คู่มือการทำงานส่วนงานฝึกอบรมสำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการของสมาคมไทยบริการท่องเที่ยว





คมู่ อื การทางานส่วนงานฝึกอบรมสาหรบั เจา้ หนา้ ทีธ่ ุรการ
ของสมาคมไทยบริการทอ่ งเทย่ี ว




(






คาชี้แจง

คมู่ ือนี้จดั ทาขนึ้ เพ่ือเปน็ แนวทางในการฝกึ และปฎิบตั ิงานสาหรบั
เจา้ หน้าทใี่ นสมาคมฯ หรือนกั ศกึ ษาฝกึ งานทไ่ี ดร้ ับมอบหมายหน้าทีใ่ นการ
จัดทางานฝกึ อบรม สามารถใชเ้ พอื่ อ้างองิ ประกอบการทางานจดั อบรม
ได้ (ตวั อยา่ งและกระบวนการอบรม อา้ งองิ จากการดาเนนิ งานคร้งั กอ่ นๆ
สามารถปรบั เปลีย่ นวิธกี ารไดต้ ามความเหมาะสมของสถานการณ์)



จดั ทาโดย
นายเสฎฐวฒุ ิ ระโส
นักศึกษาโครงการสหกิจศกึ ษา มหาวทิ ยาลัยหอการคา้ ไทย
จัดทาเมอ่ื วันที่ 28 พฤศจกิ ายน 2564




สารบัญ

เรอื่ ง หน้า

การหาหัวข้ออบรม      
1. ขน้ั ตอนการติดตอ่ วิทยากร     
2. การทาเบกิ คา่ ใช้จา่ ยในการจัดอบรม    
3. จดหมายเชิญสมาชกิ      
4. ส่งจดหมายออกให้สมาชกิ      
5. ส่งขา่ วลง     
ส่ง ตรวจสอบรายชอ่ื     
7. เตรียมใบลงทะเบยี น     
8. สง่       
9. ส่งั      
10. ถ่ายเอกสารแบบสอบถามเอกสารประกอบการอบรม  
11. เตรยี มจัดหอ้ งประชมุ ตรวจความเรียบร้อย   

12. สอบถามเร่อื งอาหารและทะเบียนรถของวิทยากรกรรมการ

13. โทรตดิ ตามสมาชกิ ในวันอบรม    

14.       

อัพโหลดเน้ือหาการอบรมฯ    

16. เรียกเก็บค่าปรับ 35




การหาหัวขอ้ อบรม

คณะกรรมการกลางฝ่ายอบรม จะประชุมหารือหัวข้อในการจัด
อบรม และหาวิทยากร ค่าตัววิทยากร เม่ือสรุปได้แล้วว่าจะมีหัวข้อ
อะไรบา้ ง ใหก้ าหนดวนั โดยดูวันวา่ งของหอ้ งประชมุ 30 ปเี ป็นหลกั และเวน้
ชว่ งระยะเวลาหา่ งจากการจัดงานประชมุ ต่างๆ 2-3 วนั 

วันทเ่ี หมาะสมในการจัดคือ วันอังคาร วันพุธ และวันพฤหัสบดี ไม่ควรจัด
ใกล้ช่วงเทศกาลต่างๆ งาน ช่วง เน่ืองจากสมาชิก
ส่วนมากจะติดออก ของสมาคมต่างๆ (ช่วงเวลาสามารถปรับ
ได้ตามความเหมาะสม ขึ้นอยู่กับสถานการณ์)

หลังจากได้หัวข้ออบรม วันท่ี และวิทยากรแล้ว ให้ติดต่อวิทยากรเพื่อ
สอบถามวา่ สะดวกมาในวนั ดงั กลา่ วหรือไม่ หากไม่สะดวกให้ปรับเล่ือนตาม
ความเหมาะสม หลังจากน้ันสรุปเรื่องท้ังหมด รายงานเข้าที่ประชุม
คณะกรรมการเพ่ือขออนุมัติหัวข้อ และค่าใช้จ่ายต่างๆ หากในที่ประชุม
อนุมัติให้หัวขอ้ อบรมผ่าน เจา้ หน้าที่สามารถดาเนินการได้ตามขั้นตอน









