชดเชยจากกิจการ กิจการก็จะนำรายจ่าย ดังกล่าวมาบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย และ กิจการจะจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้รักษาเงินสดย่อยเป็นเช็ค เช่นกัน 2. การจ่ายเงินทุกรายการต้องจัดทำใบสำคัญก่อนเสมอ เพื่อรวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เสนอ ให้แก่ผู้มีอำนาจอนุมัติ ทะเบียนใบสำคัญจ่าย 1. ทะเบียนใบสำคัญจ่าย เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกใบสำคัญ เมื่อพนักงาน บัญชีได้รับ เอกสารทางการค้า (รายจ่าย) พนักงานบัญชีจะตรวจสอบความถูกต้อง แล้วนำเอกสาร ดังกล่าวมาจัดทำใบสำคัญ ใบสำคัญจ่ายถือเป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเอง แล้วจึงนำมาบันทึก ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ซึ่ง แบบฟอร์มทะเบียนใบสำคัญจ่าย ประกอบด้วย 1. วัน เดือน ปี 2. เลขที่ใบสำคัญ 3. ผู้รับเงิน 4. คำอธิบายรายการ (ที่ทำให้เกิดการจ่ายเงิน) 5. เงื่อนไขการจ่ายเงิน (ถ้ามี)
6. การจ่ายเงิน ประกอบด้วย ช่องวันที่ที่จ่ายเงินและช่องเลขที่เช็ค 7. ด้านเครดิต ใบสำคัญจ่าย 8. ด้านเดบิต ซื้อ 9. ด้านเดบิต ภาษีซื้อ 10. ด้านเดบิต ค่าขนส่งเข้า 11. ด้านเดบิต วัสดุสำนักงาน 12. ด้านเดบิต บัญชีอื่น ๆ ประกอบด้วยช่อง ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี และจำนวนเงินสำหรับช่องที่ 8-11 เรียกว่าช่องเฉพาะ หมายถึง รายการที่บันทึกในช่องเฉพาะ ไม่ต้องผ่านบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททันทีที่ เกิดรายการค้า จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเมื่อวันสิ้นเดือนและชื่อบัญชีที่ใส่ในช่อ 8-11 สามารถกำหนด ชื่ออื่นใดก็ได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ตัวอย่าง ทะเบียนใบสำคัญจ่าย หน้าที่...... 2. หลักการบันทึกบัญชีในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญที่ผ่านการอนุมัติแล้วให้นำมาออกเลขที่ใบสำคัญ โดยเลขที่ใบสำคัญจะเรียงตาม วันที่ที่เกิด รายการ แล้วจึงนำใบสำคัญที่ออกเลขที่แล้วไปบันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่ายเพื่อบันทึกตั้ง เป็นหนี้สินไว้ทุก รายการ โดยถือว่าเป็นภาระผูกพันที่กิจการจะต้องจ่ายชำระเงินเมื่อถึง วันครบกำหนดชำระ โดยบันทึกบัญชีเรียง ตามเลขที่ใบสำคัญ ในการบันทึกบัญชี จะบันทึกโดย เดบิต บัญชีที่เกี่ยวข้อง และเครดิต บัญชีใบสำคัญจ่ายตาม กรณีต่าง ๆ ดังนี้
1) การซื้อสินค้า ทั้งซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าโดยการจ่ายเงินในวันที่ซื้อ หลักปฏิบัติใน การบันทึกบัญชี กิจการต้องนำรายการดังกล่าวมาบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต บัญชีซื้อสินค้า XX ภาษีซื้อ XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 1 วันที่ 2 มกราคม 25XX ซื้อสินค้าจากร้านปริญญา 10,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เงื่อนไข 2/10, n/30 บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ดังนี้ เดบิต ซื้อสินค้า 10,000 ภาษีซื้อ 700 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 101 10,700 ทะเบียนใบสำคัญจ่าย หน้าที่...... 2) การจ่ายค่าใช้จ่าย หลักปฏิบัติในการบันทึกบัญชีบันทึกเช่นเดียวกับการซื้อสินค้านั่นคือ กิจการต้องนำรายการดังกล่าวมาบันทึก ทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX หรือถ้าการจ่ายค่าใช้จ่ายนั้นมีภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปฏิบัติดังนี้ เดบิต ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง XX ภาษีซื้อ XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX
ตัวอย่าที่ 2 วันที่ 3 มกราคม 25XX จ่ายค่าขนส่งให้ ร.ส.พ. 500 บาท บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต ค่าขนส่งเข้า 500 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 102 500 หรือ ตัวอย่าที่ 3 วันที่ 4 มกราคม 25XX กิจการได้รับบิลค่าซ่อมแซมเครื่องคอมพิวเตอร์ จากเมโทรดอทคอม เป็นจำนวนเงิน 1,200 บาท บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต ค่าซ่อมแซม 1,200 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 103 1,200 หรือ ตัวอย่างที่ 4 วันที่ 10 มกราคม 25XX กิจการจ่ายค่าไฟฟ้าให้การไฟฟ้านครหลวง เป็นเงิน 1,00 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต ค่าไฟฟ้า 1,000 ภาษีซื้อ 70 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 107 1,070 ทะเบียนใบสำคัญจ่าย หน้าที่......
