PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 46 1. MENETAPKAN MATLAMAT & OBJEKTIF ujudkan matlamat dan objektif yang ketara. Fahami mengapa anda menganjurkan acara ini dan apa yang anda harapkan untuk dicapai? Tetapkan matlamat dengan metrik kejayaan yang boleh diukur akan memudahkan pasukan anda memastikan bahawa anda mencapai apa yang diharapkan. 2. MEMBENTUKKAN SATU PASUKAN ebarang acara memerlukan usaha pasukan yang bersepadu untuk mengendalikan semua butiran. Kenal pasti seorang yang layak dilantik sebagai Floor Manager, tetapkan peranan setiap individu dalam pasukan, wujudkan sistem akauntabiliti, serta mengelakkan sebarang tugas diabaikan tanpa diurus dengan baik. 3. KELUARKAN SATU BAJET BELANJAWAN UNTUK ACARA asukkan semua anggaran belanjawan pada Pelan Induk bagi acara anda. Jangan lupa untuk memasukkan sebarang kos perjalanan atau penginapan untuk pembesar suara, penyampai dan lain-lain. 4. BUAT RANCANGAN PUBLISITI nda memerlukan publisiti untuk menarik orang menghadiri acara anda. Promosi acara bermula dengan notis awal atau laman utama web site anda, berikan perhatian kepada surat atau e-mel anda untuk merakam tarikh, dan kemudian memasukkan publisiti dalam talian dan luar talian. Hubungan media dan jangkaun yang berterusan untuk menggalakkan pendaftaran. Kemudian lengkapkan pelan anda selepas penamatan acara dengan mengucap terima kasih kepada para peserta, pengakuan penaja dan artikel mengenai mesej utama acara atau kejayaan penajaan dana. 5. PEMASARAN ACARA ADALAH PENTING apatkan logistik dengan secepat mungkin dan anda boleh tumpukan kepada perancangan untuk memasarkan acara tersebut. Ini harus menjadi fokus utama bagi kebanyakkan orang yang merancang sesuatu acara. Kejayaan acara ini bergantung kepada pemasaran yang baik di mana acara ini dapat tersebar dengan berkesan kepada seramai yang mungkin. 6. MENUBUHKAN PERKONGSIAN & PENAJA enal pasti rakan kolaborasi strategik, organisasi atau komuniti yang dapat memberi bantuan kepada anda untuk membuat langkah-langkah progresif dalam merancang sesuatu acara. Fikirkan setiap W S M A D K MERANCANG SESUATU ACARA YANG BERJAYA
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 47 penyelesaian yang boleh dibayangkan: dari sewa tempat sampai ke membantu secara sukarela. Jangan lupa, kenal pasti bagaimana penaja anda boleh mendapat manfaat daripada keterlibatannya dalam acara anda. 7. KETAHUI KUMPULAN SASARAN & KHALAYAK angat penting untuk anda fahami siapa yang akan menjadi penonton sasaran. Kesilapan memilih lokasi yang baik mungkin boleh berlaku jika anda tidak mendapat persetujuan peserta. Memahami keperluan dan keutamaan peserta serta sifat acara akan membantu anda dalam setiap langkah perancangan dari seminar hinggalah kepada teknologi berkaitan yang diperlukan. 8. PILIH TARIKH YANG SESUAI uangkan masa dengan kalender anda apabila anda merancangkan sesuatu acara. Pastikan anda tahu bagaimana ia akan sesuai dengan cuti sekolah, cuti umum dan acara/peristiwa tempatan yang lain. Anda tidak sepatutnya menjadualkan sesuatu acara dan kemudian menyedari ianya telah bertembung dengan sesuatu acara yang serupa di tempat lain. Sekiranya anda memilih untuk mengadakan satu acara pada hari raya di mana ramai orang akan balik ke kampung mereka masing-masing, maka ini mungkin akan menjadikan hanya sedikit orang yang dapat hadir ke acara anda. Jadi, rancanglah tarikh anda untuk memaksimumkan ketersediaan khalayak sasaran anda. 9. PILIH TEMPAT YANG SESUAI ntaranya persoalannya yang perlu difikirkan dalam mencari tempat yang sesuai untuk acara anda ialah adakah tempat yang anda pilih itu mempunyai ramai orang? Bolehkah anda membuat perubahan yang diperlukan untuk acara anda seperti pementasan, pencahayaan dan sebagainya? Adakah tempatnya mudah dicari dan dikunjungi dengan pengangkutan awam? Adakah tempat meletak kenderaan mencukupi? Sebenarnya banyak isu yang perlu anda ambil sebagai pertimbangan semasa memilih tempat yang sesuai. 10. PILIH ACARA YANG ORANG MINAT NAK HADIR usunlah aktiviti bagi acara anda dengan sebaik mungkin supaya mereka yang datang adalah kerana peristiwa itu sangat menarik dan mereka suka dengan apa yang anda rancangkan itu. Baik acara konsert atau pengajaran, ceramah atau produksi drama, pastikan kandungan itu dapat menarik minat orang yang anda harapkan untuk berada di sana. S L A S