ข้ันตอนการตดิ ตอ่ วิทยากร

เมื่อได้หวั ข้ออบรม และอนมุ ัตใิ นทีป่ ระชมุ เรยี บรอ้ ยแลว้ เจ้าหนา้ ทจี่ ะตอ้ ง
ติดตอ่ วิทยากรโดยขอข้อมูลดงั นี้

ขอประวตั วิ ิทยากร พร้อมภาพถา่ ยวทิ ยากร

ขอ ทจี่ ะบรรยายเพื่อตรวจสอบวา่ ตรงตามหวั ข้อทไ่ี ด้คุยกนั ไว้

ขอภาพถา่ ยสถานทีท่ ่องเท่ียว (สาหรบั หวั ขอ้ ท่เี กย่ี วกับการท่องเทีย่ ว)
เพอื่ ทา (การทาแบนเนอร์ ฝา่ ยไอที จะทาการออกแบบให)้ 

สอบถามเรอื่ งอาหารเทย่ี ง ทจี่ อดรถ กบั ทางวทิ ยากร หากทา่ น
รับประทานอาหารใหส้ ่ังอาหารใหต้ ิดต่อประสานงานกบั แมบ่ ้าน

แจ้งเวลาพกั เบรกให้วิทยากรทราบ ซงึ่ จะเบรกในเวลา 15.00-15.15 น.
หรือตามสถานการณ์




2. ประเมินค่าใช้จ่ายในการจัดอบรม และทาเบิกกบั ฝ่ายบัญชี

คานวณคา่ ใชจ้ ่ายตามจริง และสารองเงินเผอ่ื ฉุกเฉิน โดยมีคา่ ใช้จา่ ย
พน้ื ฐาน ดังนี้

- อาหารวา่ งบา่ ยส่ังท่รี ้าน หรอื จัดหาตามความเหมาะสม
- คา่ ของท่รี ะลึกวิทยากร จัดหาตามความเหมาะสมตามทก่ี รรมการ

ทมี อบรมแจ้งมา
- ค่าถา่ ยเอกสารแบบสอบถาม + ค่าเอกสารประกอบการอบรม

กรณีเปน็ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ให้เตรียมปา้ ย ใน
หลายๆจดุ (ใหถ้ ่ายมาเกนิ จานวน 5-10 ชุด)
- คา่ วิทยากร หากมคี า่ วิทยากรให้ปรึกษาบญั ชวี ่าจะทาเปน็ เชค็ หรอื
จ่ายด้วยเงินสด รวมถงึ การหกั ณ ท่จี ่าย 3
- ค่าอาหารรบั รองกรรมการ + วทิ ยากร ให้เบกิ เผ่ือเปน็ จานวน
เงนิ ประมาณ 500 บาท




ตัวอย่างเอกสารย่นื เบิกกับฝ่ายบัญชี





3. ขน้ั ตอนการทาจดหมายเชญิ สมาชิก

สามารถเขา้ ดไู ฟล์ตัวอย่างไดท้ ี่ โฟลเดอร์ ฝึกอบรม

รา่ งจดหมายเชิญสมาชิกเขา้ รว่ มอบรม หาขอ้ มลู เก่ียวกับหวั ข้ออบรม
ในการเขยี นยอ่ หนา้ แรก และแก้ไขขอ้ ความให้เปน็ ปัจจบุ นั 
2. ร่างประวตั ิวทิ ยากร พรอ้ มใสภ่ าพถา่ ยวทิ ยากร
3. จัดทา จากทว่ี ทิ ยากรใหม้ า และปรบั ขอ้ ความให้เหมาะสม
4. ทาแบบสอบถามตามแบบฟอรม์ ท่มี อี ยู่ โดยแกไ้ ขช่อื เรอื่ ง และวันเวลา
5. ใหแ้ จง้ ช่ือหัวขอ้ วันเวลาสถานท่ี ชอ่ื วิทยากรภาพถ่าย
วิทยากรสง่ ให้เจา้ หนา้ ท่ี  หลงั จากทาเสรจ็ แล้ว ใหส้ ง่ ให้กบั
กรรมการทีมอบรมที่รับผิดชอบตรวจสอบความเรียบร้อย

