Pengurusan Tabung Amanah dan Polisi Cost Recovery Universiti (CRU)

 TOPIK PERBINCANGAN

SIRI KULIAH KEWANGAN TAHUN 2021

KONSEP TABUNG TABUNG SUMBANGAN KONSEP COST
AMANAH AMANAH CRU RECOVERY
COST RECOVERY &
TABUNG AMANAH FINANCIAL
UTAMA & SUSTAINABILITY
COST RECOVERY
SUBSIDIARI UNIVERSITI (CRU)
PENGURUSAN SUMBANGAN KEPADA
TABUNG AMANAH UNIVERSITI MELALUI
UTMFin BAJET AGIHAN CRU
PANDUAN
AMANAH PENGIRAAN CRU

ISU SEMASA

KONSEP TABUNG AMANAH

Tabung amanah merupakan
akaun dalam sistem kewangan UTM

yang diwujudkan untuk
menyimpan semua wang yang diterima
bagi sesuatu maksud amanah yang nyata dan jelas

dan memastikan kawalan dilakukan
dengan sebaik mungkin supaya

memenuhi matlamat penubuhannya.

KATEGORI UTAMA TABUNG AMANAH

TABUNGAMANAH ( Subsidiari)

Tabung Tabung Seminar Tabung Perkhidmatan Pelajar Tabung Fund
Perundingan Raising
 Seminar
 Perundingan  Persidangan  Tabung Kolej Kediaman Pelajar  Endowmen
Projek  Conference  Tabung Perlindungan Pelajar Universiti
 Symposium  Tabung Aktiviti Pelajar
 Ujikaji Makmal  Short Courses  Tabung Mobility/Summer  Endowmen
 Workshop Fakulti
Camp
 Tabung Viva  Crowdfunding
 Derma

Tabung Tabung SBU Tabung Kewangan/ Tabung Projek
Program Khas (Strategic Business Penjanaan Khas
Akademik/Pesisir
Unit)  Tabung Kewangan PTJ -  Projek Khas
 Program Khas Bertujuan menampung Universiti
Akademik  Scholar’s Inn UTM JB kos operasi di PTJ
 Rumah Tamu UTM KL  Projek Khas
 Program Pesisir  Pusat Kesihatan  Tabung Penjanaan PTJ – Kerajaan
 Program MOOC bertujuan sebagai dana
 Program Micro- Universiti UTM JB / KL reserve/ simpanan
 Fleet Management UTM jangka panjang
Credential (MC)
JB / KL

 TOPIK PERBINCANGAN

SIRI KULIAH KEWANGAN TAHUN 2021

KONSEP TABUNG TABUNG SUMBANGAN KONSEP COST
AMANAH AMANAH CRU RECOVERY
COST RECOVERY &
TABUNG AMANAH FINANCIAL
UTAMA & SUSTAINABILITY
COST RECOVERY
SUBSIDIARI UNIVERSITI (CRU)
PENGURUSAN SUMBANGAN KEPADA
TABUNG AMANAH UNIVERSITI MELALUI
UTMFin BAJET AGIHAN CRU
PANDUAN
AMANAH PENGIRAAN CRU

ISU SEMASA

SCENARIO WHAT IS COST RECOVERY?

1 COST = SUBSIDY
pSurobgsridaymisishcoowvemreudchbythseomcoesot noef else
(e.g. Government)

2 COST = SUBSIDY + COST RECOVERY

wCoitsht t=heApllreoxgpreanmditures associated

3 COST = COST RECOVERY

CGasorsasontctRisae,tcSeopdvoewnrisytoh=rthAellcootshte. rE.rge.vFeeneu,e

What
expense
causes you
most pain?

WHAT IS FINANCIAL SUSTAINABILITY?

[ COST RECOVERY ≥ COST ]

Income Generated Activities for Financial Sustainability

Program Seminar/Conference/Kursus

Soalan: Berapa banyakkah sumbangan kepada
bagi program ini?

In matters of
style, follow
the current…

Soalan:
Berapa banyakkah
sumbangan kepada

bagi
program ini?

