วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน ในการจัดการเอกสาร

วสั ดุ อปุ กรณ์ เครอื่ งใช้สำนักงาน ในการจดั การเอกสาร

เสนอ
ครูปรียา ปันธยิ ะ

จัดทำโดย
นางสาวอรสิ รา จนิ ะกะ

เลขท่ี 21 สบจ.4.1
สาขาวชิ าการจดั การสำนกั งาน

รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชา 30216-2004 หลักการจัดกาเอกสาร
ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศกึ ษา 2564

แผนกวชิ าการจัดการสำนักงาน วิทยาลัยอาชีวศึกษาลำปาง
สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

คำนำ

รายงานเล่มนี้ เป็นส่วนหน่ึงของวิชา 30216-2004 หลกั จดั การสำนกั งาน ผู้จดั ทำได้รบั มอบหมาย
จากครู้สอน ครปู รยี า ปนั ธิยะ ใหศ้ กึ ษาค้นคว้าเกย่ี วกบั วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนกั งาน ในการจัดการ
เอกสาร จากแหลง่ ข้อมลู ทางอินเทอรเ์ น็ต ประกอบไปดว้ ย ความหมายของสำนกั งาน, ความหมายของงาน
สำนักงาน, ความหมายของเครือ่ งใชส้ ำนงาน, ความสำคัญ และประโยชน์ ของเคร่ืองใช้สำนกั งาน, ชนดของ
เครอื่ งใช้สำนักงาน และการบำรงุ รักษาอุปกรณ์สำนกั งาน

ผจู้ ัดหวงั เป็นอย่างยงิ่ ว่า รายงานเล่มนีค้ งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ทส่ี นใจ ผิดพลาดประการใดผจู้ ดั ทำ
ขอรบั ไว้แต่เพยี งผ้เู ดียว

นางสาวอริสรา จนิ ะกะ
สาขาวิชาการจัดการสำนักงาน

หนว่ ยที่ 2
วสั ดุ อปุ กรณใ์ นการจดั การเอกสาร

ความหมายของสำนกั งาน

สำนกั งาน (Workplace) หมายถงึ ทต่ี ง้ั ของหน่วยงานหรือสถานท่ที ำงาน ซ่ึงเป็นสว่ นหนง่ึ ขององค์กร
มหี น้าทส่ี ำคัญในการเป็นศนู ย์กลางของข้อมูล การใหบ้ รกิ าร การวเิ คราะหข์ ้อมลู การตัดสินใจ และการเป็นที่
ปรกึ ษา มีขนาดใหญห่ รือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนกั งานนนั้ ๆเป็นสำคัญ

"สำนกั งาน" ตรงกับภาษาองั กฤษคือ "Office" หมายถงึ สถานท่ีท่ีใช้เปน็ ทที่ ำงานของพนักงานใน
หน่วยงาน ทัง้ ทเี่ ป็นภาครัฐและภาคเอกชน

สำนักงาน คือ สถานทีท่ ่ีใชส้ ำหรบั ปฏบิ ตั งิ านในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมลู ข่าวสาร สำนักงานถือเปน็
เสมือนหัวใจและมันสมองของการบรหิ ารงานทวั่ ๆไป ในวงราชการเอกชนและรฐั วสิ าหกจิ สำนักงานเปน็ ศนู ย์
รวมของการบรหิ ารงานด้านต่าง ๆ เชน่ งานสารบรรณ งานบญั ชี บทบาทหลักของงานสำนักงาน คือการ
ใหบ้ รกิ ารแก่หนว่ ยงานอน่ื ทุกองค์การมีความจำเป็นทีจ่ ะตอ้ งมีสำนักงานเพ่ืออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ
แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ

สำนักงาน หมายถึง ห้องหรือพืน้ ที่อืน่ ท่ผี คู้ นทำงาน (ซง่ึ เรยี กว่าพนักงาน เจา้ พนักงาน หรือเจา้ หน้าที่ )
และอาจแสดงถึงตำแหน่งภายในองค์การอันมกี จิ เฉพาะท่ีต้องทำในสำนักงาน

