myprofail

myPortfolio

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi), Gred N22 (TBK
2)

BAHAGIAN : PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KOTA KINABALU, JABATAN
PENDIDIKAN NEGERI SABAH

ALAMAT : SK GUDON MENGGATAL - XBA4010,SEKOLAH RENDAH
BIASA,PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KOTA KINABALU

NO. TELEFON : 088-537001

NO. FAKS : 088-234828

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : MARIANAH BINTI MARIJO

Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI),
GRED N22 (TBK 2)

Gred Jawatan Hakiki : N22

Tarikh Penempatan : 27 Mar 2020

DILULUSKAN OLEH

Nama : JAINI BIN HASSAN
Gelaran Jawatan
: Guru Besar, Sekolah Rendah Gred A, Pegawai
Gred Jawatan Perkhidmatan Pendidikan, Gred
Tarikh DG34/DG38/DG41/42/DG44/DG48 Khas Untuk
Jawatan Jawatan Hakiki Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan, Gred DG34

: DG42

: 26-11-2022

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA
1. 23/11/2022 Carta Organisasi
t.t

2. 23/11/2022 Carta Fungsi t.t

3. 23/11/2022 Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi t.t

4. 15/10/2020 Deskripsi Tugas t.t

5. 23/11/2022 Proses Kerja t.t

6. 23/11/2022 Carta Alir t.t

7. 23/11/2022 Senarai Semak t.t

8. 23/11/2022 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa t.t

9. 23/11/2022 Senarai Borang t.t

10. 23/11/2022 Senarai Jawatankuasa t.t

Catatan : Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila
berlaku perubahan.

3

KANDUNGAN MUKA SURAT

PERKARA
Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

4

CARTA ORGANISASI

5

6

7

8

9

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KOTA KINABALU, JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH

SK GUDON MENGGATAL - GURU PRASEKOLAH
XBA4010 1.Merancang,mengurus,merekod dan melaporkan penilaian dan
pentaksiran murid berdasarkan pekeliling kurikulum terkini yang sedang
berkuat kuasa
2.Merancang aktiviti bimbingan dan asuhan
3.Menimbulkan suasana yang selesa,selamat dan menggembirakan bagi
merangsang bimbingan dan asuhan.
4.Mewujudkan dan merangsang naluri ingin tahu,minat untuk meneroka
dan menjelajah dalam kalangan murid prasekolah.
5.Merangsang dan meningkatkan motivasi murid prasekolah supaya
bersedia untuk belajar.
6.memilih dan menyediakan bahan bantu mengajar serta peralatan yang
sesuai dengan keperluan,kesediaan, dan perkembangan murid
prasekolah.
7.Mendampingi murid semasa menjalankan aktiviti harian di prasekolah
supaya mereka dapat melibatkan diri secara aktif.
8.Melaksanakan aktiviti kokurikulum
9.Menjaga keselamatan alatan dan kemudahan prasekolah di dalam dan
di luar kelas.

GURU DATA
1.Guru Data bertanggungjawab membantu pihak pengurusan sekolah
dalam aspek pengurusan data pada peringkat sekolah,PPD,JPN dan
KPM.
2.Guru Data dikehendaki memperuntukkan tujuh(7) jam seminggu untuk
tugas pengurusan data sekolah.
3.Menjadi setiausaha kepada Jawatankuasa Pengurusan Maklumat
Sekolah(JKPMS).
4.Merancang pengurusan data dan maklumat Pendidikan peringkat
sekolah yang diarahkan oleh Bahagian KPM,JPN,PPD dan sekolah
selaras dengan pelaksanaan Prosedur Operasi Standard Sistem
Pengurusan Sekolah(SPS).
5.Melaksanakan
pengumpulan,pemprosesan,penyimpanan,pengeluaran,pelaporan,pembek
alan dan penyebaran data dan maklumat Modul Pengurusan Sekolah
(MPS), mengikuti kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan
dengan profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah.
6.Membantu pengurusan data aplikasi Standard Kualiti Pendidikan
Malaysia (SKPM) Online.
7.Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan
maklumat peringkat sekolah.

