Manual de gestión de proyectos

Talleres, guías e instructivos

Taller 28. Definiendo los costos

¡Hola!

Es posible que la formulación de la propuesta haya avanzado bastante, pero
la idea no es hacer un documento sino poner en marcha una solución, y ello
depende en gran parte, de que se puedan financiar las actividades y recursos
previstos.
En este taller se dedicará la atención a definir y calcular los costos que tienen
las tareas que se han propuesto con los recursos estimados, para precisar
cuánto vale el proyecto.

Producto esperado

Un capítulo de su informe donde cada participante ha precisado los costos de su proyecto. Es
importante tener en cuenta la necesidad y conveniencia de ajustar análisis anteriores a las
decisiones que se asuman en este taller, pues es muy posible que el analista deba hacer ajustes a
la cantidad de recursos o a los tiempos de entrega previstos.

Objetivos

Al resolver con éxito la actividad, cada participante estará en capacidad de:

 Utilizar apropiadamente el argot básico de la gestión financiera de proyectos: análisis
financiero, análisis de costos, presupuesto de gastos y presupuesto de ingresos.

 Elaborar el presupuesto de costos del proyecto.

Metodología

1. Revisar en detalle el Capítulo 9, Gestión de los Aspectos Financieros del Proyecto del Manual
de Gestión de proyectos.

2. Estimar los costos de la propuesta. Para ello puede apoyarse en el formato adjunto
Presupuesto de costos y en el instructivo correspondiente.

3. Elaborar el informe. Presente sus análisis y decisiones en la tabla para facilitar la utilización de
la información.

4. Presente el informe al facilitador.

Criterios de evaluación:

En concepto de la interventoría se alcanzaron los productos previstos.

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Talleres, guías e instructivos

Presupuesto de costos

Instructivo

Para mejor aprovechamiento de este instrumento, es conveniente que revise el Capítulo 9. Gestión
de los aspectos financieros del proyecto.

Como los costos pueden variar de un año a otro, es conveniente que elabore las estimaciones por
separado para cada año, previendo los incrementos para los períodos siguientes.

1. Código. Asigne un código a cada renglón. Esta medida no es muy importante en proyectos
pequeños donde los factores del costo son pocos; pero en proyectos complejos le permitirá
identificar fácilmente el recurso.

2. Nombre de la Tarea. Este instrumento está diseñado para estimar costos con base en las
tareas. En esta columna registre cada una de las tareas del proyecto definidas en etapas
anteriores.

3. Nombre del recurso. En esta columna registre, para cada tarea, el nombre de los
recursos requeridos. Se debe ser específico hasta donde ello sea operativo. En principio,
todos los recursos que tengan un costo diferente deben costearse por separado, sin
embargo, el analista puede agrupar algunos recursos relacionados entre si, asignando un
costo promedio al paquete.

4. Unidad de Medida. Defina en esta columna el nombre de la medida que permita un
manejo más ágil y operativo del recurso. Ej.: el recurso humano a contratar puede medirse
en horas, días, meses o años; el transporte puede medirse en tiquetes aéreos,
desplazamientos terrestres..., los viáticos pueden medirse en días, el material didáctico
puede medirse como copias, manuales o documentos; los servicios de electricidad,
telefonía, correo, fax o conexión a internet y algunos recursos materiales como el
combustible y los suministros de oficina, pueden medirse en función de su “consumo
mensual”.

5. Costo Unitario. Registre en esta columna el precio promedio de cada unidad de medida.
Para ello puede basarse en los estudios de costos de la institución (si los tiene), en
sondeos del mercado o en cotizaciones solicitadas a los proveedores locales.

6. Cantidad Requerida. Para cada tarea y cada recurso, calcule la cantidad de unidades que
se requieren.

7. Costo Total. Multiplique la columna 5 (Costo Unitario), por la columna 6 (Cantidad
Requerida). Si se requiere, se pueden calcular los subtotales por tarea.

Nota. Al final del instrumento, y antes de calcular el costo total del proyecto, se deben considerar
otros gastos que pudieran cursarse durante el período, como se revisó en el Manual del Curso;
tales como: Impuestos (consultar la legislación vigente para cada recurso), seguros y pólizas de
manejo y seriedad, rentabilidad fija definida por la institución y depreciaciones para el período.

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Presupuesto

Instrum

Nombre del proyecto: _____________________________________

Código Tarea Nombre del recurso Un
12 3 me
4

Subtotal por producto
Otros gastos

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o de costos

mento

_____________ Año de vigencia:________________

nidad de Costo unitario Cantidad Costo Total
edida 5 requerida 7
6

Total
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Talleres, guías e instructivos

Taller 29. Presupuestando los gastos

¡Hola!

