حقيبة فن إعداد التقارير لولو المجددة

‫الزمن‬

‫‪ 05‬دقائق‬

‫النشرة العلمية ‪0/2/2‬‬
‫المهارات المطلوبة في معد وكاتب التقرير‬
‫قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة‪ ،‬إلا أنها في الواقع عملية لها أصول‬
‫وأسس علمية ومنطقية يجب أن تراعى عند إعداده وكتابته‪ ،‬كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب‬
‫التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫‪ .1‬القدرة على التفكير المنطقي السليم‪.‬‬
‫‪ .2‬القدرة على الاستنتاج وإدراك العلاقة والربط بين الأحداث والأمور‪.‬‬
‫‪ .4‬القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار بدون أن تؤدي إلى إخفائها أو تشويهها‪.‬‬
‫‪ .4‬القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة‪.‬‬

‫‪ .1‬القدرة على السرد التسلسلي السليم للأحداث‪.‬‬
‫‪ .6‬القدرة على الكتابة بدون أخطاء لغوية وقاعدية‪.‬‬
‫‪ .7‬القدرة على إبراز الحقائق والدلائل بشكل غير هجومي‪.‬‬
‫‪ .8‬القدرة على استعراض النتائج وتحديد نقاط القوة والضعف في التقرير‪.‬‬
‫‪ .9‬القدرة على كتابة المرئيات والمقترحات المفيدة للتقرير‪.‬‬
‫ومن هنا تظهر أهمية الإعداد السليم للتقارير‪ ،‬ومراعاة المبادئ العلمية لكتابتها‪ ،‬واكتساب المهارات‬
‫الفردية اللازمة لذلك حتى تتحقق لها الفعالية والتأثير المطلوبين‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪11‬‬

‫الزمن‬

‫‪ 021‬دقائق‬

‫النشرة العلمية ‪ 0/2/2‬مدتها ‪ 021‬دقيقة‬

‫مراحل إعداد التقرير‬
‫فإ ًذا بإعداد التقارير يتم حفظ الحقوق والأعمال‪ ،‬وإعطاء دلالة عن نوع العمل وأفرعه‪ ،‬وحجم تلك‬
‫الأعمال‪ ،‬ونسبة إنجازها‪ ،‬إضاف ًة إلى العقبات والمشكلات التي تواجه تنفيذها‪ ،‬والسبل التي اتخذت‬

‫للتغلب عليها‪ ،‬بما يعين على تقويم الأعمال‪.‬‬
‫ويتطلب إعداد التقارير الدقة والصدق والبحث والتدوين الصحيح‪ ،‬إضاف ًة إلى تدعيمها بالحقائق‬

‫والإثباتات‪...‬‬

‫غالبًا ما يتم تقسيم المحتويات إلى ثلاث مراحل أساسية كالتالي‪:‬‬
‫أولاً‪ :‬مرحلة الجمع والإعداد‬
‫ثان ًيا‪ :‬مرحلة التنفيذ‬
‫ثالثًا‪ :‬مرحلة كتابة التقرير‬

‫أولًا‪ :‬مرحلة الجمع والإعداد‬
‫تبدأ المرحلة الأولى في إعداد التقارير بجمع البيانات والإعداد والتجهيز من لحظة التكليف بالعمل‬

‫حتى رفع تقرير عنه للجهات المختصة وموجزها التالي‪:‬‬
‫أ‪ -‬الَّتسُلّم‪ ( :‬المدير المباشر )‬

‫!‪ -‬تسُلّم المكاتبة الخطَيّة ( التعميم‪ ،‬أو الخطاب‪ ،‬أو التكليف‪ ... ،‬وغيره) من الجهة المختصة‪.‬‬
‫‪ -2‬تدوين مسؤولة ضبط الاتصالات البيانات العا َمّة عن المكاتبة الواردة‪.‬‬

‫‪ -4‬إحالة المكاتبة الخطية إلى القسم المناسب بالإدارة‪ ،‬وتكليفها بالعمل رسمًّيا بالدراسة مع طلب‬
‫رفع تقرير عنها في حال الانتهاء منها‪.‬‬

‫‪ -4‬تصوير الدراسة والمرفقات ورفدها بالتكليف لبدء العمل‪.‬‬
‫‪ - 6‬إحالة أمر دراسة المرفقات إلى الجهة أو الشخص المعنيّ وفق التخصص المتاح بالمؤسسة أو الإدارة‬