10

SK GUDON MENGGATAL - GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
XBA4010 1.Merancang dan melaksanakandasar dan program tahunan Pusat
Sumber Sekolah(PSS) bersama-sama PGB,kakitangan Pusat Sumber
Sekolah,guru dan murid sekolah.
2.Merancang dan mengurus belanjawan tahunan PSS bersama AJK
Kurikulum Sekolah.
3.Merancang dan mengurus program pembacaan(Program NILAM) dan
pembudayaan ilmu.
4.Menghantar data dan laporan pelaksanaan program PSS dan program
NILAM kepada BSTP/PKG melalui PPD dan JPN.
5.Bekerjasama dengan guru-guru dalam pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran berasaskan sumber secara kolaboratif.
6.Menyelia dan mengurus bahan-bahan Pusat Sumber Sekolah.
7.Menyedia dan mengedar minit mesyuarat JK Induk/Kerja PSS
8.Memantau dan mengawal selia pelaksanaan program PSS
9.Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan PSS.
10.Menyediakan laporan dan analisis pelaksanaan
pembangunan,pengurusan,program dan aktiviti serta kewangan PSS

PENGURUSAN KEWANGAN
1. memastikan cek yang dikeluarkan ditunaikan oleh penerima dalam
tempoh sah laku 3 bulan dan membuat penggantian ke atas cek yang
telah melebihi tempoh 3 bulan.
2. urusan agihan pembayaran (contoh: bantuan) dilaksanakan dalam
tempoh 21 hari (AP96(a))
3. menyedia baucar bayaran dan cek bagi tujuan pemulangan lebihan
peruntukan mengikut tempoh yang ditetapkan
4. menyedia/mencetak Daftar Bil secara bulanan bagi Kumpulan Wang
Sekolah
5. menyedia/mencetak Buku Tunai Bayaran secara bulanan bagi
Kumpulan Wang Sekolah
6. menyelenggara Daftar Stok Buku Cek yang diterima dan dikeluarkan
7. menyedia borang Kew.50 dan mengemaskini buku tunai panjar wang
runcit.
8. menyedia dan memproses baucar bayaran rekupmen panjar wang
runcit
9. penyediaan Panjar Wang Runcit (PWR) mengikut tatacara kewangan
yang ditetapkan dan memastikan Sijil Perakaunan PWR yang berakhir
pada 31 Disember pada tahun semasa disahkan oleh Pengurus Sekolah
10.menyediakan resit rasmi bagi kutipan/peruntukan yang diterima.
27.menyedia slip Bayar Masuk Bank dan memasukkan semua kutipan ke
akaun bank sekolah mengikut tempoh yang ditetapkan.
28.menyedia/mencetak Buku Tunai Terimaan secara bulanan bagi
Kumpulan Wang Sekolah

11

SK GUDON MENGGATAL - PEMBANTU PENGURUSAN MURID
XBA4010 1 .Peratus membantu guru dalam urusan pentadbiran kelas (pendaftaran,
inventori peralatan dan bahan, surat-menyurat, data murid, kewangan dan
akaun).
2. Peratus membantu guru sebelum dan semasa aktiviti Pengajaran dan
Pembelajaran (PdP) untuk mewujudkan suasana pembelajaran yang
selesa, selamat dan menggembirakan.
3. Peratus membantu guru menguruskan murid di luar waktu PdP untuk
memastikan kebajikan dan keselamatan murid.
4. Peratus tahap kebersihan dan kekemasan ruang yang berkaitan (cth:
ruang makan, dapur, tandas, asrama dll
5. Peratus murid berada dalam keadaan kemas dan bersih, mematuhi
etika berpakaian sekolah.
6. Peratus murid yang mempunyai sahsiah dan adab yang baik.
7. Peratus murid yang mematuhi masa persekolahan dan aktiviti yang
dijalankan. (Cth kehadiran ke sekolah, kehadiran ke aktiviti
sekolah/asrama)
8. Peratus penyediaan makanan yang bersih, berzat dan seimbang dalam
tempoh yang ditetapkan (prasekolah shj)
9.Peratus dokumen tuntutan pembelian bahan mentah untuk penyediaan
makanan prasekolah pada setiap hujung bulan tanpa kuiri (prasekolah shj)

PENGURUSAN KEWANGAN
1. menyedia dan mengemaskini surat Penetapan Kuasa bagi pegawai di
Sekolah (AP11).
2.menyedia dan mengemaskini surat Penurunan Kuasa Menandatangan
Cek bagi pegawai di Sekolah (AK52).
3. menyedia dan mengemaskini Kebenaran Bertulis Untuk Urusan
Terimaan bagi pegawai di Sekolah (AP69 dan AP70).
4. penyediaan permohonan tuntutan bantuan persekolahan kepada Ketua
PTJ masing-masing mengikut tempoh yang ditetapkan berpandukan pada
enrolmen pelajar pada setiap 1 Oktober pada tahun semasa
5. penyediaan permohonan tuntutan pelarasan bantuan persekolahan
kepada Ketua PTJ masing-masing mengikut tempoh yang ditetapkan
berpandukan pada enrolmen pelajar pada setiap 1 Jun
6. peruntukan yang diterima bagi Kumpulan Wang Sekolah direkodkan
(eSPKWS/manual) mengikut tatacara yang berkuatkuasa
7. Menyediakan dokumen pindah peruntukan berserta dokumen sokongan
lengkap untuk kelulusan Ketua PTJ/Pengurus Sekolah
8. penyediaan Nota Minta/Kajian Pasaran untuk sebarang pembelian
9. penyediaan Pesanan Sekolah dengan menggunakan peruntukan
Kumpulan Wang Sekolah yang betul
10 .Perakuan oleh sekolah ke atas Pesanan Sekolah mengikut peraturan
yang berkuatkuasa

