TLP 01-02

MEET 01-02

MATAKULIAH:

TATA LETAK PERGUDANGAN

(2 SKS TEORI, 1 SKS PRAKTIKUM)

Dosen: Winanda Kartika

SATUAN ACARA PEMBELAJARAN (UPDATED)





OUTLINE Pengertian gudang
PERKULIAHAN Keterkaitan gudang dengan aktivitas logistik
Aktivitas gudang
Prosedur Gudang
Flowchart prosedur gudang

GUDANG (WAREHOUSE)

01 02 03

Gudang (warehouse) Gudang merupakan titik Saat ini, peranan gudang
adalah suatu bangunan perantara dalam rantai lebih tepat dipandang
besar tempat pasok (supply chain) sebagai “switching facility”
penyimpanan barang dan sebelum produk daripada “storage facility”
juga tempat barang didistribusikan atau sehingga dalam suatu
diterima dan dikirim diproses lebih lanjut. aktivitas logistik,
tergantung jenisnya. warehouse menjadi wajib.

WAREHOUSE: TANTANGAN LOGISTIK

 Warehouse berperan sebagai penunjang fungsi logistik dan
kunci dalam mencapai tujuan sistem logistik perusahaan.

 Kinerja warehouse dinilai dari produktivitas dan biaya dalam
mencapai kepuasan pelanggan dengan biaya operasional lebih
rendah.

 Warehouse berkontribusi memberikan 59% biaya dari
keseluruhan biaya logistik. Artinya biaya logistik keseluruhan
dipengaruhi dari kinerja biaya gudang.

BIAYA LOGISTIK KESELURUHAN

Belanja pelanggan Warehouse Transportasi
(6%) (59%) (35%)

Inventori : 25 %
Kehilangan: 14 %
Packaging: 11%
Handling : 9%

Sumber: Dr. B.S. Sahay Dean (Research & Consultancy) Management Development Institute Gurgaon, India

KETERKAITAN 5 AKTIVITAS LOGISTIK

Space WInHveFnutlol ry AkurWasairerehonudseah PenSguapdpalyan Salah Over Stock
Operasional Lama Produktifitas Rendah Out Of Stock

TranTsrapnosprtoartsaisMi enunggu Biaya Tinggi

PenCguisrti.mSearnvicTeerlambat
Customer Complaint

Order Turun

5 AKTIVITAS UTAMA LOGISTIK

1. Customer service dan pemrosesan permintaan
2. Perencanaan persediaan (inventory)
3. Pengadaan (supply)
4. Transportasi (transportation)
5. Pergudangan (warehouse)

AKTIVITAS GUDANG

unloading Putaway storage Order picking packing shipping
replenishing postponement routing sealing
Inspeksi dan quality
control cycle counting sortation staging
stock opname invoicing
repackaging space planning loading

Alasan mempelajari
tata letak gudang

1. Unloading

Suatu aktivitas pembongkaran barang dari kendaraan sebelum material yang diterima disimpan dalam
gudang (proses receiving/penerimaan).

2. Inspection and Quality Control

Proses setelah receiving untuk memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan
atau dokumen terlampir.

3. Repackaging

Kegiatan memecah produk yang diterima dalam jumlah atau ukuran yang besar dari supplier kemudian
dikemas dalam satuan yang lebih kecil biasanya untuk pelabelan ulang agar mudah dibaca oleh sistem atau
manusia untuk tujuan identifikasi.

4. Putaway

Merupakan kegiatan memindahkan dan menempatkan barang pada tempat penyimpanan

5. Storage
Merupakan suatu keadaan dimana barang menunggu untuk diambil sesuai dengan permintaan.

6. Replenishing
Merupakan kegiatan pengisian kembali pada lokasi pengambilan di gudang

7. Cycle counting dan stock opname
Merupakan kegiatan perhitungan stok antara fisik dan sistem. Cycle counting dilakukan tanpa menghentikan
aktivitas gudang biasa dilakukan per hari/per minggu, sedangkan stock opname dilakukan dengan
menghentikan sementara aktivitas gudang biasa dilakukan secara berkala ( 1-2x per tahun)

8. Space planning
Merupakan proses merencanakan kebutuhan ruang untuk fasilitas/tempat penyimpanan

9. Order picking
Merupakan proses pengambilan barang dari gudang sesuai dengan permintaan. Hal ini merupakan layanan
dasar warehouse untuk customer dan merupakan fungsi utama dari dasar desain warehouse.