หลงั จากรา่ งเอกสารท้ังหมดครบถว้ นสมบูรณ์ ให้แปลงเปน็ ไฟล์
เพ่ือใส่ลงิ ค์ไวใ้ นจดหมายเชญิ สมาชิก (ย่อลิ้งใน )และสง่
จดหมายเชิญสมาชกิ เป็นไฟล์ ใหก้ รรมการผู้รับผดิ ชอบตรวจความ
เรียบร้อย หากไมม่ อี ะไรต้องแกไ้ ข สามารถสง่ ขน้ั ตอนต่อไปได้ ***
ตรวจสอบคาผิด การเวน้ วรรค ใหถ้ กู ตอ้ งก่อนส่งใหก้ รรมการตรวจสอบ




4. ส่งจดหมายออกให้สมาชกิ ทาง 

 หลังจากสง่ จดหมายใหท้ างกรรมการทีมอบรมตรวจสอบความ
ถูกตอ้ งเรยี บร้อยแล้ว ใหส้ ่งอเี มลโดยใช้ระบบ ในการสง่
โดยมขี ั้นตอนการส่งดังนี้

1. สง่ อีเมลทจ่ี ะประชาสัมพันธ์ใหผ้ ู้อานวยการ หรือผจู้ ัดการสมาคมฯ
ตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยของเอกสาร โดยสง่ หลงั จากคณะกรรมการใน
ทมี อบรมตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยแล้ว (ระยะเวลาขึ้นอย่กู บั การ
พจิ ารณา)

2. ส่งอีเมลทจ่ี ะประชาสัมพนั ธท์ ่ผี ่านการตรวจสอบแล้วให้คณะกรรมการ
และเจา้ หนา้ ทีส่ มาคมฯ โดยสง่ หลังจากผูอ้ านวยการ หรือผจู้ ดั การสมาคม
ฯ ตรวจความเรยี บรอ้ ยเสร็จแล้ว (ระยะเวลาขน้ึ อยู่กบั การพจิ ารณา)

3. ส่งอีเมลทจ่ี ะประชาสัมพันธ์ใหก้ บั สมาชกิ สมาคมไทยบรกิ ารทอ่ งเทย่ี ว
โดยสง่ ให้สมาชิกที่เปน็ สามญั และวิสามญั โดยสง่ หลังจากให้
คณะกรรมการ และเจ้าหนา้ ทีส่ มาคมฯ ตรวจความเรยี บร้อยของเอกสาร
30-60 นาที ถงึ จะสง่ ออกหาสมาชกิ ได้

*ตัวอย่างการเขยี นและส่งอเี มล ให้เข้าดใู นระบบ หรอื
สอบถามจากพนกั งานฝา่ ยธุรการ หรอื ฝ่ายไอที*

 

ระบบ 







ขั้นตอนการสง่ สามารถสอบถามฝา่ ยไอทีหรอื ฝา่ ยธุรการ

เนื้อหาจะเป็นการประชาสัมพนั ธ์ถงึ โครงการที่จะจดั และจะมีรายละเอียดใน
การลงทะเบยี นต่างๆ

 

การจดั ทาแบบลงทะเบยี นจาก 
1. เปิด 
กด ดา้ นขวาบน
3. เลอื ก 


4. หน้าตา่ ง เริ่มแบบฟอรม์ ใหม่ ให้เลอื กเอกสาร วา่ ง


5. ทาการแกไ้ ขแบบฟอรม์ โดยระบุรายละเอียดท่ีต้องการทราบเก่ียวกับ
งานอบรม




ตวั อยา่ งแบบลงทะเบยี นงานอบรม



 