3) การซื้อสินทรัพย์หลักปฏิบัติในการบันทึกบัญชีบันทึกเช่นเดียวกับการซื้อสินค้า นั่นคือกิจการ ต้องนำรายการดังกล่าวมาบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต สินทรัพย์ที่ซื้อ XX ภาษีซื้อ XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 5 วันที่ 10 มกราคม 25XX ซื้อเครื่องพิมพ์ 9,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จากร้านรุ่งอรุณ บันทึก รายการในทะเบียนจ่าย โดย เดบิต เครื่องใช้สำนักงาน 9,000 ภาษีซื้อ 630 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 108 9,630 หรือ ตัวอย่างที่ 6 วันที่ 15 มกราคม 25XX ซื้อวัสดุสำนักงาน 1,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จากร้านรุ่งแสง บันทึกรายการในทะเบียนจ่าย โดย เดบิต วัสดุสำนักงาน 1,000 ภาษีซื้อ 70 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 111 1,070 ทะเบียนใบสำคัญจ่าย หน้าที่......
ถ้ากิจการซื้อสินทรัพย์โดยจ่ายชำระหนี้เป็นงวดๆ วิธีปฏิบัติทางด้านบัญชีตามระบบสำคัญจ่าย ถึงแม้ว่า กิจการจ่ายเงินให้แก่ผู้รับเงินเพียงรายเดียวก็ตามแต่จ่ายชำระเงินหลายงวด ต้องออกใบสำคัญตามจำนวนงวดที่จ่าย ชำระ เช่น ตัวอย่างที่ 7 เมื่อ 10 มกราคม 25XX กิจการซื้อเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ราคา 30,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จากบริษัท สยามจำกัด โดยผ่อนชำระเป็นเวลา 3 งวด งวดละเท่า ๆ กัน การบันทึกบัญชี เดบิต เครื่องใช้สำนักงาน 30,000 ภาษีซื้อ 2,100 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 111 10,700 ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 112 10,700 ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 113 10,700 ทะเบียนใบสำคัญจ่าย หน้าที่...... 4) การจ่ายเงินเดือน หลักปฏิบัติในการบันทึกบัญชีบันทึกเช่นเดียวกับการซื้อสินค้า นั่นคือ กิจการต้องนำ รายการดังกล่าวมาบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต เงินเดือน XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX การจ่ายเงินเดือนพนักงาน ผู้มีหน้าที่จ่ายเงินได้ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานทางราชการ หรือธุรกิจ เมื่อมีการ จ่ายเงินได้ทุกครั้ง ผู้มีหน้าที่จ่ายเงินได้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย สำหรับการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนลูกจ้างนั้น ให้คำนวณตามหลักเกณฑ์การเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา การหักภาษี ณ ที่จ่าย โดยหักตามวิธีปกติ โดยให้
คำนวณหาเงินได้พึงประเมินที่จ่ายเสมือนได้จ่ายทั้งปี เช่น ถ้าเป็นการจ่าย เงินเดือนให้นำเงินเดือนที่ได้ในแต่ละ เดือนคูณ 12 แล้วให้นำยอดดังกล่าวไปคำนวณหักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อน เหลือเท่าใดให้นำไปคำนวณภาษี ตาม บัญชีอัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ก็จะได้ภาษีที่ต้องเสียทั้งปี แล้วหารด้วย 12 จะได้ภาษี หัก ณ ที่จ่ายในแต่ละ เดือน ตัวอย่างที่ 8 นายนรินทร์ ได้รับเงินเดือน เดือนละ 48,000 บาท มีคู่สมรสซึ่งไม่มีเงินได้ และมีบุตร ผู้เยาว์ 2 คน นายนรินทร์ได้ประกันชีวิตไว้กับบริษัท ประกันชีวิต จำกัด จ่ายค่าเบี้ย ประกัน ปีละ 26,000 