รายงานสำนักงานสมัยใหม่-นางศิโรรัตน์ รักเกื้อ

1 สำนักงานสมัยใหม่ ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานสมัยใหม่ (Modern Office) หมายถึง หน่วยงานหรือสำนักงานที่มีการนำแนวคิดวิธีการ และกระบวนการ นวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยการทำงานใน สำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว สะดวกสบาย ถูกต้อง มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่ ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามามีบทบาทสำคัญในการพัฒนาสำนักงานทั่วไปได้มีความทันสมัย มากขึ้น เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะที่ สำคัญดังนี้ 1. ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้ ในการบริหารจัดการ โดยเฉพาะการจัดการในด้านเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์จดหมาย รายงาน กรอกข้อมูลต่าง ๆ 2. สำนักงานมีระบบการสืบค้นคว้าหาข้อมูล ตลอดจนการติดต่อสื่อสารโดยใช้ระบบอินเทอร์เน็ตและ การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ 3. มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

2 4.ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และสามารถใช้คำปรึกษาหรือแนะนำหลัก วิธีการใช้แก่ผู้ร่วมงานได้ 5. ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร ซึ่งอาจจะเป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์หรือ ในรูปแบบ Open Source 6. อุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและพัฒนาให้ทันสมัยอยู่เสมอ 7. ระบบต่าง ๆ ที่ใช้ในสำนักงาน จะต้องสามารถเชื่อมโยงและใช้ร่วมกันกับหน่วยงานอื่น ๆ ได้ ประเภทของสำนักงาน 1. สำนักงานของราชการ (Burtau) เป็นสำนักงานของหน่วยงานราชการ การปฏิบัติงานมีระเบียบ กฎเกณฑ์ และข้อบังคับที่ชัดเจน และต้องเป็นไปตามขั้นตอนอย่างเคร่งครัด เพราะผูกพันถึงกฎหมาย ทำให้ สำนักงานประเภทนี้ถูกมองว่าล่าช้า การติดต่อต้องมากกว่าหนึ่งจุดขึ้นไป เช่น สำนักงานงบประมาณสำนัก มาตรฐานอาชีวะศึกษา สำนักงานของโรงเรียน สำนักงานของเทศบาล ฯลฯ ลักษณะงานมีเอกสารที่เกี่ยวข้อง จำนวนมาก อุปกรณ์สำนักงานที่นิยมนำมาใช้งาน เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสาร และโทรศัพท์ระบบ แอนนะล็อก ฯลฯ อย่างไรก็ดี ปัจจุบันมีสำนักงานข้าราชการหลายสำนักที่นำระบบเทคโนโลยีมีพัฒนา สำนักงานให้มีความทันสมัยมากขึ้นมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูล เข้ามา ใช้ในการบริหาร มีระบบเครื่องออกบัตรคิวอัตโนมัติ หรือบางหน่วยงานมีการเชื่อมโยงระบบเทคโนโลยี

3 และลดขั้นตอนปฏิบัติ และเอกสารในการติดต่อลง แต่ก็เป็นเพียงสำนักงานส่วนน้อย ที่ประสบ ผลสำเร็จได้ในขณะนี้ 2. สำนักงานอัตโนมัติ (Offic Automation) เป็นสำนักงานที่นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหาร จัดการงานเขตสำนักงาน เช่น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีการสื่อสารเทคโนโลยี ซอฟแวร์ และเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต ฯลฯ โดยเทคโนโลยีต่างๆ เหล่านี้ ปัจจุบันมีหลากหลาย การเลือกใช้จึง ขึ้นอยู่กับศักยภาพของแต่ละองค์กร ในอดีตองค์กรที่มีสำนักงานอัตโนมัติมักจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มี สำนักงานย่อยๆ อยู่ในต่างจังหวัดและมีศูนย์กลางสำนักงานอยู่ในกรุงเทพมหานคร แต่ปัจจุบันด้วยความ ทันสมัยของเทคโนโลยีและในการใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นต่ำลง จึงทำให้องค์กรทั้งขนาดกลางหรือขนาดเล็กก็ สามารถจัดเป็นสำนักงานอัตโนมัติเช่นกัน สำหรับเครื่องมือของสำนักงานที่สำคัญของระบบนี้ก็คือ เครื่อง คอมพิวเตอร์ โดยประเทศที่คิดค้นระบบสำนักงานอัตโนมัติก็คือ ประเทศญี่ปุ่นและประเทศสหรัฐอเมริกา

