TYM 2021 KOMPILASI AMALAN TERBAIK UNIT PEPERIKSAAN KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA EDISI 2021 VOL.2

Hak Cipta ©2022 Kolej Komuniti Seberang Jaya
© Perpustakaan Negara Malaysia

Hak cipta terpelihara. Setiap bahagian terbitan ini tidak boleh diterbitkan semula, disimpan
untuk pengeluaran atau dipindahkan ke bentuk lain samaada secara elektronik, gambar,
rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada Kolej Komuniti Seberang
Jaya, Pulau Pinang.
Perpustakaan Negara Malaysia
Kolej Komuniti Seberang Jaya, 2022
ID Penerbit e ISBN: 978-967-14895-4-3

Diterbitkan oleh:
Kolej Komuniti Seberang Jaya
PT 2811-2822 Lorong Desa Pauh 1,
Taman Desa Pauh,
13700 Perai, Pulau Pinang

Kata Aluan Pengerusi

Assalamualaikum WBT dan Salam Sejahtera

Alhamdulillah dipanjatkan ke hadrat Ilahi dengan izinnya hasrat untuk
menghasilkan penulisan ‘Kompilasi Amalan Terbaik Unit Peperiksaan
Kolej Komuniti Malaysia Edisi 2021 Vol.2’ dalam bentuk ebook oleh
Pegawai Peperiksaan Kolej Komuniti Zon Utara. Tahniah diucapkan
kepada Jawatankuasa Pelaksana Program Tagline Your Message
2021 dan Jawatankuasa Editor serta Penerbitan yang gigih berusaha
sehingga berhasil menerbitkan ebook yang bernilai ini.

‘Kompilasi Amalan Terbaik Unit Peperiksaan Kolej Komuniti Malaysia
Edisi 2021 Vol.2’ ini diharapkan dapat mencetuskan dan
meningkatkan percambahan minda yang kreatif dan kritis dalam kalangan Pegawai Peperiksaan Kolej
Komuniti. Budaya menulis ini perlu digalakkan dan diteruskan pada masa akan datang bagi
mempertingkatkan kecemerlangan Pegawai Peperiksaan Kolej Komuniti dan organisasi. Ebook ini juga
diharap dapat memberi manfaat kepada pembaca dalam menambahkan lagi idea untuk menguruskan
unit peperiksaan. Harapan besar agar ‘Kompilasi Amalan Terbaik Unit Peperiksaan Kolej Komuniti
Malaysia Edisi 2021 Vol.2’ ini menjadi permulaan bagi penerbitan ilmiah yang lain pada tahun-tahun
seterusnya. Akhir sekali, saya mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang terlibat secara
langsung dan tidak langsung dalam menjayakan ebook ini.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

TS. HUSAINI AZA BIN MOHD ADAM
Pengarah
Kolej Komuniti Seberang Jaya
Kementerian Pengajian Tinggi

SekalungPenghargaan

JAWATANKUASA PELAKSANA

Penaung Dr. Norhayati Binti Ibrahim
Pengerusi Pengarah Bahagian Peperiksaan dan Penilaian
Timbalan Pengerusi
Pengarah Program Ts. Husaini Aza Bin Mohd Adam
Timb. Pengarah Program I Pengarah KK Seberang Jaya
Timb. Pengarah Program II
Bendahari Pn. Zurilawati Binti Md Zawawi
Setiausaha En.Mohamad Annuar Bin Morzuke
Ketua Editor & Penerbitan
Pn. B. Chitthra a/p Balakrishnan
Editor
Pn. Nuraini binti Johari (KKSP)
Panel Semakan
Pereka Grafik Pn. Suriati binti Ahmad Suhaimi (KKKU)

Pn. Noor Shahrina Helmiza Binti Sukri (KKTG)

Pn. Norlia Binti Md Bidi (I) KKNT
Pn. Noraini binti Ismail (II) KKBB

Pn. Norlia Binti Md Bidi (KKNT)

Pn. Norazlin binti A. Bakar (KKJerai)
Cik.Syarafina binti Shahril (KKPT)
Pn. Fazilah Binti Isa (KKSik)
Pn. Siti Salbiah Binti Saidin (KKBK)
Pn. Zarina Binti Dolma'min (LTA)
Pn. Norhayati Binti Md Sharif (KKAP)
En. Muhamad Suhaimi Bin Ramli C.A.M
(KKBB)
En. Quah Wei Boon (KKSP)

Pn. Norlia Binti Md Bidi (KKNT)

Senarai Kandungan HALAMAN
1-3
Kata Aluan Pengerusi
4-5
Sekalung Penghargaan 6-8
9-12
TAJUK 13-17
Kesukaran Pengurusan Data Dalam Penghasilan Laporan Lulusan Kohort 18-23
Negeri Melaka
Mohd Khairol Nizam Bin Mohd Anuar 24-26
(Kolej Komuniti Bukit Beruang)
27-28
Pengurusan Penyimpanan Lembaran Markah 29-35
Asriani Binti Karim 36-37
(Kolej Komuniti Lahad Datu) 38-39

Pengurusan dan Pelaksanaan PALt
Fasehahnoor Yaacob
(Kolej Komuniti Kuala Langat)

E-Temujanji Unit Peperiksaan KKTS
Samsidar Binti Siling
(Kolej Komuniti Tawau)

Pengurusan Rekod Penilaian Berterusan (PB) dan e-Pantau Kehadiran
Norlia Binti Md Bidi
(Kolej Komuniti Nibong Tebal)

Pengurusan Rekod Data Graduan Di Kolej Komuniti Tampin Dengan
Menggunakan Graduate Data Records (e-GDR)
Nor Aisah Binti Abu Samah
(Kolej Komuniti Tampin)

E-Moderasi@Kkbu: Moderasi Penilaian Berterusan Dalam Talian Melalui
Platform Microsoft Teams
Noor Sarena Binti Mohd Zahid
(Kolej Komuniti Bayan Baru)

ePALT Kolej Komuniti Tanjung Piai
Khulia Binti Abd Samat
(Kolej Komuniti Tanjung Piai)

Integrated Graduate Management System (IGMS)
Salfarina Binti Abdul Sukor
(Kolej Komuniti Tangga Batu)

Proses 'Vetting' Soalan Penilaian Berterusan (PB)
Izemah Binti Zakariah
(Kolej Komuniti Pasir Gudang)

E-Kompilasi Soal Jawab Peperiksaan (CCMS)
Roslina Binti A. Mohamad Nor
(Kolej Komuniti Semporna)
Junainah Bt Justin@Johari
(Kolej Komuniti Sandakan)

KESUKARAN PENGURUSAN DATA DALAM PENGHASILAN LAPORAN LULUSAN
KOHORT NEGERI MELAKA

MOHD KHAIROL NIZAM BIN MOHD ANUAR
KOLEJ KOMUNITI BUKIT BERUANG, MELAKA

LATAR BELAKANG ISU

Bermula pada tahun 2015, pengurusan data lulusan bagi setiap kohort telah diselaraskan oleh
Bahagian Peperiksaan dan Penilaian (BPN), Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti (JPKK) di mana
setiap negeri perlu mempunyai ketua ataupun penyelaras bagi merancang pengumpulan data
setiap lulusan kohort yang terdapat dalam negeri tersebut. Penyelarasan oleh BPN ini telah
meletakkan Kolej Komuniti Bukit Beruang (KKBBM) sebagai penyelaras negeri Melaka dan
secara automatik pengarah dilantik sebagai pengerusi dan pegawai peperiksaan sebagai
setiausaha. Sejak itu, KKBBM telah menganjurkan beberapa siri bengkel pengumpulan data
semakan kohort dan ianya merupakan rutin setiap kali terdapat lulusan kolej komuniti
mahupun diploma yang tamat. Amalan biasa yang dilakukan melalui bengkel ini adalah setiap
pegawai peperiksaan di negeri Melaka akan mengisi data lulusan kolej masing-masing
menggunakan templet excel negeri yang disediakan secara bergilir dan seterusnya setiausaha
akan menyediakan laporan kohort dengan mengambil data daripada templet tersebut secara
manual. Selain itu, pengumpulan dokumen bercetak dan salinan lembut (GTRX dan BPDSL)
adalah secara penyerahan ketika perbengkelan dan melalui atas talian. Namun begitu, setelah
beberapa kali proses perbengkelan data kohort di dapati terdapat beberapa kesukaran iaitu
dalam mengumpul data lulusan dan penghasilan laporan oleh pegawai-pegawai peperiksaan
di Negeri Melaka terutamanya semasa musim pandemik Covid-19. Permasalahan ini telah
dialami oleh setiausaha negeri yang mana bertindak sebagai penyelaras data pelaporan dan
merasakan ianya perlu ditangani dengan lebih baik. Oleh yang demikian, satu usaha telah
dilakukan dengan mewujudkan satu medium khas bagi memusatkan pengumpulan dan
pengisian data lulusan kohort setiap kolej di negeri Melaka. Tambahan lagi, laporan lulusan
kohort yang akan dibentangkan di mesyuarat negeri akan terjana secara terus daripada
pengisian data oleh setiap pegawai peperiksaan. Antara impak positif yang diperolehi dengan
penghasilan medium ini adalah seperti berikut :