PEMBANTU OPERASI
1. Peratus dokumen (surat/ memo/ saman/ notis dll) masuk atau keluar
yang didaftarkan dalam Buku Daftar Surat Masuk/Keluar Am 10-Pin 3/80
dalam tempoh yang ditetapkan
2. Peratus urusan edaran dokumen (surat/ memo/ saman/ notis dll)
dengan teratur dalam tempoh yang ditetapkan dan memastikan Buku
Daftar Am 109-Pin.3/82 (buku despatch) dicap terima (bagi dokumen ke
luar yang dihantar dengan tangan.)
3. Peratus urusan penjilidan dokumen dan membuat salinan pendua
dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
4. Peratus pengurusan bilik mesyuarat dilaksanakan dengan baik
(tempahan penggunaan, kekemasan dan peralatan berfungsi)
5. Peratus tahap kebersihan dan kekemasan pejabat termasuk bilik fail.
6. Peratus membantu dalam urusan pra mesyuarat/bengkel/kursus/majlis
rasmi (penyedian bahan dan tempat).
7. Peratus membantu dalam urusan mengangkat, menyusun dan
mengemas barang-barang atau peralatan bekalan dari stor pejabat

12

SK GUDON MENGGATAL - KOKURIKULUM
XBA4010 1. Merancang ,Menyelaras dan melaksanakan aktiviti /program
pertandingan berkaitan badan beruniform
2. Merancang ,menyelaras dan melaksanakan aktiviti program
/pertandingan berkaitan kelab dan persatuan
3. Merancang,menyelaras dan melaksanakan aktiviti
/program/pertandingan berkaitan sukan dan permainan
4. Merancang dan melaksanakan program pembangunan sukan sekolah
5. Merancang dan melaksanakan kejohanan sukan sekolah
6. Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum tambahan
7. Menyelaras dan melaksanakan kejohanan di bawah majlis sukan
sekolah malaysia (MSSM)
8. Menyelaras dan melaksanakan pengiktirafan ,penyertaan dan
penganjuran

HAL EHWAL MURID
1. Merancang dan melaksanakan pengurusan kelas
2. Menguruskan rekod pendaftaran murid
3. Merancang melaksanakan dan memantau pengurusan disiplin murid
4. Merancang menguruskan dan melaksanakan aktiviti /program berkaitan
dengan 3K (Kebersihan ,Kesihatan dan Keselamatan)
5. Menguruskan kebajikan dan bantuan murid
6. Merancang,melaksana dan memantau bimbingan dan kaunseling
7. Menguruskan dan menyelaras pengurusan buku teks (Skim Pinjaman
Buku Teks-SPBT)
8. Melaksanakan pendidikan pencegahan Dadah (PPDa)
9. Merancang ,melaksana dan memastikan penglibatan warga sekolah
dalam program penerapan nilai ,pembangunan modal insan dan
kenegeraan peringkat sekolah negeri dan kebangsaan
10. Merancang ,melaksana dan memantau pengurusan asrama harian
(sekiranya ada)

KURIKULUM
1. Memastikan pelajsanaan dasar kurikulum sekolah berlandaskan Dasar
Pendidikan Kebangsaan ,Kurikulum Kebangsaan ,Kurikulum yang diiktiraf
oleh KPM ,Undang-Undang dan peraturan yang berkaitan
2. Merancang dan menyelaras pengoperasian pengajaran dan
pembelajaran (PdP)
3. Merancang dan melaksanakan Panitia mata Pelajaran
4. Merancang dan MelaksanakanPentaksiran dan peperiksaan
5. Menguruskan Pusat Sumber Sekolah (PSS)/Media
6. Merancang dan melaksanakan program kecemerlangan kurikulum
7. Merancang dan melaksanakan bimbingan dan pemulihan
8. Merancang dan melaksanakan program transisi