ภาพท่ี 1.1 สำนกั งานไร้กระดาษ

ภาพที่ 1.2 สำนักงานที่ดนิ จังหวัดนครสวรรค์

ความหมายของงานสำนักงาน

George R. Terry อธิบายถึงลกั ษณะของสำนักงานไวว้ ่า งานสำนกั งานหมายถึงการดำเนินงาน
กับข้อมูลให้บรรลวุ ตั ถุประสงค์ทก่ี ำหนด โดยอาศัยปัจจัยต่าง ๆ ได้แก่ บคุ ลากร อปุ กรณ์ เคร่อื งมือเคร่ืองใช้
วัสดอุ ปุ กรณ์ งบประมาณ และระบบตา่ ง ๆ เขา้ ดว้ ยกนั โดยอาศยั หลกั การจัดการ คือ การวางแผน การจัด
องค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการสั่งการ การประสานงานและการควบคมุ งาน เพ่ือให้
ไดต้ ามวตั ถุประสงคข์ ององคก์ ารน้ัน

J.C. Denyer ไดใ้ หค้ วามหมายของงานสำนกั งานไว้วา่ เป็นการจัดองคก์ ารภายในสำนกั งาน
ให้บรรลุจดุ มุง่ หมายจัดแบ่งหนา้ ทีโ่ ดยใชบ้ ุคลากร อปุ กรณ์และวธิ ปี ฏิบัติให้เหมาะสม รวมถึงการจัด
สภาพแวดล้อมท่ีดี

Zone K. Quible ได้ให้ความหมายของสำนักงานไว้ว่า เปน็ ศนู ย์กลางของข้อมลู โดยรวบรวมจาก
หน่วยงานตา่ ง ๆ ทไี่ ดด้ ำเนินการนำมาจดั ระบบอยา่ งเหมาะสม

George R. Terry ไดอ้ ธบิ ายลักษณะของงานสำนักงานไวว้ ่า สำนักงานมีลกั ษณะดังนี้
1. ลกั ษณะงานสว่ นใหญ่ของสำนักงานจะประกอบไปดว้ ยงานพิมพ์ งานโตต้ อบจดหมาย งาน
คำนวณ งานออกแบบและวางแผน มีลักษณะเป็นงานเอกสาร ( paper work) ซง่ึ มีกระจายอยู่ทั่วไปในเรื่อง
ทุก ๆ เร่อื งทีเ่ ก่ียวกับงานภายในหน่วยงาน และเรอ่ื งที่มาจากภายนอก
2. หนา้ ทใ่ี หค้ วามสะดวก (Facilitating Function) คอื งานสำนกั งานเปน็ งานอำนวยความสะดวก
หรือสนับสนนุ ผลงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในสำนักงานให้มีประสิทธภิ าพมากขนึ้ เช่น การปรบั ปรงุ งาน
สำนักงานให้รวดเร็วขึน้ การจดั ระบบการทำงานให้ง่ายขนึ้ การใชอ้ ปุ กรณ์เคร่ืองมือเครื่องใช้สำนกั งานให้มี
ประสิทธิภาพ การตดิ ตามผลงาน การช่วยใหพ้ นกั งานภายในหนว่ ยงานเกดิ ความคล่องตัวในการดำเนนิ งานใน
เรอ่ื งตา่ ง ๆ และช่วยใหบ้ ุคคลผ้มู าติดตอ่ ไดร้ บั ความสะดวกรวดเร็วในเรือ่ งราวท่มี าติดต่อ
3. งานให้บริการ (A Service Work) งานสำนกั งานเป็นงานท่ชี ว่ ยใหบ้ ริการ หรอื เสรมิ งานหลักอืน่
ๆ ของสำนักงาน เช่น งานประชาสัมพนั ธ์ งานตดิ ต่อต้อนรบั การประสานกับหน่วยงานอ่ืน ๆ เปน็ งาน
ใหบ้ รกิ ารช่วยเหลอื ในเรื่องตา่ ง ๆ แก่บคุ คลทั่วไปทั้งภายในและภายนอกองคก์ าร
4. ปริมาณงานสำนักงานข้นึ อยกู่ ับองคป์ ระกอบภายนอกสำนกั งาน ไมส่ ามารถควบคุมได้ เชน่
จำนวนลูกค้า จำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่วยงาน จำนวนผทู้ เี่ กีย่ วขอ้ งกบั หน่วยงาน จำนวนการ
ซื้อขายสินค้า ปรมิ าณการให้บริการแก่ลูกคา้
5. งานสำนกั งานมสี ว่ นก่อให้เกดิ ผลกำไรแก่ธรุ กิจในทางอ้อม เพราะงานสำนักงานเปน็ งานท่ี
ใหบ้ ริการแก่หนว่ ยงานอ่นื สามารถสร้างความประทับใจ อำนวยความสะดวกรวดเร็วได้ จงึ ถือว่ามีส่วนร่วมใน
การสร้างกำไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ เชน่ การจดบันทกึ เกยี่ วกับสนิ คา้ บริการ การจดั ทำบันทกึ ทะเบียนประวัติ
ลูกค้า การตดิ ต่อลกู ค้ารายใหม่
6. งานสำนักงานเปน็ งานที่ต้องอาศยั คุณสมบัติหรือคุณภาพส่วนบคุ คลในการปฏบิ ัติ เชน่ ความ
ประณีต ความสะอาดเรยี บร้อย ความสวยงามถูกต้อง นอกจากน้ี ยงั ควรเปน็ ผูม้ ีมนษุ ย์สัมพันธอ์ ันดยี ้ิมแยม้