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

10% dari A

pendapatan kasar Agihan CRU

kepada Seminar/ Kursus/
Conference
100%
B
dari Keuntungan

kepada PTJ

(selepas tamat program)

AGIHAN SUMBANGAN CRU

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

 Seminar
 Persidangan
 Conference
 Symposium
 Short Courses
 Workshop

Seminar/
Contoh: Kursus

Resit Yuran Seminar = RM100 (seorang peserta)
CRU 10% = RM10 => Sumbangan kepada universiti
Baki 90% = RM90 => masuk ke Tabung Seminar

Takrifan:-
1 Pendapatan Langsung

Pendapatan langsung / sumber utama yang dijana hasil daripada program/aktiviti yang di jalankan

2 Pendapatan Lain
Pendapatan yang dijana berdasarkan hasil sampingan lanjutan daripada program/aktiviti yang dijalankan

Agihan CRU Bahagian A Agihan CRU
[10% x Pendapatan Kasar]
Agihan CRU bagi Hasil Yuran
Kategori Hasil Pendapatan Seminar = 10%
10% x RM150k = RM15k

Agihan CRU bagi Hasil Penajaan
/ Sponsor = TIADA CRU
DIKENAKAN
0% x RM70k = RM 0

Agihan CRU bagi Hasil Sewaan =
40%
40% x RM15k = RM6k

KOS PENGENDALIAN PROGRAM/AKTIVITI RM RM RM
3. KOS LANGSUNG
2,000.00
a. Kos Awalan 2,000.00
- Penyediaan Brochures & kertas kerja 6,500.00
- Penyediaan Banners 1,000.00
- Iklan & Seranta 2,000.00
- Mesyuarat & Persiapan
- Kontingensi / Pelbagai 13,500.00

Jumlah kecil

b. Kos Program/Aktiviti 2,000.00
- Bahan guna habis 5,000.00
- Alatulis, beg, nota, sijil penyertaan & tag nama 30,000.00
- Penyediaan makan & minum 45,000.00
- Penginapan (jika ada) 2,000.00
- Prosiding kertas kerja 5,000.00
- Backdrops 1,000.00
- Pelbagai - Urusan Pendaftaran 2,000.00
5,000.00
- Kos lain
- Kontingensi 97,000.00

Jumlah kecil 22,000.00

c. Tuntutan Makan /Perjalanan/Penginapan 5,000.00 18,000.00
Penceramah/Peserta/Urusetia 12,000.00 150,500.00

- Makan 5,000.00
- Perjalanan & Pengangkutan
- Penginapan

Jumlah kecil

4. HONORARIUM / SAGUHATI / UPAH 16,000.00
a. Penceramah 2,000.00
- Penyediaan Modul / Syarahan
- Cenderamata
Jumlah kecil

JUMLAH BESAR KOS LANGSUNG

3 Kos Langsung
Kos yang terlibat secara langsung dengan aktiviti/program utama yang dijalankan
elemen kos akan berubah mengikut kapasiti program/aktiviti yang dianjurkan

5. OVERHEAD RM RM RM
a. Penggunaan Kemudahan Universiti 10,000.00
- Penggunaan kenderaan universiti 5,000.00
- Penggunaan Peralatan fakulti / universiti 3,000.00
- Penggunaan ruang/makmal/dewan seminar 2,000.00
Jumlah kecil

b. Sumber Manusia 11,200.00
Urusetia/Staf yg terlibat 5,000.00
- Urusetia (10 org x 28 jam x RM40.00) -
- Staf sokongan
- Pelbagai 16,200.00

Jumlah kecil

c. Kos Tidak Langsung Universiti/Fakulti/COE
- University's Branding
- Utiliti : Elektrik, Air
- Kemudahan IT
- Kos pentadbiran

(Contoh:- Perkiraan Kos Tidak Langsung Universiti-Aktiviti Seminar) 15,000.00
10% Hasil Yuran Penyertaan 6,000.00
40% Hasil Sewaan

21,000.00

d. Yuran Perkhidmatan Professional 5,000.00
- Pengurusan acara (Event management)

JUMLAH BESAR OVERHEAD 52,200.00

4 Kos Overhead
Elemen Kos adalah tetap berdasarkan tanpa mengambilkira kapasiti program/aktiviti yang dijalankan

Nota:
 Sumbangan kepada Universiti dikira sebaik sahaja resit dikeluarkan.

