หนังสือราชการ-รปศ.ห้อง-3-ปี-3

จัดทำโดย
นางสาววิกนั ดา ชแู ก้ว รหสั นกั ศึกษา 6216209001130
นางสาวสโรชิน ชูจันทร์ รหสั นกั ศึกษา 6216209001131
นางสาวสนุ สิ า สอนทอง รหัสนกั ศกึ ษา 6216209001136
นายดนยั วจิ ารา รหสั นักศกึ ษา 6216209001140
นายสุรนาท วุ่นซิงซ่ี รหสั นักศกึ ษา 6216209001142

กลมุ่ เรียน 62036.163

‘‘ การทำงานใดๆ ไม่ว่าเลก็ ใหญ่ งา่ ย ยาก
ถา้ ย่อหย่อนจากความเพียรแล้ว

ยากทจี่ ะทำให้สำเรจ็ เรยี บร้อยทันเวลาได้ ’’
พระราชดำรสั พระบาทสมเด็จพระปรมนิ ทรมหาภมู ิพลอดุลยเดช

ก

คำนำ

รายงานเล่มนี้จดั ทำขน้ึ เพื่อเปน็ ส่วนหนึ่งของรายวชิ าการเตรียม
ฝึกประสบการณ์วิชาชีพรัฐประศาสนศาสตร์ของนักศึกษาชั้นปีท่ี 3
โดยมีจุดประสงค์เพื่อเป็นองค์ความรู้สำหรับนักศึกษาในการเขียน
หนังสือราชการและงานสารบรรณ และได้ศึกษาเรียนรู้และเข้าใจ
เพ่อื เปน็ ประโยชนก์ บั การเรียน

ทั้งนี้ คณะผู้จัดทำต้องขอขอบคุณ อาจารย์อยับ ซาดัคคาน
ผู้ให้ความรู้และแนวทางการศึกษา และเพื่อนๆทุกคนที่ให้ความร่วมมือ
มาโดยตลอด ผู้จัดทำหวังว่ารายงานเล่มนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน
หรือผู้ที่กำลังหาข้อมูลในเรื่องนี้อยู่ หากผิดพลาดประการใด ผู้จัดทำ
ขอน้อมรบั ไว้ และขออภยั มา ณ ทน่ี ้ีด้วย

ผู้จดั ทำ
นางสาววกิ ันดา ชูแกว้ และคณะ

5 กุมภาพนั ธ์ 2565

ขค

สารบัญ

เร่ือง หน้า

คำนำ ก

สารบญั ข

สารบัญภาพ จ

บทท่ี 1 ความหมายและลักษณะของหนงั สอื ราชการ 1

ความหมายของหนังสือราชการ 2

ความหมายของการจดั ทำสำเนา 2

ประเภทของหนงั สือราชการ 3

หลกั การเขียนหนงั สอื ราชการ 3

ชั้นความเร็วและชั้นความลบั 6

โครงสรา้ งหนงั สอื ตดิ ต่อราชการ 6

การใชค้ ำในหนงั สอื ราชการ 8

การใช้เคร่อื งหมายในหนังสือราชการ 9

การก้นั หนา้ ซา้ ย-ขวา ในหนงั สอื ราชการ 9

ขนาดครฑุ และขนาดตวั อกั ษร 9

การเขยี นและการพิมพ์หนังสอื ราชการ 10

ความสำคญั และประโยชน์ของการเขียนหนังสอื 10

สารบญั (ตอ่ ) งค

เรือ่ ง หน้า
การจัดเก็บหนังสือ 10
อายกุ ารเก็บหนังสือ 10
การทำลายหนงั สอื 11
12
บทท่ี 2 การเขยี นหนังสอื ภายใน 12
ความหมายของหนงั สือภายใน 12
รูปแบบของหนงั สือภายใน 17
17
บทท่ี 3 การเขยี นหนังสอื ภายนอก 17
ความหมายของหนงั สือภายนอก 25
รูปแบบของหนังสอื ภายนอก 25
25
บทที่ 4 หนังสือประทับตรา 27
ความหมายของหนังสือประทบั ตรา 29
รูปแบบของหนังสือประทบั ตรา 29
รายละเอียดหนังสอื ประทับตรา 29

บทท่ี 5 หนังสือสั่งการ
ความหมายของหนังสอื สง่ั การ
รปู แบบของหนงั สอื สงั่ การ

สารบัญ (ต่อ) งจ

เรือ่ ง หน้า
บทท่ี 6 หนังสอื ประชาสัมพันธ์ 36
36
ความหมายของหนังสือประชาสัมพันธ์ 36
รปู แบบของหนังสือประชาสัมพันธ์
บรรณานกุ รม

สารบญั ภาพ จฉ

ภาพที่ หน้า
ภาพที่ 1 ตัวอย่างรูปแบบหนังสอื ภายใน 16
ภาพท่ี 2 ตวั อยา่ งรูปแบบหนังสอื ภายนอก 24
ภาพที่ 3 ตัวอย่างรปู แบบหนงั สือประทับตรา 28
ภาพที่ 4 ตวั อยา่ งรูปแบบหนังสอื คำสง่ั 33
ภาพที่ 5 ตัวอย่างรปู แบบหนงั สอื ระเบียบ 34
ภาพที่ 6 ตวั อยา่ งรปู แบบหนงั สือข้อบังคบั 35
ภาพท่ี 7 ตัวอย่างรปู แบบหนงั สอื ประกาศ 39
ภาพที่ 8 ตวั อย่างรูปแบบหนงั สอื แถลงการณ์ 40
ภาพท่ี 9 ตัวอยา่ งรูปแบบหนังสอื ขา่ ว 41

1

บทที่ 1
ความหมายและลักษณะของหนงั สือราชการ

การปฏิบัติงานราชการจำเป็นต้องมีการติดต่อกันใน
หลากหลายลักษณะ ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อระหว่างส่วนราชการใน
หน่วยงานเดยี วกัน หรอื การตดิ ตอ่ ระหวา่ งหนว่ ยงาน การติดตอ่ ดังกล่าว
จำเป็นต้องทำให้เห็นเป็นรูปธรรม นั่นคือปรากฏหลักฐานการติดต่อ
เพราะเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ราชการ การติดต่อสื่อสาร
ดังกล่าวใช้สื่อทเ่ี รียกว่า “หนังสอื ราชการ” ซง่ึ การเขียนหนังสือดังกล่าว
สิ่งสำคัญคือเพื่อสื่อความหมายให้เข้าใจตรงกัน เป็นการช่วย
ประหยดั เวลาและปฏิบัติงานไดต้ รงจุดประสงค์

หนังสือราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และระเบียบสารบรรณ (ฉบับที่ 2)
พ.ศ. 2548 หมายถงึ เอกสารทเ่ี ป็นหลกั ฐานในราชการ 1 ซึง่ ไดแ้ ก่

1. หนังสือราชการที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ เช่น หนังสือ
มหาวทิ ยาลยั ราชภฏั กาํ แพงเพชรมถี ึงกระทรวงการตา่ งประเทศ

2. หนังสือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่สํานักงาน
ราชการหรือไปถึงบุคคลภายนอก เช่น หนังสือมหาวิทยาลัยราชภัฏ
กาํ แพงเพชรถงึ นางสาวปวีณา จันทรป์ ระดิษฐ์ เปน็ ตน้

3. หนังสือหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เช่น สมาคมโรงพยาบาลเอกชนมี
หนังสอื ถึงมหาวิทยาลยั ราชภัฏกาํ แพงเพชร

2

4. เอกสารท่ีทางราชการจัดทาํ ขน้ึ เพื่อเปน็ หลกั ฐานใน ราชการ
เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมายระเบียบ
ขอ้ บังคับ เช่น ระเบยี บกระทรวงการคลังวา่ ดว้ ยการจ่ายเงินเพ่ิมพิเศษฯ
เป็นต้น

ความหมายของหนังสือราชการ
หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

เป็นหนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีไปถึง
บุคคลภายนอกหรือหน่วยงานหนึ่งที่ไม่ใช่ส่วนราชการ และหนังสือที่
หน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วน
ราชการ เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ และเอกสารท่ี
ทางราชการจดั ทำขน้ึ ตามกฎหมายระเบียบหรือ ขอ้ บังคับ

ความหมายของการจดั ทำสำเนา
สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำจาก

ต้นฉบับ หรือถ่ายจากสำเนาอีกชั้นหนึ่ง หรือพิมพ์จากเครื่อง
คอมพิวเตอร์เหมือนต้นฉบับก็ได้ แต่จะต้องประทับตราว่า ‘‘สำเนาคู่
ฉบับ’’ หรือ ‘‘สำเนา’’ และสำเนากระทำได้ 2 แบบ ดงั นี้

1. ‘‘สำเนา’’ เปน็ สำเนาทสี่ ว่ นราชการจัดทำขนึ้ อาจทำ
ขึ้นด้วย การถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่น ๆ แต่สำเนานี้จะต้องมี
ผู้รับรองสำเนา คำว่า ‘‘สำเนาถูกต้อง’’ โดยให้เจ้าหน้าท่ีตัง้ แต่ระดับ 2
ขึ้นไปหรือเทียบเท่า ลงลายมือชื่อรับรองตัวบรรจง ตำแหน่ง วัน เดือน

3

ปี ที่รับรอง โดยปกติให้มีคำว่าสำเนาไว้ท่ีกึงกลางหนาเหนือบรรทัดแรก
ของสำเนาหนงั สือด้วย

2. ‘‘สำเนาค่ฉู บบั ’’ คอื สำเนาทจี่ ัดทำข้นึ พร้อมกบั ตน้ ฉบบั และ
เหมือนต้นฉบับ มีผู้ลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง/
พิมพ์/ตรวจ ลงลายมือชื่อยอ่ ไวข้ ้างทา้ ยขอบลา่ งดา้ นขวาของหนังสือ

ประเภทของหนังสอื ราชการ
หนงั สอื ราชการมี 6 ชนิด คอื ได้แก่ดงั นี้
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสอื ภายใน
3. หนงั สือประทบั ตรา
4. หนังสอื ส่ังการ
5. หนงั สือประชาสัมพันธ์
6. หนังสอื ทเ่ี จา้ หน้าท่จี ดั ทําขน้ึ หรอื รบั ไว้เป็นหลักฐานใน

ราชการ

หลกั การเขียนหนงั สือราชการ
การร่างหนังสือให้ถูกต้องนั้นจะมีหลักการเขียนซึ่งสามารถ

นาํ มา เปน็ แนวทางในการปฏบิ ัติสาํ หรบั การเขียนในถกู ต้อง มดี งั นี้
1. การเขยี นถูกแบบ คอื จะต้องทราบวา่ หนังสอื ทจี่ ะรา่ ง

เป็น ‘‘หนังสือ ภายใน ’’ ‘‘หนังสือภายนอก ” หรือ “หนังสือประทับตรา”ฯลฯ
เมื่อทราบแล้วก็จัดโครงสร้างหนังสือให้ถูกแบบ จัดวางข้อความให้ถูกที่
และใช้ถ้อยคําให้ถกู ตอ้ งตามที่กําหนด เชน่

4

1.1 เรื่อง จะมีเฉพาะในหนังสือภายในและหนังสือภายนอก
สําหรับหนังสือประทับตราจะไม่มีชื่อเรื่อง แต่จะมีในรายละเอียดของ
เนอ้ื หา

1.2 คําขึ้นต้นใช้คําตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ

1.3 คําลงทา้ ย เขยี นเฉพาะหนังสือภายนอก ซึ่งต้องใช้
คําลงท้าย ตามระเบียบของสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
สว่ นหนังสือภายใน และหนงั สอื ประทบั ตราไมม่ คี าํ ลงทา้ ย

2. การเขยี นใหถ้ ูกเนือ้ หา ประกอบด้วย
2.1 เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจเป็นเหตุมาจากผู้มีหนังสือ

ไป หรือเหตุจากบุคคลภาย หรือเหตุจากเหตุการณ์ปรากฏขึ้นหรือเหตุ
จากผู้รับหนงั สอื และอาจเป็นเหตุทเี่ กดิ ขึ้นใหม่หรือเหตทุ ี่มเี ร่ืองเดมิ ท่ีเคย
ตดิ ต่อกนั มา และอาจจะมเี ร่อื งสบื เนื่องหรอื เรอื่ งทเ่ี กี่ยวขอ้ งดว้ ยก็ได้

2.2 จุดประสงค์ของการเขียนหนังสือไปคือจะให้ผู้รับ
หนังสอื ทํา อะไรหรือทําอย่างไร

2.3 ส่วนสรปุ ความ
3. ถกู หลักภาษา ตอ้ งคํานึงถึง เรอื่ งหลกั 2 เรือ่ ง ดังนี้

3.1 รูปประโยค แบบไม่มีกรรม แบบมีกรรม แบบ-
ประโยคซ้อน และแบบกรรมร่วม

3.2 ความสัมพันธ์ของข้อความระหว่างประโยคกับ
ประโยค ระหว่างคํา ประธาน-กิริยา-กรรม-คําประกอบ ระหว่างคําท่ี
แยกคร่อม ข้อความ ระหว่างคํารวมกับคําแยก และระหว่างคําหลักกับ
คาํ ขยาย

5

4. การเขียนให้ถูกความนิยม ลักษณะสํานวนภาษาและการ
เขียนข้อความในหนังสือ ราชการระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ ได้วางหลกั การ เขยี นขอ้ ความในหนังสอื ราชการ ดังน้ี

4.1 ส่วนทเี่ ปน็ เหตผุ ล ให้เขยี นเฉพาะที่จําเปน็ และถา้ เปน็
เรือ่ งท่เี คยติดตอ่ กนั มาแลว้ กอ็ า้ งหรอื เท้าความเร่ืองเดมิ อยา่ งย่อทสี่ ดุ

4.2 ส่วนที่เป็นความประสงค์ ระบุว่าจะทําอะไร เพื่อสะดวกแก่
ผู้รับหนังสือ และเพื่อพิจารณาและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ถ้ามีความ
ประสงคห์ ลายขอ้ กใ็ ห้แยกเป็นข้อ ๆ ให้ชดั เจน

หนังสือที่ได้ติดต่อกันเป็นครั้งแรก จะขึ้นต้นด้วย
(“ด้วย.....”), (“เนื่องด้วย..... ”), (“เพื่อ.....”) และขึ้นต้นข้อความที่
ประสงค์ วา่ (“จงึ .....”) สําหรบั หนงั สือทเี่ คยติดต่อกันมาแลว้ และมี
หนังสือที่อ้างถึงด้วย จะขึ้นต้นว่า (“ตามที่.....”), (“ตามหนังสือที่อ้าง
ถึง”), และลงท้ายข้อความด้วย (“นั้น......”) หรือ (“ความละเอียดแจ้ง
แลว้ นน้ั .....”)