1

• Melancarkan proses pengumpulan dan pelaporan data lulusan kohort
• Menjimatkan masa penghasilan laporan oleh setiausaha
• Meningkatkan kualiti data laporan kohort yang akan dibentangkan
• Menjadikan paparan laporan yang lebih menarik dan interaktif

PUNCA ISU
Antara punca yang berlakunya isu ini adalah seperti berikut :

• Tiada medium pengumpulan yang berpusat dan menyukarkan pencarian semula
data lulusan setiap kolej

• Proses menghasilkan laporan lulusan (Kohort) negeri memerlukan masa yang
panjang dan pengisian secara bergilir (bersemuka) dalam excel kadang kala kurang
jitu dan berlakunya ralat ketika pembentangan di mesyuarat jawatankuasa
peperiksaan negeri

• Kesukaran pengumpulan dan penyediaan laporan terutamanya dalam keadaan
pandemik

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
Mewujudkan satu medium pengumpulan dan pengisian data lulusan kohort secara atas
talian melalui aplikasi ePelaporan Kohort.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU
• Mengenal pasti masalah yang wujud dalam pengurusan data lulusan kohort
• Membangunkan medium/aplikasi ePelaporan Kohort berdasarkan penyataan
masalah yang telah dikenapasti dan keperluan output.
• Menyediakan tatacara penggunaan aplikasi sebagai panduan pengguna (pegawai
peperiksaan KK Melaka) dalam proses pengisian dan pengumpulan data kohort.
• Membuat uji lari, mengaplikasikan dan memantau kesahihan serta kualiti output
penggunaan aplikasi tersebut.

2

• Memperkenal dan membentangkan hasil penggunaan ePelaporan Kohort di
peringkat mesyuarat JK Negeri Melaka untuk disahkan

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Mewujudkan satu medium untuk membolehkan pengumpulan dan pengisian data lulusan
kohort secara berpusat oleh setiap pegawai peperiksaan secara atas talian tanpa perlu
mengikut giliran serta penjanaan laporan secara terus.

3

PENGURUSAN PENYIMPANAN LEMBARAN MARKAH

ASRIANI BINTI KARIM
KOLEJ KOMUNITI LAHAD DATU

LATAR BELAKANG ISU

Dokumentasi yang baik adalah proses yang sangat sinonim dengan bidang tugas Unit
Peperiksaan. Salah satu dokumen terpenting di dalam Unit Peperiksaan ialah Lembaran
Markah. Lembaran markah adalah dokumen yang berperingkat sulit (wajib disimpan di dalam
bilik kebal/ almari berpalang besi) serta tempoh penyimpanan ialah Kekal.

PUNCA ISU

• Kaedah penyimpanan rekod secara konvensional mendatangkan beberapa kekangan
iaitu
o Saiz lembaran markah A3 memerlukan lembaran markah dilipat untuk
membolehkan ia dimasukkan ke dalam fail ring biasa, perkara ini
menyebabkan kesan lipatan yang berpotensi mencacatkan dokumen secara
jangka masa panjang
o Penyimpanan menggunakan ring file memerlukan untuk menebuk lubang
pada lembaran markah yang merosakkan dokumen tersebut
o Capaian dokumen berkali-kali berpotensi untuk merosakkan lembaran markah
(wear and tear)
o Kaedah lipatan menyebabkan fail menjadi bulky dan berat. Sekiranya disimpan
secara menegak, berat dokumen lama-kelamaan akan menyebabkan
kerosakan pada fail
o Kaedah lipatan juga melambatkan proses capaian dokumen serta proses
mendapatkan data
o Penggunaan divider dan tab yang terlalu banyak untuk tujuan capaian
maklumat juga baik, akan tetapi mengambil banyak ruang di dalam fail

4

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN

Penggunaan A3 Clear File untuk menyimpan lembaran markah

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

• Lembaran Markah disusun mengikut sesi Ambilan/sesi Lulusan /Kohort pelajar.
• Satu kitaran lengkap (ideal 4 lembaran markah = 4 semester) akan dimasukkan di

dalam 1 poket.
• Setiap kali selesai Mesyuarat Pengesahan Data, setiap lembaran markah yang telah

ditandatangani akan dimasukkan mengikut sesi dengan lembaran markah semester
terkini diletakkan paling atas.
• Setiap poket dilabel menggunakan kertas A4 dihadapan lembaran markah
• Dengan cara ini, lembaran markah tidak perlu dilipat atau ditebuk.
• Capaian maklumat juga lebih pantas dan tidak renyah.
• Clear File lebih tahan lama berbanding ring file putih.
• Ruang penyimpanan juga dapat dijimatkan.
• Penyimpanan yang mudah difahami akan memudahkan Pegawai Peperiksaan baharu
sekiranya berlaku penyerahan tugas.
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
• Menambahkan peruntukan Unit Peperiksaan untuk membeli A3 Clear File.
- Kos fail = RM30 untuk 40 poket
- 40 poket boleh memuatkan 40 sesi ambilan pelajar (1 sesi ambilan = 1 poket)
- 1 Fail = 1 Program

• Setiap divider juga boleh ditambah senarai semak / ruang catatan bagi kes-kes yang
melibatkan pelajar bagi batch tersebut (Tangguh, Berhenti, dll)

5

PENGURUSAN DAN PELAKSANAAN PALt
DI KOLEJ KOMUNITI KUALA LANGAT

FASEHAHNOOR BINTI YAACOB
KOLEJ KOMUNITI KUALA LANGAT

LATAR BELAKANG ISU
Bermula pada bulan penghujung tahun 2019, dunia telah digemparkan dengan penularan
virus baru iaitu COVID-19. Bermula pada Mac 2020, Kerajaan Malaysia telah mengisytiharkan
Perintah Kawalan Pergerakan di seluruh negara dan disusuli dengan beberapa siri Perintah
Kawalan Pergerakan Bersyarat/ Diperketatkan/ Diperketatkan secara Pentadbiran kepada
beberapa lokaliti di Malaysia. Perintah ini bertujuan untuk mengurangkan perhubungan
individu secara fizikal bagi mengelakkan penularan wabak pandemik COVID-19. Sehubungan
dengan itu, institusi pendidikan juga terkesan dengan arahan-arahan dari Kerajaan Malaysia
dan pelaksanaan pembelajaran dan pengajaran serta peperiksaan telah diubahsuai mengikut
kreativiti dan kesesuaian pelajar. Oleh yang demikian, Bahagian Peperiksaan dan Penilaian,
Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti telah mengeluarkan Garis Panduan
Pelaksanaan Penilaian Alternatif bagi menggantikan Peperiksaan Akhir bermula dari sesi Jun
2020. Penilaian Alternatif adalah suatu penilaian yang dilaksanakan bagi menggantikan
peperiksaan akhir / penilaian akhir yang dijalankan pada minggu peperiksaan akhir. PALt
merujuk kepada penilaian yang dilaksanakan dengan menggunakan kaedah-kaedah yang
dicadangkan bagi menilai tahap intelektual dan kemahiran generik pelajar serta merujuk
kepada dokumen kurikulum. Penilaian yang dilaksanakan perlu mengukur pencapaian pelajar
berdasarkan hasil pembelajaran kursus yang ditetapkan dalam dokumen kurikulum yang
sedang berkuatkuasa. Namun begitu, garis panduan yang diberikan oleh pihak BPN, JPPKK
tidak menerangkan secara terperinci bagaimanakah pengurusan dan pelaksaan PALt perlu
dilaksanakan bagi pengurusan di bawah Unit Peperiksaan. Justeru itu, Unit Peperiksaan Kolej
Komuniti Kuala Langat telah membangunkan prosedur kerja pengurusan dan pelaksanaan
PALt bagi melicinkan proses kerja penilaian tersebut. Antara impak positif yang diperolehi
daripada prosedur kerja ini adalah :-

