ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (2)

ระบบบรหิ ารจดั การเอกสาร

(Document Management System)

ระบบจัดการเอกสาร (Document management system)

ระบบจดั การเอกสาร (Document management system) คอื ระบบคอมพิวเตอร์
หรอื กลมุ่ ของโปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์ (Document Management Software) ที่ใชใ้ น
การตดิ ตามและเก็บบนั ทึกเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ หรือ รปู ภาพประกอบเอกสาร โดยใช้
แนวคิดของ ระบบการจดั การเนอ้ื หา (Content management system, CMS) ซง่ึ มกั จะถกู มอง
ว่าเป็ นองคป์ ระกอบของระบบการจดั งานภายในองคก์ ร (Enterprise content management
system, ECM) ซงึ่ มคี วามสมั พนั ธ์กบั การจดั การทรพั ยส์ ินดจิ ติ อล (Digital asset management
system, DAM) นอกจากนยี้ งั มีหวั ขอ้ ท่ีเกี่ยวขอ้ งและมีความสมั พันธอ์ ีก เชน่ ระบบจดั การเก็บ
เอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจดั การลาดบั งาน (Workflow
system) และระบบการเก็บบนั ทึก (Records management system) และอ่ืน ๆ

เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ (Electronic document)

E-Document หรอื เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ แบบไร้กระดาษ (Paperless) มลี กั ษณะเป็นระบบการจัดเกบ็ เอกสารใน
รูปแบบเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์สาหรบั ภายในองค์กร

จุดเดน่ ของ E-Document คอื การลดปัญหาของทรพั ยากรกระดาษทอี่ าจสนิ้ เปลืองเกนิ ความจาเป็น รวมถงึ ลด
ค่าใช้จ่ายสาหรับอปุ กรณ์สานกั งานบางสว่ นด้วยและยงั ลดปัญหาของความลา่ ช้าและความผดิ พลาดในงานเอกสารได้
อยา่ งดี

E-Document จะทางานควบคกู่ บั ระบบ BPM ซง่ึ เป็นกระบวนการสร้างขนั้ ตอนการทางานทางธรุ กจิ
(Workflow) บนระบบอเิ ล็กทรอนกิ ส์ซงึ่ ไร้กระดาษ (Paperless) ทจ่ี ะชว่ ยให้องค์กรสามารถจัดการขนั้ ตอนการ
ทางานให้เป๊ ะยงิ่ ขนึ้ ลดเวลาการทางานและต้นทนุ ตลอดจนช่วยบรหิ ารทรัพยากรขององค์กรได้ดกี วา่ เดมิ

การจัดเกบ็ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic Document Management)

การจดั เก็บเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ หมายถงึ งานท่ีเกย่ี วกบั
การบริหารงานเอกสารเร่มิ ตงั้ แตก่ ารจดั ทา การรบั ส่ง การเก็บ
รกั ษา การยืม จนถึงการทาลาย ซ่งึ สอดคลอ้ งกบั ความหมาย
ของการจดั การเอกสาร ที่หมายถึงกระบวนการเพื่อประโยชนใ์ น
การผลติ อนมุ ตั ิ รบั หรือ สง่ แจกจา่ ย ใชง้ าน รวบรวม จดั เก็บ
สืบคน้ ตดิ ตาม ยมื ทาลาย รวมถงึ การรกั ษาความปลอดภยั
และการพิสจู นต์ วั อกั ษรของเอกสาร

การจดั เกบ็ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์
(Electronic Document Management)

1. การกาหนดชนั้ ความลบั ตามความสาคญั ของขอ้ มลู ใน
เอกสารกาหนดไว้ 3 ระดบั ไดแ้ ก่ ลบั ลบั มาก ลบั ที่สดุ
และมีการกาหนดความรบั ผดิ ชอบใหแ้ กผ่ มู้ อี านาจกาหนด
ขน้ึ ความลบั เป็ นผพู้ ิจารณากาหนดระดบั ชนั้ ความลบั ของ
เอกสาร และการยกเลกิ หรอื ปรบั ระดบั ชน้ั ความลบั ของ
เอกสารตามความจาเป็ น

การจดั เกบ็ เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส

(Electronic Document Management)