 Sumbangan kepada PTJ dikira selepas tamat program (sekiranya ada
lebihan/keuntungan dari program). [ Cost recovery > Total Cost ]

AGIHAN SUMBANGAN CRU Nota:

Sekiranya terdapat lebihan keuntungan setelah tamat Sekiranya mana-mana pihak
program : bersetuju untuk ubah agihan
Profit Sharing 50:50 ini,
Agihan Keuntungan: perlulah sediakan surat
100% dari baki akhir tabung persetujuan bagi agihan
keuntungan ini.
Research Alliances (RA)
50% Tabung Operasi/Induk RA Contohnya:
50% Tabung Kewangan Pejabat TNCPI
Pihak Institut bersetuju hendak
5S0%KeTmuarbsiunnugasOrp/erasIin/sIntidtuutk Institut terima 10% sahaja dari baki
akhir, dan 90% diagihkan
50% Tabung Kewangan Pejabat TNCPI kepada RC.

Research Centre (RC) di Institut
50% Tabung Operasi/Induk RC

5S0%eTmabiunngaOrp/erasi/Induk Institut
PKusuatrKseucesmerlangan (CoE) Tak Bergabung

50% Tabung Operasi/Induk CoE
50% Tabung Kewangan Pejabat TNCPI

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

10% dari A

pendapatan kasar Agihan CRU

kepada Seminar/ Kursus/
Conference
100%
B
dari Keuntungan

kepada PTJ

(selepas tamat program)

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

10% dari A

pendapatan kasar Agihan CRU

kepada Ujikaji (Testing)

B 5% dari

pendapatan kasar

kepada PTJ

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

5% dari A

pendapatan kasar Agihan CRU

kepada Projek
Perundingan
5% dari
B
pendapatan kasar

kepada PTJ

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

30% dari A 70% dari

keuntungan Agihan CRU keuntungan
kepada kepada PTJ-PTJ
Program Khas yang berkaitan
(Selepas program selesai) Akademik (Pesisir)
(Fakulti, SPS, SRAD, TNCAA)
B
(Selepas program selesai)

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

% dari keuntungan A % dari

kepada Agihan CRU keuntungan
kepada PTJ
(ikut kertas kerja yang Kursus/Program
diluluskan) Khas Akademik (ikut kertas kerja yang
diluluskan)
Kerjasama
Fakulti/PTJ

B

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

40% dari A

pendapatan kasar Agihan CRU

Lain-lain 60% dari
pendapatan
Pendapatan kasar
B
kepada PTJ

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

% agihan ikut A

*Jadual Lampiran III Agihan CRU

Pendapatan % agihan
Kluster BMD,
kepada PTJ ikut
TNCP
*Jadual Lampiran III
B

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

A

0% Agihan CRU

Pendapatan 100%

Endowmen, Tabung

Wakaf, Derma, Endowmen/

Crowdfunding Wakaf/ Derma/
Crowdfunding
B

Sumbangan kepada Universiti
melalui Agihan CRU

A

0% Agihan CRU

Peruntukan 100%

Program / Tabung Amanah

Projek Khas PTJ

Kerajaan

B

 TOPIK PERBINCANGAN

SIRI KULIAH KEWANGAN TAHUN 2021

KONSEP TABUNG TABUNG SUMBANGAN KONSEP COST
AMANAH AMANAH CRU RECOVERY
COST RECOVERY &
TABUNG AMANAH FINANCIAL
UTAMA & SUSTAINABILITY
COST RECOVERY
SUBSIDIARI UNIVERSITI (CRU)
PENGURUSAN SUMBANGAN KEPADA
TABUNG AMANAH UNIVERSITI MELALUI
UTMFin BAJET AGIHAN CRU
PANDUAN
AMANAH PENGIRAAN CRU