บาท อายุกรมธรรม์ 15 ปี ให้คำนวณภาษีเงินได้หักภาษี ณ ที่จ่าย ของนายนรินทร์ วิธีคำนวณ เงินได้พึงประเมินของนายนรินทร์ (48,000 X 12) = 576,000 บาท หัก ค่าใช้จ่ายได้ร้อยละ 50 แต่ไม่เกิน 100,000 บาท = 100,000 บาท เงินได้พึงประเมินหลังหักค่าใช้จ่าย 476,000 บาท หัก ค่าลดหย่อน ผู้มีเงินได้ 60,000 คู่สมรส 60,000 บุตร (30,000 x 2) 60,000 ค่าเบี้ยประกันชีวิต 26,000 206,000 บาท เงินได้สุทธิ 270,000 บาท เงินได้สุทธิตั้งแต่ 0-150,000 บาท ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้ = 0 บาท
เงินได้สุทธิส่วนที่เกิน 150,000-300,000 บาท เสียภาษีในอัตรา 5% (270,0000-150,000) x 5% = 6,000 บาท 6,000 บาท ภาษ๊เงินได้หัก ณ ที่จ่าย เดือนละ = 6,000 12 = 500 บาท ในการคำนวณภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย สามารถหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายได้ 3 วิธี คือ 1. ลูกจ้างเป็นผู้ออกภาษีเงินได้เอง 2. กิจการเป็นผู้ออกภาษีเงินได้แทนลูกจ้าง 3. ลูกจ้างและกิจการช่วยกันออกภาษีเงินได้ตามข้อตกลง วิธีปฏิบัติ กรณีที่ 1 ลูกจ้างเป็นผู้ออกภาษีเงินได้เอง ในวันสิ้นเดือน เจ้าหน้าที่การเงินต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย จากลูกจ้าง และนำส่งกรมสรรพากรภายใน 7 วัน หลังจากวันที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย บันทึก รายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ดังนี้ เดบิต เงินเดือน XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 9 กิจการจ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นเงิน 50,000 บาท หักภาษ๊เงินได้ ณ ที่จ่าย 1% บันทึกรายการ ดังนี้ เดบิต เงินเดือน 50,000 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 001 49,500 ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 002 500
กรณีที่ 2 กิจการเป็นผู้ออกภาษีเงินได้แทนลูกจ้าง วิธีนี้ถือว่าภาษีเงินได้เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ การบันทึกบัญชีเป็นดังนี้ เดบิต เงินเดือน XX ภาษีเงินได้ XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 10 กิจการจ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นเงิน 50,000 บาท ภาษีเงินได้ 1% ของเงินเดือน ร้านค้า เป็นผู้ออกให้ และจะจ่ายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ดังนี้ เดบิต เงินเดือน 50,000 ภาษีเงินได้ 500 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 001 50,000 ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 002 500 กรณีที่ 3 ลูกจ้างและกิจการช่วยกันออกภาษีเงินได้ตามข้อตกลง ในกรณีนี้ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายลูกจ้างและ นายจ้างตามจำนวนเงินที่ตกลงจ่ายภาษี ตัวอย่างที่ 11 กิจการจ่ายเงินเดือนพนักงาน 50,000 บาท ภาษีเงินได้ 1% ของเงินเดือน กิจการออกให้ครึ่งหนึ่ง คงจ่ายเช็คสำหรับเงินเดือนสุทธิ บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ดังนี้ เดบิต เงินเดือน 50,000 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 001 49,750 ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 002 250 และภาษีเงินได้ในส่วนที่กิจการออกให้บันทึกรายการดังนี้ เดบิต เงินเดือน 250 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 003 250