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 48 1. Kakitangan acara yang bekerja tanpa gaji dipanggil: (a) Kakitangan santai (b) Kakitangan sukarelawan (c) Kakitangan sambilan (d) Kakitangan acara 2. Memastikan bahawa pihak berkepentingan tempatan menyokong acara itu penting kerana: (a) Ini membantu kelancaran acara (b) Ini adalah syarat undang-undang (c) Ini membantu menarik peserta tempatan (d) Ini tidak menggalakkan peserta dari luar komuniti 3. Adalah dinasihatkan bahawa Pengarah Acara: (a) Bertanggungjawab sepenuhnya untuk membuat keputusan penting mengenai acara tersebut (b) Berunding dengan pihak berkepentingan sebelum membuat keputusan penting mengenai acara tersebut (c) Menyerahkan keputusan import mengenai acara tersebut kepada pihak berkepentingan (d) Membentuk jawatankuasa untuk membuat keputusan mengenai acara tersebut 4. Antara berikut, yang manakah bukan fungsi jawatankuasa penganjur acara? (a) Memberi nasihat kepada pengarah acara (b) Ikuti bahagian tugas yang terlibat dalam penganjuran acara (c) Membangunkan rancangan pengurusan acara (d) Berkongsi dalam proses untuk membuat keputusan penting mengenai acara tersebut 5. Antara berikut yang manakah harus dikembangkan terlebih dahulu: (a) Strategi pemasaran acara (b) Cadangan penajaan untuk acara tersebut (c) Rancangan acara (d) Struktur pemecahan kerja 6. Manakah antara berikut yang terbaik untuk berurusan dengan media untuk menghebahkan acara tersebut (a) Hanya pengarah acara yang boleh berurusan dengan media (b) Sesiapa sahaja dalam jawatankuasa penganjur boleh berurusan dengan media (c) Penaja acara harus berurusan dengan media (d) Pasukan acara harus dilantik sebagai pegawai perhubungan media 7. Manakah antara berikut yang tidak dapat dicegah melalui perancangan luar jangka yang baik? (a) Kelewatan dalam program acara kerana lambatnya kedatangan orang kenamaan untuk menyampaikan anugerah (b) Kelewatan dalam program acara kerana kecederaan pada pesaing yang memerlukan akses ke arena acara oleh kakitangan ambulans (c) Kelewatan dalam program acara kerana kedatangan hakim, pengadil atau pegawai lain yang lewat (d) Kelewatan dalam program acara kerana kerosakan peralatan bunyi 8. Manakah antara berikut yang merupakan jawaban yang paling tepat untuk pertanyaan "Mengapa penaja acara memberikan sokongan kewangan dan dalam bentuk acara": (a) Ini adalah kewajipan undang-undang mereka untuk melakukannya (b) Mereka takut bahawa syarikat lain akan melakukannya (c) Mereka dapat menghapus kos daripada sistem cukai (d) Mereka menjangka mendapat pendedahan jenama mereka di segmen pasaran tertentu 9. Manakah antara berikut yang paling buruk dan menjadikannya mustahil untuk menjalankan acara: (a) Pengarah acara meletak jawatan (b) Penaja utama menarik diri (c) Kos acara melebihi anggaran (d) Tidak ada tempat untuk acara itu 10. Seorang pengarah acara harus memantau kemajuan perancangan dan organisasi tugas-tugas acara. (a) Betul (b) Salah UJI MINDA
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 49 PENUTUP Adalah diharapkan agar Paket Penganjuran Acara Diploma Sains Kesetiausahaan Siri 1, Edisi 2021 ini dapat dijadikan sebagai panduan kepada pihak-pihak yang terlibat dengan penganjuran acara khususnya pelajar-pelajar Diploma Sains Kesetiausahaan Politeknik Malaysia yang mengambil kursus DPK50183 Event Organization, para pensyarah dan juga penyelia. Semoga hasil pembelajaran yang ditetapkan di dalam silibus DPK50183 Event Organization dapat dicapai oleh para pelajar pada tahap yang memberangsangkan, berkualiti seterusnya menyumbang kepada peningkatan kebolehpasaran graduan. Ini kerana hasil daripada penganjuran acara ini para pelajar akan memperolehi berbagai pengalaman, ilmu