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
1 .Menyediakan dan melaksanakan perancangan dan pengoperasian
sekolah
2. Merancang dan menguruskan urusan sumber manusia
3. Merancang ,mengurus dan Mengawalselia pengurusan kewangan
4. Menguruskan urusan pentadbiran pejabat
5. Mengawalselia persekitaran dan fizikal
6. Merancang pembangunan sumber manusia
7. Mewujudkan dan memperkukuh perhubungan luar

13

SK GUDON MENGGATAL - GURU PRASEKOLAH
XBA4010 1.Merancang,mengurus,merekod dan melaporkan penilaian dan
pentaksiran murid berdasarkan pekeliling kurikulum terkini yang sedang
berkuat kuasa
2.Merancang aktiviti bimbingan dan asuhan
3.Menimbulkan suasana yang selesa,selamat dan menggembirakan bagi
merangsang bimbingan dan asuhan.
4.Mewujudkan dan merangsang naluri ingin tahu,minat untuk meneroka
dan menjelajah dalam kalangan murid prasekolah.
5.Merangsang dan meningkatkan motivasi murid prasekolah supaya
bersedia untuk belajar.
6.memilih dan menyediakan bahan bantu mengajar serta peralatan yang
sesuai dengan keperluan,kesediaan, dan perkembangan murid
prasekolah.
7.Mendampingi murid semasa menjalankan aktiviti harian di prasekolah
supaya mereka dapat melibatkan diri secara aktif.
8.Melaksanakan aktiviti kokurikulum
9.Menjaga keselamatan alatan dan kemudahan prasekolah di dalam dan
di luar kelas.

GURU DATA
1.Guru Data bertanggungjawab membantu pihak pengurusan sekolah
dalam aspek pengurusan data pada peringkat sekolah,PPD,JPN dan
KPM.
2.Guru Data dikehendaki memperuntukkan tujuh(7) jam seminggu untuk
tugas pengurusan data sekolah.
3.Menjadi setiausaha kepada Jawatankuasa Pengurusan Maklumat
Sekolah(JKPMS).
4.Merancang pengurusan data dan maklumat Pendidikan peringkat
sekolah yang diarahkan oleh Bahagian KPM,JPN,PPD dan sekolah
selaras dengan pelaksanaan Prosedur Operasi Standard Sistem
Pengurusan Sekolah(SPS).
5.Melaksanakan
pengumpulan,pemprosesan,penyimpanan,pengeluaran,pelaporan,pembek
alan dan penyebaran data dan maklumat Modul Pengurusan Sekolah
(MPS), mengikuti kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan
dengan profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah.
6.Membantu pengurusan data aplikasi Standard Kualiti Pendidikan
Malaysia (SKPM) Online.
7.Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan
maklumat peringkat sekolah.

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
1.Merancang dan melaksanakandasar dan program tahunan Pusat
Sumber Sekolah(PSS) bersama-sama PGB,kakitangan Pusat Sumber
Sekolah,guru dan murid sekolah.
2.Merancang dan mengurus belanjawan tahunan PSS bersama AJK
Kurikulum Sekolah.
3.Merancang dan mengurus program pembacaan(Program NILAM) dan
pembudayaan ilmu.
4.Menghantar data dan laporan pelaksanaan program PSS dan program
NILAM kepada BSTP/PKG melalui PPD dan JPN.
5.Bekerjasama dengan guru-guru dalam pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran berasaskan sumber secara kolaboratif.
6.Menyelia dan mengurus bahan-bahan Pusat Sumber Sekolah.
7.Menyedia dan mengedar minit mesyuarat JK Induk/Kerja PSS
8.Memantau dan mengawal selia pelaksanaan program PSS
9.Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan PSS.
10.Menyediakan laporan dan analisis pelaksanaan
pembangunan,pengurusan,program dan aktiviti serta kewangan PSS

14

SK GUDON MENGGATAL - PENGURUSAN KEWANGAN
XBA4010 1. memastikan cek yang dikeluarkan ditunaikan oleh penerima dalam
tempoh sah laku 3 bulan dan membuat penggantian ke atas cek yang
telah melebihi tempoh 3 bulan.
2. urusan agihan pembayaran (contoh: bantuan) dilaksanakan dalam
tempoh 21 hari (AP96(a))
3. menyedia baucar bayaran dan cek bagi tujuan pemulangan lebihan
peruntukan mengikut tempoh yang ditetapkan
4. menyedia/mencetak Daftar Bil secara bulanan bagi Kumpulan Wang
Sekolah
5. menyedia/mencetak Buku Tunai Bayaran secara bulanan bagi
Kumpulan Wang Sekolah
6. menyelenggara Daftar Stok Buku Cek yang diterima dan dikeluarkan
7. menyedia borang Kew.50 dan mengemaskini buku tunai panjar wang
runcit.
8. menyedia dan memproses baucar bayaran rekupmen panjar wang
runcit
9. penyediaan Panjar Wang Runcit (PWR) mengikut tatacara kewangan
yang ditetapkan dan memastikan Sijil Perakaunan PWR yang berakhir
pada 31 Disember pada tahun semasa disahkan oleh Pengurus Sekolah
10.menyediakan resit rasmi bagi kutipan/peruntukan yang diterima.
27.menyedia slip Bayar Masuk Bank dan memasukkan semua kutipan ke
akaun bank sekolah mengikut tempoh yang ditetapkan.
28.menyedia/mencetak Buku Tunai Terimaan secara bulanan bagi
Kumpulan Wang Sekolah