‫أو القسم‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪12‬‬

‫ب_ التجهيز‪ ( :‬الجهة المعنية بالتنفيذ )‬
‫‪ - 1‬قراءة الخطاب أو التعميم بإمعان بعد تسلمه من المدير المباشر والتكليف بالعمل به‪.‬‬
‫‪ -2‬حصر المخت َصّة للَتّعاميم والخطابات واللوائح والقرارات المبنية عليها المكاتبة المحالة‪.‬‬

‫‪ -4‬التأكد من سلامة وصحة واستيفاء المكاتبات المتعلقة بالمعاملة أو الدراسة المحالة‪.‬‬
‫‪ -4‬مراجعة القرارات واللوائح المتعلقة بها‪.‬‬

‫‪ - 7‬دراسة محتوى المكاتبة الخطَيّة المحالة‪ ,‬والوقوف على ( أهدافها‪ ،‬محاورها‪ ،‬العمل المطلوب‬
‫إنجازه‪ ،‬الجهات المشاركة‪ ،‬الجهات المستفيدة‪ ،‬زمن التنفيذ‪ ،‬المعوقات‪ ،‬التوصيات‪ ،‬جهة الرفع‪،‬‬

‫نوع التقرير المطلوب إعداده )‪.‬‬
‫‪ - 8‬جمع البيانات والمعلومات والوثائق اللازمة‬
‫‪ - 9‬ترتيب المعلومات والوثائق التي تم جمعها وفق التسلسل الزمني‬
‫‪ - 11‬الرجوع للمصادر والمراجع التربوية والعلمية التي تغذي العمل بالدراسة‪.‬‬
‫‪ - 11‬دراسة المرفقات من كتب أو مذكرات‪ ،‬أو أقراص‪ ،‬أو سلاسل‪ ،‬أو بيانات‪ ،‬والتحقق من صدقها‬

‫وتدوين الملحوظات عنها‪.‬‬
‫‪ - 12‬مخاطبة الجهات المعنية بوجود خلل أو نقص أو طلب تعديل في المرفقات المتعِّلقة بالمعاملة المحالة‬

‫(إن وجد)‪.‬‬
‫‪ - 14‬رفع التعديلات والتصويبات المقترحة إلى الجهة المعنية‪.‬‬

‫ثان ًيا‪ :‬مرحلة التنفيذ‬

‫تع ُدّ مرحلة التنفيذ المرحلة الثانية من إعداد التقارير المهمة التي تتوقف عليها جمع وحصر وتجهيز‬
‫المعلومات المتعِّلقة بالدراسة أو التعميم أو الخطاب أو التكليف المو َّجه للجهة المعنية‪ ،‬وتتم فيها اتخاذ‬

‫الخطوات التالية‪:‬‬
‫‪ -1‬تحديد نوع ال ِدّراسة‪ :‬من المهم أن يتم تحديد نوع الدراسة التي على أساسها يتم تحديد المحاور‬

‫والآلية والمتطلبات الخاصة بها والجهات المشاركة في الإعداد‪ ،‬ومن أمثلة ذلك‪:‬‬
‫[ تجربة تربوية ‪ ،‬تقويم منهج مقترح‪ ،‬دراسة كتب دراسية مطورة (مثل‪ :‬كتب مادة لغتي)‪ ،‬دراسة تجربة‬
‫تربوية مطبقة في الميدان (مثل‪ :‬تجربة التعُّلم الإليكتروني )‪ ،‬الوقوف على حقائق أو معلومات غير مؤ َكّدة‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪14‬‬

‫(مثل‪ :‬تقرير عن واقع تدريس مادة اللغة الإنجليزية للصف السادس الابتدائي في محافظة جدة )‪،‬‬
‫الكشف عن نتائج تغيرات اجتماعية في المجتمع مثل (مثل‪ :‬دراسة رصد توجهات الطلاب والطالبات نحو‬

‫التدخين والمشاركة في برامج الوقاية منه في المدارس المتوسطة والثانوية)‪... ،‬إلخ‪.‬‬
‫‪ -2‬وضع خطة التنفيذ ( تدوين الخطوات الإجرائية المتبعة في التنفيذ )‪.‬‬

