УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО

БИЗНEСКОМУНИКАЦИЯ
Инж. АНЕТА ДАИЛОВА

Времето е невъзстановим
ресурс, не може да се
събере, да се съхрани и да се
използва след това.

1. Лична времева среда

2. Оптимизация на времето и управление на
времето

3. Одит на времето

4. Основните проблеми при управление на
времето

5. Установяване на приоритети в работата

6. Техники за преодоляване на пречките при
управление на времето

 Хората се различават по отношение

на възприятието си за време. За

част от тях не съществува чувството

за неотложност. Други са

импулсивни, в непрестанно

движение, но не обичат да

планират и вземат решения на

момента. Има хора ориентирани

все към миналото, има и такива,

които живеят непрекъснато с

мисълза бъдещето, вместо да

живеят в настоящето. И на края има

хора, за които всяка секунда от

живота им е състезание с времето.

Възприятието за време има и Все още се смята, че източните
своите корени в контекста на народи имат по-скоро
националната култура .
медитативен подход към

времето, а в Европа и Америка

отношението към времето е в

израза „Времето е пари”.

 Оптимизация на времето е стратегията за
използване на времето по интелигентен
начин.

 Управлението е ежедневният процес, който
включва списъците със задачи, работните
графици и пр.

 Полезен инструмент при управлението на
времето е така нареченият одит на времето.
Чрез него можем да разберем къде точно
отива времето. За всеки ден от седмицата
изписваме колко време сме отделили за
различните дейности, с които се
занимаваме.

 Одитът на времето помага да съставим
реалистичен график в съответствие с
целите, които си поставяме.

 Грешки при планирането – не сме определили
конкретно време и място в плана за определена
задача.

 Неумение да определим приоритетите –
отлагаме важна задача, за да свършим някоя
спешна, но не толкова важна задача.

 Нерешителност или неумение да кажем „не” –
приемаме всеки посетител или колега, който ни
търси, вдигаме телефона винаги, когато
позвъни и т.н.

 Дезорганизираща работна среда – хаос и
безпорядък в офиса, проблеми с офистехниката
и т.н.

 Изработването на добри навици за
управление на времето не е сложен процес,
но изисква дисциплина.

 Най-трудно е да се справим с
психологическите фактори:

◦ – нашите нагласи и навици за употреба на
времето.

 След като сме разбрали обаче какво ни
пречи по-лесно можем да се справим и да
създадем различно отношение към времето.

 Съществуват четири типа задачи:

◦ важни и спешни;
◦ важни, но не толкова спешни;
◦ спешни и неважни;
◦ не толкова спешни и не толкова важни.

 След като съставим списък на задачите за
деня/или седмицата е добре да ги
подредим със скалата важно-спешно.
Истински важните задачи са тези, които
отговарят на нашите цели. Приоритетни
са и тези задачи, от които зависи
изпълнението на други задачи. Важни са и
задачите, които ако не бъдат изпълнени
ще доведат неприятни последствия за нас
самите или отдела, в който работим.

1. Хаотична и шумна работна среда
2. Зле организирано работно място
3. Склонност към отлагане на работата.
4. Неефективни работни срещи
5. Разпределение на времето в екип и

делегиране на задачи

 В редица организации или фирми фирмената култура
изисква хората да работят при отворени врати, да
обсъждат помежду си задачите, да обменят идеи,
информация, да са отворени едни към други. При
политиката на „отворените врати” достъпът на хората
един към друг е много лесен и естествен. Точно това
обаче може да се превърне в пречка при управление на
времето. Ако колегите или подчинените често ви
прекъсват с думите „Здрасти, имаш ли минутка за да ти
кажа …, да видиш …, да хвърлиш един поглед…”:

◦ разберете доколко въпроса на колегата/служителя не търпи
отлагане, ако прецените, че не е спешно просто му определете
време, в което да дойде и да го обсъдите;

◦ препратете колегата/служителя към друг от отдела, който
може да отговори;

◦ отбележете докъде сте стигнали преди прекъсването.

 Ако работното ви място е царството на
безпорядъка, непрекъснато се ровите в купчина
от папки и хартии, разхвърляни наоколо:

◦ Махнете всичко от бюрото и го струпайте на купчина;

◦ Започнете да сортирате купчината, като разпределяте
документите в кутиите и контейнерите; смело
изхвърляйте в контейнера за рециклиране на хартия
всичко ненужно;

◦ Повторете след един месец цялата операция.

 Симптоми на склонността към отлагане са
перфекционизмът, прекаленото планиране, както и
това, че отлагате, защото задачата е ”скучна” или
не ви харесва. Как да се справите с:

◦ перфекционизма – ако сте осъзнали, че понякога се
вманиачвате помолете колегите периодично да ви
подсещат, че времето за изпълнение „изтича”;

◦ прекаленото планиране – може да се дължи на
несигурност от ваша страна, помолете за подкрепа от
колегите или от ръководителя си;

◦ нежелание да се заемете със задачата, защото е скучна
или не ви харесва – възможно е някой от колегите да има
интерес точно към такава задача, проучете дали някой не
би се заел с нея. Ако това не е възможно, планирайте
изпълнението и си обещайте голяма награда, след като
изпълните тази задача.

 За да сте сигурни, че няма да загубите
ценно време проучете предварително
дневния ред на срещата и разберете дали:

◦ можете да се включите само в тази част, която
наистина ви интересува;

◦ друг човек може да ви замести;

 Ако все пак е необходимо вие да
присъствате, поинтересувайте се
предварително освен за дневен ред и за
ясни цели и очаквани резултати.

 Важно е целият екип да е убеден в ползите от
делегирането на задачи и в това, че не прехвърляте
върху някого чужда или своя задача. Да се спазват
следните основни моменти:

◦ ясно описание на работата (цел, обхват на отговорности,
срокове за приключване, от каква допълнителна информация
се нуждае служителят, кой ще му помага, ако се наложи);

◦ постигане на съгласие за качеството, начина на измерване на
прогреса и начина за отчитане на този прогрес;

◦ ясно определена степен на отговорност при възлагане на
задачата (да взема решение, когато се налага без да се
консултира с вас или да взема решение само след консултация
с вас, да дава препоръки, да предоставя алтернативи, от които
вие ще избирате и т.н);

◦ система за обратна връзка.

Времето е най-
скъпо струващия
ресурс.