4 3. สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) เป็นสำนักงานสมัยใหม่อีกรูปแบบหนึ่ง วัตถุประสงค์ สำคัญในการลดปริมาณกระดาษในสำนักงาน โดยนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามางาน ปัจจุบันหลายหน่วยงาน พยายามสร้างระบบแบบนี้ขึ้นมา แต่ยังไม่ประสบผลสำเร็จเนื่องจากขาดความมั่นใจในการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะเอกสารทางการเงินที่สำคัญ และหน่วยงานราชการที่มีระเบียบและข้อกำหนดในการเก็บรักษา เอกสาร และผู้ปฏิบัติของสำนักงานนั้นๆ ยังขาดความเข้าใจที่ดี ไม่เห็นถึงความจำเป็นในการลดปริมาณ กระดาษ และไม่ให้ความสำคัญทั้งกระบวนการอบรม 4. สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Office) เป็นสำนักงานที่มีเครื่องมือและเครื่องใช้ สำนักงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ตดาวเทียม และโทรศัพท์อัตโนมัติ ปัจจุบันสำนักงานแบบนี้มักจะเกิดขึ้นกับหน่วยงานภาคเอกชน มากกว่าภาครัฐ เพราะต้องใช้งบประมาณในการดำเนินการสูง และจำเป็นต้องใช้ผู้เชียวชาญและผู้ชำนาญการ ในการดูแลรักษาพนักงานในระบบแบบนี้ มีความรู้เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมสำเร็จรูปที่รู้จักกัน ในชื่อของ E-office บางสำนักงานมีระบบอินเทอร์เน็ตเชื่อมโยงระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของสำนักงาน ลักษณะเด่นที่สำคัญของระบบแบบนี้คือ ความรวดเร็วในการบริการ และความถูกต้อง ซึ่งสอดคล้องกับสภาพ การแข่งขันทางด้านเศษฐกิจในยุคปัจจุบัน สำหรับอุปกรณ์สำนักงานที่เห็นอยู่ในสำนักงานแบบนี้ เช่น เครื่อง คอมพิวเตอร์ แฟลตไดฟ์ กล้องดิจิทัล กล้องเว็บแคม ไมโครโฟน อินเทอร์เน็ต ฯลฯ

5 5. สำนักงานสีเขียว (Grttn Office) เป็นสำนักงานที่ดำรงการลดภาวะโลกร้อน ด้วยการผลิตที่ใช้ แล้วกลับมาใช้ซ้ำอีก โดยองค์กรที่มีสำนักงานแบบนี้จะลดการผลิตจากพลาสติก หรือพลาสติกที่ย่อยสลายยาก ใช้พลังงายน้อยและหันกลับมาไม่สิ้นเปลืองพลังงานในการทำลาย หรือการเปลี่ยนรูปเพื่อการนำกลับมาใช้ใหม่ การเริ่มต้นของการเป็นสำนักงานแบบนี้ คือ การใช้กระดาษสองหน้า เป็นต้น 6. สำนักงานเสมือนจริง (Virtual Office) เป็นสำนักงานที่ไม่ต้องมีภาระค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเช่า สำนักงาน การบริหารจัดการข้อมูลจะผ่านพนักงานเพียงสองหรือสามคน ที่คอยรับขีดส่งข้อมูลผ่านอีเมล์ โทรศ เป็นสำนักงานที่ไม่ต้องมีภาระค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเช่าสำนักงาน การบริหารจัดการข้อมูลจะผ่านพนักงาน เพียงสองหรือสามคน ที่คอยรับขีดส่งข้อมูลผ่านอีเมล์ โทรศัพท์เคลื่อนที่ จัดส่งเอกสาร ติดต่องาน และตอบ คำถามผ่านระบบอินเทอร์เน็ต โดยอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารในรูปแบบไร้สาย หัวหน้างานและลูกน้อง ไม่จะ จำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่ในสำนักงาน จะทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ และสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ผ่านทางระบบ อินเทอร์เน็ต ทำให้สำนักงานมีความกะทัดรัดและทันสมัย