‫‪ -4‬تحديد متطلبات الدراسة [ بحث ( في المكتبة‪ ،‬المكتبة الإليكترونية‪ ،‬المكتبات العامة‪ ،‬الشبكة‬
‫العنكبوتية‪ ،) ...‬تقصي ( تتبع حالة‪ ،‬سلوكات طلاب‪،‬حقائق‪ ،‬آراء‪ ،) ...‬استبانة (للمشرفة التربوية‪،‬‬
‫لمديرة المدرسة‪ ،‬للمعلمة‪ ،‬للطالبة‪ ،‬للوالدين‪ ،‬للكتاب المدرسي‪ )...‬وتفريغها‪ ،‬استطلاع رأي (للمسؤولات‬
‫التربويات‪ ،‬أشخاص معَّينين بالدراسة‪ ،‬شريحة عشوائية في الميدان‪ ،)...‬استئمارات (تقويم‪ ،‬مقترحات‪،‬‬
‫تعديل‪ ،)...‬عقد مشاغل تربوية (تقويم‪ ،‬تجريب‪ ،‬تدريب‪ )...،‬تنفيذ دورة تدريبية‪ ،‬زيارات ميدانية‬
‫(الجامعات والكليات‪ ،‬المعاهد‪ ،‬المدارس‪ ،‬الأقسام‪ ،‬المراكز الاجتماعية‪ )...،‬ومتطلبات الدراسة‬

‫يحددها الشخص المكَلّف بإعداد الدراسة ورفع التقرير عنها ]‪.‬‬
‫‪ -4‬الرجوع إلى المصادر التربوية من ( كتب‪ ،‬مراجع‪ ،‬أبحاث‪ ،‬الشبكة العنكبوتية‪.) ...،‬‬
‫‪ -1‬وضع آلَيّة تنفيذَيّة لمتطلبات الدراسة ( إعداد بيانات‪ ،‬مشاغل تربوية‪ ،‬خطابات تنظيمية‪ ،‬مهاتفات‪،‬‬

‫فاكسات‪ ،‬شهادات شكر‪.)...،‬‬
‫‪ - 14‬تحديد الجهات المشاركة في الدراسة سوا ًء من‪:‬‬
‫داخل الإدارة أو الوحدة ( أعضاء الشعبة أو القسم ذاته‪ ،‬الشعب والأقسام الأخرى‪ ،‬المشرفات‬

‫التربويات‪.) ...،‬‬
‫‪ -‬من داخل إدارة التربية والتعليم – ( الإشراف التربوي‪ ،‬التدريب‪ ،‬الإحصاء‪ ،‬مديرات المدارس‬
‫الحكومية والأهلية والأجنبية‪ ،‬المعلمات‪ ،‬الإعلام التربوي‪ ،‬الأقسام لإدارية بالإدارة‪ ،‬الصحة المدرسية‪،‬‬

‫المستودعات‪ ...،‬إلخ )‪.‬‬
‫‪ -‬من داخل الوزارة ( الوكالات‪ ،‬تعليم البنين‪) ... ،‬‬
‫‪ -‬من خارج الإدارة – المؤسسات الحكومية والأهلية‪ ،‬المجتمع المحلي‪.)...،‬‬
‫‪ -7‬متابعة التنفيذ بما يتماشى مع تو ُّجهات الوزارة وسياسة التربية والتعليم في المملكة‪.‬‬
‫‪ -8‬رفع التعديلات والتصويبات المقترحة إلى الجهات المعنية‪.‬‬
‫‪ -9‬تصدير المعاملة كاملة بمرفقاتها المعنية بخطاب تنظيمي للجهة المعنية‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪14‬‬

‫اليوم الثالث‪ ( :‬كتابة التقارير )‬

‫اليوم الثالث‪ ( :‬كتابة التقرير)‬
‫الجلسة الأولى‪ (/‬إعداد المس َوّدة‪ -‬المراجعة النهائية‪ -‬مهارات عرض وتقديم‬

‫التقرير‪ -‬فن كتابة الخطابات ) ‪ 021‬ساعة‬
‫الاستراحة‪ 01 ( :‬دقيقة )‬

‫الجلسة الثانية‪ (/‬علامات الترقيم‪ -‬تمارين على كتابة التقارير ) ‪ 021‬ساعة‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪11‬‬