หนังสือตอบรับ จะขึ้นต้นด้วย (“ตาม .....”), (“ตามที่.....
น้ัน”) และขึน้ ตน้ ขอ้ ความที่เป็นความประสงค์วา่ (“บัดนี้.....”)

ข้อความสรุปในย่อหน้าสุดท้ายของหนงั สอื ราชการ มัก ใช้
สํานวนดังนี้ “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” / “จึงเรียนมาเพื่อขออนุมัติ” /
“จึงเรียนมาเพื่อโปรดดําเนินการ” (ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของเรื่องท่ี
เขียน)

6

ชัน้ ความเร็วและช้นั ความลบั
1. ช้นั ความเรว็ 3 ประเภท

1.1 ด่วน จะประทับ ‘‘ ตราสีแดง ’’
1.2 ด่วนมาก ไว้ที่มมุ ซ้ายของหน้า
1.3 ด่วนทสี่ ดุ แรกและหน้าซองหนังสือ

2. ชน้ั ความลับ 3 ชน้ั

2.1 ลับ จะประทับ ‘‘ตราสแี ดง’’
2.2 ลบั มาก ไว้ก่งึ กลางหน้ากระดาษ
2.3 ลับทส่ี ดุ ทงั้ ด้านบนและดา้ นล่าง
ทกุ หน้าของเอกสาร
และหน้าซองเอกสาร

โครงสรา้ งหนงั สอื ติดต่อราชการ
ประกอบดว้ ย 4 ส่วน ดังน้ี
1. สว่ นหัวหนงั สือประกอบด้วย
- ช่ือเรื่อง เป็นประโยคบอกเล่าไม่เกิน 1 บรรทัด

เรียน ขอแสดงความนับถอื

คำขึน้ ต้น การเรยี น (คำลงท้าย) ขอแสดงความนับถอื อยา่ งย่ิง

นมสั การ ขอนมัสการดว้ ยความนับถือ

7

2. ส่วนเหตุทม่ี ีหนงั สือไป
- เรมิ่ ต้นด้วยคําที่เหมาะสม

ดว้ ย ใช้ในกรณีเป็นเร่ืองใหม่
เน่อื งจาก ไมม่ ีคำวา่ ‘‘นนั้ ’’ อยทู่ า้ ยประโยค
เนือ่ งด้วย

ตาม ใช้ในกรณที เี่ คยมีเรื่องตดิ ต่อหรือรบั รกู้ นั มากอ่ น
ตามที่ ทา้ ยประโยคตามด้วยคำวา่ ‘‘น้ัน’’
อนุสนธิ หรอื ความแจ้งแล้วนั้น/ความละเอียดแจ้งแล้วน้ัน

- ใชส้ รรพนามให้เหมาะสม
- อา้ งเหตุท่มี หี นงั สือไปให้ถกู

3. สว่ นจุดประสงคท์ ี่มีหนังสือไป
- เขียนใหต้ รงกับลกั ษณะของเรือ่ ง
- ความม่งุ หมายท่ีมีหนงั สือไป

3. ส่วนท้ายหนงั สอื

คำลงทา้ ย จึงเรยี นมาเพื่อโปรดทราบ
ตรงกับจุดประสงค์ จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพิจารณา
ทม่ี ีหนังสือไป จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดพจิ ารณาอนุมตั ิ
จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดพิจารณาอนเุ คราะห์

8

จากโครงสร้างหนังสือติดต่อราชการดังกล่าว สามารถสรุป

หลักการในการเขียนหนังสอื ได้เป็น 3 หลกั ท่ีสำคญั ดังนี้

1. บทกลา่ วนำ เรา้ ใจ

2. เนอ้ื หา เข้าใจ

3. บทสรปุ ประทบั ใจ

การใช้คำในหนงั สือราชการ
1. การสะกดคําเขียนใหต้ รงกบั ความหมาย
2. การใช้คาํ เชื่อมการใช้ “ท่ี ซึ่ง อนั และ แต่ หรือ”
3. การใช้คําใหเ้ หมาะสม
3.1 คาํ สรรพนามแทนตัว ควรใช้ ผม กระผม ดฉิ ัน

แทน ข้าพเจ้า
3.2 คําสรรพนามแทนหนว่ ยงาน ควรใชช้ อื่ หนว่ ยงาน

แทน “ท่าน”
3.3 คาํ บพุ บท การใช้ “กบั แก่ แต่ ตอ่ ”

4. การยกตัวอย่างในประโยค โดยใชค้ ํา “เชน่ , แก่, อาท”ิ
5. การใชค้ าํ “จะ, จกั , ใคร่”
6. การใชค้ ํา ไป - มา สว่ นใหญม่ กั จะใช้สลับกนั วธิ กี ารใช้
ใหค้ าํ นึงถึงผู้รับหนังสอื เป็นสําคญั
7. ควรใชค้ ําในลกั ษณะ คําขอร้อง มากกวา่ คาํ บงั คับ
8. ควรใชค้ ําในลักษณะ คําเสริมสรา้ ง มากกวา่ คาํ ทําลาย
9. ควรใส่หางเสียงลงทา้ ยประโยค เพ่อื ใหค้ นอา่ นประทับใจ

9

การใชเ้ ครือ่ งหมายในหนงั สอื ราชการ

ในภาษาไทยนยิ มใช้เครอื่ งหมายบางชนิด เพ่ือส่ือความให้

ชัดเจน ได้แก่ ดังน้ี

1. ไปยาลนอ้ ย ๆ ใชก้ บั ส่งิ เดียวกนั ทเ่ี ขยี นไมจ่ บ

2. อัญญประกาศ “__” เคร่อื งหมายคาํ พดู ใช้เมอ่ื ต้อง

การคัดลอกข้อความ

3. สญั ประกาศ ____ ขดี เส้นใต้ ใชเ้ ม่ือต้องการเน้น

ข้อความ

4. ยตั ภิ งั ค์ - ใชใ้ นกรณีตดั คาํ ระหวา่ งบรรทัด

การกั้นหนา้ ซา้ ย - ขวา ในหนงั สือราชการ
- กนั้ หนา้ ด้านซ้ายมอื (กน้ั หนา้ ) 3 เซนตเิ มตร - 1.5 น้ิว
- กน้ั หน้าด้านขวามือ (ก้ันหลัง) 2 เซนตเิ มตร – 1 นิ้ว