6

(a) Pengurusan PALt dilaksanakan sama seperti peperiksaan akhir
(b) Mematuhi arahan dan peraturan peperiksaan akhir
(c) Dokumentasi bagi pematuhan akreditasi tercapai

PUNCA ISU
Antara punca berlakunya isu ini adalah :-

(a) Tiada garis panduan atau prosedur kerja yang diberikan oleh BPN, JPPKK dalam
memberi panduan untuk menguruskan dan melaksanakan penilaian alternatif

(b) Garis panduan yang diberikan terlalu umum
(c) Pelbagai intepretasi berkenaan pengurusan dan pelaksanaan PALt di antara institusi

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
Mewujudkan prosedur kerja pengurusan dan pelaksanaan penilaian alternatif yang
merangkumi proses sebelum, semasa dan selepas bagi membantu Unit Peperiksaan dalam
melaksanakan dan memantau peperiksaan akhir secara dalam talian.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU
i) Mengumpul maklumat kursus yang mempunyai komponen peperiksaan / penilaian
akhir.
ii) Melaksanakan taklimat pelaksanaan PAlt kepada Ketua Program dan Pensyarah
Kursus yang terlibat (arahan pelaksanaan, kaedah PALt yang dipilih, takwim
pelaksanaan PAlt, penggubalan dan pemilihan item soalan)
iii) Menyediakan jadual penilaian akhir alternatif (menunjukkan tempoh masa
penilaian, masa persediaan dan masa serahan skrip jawapan. Jadual juga
memperincikan mod penilaian, perisian dan perkakasan yang digunakan).
iv) Mengedit dan memformat set soalan ke dalam bentuk Google Form. Setkan bentuk
soalan, penggunaan aplikasi tambahan seperti timer dan auto proctor dalam setiap
set soalan.
v) Menyediakan Kit Pengawasan Peperiksaan yang mengandungi arahan peperiksaan
Ketua Pengawas, teks panduan Pengawas, Borang Pengawasan Peperiksaan Akhir

7

dan Borang Kesalahan Melanggar Tatatertib Peperiksaan. Kit disimpan dalam folder
di Google Drive dan akan dimuat turun oleh Pengawas sewaktu pengambilan set
soalan.
vi) Menyediakan Rekod Pergerakan Kertas Soalan dalam bentuk Google Form. Link
soalan diberikan kepada pengawas apabila selesai mengisi borang. Setiap soalan
disetkan katakunci yang hanya diketahui oleh Pengawas Peperiksaan dan Pegawai
Peperiksaan.
vii) Memberi taklimat pelaksanaan PALt dan membuat ujilari peperiksaan secara dalam
talian kepada pelajar dan Pengawas Peperiksaan.
viii) Memantau pelaksaan PALt semasa peperiksaan berlangsung melalui Rekod
Pergerakan Kertas Soalan, kehadiran pelajar, penyerahan skrip jawapan oleh pelajar
dan tempoh peperiksaan.
ix) Menyediakan Rekod Daftar Keluar Skrip Jawapan dalam bentuk Google Form. Semua
skrip jawapan disimpan di folder Google Drive Unit Peperiksaan. Setiap folder skrip
jawapan telah ditetapkan dengan fungsi Restricted dan hanya boleh diakses oleh
Pemeriksa Kertas.
x) Menyimpan dan mengdokumentasikan dokumen PALt untuk tujuan semakan dan
audit.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Berikut adalah beberapa cadangan penambahbaikan dalam pengurusan dan pelaksanaan
PALt.

(a) BPN, JPPKK mengeluarkan garis panduan atau prosedur kerja yang lebih sistematik
bagi membantu Unit Peperiksaan Politeknik dan Kolej Komuniti dalam menguruskan
dan melaksanakan PAlt dan memenuhi kehendak akreditasi.

(b) BPN, JPPKK perlu memperkasakan platform dalam talian jika penilaian alternatif
dijadikan satu bentuk kaedah peperiksaan di masa akan datang.

8

e-TEMUJANJI
UNIT PEPERIKSAAN KOLEJ KOMUNITI TAWAU SABAH

SAMSIDAR BINTI SILING
KOLEJ KOMUNITI TAWAU

Pengurusan masa adalah penting untuk membantu kita menetapkan matlamat yang ingin
dicapai pada masa yang ditentukan. Ini bermakna kita dapat menggunakan masa kita dengan
optimum jika kita menguruskan masa kita dengan baik. Pengurusan masa dapat mengelakkan
diri kita daripada masalah tekanan dan perasaan kebimbangan. Hal ini sedemikian adalah
kerana semua aktiviti yang dirancang dapat dijalankan pada masa yang ditetapkan. e-
Temujanji Unit Peperiksaan Kolej Komuniti Tawau diperkenalkan semenjak wabak covid-19
melanda negara kita. Pandemik COVID-19 di Malaysia merupakan sebahagian daripada
pandemik penyakit koronavirus 2019 (COVID-19) yang sedang melanda seluruh dunia
berpunca daripada koronavirus sindrom pernafasan akut teruk 2 (SARS-CoV-2). Sehingga kini,
Malaysia berada di tempat ketiga bagi jumlah kes jangkitan COVID-19 dan juga jumlah
kematian akibat COVID-19 di Asia Tenggara selepas Indonesia dan Filipina. Setakat 20 Oktober
2021, terdapat sebanyak 2,407,382 kes yang telah disahkan di Malaysia dengan sebanyak
2,297,289 kes sudah pulih sepenuhnya dan 28,138 kes kematian serta 81,955 kes masih aktif.
Di antara usaha kerajaan Malaysia untuk membendung Covid 19 adalah dengan pelaksanaan
Perintah Kawalan Pergerakan (PKP). Pada tahun 2020, Pelaksanaan Perintah Kawalan
Pergerakan (PKP) telah dilaksanakan selama 47 hari bermula 18 Mac 2020 hingga 3 Mei 2020.
Pelaksanaan PKP ini masih lagi diteruskan sehingga tahun 2021. Semenjak September 2020,
negeri Sabah terus merekodkan bilangan kes yang membimbangkan selepas Pilihanraya
DUN. Kerajaan telah menghadkan jumlah bagi orang yang ingin berurusan di sesebuah
premis kerajaan. Arahan bekerja dari rumah kepada sektor non-essential turut terpakai
kepada kakitangan Kolej Komuniti Tawau. Oleh itu segala urusan melibatkan orang luar
adalah secara janji temu. Oleh itu urusan-urusan seperti pengambilan surat tamat
pengesahan pengajian, pengambilan transkrip dan pengambilan sijil dan folder konvokesyen
tidak dapat dilaksanakan seperti kebiasaannya.

9

PUNCA ISU

Kebiasaannya pelajar atau lulusan akan menerjah Unit Peperiksaan tanpa memaklumkan
Pegawai Peperiksaan terlebih dahulu. Kebiasaan ini menimbulkan beberapa masalah seperti
ketidaksediaan pegawai untuk berurusan disebabkan :

a. pegawai berada di rumah atas arahan bekerja dari rumah
b. kawasan kediaman pegawai dikenakan arahan Perintah Kawalan Pergerakan

diperketatkan (PKPD)
c. pegawai mengadakan kelas
d. Pegawai menghadiri mesyuarat
e. Pegawai menjalankan tugas rasmi di luar pejabat
f. Pegawai bercuti atau kuarantin

Kebiasaan pelajar/lulusan yang sesuka hati datang ke Unit Peperiksaan juga menunjukkan
sesetengah pelajar/lulusan tidak peka dengan SOP pejabat kerajaan. Hal ini juga
dibimbangkan akan berlakunya kebimbangan pelanggaran SOP Majlis Keselamatan Negara.

Selain itu, sikap pelajar/lulusan yang datang tanpa memaklumkan terlebih dahulu juga merugikan
masa, tenaga dan wang mereka. Oleh itu, e-temujanji ini diwujudkan bagi meningkatkan kualiti
perkhidmatan Unit Peperiksaan Kolej Komuniti Tawau.

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN

e-Temujanji diwujudkan dengan menggunakan beberapa aplikasi yang terdapat dalam
Google Suite @ G-Suite iaitu Google Form, Google Sheets, Google Calendar, dan Google Sites.
Kesemua aplikasi ini boleh diakses secara dalam talian secara percuma.