จากที่ได้กล่าวไปแล้วถึงการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง ในกรณี กรณีต่าง ๆ ทั้ง 3 กรณีแล้วนั้น ในบางกิจการ ยังมีการหักเงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม ถ้าเป็น นั้น วิธีปฏิบัติคือ ต้องออกใบสำคัญ 3 ฉบับ โดย ฉบับที่ 1 ออกให้แก่พนักงานลูกจ้างในส่วนของเงินเดือนและค่าแรงงาน ฉบับที่ 2 ออกให้แก่กรมสรรพากรในส่วนของภาษีเงินได้ ในส่วนที่ต้องนำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ฉบับที่ 3 ออกให้แก่สำนักงานประกันสังคมเท่าจำนวนที่ต้องนำส่ง โดยนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ดังนั้น ใบสำคัญฉบับที่ 2 และฉบับที่ 3 จึงเป็นใบสำคัญค้างจ่ายเสมอในเดือนที่เกิดรายการดังกล่าว โดยจะบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ส่วนใบสำคัญฉบับที่ 1 เมื่อบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่ายเรียบร้อยแล้ว ต้องนำไปบันทึกที่ทะเบียนจ่ายเช็คด้วยเพราะมีการจ่ายเงินให้แก่พนักงานในวันนั้น กรณี การจ่ายเงินเดือน มีการหักค่าใช้จ่าย เช่น ภาษีเงินได้, เงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม ปฏิบัติดังนี้ ใบสำคัญฉบับที่ 1 เดบิต เงินเดือน XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ใบสำคัญฉบับที่ 2 หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ในกรณีที่ลูกจ้างเป็นผู้จ่ายภาษีเงินได้เอง เดบิต เงินเดือน XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX หรือในกรณีที่ลูกจ้างและนายจ้างช่วยกันออกภาษีจะบันทึกบัญชี โดย เดบิต เงินเดือน (ส่วนของลูกจ้าง) XX ภาษีเงินได้ (ส่วนของนายจ้าง) XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX
ใบสำคัญฉบับที่ 3 เงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม ที่นายจ้างจ่าย 5% และลูกจ้างจ่าย 5% เดบิต เงินเดือน (ส่วนของลูกจ้าง) XX เงินสมทบกองทุนประกันสังคม (ส่วนของนายจ้าง) XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 12 วันที่ 30 มกราคม 25XX จาสยเงินเดือนให้ พนักงาน 3,500 บาท บันทึกรายการในทะเบียน ใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต เงินเดือน 3,500 เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 116 3,500 หรือ วันที่ 30 มกราคม 25XX ค่าจ้างประจำของบริษัทเป็นเงินเดือนรวมทั้งสิน 75,000 บาท (พนักงาน 3 คน คนละ 25,000 บาท) ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย 1% โดยพนักงานเป็นผู้ออกทั้งหมด เงิน ประกันสังคม 5% บันทึกบัญชีดังนี้
ที่ทะเบียนจ่ายเช็ค จะบันทึกรายการจ่ายชำระดังนี้ จะเห็นได้ว่า การจ่ายเงินเดือนในกรณีที่ 2 นั้น มีการหักภาษีเงินได้และเงินสมทบเข้ากองทุน ประกันสังคม จึงต้องออกใบสำคัญ 3 ฉบับ โดยฉบับที่ 1 ออกให้แก่พนักงานลูกจ้าง ในส่วนของเงินเดือน และค่าแรงงานค้างจ่าย ฉบับที่ 2 ออกให้แก่กรมสรรพากรในส่วนของภาษีเงินได้ โดยให้นำส่งภายใน วันที่ 7 ของเดือนถัดไป ส่วนฉบับที่ 3 ออกให้แก่สำนักงานประกันสังคม โดยให้นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป จึงมีการจ่ายเช็คในเดือนมกราคม เพียงฉบับเดียว คือ ใบสำคัญเลขที่ 116 ส่วนใบสำคัญเลขที่ 