PEMBANTU PENGURUSAN MURID
1 .Peratus membantu guru dalam urusan pentadbiran kelas (pendaftaran,
inventori peralatan dan bahan, surat-menyurat, data murid, kewangan dan
akaun).
2. Peratus membantu guru sebelum dan semasa aktiviti Pengajaran dan
Pembelajaran (PdP) untuk mewujudkan suasana pembelajaran yang
selesa, selamat dan menggembirakan.
3. Peratus membantu guru menguruskan murid di luar waktu PdP untuk
memastikan kebajikan dan keselamatan murid.
4. Peratus tahap kebersihan dan kekemasan ruang yang berkaitan (cth:
ruang makan, dapur, tandas, asrama dll
5. Peratus murid berada dalam keadaan kemas dan bersih, mematuhi
etika berpakaian sekolah.
6. Peratus murid yang mempunyai sahsiah dan adab yang baik.
7. Peratus murid yang mematuhi masa persekolahan dan aktiviti yang
dijalankan. (Cth kehadiran ke sekolah, kehadiran ke aktiviti
sekolah/asrama)
8. Peratus penyediaan makanan yang bersih, berzat dan seimbang dalam
tempoh yang ditetapkan (prasekolah shj)
9.Peratus dokumen tuntutan pembelian bahan mentah untuk penyediaan
makanan prasekolah pada setiap hujung bulan tanpa kuiri (prasekolah shj)

15

SK GUDON MENGGATAL - PENGURUSAN KEWANGAN
XBA4010 1. menyedia dan mengemaskini surat Penetapan Kuasa bagi pegawai di
Sekolah (AP11).
2.menyedia dan mengemaskini surat Penurunan Kuasa Menandatangan
Cek bagi pegawai di Sekolah (AK52).
3. menyedia dan mengemaskini Kebenaran Bertulis Untuk Urusan
Terimaan bagi pegawai di Sekolah (AP69 dan AP70).
4. penyediaan permohonan tuntutan bantuan persekolahan kepada Ketua
PTJ masing-masing mengikut tempoh yang ditetapkan berpandukan pada
enrolmen pelajar pada setiap 1 Oktober pada tahun semasa
5. penyediaan permohonan tuntutan pelarasan bantuan persekolahan
kepada Ketua PTJ masing-masing mengikut tempoh yang ditetapkan
berpandukan pada enrolmen pelajar pada setiap 1 Jun
6. peruntukan yang diterima bagi Kumpulan Wang Sekolah direkodkan
(eSPKWS/manual) mengikut tatacara yang berkuatkuasa
7. Menyediakan dokumen pindah peruntukan berserta dokumen sokongan
lengkap untuk kelulusan Ketua PTJ/Pengurus Sekolah
8. penyediaan Nota Minta/Kajian Pasaran untuk sebarang pembelian
9. penyediaan Pesanan Sekolah dengan menggunakan peruntukan
Kumpulan Wang Sekolah yang betul
10 .Perakuan oleh sekolah ke atas Pesanan Sekolah mengikut peraturan
yang berkuatkuasa

PEMBANTU OPERASI
1. Peratus dokumen (surat/ memo/ saman/ notis dll) masuk atau keluar
yang didaftarkan dalam Buku Daftar Surat Masuk/Keluar Am 10-Pin 3/80
dalam tempoh yang ditetapkan
2. Peratus urusan edaran dokumen (surat/ memo/ saman/ notis dll)
dengan teratur dalam tempoh yang ditetapkan dan memastikan Buku
Daftar Am 109-Pin.3/82 (buku despatch) dicap terima (bagi dokumen ke
luar yang dihantar dengan tangan.)
3. Peratus urusan penjilidan dokumen dan membuat salinan pendua
dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
4. Peratus pengurusan bilik mesyuarat dilaksanakan dengan baik
(tempahan penggunaan, kekemasan dan peralatan berfungsi)
5. Peratus tahap kebersihan dan kekemasan pejabat termasuk bilik fail.
6. Peratus membantu dalam urusan pra mesyuarat/bengkel/kursus/majlis
rasmi (penyedian bahan dan tempat).
7. Peratus membantu dalam urusan mengangkat, menyusun dan
mengemas barang-barang atau peralatan bekalan dari stor pejabat