2 การควบคมุ เอกสารโดยกาหนดใหม้ มี าตราควบคมุ
ตา่ งๆคือการจดั ทาระเบยี นการตรวจสอบการจดั ทา
เอกสารการสาเนาการและการแปล การโอนการส่งและ
การรบั การเก็บรกั ษาการยมื การทาลายการปฏิบตั ใิ น
เวลาฉกุ เฉนิ เวลาสญู หายรวมถึงการเปิ ดเผยขอ้ มลู ใน
เอกสารจากระบบดงั กล่าวจะเห็นไดว้ า่ เป็ นมาตรการท่ี
ละเอยี ดรอบคอบถอื วา่ เป็ นแนวทางที่เหมาะสม ที่ในการ
จดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สแ์ ละในการรกั ษาความ
ปลอดภยั ของเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ เนอื่ งจากซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การ
อิเล็กทรอนกิ ส์ ท่ีมอี ยปู่ ระจาหนว่ ยงาน ในปัจจบุ นั มมี ากมาย ซง่ึ มีความสามารถตา่ งๆ ท่ี
แตกตา่ งกนั โดยซอฟตแ์ วร์ บางชนดิ มคี วามสามารถในการจดั การอเิ ล็กทรอนกิ สไ์ ด้ ทง้ั
กระบวนการซอฟตแ์ วร์ และบางชนดิ นาเอกสารกระดาษ แบบเดิมมาจดั การดว้ ยอิเล็กทรอนกิ ส์
และ แนวโนม้ ของซอฟตแ์ วรจ์ ดั การอิเล็กทรอนกิ ส์ ในปัจจบุ นั มีการใชง้ านระบบบนเว็บมากขนึ้
โดยเฉพาะการใช้ xml มาชว่ ยในการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ เนอื่ งจากเอกสาร xml มี Meta
Data ของทกุ ๆส่วนที่เป็ นองคป์ ระกอบ ของเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ จงึ สามารถที่จะจดั การทกุ ๆ
ส่วน ของเอกสารไดง้ า่ ย กว่าการนากลบั มาใชใ้ หม่ ซึง่ การแบ่งปันการใชง้ าน และการรวบรวม
ข่าวสารจากเอกสารสามารถทาไดง้ า่ ย เพ่ือใหง้ า่ ยตอ่ ความเขา้ ใจ จงึ จดั กล่มุ ของซอฟตแ์ วร์
จดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สต์ ามขีดความสามารถและ วตั ถปุ ระสงค์ ในการใชง้ านของ
ซอฟตแ์ วรด์ งั นี้

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

1. ซอฟตแ์ วรก์ ารบรหิ ารจดั การเอกสารกระดาษ เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ีนามาจดั การเอกสารกระดาษ
ดว้ ยการจดั ทาดชั นเี อกสาร การจดั การระบบแฟ้ มเอกสารและการควบคมุ เอกสารซง่ึ จะทาใหง้ า่ ย
ตอ่ การคน้ หาเอกสาร การ ควบคมุ เอกสารเชน่

– Paper Tiger Software เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ีนาเอากระดาษมาแปลงเป็ นเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ ส์ โดยการนาเขา้ เอกสารผา่ นทางเคร่ืองสแกนเนอร์ โดยจดั ทาดชั นกี ารควบคมุ ไฟล์
ของเอกสาร

– Docutrack 3000 Software เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ี นาระบบวิทยุ ระบตุ วั Radio frequency
identification มาตดิ ตงั้ กบั เอกสารหรือหนงั สือ เพื่อใชใ้ นการตดิ ตามเอกสาร tracking โดยมีพื้น
ฐานการทางาน อย่บู นเว็บ web-based Application จงึ ทาใหท้ กุ คนในหนว่ ยงานสามารถใชง้ านได้
งา่ ยและขยายตวั ไดง้ า่ ย

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์

2. ซอฟตแ์ วรท์ างานบางส่วนของกระบวนการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

เป็ นซอฟตแ์ วร์ ที่ทางานเฉพาะบางสว่ นบางขนั้ ตอนของกระบวนการจดั การเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ ส์ เชน่ การสรา้ งแบบฟอรม์ การจดั การ จดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ตวั อย่างของ
ซอฟตแ์ วร์ เชน่ Software ibm Lotus workflow เป็ นซอฟตแ์ วร์ จะทา work Flow ของหนว่ ยงานท่ี
ใชง้ านงา่ ยในรปู แบบกราฟิ กชว่ ยในการตดิ ตามงาน