Melalui Google Form, maklumat umum pemohon seperti Nama, No kad Pengenalan, Data
Kohort, nombor telefon dan tujuan janji temu dikumpul. Antara tujuan janji temu adalah

10

a. Pengambilan surat pengesahan tamat pengajian
b. Pengambilan transkrip
c. Urusan konvokesyen
d. Lain-lain urusan

Melalui paparan utama borang e-Temujanji juga, pelajar/lulusan digalakkan untuk menyemak
Kohort dan Kalendar Unit Peperiksaan. Pelajar dapat menyemak Data Kohort pelajar/lulusan
di Laman Web Unit Peperiksaan. Laman Web ini dibina dengan menggunakan Google Sites.
Selain itu pelajar/lulusan juga boleh menyemak aktiviti Unit Peperiksaan di Google Calendar
yang telah diletakkan di laman web.

Data-data pemohon janji temu dalam google form sangat mudah digunakan apabila
digandingkan dengan google sheets. Data akan dikumpul dan disimpan menggunakan Google
Sheets. Data-data yang tersimpan dalam Google Sheets boleh dianalisis untuk memberi
maklumat yang dikehendaki dan boleh dianalisis untuk memberi maklumat yang dikehendaki.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

Penggunaan Google Suite yang maksima telah membantu meningkatkan kualiti
perkhidmatan Unit Peperiksaan. Di antara peranan pegawai peperiksaan dalam penggunaan
e-Temujanji adalah

a. Memaklumkan kepada pelajar/lulusan untuk membuat janji temu bersama Unit
Peperiksaan KKTS melalui bantuan pensyarah kelas dan Group Whatsapp atau
telegram pelajar/lulusan.

b. Menyemak senarai permohonan setiap hari melalui Google Sheets (Responses)
c. Menyediakan jadual janji temu
d. Memaklumkan kepada pelajar/lulusan samada janji temu diterima atau ditolak melalui

aplikasi Whatsapp atau panggilan telefon
e. Sentiasa mengemaskini Google Calendar Unit Peperiksaan
f. Menambah senarai nama pelajar/lulusan mengikut kohort di laman web
g. Memastikan SOP sentiada dipatuhi

11

Impak penggunaan e-Temujanji ini adalah :

e. Meningkatkan kesedaran pelajar/lulusan mengenai kepentingan menepati masa.
Dengan janji temu bermasa, pelajar/lulusan lebih cakna dan bertanggungjawab
terhadap urusan janji temu mereka.

f. Urusan pengambilan transkrip dan sijil dapat disediakan sekurang-kurangnya 1 jam
sebelum masa janji temu. Ini dapat membantu menjimatkan masa dan tenaga
pelajar/lulusan.

g. Memudahkan urusan Unit Peperiksaan dan pelajar/lulusan
h. Bilangan pelajar/lulusan yang datang berurusan dapat dikawal bagi memastikan SOP

sentiasa dipatuhi.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Penggunaan e-Temujanji ini masih diperingkat awal dan proses penambahbaikan akan
sentiasa diadakan. Di antara cadangan penambahbaikan penggunaan e-Temujanji pada masa
akan datang adalah :

a. Mewujudkan borang janji temu rasmi dalam bentuk PDF melalui penggunaan autocrat.
Melalui penggunana autocrat, data dalam google form akan dimasukkan ke dalam
template borang dan seteruskan akan diemelkan kepada pemohon janji temu secara
automatik. Borang ini akan di emel kepada pemohon janji temu tanpa menghilangkan
pemakluman melalui aplikasi Whatsapp.

• Mewujudkan satu fail yang menyimpan rekod janji temu

• Mengemaskini laman web dengan lebih kerap.

12

PENGURUSAN PEMANTAUAN e-REKOD PENILAIAN BERTERUSAN
DAN e-PANTAU KEHADIRAN

NORLIA BINTI MD BIDI
KOLEJ KOMUNITI NIBONG TEBAL

LATAR BELAKANG ISU

Unit Peperiksaan berperanan menyelaras, menyelia, memantau, membantu dan
memudahkan pengurusan berkaitan penilaian dan peperiksaan di Jabatan. Antara tugas
utama yang dilaksanakan oleh Unit Peperiksaan adalah mengurus, mendokumen dan
merekodkan perkara yang berkaitan peperiksaan termasuk dokumen terkawal dan sulit.
Pelaksanaan Penilaian Berterusan (PB) berkuatkuasa bermula sesi Julai 2017 yang lalu, Unit
Peperiksaan dan Penilaian Kolej Komuniti Nibong Tebal telah mengambil inisitaif untuk
menambah baik kualiti pengurusan penilaian dengan mewujudkan satu platform bagi
menyeragamkan rekod penilaian berterusan dan juga pengurusan pemantauan kehadiran.
Syarat lulus kursus bagi kurikulum semakan Julai 2017 adalah pelajar wajib menghadiri sesi
PdP tidak kurang 80% dari jumlah jam pertemuan bagi setiap kursus/LA dan memperolehi
markah pentaksiran berterusan (PB) dengan minima 40 markah (lulus) atau gred D iaitu nilai
mata 1.00. Peranan Unit Peperiksaan dan Penilaian adalah termasuklah menyediakan senarai
pelajar yang layak kehadiran penilaian berterusan iaitu >80%. Pegawai Peperiksaan setiap
Kolej Komuniti akan menerima laporan peratusan kehadiran pelajar pada Minggu ke-8
(pertengahan semester) dan juga Minggu ke-13 berdasarkan Takwim Peperiksaan dan
Penilaian. Dengan mewujudkan pengurusan rekod ini, proses kerja dapat ditambah baik
terutamanya semasa semakan dokumen sebelum Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan
Peringkat Kolej Komuniti diadakan.

13

PUNCA ISU
i. Kesulitan dalam proses penghantaran dokumen yang lengkap secara salinan keras ke
Unit Peperiksaan mengambil masa dan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan.
Masalah berlaku apabila membuat semakan pemarkahan bersama mastersheet
melalui salinan keras yang diberikan oleh pensyarah modul.
ii. Penyediaan dokumen tidak menggunakan format yang betul dan menggunakan
formula yang tidak tepat serta penilaian tidak sama seperti kandungan silibus seperti
peratusan dan juga CLO.
iii. Bagi Penilaian Berterusan, pengguna hanya perlu mengisi markah akhir dimana semua
pengiraan boleh disemak dengan pantas melalui Platform yang digunapakai.
Pemantauan tidak dapat dilaksanakan untuk mengetahui status pengisian markah
pelajar bagi setiap modul.
iv. Bagi kehadiran pula, nombor rujukan surat akan bertindih jika terdapat ralat dan data
tersebut memudahkan Timbalan Pengarah mengeluarkan Surat Ditahan dari
Menduduki Peperiksaan Akhir.
v. Sumber rujukan bagi mengenalpasti pelajar-pelajar yang bermasalah bagi menangani
isu kehadiran pelajar.

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN

Bagi pengurusan Rekod Penilaian Berterusan, menghasilkan Template Penilaian
Berterusan di dalam medium capaian Google Drive dimana semua pensyarah modul
dapat mengakses capaian tersebut. Bagi pengurusan rekod kehadiran pula, fail bagi
Surat Amaran dan Fail Surat Tunjuk Sebab menggunakan platform e-surat dimana
nombor rujukan bagi setiap surat tersebut boleh diambil dari sistem yang digunakan.
Fail berbentuk format excel dimuatnaik dalam capaian Google Drive dan dapat diakses
semua pensyarah secara atas talian. Janaan secara automatik dari lembaran excel
untuk menghasilkan Laporan Kehadiran Pelajar bagi setiap semester.

14

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

• Mengadakan perbincangan berkenaan isu bersama Ketua Program dan Timbalan
Pengarah bagi membuat pemantauan berkala ke atas penyediaan rekod penilaian dan
kehadiran.

• Memantau urusan dokumentasi berkaitan peperiksaan dengan memastikan dokumen
dapat dicapai dengan mudah dan cepat.

• Memastikan kawalan dokumen adalah bersistematik dan sentiasa mengikut
kurikulum terkini dan memenuhi format standard Sistem Pengurusan Kualiti dalaman
kolej.

• Membantu dalam proses semakan dokumen terutamanya menyemak mastersheet
dan data dalam sistem Isems dan CCMS jika berlaku sebarang ralat dan pembetulan.

IMPAK
Pengurusan Pemantauan Rekod Penilaian Berterusan dan e-Pantau Kehadiran memberikan
impak yang positif dalam penambahbaikan proses kerja, penjimatan masa bagi pencarian
rekod, pengurusan fail yang lebih efisyen sebagai medium rujukan serta memudahkan
pengguna mengakses dengan cepat dan pantas.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Mewujudkan satu medium pemudahcara dokumen dalaman Rekod Penilaian dimuatnaik di
dalam capaian Google Drive bagi membantu proses kerja Pegawai Peperiksaan manakala
untuk Sistem e-Pantau kehadiran pula menggunakan platform di atas talian di mana data
dapat dicapai pada bila-bila masa oleh semua pensyarah dan dapat dipantau oleh pihak
pengurusan secara berterusan.