16

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
1) Merancang dan menguruskan urusan sumber manusia
2) Pengurusan Kewangan

17

DESKRIPSI TUGAS

Gelaran Jawatan MAKLUMAT UMUM MARIANAH BINTI MARIJO

- SILA MASUKKAN GELARAN Disediakan Oleh
JAWATAN -

Ringkasan Gelaran PT(P/O) Disemak Oleh NASRON BIN ISMAN
Jawatan ASMA BINTI AHMAD

Gred Jawatan Pembantu Tadbir Diluluskan Oleh 30-10-2020

(Perkeranian/Operasi), Gred N22 Tiada Maklumat
Tiada Maklumat
(TBK 2)

Gred JD Pembantu Tadbir Tarikh Dokumen

(Perkeranian/Operasi), Gred N22

(TBK 2) (N22)

Status Jawatan Jawatan Khas Untuk Bidang
Penyandang

Hirearki 1 / Bahagian PEJABAT PENDIDIKAN Sub Bidang
DAERAH KOTA KINABALU,
JABATAN PENDIDIKAN
NEGERI SABAH

Hirearki 2 / Cawangan SK GUDON MENGGATAL -

/ Sektor / Unit XBA4010,SEKOLAH RENDAH

BIASA,PEJABAT PENDIDIKAN

DAERAH KOTA KINABALU

Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)

Ketua Perkhidmatan Tiada Maklumat

Kedudukan di Waran
Perjawatan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pengurusan aset bagi membolehkan sekolah menjalankan fungsi
ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pelantikan pegawai baru, a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

penempatan, pengesahan pelantikan dan 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
perkhidmatan, kemasukan perjawatan pencen b. dokumen.
anggota pentadbiran, pemberian taraf

berpencen dan pelanjutan tempoh percubaan c. 3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.

pegawai, kenaikan pangkat, memangku dan d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
bersara wajib/ pilihan kumpulan pdanp bagi

membolehkan sekolah menjalankan fungsi e. 5. Mengendalikan Sistem eProper sebagai
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. penyedia

f. 6. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

2. Melaksanakan urusan permohonan pertukaran, a. 1. Membantu menyediakan dokumen

permohonan jawatan baru, pelepasan jawatan 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dengan izin dan peletakan jawatan pegawai b. dokumen.
kumpulan pdanp. bagi membolehkan sekolah

menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap c. 3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.

dan berkesan. d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.

e. 5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

18

3. Melaksanakan segala urusan tuntutan bayaran a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

dan kemudahan mengikut kelayakan pegawai b. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
bagi membolehkan sekolahi menjalankan

fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

c. 3. Menyediakan Kew.8, surat atau memo

d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.

e. 5, Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

4. Menyelaras dan merekod menyelaras dan a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

merekod permohonan cuti pegawai dan 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
kakitangan ke dalam hrmis bagi membolehkan b. dokumen.
sekolah menjalankan fungsi ditetapkan dengan

cekap dan berkesan. c. 3. Menyediakan surat atau memo.

d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.

e. 5. Mengendalikan Sistem HRMIS sebagai
Pentadbir.

f. 6. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

5. Membantu menyelaras kemudahan dan elaun- a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

elaun yang dituntut oleh pegawai dan b. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
kakitangan bagi membolehkan sekolah dokumen.
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap

dan berkesan. c. 3. Menyediakan Kew.8, surat atau memo.

d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ

e. 5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

6. Membantu membantu menjadi urusetia kursus- a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

kursus bagi pegawai dan kakitangan bagi b. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
membolehkan sekolah menjalankan fungsi dokumen
ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

c. 3. Menyediakan surat atau memo.

d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan.

e. 5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

7. Melaksanakan segala urusan perisytiharan a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

harta. bagi membolehkan sekolah menjalankan b. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. dokumen.

c. 3. Menyediakan surat atau memo.

d. 4. Membantu semak dan dapatkan kelulusan
Lembaga Perisytiharan Harta.

e. 5. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.

f. 6. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

8. Menguruskan segala pinjaman perumahan, a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

kenderaan dan komputer. bagi membolehkan b. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
sekolah menjalankan fungsi ditetapkan dengan dokumen.

cekap dan berkesan.