‫الجلسة الأولى(‪ )0/0‬مدتها ‪ 021‬دقيقة‬

‫النشرة العلمية ( ‪) 0/0/0‬‬
‫ثالثًا‪ :‬مرحلة كتابة التقرير‬

‫تع ُدّ هذه المرحلة من أهم المراحل التي تعطي التقرير القيمة العلمية والأهمية للدراسة المع َدّة‪.‬‬
‫وتصَنّف التقارير عا َمّ َة بأنها إما‪:‬‬

‫( تقارير سنوية‪ ،‬نصف سنوية‪ ،‬دورية‪ ،‬شهرية‪ ،‬أسبوعية‪ ،‬يومية‪ ،‬ختامية‪ ،‬تربوية‪ ،‬إعلامية‪ ،‬إدارية‪،‬‬
‫اقتصادية‪ ،‬تقويمية‪ ،‬مالية‪.)...،‬‬
‫وتبدأ هذه المرحلة بالتالي‪:‬‬

‫‪ - 1‬تحديد نوع التقرير المعدّ ( وصفي‪ ،‬إجرائي‪ ،‬مسحي‪ ،‬نوعي‪ ،‬كمي‪ ،‬إحصائي‪ ،‬بياني‪،‬‬
‫مقارن‪.) ...،‬‬

‫‪ -2‬تحديد الغرض من إعداد التقرير ( تعريفي‪ ،‬توعوي‪ ،‬تقويمي‪.) ...،‬‬
‫‪ -4‬تحديد الأهداف المحددة للدراسة‪ ،‬أو الموضوع‪.‬‬

‫‪ -4‬تحديد محاور الدراسة ( التي لابد أن تكون مبينة وفق أهداف الدراسة؛ ليتم بناء الموضوعات‬
‫عليها‪ ،‬إذ تعد المحاور بمثابة الأساس التي يبنى عليه البناء‪ ،‬وكلما كانت الأساسات سليمة وقوية‬

‫كلما كان البناء قوّيا وسليمًا ومقنعًا وهادفًا‪.‬‬
‫‪ -1‬تدوين الإجراءات المَتّبعة في الدراسة ( الخطوات الإجرائية في أثناء تنفيذ العمل )‪.‬‬
‫‪ -6‬تدوين أرقام وتواريخ التعاميم والخطابات واللوائح المبنية عليها الدراسة–إن وجدت ‪( -‬تدعي ًما‬
‫وتثبيتًا للمعلومات والحقائق المذكورة في الدراسة)‪ .‬تدوين نتائج الإحصاءات أو الاستبانات أو‬
‫استطلاعات الرأي‪ ،‬والنسب المئوية لها‪ ،‬في حال كانت الدراسة مسحية أو تعتمد الاستبانات وغيرها‪.‬‬

‫‪ -8‬تبويب وتصنيف الدراسة وفق الموضوعات المطروحة في التقرير‪.‬‬
‫‪ -9‬بناء الموضوعات الخاصة بكل محور على حدة‪.‬‬

‫‪ -11‬الَتّأ ُّكد من خلو المحتوى ( الموضوعات ) من الأخطاء اللغوية والقاعدية والعلمية‪.‬‬
‫‪ -11‬تسجيل الجهات المشاركة في إعداد الدراسة أو التقرير جميعهم وتوثيق ذلك ببيانات مرفقة‬

‫بالحضور والانصراف لهم ( إن وجد )‪.‬‬
‫‪ - 11‬رفد متطلبات الدراسة بما يخصها من الأدلة والشواهد‪...,‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪16‬‬

‫‪ -14‬دعم التقرير بصور ونماذج من المكاتبات المتعِلّقة به ( الصادر والوارد المعد بالشعبة أو القسم‬
‫المكَلّف بإعداد التقرير‪ ،‬أو بالاستبانات واستطلاعات الرأي المطبقة‪ ،) ... ،‬أو بما تم الاستعانة به من‬

‫تقارير أو دراسات مسبقة‪.‬‬
‫‪ -14‬تزويد التقرير بالإحصاءات أو الرسوم التوضيحية‪ ،‬والرسوم بيانية‪ ،‬التي تبرز أعداد ونسب‬

‫وإحصاءات وتقديرات ومقارنات بشكل إجمالي يسهل قراءتها‪.‬‬
‫‪ -11‬لابد لأي تقرير علمي تذِّيله بالتالي‪:‬‬

‫‪ -‬المعوقات التي واجهت التخطيط‪ ،‬أو التنفيذ‪ ،‬أو النتائج‪ ،...‬مع مراعاة تصنيف المعوقات إلى معوقات‬
‫(إدارية‪ ،‬تربوية‪ ،‬مالية‪ ،‬موارد بشرية‪ ،‬تجهيزات وآلات‪.)...،‬‬