15

Rajah 1 : Paparan Excel Penilaian Berterusan menerusi capaian Google Drive

Rajah 2 : Paparan Excel bagi Fail Surat Amaran Pelajar

16

Rajah 3 : Paparan Excel bagi Laporan Kehadiran Kuliah / Amali Kurang 80%

Rajah 4 : Paparan Excel bagi Laporan Kehadiran Kuliah / Amali Kurang 80%

17

PENGURUSAN REKOD DATA GRADUAN DI KOLEJ KOMUNITI TAMPIN DENGAN
MENGGUNAKAN GRADUATE DATA RECORDS (e-GDR)

NOR AISAH BINTI ABU SAMAH
KOLEJ KOMUNITI TAMPIN

LATAR BELAKANG ISU

Kolej Komuniti Tampin Negeri Sembilan (KKTNS) telah melahirkan seramai 258 orang
graduan daripada 4 program sepenuh masa yang ditawarkan sejak tahun 2014
sehingga kini. Semua data dan maklumat graduan ini disimpan melalui sistem
pengurusan rekod menggunakan fail secara fizikal iaitu paper-based record. Akibat
penularan wabak Covid-19 pada awal tahun 2020 yang lalu, seluruh dunia telah
diisytiharkan berada dalam situasi pandemik termasuk Malaysia. Selaras dengan
Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) yang dilaksanakan oleh kerajaan, banyak sektor
yang telah ditutup termasuklah sektor pendidikan. Hanya sektor perkhidmatan perlu
@ essentials yang dibenarkan beroperasi mengikut Standard Operation Procedures
(SOP) yang dibenarkan. Manakala, sektor lain dibenarkan beroperasi secara atas talian
iaitu dengan kaedah Bekerja Dari Rumah (BDR) bagi memastikan kelangsungan aktiviti
sosio ekonomi di negara ini terus berkembang maju.

Permasalahan yang dihadapi oleh Unit Peperiksaan dan Penilaian (UPep), ketika
pengoperasian pejabat melalui kaedah BDR ialah kesukaran capaian kepada data dan
maklumat yang diperlukan berkaitan graduan kurang efisien dari segi masa dan
tempat kerana ia memerlukan pencarian data yang dikehendaki secara manual di
pejabat. Sehubungan dengan itu, UPep telah membangunkan satu inovasi iaitu
Graduate Data Records (e-GDR) yang menggunakan penstoran google drive untuk
menyimpan semua data graduan KKTNS secara bersepadu.

Sistem e-GDR bertujuan untuk mewujudkan satu pengkalan data bersepadu
disamping memudahkan pengurusan rekod graduan di Kolej Komuniti. Sistem eGDR
ini merupakan merupakan satu sistem pengumpulan rekod dan maklumat graduan
secara bersepadu di mana terdapat maklumat penting berkaitan graduan seperti

18

maklumat konvokesyen (tarikh dan tempat), penganugerahan Sijil Kolej Komuniti
(SKK) (No. Transkrip dan No. Sijil SKK), Maklumat SPM dan status terkini selepas
menamatkan pengajian (bekerja/ sambung belajar) disimpan pada storan khas yang
boleh di akses menggunakan telefon pintar mahupun komputer. Dengan mewujudkan
pangkalan data graduan yang bersepadu iaitu eGDR, diharap proses capaian data
graduan menjadi lebih cekap dan efektif di kalangan pengguna. Selain itu eGDR ini
dapat memudahkan unit peperiksaan memberi data yang tepat berkenaan graduan
tanpa mengira masa dan lokasi berada kerana rekod tersebut boleh dicapai secara
atas talian sahaja. Sistem e-GDR ini didapati lebih cekap dan efisien dari segi masa dan
tempat kerana boleh dicapai dengan pantas oleh pihak yang berkeperluan secara real-
time.

PUNCA ISU

Kebanyakan kaedah pengurusan rekod graduan di kolej komuniti yang sedia ada buat
masa ini adalah berbentuk manual iaitu paper-based record yang mana pegawai
peperiksaan (PPep) di institusi perlu menyimpan rekod dokumen kertas tersebut
dalam sebuah fail mengikut tajuk tertentu di stor atau almari penyimpanan yang
bersesuaian. Apabila terdapat permintaan berkenaan data graduan, PPep perlu
menyemak maklumat graduan yang diperlukan dalam fail fizikal tersebut sebelum
memberi data yang tepat kepada pihak yang berkeperluan. Kaedah penyimpanan ini
didapati menjadi kurang efisien dari segi masa dan tempat apabila Ppep tersebut perlu
bekerja di luar pejabat ketika rekod data graduan tersebut diperlukan oleh pihak
pengurusan. Tambahan pula, dengan situasi BDR dalam tempoh PKP ini, institusi perlu
mematuhi waktu pengoperasian pejabat yang telah diselaraskan oleh Majlis
Keselamatan Negara.

Selain itu, dokumen kertas yang terlalu lama disimpan dalam stor atau almari
penyimpanan fail mengalami kerosakan dan ancaman agen perosak seperti lipas dan
tikus yang menyebabkan rekod tersebut hilang atau sukar dikesan dikemudian hari.

19

Pihak pengurusan di institusi juga menghadapi cabaran mengesan rekod data graduan
terdahulu apabila berlakunya pertukaran PPep yang baharu. Sistem eGDR ini juga
menjadi salah satu instrumen untuk menyemak kesahihah sijil berkaitan yang telah
dikeluarkan oleh Kolej Komuniti, disamping dapat mengelak penyalahgunaan sijil kolej
komuniti pada masa akan datang.

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
Mewujudkan satu pengkalan data bersepadu iaitu Graduate Data Records (e-GDR)
yang menggunakan penstoran google drive untuk menyimpan semua data graduan
KKTNS untuk memudahkan pengurusan rekod graduan di Kolej Komuniti. Rekod data
graduan dalam e-GDR ini turut digunakan untuk tujuan promosi kolej.

Rajah 1 : Paparan Rekod Data Graduan dalam e-GDR
PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

• Menyedia dan mengemas kini rekod data graduan dalam Sistem e-GDR selepas
mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat Negeri bagi setiap kohort
berdasarkan maklumat dalam Borang Pengumpulan Data dan Semakan Lulusan
(BPDSL).

20

• Mengumpul dan mengemas kini data graduan seperti status terkini selepas
menamatkan pengajian sama ada bekerja atau sambung belajar sehingga lulusan
tersebut selesai bergraduasi pada hari konvokesyen.

• Merekod dan menyimpan senarai pengguna e-GDR bagi tujuan pemantauan
penggunaan pada masa akan datang

Rajah 2 : Carta Alir Penggunaan e-GDR

21

Jadual Perbezaan/ Penambahbaikan Sebelum dan Selepas e-GDR

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU

Penggunaan e-GDR telah mendapat maklumbalas yang positif dikalangan pengguna. Namun
begitu, terdapat Tiga (3) cadangan penambahbaikan yang perlu diambil perhatian bagi
memastikan rekod data e-GDR lebih menepati keperluan pengguna. Tiga (3) penambahbaikan
tersebut adalah:

1. Salinan softcopy Sijil Kolej Komuniti (SKK) dan transkrip setiap graduan dimasukkan
dalam data e-GDR

2. Menambah fungsi dashboard untuk memudahkan carian dan paparan data yang
dikehendaki mengikut tahun

3. Mewujudkan statistik data graduan mengikut program

22

KESIMPULAN/ RUMUSAN ISU
Hasil daripada e-GDR, pengurusan rekod graduan KKTNS sejak tahun 2014 dapat dikumpulkan
dan dicapai dengan mudah dan pantas. Terdapat peningkatan kualiti pengurusan dan
penyampaian maklumat graduan yang lebih tepat melalui inovasi ini, disamping menjimatkan
masa capaian. Para pengguna juga mudah untuk membuat rujukan pada bila-bila masa dan
tempat apabila memerlukan akses bagi data graduan tersebut. Selain itu, e-GDR JUGA
merupakan satu pengkalan data graduan yang teratur dan bersepadu serta mudah digunakan,
disamping dapat memulihara maklumat penting graduan sekiranya berlaku kerosakan atau
kehilangan dokumen kertas pada masa akan datang.