แจม่ ใส แตเ่ ดมิ มักนยิ มสุภาพสตรีปฏิบตั งิ านในสำนกั งาน เพราะมคี วามสะอาดประณีต นุ่มนวล ออ่ นโยน แต่
ปัจจบุ นั สภุ าพบุรษุ ก็มีคณุ สมบัตดิ งั กลา่ วสามารถปฏิบัติงานในสำนกั งานได้

ภาพท่ี 1.1 การตดิ ตามผลงานของสำนักงาน

ภาพที่ 1.2 การวางแผลงานของสำนักงาน

ความหมายของเครอื่ งใช้สำนักงาน
สำนกั งาน (Office) หมายถงึ สถานที่ที่ใช้เปน็ ท่ที ำงานของพนักงานในหน่วยงานทัง้ ท่ี

เปน็ หนว่ ยงานทางภาครัฐและภาคเอกชนมีการปฏบิ ัติงานอย่างมีระบบและมีประสทิ ธภิ าพ

งานสำนักงาน หมายถงึ การปฏิบัติงานตา่ ง ๆ ภายในสำนักงาน ซึ่งมักจะเป็นงานที่เก่ียวกับ
เอกสารการวางแผนและการจัดการเพ่ือวตั ถุประสงคใ์ นการควบคมุ การประมวลเหตุการณ์และดำเนินงานดว้ ย
ประสิทธิภาพ ซงึ่ โดยสว่ นใหญ่แลว้ สำนักงานมกั จะถูกจัดให้เป็นศนู ยก์ ารปฏบิ ตั งิ านเอกสาร ศูนยค์ วามจำ
แหล่งอำนวยความสะดวก พบปะตดิ ต่อประสานงานระหว่างผูม้ าตดิ ต่อและผู้ที่ทำงานอยภู่ ายในสำนกั งาน

เคร่อื งใช้สำนักงาน หมายถงึ เคร่ืองมือเครื่องใช้ท่ชี ่วยในการปฏบิ ตั งิ านของพนักงานในสำนกั งานให้
เกดิ ความสะดวกรวดเรว็ มคี วามเป็นระเบียบเรยี บร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแกผ่ ู้รบั อันจะ
นำไปสู่ความสำเรจ็ ในการตดิ ต่อเครื่องใชส้ ำนักงานในปัจจุบันโดยสว่ นใหญ่จะเปน็ กลไกอิเลก็ ทรอนกิ สห์ รืออาจ
เรยี กได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมตั ิ