(ไม่เครง่ ครดั แตไ่ ม่ควรน้อยกวา่ 2 เซนตเิ มตร)

ขนาดครุฑและขนาดตัวอักษร
- ขนาดครุฑทใ่ี ช้ในหนังสอื ราชการมี 2 ขนาด 3 เซนติเมตร

และ 1.5 เซนตเิ มตร
- หนงั สือภายนอกกําหนดขนาดครุฑไว้ 3 เซนติเมตร
- หนงั สือภายใน (บันทกึ ขอ้ ความ) กําหนดขนาดครุฑไว้

1.5 เซนติเมตร
- ขนาดตัวอักษรมาตรฐานคอื 16พอยต์ ไม่ควรใชต้ วั เลก็ กวา่ น้ี

เพราะจะทําใหอ้ ่านยาก

10

การเขยี นและการพมิ พ์หนังสอื ราชการ
กระดาษ A4 1 หนา้ สามารถเขยี นหรือพิมพ์ได้ 24-25 บรรทัด

หากมหี ลายหน้า หนา้ ตอ่ ไปไม่ใช้กระดาษตราครุฑ และให้พมิ พ์เลขหน้า
ไว้ กึ่งกลางด้านบน (-2-) ให้พิมพ์คําต่อเนื่องที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่
ไว้มุมขวาของหน้านั้นแล้วตามด้วย จุด 3 จุด ระยะการพิมพ์ควรเหลือ
ยกไปอย่างน้อย 2 บรรทัด กอ่ นคําลงทา้ ย

ความสำคัญและประโยชน์ของการเขยี นหนังสือ
1. เปน็ เครอ่ื งมือในการสื่อสารระหว่างผสู้ ง่ และผู้รบั หนังสือ
2. สามารถสอ่ื ความหมายไดถ้ ูกตอ้ งตรงประเดน็ และเข้าใจตรงกนั
3. ประหยดั เวลาในการตคี วาม ไมต่ อ้ งสอบถามหรอื เขียน

ใหมน่ ำกลบั มาอา่ นทบทวนทำความเข้าใจไดห้ ลายคร้ังเทา่ ทีต่ ้องการ
4. สามารถเกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในการตรวจสอบได้
5. ใชเ้ ปน็ ตวั อยา่ งสำหรับการปฏิบัติงานใหก้ บั เจ้าหนา้ ท่ี

ในครั้งตอ่ ๆ ไป
6. เป็นลกั ษณะทด่ี ขี ององคก์ ร

การจดั เก็บหนังสอื
1. ระหวา่ งปฏิบัตใิ ห้อยู่ในความรบั ผดิ ชอบของผู้ปฏบิ ัติ
2. เกบ็ เม่ือปฏิบัติเสร็จแลว้
3. เก็บไว้เพือ่ ใชใ้ นการตรวจสอบ

อายกุ ารเกบ็ หนังสือ
โดยปกติเก็บไว้ไม่นอ้ ยกวา่ 10 ปี เวน้ แต่ ดงั นี้
1. เรื่องธรรมดาสามัญ ไม่มีความสำคญั เรอ่ื งทีเ่ กดิ ข้นึ

11

ประจำ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
2. เรือ่ งทีป่ ฏบิ ตั ิเสร็จสิ้นแล้ว เก็บไวไ้ มน่ ้อยกว่า 5 ปี

การทำลายหนังสอื
1. สำรวจหนังสือทค่ี รบกำหนดอายกุ ารทำลาย
2. จดั ทำบัญชหี นังสือขอทำลาย
3. ขออนุมตั แิ ตง่ ตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร
4. ขอความเห็นชอบการทำลายไปยังสำนักงานจดหมาย

เหตุฯ
5. ดำเนินการทำลาย โดยจำหนา่ ยใหบ้ ริษัททไี่ ดร้ บั ความ

เห็นชอบ
6. นำเงินสง่ กองคลัง เพ่ือเป็นรายได้แผ่นดิน

ภายใน60วัน หลังจากวนั ส้ินปปี ฏิทนิ ตอ้ งสำรวจหนังสือทคี่ รบกำหนด
อายุการเก็บทั้งหมดแล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้า
ส่วนราชการระดับกรม เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย
ประธาน และกรรมการอยา่ งนอ้ ย 2 คน

อำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการคือพิจารณาคัดเลือกที่สมควร
ทำลายดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ 2548
ข้อ 66 - 70 และดำเนินการควบคุมการทำลายเอกสารให้เป็นไปด้วย
ความเรยี บรอ้ ยแลว้ รายงานให้กรมฯ ทราบ

12

บทท่ี 2
การเขียนหนงั สอื ภายใน

ความหมายของหนังสอื ภายใน
หนังสือภายใน หมายถึง หนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง

ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความตามแบบท่ี
กำหนดไว้ ซึ่งแตกต่างจากหนังสือภายนอก บันทึกข้อความจะกล่าวถึง
อ้างถึง และสิ่งที่ส่งมาด้วยไว้ในส่วนข้อความ (ถ้ามี) จะไม่ยกขึ้นเป็น
หัวข้อ และท่สี ำคัญคอื หนังสอื ภายในจะไมม่ ีคำลงท้าย

รูปแบบของหนังสือภายใน มีดงั น้ี
1. ส่วนหัวหนงั สอื ประกอบด้วย
1.1 ส่วนราชการ ใหล้ งช่อื หนว่ ยราชการเจ้าของเรอื่ ง หรอื

ของหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับ
กรมขึ้นไป ให้ใส่ชื่อส่วนราชการทั้งระดับกรมและสำนัก/กอง ถ้าส่วน
ราชการทอ่ี อกหนงั สืออยตู่ ่ำกวา่ กรมลงมา ให้ใส่ช่อื สำนกั /กอง พร้อมท้ัง
หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และหมายเลขภายใน (ถ้ามี) เช่น ส่วน
ราชการ คณะครุศาสตร์ โทร 1030

1.2 ที่ ให้ใส่รหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ) เลขประจำ
ของเจ้าของเรื่องและเลขทะเบียนหนังสือส่งเรียงตามลำดับจนสิ้นปี

13

ปฏิทินแล้วเริ่มนับใหม่ในปีต่อไป เช่น ที่ ศธ 0301/0056 เช่นเดียวกับ
หนังสือภายนอก

1.3 วันที่ ให้ใส่ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ
ตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น 11 พฤษภาคม 2559
เช่นเดยี วกบั หนงั สอื ภายนอก

1.4 เรื่อง ให้ใส่เรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือ
ฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือ
ฉบับเดมิ เชน่ เดยี วกับหนังสือภายนอก

1.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ
ตามด้วยชื่อตำแหน่งของผู้ลงนามในหนังสือที่มีมาถึง หรือชื่อบุคคล
โดยตรงกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ เช่นเดียวกับ
หนังสือภายนอก

2. สว่ นขอ้ ความ ประกอบดว้ ย
2.1 ต้นเรื่องหรือเร่ืองเดิม กรณีเป็นเรื่องใหม่ยังไม่เคยมี