117 และ 118 จะนำไปจ่ายในเดือนกุมภาพันธ์ ใบสำคัญที่บันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่ายแล้วยังไม่ได้จ่ายเงิน ดังตัวอย่างข้างต้น ใบสำคัญ เลขที่ 117 และ 118 ให้นำไปเก็บไว้ในแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เมื่อมีการสั่งจ่ายเช็ค ให้นำเลขที่เช็คและวันที่ที่จ่ายเช็ค มาบันทึกในช่องการจ่ายเงิน วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการผ่านรายการจากทะเบียนใบสำคัญจ่ายไปยังบัญชีแยกประเภท มีหลักปฏิบัติ เช่นเดียวกับสมุดรายวันเฉพาะ สรุปขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้ 1. สำหรับรายการที่บันทึกในช่องอื่น ๆ ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ให้ผ่านรายการไปยังบัญชี แยกประเภทที่ เกี่ยวข้องทันทีที่บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่ายแล้ว 2. สำหรับของเฉพาะด้านเดบิต (บัญชีซื้อสินค้า ภาษีซื้อ ค่าขนส่งเข้า ฯลฯ) ให้ผ่านรายการ ไปยัง บัญชีแยกประเภทในวันสิ้นเดือนด้วยยอดรวมของแต่ละบัญชี ยกเว้นของบัญชีอื่น ๆ เพราะได้ผ่านไปยัง บัญชีแยกประเภทในวันที่เกิดรายการดังกล่าวแล้วและด้านเครดิต ได้แก่ ยอดรวมใบสำคัญจ่าย เมื่อผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภท ในช่องหน้าบัญชีให้อ้างอิงโดยใช้อักษรย่อ “ทส. ซึ่งย่อมาจากคำ ว่า “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย
ตัวอย่างที่ 13 จากทะเบียนใบสำคัญจ่าย 1 จะเห็นได้ว่ารายการที่เกิดขึ้นอยู่ในช่องเฉพาะทั้งบัญชีซื้อและบัญชี ภาษีซื้อ จึงไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททันที ตามข้อกำหนดข้อที่ 2 ให้ผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภทในวันสิ้นเดือนด้วยยอดรวมของแต่ละบัญชี ตัวอย่างที่ 14 จากทะเบียนใบสำคัญจ่าย 2 จะเห็นได้ว่ารายการที่เกิดขึ้นวันที่ 3,4 และ 10 เป็นรายการที่ เกี่ยวข้องกับใบสำคัญจ่ายซึ่งอยู่ในช่องบัญชีอื่น ๆ ดังนั้น ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ 1 ต้องผ่าน รายการไปยังบัญชีแยกประเภททันที่ ปฏิบัติดังนี้ ตัวอย่างที่ 15 จากทะเบียนใบสำคัญจ่าย 3 จะเห็นได้ว่ารายการที่เกิดขึ้นวันที่ 10 และ 15 เป็นรายการที่ เกี่ยวข้องกับใบสำคัญจ่ายซึ่งอยู่ในช่องบัญชีอื่น ๆ ดังนั้น ต้องปฏิบัติตามข้องกำหนดที่ 1 ต้องผ่าน รายการไปยังบัญชีแยกประเภททันที ปฏิบัติดังนี้
จากทะเบียนใบสำคัญจ่าย 4 จะเห็นได้ว่ารายการที่เกิดขึ้นวันที่ 30 เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ ใบสำคัญจ่ายซึ่งอยู่ในช่องบัญชีอื่น ๆ ดังนั้น ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ 1 ต้องผ่านรายการไปยัง บัญชีแยกประเภท กรณีที่ 1 กรณีที่ 2
ส่วนรายการที่เกิดขึ้นในช่องเฉพาะนั้น จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทในวันสิ้นเดือนดังนี้ การจ่ายเงินตามใบสำคัญ หลังจากบันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่ายแล้ว ก็จะนำใบสำคัญเก็บเข้าแฟ้มใบสำคัญที่ยัง ไม่ได้จ่ายเงิน โดยเรียงตามกำหนดชำระเงิน เมื่อใบสำคัญถึงกำหนดชำระเงิน ฝ่ายการเงินจะทำการตรวจสอบ ความถูกต้อง หลังจากนั้นก็จะเสนอให้ผู้มีอำนาจเซ็นเช็คสั่งจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ตามใบสำคัญ แล้วนำ หลักฐานการ จ่ายเงินมาบันทึกที่ ทะเบียนจ่ายเช็ค