6. เมอื่ จัดทาแบบข้อมูลเสรจ็ แล้ว ใหก้ ด สง่ 

7. เลือกเคร่อื งหมายรูป โซ่

8. ทาเครือ่ งหมายท่ี ตัด ใหส้ ้นั ลง

9. ทาการคัดลอกลิงค์ และส่งใหก้ บั สมาชกิ ผ่าน หรอื 




ส่งขา่ วลง 

เตรยี มขอ้ มลู แจ้งข่าวการอบรมใหก้ ับเจา้ หน้าท่ีเพื่อลงโซเชียลใน
ชอ่ งทางตา่ ง ๆ

1. เตรยี มรายละเอียดตา่ งๆตามรูปภาพในหนา้ ถดั ไป

2. ลงิ ค์ลงทะเบยี นอบรม และเอกสารอ่นื ๆ (หากลงิ คย์ าวเกนิ ไป ให้ย่อ
ลิงคใ์ น  หรือทาเปน็ ใหส้ มาชกิ สแกน)

3. ตรวจสอบความเรียบรอ้ ย

4. ส่งให้เจ้าหนา้ ที่ ลงขา่ ว






ตัวอย่างการประชาสัมพนั ธ์ผา่ น 










ตัวอยา่ งการประชาสมั พันธผ์ ่าน 

 

การยอ่ ผา่ น 

เปดิ 
เลอื ก ด้านขวาบน
3. เลือกที่ เอกสาร 



4. ทาการอพั โหลดเอกสาร .(ไฟล์ หรอื เอกสารอื่นๆ) หรือ
ถ้ามเี อกสารท่ีทาใน อยู่แล้ว ใหท้ าการเปดิ เอกสารขึน้ มา

 

กด 
เปลีย่ นเป็น ผ้ทู ี่มีลิงคส์ ามารถเปดิ ได้
7. คัดลอกลิงค์

8. เปิดเวบ็ 
ทาการวางลิงคล์ งในชอ่ ง
10. กดปุม่ 






ลงิ ค์ท่ถี กู ย่อแล้ว จะปรากฎด้านลา่ งดงั ภาพ ใหท้ าการกด แลว้
นาลงิ คไ์ ปใชไ้ ดเ้ ลย

จบขั้นตอนการยอ่ ลิงค์ผา่ น 




การสร้าง 

ขั้นตอนการทาคลา้ ยๆกบั การยอ่ ลิงคใ์ น ในขั้นตอนท่ี 1-7
(ใจความหลักคือการสรา้ งลงิ ค์ทใ่ี ชส้ าหรบั เข้าถงึ เอกสาร สามารถ
ประยุกตใ์ ชก้ ับอย่างอน่ื ได้ เชน่ หรือลิงค์
อื่นๆที่ต้องการ)

1. หลังจากทไี่ ดล้ งิ คเ์ ข้าเอกสารแล้ว ใหท้ าการ ลิงค์ไว้

2. เปดิ เวบ็ ไซต์ 

ทาการใสล่ งิ ค์ท่ี มา ใส่ลงในช่อง (สามารถตกแตง่ สี หรือรูปแบบ
ของ  ไดด้ ังในรูป)

4. กด รอจนแถบสีเขียวเปลยี่ นสี

 

5. จากนน้ั กด 


รปู จะถกู ดาวนโ์ หลดไว้ท่แี ฟ้ม  ของเครอื่ งคอมพวิ เตอร์

7. สามารถนารปู ใช้แนบไวใ้ นอีเมล หรือ ส่งใหก้ บั ฝา่ ย ใชใ้ นการทาส่ือ
แบนเนอร์

จบขน้ั ตอนการสร้าง  




ส่ง ตรวจสอบรายชอ่ื และทาการโทรศพั ทย์ า้ อกี
รอบ เพอ่ื ทาการยนื ยันการเขา้ ร่วม

1. ทาไฟลร์ ายช่อื สมาชิกทส่ี มัครอบรมเข้ามาแล้ว แนบลงิ คเ์ ข้าไปใน
จดหมาย โดยจดหมายส่วนท่ี 1 เกี่ยวกับจดหมายตรวจสอบรายชื่อโดย
ร่างตามตวั อยา่ ง ขอ้ มลู นามาจากจดหมายเชญิ สมาชิก