10. Postponement
Seperti pada proses repackaging, barang sejenis atau campuran dikemas untuk memudahkan penanganan.
Aktivitas ini dilakukan setelah proses pengambilan barang.

11. Sortation
Merupakan kegiatan pemisahan dari batch menjadi order individual untuk memudahkan distribusi.

12. Packing, routing dan shipping
Aktivitas yang meliputi kegiatan pengecekan kelengkapan sesuai dengan pesanan, pengepakan barang sesuai
dengan shipping container yang tepat, menyiapkan dokumen pengiriman, pengakumulasian pesanan dan
penempatan muatan ke dalam truk

13. Sealing, staging, invoicing, dan loading
Merupakan proses menyiapkan barang dan dokumen untuk dimuat ke dalam truk atau kendaraan.

Visualisasi Aktivitas Gudang

Goods Receiving (Penerimaan Barang) Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan) Delivery (Pengiriman)

UNLOADING STORAGE LOADING

GOODS ORDER SORTATION
RECEIPT PICKING DELIVERY
CHECKING

PROSEDUR GUDANG

Job Description (Penjabaran Kerja) adalah:
Detail jabaran kerja yang harus dilakukan oleh sebuah posisi didalam suatu organisasi kerja yang
mencakup hak dan kewajibannya yang berkaitan dengan fungsinya didalam menjalan tugas sehari-
hari

Standard Operating Procedure (SOP) adalah:
Cara menjalan tugas (dengan baik dan benar) agar sesuai dengan Jobs Description dan dapat
dijadikan PATOKAN terhadap suatu proses kerja baik yang berhubungan dengan system,
operasional dan antar organisasi

Instruksi Kerja (IK) adalah:
Suatu perintah yang disediakan untuk membantu seseorang dalam melakukan pekerjaan dengan
benar atau suatu set instruksi untuk melakukan tugas atau untuk mengikuti prosedur.

JOB DESCRIPTION

Bentuk umum Job Desc:

1. Posisi: detail jabatan per masing-masing posisi

2. Department: bagian dimana jabatan tersebut
berada

3. Supervisor: atasan dari jabatan yang dimaksud

4. Tujuan: apa yang akan dicapai dengan adanya
posisi tersebut

5. Tugas dan tanggung jawab

6. Kewajiban dan tanggung jawab dari jabatan
tersebut

7. KPI: angka-angka atau kualitas yang terukur
pada posisi tersebut

STANDAR OPERATING PROCEDUR (SOP)

Bentuk umum SOP :
1. Definisi
2. Tujuan
3. Jenis aktivitas
4. Bagian terkait
5. Referensi
6. Proses/flowchart
7. Perubahan major dari revisi sebelumnya

CONTOH SOP: PENERIMAAN BARANG

Lembar 1

 Pada bagian atas (header) SOP memuat
beberapa hal berikut : logo perusahaan di kiri
atas , judul SOP , efektif berlaku nya SOP ,
keterangan dokumen. Bagian atas SOP
merupakan bagian yang sama untuk halaman
selanjutnya , hanya berubah di penunjuk
halaman saja.

Lembar 2

• Pada lembar kedua ini, SOP memuat
informasi : Tujuan SOP dibuat, Ruang
Lingkup SOP, Penanggung Jawab SOP ,
Definisi dan singkatan dari istilah-istilah
yang ada di dalam SOP. Bagian ini
diperlukan untuk mengetahui keterangan-
keterangan SOP yang tidak dapat
dipaparkan dalam diagram visual (pada
halaman selanjutnya).

Lembar 3

• Lembar ini merupakan bagian yang paling
penting karena memuat seluruh informasi alur proses
dari aktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal ini
penerimaan barang).