ทะเบียนจ่ายเช็ค ทะเบียนจ่ายเช็ค ถือว่าเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น สำหรับกิจการที่ใช้ระบบใบสำคัญเพราะทะเบียน จ่ายเช็คใช้แทนสมุดรายวันจ่ายเงิน แบบฟอร์มของทะเบียนจ่ายเช็คประกอบด้วยช่องต่าง ๆ ดังนี้ 1. ชื่อสมุด 2. หน้าสมุด 3. วัน เดือน ปี 4. เลขที่เช็ค 5. ผู้รับเงิน 6. เลขที่ใบสำคัญ 7. เดบิต ใบสำคัญจ่าย 8. เครดิต ธนาคาร 9. เครดิต ส่วนลดรับ หลักการบันทึกบัญชีในทะเบียนจ่ายเช็ค นำใบสำคัญที่จ่ายเช็คแล้ว มาบันทึกในทะเบียนจ่ายเช็ค โดยเรียงตามวันที่ที่จ่ายเช็ค ออกเลขที่เช็ค ชื่อผู้รับเงินในใบสำคัญอ้างเลขที่ใบสำคัญที่เบิกเงิน (ฉบับดังกล่าว) โดยเดบิต ใบสำคัญจ่าย เครดิต ธนาคาร ถ้ามีส่วนลด ให้นำส่วนลดไปบันทึก ด้านเครดิต ส่วนลดรับ หลังจากบันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่ายช่อง การจ่ายเงิน โดยลงวันที่ ที่จ่ายเช็ค และเลขที่เช็ค หลังจากนั้นให้นำใบสำคัญไปเก็บไว้ที่แฟ้มใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว
ตัวอย่างที่ 17 หลักจากบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่ายแล้ว และในวันเดียวกันมีการจ่ายเช็คให้ ร.ส.พ. ให้นำรายการมาบันทึกที่ทะเบียนจ่ายเช็ค โดย เดบิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 102 500 เครดิต ธนาคาร 500 ตัวอย่างที่ 18 จ่ายค่าไฟฟ้าให้ การไฟฟ้านครหลวง บันทึกที่ทะเบียนจ่ายเช็ค โดย เดบิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ 107 1,070 เครดิต ธนาคาร 1,070
การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท ในวันสิ้นเดือนให้รวมยอดทุกช่องในทะเบียนจ่ายเช็ค (ช่องจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิต) แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องด้วยยอดรวมของแต่ ละบัญชี ตัวอย่างที่ 19 การบันทึกบัญชีในทะเบียนใบสำคัญจ่ายและทะเบียนจ่ายเช็ค 25XX ม.ค. 1 ซื้อสินค้า จากร้านนริศรา เป็นจำนวน 10,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 2/10, n/30 2 จ่ายค่าขนส่งเข้าให้ ร.ส.พ. 300 บาท 4 จ่ายค่าเช่าสำนักงานให้ สำนักงานปริญญา เป็นเงิน 3,000 บาท 8 ซื้อสินค้าจากร้านอรุณีเป็นจำนวน 15,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 11 จ่ายชำระค่าสินค้าเมื่อวันที่ 1 มกราคม 15 จ่ายค่าโฆษณาให้ฤทัยโฆษณา 980 บาท 18 จ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าเมื่อวันที่ 8 มกราคม 20 รับบิลค่าโทรศัพท์ 300 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 22 ซื้อสินค้าจากร้านสุดหล่อ 22,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 28 ซื้อเครื่องใช้สำนักงานจากร้านวรพจน์ 9,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 31 จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน 3,600 บาท ให้ทำ 1. ทะเบียนใบสำคัญจ่าย เริ่มเลขที่ 101 2. ทะเบียนจ่ายเช็ค เริ่มเลขที่ 2100011 3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง
การจัดเก็บใบสำคัญค้างจ่าย ณ วันสิ้นเดือนกิจการจะหายอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ สำหรับบัญชีใบสำคัญจ่ายยอดคงเหลือ จะมีผลทำให้กิจการสามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบสำคัญจ่ายได้ เพราะยอดคงเหลือที่ปรากฏใน บัญชีใบสำคัญจ่าย จะต้องเท่ากับใบสำคัญที่คงเหลืออยู่ในแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เพราะใบสำคัญใดที่ บันทึกการจ่ายเงินที่ทะเบียนจ่ายเช็คแล้ว ต้องนำใบสำคัญนั้นกลับไปบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ช่องการ จ่ายเงิน ลงวันที่ที่จ่าย และเลขที่เช็ค ถ้าช่องการจ่ายเงินในใบสำคัญว่างอยู่ แสดงใบสำคัญ ดังกล่าวค้างจ่าย ตัวอย่างการเก็บรายละเอียดใบสำคัญค้างจ่าย กิจการ รายละเอียดใบสำคัญค้างจ่าย วันที่ 31 มกราคม 25XX ใบสำคัญเลขที่ ชื่อผู้รับเงิน จำนวนเงิน 106 องค์การโทรศัพท์ 321 บาท 107 ร้านอรุณี 23,540 บาท 108 ร้านวรพจน์ 9,630 บาท รวม 33,491 บาท การบันทึกบัญชี เงินสดย่อย (Petty Cash) เป็นเงินสดจำนวนหนึ่ง ซึ่งกิจการกันไว้สำหรับจ่ายค่าใช้จ่าย เล็ก ๆ น้อย ๆ เนื่องจากกิจการนำเงินสดที่ได้รับฝากธนาคารทั้งหมด และเมื่อมีการจ่ายเงินกิจการจะจ่าย ด้วยเช็ค ส่วนรายจ่าย เล็ก ๆ น้อย ๆ จะมีการกันเงินสดไว้จำนวนหนึ่งสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เงินสดที่กันไว้นี้ เรียกว่า เงินสดย่อย และมอบหมายให้พนักงานคนใดคนหนึ่งเป็นผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) ระบบเงินสดย่อยที่นิยม ใช้คือแบบกำหนดวงเงินที่แน่นอน (Imprest System) 1. เมื่อตั้งวงเงินสดย่อย กิจการบันทึกบัญชีในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต เงินสดย่อย XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX และบันทึกบัญชีในทะเบียนจ่ายเช็ค โดย เดบิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX เครดิต ธนาคาร XX
2. การจ่ายเงินสดย่อย เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยได้รับเช็ค จะนำเช็คตามข้อ 1 ไปขึ้นเงินกับธนาคาร เพื่อเก็บไว้สำรองจ่ายค่าใช้จ่ายรายเล็กรายน้อย เมื่อเกิดค่าใช้จ่ายรายเล็กรายน้อยที่ผู้รักษาเงินสดย่อย ต้องจ่าย ผู้รักษาเงินสดไม่ต้องนำรายจ่ายดังกล่าวไปบันทึกบัญชีของกิจการทันที เพียงแต่บันทึกความทรงจำ จนกว่าผู้รักษา เงินสดจะขอเบิกเงินชดเชย และหลักปฏิบัติของผู้รักษาเงินสดย่อยเพื่อตรวจสอบจำนวน เงินสดย่อยที่ถืออยู่ ว่าถูกต้องหรือไม่ นั่นคือ การนำหลักฐานการจ่ายเงินสดย่อยกับจำนวนเงินสดคงเหลือ ที่ถืออยู่ในมือมารวมกัน จะต้องเท่ากับวงเงินสดย่อย ที่ได้รับมาเสมอ 3. เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยขอเบิกเงินชดเชย บันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX และบันทึกบัญชีในทะเบียนจ่ายเช็ค โดย เดบิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX เครดิต ธนาคาร XX ตัวอย่างที่ 20 บริษัท สร้อยสน จำกัด ใช้ระบบใบสำคัญจ่ายเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน 25XX ม.ค. 5 ตั้งวงเงินสดย่อยตามใบสำคัญเลขที่ 111 จำนวน 2,000 บาทและได้จ่ายเช็คเลขที่ 1111105 ในวันนี้ ฯลฯ 29 ผู้รักษาเงินสดย่อยขอเบิกเงินชดเชย ดังนี้ ค่าไปรษณีย์ฯ 230 บาท ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด 220 บาท ค่าพาหนะ 330 บาท ค่าวัสดุสำนักงาน 535 บาท (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%) ได้จ่ายเช็คเลขที่ 1111118 ให้กับผู้รักษาเงินสดย่อย