ISU SEMASA

PENGURUSAN TABUNG AMANAH

PEMBUKAAN
PETMABBUUKNAGAN

ATAMBAUNNAGH
AMANAH

OPERASI PENUTUPAN
KEWANGAN TABUNG
AMANAH
AMANAH
REKOD
PUSAT KOS KEWANGAN
AMANAH

PERATURAN

PROSES UNTUK MEMOHON • Kelulusan dari Ketua PTJ:
PEMBUKAAN TABUNG AMANAH
Kertas kerja dengan anggaran
KUASA belanja sehingga RM10,000
MELULUS
• Kelulusan dari TNC:
1
Kertas kerja dengan anggaran
Pemohon dapatkan belanja RM10,001 sehingga
kelulusan kertas kerja RM50,000
dari Ketua PTJ/ TNC
• Kelulusan dari JPU:
atau JPU
Kertas kerja dengan anggaran
belanja melebihi RM50,000

2

Pemohon kemukakan Surat
Permohonan Buka Tabung beserta
Kertas Kerja yang telah diluluskan

kepada Bendahari UTM

KUASA MELULUS

Ketua PTJ TNC JPU

• Dekan Fakulti (Timbalan Naib (Jawatankuasa Pengurusan
• Pengerusi Canselor) Universiti)

Sekolah • TNC Pembangunan • Pengerusi JPU ialah Naib
• Pengarah Institut • TNC Akademik dan Canselor (NC)
• Pengarah HiCOE,
Antarabangsa • Ahli JPU terdiri dari pegawai
COE, RC • TNC Hal Ehwal Pelajar kanan universiti (TNC,
• Ketua PTJ • TNC Penyelidikan dan Pendaftar, Bendahari, Pengarah
UTMDigital, Pengarah JHB, dll)
(Perkhidmatan Inovasi
Sokongan) • Pro Naib Canselor (UTM KL) • Kertas Kerja untuk kelulusan
cadangan program perlu
dihantar kepada Urusetia
Mesyuarat JPU

• Ulasan Bendahari diperlukan
untuk menilai implikasi
kewangan program

Sila hantar Sila
semak
checklist ini
beserta surat &
permohonan
pastikan
Sila sign & cop
jawatan ‘all boxes
ticked’
sebelum
hantar
kepada
Bendahari

PROSES UNTUK KELULUSAN Senarai Semak dokumen:
PEMBUKAAN TABUNG AMANAH

1  Surat permohonan oleh Ketua
Bendahari PTJ
 Kertas Kerja yang telah
terima surat mendapat kelulusan
permohonan
 Senarai cadangan Ahli
2 Jawatankuasa Pemegang
Amanah (termasuk pengurus
Bendahari semak tabung)
dokumen dan maklumat  Senarai staf yang akan
yang diterima diberikan akses kepada sistem
UTMFin untuk tabung yang
dimohon.

3

Bendahari membuat penilaian bagi
meluluskan permohonan

PROSES UNTUK KELULUSAN ASumraant aAhrahan Akaun
PEMBUKAAN TABUNG AMANAH
 Merupakan satu
4 Bendahariluluskanpermohonan perjanjian di antara
Jawatankuasa
dengan membuka pusat kos baru di Pemegang Amanah
sistem UTMFin dan menyediakan dengan UTM yang
perlu dipatuhi
SuratArahanAkaunAmanah

5 Bendahari keluarkan
Surat kelulusan beserta
Surat Arahan Akaun
Amanah kepada
pemohon

6
Bendahari memberikan akses
UTMFin kepada pemohon
 setelah Surat Arahan Amanah
ditandatangani oleh Pengurus Tabung
dan dipulangkan kepada Bendahari.