Ya se sabe cuánto valen los recursos requeridos para desarrollar el
proyecto. Con base en esta información, se debe prever cómo se
comportarán los gastos a lo largo del tiempo. Esta información es
supremamente importante porque facilitará más adelante programar un flujo
de fondos (ingresos) que permita cubrir los pagos a los operarios y
proveedores.
En este taller nos dedicaremos a definir y calcular los gastos período a
período.
Hay muchas formas de ordenar esta información. Algunos se basan en el
tipo de recurso, otros en las tareas o en grandes fases del proyecto (donde
se han agrupado varias tareas). Por razones de tipo didáctico, en este curso
se ha decidido elaborar el presupuesto con base en las tareas y el tipo de
recurso.

Producto esperado

Un capítulo de su informe donde cada participante ha precisado el presupuesto mensual de gastos
de su proyecto.

Objetivos

Al resolver con éxito la actividad, cada participante estará en condiciones de sustentar el
presupuesto mensual de gastos del proyecto

Metodología

4. Revisar en detalle el Capítulo 9, Gestión de los Aspectos financieros del Proyecto.
5. Elaborar el presupuesto mensual de gastos. Para ello puede apoyarse en el formato

adjunto Presupuesto mensual de gastos y en el instructivo correspondiente.
6. Elaborar el informe. Presente sus análisis y decisiones en una tabla para facilitar la

utilización de la información.
7. Presentar el informe al facilitador.

Criterios de evaluación:

En concepto de la interventoría se alcanzaron los productos previstos.

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Presupuesto mensual de gastos
Instructivo

Para mejor aprovechamiento de este instrumento, es necesario que se haya revisado el Capítulo
9, Gestión de los aspectos financieros del proyecto.

Este análisis se facilita si se elaboran los planes de gastos para períodos anuales.

Las primeras columnas del instrumento son iguales a las que se manejaron en la tabla
Presupuesto de Costos, en el taller anterior cuando se estimaron los costos.

1. Código. Conservar el código asignado a la tarea
2. Nombre de la Tarea. Conservar el nombre asignado a la tarea.

3. Nombre del recurso. Muchas empresas tienen sus propias formas de controlar el
gasto y han definido sus rubros presupuestales con miras al control contable; en este
caso, los ítems que se presupuestan como gastos se parecen mucho a los ítems que
aparecen en las tablas de control contable. Es conveniente revisar las políticas
institucionales a este respecto. Este curso ha optado por la Presupuestación de gastos
basada en los recursos, considerando que este enfoque es simple, y está al alcance
de los equipos de salud. Al elaborar este presupuesto podría ser importante agrupar
recursos que demanden un gasto similar o comparable, y someterlos a un proceso
común de Presupuestación. Al terminar la columna se debe definir también el
comportamiento mensual de otros gastos como impuestos, seguros, pólizas y otros
sobrecostos.

4. Gasto estimado por mes. Los gastos se comportan de manera variable a lo largo del
tiempo, algunos de ellos se distribuyen de forma muy similar en todos los meses, pero
otros, pueden concentrarse al comienzo o al final del proyecto, dependiendo
básicamente del tipo de actividad y de recurso que se haya programado. Se debe
prever esta condición con la debida oportunidad, con el fin de calcular adecuadamente
los desembolsos y garantizar un buen flujo de fondos; para ello, puede apoyarse en el
cronograma de tareas. Es muy importante que el presupuesto y el cronograma se
relacionen mutuamente.

El instrumento trae doce columnas, una para cada mes; sin embargo se pueden hacer
presupuestos con otra periodicidad. Para cada uno de los recursos, registre en estas
columnas, el gasto que se estima para el período, de acuerdo con el cronograma.

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Presupuesto me
Instrum

Nombre del proyecto ______________________________________

Código Tarea Nombre del
recurso
123

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ensual de gastos
mento

__________________ Año: ______________

Gasto estimado por mes (en miles de pesos)
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

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Taller 30. Presupuestando los Ingresos

¡Hola!

Ya se sabe cuánto se necesita mensualmente para desarrollar el proyecto. Ahora
se debe prever cómo se comportarán los ingresos. Con base en esta
información, se podrá proponer un flujo de fondos que permita cubrir los pagos a
los operarios y proveedores, de manera oportuna y eficiente.
En este taller se definirán y calcularán los ingresos período a período.
Existen múltiples formas de ordenar la información sobre los ingresos. Las
empresas pueden diferenciar sus entradas por el tipo de negocio o venta
realizada, por dependencia e inclusive por tipo de cliente. Las instituciones
estatales suelen organizar sus ingresos con base en la venta de servicios y en
fuentes fijas de transferencia (partidas fijas recibidas de distintos agentes);
algunas de estas partidas tienen destinación específica y sólo pueden gastarse
en aquello para lo que fueron destinadas.
En el caso de los proyectos, los ingresos pueden provenir de la misma venta de
servicios (proyectos autofinanciables) o de agencias e instituciones financieras.

Producto esperado

Un capítulo de su informe donde cada participante ha precisado el presupuesto mensual de
ingresos de su proyecto diferenciados según su origen o fuente.