‫‪ -‬المقترحات‪ ،‬وهي غالبًا ما تكتب حيال الدراسة من ( إثراء‪ ،‬تصويب‪ ،‬تعديل‪ ،‬تطوير‪ ،‬تغيير‪ ،‬تغلب‬
‫على المشكلات والصعوبات والمعوقات التي واجهت تنفيذ الدراسة‪ ،) ..،‬وأيضًا يتم تصنيف المقترحات‬

‫كما صنفت المعوقات من قبل‪.‬‬
‫‪ -‬التوصيات‪ ،‬وهي ما يقترح اتخاذه مستقبلاً للوصول إلى أفضل المستويات التي تخدم الدراسة لتتحقق‬

‫أهدافها‪.‬‬
‫‪ -16‬كتابة الخاتمة‪ ،‬التي يسجل فيها أهم التوصيات والآراء والآمال‪ ،‬مع خلاصة بسيطة لمحتوى‬

‫التقرير‪.‬‬
‫‪ -17‬تدوين كا َفّة المصادر العلمية والتربوية التي تم الرجوع إليها لإعداد الدراسة وكتابة التقرير‪ ،‬مع‬

‫مراعاة تسجيل البيانات العامة عن المصدر‪.‬‬
‫‪ -18‬أخيًرا لابد من كتابة فهرس المحتويات وفق الأبواب والفصول‪ ،‬ووفق ما ورد من رؤوس‬

‫الموضوعات في التقرير‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪17‬‬

‫(‪ )0/0/0‬نشاط ( جماعي )‬

‫الزمن‬

‫‪ 0‬دقائق‬ ‫الهدف من النشاط‪:‬‬

‫‪ -‬الوقوف على مهارات المتدربة في إعداد التقارير‬

‫سامية رئيسة قسم في الإدارة طلبت من المشرفة حنان أن تعد لها تقريرًا شامل ًا عن رحلةٍ ذهبت بها مع‬

‫المدرسة التي تشرف عليها إلى شركة أرامكو‪ ،‬وقامت بإعداد تقري ٍر كما طلبت منها رئيستها وقدمته‬

‫لها وبعد أن اطلعت عليه كتبت لها ملحوظة على التقرير في أنها لم تفهم شيئًا من التقرير‪!!..‬؟‬

‫مع مجموعتك اكتبي الأسباب التي ترين أنها أدت إلى فشلها في كتابة التقرير ‪...‬؟‬

‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬

‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬

‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬

‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪......................................................................................................................................................................‬‬
‫‪..‬ح‪....‬ق‪..‬ي‪....‬ب‪..‬ة‪....‬ف‪....‬ن‪....‬إ‪....‬ع‪..‬د‪..‬ا‪..‬د‪....‬ا‪..‬ل‪..‬ت‪....‬ق‪..‬ا‪..‬ر‪..‬ي‪....‬ر‪....–....‬أ‪.....‬ل‪..‬م‪..‬ي‪..‬ا‪....‬ء‪..‬ا‪....‬ل‪....‬ح‪..‬ا‪..‬ج‪............................................................................................1..8....................................................................‬ا‪..‬ل‪..‬ت‪..‬أ‪..‬ر‪..‬ي‪....‬خ‪....1....4....4....1..../....4....../..1........:..‬ه‪..‬ـ‪..................‬‬

‫النشرة العلمية ‪2/0/0‬‬
‫لماذا تفشل التقارير‪.‬؟‬

‫‪ .0‬انتفاء وضوح الهدف الحقيقي من إعداد التقرير‪.‬‬
‫‪ .2‬انتفاء استيعاب أهمية التقارير من قبل معديها ‪ ،‬للمستويات الإدارية في الهرم الإداري‪.‬‬

‫‪ .0‬انتفاء تحديد ُمعد التقرير لموضوع وحدود التقرير بدقة‪.‬‬
‫‪ .4‬انتفاء فهم كاتب التقرير لاحتياجات الجهة المقدم لها التقرير‪.‬‬

‫‪ .5‬انتفاء توفر وسائل الإقناع في التقرير‪.‬‬
‫‪ .6‬اعتماد التقرير على الآراء الشخصية بعيدة عن الموضوعية؛ لأن المعلومات المعروضة في التقرير لا‬