c. 3. Menyediakan surat atau memo.

d. 4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.

e. 5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan

19

9. Menguruskan semua peperiksaan dalam a. 1. Membantu menyediakan dokumen.

perkhidmatan. bagi membolehkan sekolah 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap b. dokumen.
3. Menyediakan surat atau memo.
dan berkesan
4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
c.
5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
d. Kerajaan.
1. Membantu menyediakan dokumen.
e.
2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
10. Mengendalikan sistem tapisan keutuhan bagi a. dokumen.
3. Menyediakan surat atau memo.
pegawai dan kakitangan baru di bawah seliaan b.
4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
bahagian khidmat pengurusan. bagi
5. Mengendalikan Sistem Tapisan Keutuhan
membolehkan sekolah menjalankan fungsi sebagai penyedia.
6. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. c. Kerajaan
1. Membantu menyediakan dokumen.
d.
2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
e. data/ dokumen.

f. 1. Membantu menyediakan dokumen.

11. Mengendalikan sistem hrmis, sistem eoperasi a. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
akp, sistem epangkat sebagai pentadbir, bagi b. 3. Menyediakan surat atau memo.

membolehkan sekolah menjalankan fungsi 1. Membantu menyediakan dokumen.

ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
12. Mengendalikan pengurusan dan pelupusan a. 3. Menyediakan surat atau memo.

rekod sekolah supaya penjagaan, penyimpanan b.

setiap rekod awam dengan selamat dan

terpelihara

mengikut piawaian dan prosedur yang c.

ditetapkan. n bagi membolehkan sekolah

menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap

dan berkesan.

13. Mengendalikan pengurusan aset dan stor yang a.

meliputi penerimaan, merekod, penyimpanan, b.

penyelenggaraan, pengendalian dan

pengeluaran .stok, bagi membolehkan sekolah

menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap c.

dan berkesan.

1. Perjawatan Pegawai DIMENSI
2. Pengisian : PPP = 53 orang
3. Pegawai di bawah seliaan
AKP = 5 orang
: PPP = 45 orang

AKP = 5 orang
: PPP = 45 orang

AKP = 5 orang

AKADEMIK

1. SPM dan Setaraf

KOMPETENSI
1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word dan Excel dan penggunaan sistem kerajaan.

20

PENGALAMAN
1. 10 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pengurusan Sumber Manusia
2. 1 Tahun Pengalaman Dalam Bidang Pengurusan Aset Kerajaan

21

PROSES KERJA

AKTIVITI 1 : MERANCANG DAN MENGURUSKAN URUSAN SUMBER MANUSIA

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1 PEMBANTU Menerima surat dan dokumen bagi urusan GURU Peraturan-Peraturan

TADBIR/PERKERANIA pelantikan pegawai baru/kemasukan pindah /keluar BESAR/PENTADBIR Lembaga Kenaikan

AN masuk pegawai AN Pangkat

Perkhidmatan

Pelajaran 1974

Perintah Am Bab A -
Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam
(Pelantikan,
Kenaikan Pangkat
dan Penamatan
Perkhidmatan) 2005.

2 PT (P/O) Semak surat tawaran pelantikan / permohonan
3 PT (P/O) pelepasan dengan izin / perletakan jawatan
permohonan pertukaran:
Tarikh tawaran pelantikan
Tarikh pelepasan jawatan dengan notis mencukupi
(Jika tidak dikenakan bayaran sebulan gaji)
Borang permohonan pertukaran

Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh
SUB ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,
KPM.

22

CARTA ALIR
AKTIVITI 1 : Merancang dan menguruskan urusan sumber manusia

23

Nama Fail: carta sk gudon-1.jpg
Keterangan: Mula
Menerima / menyemak surat tawaran perlantikan / permohonan pelepasan dengan izin / peletakan jawatan dan
permohonan pertukaran.
Semak surat tawaran pelantikan / permohonan pelepasan dengan izin / perletakan jawatan permohonan
pertukaran
Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua Jabatan ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM.
Sediakan Laporan Perubahan (Kew. 8). 5 salinan:
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Tamat

24

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 1 : MERANCANG DAN MENGURUSKAN URUSAN SUMBER MANUSIA

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Menerima surat dan dokumen bagi urusan pelantikan /
1. pegawai baru/kemasukan pindah /keluar masuk /
/
pegawai

Semak surat tawaran pelantikan / permohonan
pelepasan dengan izin / perletakan jawatan permohonan
pertukaran:
2. Tarikh tawaran pelantikan
Tarikh pelepasan jawatan dengan notis mencukupi (Jika
tidak dikenakan bayaran sebulan gaji)
Borang permohonan pertukaran