2. สว่ นท่ี 2 แนบจดหมายส่งเชิญสมาชิก

3. หลงั จากส่งอีเมลแล้ว ให้ทาการโทรศพั ทย์ า้ ถงึ การสมัครเข้าร่วมงาน
อีกครัง้ และแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกบั การผดิ นัด หรือยกเลกิ จะตอ้ งเสีย
ค่าปรับตา่ งๆ

4. หลังจากโทรศัพท์เช็คแล้ว ให้ทาการตรวจสอบและอพั เดตรายชื่อ
ผูเ้ ขา้ ร่วมอีกครัง้




7. เตรียมใบลงทะเบียน

เม่อื สมาชกิ สมัครเข้ามาเรยี บรอ้ ย ให้ทาใบรายชือ่ โดยเรียงตามตัวอักษร ดู
ตัวสะกดใหถ้ กู ต้อง ตรวจสอบว่าเปน็ สมาชิกหรือไม่ ขอ้ มูลควรครบทกุ
ช่อง หากไม่ตรบใหโ้ ทรไปสอบถาม หรือตรวจสอบจากรายชือ่ ทะเบียน
สมาชิก ตามตวั อย่างดงั ภาพ

ตัวอยา่ งแบบฟอรม์ ลงทะเบยี นหนา้ งาน




8. สง่ 

ส่ง กอ่ นวันท่จี ดั อบรม 1 วนั 

ใชโ้ ทรศพั ทม์ ือถอื ของสมาคมเพือ่ ส่ง โดยใช้ชุดขอ้ ความแบบ
เดยี วกับทีแ่ จง้ ใน  หรือจดั ทาขึ้นใหม่ใหถ้ ้อยคากระชับขึน้ เพือ่ เตอื น
ความจาว่าจะมงี านในวนั ถัดไป




9. สง่ั 

- กรณีจดั ทโ่ี รงแรม จะทาการส่ังตามเมนูจัดเลี้ยงทีโ่ รงแรมมีไว้ใหบ้ ริการ
โดยจดั สรรใหเ้ หมาะกบั งบประมาณ และเลอื กเป็นเมนทู ่สี ามารถทานได้ทกุ
คน หรือ จัดเปน็ เมนูแยกสาหรบั ผูท้ านมงั สวริ ตั ิ อสิ ลาม หรือ อาหารเจ



- กรณจี ัดท่ีห้อง 30 ปี จะมกี ารประชุมหารอื กับทางคณะกรรมการ เพือ่
จัดหาอาหารว่าง บางกรณีจะมกี รรมการอาสาเปน็ คนจดั หาให้ หรอื ใหท้ า
การจดั หาตามร้านทีก่ รรมการระบไุ ว้ สามารถดาเนนิ การตามคาสงั่ ได้
กรณไี มม่ ีความเหน็ จากกรรมการทมี อบรม ให้ทาการจัดหาเอง โดยเฉล่ีย
ไม่ควรเกนิ ชุดละ 50 บาท และจดั หาเมนทู ส่ี ามารถทานไดท้ ค่ี น หากมี
เน้ือสัตว์ ใหเ้ ลอื กเป็นเนอ้ื ไก่เสมอ




10. ถ่ายเอกสารแบบสอบถามเอกสารประกอบการอบรม
เตรยี มของระลกึ สาหรบั วิทยากร

- เตรยี มเอกสารทตี่ อ้ งการโดยถา่ ยเอกสารขาว-ดา ควรถ่ายเกินจาก
จานวนผสู้ มัคร 5 ชุด

- ของระลึก คณะกรรมการทมี อบรมเป็นผูด้ แู ล ให้จัดหาตามคาสง่ั




11. เตรยี มจัดหอ้ งประชุม เครื่องเสยี งและความเรียบรอ้ ย
ของ 

เตรียมจัดห้องประชมุ ก่อนวนั งานลว่ งหนา้ 1 วัน รปู แบบการจัดโต๊ะ
ข้ึนอยู่กับประเภทงานอบรมทจ่ี ดั (มกั จะใชแ้ บบ  หรอื แบง่ เป็น
กลมุ่ )