เครอ่ื งใชส้ ำนักงานในปัจจุบนั ไดร้ บั การพัฒนาใหม้ คี วามทันสมยั ความสามารถ และมปี ระสิทธิภาพ
ในการทำงานสงู ขนึ้ การใชเ้ คร่ืองใชส้ ำนกั งานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานใน
สำนักงานได้มาก สำนกั งานจึงควรเลือกใช้เครือ่ งใช้สำนกั งานอตั โนมัตโิ ดยคำนึงถงึ หลักเกณฑใ์ นการเลอื ก
เครื่องใชส้ ำนักงาน เพ่ือใหไ้ ดเ้ ครอื่ งใชส้ ำนกั งานที่มีประโยชนค์ ุ้มค่ามากท่ีสุด

ภาพที่ 1.1 เครอื่ งใช้สำนกั งาน

ภาพท่ี 1.2 ของใชส้ ำนกั งาน

ความสำคญั ของเครอื่ งใช้สำนกั งาน

เคร่ืองใชส้ ำนักงานนบั ว่ามีความสำคญั ต่อสำนักงานและองค์การ ในการนำ มาใช้ ช่วยพนกั งานใน
การปฏิบัติงานใหม้ ีความสะดวก ประหยัดแรงงาน และทำงานอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ ซ่ึงปจั จุบันเคร่อื งใช้
สำนักงานมรี าคาท่ถี ูกลงช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสสามารถซอ้ื เพ่อื นำไปใชง้ านได้ และเครอื่ งใชส้ ำนักงานใน
ปจั จบุ ัน ไดม้ กี ารพฒั นาระบบการทำงาน โดยนำเทคโนโลยใี หมๆ่ เข้ามาใชเ้ พื่อให้พนักงานสามารถใช้ งาน
เครื่องใชส้ ำนักงานไดง้ า่ ย และสะดวกมากย่ิงข้ึน

ประโยชน์ของเครื่องใชส้ ำนักงาน

เครอื่ งใชส้ ำนักงานให้ประโยชนแ์ กห่ นว่ ยงานสำนักงานเปน็ อยา่ งมาก พอจะสรุปได้ดังนี้
1. ชว่ ยใหเ้ กดิ ความเป็นระเบียบเรยี บรอ้ ย งานทีผ่ ลติ ไดน้ นั้ จะแลดเู ป็นระเบยี บ อ่านง่ายชัดเจน มี

ประสิทธิภาพ
2. ชว่ ยลดต้นทนุ และค่าใช้จา่ ย งานเอกสารท่ีทำไดอ้ ย่างถกู ตอ้ ง รวดเรว็ มีประสิทธภิ าพ จะทำให้

ประหยดั ค่าใชจ้ ่าย และลดต้นทนุ ในการผลิตลง
3. ชว่ ยให้เกิดความสวยงาม งานทผ่ี ลิตดว้ ยเครอื่ งใช้สำนกั งาน ยอ่ มแลดุดีกว่างานทผ่ี ลติ ดว้ ยมือ มีความ

สม่ำเสมอและจัดไดอ้ ย่างมรี ะเบียบ
4. ช่วยลดความเบ่อื หน่ายและความเม่อื ยลา้ งานบางอยา่ งน้ัน ต้องทำซ้ำซากจำเจทำให้เกดิ การเบื่อ

หนา่ ย และความเม่ือยล้าได้ หากได้นำเอาเครือ่ งใชส้ ำนกั งานมาชว่ ยแบ่งเบาภาระได้จะทำให้ลดความเมื่อยล้าได้
5. ช่วยในการควบคมุ และตรวจทาน งานบางอยา่ งอาจลดการตรวจทานลงไปได้ เชน่ การใชเ้ ครื่อง

คอมพิวเตอร์ในการคำนวณ การพมิ พ์เชค็ ใหล้ กู คา้ จะเสยี เวลาในการตรวจทานครงั้ แรกเพยี งครงั้ เดียว

ชนิดของเครือ่ งใช้สำนกั งาน

1.เคร่อื งคำนวณเลข
เครอ่ื งคำนวณเลข (Calculating Machine) เป็นเคร่ืองใชส้ ำนกั งานท่ีนำมาใชใ้ นการคำนวณตวั เลข