3. Hantar permohonan yang telah diperakukan oleh SUB
ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM.

25

PROSES KERJA

AKTIVITI 2 : PENGURUSAN KEWANGAN

BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PEGAWAI UNDANGUNDANG,
LAIN YANG PERATURAN
DAN PUNCA
ADA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1 PGB Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan PPD
Akaun (JPKA)

2 PK(P) Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta PGB
organisasi.

3 PK Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan PGB

4 PGB Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan PPD

5 PGB Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 PPD
6 PGB kali setahun

Pengagihan waran peruntukan PPD

7 GPK, GKMP, KP Menerima waran peruntukan dan membuat PGB
8 GPK, GKMP, KP perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat PGB
9 PK PGB
Membuat pembelian berdasarkan keputusan
10 GPK, GKMP, KP mesyuarat PGB
11 GPK, GKMP, KP PGB
Mengawal dan menyemak pemberian per kapita
(PCG), gaji guru dan staf sokongan, rekod akaun,
laporan penyata kewangan dan punca-punca
kewangan SUWA dan Kerajaan

Menyedia dan membentang laporan prestasi
kewangan dalam mesyuarat JPKA

Tindakan susulan jika perlu

26

CARTA ALIR
AKTIVITI 2 : Pengurusan Kewangan

Nama Fail: CARTA 3 KEWANGAN.jpg
Keterangan: Melantik JPKA
Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta organisasi.
Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan

27

SENARAI SEMAK
AKTIVITI 2 : PENGURUSAN KEWANGAN

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA)

2. Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta
organisasi.

3. Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan

4. Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan

5. Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 kali
setahun

6. Pengagihan waran peruntukan /
/
7. Menerima waran peruntukan dan membuat /
perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat
/
8. Membuat pembelian berdasarkan keputusan mesyuarat /

Mengawal dan menyemak pemberian per kapita (PCG),

9. gaji guru dan staf sokongan, rekod akaun, laporan
penyata kewangan dan punca-punca kewangan SUWA

dan Kerajaan

10. Menyedia dan membentang laporan prestasi kewangan
dalam mesyuarat JPKA

11. Tindakan susulan jika perlu

28

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1) Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pelajaran 1974
2) Perintah Am Bab A - Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) 2005.
3) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2008 - Kaedah Pelarasan Gaji Kenaikan Pangkat
Dengan Elaun Pemangkuan.
4) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2009 - Dasar Kenaikan Pangkat Bagi Pegawai Yang Sedang
Disiasat dan Telah Dikenakan Hukuman Tatatertib.
5) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2010- Panduan Pengurusan Pemangkuan dan Kenaikan
Pangkat Dalam Perkhidmatan Awam.
6) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2013 - Kenaikan Pangkat Secara Time Based Berasaskan
Kecemerlangan Bagi Pegawai Kumpulan Pelaksana Yang Berada di Gred Lantikan
7) Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pelajaran 1974
8) Perintah Am Bab A - Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) 2005.
9) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2008 - Kaedah Pelarasan Gaji Kenaikan Pangkat
Dengan Elaun Pemangkuan.
10) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2009 - Dasar Kenaikan Pangkat Bagi Pegawai Yang Sedang
Disiasat dan Telah Dikenakan Hukuman Tatatertib.

29

SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG
JADUAL KETIGA
1) JADUAL KETIGA PENGESAHAN DALAM JADUAL KELIMA
PERKHIDMATAN

JADUAL KELIMA PENGESAHAN DALAM
2) PERKHIDMATAN

3) JADUAL KELIMA PEMBERIAN TARAF JADUAL KELIMA
BERPENCEN

BORANG PERAKUAN PDP - JADUAL KETIGA
4) (LAMPIRAN A PEKELILING SPP BIL. 3 TAHUN TIADA KOD BORANG

2018

5) BORANG KAWALAN PENGELUARAN SIJIL PPDBD/PENT / 001/ 2020

6) BORANG KAWALAN SURAT RASMI PPDBD/PENT/002/2020

7) BORANG MAKLUM BALAS TAHAP KEPUASAN PPDBD/PENT/004/2020
PEGAWAI DAN STAF

8) BORANG MAKLUM BALAS PERKHIDMATAN PPDBD/PENT/005/2020

9) BORANG MAKLUM BALAS PENGURUSAN PPDBD/PENT/006/2020
MESYUARAT

30

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
PERLANTIKAN KERANA JAWATAN

BIL. JAWATANKUASA PERANAN

1) JAWATAN KUASA KEWANGAN SEKOLAH Setiausaha
Ahli
2) JAWATANKUASA PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN SEKOLAH

31