pengetahuan dan kemahiran baru yang tidak diperolehi melalui pembelajaran di dalam kelas. Para pelajar bukan sahaja dapat berkongsi maklumat antara sesama mereka tetapi berlakunya perpindahan ilmu dan pengalaman antara pelajar dengan pensyarah, pelajar dengan komuniti, pelajar dengan pihak industri dan juga manamana pihak yang terlibat sepanjang proses penganjuran acara. Mudah-mudahan dengan berbekalkan Paket Penganjuran Acara Diploma Sains Kesetiausahaan Siri 1, Edisi 2021 ini diadun bersama-sama kesungguhan dan komitmen yang mantap dalam kalangan pelajar akan menghasilkan satu penganjuran acara yang memberikan impak luar biasa kepada politeknik, komuniti setempat, industri dan juga negara yang dicintai ini.
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 50 RUJUKAN Buku Panduan Event Project (Program Diploma Pengurusan Acara) Politeknik Malaysia Kementerian Pendidikan Malaysia Edisi 2018 Dowson, R., & Bassett, D. (2018). Event Planning and Management: Principles, Planning and Practice. Kogan Page. Armstrong, D., Brown, C. B., Burton, S., Cochrane, M., Bois, N. de., Doyle, S., Wigforss, B. (2016). The Event Professionals Handbook: The Secrets of Successful Events. Harriman House Publishing. Blumenthal, E., & Huganir, N. (2019). Yes Way Rosé: A Guide To The Pink Wine State Of Mind. Running Press. Gaudini, G. C. (2019). The Art Of Event Planning: Pro Tips From An Industry Insider. Gianna Gaudini. Genadix, A. (2017). Event Planning Management & Marketing for Successful Events. CreateSpace Independent Publish Platform. Panduan Pengurusan Majlis, 2014. Jabatan Perdana Menteri. Mokhtar bin M. Tohar, 2007. Protokol dan Etiket Dalam Pengurusan dan Menghadiri Majlis. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara. Mokhtar bin M. Tohar 2001. Protokol di Malaysia, Tradisi & Amalan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Mohd Yahya Mohamed Ariffin, Amalan Perhubungan Awam dan Protokol. Selangor: Percetakan Asni Sdn. Bhd. How to Define Event Goals and Objective That Make an Impact retrieved by https://www.socialtables.com/blog/event-planning/defining-event-goals/
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 51 LAMPIRAN Lampiran A SURAT LANTIKAN PENYELIA Ruj Kami : Tarikh : NAMA PENYELIA Tuan/Puan, PERLANTIKAN SEBAGAI PENYELIA PROJEK PELAJAR Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan/puan dilantik sebagai Penyelia bagi menjalankan projek pelajar kursus DPK50183 Event Organization, Jabatan Perdagangan Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin. 3. Sehubungan dengan itu, tuan/puan diminta untuk menjalankan tugas-tugas penyeliaan ke atas kumpulan pelajar berkenaan bagi memastikan projek mereka dapat dilaksanakan seperti yang dirancang. Senarai pelajar di bawah seliaan tuan/puan boleh dirujuk pada Lampiran 1. 4. Semoga dengan perlantikan ini tuan/puan dapat melaksanakan tugas yang diarahkan dan membantu dalam meningkatkan kelancaran tugas yang diamanahkan. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, ………………………………. (NAMA KETUA JABATAN) Ketua Jabatan Perdagangan Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin Perlis S.K FAIL LAMPIRAN 1 Nama penyelia : (NAMA PENYELIA) Senarai pelajar : BIL NAMA PELAJAR NO. PENDAFTARAN 1. 2. 3. Tajuk Projek : NAMA PROGRAM/ACARA
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 52 Lampiran B SURAT KOLABORASI AGENSI/KOMUNITI Ruj Kami : Tarikh : NAMA KETUA JABATAN/PENGERUSI/YANG DIPERTUA NAMA AGENSI/PERTUBUHAN/PERSATUAN Alamat Organisasi Tuan, JEMPUTAN JALINAN KERJASAMA UNTUK MENJAYAKAN PROGRAM (NAMA ACARA) Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Politeknik (Nama Politeknik) akan menganjurkan program bertajuk (NAMA ACARA). Butiran program adalah seperti berikut: Tarikh : Tarikh (Hari) Masa : Masa Tempat : Tempat Anggaran Peserta : Bilangan Peserta 3. Sehubungan dengan itu, pihak (Nama Politeknik) dengan berbesar hati ingin mengadakan jalinan kerjasama dengan (Nama Organisasi/Agensi/Pertubuhan) bagi menjayakan program tersebut. 4. Untuk makluman tuan, program yang bertemakan “(Tema (jika berkenaan))” ini mempunyai objektif seperti berikut: i. Objektif 1. ii. Objektif 2 iii. Objektif 3 iv. Objektif 4 5. Pihak kami mengharapkan kesudian pihak tuan untuk sama-sama menjayakan program ini. Segala perhatian dan pertimbangan yang diberikan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. Semoga kerjasama ini dapat direalisasikan dan diteruskan lagi pada masa akan datang. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (NAMA PENGARAH POLITEKNIK) Pengarah Nama Politeknik