Objetivos

Al desarrollar con éxito la actividad, cada participante estará en condiciones de sustentar los planes
mensuales de ingresos de su proyecto (presupuesto de ingresos).

Metodología

1. Revisar en detalle el Capítulo 9, Gestión de los Aspectos financieros del Proyecto.
2. Elaborar el presupuesto mensual de ingresos. Para ello puede apoyarse en el formato

adjunto Presupuesto de ingresos y en el instructivo correspondiente.

3. Elaborar el informe. Resuma sus análisis y decisiones en una tabla que facilite la
utilización de la información.

Criterios de evaluación:

En concepto de la interventoría se alcanzaron los productos previstos.

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Talleres, guías e instructivos

Presupuesto de ingresos
Instructivo

Para que pueda aprovechar este instrumento, es necesario que haya revisado el Capítulo 9,
Gestión de los aspectos financieros del proyecto.

Este análisis se facilita si se elaboran los planes de gasto para períodos anuales.

Las primeras columnas del instrumento son iguales a las que se utilizaron en el taller anterior
cuando estimabas los costos,

1. Código. Identifique cada fila con un número o código que facilite su identificación.
2. Fuente del ingreso. Registre el nombre de la Institución o agencia que proveerá el

recurso.
3. Ingreso total. Registre en esta columna el monto total del ingreso esperado por

cada una de las fuentes. Cuando el aporte se hace en especie (ej.: recurso humano,
local, suministros), deberá valorarse en unidades monetarias; en algunos casos
ciertas partidas están sujetas a retenciones, montos que deberán registrarse como
tales. Las partidas con destinación específica deberán diferenciarse con nombre
propio.
4. Ingreso estimado por mes. Distribuya el ingreso total por meses, de acuerdo con
las políticas de la agencia que provee los fondos y las fechas de desembolso que
ésta defina. Se debe tener en cuenta que estas políticas no siempre se cumplen y
algunas veces los desembolsos pueden retrasarse con respecto al tiempo en que
fueron anunciados. Es conveniente ser cauteloso al estimar los ingresos y ajustar su
recaudo con criterios razonables. Una presupuestación demasiado alegre y optimista
de los ingresos esperados puede poner en aprietos al administrador, a los operarios
y proveedores.
Este instrumento trae doce columnas, una para cada mes; sin embargo se pueden hacer
presupuestos con otra periodicidad.

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Presupuesto mensu
Instrume

Nombre del proyecto:__________________________

Código Fuente del ingreso Ingreso total Ingre

(Nombre de la esperado

agencia)

123

Totales

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ual de ingresos
ento

_____________________________Año:_______

eso estimado por mes (en miles de pesos)
4 5 6 7 8 9 10 11 12

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Taller 31. Sustentación pública del proyecto

Instrucciones

En relación con esta actividad se recomienda tener en cuenta las siguientes observaciones:

- El tiempo de las presentaciones es limitado. Los proyectos se agruparán por temáticas. La

presentación de cada proyecto tendrá una duración de 11 minutos. Después de cada bloque de
presentaciones se hará una discusión pública de los proyectos expuestos.

- Por lo limitado del tiempo, el encuentro no favorece el análisis detallado de los aspectos técnicos del

proyecto; en cambio puede ser un excelente espacio para difundirlos y mercadearlos. En este
contexto se recomienda a cada proyectista centrarse en las principales fortalezas de su proyecto y
resaltarlas en su presentación.

- Los presentadores tendrán a su disposición las ayudas audiovisuales según la tecnología disponible.

- Se recomienda a los presentadores programar la presentación incluyendo como mínimo los

siguientes contenidos:

Imagen Nº Tiempo
imágen (min)
Título del proyecto y presentación de los autores. Hacer una introducción a la
presentación que motive a los participantes y capte su atención. es 0,5
Estado de la cuestión sobre el problema. En qué va la discusión sobre el problema 1,5
(Marco teórico). Principales enfoques del problema. Se recomienda mostrar sólo 1
subtítulos apoyados en imágenes cuando ello sea pertinente. 1
Diagnóstico contextual del problema. Describir la problemática o contexto en el que 2
se enmarca el problema. Ilustrar con estadísticas locales para dar más fuerza al 1
argumento. 2 1
Estructura causal del problema. Resaltar las principales causas. 0,5
Consecuencias del problema (Justificación: por qué es importante poner en marcha 2 1,5
el proyecto). Debe ser convincente. 1 1,5
Población objeto (a quién va dirigido el proyecto). Describir quién es el cliente del 0,5
proyecto y cómo se concibe. 1 1
Productos esperados (resumen de los cambios que se espera lograr con el 1
proyecto). 2 11
Actividades y metodología que se van a utilizar. Explicar en qué consiste la
metodología y por qué se confía en ella. 2
Resumen del cronograma y resumen del presupuesto.
Criterios de evaluación que aplicará el proyecto para garantizar su éxito. 1
Conclusión y motivación final. ¿Qué es lo novedoso de este proyecto y por qué 1
debe apoyarse? 1
Total
16

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