‫يجب أن تكون خاضعة لذوق ورأي معد التقرير‪.‬‬
‫‪ .7‬الخلط بين أنواع التقارير ‪،‬وانتفاء اختيار التقرير المناسب له‪.‬‬
‫‪ .8‬انتفاء صياغة التقرير بشكل جيد وواضح؛ يؤدي إلى سوء فهم القارئ لمحتوى التقرير‪.‬‬

‫‪ .9‬انتفاء تسلسل أفكار المحتوى بشكل منطقي وسليم‪.‬‬
‫‪ .11‬انتفاء انتهاج المنهج العلمي السليم في إعداد التقرير من حيث المحتوى والشكل‪.‬‬

‫‪ .11‬الحشو غير المفيد وتكرار المعلومات للمحتوى بشكل ممل ورتيب‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪19‬‬

‫الزمن‬ ‫(‪ )2/0/0‬نشاط ( جماعي )‬
‫‪ 0‬دقائق‬

‫الهدف من النشاط‪:‬‬
‫‪ -‬الوقوف على إمكانية المتدربة من كتابة مس َّودة تقرير قبل البدء بكتابة تقرير يختص بعملها‬
‫مع مجموعتك قومي بكتابة مسودة تقرير يفيدك في عملك ‪ ،‬شريطة أن يكون وفق المواصفات العلمية‬

‫المطلوبة لإعداد التقارير‪..‬؟‬
‫الإجابة‪:‬‬

‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬
‫‪.............................................................................................................................‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪61‬‬

‫النشرة العلمية ‪0/0/0‬‬
‫الأخطاء الكتابية الشائعة أثناء كتابة التقارير‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪61‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪62‬‬

‫تابع الأخطاء الكتابية‬
‫كما أن ال َشّدة حرف مك َّررٌ لما قبله‪ ..‬لا بد أن تكتب على الحرف المش َدّد مثل‪:‬‬

‫رَجُ ٌل ُمعَ َمّرُ‪ -‬هي بالأساس ‪ /‬رَجُ ٌل ُمعَ ْممِ ٌر‬
‫بين اللين وال ِّش َدّة‪ -‬هي بالأساس ‪ /‬بين اللين وال ْششِدْ َدة‬

‫كما أن التنوين لا يكتب على الألف ولكن على الحرف المنون مثل‪:‬‬
‫عل ًما ‪ ...‬وليس علماً‬

‫سراعًا ‪ ...‬وليس سراعًا‬

‫ولا يكتب بعد الهمزة مد ألف إن كان قبلها ألف مثل‪:‬‬
‫شرا ًء ‪ ...‬وليس شرا ًءا‬
‫سما ًء ‪ ...‬وليس سماءًا‬

‫مـا يجب تجنبه عند كتابة التقرير‬

‫(‪ )1‬تجنبي استخدام الصفات التي قد تعني نوعًا من ا لجزم أو الحكم المطلق‪ ،‬مثال‪ :‬الحل المثالي ـ‬
‫الأسلوب الأمثل ـ نظام ممتاز ـ خسائر فادحة‪.‬‬

‫(‪ )2‬تجنبي الأحكام الشديدة والقاطعة‪ ،‬فقد تكون هناك بعض المعلومات التي لم تصل إليك والتي قد‬
‫تغير الصورة‪.‬‬

‫(‪ )4‬تجنبي استخدام الكلمات المثيرة للمشاعر مثل‪:‬‬
‫كارثة ـ نابغة ـ استحالة ـ خيالي ـ جنوني‬
‫(‪ )4‬تجنبي استخدام الضمير الأول (أنا)‪.‬‬

‫(‪ )1‬تجنبي استخدام الجمل والتعبيرات المطولة والتي يمكن الاستعاضة عنها بكلمة واحدة أو جملة‬
‫قصيرة مثال ذلك‪( :‬في هذه اللحظة من الزمن) بدلًا من (الآن)‪.‬‬

‫(‪ )6‬تجنبي الألفاظ والتعبيرات الفنية وخاصة إذا كانت بلغة أخرى وكان القارئ لا يعمل في نفس المجال‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪64‬‬

‫(‪ )7‬تجنبي الاختصارات دون ذكر الكلمة أو الجملة كاملة معها‪.‬‬
‫(‪ )8‬تجنبي جعل التقرير فني ج ًدا‪ ،‬ولكن اجعليه في مستوى مناسب للقارئ ومستواه الإداري والمهني‪.‬‬