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 53 Lampiran C SURAT JEMPUTAN DAN HEBAHAN MEDIA Ruj Kami : Tarikh : Media Negeri Perlis Alamat Tuan, JEMPUTAN MEMBUAT LIPUTAN AKHBAR KE PROGRAM (NAMA PROGRAM/ACARA) Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Jabatan Perdagangan (Nama Politeknik) akan mengadakan satu program bertajuk (Nama Program/Acara). Program ini merupakan program hi-impact dengan kerjasama (Nama Agensi) dan juga (Nama Persatuan). Butiran program adalah seperti berikut: Tarikh : Tarikh Masa : Masa Tempat : Tempat 3. Untuk makluman pihak media, program ini akan dirasmikan oleh (Nama Perasmi) dan disertai seramai 350 orang pelajar dari seluruh Institusi Pengajian Tinggi negeri Perlis. Topik yang akan dibentangkan adalah berkaitan tentang bahaya pornografi, kesan dan akibat ketagihannya serta panduan dalam mengatasi ancaman pornografi. Program yang bertemakan “Tema” ini bertujuan memberi kefahaman dan kesedaran kepada pelajar memandangkan isu ini menyumbang kepada masalah sosial dan semakin meruncing. 4. Selain itu, wakil-wakil dari berbagai agensi yang berkaitan telah dijemput khas untuk memberikan ceramah, bual bicara, kempen dan pameran bagi memastikan input daripada program ini dapat diterima dengan lebih berkesan. Bersama-sama ini disertakan lampiran aturcara program untuk rujukan tuan. 5. Sehubungan dengan itu, kami dengan besar hati dan penuh takzimnya menjemput pihak tuan sebagai tetamu media untuk program kami seterusnya membuat liputan akhbar. Sebarang pertanyaan atau maklumat mengenai program, sila hubungi (Nama Penyelia/Pengarah Program) di talian (No. Telefon). Kesudian dan pertimbangan daripada pihak tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan setinggitinggi penghargaan dan terima kasih. Sekian. ”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, (NAMA KETUA JABATAN) Ketua Jabatan Perdagangan b.p. Pengarah Nama Politeknik
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 54 Lampiran D ASSESSMENT 1: Proposal The Project Proposal is the initial document used to define an internal or external project. The project proposal functions as the working document between the agency and the client before a potential initiation of the project. Therefore, for event organization project work as a team to Write an event proposal. Discuss and write your proposal based on the items below: a. Purpose of event b. Event background c. Objective relate to event d. Clearly state date, day & venue of program e. Expected number of participant f. Well define plan of program tentative g. List of appointed committee for event h. Complete cost budget and required information which link to activities Organize all the details information into a project proposal document. Marks will be given based on the details description of all the information given and good document presentation. ASSESSMENT ITEM POOR AVERAGE GOOD VERY GOOD EXCELLENT COVER SHEET Propose name of event, name of group, venue & date 1 2 3 4 5 CONTENT Identify the clear purpose of event 1 2 3 4 5 Describe an introduction of event that focuses on student development 1 2 3 4 5 Clearly define objective relate to event 1 2 3 4 5 Identify strong justification 1 2 3 4 5 Clearly state date, day & venue of program including expected number of participant 1 2 3 4 5 Well define plan of program tentative 1 2 3 4 5 List of appointed committee for event 1 2 3 4 5 Complete with effective cost budget and required information which link to activities 1 2 3 4 5 Proposal include name of approval committee 1 2 3 4 5 CONCLUSION Clearly define a conclusion focus to student development and benefit to college 1 2 3 4 5 TOTAL MARKS