ตา่ ง ๆ เพ่ือใหก้ ารคำนวณไดผ้ ลลัพธท์ ่ีมคี วามถูกต้อง แม่นยำ และรวดเรว็ เครื่องคำนวณเลขถือได้วา่ เปน็
เครื่องใชส้ ำนักงานอัตโนมตั ิ เน่อื งจากเปน็ เครอ่ื งมือทีช่ ว่ ยใหก้ ารปฏิบตั ิงานของพนักงานมคี วามสะดวก รวดเร็ว
มากยง่ิ ข้นึ

2.เคร่ืองโทรศัพท์
โทรศัพท์ (Telephone) เป็นเครอ่ื งมือท่ีใชใ้ นการตดิ ตอ่ สือ่ สารกัน ช่วยใหป้ ระหยดั เวลาและค่าใช้จา่ ย

ในการเดนิ ทาง โทรศพั ท์เป็นอุปกรณท์ ่ีใชส้ ื่อสารด้วยเสยี งโต้ตอบระหวา่ งกันช่วยใหค้ ู่สนทนา ไดพ้ ูดคุย เจรจา
กนั โดยไม่ต้องเดินทางไปติดต่อกันทำให้เสยี เวลาและส้นิ เปลอื งคา่ ใช้จา่ ยในการเดนิ ทาง

3.เครื่องโทรสาร
เครอื่ งโทรสาร (Facsimile) หรอื แฟกซ์ (Fax) เปน็ เครือ่ งมือสอื่ สารทใี่ ชร้ บั -สง่ เอกสารจากตน้ ทางไป

ยงั ปลายทางซึง่ เป็นระบบการสง่ ขอ้ มลู ข่าวสารโดยอาศัยหมายเลขโทรศัพทใ์ นการตดิ ตอ่ ช่วยสำหรบั การ
ติดต่อสือ่ สารทีม่ หี ลกั ฐานเปน็ เอกสารใช้อ้างอิงได้

4.เคร่ืองถ่ายเอกสาร
เครือ่ งถา่ ยเอกสาร (Copier Machine) เป็นเคร่ืองใชส้ ำนักงานประเภทหน่ึงที่ไดร้ ับความนิยมในการ

นำมาชว่ ยทำสำเนาผลติ เอกสารโดยการถา่ ยภาพเอกสารต้นฉบบั แล้วทำสำเนาลงบนกระดาษได้อย่างรวดเรว็
ประหยัดเวลา แรงงานและคา่ ใชจ้ ่ายอย่างมาก

5.เครอื่ งคอมพวิ เตอร์
เครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) เปน็ เครื่องมืออิเล็กทรอนิกสส์ ามารถจดจำขอ้ มลู และคำสง่ั จากผูใ้ ช้

เพ่อื นำไปประมวลผลข้อมลู ให้ไดต้ ามทีต่ ้องการ

6.เครอ่ื งพมิ พ์
เคร่ืองพิมพ์ (Printer) เปน็ อุปกรณ์แสดงผลทตี่ ้องทำงานร่วมกับเคร่ืองคอมพิวเตอร์โดยรบั คำสั่งมา

จากเคร่ืองคอมพิวเตอร์ในการพมิ พข์ ้อมลู ที่อย่ใู นคอมพิวเตอร์ออกมาในรูปแบบของเอกสาร

7.เคร่ืองสแกนเนอร์
เครือ่ งสแกนเนอร์ (Scanner) เป็นอปุ กรณ์ท่ใี ช้สำหรบั การนำข้อมลู ทเ่ี ป็นรปู ของสิง่ พมิ พ์หรอื เป็นรูป

วตั ถุที่มขี นาดไมห่ นาไม่ใหญ่เกินไป โดยการนำเอาส่งิ พิมพห์ รอื วัตถุมาวางบนเครือ่ งสแกนเนอร์ เคร่อื งจะทำการ
สแกนภาพแล้วนำเขา้ ข้อมูลภาพทสี่ แกนเขา้ สูเ่ ครื่องคอมพวิ เตอร์

8. เครื่องทำลายเอกสาร
เครื่องทำลายเอกสาร คอื เครื่องใชส้ ำนักงานชนดิ หนึ่งใชใ้ นการทำลายเอกสาร ได้แก่ เอกสาร