23

E-MODERASI@KKBU-
“MODERASI PENILAIAN BERTERUSAN DALAM TALIAN MELALUI PLATFORM

MICROSOFT TEAMS”

NOOR SARENA BINTI MOHD ZAHID
KOLEJ KOMUNITI BAYAN BARU

LATAR BELAKANG ISU

Moderasi telah menjadi amalan pada semua intitusi pendidikan dengan mewajibkan
perlaksanaannya terhadap penilaian pelajar. Merupakan proses jaminan kualiti untuk
memastikan prosedur dan penilaian hasil pembelajaran bersifat sah, boleh percaya, adil,
bersesuaian, fleksibel serta selari dengan piawaian, prinsip dan etika penilaian. E-
Moderasi@KKBU merupakan keperluan untuk menjalankan proses moderasi secara norma
norma baharu melalui platform Microsoft Teams. Microsoft Teams adalah hab yang sesuai
untuk kerja berpasukan. Ciri-ciri pada Microsoft Teams adalah chat, perbualan yang
berurutan, mesyuarat dan telesidang, membuat panggilan, kolaborasi antara isi kandungan
dengan aplikasi microsoft 365, dan kemampuan untuk mencipta dan mengintegrasikan
aplikasi dan aliran kerja berdasarkan tugas. Antara objektif e-moderasi@KKBU ini adalah
untuk memenuhi syarat Akreditasi MQA melalui program yang diiktiraf dan diakreditasi
dengan menjalankan proses moderasi terhadap penilaian berterusan pelajar. Idea ini
dijangkakan mampu memberikan hasil dan impak yang memberangsangkan kepada jabatan
dan institusi, pelajar dan pensyarah. Idea ini mampu memberikan manfaat kepada Kolej
Komuniti Bayan Baru dan institusi pendidikan yang lain kerana inovasi ini boleh direplikasikan,
mudah dan mampan.

PUNCA ISU
• Bermula ketika Perintah Kawalan Pergerakan (PKP 1.0) pada 18 Mac tahun 2020. Pada
Tempoh ini Unit Akademik memerlukan satu mekanisma baharu untuk meneruskan
proses moderasi memandangkan semua pensyarah menjalankan sesi PdP secara
dalam talian

24

• Proses moderasi yang mengikut kehendak norma baharu dan adaptasi dari kaedah
sebelum ini.

• Mesyuarat dan taklimat serta perbincangan antara pensyarah pertama dan kedua
serta penyelaras moderasi tidak dapat dijalankan secara bersemuka.

• Moderasi wajib dijalankan untuk menyahut Visi dan Misi serta Piagam Pelanggan
Jabatan untuk mnejadikan KKBU sebagai salah satu institusi TVET yang unggul dan
mendapat pengiktirafan daripada pihak Malaysian Qualification Accreditation (MQA).

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
• Setelah membentangkan idea e-Moderasi@KKBU ini kepada pengurusan atasan
melalui kertas cadangan, idea ini telah diluluskan dan diaplikasikan pada Sesi
Disember 2019. Pemilihan Microsoft Teams sebagai platform moderasi secara talian
adalah untuk menyokong usaha KPT yang membekalkan Microsoft Teams kepada
semua kolej komuniti.
• MS Teams mempunyai spesifikasi yang bersesuaian untuk menjalankan moderasi
secara talian. Spesifikasi yang disediakan oleh Ms Teams adalah setiap staf akademik
dibekalkan dengan satu akaun login, folder untuk upload penilaian berterusan, chats,
meeting, comments untuk ulasan dan privacy Setting untuk keselamatan.
• Ms Teams juga menyediakan integrasi dengan perisian lain seperti Ms Office 365,
Adobe dan perisian lain melancarkan lagi proses moderasi.

25

PERANAN KETUA PENYELARAS MODERASI DALAM MENANGANI ISU
• Membuat mesyuarat diantara penyelaras moderasi Bersama pegawai peperiksaan, pegawai
kualiti dan Timbalan Pengarah untuk memperhalusi isu moderasi
• Membuat buku panduan untuk moderasi online berdasarkan Buku Panduan Pentaksiran
Berterusan versi 2017.
• Membuat prototaip e-Moderasi@KKBU
• Membuat taklimat kepada pensyarah
• Memantau perjalanan proses moderasi secara atas talian.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
• Tandatangan borang moderasi secara online
• Penyimpanan data secara online untuk penjimatan ruang danpenggunaan alatan
pejabat
• Moderasi secara online secara fleksibel antara manual dan online mengikut keadaan

26

ePALT KOLEJ KOMUNITI TANJUNG PIAI

KHULIA BINTI ABD SAMAT
KOLEJ KOMUNITI TANJUNG PIAI

LATAR BELAKANG ISU

Semenjak pandemik melanda negara, banyak norma-norma baharu yang perlu dilaksanakan
dan ditempuhi termasuklah pelaksanaan peperiksaan. Bahagian Peperiksaan dan Penilaian
(BPN), Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK) telah bersetuju untuk
melaksanakan Penilaian Alternatif (PAlt) bagi menggantikan Peperiksaan Akhir untuk program
pengajian sijil dan diploma bagi Sesi Disember 2020 melalui surat bertarikh 4 Mei 2021 (No.
Ruj.: JPPKK.BPN.600-7/2/1(29)). Pelaksanaan PAlt ini adalah bagi mematuhi Standard
Operating Procedure (SOP) keselamatan serta mengawal penjarakkan individu secara fizikal
khususnya para pelajar daripada berlakunya penularan wabak pandemik COVID-19. Oleh
kerana ini merupakan kali pertama PAlt dilaksanakan, pengurusan dan capaian bagi PAlt ini
perlu ditambahbaik dan diperkemaskan selaras dengan pelbagai situasi dan norma-norma
baharu agar peperiksaan akhir dapat berjalan dengan lancar.

PUNCA ISU

Berikutan merupakan punca daripada isu yang dinyatakan:
1. Pandemik Covid-19.
2. Pelaksanaan peperiksaan akhir secara atas talian.
3. Capaian dokumen berkaitan peperiksaan akhir secara atas talian.

27

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN

Mewujudkan satu pautan khas untuk pelajar dan pensyarah yang terlibat di dalam
peperiksaan akhir melalui e-PAlt Kolej Komuniti Tanjung Piai.
Rasionalnya adalah untuk memudahkan capaian dokumen bagi semua pihak yang terlibat
dengan PAlt dalam e-PAlt KKTgP iaitu:

1. Pegawai / Penyelaras Peperiksaan.
2. Pensyarah Kursus.
3. Pelajar.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

1. Menyediakan platform untuk penyimpanan dan capaian dokumen peperiksaan akhir
(MS Team).

2. Menyediakan borang dokumen peperiksaan akhir secara atas talian (Ms Team).
3. Mengemaskini format kertas soalan yang diterima daripada Ketua Program dalam

bentuk peperiksaan akhir secara softcopy.
4. Memuatnaik soalan untuk capaian pensyarah dan pelajar dalam platform (Ms Team)
5. Menyediakan platform untuk capaian dokumen berkaitan peperiksaan akhir di dalam

satu pautan khusus (MyLink).
6. Mengawasi perjalanan PAlt yang berlangsung.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Mewujudkan pengurusan PAlt secara berpusat untuk kegunaan kolej komuniti seluruh
Malaysia.

28

INTEGRATED GRADUATE MANAGEMENT SYSTEM (iGMS)

SALFARINA BINTI ABDUL SUKOR
KOLEJ KOMUNITI TANGGA BATU

NORAMINAHANIM BINTI ABD MAULUD
KOLEJ KOMUNITI JELEBU

HAIRUL ANUAR BIN MASROL
KOLEJ KOMUNITI PASIR GUDANG

LATAR BELAKANG ISU

Sejarah Majlis Konvokesyen Kolej Komuniti (KK) Malaysia telah melahirkan lulusan dalam
pelbagai bidang bagi menghargai lulusan yang telah berjaya menamatkan pengajian bermula
dari tahun 2014. Majlis Konvokesyen merupakan satu majlis “keraian” yang dianggap sebagai
satu penghargaan wajib yang diraikan kepada semua bakal graduan di semua institusi
pengajian tinggi. Unit Peperiksaan dan Penilaian (UPEP) merupakan unit yang terlibat secara
langsung dalam proses pelaksanaan Konvokesyen yang bermula dari proses sebelum, semasa
dan selepas Majlis Konvokesyen berlangsung. Mengikut amalan sebelum ini, pemprosesan
data graduan mula dikumpulkan dengan menggunakan sistem Integrated Student Evaluation
Management System (isems@CC) dan kemudiannya data akan disimpan secara manual
(database) mengikut kesesuaian dan mengakses dengan mudah oleh pegawai bagi
memulakan proses pengurusan konvokesyen graduan. Mengikut tinjauan melalui maklum
balas uji lari keberkesanan satu sistem amalan baik iaitu Integrated Graduate Management
System (iGMS) yang telah dilaksanakan pada tahun 2019 di seluruh Kolej Komuniti Melaka
dan Negeri Sembilan, Pegawai Peperiksaan (PPEP) kebiasaannya akan menggunakan perisian
Microsoft Excel, Microsoft Word dan Google Form bagi pengurusan konvokesyen di KK
masing-masing. Hasil tinjauan juga adalah mengejutkan di mana, hasilnya mendapati
terdapat kolej yang tidak menggunakan apa-apa perisian bagi menguruskan urusan
konvokesyen graduan. Secara asasnya, proses pengurusan akan berjalan dengan mudah bagi
jumlah graduan kolej yang sedikit, tetapi sekiranya jumlah graduan adalah ramai makanya
potensi isu keciciran dan ketepatan data graduan adalah amat tinggi dan kesilapan data pasti