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 55 Lampiran E ASSESSMENT 2 : Participation Participation is the process during which individuals, groups and organizations are consulated about or have the opportunity to become actively involved in a project or program of activity. Participating in a team promotes an atmosphere that fosters friendship and loyalty. Participation in a team can solve complex problems that take more than one mind. Therefore, generally student participation in event organization will be measure based on observation and the quality of teamwork. The participation criteria that will be evaluated are as follows: a. Participation in team b. Involvement during discussion c. Working in cultural diversity d. Self-Discipline e. Attentiveness f. Effort g. Attitude Adopt all the values stated above and Act as good team members. Participation marks are given individually. ASSESSMENT ITEM POOR AVERAGE GOOD VERY GOOD EXCELLENT PARTICIPATION AS TEAM MEMBERS Work cooperatively with others and contribute ideas and suggestion to the team 1 2 3 4 5 DISCUSSION Extensive sharing of knowledge and skill with team members and always encourage each other 1 2 3 4 5 Group discussion is frequent and focused 1 2 3 4 5 WORK WITH CULTURAL DIVERSITY Work together effectively and harmoniously with different cultural and background 1 2 3 4 5 SELF DISCIPLINE Display excellent effort in performing task such as attendance, punctuality and optimism in performing and completing task 1 2 3 4 5 Demonstrate ability to learn independently without supervision 1 2 3 4 5 ATTENTIVENESS Consistently on task 1 2 3 4 5 Very focused and listen when others talk and will often incorporate to build ideas on others 1 2 3 4 5 EFFORT Work with their best ability 1 2 3 4 5 Complete and assignment on time 1 2 3 4 5 ATTITUDE Consistently shows respect for peers and lecturer 1 2 3 4 5 TOTAL MARKS
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 56 Lampiran F ASSESSMENT 3: Peer Evaluation A peer review is a process of evaluation. It involves determining the degree of output quality of an individual. A peer review typically involves providing feedback on a particular quality of output under consideration. There are several benefits of peer evaluation for example peer evaluation provides feedback as to the effectiveness of your communication and it allows you to see other people's perspectives on issues raised. Student’s will evaluate their friends on the criteria listed below: a. Attendance b. Contribution c. Time management d. Task quality e. Cooperative and supportive attitude f. Contribution to the success of the project g. Responsibility h. Leadership i. Problem solving Display all the good criteria above as good team members. Peer evaluation marks are given individually. Write the name of each of your group members in a separate column. For each person, indicate the extent to which you agree with the statement on the left, using a scale of 1-4 (1=strongly disagree; 2=disagree; 3=agree; 4=strongly agree) Evaluation Criteria Group member Group member Group member Group member Group member Group member Group member Attends group meetings regularly and arrives on time. Contributes meaningfully to group discussions. Completes group assignments on time. Prepares work in a quality manner. Demonstrates a cooperative and supportive attitude. Contributes significantly to the success of the project. Consistently carries out assigned tasks and always volunteers for other tasks Consistently demonstrates exemplary leaders Actively looks for and suggests solutions to problem TOTAL MARKS
PAKET PENGANJURAN ACARA DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN SIRI 1 Mukasurat | 57 POLITEKNIK TUANKU SYED SIRAJUDDDIN Pauh Putra, 02600 Arau, Perlis No. Tel : 04-988 6200 No. Fax : 04-988 6300 Laman Web: www.ptss.edu.my