การดําเนินการในเรื่องนั้นมาก่อน ให้ใช้ “ต้นเรื่อง” ถ้าเรื่องนั้นมีการ
ดาํ เนนิ การมาก่อนแล้วให้ใช้ “เร่อื งเดิม” โดยสรปุ ความเป็นมาของเรื่อง
เดมิ อยา่ งย่อว่าเป็นมาเปน็ อย่างไร

2.2 ข้อเท็จจริง เป็นการอธิบายให้ทราบถึงเหตุการณ์ท่ี
เป็นอยู่ในปัจจุบนั ซ่ึงเป็นผลสืบเนือ่ งหรอื มีความเกย่ี วขอ้ งกบั เรอื่ งเดิม

14

2.3 ข้อพิจารณา เป็นการสรุปข้อสังเกตที่สำคัญที่ควร
หยิบยกมาให้ผู้บงการพิจารณาประกอบการตัดสินใจ กรณีที่เป็นเรือ่ งท่ี
ไม่ยุ่งยากซบั ซ้อน

2.4 ขอ้ เสนอ เปน็ การช้ปี ระเด็นใหผ้ ู้บงั คบั บัญชาพิจารณา
สั่งการ เพื่อลงนาม เพื่อให้ความเหน็ ชอบ เพอื่ ทราบ เพ่อื อนมุ ัติ ฯลฯ

3. สว่ นทา้ ย ประกอบด้วย
3.1 ลงชือ่ และตำแหนง่ เช่นเดยี วกบั หนงั สือภายนอก
3.2 หนังสือภายใน ใช้กระดาษที่มีคำว่า บันทึกข้อความ

(อยู่ตรงกึ่งกลางด้านบนกระดาษ) และมีครุฑ ขนาด 1.5 เซนติเมตร
สดี ำ

3.3 ขนาดของหัวกระดาษ “บันทึกข้อความ” ให้ใช้ตัวอักษร
ขนาด30-33point ตวั หนาส่วนหวั หนังสอื ประกอบด้วยส่วนราชการ ท่ี เรอ่ื งใช้
ตัวอักษรขนาด 16 pointตัวหนา คำขึ้นต้นใช้ตัวอักษรปกติ ใช้ตัวอักษร
ขนาด 16 point

3.4 การเขียนชื่อ หนว่ ยงานจะต้องสอดคล้องกับตำแหน่ง
ผู้ลงนาม ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ คือ ผู้ใดลงนามชื่อหน่วยงานนั้นจะอยู่
ลำดับต้น ส่วนเจ้าของเรื่องที่เป็นส่วนราชการรองจะอยู่ลำดับ หลัง ต่อ
ดว้ ยโทรศัพทข์ องสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ งนนั้

15

หนงั สอื ภายในไม่มีคำว่า ส่ิงทีส่ ่งมาดว้ ย แต่หากต้องการจะแจ้ง
ว่ามีส่งที่ส่งมาด้วยตอ้ ง เขียนอยู่ในเนื้อความโดยใช้คำว่า “รายละเอียด
ตามเอกสารแนบ” ถา้ มีช่อื เอกสารก็ควรระบุใหช้ ดั เจน เชน่ รายละเอียด
ตามรายงานการประชุม

16

ภาพที่ 1 ตัวอยา่ งรูปแบบหนังสือภายใน

17

บทท่ี 3
การเขียนหนังสือภายนอก

ความหมายของหนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก หมายถงึ หนังสือตดิ ต่อราชการทีเ่ ป็นแบบพิธี

ระหว่างส่วนราชการทางกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีถึง
หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่หน่วยงานราชการหรือที่มีถึง บุคคลภายนอก
เช่น กระทรวงศกึ ษาธกิ ารมีหนงั สอื ถงึ กระทรวงการคลัง

รูปแบบของหนังสือภายนอก มีดงั นี้
1. ส่วนหัวเรือ่ ง ประกอบด้วย
1.1 ที่ ให้ลงรหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ)

เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามระเบียบงานสารบรรณ ทับ ()
เลขทะเบียนหนังสือส่งออกเรียงตามลำดับจนสิ้นปีปฏิทินแล้วเริ่มนับ
ใหม่ในปีต่อไป เช่น ที่ ศธ 0301/156 การพิมพ์ให้พิมพ์อยู่ที่ระดับ
เลบ็ ครุฑ

สำหรับหนังสือที่มีผู้รับจำนวนมาก โดยมีข้อความอย่าง
เดียวกัน ซึ่งเรียกว่า “หนังสือเวียน” ให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว”
หนา้ เลขทะเบียนหนังสือสง่ ซึง่ กำหนดเปน็ เลขที่หนงั สือเวยี นโดยเฉพาะ
เริ่มตั้งแต่ 1 เรียงลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่หนังสือทั่วไป
ตามแบบหนังสอื ภายนอกอยา่ งหนึ่งอย่างใดก็ได้ เช่น ศธ 0301/ว 0056

18

1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ใส่ชื่อส่วนราชการ
สถานทีร่ าชการหรอื คณะกรรมการ ทีเ่ ปน็ เจา้ ของหนังสือน้นั พร้อมท่ีอยู่
ของส่วนราชการไว้ด้านขวามือของหนังสือ การพิมพ์ให้พิมพ์อยู่ที่
ระดับเดียวกบั “ท่”ี และระดบั เล็บครุฑ เช่น

มหาวทิ ยาลัยราชภัฏสรุ าษฎร์ธานี
272 ต.มะขามเต้ยี อ.เมืองสุราษฎร์ธานี
จ.สุราษฎรธ์ านี 84100

1.3 วันที่ ให้ใส่ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ
ตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องใส่คำว่า “วันที่”
“พ.ศ.”โดยตัวเลขวันท่ีจะต้องอยู่ระยะตรงหางครุฑ เชน่ 11 พฤษภาคม 2559

1.4 เรื่อง ให้ใส่เรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือ
ฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ใส่เรื่องของหนังสือ
ฉบับเดิม

1.5 คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ
ตามระเบียบงานสารบรรณ ตามดว้ ยชอ่ื ตำแหน่งของผูล้ งนามในหนังสือ
ท่ีมีมาถึง หรอื ชอ่ื บุคคลโดยตรง กรณีทม่ี ีถึงตวั บุคคลไม่เกย่ี วกับตำแหน่ง
หน้าท่ี

1.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน
เฉพาะหนังสือที่สว่ นราชการผู้รับหนังสือไดร้ ับมาก่อน โดยให้ลงช่ือส่วน