29

akan berlaku. Oleh yang demikian, isu-isu yang dibangkitkan ini dirasakan amat penting bagi
mencari solusi untuk mengurangkan jurang masalah tersebut.
Antara impak-impak positif penggunaan dan pelaksanaan amalan baik iGMS ini adalah seperti
berikut:

• Meningkatkan kecekapan PPEP dalam melaksanakan tugas hakiki.
• Memudahkan proses pengumpulan dan pemprosesan data graduan secara bersepadu

melalui konsep sistem yang real-time.
• Menjimatkan dan mengurangkan penggunaan kertas, masa dan tenaga fizikal

serta stress emosi PPEP.
• Merupakan salah salah satu muka sistem yang amat mesra pengguna yang

membolehkan iGMS dikendalikan dengan mudah oleh semua PPEP walaupun hanya
mempunyai asas kemahiran Information Centered of Technology (ICT).

PUNCA ISU
Terdapat dua (2) punca isu utama yang dihadapi oleh setiap KK Melaka dan Negeri Sembilan
yang telah dirangkumkan kepada pecahan utama berikut:

Isu Pertama

• Pengurusan dan penyimpanan maklumat data konvokesyen graduan adalah secara
manual. Seperti yang telah diterangkan di dalam latar belakang isu tersebut, kesilapan
boleh berlaku disebabkan oleh langkah-langkah copy dan paste atau semasa proses
transfer data graduan daripada sistem isem@CC atau e-pelajar ke database (contoh:
Microsoft Excel) pengurusan graduan pegawai. Makanya, sebagai seorang manusia
biasa kesilapan tersebut semestinya tidak dapat dielakkan, tetapi dengan adanya
iGMS, jurang kesilapan itu mampu diminimumkan sebaik mungkin.

Isu Kedua

• Maklumat yang tidak tersusun, tidak selaras, tidak lengkap malah sukar dicapai pada
bila-bila masa. Apabila data graduan ditransfer secara manual, PPEP akan memastikan
setiap data tersebut disusun bagi memudahkan capaian mereka.
Walaubagaimanapun, atas faktor kesilapan yang mungkin terjadi apabila database

30

dikawal selia secara manual, hasilnya, maklumat data graduan yang dipindahkan
berkemungkinan tidak tersusun, tidak selaras, tidak lengkap malahan sukar dicapai
pada bila-bila masa penting yang dikehendaki. Di sinilah iGMS akan berfungsi sebagai
sistem bersepadu bagi menyimpan keperluan database lengkap graduan yang dimuat
turun terus daripada sistem isems@CC ke sistem iGMS dengan meminimakan
kesilapan yang bakal berlaku.

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
Amalan terbaik yang telah kami aplikasikan adalah melalui penggunaan sistem iGMS bagi
proses pengurusan majlis konvokesyen graduan. Melalui iGMS, perkara-perkara berikut telah
diambil perhatian penuh dan telah melalui beberapa peringkat iaitu pembangunan,
pelaksanaan dan uji lari serta penambahbaikan berterusan iGMS oleh kumpulan pembangun
inovasi ini:

Peringkat Pembangunan iGMS
• Mewujudkan satu platform bagi mengurangkan gap kepada punca isu/masalah.
• Mewujudkan satu amalan best practice yang telah dinaiktaraf kepada satu inovasi

pengurusan terbaik.

Peringkat Pelaksanaan dan Uji lari iGMS
• Menyebarluas perkongsian inovasi tersebut bagi penggunaan di seluruh UPEP negeri

KK Melaka dan Negeri Sembilan.
• Membuat uji lari iGMS kepada semua sepuluh (10) KK Melaka dan Negeri Sembilan di

samping mendapatkan dapatan melalui borang soal selidik/maklum balas.

Peringkat Penambahbaikan Kualiti Berterusan (CQI)
• Mengumpulkan CQI untuk sentiasa menambahbaik sistem tersebut dan selari dengan

perubahan sistem konvokesyen mengikut perubahan tampuk pentadbiran BPN.

31

Dapatan maklum balas berikut diperolehi melaui hasil maklum balas uji lari iGMS yang telah
dilaksanakan sebelum ini:

Jadual 1 : Peratus PPEP yang berpuas hati dengan penggunaan uji lari inovasi Sistem iGMS
Jadual 1 menunjukkan bahawa kesemua sepuluh (10) orang PPEP di KK Negeri Melaka dan
Negeri Sembilan mewakili peratus sebanyak 100% berpuas hati dengan uji lari penggunaan
sistem iGMS ini.

Jadual 2 : Maklumbalas PPEP bahawa inovasi ini memberi impak positif kepada tugas
hakiki di UPEP

32

Jadual 2 pula menunjukkan bahawa keseluruhan pegawai memberikan maklum balas
bersetuju bahawa sistem iGMS telah memberikan impak positif kepada tugas hakiki mereka
dan juga kolej dengan memberikan justifikasi yang kukuh. Secara keseluruhan, semua
pegawai bersetuju bahawa iGMS memudahkan urusan pengurusan konvokesyen graduan dan
pengurusan pegawai di unit UPEP.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

Berikut adalah empat (4) peranan utama PPEP dalam menangani isu terlibat:
• Bertangungjawab untuk mengusul perancangan dan pelaksanaan iGMS di peringkat
Ahli Jawatan Kuasa (JK) Peperiksaan Kolej di institusi, negeri dan pihak BPN sebagai
punca kuasa bagi melaksanakan inovasi ini (telah diminitkan di dalam mesyuarat Ahli
JK Peperiksaan Kolej dan KK wilayah Melaka dan Negeri Sembilan, pihak BPN juga
sedia maklum).
• Bertanggungjawab untuk memastikan semua PPEP selaku peranan pentadbir di dalam
iGMS telah diberikan penerangan jelas tentang fungsi dan penggunaan iGMS di semua
KK Melaka dan Negeri Sembilan. Manual Penggunaan iGMS Pegawai Peperiksaan juga
dibangunkan untuk tujuan ini.
• Bertanggungjawab untuk memastikan graduan mendapat penerangan jelas tentang
peranan graduan dan penggunaan iGMS dengan mewujudkan Manual Penggunaan
iGMS Graduan.
• Bertanggungjawab untuk memantau, mendapat dan mengumpul semua CQI maklum
balas daripada Pegawai Peperiksaan dan graduan majlis konvokesyen yang telah
menggunakan iGMS bagi menaiktaraf fungsi dan pelaksanaan iGMS pada masa akan
datang.

Seterusnya, adalah di antara paparan-paparan penting iGMS dalam peranan dan fungsi PPEP
sebagai Pentadbir (Admin):

33

Rajah 1 : Paparan peranan Pentadbir dan Graduan iGMS

Rajah 2 : Carta alir fungsi Pentadbir iGMS dan paparan muka hadapan serta dashboard
iGMS

34

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Walaupun iGMS telah diuji lari bagi mendapatkan maklum balas positif daripada semua PPEP
namun, terdapat penambahbaikan-penambahbaikan yang perlu diambil perhatian bagi
menaiktaraf iGMS agar lebih menepati keperluan fungsi dan peranan sistem secara
maksimum. Enam (6) penambahbaikan tersebut adalah:

• Menambahbaik fungsi paparan agar kelihatan lebih formal dan bersesuaian dengan
imej Majlis Konvokesyen.

• Mewujudkan kiraan masa countdown sehingga hari Majlis Konvokesyen yang akan
berlangsung.

