หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทางราชการ

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทางราชการ

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง การสร้างเอกสารทางราชการ(Element of Competency) 1 แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการทำงานของโปรแกรมประมวลผลคำ 2 ใช้คำสั่งในโปรแกรมประมวลผลการสร้างแก้ไขและตกแต่งเอกสารรูปแบบต่างๆ 3 จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives) 4 สร้างแผ่นพับ 5 พิมพ์หนังสือทางราชการ 6 พิมพ์จดหมายธุรกิจ 4.1 การสร้างแผ่นพับ การสร้างแผ่นพับเป็นการสร้างขึ้นเพื่อใช้งานในการประชาสัมพันธ์ให้ผู้อื่นได้รับทราบข้อมูลจัดมีลักษณะพับ เป็นแนวคอลัมน์ซึ่งจะมี 2 คอลัมน์ 3 คอลัมน์หรือ 4 คอลัมน์ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้งาน โปรแกรมสามารถสร้างแผนภาพได้โดยการจัดเนื้อหาคอลัมน์ในที่นี้ที่ขอยกตัวอย่างการสร้างแบบ 3 คอลัมน์ สามารถออกแบบได้ดังนี้ 1 คลิกแท็บเค้าโครง 2 คลิกปุ่ม 3 กำหนดระยะขอบ 1ซม. 4 คลิปปุ่มตกลง

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง รูปที่ 4.1 การสร้างแผนพับ https://sites.google.com/site/wordnutchari/home/hnwy-thi-9 5.ให้คลิกปุ่มการวางแนว 6.เลือกแนว รูปที่4.2 เลือกแนวนอน https://www.windowssiam.com/portrait-landscape-word2016/

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 7. คลิกปุ่มคอลัมน์ 8.เลือกคลิก เพื่อให้เป็นสามคอลัมน์ รูปที่4.3 คลิกปุ่มคอลัมน์ https://www.nongann.com/2020/06/29/column-word/ 9.ผลลัพธ์การสร้างการสร้างแผ่นพับ รูปที4.4 ผลลัพธ์การสร้างการสร้างแผ่นพับ

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 10. วางแผนการทำแผ่นพับโดยปกติแผ่นพับจะมี 2 หน้าต้องสั่งพิมพ์ด้านหน้าและด้านหลังกระดาษผู้ใช้ โปรแกรมจะต้องทดลองพับกระดาษเพื่อกำหนดปกหน้าเนื้อหาและปกหลังเพื่อป้องกันความผิดพลาดสามารถ กำหนดรูปแบบได้ดังนี้ รูปที่ 4.5 วางแผนการกำหนดรูปแบบทำแผ่นพับ https://www.kruthaifree.com/%E0%B9%81%E0%B8%9C%E0%B9%88%E0%B8%99%E0%B8% 9E%E0%B8%B1%E0%B8%9A-microsoft-office-word-online/ 11. ออกแบบตามต้องการ รูปที่4.6 ออกแบบตามต้องการ https://www.jobthaidd.com/variety-id30124.html

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.2 การพิมพ์หนังสือทางราชการ หนังสือทางราชการหมายถึงเอกสารที่เป็นหลักฐานการติดต่อหรือการปฏิบัติงานของหน่วยงานราชการเช่น หนังสือทั่วไปที่ใช้ติดต่อระหว่างส่วนรัชการหนังสือส่วนราชการที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการกับบริษัทห้างร้าน เอกชนเอกสารที่ส่วนราชการจะทำขึ้นตามกฎหมายหรือหนังสือที่จะทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในรัชการเป็นต้น 4.2.1 ชนิดของหนังสือราชการมี 6 ชนิดใหญ่ๆคือ 1 หนังสือภายนอกเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการเป็นแบบพิธีระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการหรือส่วน ราชการกับหน่วยงานอื่นหรือบุคคลภายนอกโดยกำหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ 2 หนังสือภายในเป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อในกระทรวงกระทรวงกรมหรือจังหวัดเดียวกันโดยใช้กระดาษบันทึก ข้อความ 3 หนังสือประทับตราเป็นหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปจะใช้ ในกรณีที่ไม่สำคัญเช่นขอเอกสารเพิ่มเติมลงสำเนาหนังสือการติดตามข้อมูลที่ตกค้างเป็นต้นโดยใช้หนังสือ ประทับตรา 4 หนังสือสั่งการเป็นหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการผู้อยู่ได้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติตามมีด้วยการ 3 ชนิดคือคำสั่ง ระเบียบและข้อบังคับโดยใช้หนังสือตราครุฑ 5 หนังสือประชาสัมพันธ์เป็นหนังสือราชการที่ใช้ประชาสัมพันธ์เรื่องต่างๆในหน่วยงานสื่อบุคคลภายนอกได้รับ ทราบข้อมูลมี 3 ชนิดคือประกาศแถลงการณ์และข่าวการเลือกใช้กระดาษประกาศและแถลงการณ์ในกระดาษ ตราครุฑส่วนขาวจะใช้กระดาษที่ส่วนราชการกำหนด 6 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการเป็นหนังสือที่จัดทำขึ้นในหน่วยงานเพื่อเป็น หลักฐานทางราชการมี 4 ชนิดคือหนังสือรับรองหน่วยงานประชุมบันทึกและหนังสืออื่นๆ

