ความหมายของสำนักงาน ความหมายของงานสำนักงาน การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถ หลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงานมักเข้ามา เกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น งาน สำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจ ดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการ อำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือ เป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงาน เป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงาน สำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความ สะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ Lewis Kelling ให้ความหมายของคำว่าสำนักงาน (Office) ไว้ว่า หมายถึงสถานที่ที่มีการโต้ตอบ จดหมาย การจัดเตรียมเอกสาร รายงาน การจัดเก็บเอกสาร และการบริหารงานเอกสาร George R. Terry อธิบายถึงลักษณะของสำนักงานไว้ว่า งานสำนักงานหมายถึงการดำเนินงานกับ ข้อมูลให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยอาศัยปัจจัยต่าง ๆ ได้แก่ บุคลากร อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์ งบประมาณ และระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยอาศัยหลักการจัดการ คือ การวางแผน การจัด องค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการสั่งการ การประสานงานและการควบคุมงาน เพื่อให้ ได้ตามวัตถุประสงค์ขององค์การนั้น J.C. Denyer ได้ให้ความหมายของงานสำนักงานไว้ว่า เป็นการจัดองค์การภายในสำนักงานให้บรรลุ จุดมุ่งหมาย จัดแบ่งหน้าที่โดยใช้บุคลากร อุปกรณ์และวิธีปฏิบัติให้เหมาะสม รวมถึงการจัดสภาพแวดล้อมที่ดี Zone K. Quible ได้ให้ความหมายของสำนักงานไว้ว่า เป็นศูนย์กลางของข้อมูลโดยรวบรวมจาก หน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้ดำเนินการนำมาจัดระบบอย่างเหมาะสม George R. Terry ได้อธิบายลักษณะของงานสำนักงานไว้ว่า สำนักงานมีลักษณะดังนี้ 1. ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสำนักงานจะประกอบไปด้วยงานพิมพ์ งานโต้ตอบจดหมาย งานคำนวณ งานออกแบบและวางแผน มีลักษณะเป็นงานเอกสาร (paper work) ซึ่งมีกระจายอยู่ทั่วไปในเรื่องทุก ๆ เรื่องที่เกี่ยวกับงานภายในหน่วยงาน และเรื่องที่มาจากภายนอก 2. หน้าที่ให้ความสะดวก (Facilitating Function) คือ งานสำนักงานเป็นงานอำนวยความสะดวก หรือสนับสนุนผลงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การปรับปรุงงาน สำนักงานให้รวดเร็วขึ้น การจัดระบบการทำงานให้ง่ายขึ้น การใช้อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานให้มี ประสิทธิภาพ การติดตามผลงาน การช่วยให้พนักงานภายในหน่วยงานเกิดความคล่องตัวในการดำเนินงานใน เรื่องต่าง ๆ และช่วยให้บุคคลผู้มาติดต่อได้รับ ความสะดวกรวดเร็วในเรื่องราวที่มาติดต่อ
3. งานให้บริการ (A Service Work) งานสำนักงานเป็นงานที่ช่วยให้บริการ หรือเสริมงานหลักอื่น ๆ ของสำนักงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์ งานติดต่อต้อนรับ การประสานกับหน่วยงานอื่น ๆ เป็นงาน ให้บริการช่วยเหลือในเรื่องต่าง ๆ แก่บุคคลทั่วไปทั้งภายในและภายนอกองค์การ 4. ปริมาณงานสำนักงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบภายนอกสำนักงาน ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น จำนวนลูกค้า จำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่วยงาน จำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน จำนวน การซื้อขายสินค้า ปริมาณการให้บริการแก่ลูกค้า 5. งานสำนักงานมีส่วนก่อให้เกิดผลกำไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม เพราะงานสำนักงานเป็นงานที่ให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น