4. กรณีจ่ายเงินชดเชยไม่ทันในวันสิ้นเดือน หลักปฏิบัติในการบันทึกบัญชี ไม่ต้องบันทึกที่ทะเบียนจ่าย
• การรับคืนสินค้า เมื่อกิจการรับคืนสินค้าจากลูกค้าในกรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินสด เมื่อลูกค้าส่งคืน สินค้ามากิจการต้องจ่ายเงินคืนให้แก่ลูกค้า วิธีปฏิบัติ ปฏิบัติเช่นเดียวกับการซื้อสินค้า การจ่ายค่าใช้จ่ายเมื่อจะมี การจ่ายเงินจากกิจการ รายจ่ายทุกรายจ่ายต้องนำไปบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ก่อนมีการจ่ายเงินทุกครั้ง นำ รายการดังกล่าวมาบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดย เดบิต รับคืนสินค้า XX ภาษีขาย XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX ตัวอย่างที่ 21 เมื่อวันที่ 8 มกราคม 25XX รับคืนสินค้าจากนายสกล 500 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% บันทึกบัญชี • การชำระหนี้เงินกู้ เมื่อกิจการจ่ายชำระเงินกู้ให้กับบริษัทการเงิน กิจการจะต้องนำรายการ ที่จ่าย ชำระเงินกู้ ไปบันทึกที่ทะเบียนใบสำคัญจ่ายก่อน แล้วจึงจะนำรายการดังกล่าวไปบันทึกที่ทะเบียน จ่ายเช็ค
ตัวอย่างที่ 22 ก.พ. 15 กิจการจ่ายชำระเงินกู้ให้กับธนาคารกสิกรไทย จำกัด พร้อมทั้งดอกเบี้ย บันทึกรายการ ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ดังนี้ เดบิต เงินกู้ XX ดอกเบี้ยจ่าย XX เครดิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX และในวันเดียวกันบันทึกการจ่ายเช็คที่ทะเบียนจ่ายเช็ค ดังนี้ เดบิต ใบสำคัญจ่าย-เลขที่ XX XX เครดิต ธนาคาร XX ตัวอย่างการบันทึกรายการ 25XX มี.ค. 1 ซื้อสินค้าจากร้านเมืองตราด 20,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เงื่อนไข 2/10, n/30 2 ตั้งวงเงินสดย่อยจำนวน 2,000 บาท จ่ายเช็คให้ผู้รักษาเงินสดย่อยวันนี้ 4 ซื้อสินค้าจากร้านขจรศักดิ์ เป็นเงิน 8,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% จ่ายชำระวันนี้ 5 จ่ายเช็คให้ ร.ส.พ. เป็นเงิน 500 บาท เป็นค่าขนส่งสินค้า 8 ซื้อเครื่องพิมพ์ดีดจากบริษัท โอเล่ จํากัด จำนวน 9,000 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 10 จ่ายชำระค่าสินค้าที่ซื้อเมื่อวันที่ 1 มีนาคม 12 รับบิลค่าโฆษณาจากบริษัท เสรีโฆษณา จำกัด จำนวน 6,000 บาท 14 ซื้อสินค้าจากร้านนครชัย 14,980 บาท รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เงื่อนไข 2/10, n/30 17 รับบิลค่าโทรศัพท์ จากองค์การโทรศัพท์ จำนวน 1,200 บาท ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 19 จ่ายชำระหนี้ค่าโฆษณา เมื่อวันที่ 12 มีนาคม จ่ายชำระต้นเงินกู้ 10,000 บาท พร้อมดอกเบี้ย 500 บาท ให้ธนาคารกสิกรไทย จำกัด 22 รับบิลค่าไฟฟ้าจากการไฟฟ้าส่วนภูมิภาคเป็นเงิน 1,712 บาท รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% 25 ผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกเงินชดเชย เป็นค่าไปรษณีย์โทรเลข 550 บาท ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด 360 บาท ค่าพาหนะ 430 บาท ค่าวัสดุสำนักงาน 535 บาท (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%) 31 จ่ายเงินเดือนพนักงานเดือนมีนาคม เป็นเงิน 35,000 บาท หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย 2% หมายเหตุ ใบสำคัญ เริ่มเลขที่ 1 และเลยทีเช็ค เริ่มเลขที่ 3300001