‫(‪ )9‬تجنبي أن تدرجي أكثر من فكرة في فقرة واحدة‪ ،‬واستخدمي الجمل القصيرة‪،‬‬
‫وعلامات الفصل المناسبة‪.‬‬

‫(‪ )11‬تجنبي استخدام الكلمات والعبارات السلبية قدر الإمكان‪ ،‬مثل‪ :‬لا يمكن قبول هذا الرأي أو‬
‫الاقتراح‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪64‬‬

‫النشرة العلمية ‪4/0/0‬‬
‫مواصفات الخطاب الجيد‪:‬‬

‫‪ .1‬أن يكون الورق مصقول مقاس ‪ A4‬لون أبيض‪.‬‬
‫‪ .2‬أن تكون الهوامش ‪ 2‬سم من الجانبين الأيمن والأيسر‬
‫‪ .4‬وأن يكون الهامش السفلي ‪ 241‬سم كي يتم كتابة العنوان‬

‫‪ .4‬الهامش العلوي يكون ‪ 247‬سم ليتم كتابة الإكليشة الخاصة بالوزارة والإدارة والقسم‬
‫‪ .1‬أن يكون مقاس الخط ‪ 16‬للكتابة و‪ 18‬للعناوين‬

‫‪ .6‬أن يكون نوع الخط ‪ Al-Mohanad‬عادي وهو الخط الرسمي للكتابة الحكومية كما‬
‫يمكن للعنوانين أن تكون ‪Al-Mohanad Bold‬‬

‫‪ .7‬أن يكون لون الخط أسود عادي وأن لايتم تلوين الخطوط‬
‫‪ .8‬أن تكون المسافة بين السطور ( ‪ ) 1‬فقط‬
‫‪ .9‬أن تبدأ الكتابة بعد الدخول مسافة ‪ 2‬سم‬

‫‪ .11‬أن يتم ضبط الموضوع والهوامش بعد تظليل الكتابة كلها وتنظيمها وفق المطلوب‬
‫‪ .11‬الخطاب الرسمي يبدأ بـ ( إلى ) (الجهة المستهدفة أو الشخص المستهدف) (المرسل إليه)‬

‫‪ .12‬ثم ( من ) الشخص المخاطب (المرسل)‬
‫‪ .14‬ثم تحية الإسلام ( السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته )‬
‫‪ .14‬لابد من أن يكون هدف الخطاب واضح وجلي عند كاتب الخطاب‬
‫‪ .11‬يجب أن يتضمن الخطاب البناءات التي تم عليه بناء هذا الخطاب إن وجدت كما يجب أن‬

‫نشير إلى رقمه وتأريخه‪ ،‬مع ملاحظة أنه قد يتم البناء بأكثر من خطاب أو تعميم ويكتب‬
‫الأحدث فالأقدم‬

‫‪ .16‬ثم يكتب نص الموضوع باختصار ( ويحوي الطلب الذي يحقق الهدف من الخطاب )‬
‫‪ .17‬يتم إغلاق الخطاب وفق المعطيات له إما بتحديد زمن أو تأريخ أو يوم أو مكان أو ‪...‬إلخ‬

‫‪ .18‬يتم إنهاء الخطاب بالشكر والتقدير والدعاء‬
‫‪ .19‬يكتب اسم صاحب الخطاب (المرسل للرسالة) على الجانب الأيسر بنفس خط الخطاب‬

‫ويترك مسافة بين اسم الوظيفة واسم صاحب الخطاب كي يضع التوقيع بينهما‬
‫‪ .21‬يوضع الرقم والتأريخ والمشفوعات بأعلى يسار الخطاب وتكتب المشفوعات عد ًدا إن‬

‫وجدت وتوضع خلف الخطاب بالتسلسل الزمني عند إرساله‪ ،‬كما يشار إليها داخل الخطاب‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪61‬‬

‫كما أن الرسالة الإدارية تُكت ُب لأغراض عدة‪ ،‬أشهرها‪:‬‬
‫‪ -1‬إيصال قرار من المسؤول إلى العاملين معه‪.‬‬