สำคัญ เอกสารทีไ่ ม่ใช้งานแล้ว เอกสารท่ีไมม่ ีประโยชน์ เปน็ ต้น

9. ทีเ่ ย็บกระดาษ
ที่เย็บกระดาษ เปน็ อปุ กรณ์กลไกทีเ่ ช่ือมหน้ากระดาษหรอื วัสดทุ ี่คลา้ ยคลงึ กันโดยขับลวดเย็บ

กระดาษโลหะบาง ๆ ผา่ นแผ่นและพบั ปลาย Staplers มกี ารใชก้ นั อย่างแพรห่ ลายในรฐั บาลธรุ กิจสำนกั งาน,
สถานท่ที ำงานบ้านและโรงเรียน

วัสดทุ ี่ใช้ในการจัดการเอกสาร

1. กระดาษ
กระดาษ หมายถึง วัตถุแผน่ บาง ๆ โดยทำมาจากใยเปลือกไม้ ฟาง เศษผา้ และอาจมีสว่ นผสม

อย่างอื่นเพื่อชว่ ยใหค้ ุณสมบัติของกระดาษดขี ้ึน

ภาพที่ 1.1 กระดาษ
2. ซองใชใ้ นการบรรจหุ บี ห่อ

ซอง เป็นการบรรจหุ ีบห่อที่ดีมคี ณุ ภาพ นอกจากเปน็ ขั้นตอนสำคญั ที่จะช่วยปกป้องสนิ ค้าให้
ปลอดภัยและไม่เกิดการชำรุดเสียหายระหว่างการขนสง่ แล้ว ยงั เป็นปัจจยั ดา้ นการตลาดทีม่ ผี ลต่อความ
พึงพอใจของลูกคา้ ชว่ ยเพ่ิมมูลคา่ ทำใหแ้ บรนด์สนิ คา้ ไดร้ ับความสนใจและเปน็ ที่จดจำของผู้บริโภคไดร้ วดเร็ว
ย่ิงขึน้ สำหรบั วิธีท่วั ไปในการบรรจหุ ีบหอ่ ก่อนจัดส่งสินคา้

ภาพที่ 2.2 ซอง

การบำรุงรกั ษาอุปกรณส์ ำนกั งาน

การบำรงุ และรักษาเครื่องใช้สำนักงานน้ันมีความสำคัญมาก สำหรบั บคุ ลากรทีม่ หี นา้ ทเ่ี ก่ียวขอ้ ง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้เคร่อื งใชส้ ำนกั งานเหล่าน้นั จะต้องทำหนา้ ท่ีควบคุมเพ่ือใหเ้ กิดประสิทธิภาพในการใช้
งานสามารถทำงานได้อย่างต่อเน่ือง และช่วยประหยดั ค่าใชจ้ ่ายในการซ่อมบำรงุ

1. ควรติดต้ังเครือ่ งใช้สำนกั งานแต่ละประเภทให้อยู่ในตำแหน่งท่ีเหมาะสม แข็งแรง
ปลอดภยั เคร่ืองใช้สำนักงานบางประเภทควรตั้งอยู่ในตำแหน่งทีม่ อี ากาศถา่ ยเทไดด้ ี อย่างเครอ่ื งตอกบตั ร
ตำแหนง่ ท่คี วรตดิ ตั้ง คือ ตรงทางเข้าของบริษัท หรือองค์กร เพือ่ สะดวกเวลาใช้งาน

2. การให้ความรู้เกย่ี วกบั การใชเ้ ครือ่ งสำนกั งาน ผ้ทู ่มี หี น้าที่เกยี่ วข้องกับการใชเ้ คร่ืองน้ัน
ควรศกึ ษาคมู่ ือการใช้เครือ่ งใช้สำนักงานแตล่ ะประเภทอย่างละเอยี ด เพ่ือทำความเขา้ ใจท่ีจะปฏิบตั ติ ามอย่าง
เครง่ ครดั และเกิดประสทิ ธิผลของการใช้งานอย่างแท้จรงิ