– Software Meridio 4.2 เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ีใชใ้ นการจดั การ การจดั เก็บ Records
Management ที่รองรบั มาตรฐาน bod ของสหรฐั อเมริกาและมาตรฐานขององั กฤษ โดยมี
ความสามารถในการจดั การวงจรชวี ิตเอกสารตง้ั แตก่ ารสรา้ งเอกสารจนถึงการทาลายเอกสาร
และการรกั ษาความปลอดภยั ของเอกสาร รวมถงึ การไมท่ างานร่วมกบั ระบบ สานกั งานของ
Microsoft

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

3. Software ทางานทกุ สว่ นของกระบวนการจดั การอเิ ล็กทรอนกิ ส์

เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ีทางานทกุ ส่วนของกระบวนการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สต์ งั้ แต่
การผลติ เอกสารไปจนถงึ การจดั เก็บเอกสารหรือทาลายเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ เชน่

– Software HP Document Management ไปซอฟตแ์ วรท์ ี่รวมซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ สท์ ่ีทางานในแตล่ ะกระบวนการของการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ซง่ึ มี
ความสามารถ ในการนาเขา้ เอกสารและการจดั การแบบฟอรม์ แบบ อตั โนมตั ิ การกระจาย
เอกสารการจดั การเอกสารวงจรชวี ิตของเอกสาร

ซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

4. ซอฟตแ์ วร์ ECM VIEWER ความสามารถหลากหลาย (Complex)
ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ที่มีขนาดใหญ่สามารถทางานไดม้ ากกว่าการ

จดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ซงึ่ สามารถประสานงานการทางานร่วม กนั กลบั คนกบั คนและ
ซอฟตแ์ วรก์ บั ซอฟตแ์ วร์ โดยสามารถปรบั แตง่ ซอฟตแ์ วรใ์ หเ้ ขา้ กบั การใชง้ านที่ตอ้ งการได้ โดยมี
เครือ่ งมือพัฒนาใหส้ ามารถทางานเฉพาะเจาะจงความตอ้ งการได้ Development Tool และ
สามารถที่จะ ผสมผสานเขา้ กนั กบั ระบบงานทางธรุ กจิ อืน่ ๆ ได้ เชน่ ซอฟตแ์ วรใ์ นกล่มุ Content
Management เป็ นตน้

กลยทุ ธ์การนาระบบจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
มาใชง้ านในองคก์ ร

กลยทุ ธ์ในการนาระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สม์ าใชใ้ นการ จดั การเอกสาร ภายใน
องคก์ รองคก์ ร โดยเฉพาะหนว่ ยงานราชการ ท่ีตอ้ งการเปล่ียนแปลงจากการใชก้ ารจดั การ
เอกสารดว้ ยมือ มาเป็ นการจดั การเอกสารใหแ้ บบอเิ ล็กทรอนกิ สจ์ ะตอ้ งมกี ารกาหนดแผนแมบ่ ท
และวางแผนกลยทุ ธ์ ในการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ มาใชใ้ นองคก์ รเสยี ก่อน
เพื่อใหเ้ ป็ นท่ียอมรบั และสามารถเปลี่ยนแปลงไปดว้ ยความเรยี บรอ้ ย เพราะถา้ หากไม่มีการ
วางแผนอย่างเป็ นระบบแลว้ ก็อาจจะทาใหเ้ กิดปัญหา โดยเฉพาะดา้ นสาหรบั เจา้ หนา้ ที่ ที่ตอ้ งใช้
งาน รวมถึงการสนบั สนนุ จากผบู้ รหิ าร และ การกาหนดแผนกลยทุ ธ์นน้ั ควรคานงึ ถึงสิ่งตา่ งๆ
ดงั ตอ่ ไปน้ี

กลยทุ ธ์การนาระบบจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์
มาใชง้ านในองค์กร

1. การนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชจ้ ะตอ้ งไดป้ ระโยชนอ์ ยา่ งแทจ้ รงิ จึงจะเป็ นแรงผลกั ดันให้
เจา้ หนา้ ที่ใชป้ ระโยชนจ์ ากระบบอย่างจรงิ จงั โดย ตอ้ งพจิ ารณาถึงความเขา้ กนั ไดก้ บั ระบบการทางานของ
หนว่ ยงานและเหมาะสาหรบั ขอ้ มลู ท่มี อี ย่ใู นเอกสาร ทีม่ ีการเปลยี่ นแปลงอย่ตู ลอดเวลาโดยมีการเปลี่ยนแปลง
ระบบเอกสารเพอ่ื เพ่มิ ประสทิ ธภิ าพ อยเู่ สมอซึ่งกฎระเบียบ นน้ั จะ ตอ้ งเปลย่ี นแปลง ไปตาม การใชร้ ะบบการ
จดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