ISU-ISU PEMBUKAAN TABUNG AMANAH Kesan
Ketidakpatuhan
1. Hanya menghantar sekeping Surat Permohonan Pembukaan Tabung
Proses permohonan ditangguh
Amanah (tanpa dokumen sokongan) Proses permohonan ditangguh

2. Kertas Kerja tiada kelulusandaripada JPU/ TNC/ Ketua PTJ Skop Hasil dan Belanja
3. Tiada Implikasi Kewangan tidak dapat dikenalpasti

– anggaran jenis2pendapatan & jenis2perbelanjaan

4. Tidak menyertakan SalinanAgreement (MoA, MoU) & Surat Lantikan – Proses permohonan ditangguh

bagi projek perundingan

5. Tidak menyenaraikan Jawatankuasa PemegangAmanah Senarai JPKA tidak dapat
6. Tiada SenaraiAksesPengguna &Peranan dikenalpasti
7. Tidak mengisi& menandatangani Borang Senarai Semak
8. Mengambil masa yang lama untuk kembalikan semula dokumen Proses pemberian akses
9. Menganjurkan program tanpa mewujudkan Tabung Amanah baru UTMFin ditangguh

(guna tabung sedia ada) Permohonan tidak lengkap /
tidak dapat hubungi PIC

Proses pemberian akses
UTMFin ditangguh

Kesukaran menyemak hasil dan
belanja sebenar program

TANGGUNGJAWAB Menyediakan Pastikan Pastikan Bajet
JAWATANKUASA laporan Pendapatan & Mencukupi
semasa dan Belanja selaras sebelum
PEMEGANG AMANAH laporan meluluskan
(JPKA) akhir projek dgn tujuan sesuatu
Akaun Amanah belanja
Simpan Rekod
Surat Arahan Mematuhi Terma Pastikan Akaun
Akaun Amanah Bertulis Penaja Amanah Sentiasa
& Dokumen
Mengemaskini Berbaki Positif
berkaitan Rekod (Hasil > Belanja)

Kewangan

TERIMAAN WANG KE DALAM TABUNG AMANAH

Semua terimaan wang PmPaSTEesEIDnNStiAgUGkiKKaGAkAnuUrBaHtwNhOSAaAaLKTnAnEIOgNHAPykaHanuAgnSdAILitmedraainmlaaamhaSduarlaaht
hendaklah dimasukkan ke
dalam akaun BENDAHARI UTM

Boleh mendaftar dalam E- Boleh menjana resit PTJ / Bil
Commerce atau UTM Smart bagi Tuntutan di sistem UTMFin

memungut wang

 Pengurus tabung perlu maklumkan terimaan wang dari KPM / Penaja
Program kepada Bendahari untuk disalurkan ke dalam Tabung Amanah
yang berkaitan

 Kesan ketidakpatuhan : Wang tidak disalurkan ke dalam Tabung Amanah

PENGGUNAAN WANG DI DALAM TABUNG AMANAH

Perbelanjaan tertakluk kepada PSTEEIDyNSRAAaUGurnKKGjauAghUkBHadNsOnAieAbLTnAAeEIanNkHraaaruikjneannAismdbieaSlnauanrhjaat
pekeliling/ peraturan kewangan

UTM

Berbelanja mengikut syarat KPM Mengamalkan perbelanjaan
/ Agensi Penaja Projek (bagi berhemah
projek khas kerajaan)

 Pindahan Wang Antara Tabung Amanah adalah dibenarkan

 Permohonan perlu dibuat oleh pemilik tabung dengan
justifikasi/tujuan pindahan wang

PUSAT KOS AOMPAENRAAHSI KEWANGAN TABUNG AMANAH

 Tabung Amanah adalah di bawah Bajet Amanah (Bajet A)
 Pusat Kos Bajet A akan diberikan bagi permohonan buka tabung amanah

yang telah diluluskan
 Pusat Kos ini hanya boleh diakses kepada staf yang telah diberikan

peranan mohon, daftar dan sah dalam sistem UTMFin.

Tabung Tabung Kewangan Tabung Endowmen
Seminar/Perundingan/ Fakulti/PTJ Universiti/Fakulti
Projek Khas
 Peranan mohon dan  Peranan mohon dan
 Peranan mohon dan daftar boleh diberikan daftar boleh diberikan
daftar boleh diberikan kepada Pembantu kepada Pembantu
kepada Bendahari Tadbir Tadbir
Projek
 Peranan Pegawai  Peranan Pegawai
 Peranan Pegawai Pengesah boleh Pengesah boleh
Pengesah boleh diberikan kepada diberikan kepada
diberikan kepada Ketua Penolong Penolong Pendaftar/
Projek Pendaftar/Timbalan Timbalan Pendaftar
Pendaftar
 Wajib : Timbalan
Pendaftar Unit
Endowmen