3. การฝกึ อบรมการใชเ้ ครื่องมอื การใช้เครื่องใชส้ ำนกั งานบางประเภทนอกเหนือจากการให้
ความรแู้ กเ่ จา้ หนา้ ทท่ี เ่ี กยี่ วข้องกับการใชเ้ ครื่อง และจากวิธีการศกึ ษาจากคมู่ ือการใชแ้ ลว้ อาจยงั ไมเ่ พียงพอ
จำเปน็ ตอ้ งได้รับการฝึกอบรมเกย่ี วกบั การใช้เครื่องมือเคร่อื งใชส้ ำนักงานเหลา่ น้นั เพื่อให้เกิดประสบการณ์
กอ่ นท่นี ำไปปฏิบัติงานต่อไป เพราะการทเี่ ราใชง้ านเคร่ืองใช้ใด ๆ จนคนุ้ ชนิ และชำนาญแลว้ จะทำใหส้ ามารถ
ใช้งานเคร่ืองใช้นั้น ๆ ไดเ้ กิดประโยชน์ และคุม้ ค่า

4. นอกเหนือจากการใช้งานใหเ้ กดิ ประโยชนแ์ ลว้ ควรร้จู กั วธิ ีการบำรุงรกั ษาเคร่อื งใช้
สำนักงานตามข้อแนะนำที่ให้ไวใ้ นคูม่ ือการใช้ หมน่ั ทำความสะอาดและตรวจสอบความเรียบรอ้ ยอย่าง
สม่ำเสมอท้ังก่อนและหลงั การใชง้ าน หากเครื่องมีการชำรดุ เสียหายไมส่ ามารถซ่อมแซมได้ตอ้ งแจง้ ใหช้ ่าง
ผชู้ ำนาญการมาดำเนนิ การแก้ไขต่อไป

5. หลงั จากใชเ้ ครอ่ื งใช้สำนักงานปฏิบตั ิงานในแตล่ ะวนั เรียบรอ้ ยแลว้ ควรเกบ็ เครื่องใช้
เหลา่ นนั้ เขา้ ทใี่ หเ้ รียบร้อยทุกคร้ัง เพื่อป้องกันความเสียหายท่เี กดิ จากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลกั๊ ทกุ ครั้งหลงั
การใช้ หรอื ป้องกนั ความเสยี หายจากอบุ ตั ิเหตุหรือการโจรกรรม

6. เครอื่ งใชส้ ำนักงานแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับงานแตล่ ะชนดิ จงึ จะเกิดประโยชน์
คุ้มคา่ และเป็นไปตามวตั ถุประสงค์ของการใช้งานสูงสดุ จงึ ควรใช้เคร่ืองใชส้ ำนกั งานใหถ้ ูกประเภทการใชง้ าน
เชน่ ไม่ควรใช้มีดคัตเตอร์งดั ลวดเยบ็ กระดาษ เพราะอาจะทำใหใ้ บมดี หัก และกระเดน็ มาถูกร่างกาย จนได้รบั
บาดเจ็บได้

7. การควบคมุ ดแู ล นอกเหนือจากการดแู ลรกั ษาและการซ่อมแซมดงั กล่าวขา้ งตน้ เพอ่ื ให้
การปฏิบัติงานภายในองค์กรเป็นระบบควรมีการจดั ทำบัญชีลงทะเบียนวสั ดแุ ละครุภัณฑ์ไว้ควบคมุ การใชง้ าน
การเบกิ จ่าย การยืม หรอื การเคลอ่ื นย้ายเครื่องปฏบิ ตั สิ ำนักงานของหนว่ ยงาน ซ่ึงจะเป็นประโยชนต์ อ่ การ
ป้องกันการสญู หาย และการขออนมุ ัตจิ ัดซื้อใหม่เม่ือเคร่ืองใช้เหล่านั้นสิน้ สภาพการใชง้ าน เปน็ ตน้

แหลง่ อา้ งองิ
http://thaigoodview.com/node/88389
https://klairung2511.weebly.com/
https://sites.google.com/site/donadpharwy/khwam-sakhay-khxng-kheruxng-chi-sanakngan
https://sites.google.com/site/chatchawanza57/bth-thi-2-wasdu-laea-xupkrn-
sanakngan/prayochn-khxng-xupkrn-sanakngan