2. เมื่อนาระบบการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกสม์ าใชจ้ ะตอ้ งทาใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพของการทางานเพ่ิมขน้ึ เชน่
ประสิทธิภาพของกระบวนการการผลติ เอกสาร จะตอ้ งมปี ระสทิ ธภิ าพในการกระจายเอกสาร ใหท้ วั่ ถึงกนั โดย
สามารถใชง้ านไดอ้ ย่างคล่องตัวรวดเร็วและสามารถส่ือสารแลว้ เขา้ ใจกนั แมอ้ ยคู่ นละสถานท่ีก็ตาม

3. ระบบการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สต์ อ้ งมีความปลอดภยั จากภยั คกุ คามตา่ งๆ

ไดเ้ พราะระบบจะตอ้ งมกี ารป้ องกนั อยา่ งเพียงพอจากขอ้ มลู ท่ีจะถกู ทาลายหรอื การ

สญู เสียขอ้ มลู การฝ่ าฝื นความลบั และความปลอดภยั จากการลงขอ้ มลู ตา่ งๆ

กลยทุ ธ์ในการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สใ์ นองคก์ ร จะกล่าวโดยสรปุ ไดว้ า่ การใช้
เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ เป็ นสง่ิ ที่หลกี เล่ยี งไมไ่ ดใ้ นอนาคตการที่จะนาระบบจดั การเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ สม์ าใชน้ อกจากจะตอ้ งไดร้ บั การสนบั สนนุ จากผบู้ ริหารอย่างเต็มท่ีแลว้

จะตอ้ งมีการกาหนดมาตรฐานการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สท์ ่ีเหมาะสมสาหรบั
องคก์ รขึ้นดว้ ย และตอ้ งมกี ารกาหนดแผนกลยทุ ธ์ในการนาเอาระบบจดั การเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ สม์ าใชใ้ นองคก์ รเพ่ือใหอ้ งคก์ รสามารถยอมรบั และใช้ กนั อยา่ งจรงิ จงั โดย
เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สท์ ่ีผลติ ขึน้ มานน้ั จะตอ้ งมมี าตรฐานท่ีจะสามารถจดั เก็บและสามารถ
เปิ ดใชง้ านไดใ้ นอนาคต

โดยประโยชนข์ องการ จดั การเอกสารดว้ ยระบบ มีดงั น้ี
1. ชว่ ยลดค่าใชจ้ า่ ยดา้ นเอกสารกระดาษ
2. ชว่ ยในเรอ่ื งของการคน้ หาขอ้ มลู ไดร้ วดเร็วข้นึ
3. สามารถกาหนดสิทธิ์ในการเขา้ ถงึ ขอ้ มลู และความปลอดภยั ของขอ้ มลู ได้
4. สามารถทาการสารองขอ้ มลู และเก็บรกั ษาขอ้ มลู ไดง้ า่ ยกวา่
5. ชว่ ยส่งเสริมการทางานภายในองคก์ รใหม้ ปี ระสทิ ธิภาพมากยิ่งขน้ึ

อา้ งอิง

https://th.wikipedia.org/wiki/. ระบบจดั การเอกสาร. [ระบบออนไลน]์ .
แหล่งที่มา : https://th.wikipedia.org/wiki/ (11 มถิ นุ ายน 2564)
https://www.ko.in.th/. การจดั เก็บเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส.์ [ระบบออนไลน]์ .
แหลง่ ท่ีมา : https://www.ko.in.th/ (11 มิถนุ ายน 2564)

ระบบบริหารจดั การเอกสาร (Document Management System)

เสนอ
ครปรียา ปันธิยะ

จดั ทาโดย
นางสาวกมลวรรณ จนั ทรค์ ลา้ ย

เลขท่ี 18 สบล.63.1
สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ ลม่ น้ีเป็ นส่วนหน่ึงของ รหสั วิชา 30203-20004
วิชาการจดั การเอกสารเืิ ล็กทรอนิกส์
ภาคเรียนท่ี 1 ปี การศึกษา 2564
วทิ ยาลยั อาชวี ศึกษาลาปาง