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.2.2ตารางเปรียบเทียบการตั้งค่าระหว่างเครื่องพิมพ์ดีดกับโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตารางที่ 4.1 ตารางเปรียบเทียบการตั้งค่าระหว่าง เครื่องพิมพ์ดีดกับโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ การตั้งค่าพิมพ์โดยเครื่องพิมพ์ดีด การตั้งค่าโดยโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ 1.ในบรรทัดหนึ่งให้ต้องจังหวะเคาะไว้ 70 จังหวะ เคาะ 1. การกั้นค่าไม้บรรทัด 0-16เซนติเมตร 2.การพิมพ์หนึ่งหน้ากระดาษ a4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด 2. ตั้งค่าระยะไม้บรรทัดเป็น หนึ่ง เท่าหรือ singleจำนวนไม้บรรทัดในหนึ่งหน้าตาม ความเหมาะสม 3. ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์มี 2 ขนาด - สูง 3 เซนติเมตรสำหรับหนังสือภายนอกและ หนังสือประทับตรา - สูง 1.5 เซนติเมตรสำหรับหนังสือภายใน 3. ขนาดของครุฑ - สูง 3 เซนติเมตรใช้สำหรับการจัดทำกระดาษ ตราครุฑ -สูง 1.5 เซนติเมตรใช้สำหรับการจัด กระดาษบันทึกข้อความ -การวางตราครุฑให้วางห่างจาก ขอบกระดาษบนประมาณ 1. 4. บรรทัดเลอร์ของกระดาษควรอยู่ห่างจาก ขอบกระดาษประมาณ 5 เซนติเมตร 4. เมื่อใช้ tomplateมาตรฐานบรรทัดแลกของ หนังสือจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน ประมาณ 4 - 4.5 เซนติเมตร

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.2.3หลักการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตารางที่(ต่อ) ตารางเปรียบเทียบการตั้งค่า ระหว่างเครื่องพิมพ์ดีดกับโปรแกรมในเครื่อง คอมพิวเตอร์ การตั้งค่าพิมพ์โดยเครื่องพิมพ์ดีด การตั้งค่าโดยโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ 5. การขึ้นบรรทัดใหม่ ปัด =1 5. การขึ้นบรรทัดใหม่ = 1Ente 6. การขึ้นบรรทัดย่อหน้าใหม่ – ปัด : บิด ขึ้น 1 6. การขึ้นบรรทัดใหม่ = 1 Enter + Belore bt 7. ระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือ ประมาณ 3 เซนติเมตร 7. ระยะห่างจากชอบกระดาษด้านซ้ายมือประ มา 3 เซนติเมตร 8. ระยะห่างจากขอบกระดาษด้านขวา ไม่น้อยกว่า 2 เซนติเมตร 8. ระยะห่างจากขอบกระดาด้านขวาไม่น้อยกว่า 2เซนติเมตร 9. การย่อหน้าให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า10 จังหวะเคาะ 9. การย่อหน้าให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า 2.5 เซนติเมตร 10. การพิมพ์ค่าลงท้ายให้มีระยะบรรทัดห่างจาก บรรทัดสุดท้ายภาคสรุป=ปัด 2 10. การพิมพ์คำลงท้ายให้มีระยะบรรทัดห่างจาก บรรทัดสุดท้ายภาคสรุป = 1 Enter + Before 12 pt 11.การเว้นระยะให้ลงชื่อ=ปัด 2 บิดขึ้น 1 11. การเว้นระยะให้ลงชื่อ = 4 Enter