• Terbagi atas 3 kolom : Aktifitas, Dokumen /Catatan
Mutu dan Keterangan. Bagian Aktifitas menunjukkan
proses tahapan demi tahapan pada aktifitas
penerimaan barang. Dokumen / Catatan Mutu
memberikan informasi dokumen-dokumen apa saja
yang terlibat dalam setiap tahapan. Bagian
Keterangan menunjukkan detail catatan dan definisi-
definisi pada setiap tahapan proses

WORK INSTRUCTION (INSTRUKSI KERJA)

Bentuk umum WI:
1. Tahapan kegiatan selangkah demi

selangkah
2. Penjelasan secara rinci tiap langkah

beserta peralatan, dokumen penunjang, dll
yang diperlukan.
3. Berisi patokan penilaian hasil kerja
4. Sudah diuji dan diterapkan

FLOWCHART PADA SOP Kenapa perlu flowchart pada SOP:

1. Flowchart menggambarkan sebuah
urutan yang terstruktur dan mudah
dipahami oleh orang lain

2. Flowchart ini akan menunjukkan alur
secara logis.

3. Flowchart ini selain dibutuhkan sebagai
alat komunikasi dan dokumentasi

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
1. Mulai (start) dan selesai (end)
Biasanya digunakan untuk
2. Pilihan keputusan (decision) memulai dan mengakhiri
flowchart

✓ Biasanya digunakan untuk
keputusan seperti “ya” atau
“tidak, “terima” atau “tolak”
dari suatu kegiatan.

✓ Simbol ini digunakan pada
saat inspeksi/pengecekan.

✓ Menggunakan tanda tanya
dan mempunyai garis
bercabang.

Setuju?

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
3. Proses
✓ digunakan untuk menjelaskan
4. Dokumen kegiatan yang dilakukan

✓ Menggunakan kata kerja
seperti ”membuat”,
“menerima”,”mengangkat”,
dsb

✓ Digunakan menjelaskan
dokumen yang dibutuhkan
selama proses seperti
menerima dokumen DO.
Berarti pada saat melakukan
proses, aktivitas tersebut juga
melampirkan dokumen
sehingga simbol ini perlu
dibuat.

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
5. Multi dokumen
✓ Simbol ini digunakan jika pada
6. Kegiatan manual saat proses melampirkan
beberapa dokumen seperti
pada saat proses penerimaan
dilampirkan dok. DN dan GRN
berarti simbol yang digunakan
adalah multi dokumen.

✓ Digunakan menjelaskan proses
yang dilakukan secara manual
seperti pemindahan barang
tanpa alat atau manual
handling

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
7. Database
✓ Simbol ini digunakan jika pada
8. input manual saat proses menggunakan
database pada sistem informasi
9. Kartu yang digunakan seperti data
barang pada WMS

✓ Digunakan menjelaskan proses
yang dilakukan secara manual
seperti penulisan kode barang
masih diketik biasa tidak
menggunakan barcode scanner.

✓ Biasanya digunakan untuk
proses yang membutuhkan kartu
seperti pada kegiatan stock
opname atau cycle counting
dimana menggunakan kartu
stock

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
10.
Alur Garis Penghubung tanpa tanda ✓ Simbol ini digunakan jika ada
panah (berbagai arah): pada umumnya monitoring terhadap suatu
dijadikan garis yang sejajar, seperti kegiatan.
koordinasi, monitoring, dll
✓ Biasanya digambarkan sejajar
bukan dibawahnya, seperti:

11. Alur Garis Penghubung dengan tanda ✓ Digunakan menjelaskan proses

panah (berbagai arah): Dimaksudkan berurutan.

sebagai urutan berikut dari prosedur ✓ Digambarkan sebagai urutan

berikut dari suatu aktivitas,

seperti:

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
12. ✓ Simbol ini digunakan jika
Penghubung prosedur berbeda
halaman/ off -page connector flowchart menggunakan lebih
dari satu halaman.
✓ Simbol ini menghubungkan
aktivitas pada halamanyang
berbeda, seperti:

P5

A

A

P6

SIMBOL FLOWCHART

No Simbol Arti Keterangan
13. ✓ Simbol ini digunakan jika
Penghubung prosedur dalam satu
halaman/ on -page connector flowchart digambarkan pada
halaman yang sama, tetapi
kolom yang berbeda, seperti:

P5 A

A P6

TERIMA KASIH

Selamat mempelajari, semoga dapat dipahami.