• Menambah fungsi pembayaran yuran konvokesyen melalui medium pembayaran JOMPAY
ke dalam sistem iGMS.

• Menambah fungsi pada Admin (PPEP) untuk mengemaskini paparan Info Konvokesyen
KK masing-masing kerana perincian setiap KK berkemungkinan berbeza dan tidak
sama mengikut wilayah atau negeri masing-masing.

• Membuat penyelengaraan berkala bagi iGMS supaya tiada masalah paparan atau
capaian fungsi dan peranan.

• Menambah fungsi ruangan komen/maklum balas/cadangan kepada pasukan
helpdesk/pembangun inovasi iGMS sebagai medium komunikasi berkesan di antara
PPEP mahupun graduan kepada pembangun iGMS.

35

PROSES ‘VETTING’ PENILAIAN BERTERUSAN (PB) DI KOLEJ KOMUNITI PASIR GUDANG

IZEMAH BINTI ZAKARIAH
KOLEJ KOMUNITI PASIR GUDANG

LATAR BELAKANG ISU

Menurut Buku Pentaksiran Item Penilaian Kolej Komuniti (Edisi 2013), “Pentaksiran ialah
istilah am yang merangkumi pelbagai aktiviti yang menjurus kepada pengukuran tahap hasil
pembelajaran seseorang pelajar yang berkait dengan ilmu yang mereka perolehi yang
merangkumi pengetahuan dan kefahaman, kebolehan dan kemahiran yang terbangun, serta
sikap yang tertanam”. Justeru itu, Penilaian Berterusan (PB) di Kolej Komuniti sangat penting
dalam menilai prestasi pelajar dan juga mengukur tahap keberkesanan pembelajaran dan
pengajaran (PdP) pensyarah. Di Kolej Komuniti Pasir Gudang (KKPG), Unit Peperiksaan Dan
Penilaian (UPEP) mendapati set soalan PB dan rubrik yang digunakan adalah tidak seragam
dan tidak selaras. Ini menyukarkan urusan mendapat set soalan PB yang baik dan penggunaan
rubrik yang terkini. Atas kekangan itu, UPEP mengambil inisiatif untuk menyelaras dan
membuat kawalan dalaman set soalan PB dan rubrik mengikut sesi semasa. Merujuk kepada
surat bernombor rujukan KPT/JPPKK/BPN725-2/1(20) bertarikh 14 Februari 2018 bertajuk
Makluman Kaedah Pentaksiran dan Penilaian Program Sijil dan Diploma Kolej Komuniti
Berdasarkan Perubahan Kurikulum Bagi Sesi Ambilan Julai 2017, UPEP melaksanakan proses
‘vetting’ untuk semua PB bagi keseluruhan program. Program yang terlibat adalah Sijil
Pengoperasian Perniagaan (SPP), Sijil Teknologi Maklumat (STM), Sijil Fesyen dan Pakaian
(SFP), Sijil Terapi Kecantikan dan Spa (STK), Sijil Dandanan Rambut (SDR) dan Unit Pengajian
Am (UPA). Hasilnya, usaha menjalankan proses ‘vetting’ PB di KKPG telah memberi impak
positif seperti berikut:

• Melancarkan proses penilaian pelajar sepanjang proses PdP.
• Menambahbaik kualiti pengurusan penilaian di KKPG.

36

PUNCA ISU
• Pensyarah baru tiada pengalaman menggunakan set soalan PB dan rubrik.
• Ketua Program (KPro) dan Ketua Unit (KU) menghadapi masalah untuk memastikan
set soalan PB disemak oleh pensyarah kanan bidang.
• Kesulitan KPro/ KU menguruskan proses ‘vetting’ mengikut program masing-masing.
• Terdapat kekangan keselamatan untuk KPro/KU menyimpan Salinan set soalan PB
kerana bilik mereka yang tidak berkunci.

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN

Mewujudkan kawalan dalaman set soalan PB dan rubrik bagi setiap semester.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU

• Mengadakan perbincangan berkenaan isu bersama Timbalan Pengarah Akademik
(TPA), Ketua Program (KPro) dan Ketua Unit (KU).

• Menyediakan memo/ surat dalaman senarai nama penggubal/ penyemak dan
pengesah soalan.

• Menyediakan borang semakan proses ‘vetting’ (checklist) untuk setiap kursus.
• Menyediakan jadual semakan proses ‘vetting’ untuk semua Penyemak dan Pengesah

soalan.
• Memantau sepanjang proses ‘vetting’ set soalan PB dilaksanakan.
• Menyelaras rubrik PB dan mengedar kepada semua Pensyarah Kursus.
• Menyediakan memo/ surat dalaman penggunaan set soalan PB yang telah siap

‘vetting’ dan kawalan dalaman rubrik.
• Menyimpan set soalan PB rasmi di Unit Peperiksaan & Penilaian KKPG.
• Menyerahkan Salinan set soalan PB kepada KPro / KU untuk simpanan.

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Mewujudkan satu sistem capaian set soalan PB dan rubrik yang siap disemak (vetting) dan
kemudahan ini boleh digunakan untuk semua Kolej Komuniti.

37

E-KOMPILASI SOAL JAWAB PEPERIKSAAN (CCMS)

JUNAINAH BT. JUSTIN@JOHARI
KOLEJ KOMUNITI SANDAKAN

ROSLINA BT A. MOHAMAD NOR
KOLEJ KOMUNITI SEMPORNA

LATAR BELAKANG ISU
Sistem Pengurusan Kolej Komuniti (CCMS) merupakan satu sistem yang bersepadu, pangkalan
data yang berpusat, seterusnya membolehkan proses pelaporan boleh dilaksanakan dan
diuruskan dengan lebih mudah dan cepat di peringkat Kolej Komuniti dan Jabatan. CCMS mula
dilaksanakan pada sesi Jun 2020 untuk semua program yang ditawarkan di Kolej Komuniti.
Memandangkan CCMS masih baharu diperkenalkan penggunaannya maka pelbagai soalan
daripada pensyarah mulai diajukan ke unit peperiksaan. Isu dan persoalan yang timbul adalah
banyak dan berulang. Oleh itu, Unit Peperiksaan & Penilaian Kolej Komuniti Sandakan dan
Kolej Komuniti Semporna telah berbincang untuk mengatasi masalah tersebut. Hasilnya,
usaha mengumpul soal jawab berkenaan Peperiksaan CCMS ini telah dilakukan dan ia telah
memberi impak positif seperti berikut:

• Pensyarah lebih mudah merujuk jika berlaku masalah
• Unit peperiksaan tidak dibebani dengan soalan yang berulang

PUNCA ISU
• Unit peperiksaan menerima banyak soalan yang bertindan berkenaan CCMS.
• Pegawai peperiksaan mengambil masa untuk menjawab soalan dan menjejaskan kerja
mengajar mereka.
• Tidak ada sistem rekod untuk semua soalan dari para pensyarah yang boleh dirujuk.

38

AMALAN TERBAIK YANG DIAPLIKASIKAN
Mewujudkan e-kompilasi soal jawab peperiksaan (CCMS) secara online.

Kolej Komuniti Sandakan dan Kolej Komuniti Semporna telah mengenal pasti soalan-soalan
dan jawapan-jawapan bagi permasalahan yang biasa diajukan oleh pensyarah. Kemudian,
daripada banyak soalan yang diajukan, kami telah kategorikan soalan dan jawapan tersebut
agar mudah dirujuk. Terdapat 7 kategori soalan dan jawapan telah dihasilkan. Menariknya e-
kompilasi soal jawab peperiksaan (CCMS) ini juga mengandungi 1 kategori iaitu soalan
tambahan dimana pensyarah boleh mengutarakan soalan lain yang tidak terkandung dalam
e-kompilasi ini. Kami akan cuba menyelesaikan masalah yang diutarakan dalam masa 3 hari
bekerja.

PERANAN PEGAWAI PEPERIKSAAN DALAM MENANGANI ISU
• Mengadakan perbincangan dengan Kolej komuniti yang menghadapi masalah yang
sama.
• Mengumpul soalan dan jawapan berkenaan CCMS.
• Memantau penambahbaikan yang diajukan melalui qr code e-kompilasi soal jawab
peperiksaan (CCMS).

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MENANGANI ISU
Kami akan membuat penambahbaikan secara berterusan bagi e-kompilasi soal jawab
peperiksaan (CCMS) ini. Kami percaya pihak pembangun CCMS bahagian peperiksaan akan
sentiasa membuat kemas kini dan tambah baik sistem dan sebarang isu/permasalahan yang
wujud boleh dipanjangkan di dalam e-kompilasi ini.

39