19

ราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปี ของหนังสือน้ัน
การอ้างถงึ ให้อ้างถงึ หนังสือฉบับสุดท้ายท่ีติดต่อกันเพยี งฉบับเดียว เว้น
แตม่ ีเรื่องอื่นทเ่ี ปน็ สาระสำคัญต้องนำมาพจิ ารณา จึงอา้ งถึงหนังสือฉบับ
อื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย การที่ต้องอ้างถึง เพ่ือ
แสดงหลักฐานให้เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการผู้รับหนังสือ สามารถค้น
เรอ่ื งเดมิ เพ่ือประกอบการพิจารณาได้งา่ ย ถ้าไม่มีการอา้ งถึงไม่ต้องพิมพ์
ไว้ ถา้ หนงั สอื ท่อี ้างถึงมที ั้งชั้น ความลับและชั้นความเร็วในฉบับเดียวกัน
ให้ระบุชั้นความลับก่อนชั้นความเร็ว เช่น อ้างถึง หนังสือ
กระทรวงศึกษาธิการ ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ ศธ 0301/575 ลงวันที่ 27
มิถนุ ายน 2559 เป็นต้น

1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ระบุสิ่งของ หรือเอกสารที่
ส่งไปพรอ้ มกับหนังสือนน้ั โดยระบุจำนวนเอกสารท่ีสง่ ไปดว้ ย เช่น สิ่งท่ี
ส่งมาด้วย โครงการประชุมวิชาการราชภัฏสุราษฎร์ธานี วิจัยครั้งที่ 12
จำนวน 5 หน้า เป็นต้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้
แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

2. ส่วนข้อความ ประกอบดว้ ย
2.1 สว่ นข้อความท่ีเป็นเหตุ คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือแจ้ง

ความจำเป็นที่ต้องมีหนังสือ ไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งอาจมีย่อหน้าเดียว
หรือหลายย่อหน้าก็ได้ กรณีมีหลายย่อหนา้ ย่อหน้าแรกให้สือ่ ภาพรวม
และยอ่ หนา้ ต่อไปเป็นการขยายความ โดยหนงึ่ ยอ่ หนา้ ให้มีหน่ึงประเด็น

20

ถา้ ตดิ ต่อกันเกย่ี วกับเรื่องนน้ั เป็นคร้งั แรก ขนึ้ ต้นวา่ “ด้วย”
หรือ “เน่อื งจาก”

ถ้าเป็นหนังสือตอบ หรือมีการอ้างถึงเรื่องเดิมที่เคย
ติดต่อกันมาก่อน ขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”
แล้วสรุปใจความสั้น ๆ ที่คลุมเนื้อหาสำคัญของหนังสือฉบับที่อ้าง
ถึงลงทา้ ยด้วยคำว่า “น้ัน” แลว้ ขนึ้ ย่อหน้าใหม่ เขียนข้อความท่ีสืบเนื่อง
หรือผลต่อเนื่องกับหนังสือที่อ้างถึงนั้นว่าดําเนินการอะไรไปบ้างแล้ว
เพอ่ื เชื่อมโยงวตั ถุประสงค์ในย่อหนา้ ตอ่ ไป

2.2 ส่วนข้อความที่เป็นจุดประสงค์ คือ แสดงความ
มุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร อย่างไร
เชน่ เพอื่ ทราบเพ่อื ให้นำเสนอต่อไปเพื่อพจิ ารณา เพ่อื ส่งั การเพอ่ื อนมุ ัติ

การเขียนควรขึน้ ย่อหนา้ ใหม่จาก “เหตุทีม่ หี นงั สือไป”และ
ในกรณีที่มีหลายเรื่องให้เขียนเป็นข้อ ๆ วัตถุประสงค์ของเรื่องอาจเป็น
ลักษณะคำขอใหม่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” แล้วต่อด้วยความมุ่งหมาย
หรอื วัตถปุ ระสงคข์ องเรอ่ื ง เชน่ จงึ เรียนมาเพ่อื โปรดทราบ

3. สว่ นทา้ ยหนังสือ ประกอบด้วย
3.1 คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ

ตามระเบยี บงานสารบรรณ เช่น บคุ คลธรรมดาใช้คำวา่ ขอแสดงความ
นับถือ เป็นต้น การพิมพ์คำลงท้ายต้องเว้น 1 บรรทัดพิมพ์แล้วจึงเริ่ม

21

เขียนคำลงท้าย โดยต้องย่อหน้าเข้ามาให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับ
ตัวเลขของวนั ท่ีด้านบนเสมอ

3.2 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ (ลายเซน็ ) และ
พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อในวงเล็บ โดยใช้คำ
นำหนา้ ไดแ้ ก่ นาง นางสาว เช่น

(นายเจรญิ ขวัญเมือง)

3.3 ตำแหน่ง ให้ใส่ตำแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ช่ือ
เตม็ ของเจา้ ของหนังสือ เชน่

(นายเจริญ ขวญั เมือง)
คณบดีคณะครุศาสตร์

22

3.4 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการ
เจ้าของเรอื่ งหรือหน่วยงานท่ีออกหนงั สือ

3.5 โทร ใหใ้ ส่หมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของ
เรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ และหมายเลขภายใน (กรณีที่เป็น
สายต่อ) ไวด้ ว้ ย

3.6 โทรสาร ให้ใส่หมายเลขโทรสารส่วนราชการเจ้าของ
เรือ่ ง หรอื หน่วยงานที่ออกหนังสือ

3.7 สำเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณที ีจ่ ดั สง่ สำเนาให้ส่วนราชการ
หรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์ให้ผู้รับทราบว่าได้มสี ำเนาให้ผู้ใดแลว้
ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือ ชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไป
ให้ ถ้ามีรายช่ือส่งมากให้พิมพว์ า่ ส่งไปตามรายชอื่ ทีแ่ นบและแนบรายชื่อ
ไปดว้ ย

หนังสือภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑขนาด A4 พิมพ์ครุฑ
ขนาดสูง 3 เซนติเมตร สำหรับความกว้างไม่ได้กำหนดไว้ ดังนั้นผู้เขียน
จึงต้องจัดความกว้างไม่ให้แคบหรือกว้างจนเกินไปให้ พิจารณาตาม
ความสวยงาม ตราครุฑใชห้ มึกสดี ำ อยู่กึ่งกลางดา้ นบนหน้ากระดาษ ถ้า
มีขอ้ ความ มากกว่า 1 หนา้ หนา้ ต่อไปไมต่ ้องใช้กระดาษตราครุฑ ให้ใช้
กระดาษที่มีคุณภาพเช่นเดียวกันหรือ ใกล้เคียงกับกระดาษตราครุฑ

23

ส่วนราชการแห่งใดประสงค์จะใช้เครื่องหมายอื่นใดแทนตราครุฑ
จะตอ้ งไดร้ บั อนุมัติจากปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรี

ส่วนราชการที่ลงในส่วนหัวหนังสือ เป็นส่วนราชการ
เจ้าของหนังสือ แต่ส่วนราชการที่ลงท้ายหนังสือ เป็นส่วนราชการ
เจา้ ของเร่อื ง เช่น หนังสอื ของมหาวทิ ยาลัยราชภัฏสรุ าษฎรธ์ านเี ป็นสว่ น
ราชการเจ้าของหนังสือ ซึ่งถ้าหนังสือนั้นจัดทำโดยสำนักส่งเสริม
วิชาการและงานทะเบียน สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน เป็น
สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง

24

ภาพที่ 2 ตัวอย่างรปู แบบหนังสอื ภายนอก

25

บทท่ี 4
หนังสือประทับตรา

ความหมายของหนังสือประทับตรา
หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ตรา

ประทับแทนการลงชื่อของหวั หน้า ส่วนราชการระดับกรมขึน้ ไป โดยให้
หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วน
ราชการระดับกรมข้นึ ไป เปน็ ผรู้ บั ผดิ ชอบลงชือ่ ย่อกำกบั ตรา

หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วน
ราชการ หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ และกับบุคคลภายนอก
เฉพาะกรณที ีไ่ มใ่ ช่เร่ืองสำคัญ ได้แก่

1. การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม
2. การสง่ สำเนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบทไี่ ม่เก่ียวกับราชการสำคญั หรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนนิ การไปแลว้ ให้ส่วนราชการที่
เกยี่ วข้องทราบ
5. การเตือนเรอื่ งท่ีค้าง
6. เร่ืองทหี่ วั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมข้นึ ไปกำหนดโดยทำ
เป็นคำส่งั ให้ใช้หนังสือประทับตรา

รปู แบบของหนงั สอื ประทบั ตรา
ประกอบดว้ ยส่วนสำคญั 4 ส่วน หรือ 3 ส่วน แล้วแตก่ รณี ดังนี้
1. ส่วนหวั หนงั สอื
1.1 ลำดบั ชน้ั ความลับ (ถ้ามี) ลำดับชนั้ ความลับมี 3 ลำดับ

26

ได้แก่ ลับ ลบั มาก และลับท่ีสดุ
1.2 ลำดับชั้นความเร่งด่วน (ถ้ามี) ลำดับชั้นความเร่งด่วน

มี 3 ลำดบั ไดแ้ ก่ ด่วน ด่วนมาก และดว่ นทส่ี ุด
1.3 ที่ให้ใส่รหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ)

เลขประจำของเจ้าของเรื่อง และเลขทะเบียนหนังสือส่งเรียงตามลำดบั
จนสนิ้ ปปี ฏทิ ินแลว้ เร่มิ นับใหมใ่ นปีตอ่ ไป เช่น ที่ กค 0613/1156

1.4 คำขึ้นต้น ใช้คำว่า “ถึง” ให้ระบุชื่อส่วนราชการหรือ
บคุ คลท่ีจะมหี นงั สือไปถงึ เชน่ ถงึ สำนกั งานปลัดกระทรวงการคลัง

2. ส่วนของข้อความทเ่ี ปน็ เหตหุ รอื จุดประสงค์ท่ีมีหนังสือไป
การเขียนเหตุหรือจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปอาจเขียนแยกกันคนละย่อ
หน้า หรือเขียนรวมไว้ในยอ่ หน้าเดียวกัน โดยไม่ต้องขึ้นย่อหน้าใหมก่ ็ได้
เพราะส่วนมากจะมีข้อความสั้นๆ หรือบางครั้งมีแต่จุดประสงค์ที่มี
หนังสือไปโดยไม่ต้องอา้ งเหตทุ ่ีต้องมีหนังสือไป

3. สว่ นท้ายหนังสือ ประกอบดว้ ยชอื่ ส่วนราชการท่ีสง่ หนังสือ
ออก ชื่อย่อของผู้ไดร้ ับมอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการกำกับตรานน้ั
แทน วันเดือนปีที่ออกหนังสือ ใช้ตราส่วนราชการประทับการระบุชื่อ
ส่วนราชการเจ้าของเรื่องและหมายเลขโทรศัพท์ในส่วนท้ายหนังสือ
เช่นเดยี วกับหนงั สือภายนอก

หนังสือประทับตราใช้ กระดาษครุฑ ซึ่งอาจเป็นกระดาษ
ตราครุฑนูน หรือครุฑปั้ม หรือครุฑพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ ขนาดครุฑสูง 3
เซนติเมตร และครุฑควรอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ตราส่วนราชการ
ประทบั ใช้หมกึ สีแดง

27

รายละเอียดหนังสือประทับตรา
1. ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำเจ้าของเรื่องทับเลข

ทะเบียนหนังสือส่ง
2. ถึง ให้ลงช่ือส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนงั สือน้ันมี

ถึง
3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคัญของเรือ่ งให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย
4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกให้ลงช่ือส่วนราชการที่ส่ง

หนังสอื ออก
5. ตราชื่อส่วนราชการให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึก

สีแดง และใหผ้ ้รู บั ผดิ ชอบลงลายมือชือ่ ย่อกำกับตราท่ีประทับนน้ั
6. วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ

ตัวเลขของปที ี่ออกหนังสือ
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

หรอื หน่วยงานทีอ่ อกหนงั สือ
8. โทรหรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการ

เจา้ ของเร่ือง

28

ภาพท่ี 3 ตัวอยา่ งรปู แบบหนังสอื ประทบั ตรา

29

บทที่ 5
หนงั สือส่ังการ

ความหมายของหนงั สอื สงั่ การ
หนังสือสั่งการ หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อราชการภายใน

กระทรวง ทบวง กรม จังหวัด หรือภายในหน่วยงานเดียวกัน ใช้ได้ท้ัง
ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ
บุคคลภายนอกทำขึ้นเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน มีรูปแบบที่กำหนดไว้ใน
ระเบียบงานสารบรรณ เว้นแต่จะมีส่วนประกอบท่แี ตกตา่ งกันออกไป

รูปแบบของหนงั สอื สง่ั การ
หนังสอื สงั่ การ แบ่งได้ 3 ประเภท ดงั น้ี
1. คำสั่ง คือ ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบ

ด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดงั นี้
1.1 คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำแหน่งของผู้มี

อำนาจท่ีออกคำสงั่
1.2 ที่ ให้ลงเลขที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1

เรียงไปตามลำดบั ทบั เลขที่ ปีพทุ ธศกั ราชท่อี อกคำสงั่
1.3 เร่อื ง ใหล้ งชอื่ เร่ืองทอ่ี อกคำสัง่
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจท่ี

ใหอ้ อกคำสัง่ (ถ้าม)ี ไวด้ ้วย และวนั เดอื น ปี ที่ใชเ้ ริม่ บงั คบั
1.5 สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน

และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อก

30

1.6 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็ม
ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใตล้ ายมอื ชือ่

1.7 ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผูอ้ อกคำส่งั
2. ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้
โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติงาน
เปน็ ประจำ ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอียด ดังน้ี

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการที่ออกระเบียบ
2.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบยี บ
2.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่อง
นั้นไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับ ที่เท่าไร แต่ถ้าเป็นเรือ่ งเดียวกนั แต่มกี ารแก้ไข
เพิ่มเตมิ ให้ลงเป็นฉบับท่ี 2 3 หรือ 4 ตามลำดับ
2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปีพุทธศกั ราชที่ออกระเบยี บ
2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่ง
หมายที่ต้องการ ออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออก
ระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ
โดย ข้อ 1 เป็นระเบียบ ข้อ 2 เป็นวันที่ใช้บังคับ (กำหนดว่าใช้บังคับ
เมื่อใด) ส่วนข้อสุดท้ายเป็นผู้รักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่อง
จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้เลื่อนข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้าย
กอ่ นท่ีจะขึน้ หมวดหนึ่ง
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของ
เดือน และตวั เลขปีพุทธศักราชทีอ่ อกบังคบั