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง ในปัจจุบันคอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงานมากยิ่งขึ้น เนื่องจากช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถบันทึกข้อมูล ค้นหาข้อมูล แก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ลดขั้นตอนการทำงาน การพิมพ์หนังสือราชการ จึงมีความจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เพื่อความรวดเร็วและประหยัดทรัพยากร (3) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษชอบซ้าย 3 เซนติเมตร รอบขา 2 เซนติเมตร (4) การตั้งระยะบรรทัดให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Socie (5) การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์อยู่ระหว่าง (0-16) เซนติเมตร 2. ขนาดตราครุฑ (1) ตราครุฑ ขนาดสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดการ และราคใช้สําหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ (2) การวางตราครุฑให้วางห่างจากรอบกระดาษเป็นประมาณ 1.5 เซนติเมตร 3. การพิมพ์ (1) การพิมพ์หนังสือภายนอก (ก) การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และ เพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 pit)(ช) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุภาคความประสงค์ และ การสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคำก่อนหน้าอีก 6 พอยต์ (1 Enter +Be fore 6 pt) (ค) การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะ การพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร (ง) การพิมพ์คำลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่า ก่อนหน้าอีก 12 พอยต์ (1 Enter + Before 12 pt) (จ) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter จากค่าลงท้าย (ฉ) การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จาก ตำาแหน่งของเจ้าของหนังสือ (4 Enter)

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง (2) การพิมพ์หนังสือภายใน (ก) ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความกำหนดขนาดตัวอักษร ดังนี้- คําว่า “บันทึกข้อความ พิมพ์ด้วยอักษร ตัวหนาขนาด 29 หอย และปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยต์คำว่า “ส่วน ราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พฤงค์ (2) การพิมพ์คำขึ้นต้นให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยต์ (1Enter + Before Gipt) (ค) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้าให้สีด ปฏิบัติเช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือออก (ง) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากภาคสรุป (4 Enter) (3) จำนวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสม กับข้อความและ ความสวยงาม (4) การพิมพ์หนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบกำหนดให้ถือปฏิบัติตามนัยดังกล่าว ข้าวมันโดยอนุโลม โดย คำนึงถึงความเหมาะสมกับรูปแบบของหนังสือชนิดนั้น หมายเหตุกรณีที่มีความจำเป็นส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่าง จากนี้ได้ตามความเหมะสม โดยคำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ 4.2.4 รูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการ การพิมพ์หนังสือราชการเป็นรูปแบบของเอกสารที่มีการจัดพิมพ์เป็นมาตรฐานตามที่กำหนด ซึ่งกำหนดขึ้นมา เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยงานของรัฐบาล หน่วยงานรัฐวิสาหกิจ หรือ หน่วยงานเอกชน มีรายละเอียดดังนี้ 1. แบบหนังสือภาย 2. แบบหนังภายใน น ก ความ 3. หนังสือสั่งการ แบบคำสั่ง 4. หนังสือสั่งการ แบบระเบียบ 5. หนัง ประชาสัมพันธ์ แบบประกาศ 6. แบบหนังสือรับรอง 7. แบบรายงานการประชุม 8. หนังสือประชาสัมพันธ์ แบบแถลงการณ์ 9. แบบหนังสือประทับตรา

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 1.หนังสือภายนอก https://www.bloggang.com/m/mainblog.php?id=lotlovejuu2227&month=19-10- 2021&group=1&gblog=9

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง ตัวอย่างหนังสือภายนอก https://scitech.kpru.ac.th/prscitech/download_detail/?cid=6480

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 2. แบบหนังสือภายใน บันทึกข้อความ https://www.slideshare.net/nurmedia/ss-36769968

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง ตัวอย่างหนังสือภายใน https://sites.google.com/site/muaybee4243/hnangsux-phayni

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 3. หนังสือสั่งการ แบบคำสั่ง https://www.cad.go.th/ewtadmin/ewt/workflow/main.php?filename=command

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.หนังสือสั่งการ แบบระเบียบ https://sites.google.com/site/ajjaruwan2201/bth-thi5?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%2Fprint%2F&showPrintDialog=1

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 5.หนังสือประชาสัมพันธ์ แบบประกาศ https://shorturl.asia/pw65k

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 5.แบบหนังสือรับรอง https://shorturl.asia/5ColH

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 5. แบบรายงานการประชุม https://shorturl.asia/pw65k

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 6. หนังสือประชาสัมพันธ์ แบบแถลงการณ์ https://shorturl.asia/0zKXt

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 7.แบบหนังสือประทับตรา https://shorturl.asia/9pJRN

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.2.5 มาตรฐานของกระดาษและของ 1. ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัม ต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ (1) ขนาด A4 (2) ขนาด A5 และ (3) ขนาด A8 2. ใช้ของกระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัม ตารางเมตร ยกเว้นช่องขนาด 24 ใช้ กระดาษน้ำหนัก 120 กรัม ต่อตารางเมตร ซองที่ใช้แบ่งออกเป็น 4 ขนาด คือ (1) ขนาด C4 (2) ขนาด Cs (3) ขนาด C6 และ (4) ขนาด DL 4.2.6 การพิมพ์หน้าของหนังสือราชการ 1. ตราครุฑพิมพ์ด้วยหมึกสีดำ ขนาดครุฑ สูง 1.5 ซม. ประทับอยู่ตรงมุมด้านซ้ายของซอง 2. กรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอนขนาด 2 คูณ 4 เซนติเมตร 4.2.7 การพิมพ์หน้าซองหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี https://shorturl.asia/LZkxJ

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.3 การพิมพ์จดหมายธุรกิจ การพิมพ์จดหมายธุรกิจเป็นการพิมพ์จดหมายที่ใช้สื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้าน หน่วยงานต่าง ๆ ทางหน่วยงานรัฐบาลหรือหน่วยงานเอกชนเพื่อใช้ติดต่อสื่อสารในการดำเนินการทางธุรกิจอย่างใด อย่างหนึ่ง เช่น การเสนอราคาสินค้า การสั่งซื้อสินค้า การติดตามข้อมูล การทวงหนี้ การทำสัญญาหรือ ข้อตกลง ร่วมกัน การบริการด้านต่าง ๆ เป็นต้น 4.3.1 ลักษณะการเขียนจดหมายธุรกิจที่ดี 1. ข้อความชัดเจนไม่มีรอยลบรอยขีดฆ่าหรือรอยแก้ไข 2. ใช้ภาษาสุภาพถูกต้องตามกาลเทศะเหมาะสมกับผู้รับ 3. เนื้อหาสมบูรณ์กะทัดรัด ไม่มากเกินไปไม่น้อยเกินไป ตรงประเด็นตามที่ต้องการและเข้าใจง่าย 4.3.2 หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ 1. ต้องคำนึงถึงผู้ที่ต้องการติดต่อสื่อสารว่าเป็นใครเพื่อจะได้ใช้ได้ ที่เหมาะสม 2. ร่างเนื้อหาข้อความของจดหมายก่อนแล้วนำไปพิมพ์เพื่อเป็นการประหยัดทรัพยากร 3. ทบทวนตรวจทานและแก้ไขให้ถูกต้อง 4. จัดพิมพ์ให้ถูกต้องตามหลักการที่เตรียมไว้ 4.3.3 รูปแบบจดหมายธุรกิจ รูปแบบจดหมายธุรกิจไม่มีรูปแบบที่แน่นอน สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม แต่ที่นิยม ใช้โดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้ 1. จดหมายธุรกิจแบบธรรมดา 2. จดหมายธุรกิจแบบราชการ 3. จดหมายธุรกิจแบบสากล

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 1. จดหมายธุรกิจแบบธรรมดา https://shorturl.asia/w3Zd9

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 2.จดหมายธุรกิจแบบราชการ https://shorturl.asia/1ny4M

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 3.จดหมายธุรกิจแบบสากล https://shorturl.asia/uqK9Z

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 4.3.4 รูปแบบซองจดหมายธุรกิจ รูปแบบซองจดหมายธุรกิจมีหลายรูปแบบที่นิยมใช้โดยทั่วไปมีดังนี้ รูปแบบซองจดหมายธุรกิจมีหลายรูปแบบที่นิยมใช้โดยทั่วไปมีดังนี้ 1. การเขียนจ่าหน้าซองนำส่ง https://shorturl.asia/IleJx

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 2.การเขียนจ่าหน้าซองแบบส่งทางไปรษณีย์ https://shorturl.asia/IleJx

หน่วยที่4 หน่วยที่ 4 การสร้างเอกสารทาง 2.การเขียนจ่าหน้าซองแบบสากล https://shorturl.asia/IleJx