สามารถสร้างความประทับใจ อำนวยความสะดวกรวดเร็วได้ จึงถือว่ามีส่วนร่วมในการสร้าง กำไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ เช่น การจดบันทึกเกี่ยวกับสินค้าบริการ การจัดทำบันทึกทะเบียนประวัติลูกค้า การติดต่อลูกค้ารายใหม่ 6. งานสำนักงานเป็นงานที่ต้องอาศัยคุณสมบัติหรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติ เช่น ความ ประณีต ความสะอาดเรียบร้อย ความสวยงามถูกต้อง นอกจากนี้ ยังควรเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์อันดียิ้มแย้ม แจ่มใส แต่เดิมมักนิยมสุภาพสตรีปฏิบัติงานในสำนักงาน เพราะมีความสะอาดประณีต นุ่มนวล อ่อนโยน แต่ ปัจจุบันสุภาพบุรุษก็มีคุณสมบัติดังกล่าวสามารถปฏิบัติงานในสำนักงานได้ ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน งานสำนักงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่ทุกหน่วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้อง จัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งาน สำนักงานมิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การดูแลความ สะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่ภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์ งานพัสดุ งานบุคลากร งานจัดซื้อ งานขาย งานการเงิน งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้ การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้ง ภายในภายนอกหน่วยงาน การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งสามารถสรุปได้ว่างานสำนักงานมีขอบเขตดังนี้ 1. เพื่อสนับสนุนการทำงานของสายงานหลัก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่สร้างรายได้ ผลกำไลให้แก่ องค์การ เช่น งานการตลาด การจัดซื้อ การบริการ การประชาสัมพันธ์ งานกฎหมาย งานการเงินและบัญชี 2. สำนักงานเป็นส่วนสนับสนุนให้องค์การได้รับการยอมรับความเชื่อถือในการดำเนินกิจกรรม ของหน่วยงาน มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ 3. สำนักงานเป็นศูนย์กลางของการดำเนินงานแยกต่างหากจากศูนย์กลางการผลิต เช่น โรง อุตสาหกรรมต่าง ๆ ต้องมีส่วนซึ่งเป็นสำนักงานกลางตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวก ง่ายแก่การติดต่อ โดยที่ โรงงานผลิตออกไปตั้งในสถานที่ที่ห่างไกลออกไป สำนักงานก็เป็นศูนย์กลางในการรับส่งข้อมูล ดำเนินการใน เรื่องต่างในเกิดความสะดวก 4. สำนักงานจัดตั้งขึ้นเพื่อประโยชน์ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อให้อยู่ในฐานะที่สามารถ ได้เปรียบคู่แข่งขันในด้านการต้อนรับ การบริการ การติดต่อที่ดีกว่าคู่แข่งได้ ประสิทธิภาพในการบริหาร สำนักงานก็จะส่งผลสะท้อนต่อเป้าหมายขององค์การด้วย
หากหน่วยงานใดไม่ให้ความสำคัญในการบริหารงานในสำนักงาน ทำให้เกิดข้อบกพร่องที่อาจ มองเห็นได้ดังนี้ 1. สำนักงานหรือองค์การนั้นอยู่ในสภาพที่ขาดระเบียบ สกปก ไม่ได้รับการดูแลรักษาให้อยู่ใน สภาพที่ดี 2. การดำเนินงานมีความล่าช้า ดีรับคำตำหนิข้อผิดพลาด คำร้องเรียนบ่อย ๆ งานไม่สำเสร็จทัน ตามกำหนดเวลา 3. คุณภาพงานไม่ได้มาตรฐานที่ควรเป็น ไม่สามารถเทียบกับสำนักงานอื่น ๆ ได้มีข้อบกพร่อง 4. จำนวนของผู้มาขอใช้บริการหรือรับบริการน้อยลง และไม่ประทับใจในการติดต่องานในแต่ละ ครั้ง 5. พนักงานในสำนักงานไม่พึงพอใจในงาน เบื่อหน่าย ไม่ยิ้มแย้มแจ่มใสหรือสนุกกับงานอาจ เนื่องมาจากระบบงานไม่ดี หรือระบบการบริหารงานไม่ถูกต้อง สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวยเครื่องมือเครื่องใช้ ไม่เพียงพอ ชำรุดเสียหายใช้การไม่ได้ 6. เกิดการสิ้นเปลือง สูญเสียทรัพยากรมากเกินความจำเป็น มีข้อผิดพลาดสูงทำให้ค่าใช้จ่ายสูง ตามไปด้วย 7. อัตราการเข้าออกจากงานของพนักงาน (Turnover) สูง อาจเป็นเพราะสภาพแวดล้อมของ สถานที่ทำงาน หรือระบบการบริหารที่ขาดประสิทธิภาพ หรือเกิดความไม่เป็นธรรม ไม่มีการจูงใจพนักงานงาน สำนักงานของหน่วยงานแต่ละแห่งแตกต่างกันไป ตามลักษณะและขนาดของธุรกิจแต่ละประเภท สำนักงาน บางแห่งอาจมีสถานที่ถาวร บางแห่งอาจเช่า หรือจัดตั้งขึ้นชั่วคราว มีจำนวนพนักงานไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับ ลักษณะงาน สำนักงานโดยทั่วไปควรประกอบด้วยขอบเขตหน้าที่ ดังนี้ 1. งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ติดต่อ การบริหารงานเอกสาร งานธุรการ งานสารบรรณ การบันทึก การรายงาน การจัดเอกสาร งานประชุม 2. งานเลขานุการ ถือเสมือนเป็นภาพพจน์ขององค์กรนั้น ได้แก่ การให้บริการงานเลขานุการ ให้แก่สำนักงานนั้น เช่น เลขานุการผู้บริหาร การจดบันทึกรายงานการประชุมต่าง ๆ การนัดหมายงานติดต่อ ต้อนรับ การประสานงานในเรื่องต่าง ๆ งานเกี่ยวกับการปฏิบัติงานข้อมูลเอกสาร 3. งานการเงินและการบัญชี หมายถึง การรับ-จ่ายเงินประเภทต่าง ๆ การเบิกจ่ายเงินเพื่อใช้ใน การดำเนินงาน การเก็บรักษาเงิน การบันทึกตรวจสอบหลักฐานการเบิกจ่าย การควบคุมค่าใช้จ่าย รักษาระเบียบการรับ – จ่ายเงิน การจัดให้มีสภาพคล่อง (Cash Flow) มีปริมาณเงินสดในมือให้ เพียงพอ การควบคุมการให้สินเชื่อ การติดตาม หนี้สิน การจัดทำงบการเงินต่าง ๆ เช่น งบดุล งบกำไลขาดทุน ฯลฯ 4. งานจัดทำแผนงาน หมายถึง การกำหนดแผนงานหลัก แผนงานระยะสั้น แผนงานระยะยาว แผนการดำเนินงาน แผนปฏิบัติงาน การดำเนินงานและการจัดทำ แผนงานต่าง ๆ ให้สามารถปฏิบัติได้ตาม กำหนดระยะเวลาอย่างราบรื่น เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ 5. งานภาษีอากร หมายถึง การจัดวางแผนการชำระภาษี การบริหารงานภาษีอากร ภาษีเงินได้ นิติบุคคล การจ่ายเงินภาษีและการขอคืนภาษีอากร การศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลง กฎหมายระเบียบ บังคับเกี่ยวกับภาษี (งานด้านนี้สำนักงานบางแห่งอาจรวมอยู่ในงานการเงินและบัญชี)
6. งานพัสดุ หมายถึง การจัดหา จัดซื้อพัสดุอุปกรณ์ครุภัณฑ์ เครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทำงานของฝ่าต่าง ๆ รวมถึงการซ่อมบำรุง การตั้ง งบประมาณจัดซื้อ การตรวจรับสิ่งของ การตรวจสอบพัสดุคงเหลือ ฯลฯ 7. งานอาคารสถานที่ หมายถึง การจัดอาคารสถานที่ บำรุงรักษาให้สวยงาม น่าอยู่ ซ่อมแซม ส่วนที่ชำรุดเสียหาย ตกแต่งให้สะอาดเรียบร้อย เช่น การดูแลห้องประชุม ห้องผู้บริหาร ห้องอาหาร ห้องน้ำ อาคารสำนักงานรวม หารจอดรถ ระบบไฟฟ้า ประปา สาธารณูปโภค 8. การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การจัดสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดต่อ สื่อสาร เช่น การ โทรศัพท์ทุกประเภท โทรสาร การรับ-ส่ง E-mail อินเตอร์เน็ต การส่องเอกสารทางไปรษณีย์ การรับ-ส่งพัสดุและเอกสารด่วนระหว่าง การจัดหา ซ่อมบำรุงยานพาหนะ (งานนี้สำนักงานบางแห่ง อาจแยกไว้ต่างหาก) การจัดให้มียานพาหนะสำหรับการเดินทางไปติดต่อในสถานที่ต่าง ๆ การบำรุงรักษายานพาหนะให้อยู่ในสภาพดีพร้อมใช้งานได้ทั้งใกล้และไกล การสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน ความต้องการของพนักงาน การจัดกิจกรรมนิทรรศการต่าง ๆ การให้บริการด้านประชาสัมพันธ์แก่บุคคลภายในและภายนอกหน่วยงาน 11. งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ งานนี้อาจจัดเป็นงานกิจกรรมพิเศษก็ได้ หมายถึง งานพิธี ต่าง ๆ ที่จัดให้มีขึ้นในแต่ล่ะปี กิจกรรมของสังคม กิจกรรมของพนักงาน เช่น การจัดนิทรรศการ ประจำปี การเปิดตัวสินค้า และเปิดโชว์รูมใหม่ การต้อนรับคณะผู้เดินทางมาเยี่ยมชมกิจการ งานเฉลิมฉลองใน โอกาศต่าง ๆ งานต้อนรับ ผู้บริหารใหม่ งานครบรอบวันก่อตั้งบริษัทฯ วันครบรอบวันสำคัญต่าง ๆ งาน สังสรรค์ ประจำปี งานต้อนรับบุคคลสำคัญ ฯลฯ ภารกิจเหล่านี้ เป็นงานที่อยู่ในความดูแลรับผิดชอบของสำนักงาน ผู้บริหารสำนักงานมีหน้าที่ ควบคุมดูแลงานเหล่านี้ให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะหากเกิดข้อบกพร่อง จะทำให้เกิดความเสียหายแก่สำนักงาน ได้รับคำตำหนิได้ เพราะเป็นงานที่หาผู้รับผิดชอบโดยตรงไม่ได้ จึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานที่จะต้อง เข้าไปดูแลรับผิดชอบงานเหล่านี้ แต่งานบางอย่างอาจมีผู้รับผิดชอบเฉพาะโดยตรง เช่น งานบุคลากร งานบัญชี อาจแยกออกไปงานสำนักงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ขนาด ลักษณะองค์การนั้น หน่วยงานบางแห่งอาจมีบุคลากร เพียง 2-3 คน ทำหน้าที่เหล่านี้ สำนักงานบางแห่งอาจมีพนักงานนับสิบ นับร้อยก็ได้ ขึ้นอยู่กับความจำเป็น ความเหมาะสม ขนาด ลักษณะของหน่วยงานนั้น ๆ กิจกรรมในสำนักงาน ในสำนักงานทุกแห่งทั่วไปมีกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องปฏิบัติมากมาย ซึ่งสามารถจัดแบ่งกิจกรรม ต่าง ๆ ออกได้เป็นดังนี้ 1. จัดองค์การสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่งาน 1.1 กำหนดว่ามีงานอะไรบ้างที่จะทำ (กำหนดภาระหน้าที่หลักของหน่วยงาน) 1.2 กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ไว้อย่างชัดเจน ไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนกัน 1.3 มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบแก่บุคคลต่าง ๆ ตามตำแหน่ง 1.4 กำหนดความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละตำแหน่งไว้อย่างชัดเจน 2. จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง ได้แก่ 2.1 จัดแผนสำนักงาน จัดวางเครื่องใช้สำนักงานและเครื่องมือต่าง ๆ
2.2 การรักษาความปลอดภัยภายในสำนักงาน 3. กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ และวัสดุสำนักงานเพื่อกำหนด สมบัติของเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานให้เกิดความสะดวกในการจัดซื้อ 4. จัดให้มีเครื่องมือเครื่องใช้ติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ ได้แก่ เครื่องมือ เครื่องใช้ในงานดังนี้ 4.1 งานตอบโต้จดหมาย งานพิมพ์ งานอัดสำเนา เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เคื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้า เครี่องโรเนียวอัดสำเนา 4.2 งานเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสาร แฟ้มเอกสาร 4.3 งานรับ-ส่งหนังสือ และไปรษณียภัณฑ์ เช่น เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย 4.4 งานให้บริการโทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร (Facaimile) เช่น เครื่อง โทรศัพท์ชนิดพิเศษ ระบบชุมสายโทรศัพท์ ISDN, การให้บริการพิเศษของการสื่อสารแห่งประเทศไทย 4.5 งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ เครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ ที่มีความทันสมัยการใช้สื่อ ประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสม 4.6 งานให้บริการส่งหนังสือ และข่าวสารภายใน เช่น บอร์ดติดประกาศ 5. รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ได้แก่ 5.1 จัดให้มีการควบคุมงานอย่างเหมาะสมและเพียงพอ 5.2 วิเคราะห์งานและประเมินค่างาน 5.3 พิจารณากำหนดระดับเงินเดือน ค่าตอบแทนที่เป็นธรรม 5.4 คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานโดยพิจารณาจากความสามารถ ประสบการณ์รวมทั้งความ รับผิดชอบ 6. วิเคราะห์งานปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน ได้แก่ 6.1 ศึกษาเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวในการทำงานและหาวิธีทำงานให้ง่ายเข้า 6.2 กำหนดเวลามาตรฐานของงานแต่ละชนิด 6.3 กำหนดวิธีปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ 6.4 ศึกษาเทคนิคปรับปรุงงาน และทำการปรับปรุงงานที่เป็นปัญหา 7. การคุมงานในสำนักงาน 7.1 การควบคุมคุณภาพสำนักงาน 7.2 การประเมินผลการปฏิบัติงาน 7.3 กำหนดเวลาการทำงาน 7.4 จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน 7.5 จัดทำการประเมิน และเก็บบันทึกค่าใช่จ่ายในการปฏิบัติงาน 7.6 การรับฟังข้อเสนอแนะข้อตำหนิติเตียนจากบุคคลอื่น ๆ เครื่องใช้สำนักงาน คือ เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิด ความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะ
นำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจ เรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพ ในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอ านวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานใน สำนักงานได้มาก สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือก เครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด ความสำคัญของเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้สำนักงานนับว่ามีความสำคัญต่อสำนักงานและองค์การ ในการนำมาใช้ช่วยพนักงานในการ ปฏิบัติงานให้มีความสะดวก ประหยัดแรงงาน และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานมี ราคาที่ถูกลงช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสามารถซื้อ เพื่อนำไปใช้งานได้และเครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบัน ได้มี การพัฒนาระบบการทำงานโดยนำเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาใช้เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานเครื่องใช้สำนักงาน ได้ง่าย และสะดวกมากยิ่งขึ้น ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน 1. ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้นจะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจนมี ประสิทธิภาพ 2. ช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย เอกสารมีความถูกต้อง รวดเร็วมีประสิทธิภาพ 3. ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเครื่องใช้สำนักงาน ย่อมแลดูดีกว่างานที่ผลิตด้วยมือ มี ความสม่ำเสมอและจัดได้อย่างมีระเบียบ 4. ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยล่า งานบางอย่างนั้นต้องทำซ้ำซากจำเจทำให้เกิดการเบื่อ หน่ายและความเมื่อยล้าได้ หากได้นำเอาเครื่องใช้สำนักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทำให้ลดความเมื่อยล้าได้ 5. ช่วยให้มีการจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบและสามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วมีความแม้นยำช่วย ลดขั้นตอนในการทำงาน ชนิดของเครื่องใช้สำนักงาน 1. เครื่องคำนวณ คือ เครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ สะดวก รวดเร็วประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย มี 2 ชนิด คือ เครื่องคิดเลข และเครื่องคำนวณเลข 2. เครื่องพิมพ์ดีด คือ เครื่องที่ทำหน้าที่พิมพ์ข้อความลงบนกระดาษอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและ ทำให้ง่ายต่อการอ่าน เครื่องพิมพ์ดีดมีอยู่ 2 ชนิด 2.1 เครื่องพิมพ์ดีดภาษาเดี่ยว เช่น พิมพ์ดีดภาษาไทย พิมพ์ดีดภาษาอังกฤษ 2.2 เครื่องพิมพ์ดีดสองภาษาเป็นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่มีหัวพิมพ์ เป็นลักษณะลูกกอล์ฟที่เรียกว่ากอล์ฟบอล (Golf ball) และ เครื่องพิมพ์ดีดที่มีช่องสำหรับใส่ตลับที่
เรียกว่าจานพิมพ์ (Daisy wheel) 3. เครื่องอัดสำเนา คือ เครื่องอัดสำเนาเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการผลิตเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็วประหยัดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่าย เครื่องอัดสำเนาแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการอัดสำเนา 4. เครื่องถ่ายเอกสาร คือ เครื่องที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อ จัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ เครื่องถ่ายเอกสารมีหลาย ชนิดด้วยกันขึ้นอยู่ว่าหน่วยงานนั้นๆ จะเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน
เครื่องถ่ายเอกสารแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ 1) เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดำ เป็นเครื่องถ่ายเอกสารในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงาน แบบปกติ ไม่มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารจากต้นฉบับลงบนกระดาษถ่าย เอกสารเป็นขนาดปกติเท่าต้นฉบับ 2) เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีด ความสามารถในการย่อขยายขนาดเอกสารให้เล็กลงหรือใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติจัดว่าเป็น ขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา 3) เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว เอกสารจะมีความคมชัดและประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวกและง่ายต่อการใช้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปควบคุมการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ 5. เครื่องโทรศัพท์เป็นการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจจำเป็นต้องอาศัยบริการของการ สื่อสารที่สะดวกรวมเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย สามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร บริการโทรศัพท์ (Telephone Services) แบ่งออกเป็น 3 ชนิด 1) โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Personal Telephone) 2) โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone)
3) โทรศัพท์มือถือ (Mobile) 6. เครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลาค่าใช้จ่าย และเป็นหลักฐานที่สามารถใช้อ้างอิงได้ เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทาง ได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีและเสียค่าใช้จ่ายน้อย ธุรกิจเกือบทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สำหรับการรับส่งข้อมูล และมักจะเปิดเครื่องไว้ตลอด 24 ชั่วโมงเพื่อที่จะไม่พลาดข่าวสารข้อมูลต่างๆ ในปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับ การพัฒนาให้มีหน่วยความจำที่สามารถบันทึกข้อมูล แม้จะปิดเครื่องไว้ก็ตาม นับเป็นความก้าวหน้าอีกขั้นหนึ่ง 7. เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic device) ที่ช่วยในการจัดการกับ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่างๆ โดยคุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์ คือการที่สามารถกำหนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้และสามารถทำงานได้หลากหลายรูปแบบ และเป็น ที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายทุกสถานประกอบการ ทุกธุรกิจ หรือหน่วยงานต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการ ดำเนินงานทั้งสิ้น 8. เครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพที่ อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบน กระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ ปัจจุบันมีให้เลือกหลายแบบเพื่อการนำไปใช้งานที่ต่างกันออกไปดังนี้ 1) เครื่องพิมพ์แบบจุด (Dot Matrix Printer) คือ เครื่องพิมพ์ที่อาศัยการใช้งาน หัวเข็มไปกระแทก กระดาษ โดยผ่านผ้าหมึกท าให้เป็นจุดขึ้น เห็นจะมีแต่ประโยชน์ด้านทำกระดาษไขสำหรับงานโรเนียว เอกสาร และพิมพ์โดยซ้อนกระดาษ Carbon ได้เท่านั้น เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ ในปัจจุบันส่วนใหญ่นิยมใช้กัน 2 แบบ แบบ 9 เข็ม และแบบ 24 เข็ม
คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้คือ สามารถพิมพ์ลงบนกระดาษที่มีสำเนาหลายชุดได้ ทำให้ไม่ ต้องเสียเวลาพิมพ์หลายครั้ง ซึ่งเครื่องพิมพ์แบบอื่นไม่สามารถทำได้ 2) เครื่องพิมพ์แบบหมึกพ่น (Inkjet Printer) คือ เครื่องพิมพ์ที่ใช้วิธีพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษ โดย หมึกจะถูกฉีดออกจากรูขนาดเล็กบนหัวพิมพ์ ซึ่งหมึกที่ใช้จะเป็นแม่สี 4 สี คือ แดง เหลือง น้ำเงิน และดำ คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้คุณภาพการพิมพ์คมชัดกว่าแบบใช้หัวเข็ม ให้ความละเอียดสูงเหมาะ สำหรับงานด้านกราฟิก และงานด้านการน าเสนอ สามารถพิมพ์ภาพสีได้โดยมีตลับหมึกสีแยกอิสระ สามารถ ถอดเปลี่ยนได้ และสามารถพิมพ์บนผิววัสดุอื่นๆ นอกจากบนกระดาษได้ เช่น แผ่นใส, สติ๊กเกอร์ เป็นต้น 3) เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) คือ ทำงานคล้ายกับเครื่องถ่ายเอกสาร โดยใช้แสงเลเซอร์ สร้างประจุไฟฟ้าบวกบนแผ่นกระดาษที่เคลื่อนผ่าน ผงหมึกที่มีประจุลบจุถูกดูดกับประจุบวก จากนั้นลูกกลิ้ง ร้อนจะช่วยให้หมึกติดกับกระดาษ เครื่องพิมพ์เลเซอร์มีความเร็วในการพิมพ์สูงและมีต้นทุนการพิมพ์เฉลี่ยต่อ แผ่นถูกกว่าเครื่องพิมพ์ฉีดหมึก จึงเหมาะกับงานที่ต้องพิมพ์ปริมาณมาก เช่น สำนักงาน สถานศึกษา ร้านถ่าย เอกสาร เป็นต้น เครื่องพิมพ์เลเซอร์มี 2 แบบ คือ ขาว/ดำ และสีคุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้ เป็น เครื่องพิมพ์ที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งเครื่องพิมพ์ประเภทนี้เหมาะกับงานเขียนแบบของ วิศวกรและสถาปนิก และเป็นเครื่องพิมพ์ที่มีราคาแพงที่สุด
4) เครื่องพล็อตเตอร์ (Plolter) มีขนาดใหญ่กว่าเครื่องพิมพ์ประเภทอื่น นิยมใช้กับงานที่เกี่ยวข้องกับ การเขียนแบบต่างๆ ป้ายโฆษณา ซึ่งมีลักษณะการทำงานด้วยการใช้ปากกาเขียนข้อมูลลงบนพื้นผิวที่ต้องการ พิมพ์ด้วยวิธีการเลื่อนกระดาษ ปากกาที่ใช้เขียนข้อมูลมี6-8 สี มีความเร็วในการทำงานวัดเป็น ไอพีเอส (ips : inch per second) หมายถึง พื้นที่ที่เครื่องพิมพ์สามารถเลื่อนปากกาไปบนชิ้นงาน 1 ตารางนิ้วต่อวินาที 9. เครื่องสแกนเนอร์คือ อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็น ดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถแสดง เรียบเรียง เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย ข้อความ ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติสามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่าง ๆ ได้ดังนี้ - ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร - บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์ - แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์ - เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่างๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ ชนิดของเครื่องสแกนเนอร์ สแกนเนอร์สามารถจัดแบ่งตามลักษณะทั่ว ๆ ไป ได้2 ชนิด คือ Flatbed scanners ซึ่งใช้สแกน ภาพถ่ายหรือภาพพิมพ์ต่าง ๆ สแกนเนอร์ชนิดนี้มีพื้นผิวแก้วบนโลหะที่เป็นตัวสแกน เช่น ScanMaker III Transparency and slide scanners, ซึ่งถูกใช้สแกนโลหะโปร่ง เช่น ฟิล์มและ สไลด์การทำงานของ สแกนเนอร์การจับภาพของสแกนเนอร์ท าโดยฉายแสงบนเอกสารที่จะสแกน แสงจะผ่านกลับไปมาและภาพ จะถูกจับโดยเซลล์ที่ไวต่อแสง เรียกว่า charge-couple device หรือ CCD ซึ่งโดยปกติพื้นที่มืดบน กระดาษ จะสะท้อนแสงได้น้อยและพื้นที่ที่สว่างบนกระดาษจะสะท้อนแสงได้มากกว่า CCD จะสืบหาปริมาณแสงที่ สะท้อนกลับจากแต่ละพื้นที่ของภาพนั้น และเปลี่ยนคลื่นของแสงที่สะท้อน กลับมาเป็นข้อมูลดิจิตอล หลังจาก นั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการสแกนภาพก็จะแปลงเอาสัญญาณเหล่านั้นกลับมาเป็นภาพ บนคอมพิวเตอร์อีกที หนึ่งสิ่งที่จำเป็นสำหรับการสแกนภาพมีดังนี้ - สาย SCSI สำหรับต่อจากสแกนเนอร์ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ - ซอฟต์แวร์สำหรับการสแกนภาพ ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของสแกนเนอร์ให้สแกนภาพตามที่ กำหนด - สแกนเอกสารเก็บไว้เป็นไฟล์ที่นำกลับมาแก้ไขได้อาจต้องมีซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนด้าน OCR - จอภาพที่เหมาะสมสำหรับการแสดงภาพที่สแกนมาจากสแกนเนอร์ - เครื่องมือสำหรับแสดงพิมพ์ภาพที่สแกน เช่น เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์หรือสไลด์โปรเจคเตอร์
ประเภทของภาพที่เกิดจากการสแกน 10. เครื่องตัดกระดาษ มีหลายแบบด้วยกันขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน 11. เครื่องเคลือบเอกสาร มีหลายขนาดและหลายแบบ 1. ศึกษาวิธีการใช้เครื่องเคลือบบัตร ก่อนใช้งาน 2. เปิดสวิทซ์อุ่นเครื่อง เพียง 8-10 นาที 3. ควรตั้งความร้อนให้พอเหมาะกับความหนาของพลาสติกเคลือบบัตร ตั้งค่าความร้อน ระหว่าง 110-130 องศา 4. การสอดพลาสติกเคลือบเข้าเครื่องให้สอดจากด้านที่ซีลหัวเท่านั้น 5. เมื่อเลิกใช้งานให้ปรับอุณหภูมิลงต่ำสุด ทิ้งไว้ 10 นาที ก่อนปิดสวิตซ์ 6. กรณีมีคราบกาวติด เช็ดทำความสะอาดเครื่องเคลือบบัตรด้วยผ้าสะอาดชุบน้ำมันสน 12. เครื่องเจาะกระดาษ
13. เครื่องเย็บเอกสาร การบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงาน การบำรุงและรักษาเครื่องใช้ส านักงานมีความสำคัญมากสำหรับบุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้เครื่องใช้ส านักงานเหล่านั้น จะต้องทำหน้าที่ควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้ งานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และช่วยประหยัด ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง การติดตั้งเครื่องใช้สำนักงาน - จัดเตรียมสถานที่ให้เหมาะสมกับลักษณะของเครื่องใช้สำนักงานนั้นๆ - ควรมีอุปกรณ์ครอบคลุมหรือปกปิด - ควรมีเก็บให้ห่างไกลจากอันตรายภายนอก - ก่อนใช้ต้องตรวจสอบสภาพว่าพร้อมใช้งานหรือไม่ - หลังใช้ต้องตรวจสอบและบำรุงรักษา กิจนิสัยที่ควรปฏิบัติในการใช้งาน - รักและถนอมเครื่องใช้ส านักงาน เสมือนเป็นสมบัติของตัวเอง - มีใจรักในอาชีพของตนที่จะใช้เครื่องใช้อย่างประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กร - มีการใช้เครื่องใช้ส านักงานอย่างมีศิลปะ - จัดทำคู่มือประจำเครื่องใช้ทุกๆเครื่อง กฎสำคัญที่ต้องปฏิบัติจนเป็นกิจนิสัย - ควรมีการศึกษาให้ดีก่อนใช้เครื่อง - ปฏิบัติงานใช้เครื่องอย่างมีศิลปะ - ตรวจสอบประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน - เรียนรู้ ซ่อมแซม แก้ไข ด้วยตนเอง - บำรุงรักษาเมื่อช ารุดเสียหาย - จัดทำคู่มือไว้ให้ผู้ใช้ศึกษา การตรวจตราเครื่องใช้ประจำวัน - ตรวจดูความเรียบร้อย ปัดฝุ่นละออง เช็ดถูให้สะอาดหลังใช้งาน - ถอดปลั๊กไฟ ปิดผ้าคลุมทุกครั้งเมื่อใช้งานเสร็จ - ตรวจดูสายไฟและความเรียบร้อยของปลั๊กไฟ การตรวจตราประจำสัปดาห์
- เช็ดปัดฝุ่นละอองตามซอกมุมต่าง ๆ ของเครื่องใช้ - เปิดฝาเครื่อง ใช้เศษผ้าเช็ดถูฝุ่นละอองจากเศษกระดาษ - หยอดน้ำมันหล่อลื่นถ้าจำเป็น - ใช้แอลกอฮอล์เช็ดถูและทำความสะอาดตัวเครื่อง การตรวจตราประจำเดือน - เปิดเครื่องตรวจสอบอะไหล่บางชนิดที่เสื่อมสภาพ อาจต้องเปลี่ยนใหม่ - เช็ดส่วนเลอะเทอะเปรอะเปื้อนภายใน นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพื่อให้การปฏิบัติงานภายในองค์กร เป็นระบบควรมีการจัดทำบัญชีลงทะเบียนวัสดุและครุภัณฑ์ไว้ควบคุมการใช้งาน การเบิกจ่าย การยืม หรือการ เคลื่อนย้ายเครื่องปฏิบัติสำนักงานของหน่วยงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขอ อนุมัติจัดซื้อใหม่เมื่อเครื่องใช้เหล่านั้นสิ้นสภาพการใช้งาน