31

2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับ
และพิมพ์ช่อื เต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมือช่ือ

2.9 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบหรือ
ขอ้ บงั คับน้นั

3. ข้อบงั คับ คือ บรรดาข้อความท่ผี มู้ ีอำนาจหน้าทก่ี ำหนดให้
ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ใช้กระดาษ
ตราครฑุ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ข้อบงั คับ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการที่ออกข้อบังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ใหล้ งชอื่ ของขอ้ บงั คบั
3.3 ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่อง
นั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับเรื่องเดียวกันที่มี
การแก้ไขเพิม่ เติมใหล้ งเป็นฉบับท่ี 2 และทถ่ี ดั ๆ ไปตามลำดับ
3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อกข้อบังคบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่ง
หมายทต่ี ้องออกขอ้ บังคับและอ้างถึงกฎหมายทีใ่ ห้อำนาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ
โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่าให้ใช้
บงั คบั ตัง้ แตเ่ มอื่ ไดแ้ ละข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รกั ษาการข้อบงั คบั ใดถ้ามีมาก
ข้อหรอื หลายเร่อื งจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้โดยให้ย้ายข้อผรู้ ักษาการไปเป็น
ข้อสดุ ท้ายก่อนทจ่ี ะขึ้นหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของ
เดือน และตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชที่ออกข้อบงั คับ

32

3.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ช่ือ
เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไว้ใตล้ ายมือชอ่ื

3.9 ตำแหนง่ ให้ลงตำแหนง่ ของผูอ้ อกขอ้ บงั คับ

33

ภาพที่ 4 ตัวอย่างรูปแบบหนังสือคำสง่ั

34

ภาพที่ 5 ตัวอย่างรปู แบบหนังสอื ระเบียบ

35

ภาพท่ี 6 ตัวอยา่ งรปู แบบหนังสอื ข้อบงั คับ

36

บทที่ 6
หนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์

ความหมายของหนังสือประชาสัมพันธ์
หนังสือประชาสัมพันธ์ หมายถึง หนังสือท่ีจัดทำขึ้นเพื่อชี้แจง

หรือแนะนำทางให้ปฏิบัติ รวมทั้งเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของ
ทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีต่าง ๆ หนังสือประชาสัมพันธ์ให้
ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบ
ไว้โดยเฉพาะ

รูปแบบของหนังสอื ประชาสัมพนั ธ์
หนงั สอื ประชาสมั พันธ์ มี 3 ชนดิ ได้แก่ดังนี้
1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศ หรอื

ชี้แจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังน้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการทีอ่ อกประกาศ
1.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเรอ่ื งทปี่ ระกาศ
1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและ
ข้อความทีป่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของ
เดอื นและตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชที่ออกประกาศ
1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชือ่ ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็ม
ของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ

37

1.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผูอ้ อกประกาศ ในกรณีที่
กฎหมายกำหนดใหท้ ำเปน็ แจ้งความให้เปลีย่ นคำว่าประกาศเป็นแจง้ ความ

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง
เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือกรณี
ใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังน้ี

2.1 แถลงการณ์ ให้ลงช่ือสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เรอ่ื ง ให้ลงชอ่ื เร่อื งทอี่ อกแถลงการณ์
2.3 ฉบบั ท่ี ใช้ในกรณที ่ีจะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับ
ในเรือ่ งเดียวทต่ี ่อเน่ืองกันให้ลงฉบบั ท่ีเรียงตามลำดบั ไว้ด้วย
2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และ
ข้อความที่แถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการ
ท่ีออกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชอื่ เต็มของเดือน
และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกแถลงการณ์
3. ขา่ ว คอื บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการเห็นสมควรเผยแพร่
ให้ทราบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
3.1 ขา่ ว ให้ลงชื่อสว่ นราชการที่ออกขา่ ว
3.2 เร่อื ง ใหล้ งชื่อเรือ่ งทีอ่ อกขา่ ว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีท่ีจะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ือง
เดยี วท่ีตอ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบับทีเ่ รียงตามลำดับไวด้ ว้ ย
3.4 ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเกย่ี วกบั เรือ่ งของขา่ ว

38

3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน
และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอี่ อกขา่ ว

39

ภาพที่ 7 ตัวอย่างรปู แบบหนังสอื ประกาศ

40

ภาพท่ี 8 ตัวอยา่ งรปู แบบหนังสอื แถลงการณ์

41

ภาพที่ 9 ตัวอยา่ งรูปแบบหนังสอื ขา่ ว

1

บรรณานุกรม

ปราณี กันธิมา. (2017). การเขยี นหนังสอื ราชการ. สบื ค้นเมอ่ื 30 มกราคม
2565, จาก https://erp.mju.ac.th

ปวณี า จันทร์ประดิษฐ์. (ม.ป.ป.). การเขยี นหนงั สอื ราชการ. สบื ค้นเมอ่ื 3
กุมภาพันธ์ 2565, จาก http://main.bangkokideaeasy.com

พิมประภา เขมกิ า. (2018). หนังสือราชการภายนอก. สบื คน้ เม่ือ 28
มกราคม 2565, จาก https://www.gotoknow.org

พรทิพย เริงธรรม. (ม.ป.ป.). การเขยี นหนงั สอื ราชการ. สบื ค้นเม่อื 30
มกราคม 2565, จาก https://www.econ.cmu.ac.th

เพ่อื ครไู ทย พัฒนาไปดว้ ยกัน. (2019). ประเภทของหนังสือราชการ. สืบคน้
เม่อื 28 มกราคม 2565, จาก https://trainflix.com

มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏกำแพงเพชร. (ม.ป.ป.). คมู่ ือการเขียนหนงั สอื ราชการ.
สืบค้นเม่อื 5 กมุ ภาพันธ์ 2565, จาก https://ga.kpru.ac.th

สุรศกั ดิ์ นาคสวัสด์ิ. (ม.ป.ป.). เทคนคิ การเขยี นหนังสอื ราชการ. สืบค้นเมือ่ 3
กมุ ภาพันธ์ 2565, จาก https://www.excise.go.th

สวุ รรณี โจมรมั ย์. (ม.ป.ป.). หนงั สือราชการ. สืบคน้ เมือ่ 28 มกราคม 2565,
จาก https://sites.google.com

สำนกั งานเลขานุการกรมการแพทย.์ (ม.ป.ป.). การปฏิบตั งิ านสารบรรณ.
สบื คน้ เม่อื 5 กมุ ภาพันธ์ 2565, จาก https://www.udch.go.th

อารีระ อาแด. (2015). (ม.ป.ป.). รปู แบบหนงั สือราชการ. สืบค้นเมอ่ื 3
กมุ ภาพันธ์ 2565, จาก http://planning.pn.psu.ac.th

2