‫‪ -2‬طلب دراسة مشروع ما‪ ،‬أو رفع تقرير عن ‪ !..‬؟‬
‫‪ -4‬طلب تنفيذ تعليمات أو تعميم دراسة ما‪.‬‬
‫‪ -4‬الرد على معاملة أو دراسة‪.‬‬
‫‪ -1‬إيصال طل ٍب إلى مسؤول ما‪.‬‬
‫‪ -6‬إصدار قرارا ما‪.‬‬
‫‪ -7‬طلب إجراءات توظيف‪.‬‬

‫أنموذج لخطاب رفع ( إداري )‪:‬‬

‫من ‪ :‬سعادة ‪ /‬مدير عام الإدارة العامة للتربية والتعليم بمحافظة جدة‬
‫إلى ‪ :‬المكرم ‪ /‬مدير عام إدارة شؤون الموظفين‬

‫السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته‪ ،‬وبعـد‪:‬‬
‫بناءً على خطاب معالي وكيل الوزارة لشؤون الموظفين برقم ‪ 441/1/1‬في ‪1444/6/2‬هـ‪،‬‬

‫الذي أشار فيه إلى سرعة تنفيذ ما ورد في الدليل المرفق بخطابنا هذا ‪........‬‬
‫عليه ‪ ،‬مرفق لكم الدليل المذكور على أمل الاطلاع عليه ودراسته ورفع تقرير لنا عن آلية‬

‫تنفيذه‪ ،‬وذلك في موعد أقصاه شهر من تأريخه‪.‬‬
‫تقبلوا احترامنا مع الشكر‪،،،‬‬

‫عبد الله بن أحمد الثقفي‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪66‬‬

‫‪/2/05‬‬ ‫بسم الله الرحمن الرحيم‬ ‫أنموذج آخر‪:‬‬
‫‪0425‬هـ‬

‫حفظكم الله‬ ‫المك َّرمة‪ /‬مدير عام إدارة مدرسة الثبات الأهلية‬
‫السلام عليكم ورحمة الله وبركاته‪:‬‬

‫قرأ ُت إعلانكم في جريدة اليوم عن وظيفة معلمة لمادة الكيمياء للمرحلة الثانوية‪.‬‬
‫ولخبرتي السابقة في التدريس عام ًة وتدريس مادة الكيمياء خاصةً في مدارس أهلية ‪،‬ولمّا كنت‬

‫أتطَلّ ُع دومًا إلى العملِ في مدارسكم العريقة‪.‬‬
‫فإنّي أتق َّدمُ بطلبي هذا للعمل في الوظيفة المعلن عنها‪ ،‬مرفق لكم السيرة الذاتية‪.‬‬

‫على أمل الاطلاع والحصول على قبولكم للعمل بهذه الوظيفة‪.‬‬
‫تقبلوا تحياتي مع جزيل الشكر والتقدير لحسن تعاونكم ‪ ،‬وفق الله الجميع لما فيه الخير‬

‫والصلاح‪.‬‬

‫مقدمته‪ /‬المواطنة السعودية‬
‫حياة مسعود حسين‬

‫رقم الهوية الوطنية‪.................../‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪67‬‬

‫الزمن‬ ‫الجلسة الثانية ( ‪ ) 2/0‬مدتها ‪ 021‬دقيقة‬
‫‪ 61‬دقيقة‬ ‫(‪ )0/2/0‬نشاط ( جماعي )‬

‫الهدف من النشاط‪:‬‬
‫‪ -‬الوقوف على قدرة المتدربة في كتابة تقرير بالمواصفات العلمية لإعداد التقارير‬
‫س‪ -‬الآن بعد أن َعرف ِت كيفية بناء التقرير الجيد والخطوات اللازمة لإعداده‪ ..‬المطلوب منك القيام مع‬
‫مجموعتك بكتابة تقرير مبسط يختص بعملك وفق أسس كتابة التقارير التي تعرف ِت عليها في اليومين‬
‫الماضيين على أن يكون خاليًا من الأخطاء الكتابية واللغوية وذلك في مدة لا تتجاوز ‪ 61‬دقيقة فقط‪،‬‬

‫وسيتم تقويمها لتحديد أفضلها بعد تقييمها‪.‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪68‬‬

‫المراجع العلمية للبرنامج‪:‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪69‬‬

‫تابع المراجع العلمية‪:‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪71‬‬

‫التأريخ‪1441 /4 /1 :‬هـ‬ ‫حقيبة فن إعداد التقارير – أ‪ .‬لمياء الحاج ‪71‬‬