- เช็คความเรยี บร้อยของหอ้ ง หากจัดนอกสถานที่ ให้โทรเชค็ กบั หอ้ ง
ประชมุ ปลายทาง วา่ มอี ปุ กรณค์ รบเพยี งพอหรือไม่ และเตรยี มไปสารอง
1 ชดุ เสมอ (ไมค์ กล้องวดี โี อโน้ตบุค๊ ฯลฯ)

จดั เตรียมชา กาแฟ ให้เพียงพอสาหรับการอบรม




12. สอบถามเรอ่ื งอาหารวทิ ยากรกรรมการและป้าย
ทะเบยี นรถวิทยากร

- สอบถามวทิ ยากรกรรมการ เรื่องอาหาร แลว้ แจ้งเมนกู ับแมบ่ า้ นเพ่ือ
จัดหา (กรณีจัดทหี่ อ้ งประชมุ 30 ป)ี 

- สอบเร่ืองการเดินทางของวิทยากร หากขบั รถมาให้สอบถามเลขทะเบียน
เพื่อทาการสารองที่จอดรถของอาคาร ใหแ้ จ้งว่าจอดทีช่ ้นั 5

(ทารายการช่อื และเลขทะเบียนรถทีต่ ้องการสารองทจ่ี อด นาไปย่นื ให้กับ
รปภ.ของอาคาร เพอ่ื สารองทจ่ี อดรถ)






13. โทรตดิ ตามสมาชกิ ในวันอบรม ก่อนการอบรม

กาลงั จะเริม่ หรอื เรม่ิ ไปแล้ว 10 นาที

- โทรสอบถามสมาชกิ ทย่ี งั ไม่มาเขา้ ร่วมอบรม

ตัวอย่างบทสนทนา

สวัสดีครบั โทรจากสมาคมไทยบรกิ ารท่องเทีย่ ว คุณ........ลงชือ่ เข้าร่วม
อบรม............ ยงั สะดวกเข้าร่วมอบรมหรอื ไมค่ รับ

หากสมาชิกแจ้งวา่ กาลังเดนิ ทางมา ให้บอกขอบคุณ และวางสาย

หากสมาชิกแจ้งว่า เขา้ ร่วมไมท่ นั  ลืมติดธรุ ะอุบตั ิเหตุ ปว่ ย ให้
สอบถามว่ามใี ครสามารถเข้ารว่ มแทนไดห้ รือไม่ หากไม่มใี ครเข้าแทน ทาง
สมาคมขออนุญาตแจง้ คา่ ปรับจานวน 1000บาท

 

ตวั อย่าง  14. ทา 












15. อัพโหลดวดี โี อ เนอ้ื หาการอบรม ลงในกลมุ่
 - หรือ เว็บไซต์ของสมาคม

- เจ้าหนา้ ท่ี จะตดั ตอ่ วดี ีโอ และลงในกลุ่ม
หรอื เวบ็ ไซต์ของสมาคม ใหส้ มาชิกสามารถเขา้ ดู
ยอ้ นหลังได้

- ควรเก็บสารองไฟล์เอกสารที่เก่ียวกบั การอบรมทง้ั หมดไวบ้ น 
กรณสี มาชิกขอไฟล์ สามารถส่งใหไ้ ด้




16. หลงั จากจบงาน ทาการเรยี กเกบ็ ค่าปรับ 1000บาท
จากสมาชกิ ที่ไม่ได้เข้ารว่ มอบรม

- จัดทาหนงั สือจดหมาย เรียกเกบ็ ค่าปรบั จากทางสมาคม สง่ ใหท้ าง
เมื่อไดเ้ งินแลว้ ให้แจ้งกับทางฝา่ ยบัญชแี ละการเงนิ ให้ทราบต่อไป