STRUKTUR KOD AKAUN

KSOTDRUAKKTAUURNPUSAT KOS : BAJET.PTJ.JENIS PROJEK.SUB PROJEK KOD
CHARGELINE: BAJET.PTJ.JENIS PROJEK.SUB PROJEK KOD.SODO LANJUT

BAJET PTJ JP SPK SODO

U J090000 0100 00000 B21201
A J090400 6600 09140 B21201
D J050300 0000 33015 B35101
R J130000 7309 4B072 B21201

Pusat Kos
Chargeline

PENUTUPAN TABUNG AMANAH

KEPERLUAN • Telah mencapai objektif penubuhannya
PENUTUPAN • Tidak diperlukan lagi
• Tidak aktif melebihi 2 tahun
TABUNG
PEMAKLUMAN • Pengurusan Tabung memaklumkan kepada Jabatan
Bendahari untuk penutupan tabung setelah semua transaksi
selesai

• Bendahari berhak menutup akaun amanah yang tidak aktif
melebihi 2 tahun jika tiada pemakluman

BAKI • Baki perlu dikembalikan kepada penyumbang jika
BAKI NEGATIF dinyatakan dalam Surat Perjanjian

• Baki diagihkan mengikut penetapan Cost Recovery
• Baki dimasukkan ke dalam Kumpulanwang Pendapatan

Universiti jika tiada penetapan agihan

• Pemotongan gaji staf/pengurus/ketua projek
• Ditampung oleh tabung amanah lain tertakluk kepada

kelulusan pihak yang boleh melulus

PROSEDUR PENUTUPAN TABUNG AMANAH

Pastikan Pastikan Pastikan Pastikan Sediakan Hantar
semua semua semua baki akhir laporan laporan
pembayaran hasil telah pelarasan Buku Vot & penyata
telah dibuat diterima bagi wang Lejar Projek akhir pendapatan
pendahuluan adalah sama (Penyata tabung
telah dibuat Pendapatan) amanah
beserta surat
tutup tabung

PEMANTAUAN & PENYELENGGARAAN
LAPORRANEKTAOBDUKNEGWAAMNAGNAANH DI UTMFIN
DI SISTEM KEWANGAN UTMFIN

Buku Vot • Kawalan perbelanjaan (elakkan berbelanja
Lejar Projek/ melebihi baki tabung)

Aktiviti • Baki yang boleh digunakan selepas ditolak
Penyata belanja dan komitmen
Pendapatan
Terperinci • Kedudukan tunai selepas ditolak komitmen

• Laporan terperinci pendapatan & perbelanjaan
(mengikut transaksi resit/bil tuntutan/inbois
dsbnya)

• Kedudukan kewangan termasuk akruan bagi
pendapatan dan belanja

• kLeagpuonraanankehsigehluerrulheavnelmmeanngaikguetmSeOnDt OAm bagi
• Ringkasan kedudukan kewangan termasuk

akruan

REKOD KEWANGAN

BUKU VOT :

KAWALAN PERBELANJAAN (ELAKKAN BERBELANJAMELEBIHI BAKI TABUNG)

 BELANJA = Perbelanjaan
Sebenar

 LIABILITI TERKUMPUL =
Perbelanjaan belum selesai
bayaran [BELANJA TERAKRU]

 BEBAN = Pendahuluan
[BELANJA TERDAHULU]

 TANGGUNGAN = Anggaran
Pejabat /Pesanan Tempatan
yang telah disahkan

LEJAR PROJEK/AKTIVITI:

KEWANGAN > LAPORAN > LEJAR AM > LEJAR PROJEK/ AKTIVITI

REKOD KEWANGAN

LEJAR PROJEK - BAJET A :

LAPORAN DETAIL PERBELANJAAN

Accounting Rule & Principle

PENYATA PENDAPATAN TERPERINCI:

KEWANGAN > LAPORAN > LEJAR AM > PENYATA PENDAPATAN TERPERINCI