6 องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ มี 5 องค์ประกอบ องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ มี 5 องค์ประกอบได้แก่บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูล สารสนเทศเทคโนโลยี และการบริหารจัดการ 1.บุคลากร ในสำนักงานสมัยใหม่นอกจากจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ในงานสำนักงานเช่นเดียวกับบุคลากร ใน สำนักงานทั่วไป และยังต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และทักษะเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ภาษาอังกฤษ และด้าน การจัดการสารสนเทศอีกด้วย รวมทั้งยังต้องมีความสามารถในการเปลี่ยนลักษณะการปฏิบัติงานบางอย่างใน สำนักงานให้เหมาะสมกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ เช่น เปลี่ยนงานการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ในแบบเดิม กลายเป็นการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ ในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือสารสนเทศของ สำนักงานในรูปแบบของดิจิทัล หรือการเปลี่ยนจาก การส่งจดหมายทางไปรษณีย์ธรรมดา กลายเป็นส่ง จดหมายไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ แบ่งเป็น 3 กลุ่ม 1.1 กลุ่มผู้บริหารมีบทบาทหน้าที่กำหนดนโยบายวัตถุประสงค์เป้าหมายควบคุมดูแลงานจัดทำ งบประมาณของสำนักงาน และเป็นผู้ที่ใช้ข้อมูลที่ได้จากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ 1.2 กลุ่มสายงานสำนักงาน จำแนกเป็นกลุ่มย่อย ดังนี้ 1.)กลุ่มผู้ทำงานในสายงานสารบรรณ เป็นกลุ่มที่นำเครื่องมือและอุปกรณ์มาใช้ในการปฏิบัติงาน ที่มีบทบาทหน้าที่เกี่ยวกับงานด้านการประมวลค่า การลงทะเบียนจัดเก็บเอกสารโดยบุคลากรกลุ่มนี้จะต้อง เรียนรู้การใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน ตำแหน่งบุคลกรกลุ่มนี้ เช่นเจ้าหน้าที่ธุรการ เลขานุการ ฯลฯ 2.)กลุ่มผู้ทำงานด้านจัดการสารสนเทศ เนื่องจากภายในสำนักงานสมัยใหม่ภาระงานและหน้าที่ ต่างๆเพิ่มมากขึ้นจากเดิม จึงจำเป็นต้องมีบุคลากรกลุ่มนี้เข้ามาจัดการกับเอกสาร สารสนเทศ ทั้งในด้านการ ผลิต การจัดเก็บการจัดหมวดหมู่ การทำเครื่องมือค้นคือและการทำลายเอกสาร สารสนเทศ ทั้งในด้านการ ผลิต การจัดเก็บ การจัดหมวดหมู่ การทำเครื่องมือค้นคืน และการทำลายเอกสาร เป็นต้น โดยนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาประยุกต์การจัดการสารสนเทศดังกล่าว 1.3กลุ่มสายงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่รับผิดชอบในการให้บริการฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และการวางโครงสร้างเทคโนโลยีสารสนเทศพื้นฐาน โดยกลุ่มนี้เป็นบุคลากรที่ต้องมีความเชียวชาญหรือได้รับ การฝึกอบรมเฉพาะด้าน ทั้งการพัฒนาและการออกแบบระบบรวมถึงการดูแลบำรุงรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศ

7 2. กระบวนการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ยังคงมีงานหลากหลายประเภทเช่นเดียวกับ สำนักงานทั่วไป แต่มีการนำเทคโนโลยี อุปกรณ์ เครื่องมือมาใช้ในการปฏิบัติงานมากขึ้น ดังสรุปได้ตามภาระ งานดังนี้ 2.1งานการบริการผู้บริหาร ได้แก่ 1.)การรับและสนทนาโทรศัพท์ มีการปรับปรุงดูโทรศัพท์สาขาให้มีระบบฝากข้อความที่ เรียกว่าไปรษณีย์เสียงหรือวอยซ์เมล(voice mail) เพื่อช่วยให้การับโทรศัพท์และบันทึกข้อความหรือสามารถ โอนสายอัตโนมัติ โดยระบบที่สามารถบันทึกเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ เวลา และรายละเอียดต่างๆ ที่ถูกฝากไว้โดยผู้รับอาจไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน เครื่องบันทึกเสียงจะ บันทึกข้อความที่ฝากไว้ พร้อมกันนั้นผู้รับสามารถที่จะเรียกข้อความนั้นขึ้นมาฟังได้โดยใช้โทรศัพท์จากที่อื่นเข้า ไปในสำนักงานแล้วขอฟังเสียงที่ฝากไว้ ซึ่งอาจส่งเสียงหรือข้อความนี้ให้กับผู้อื่นต่อไปได้ 2.)การับ-ส่งเอกสารและการจัดทำเอกสารต่างๆ ในการรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือเอกสารนั้นๆ มีการส่งข่าวสารต่างๆด้วยระบบอีเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมลล์(Electronic Mail-E-mail) ที่สามารถส่งข่าวสารให้ไปปรากฏบนเทอร์นิมอลซึ่งควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ทราบข่าวสาร ใด ใครส่ง ได้รับการตอบกลับเมื่อไร และมีคำตอบว่าอย่างไร 3.)การจัดการตรางนัดหมายมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้บันทึกการนัดหมายแทนสมุดนัดหมาย ส่วนบุคคลที่เป็นกระดาษโดยเครื่องดังกล่าวสามารถทำตรางนัดหมายส่วนบุคคลบันทึกตรางนัดหมาย และ เตือนเมื่อถึงเวลานัดหมายหรือตามเวลาตั้งไว้ กำหนดการประชุมการนัดพบ การเจรจาเรื่องต่างๆรวมทั้งเป็น เครื่องที่สามารถบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆ โดยสามารถรวบรวมสข้อมูลไว้เป็นแฟ้มและเป็นหมวดหมู่ เพื่อ ความสะดวกในการค้นหาและเรียกดู และเก็บสถิตต่างๆ เป็นต้น 4.)การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร โดยจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นฐานข้อมูลและเรียกใช้ได้ 5.)การจัดการเดินทาง สามารถเรียกดูตารางเดินทาง จองตั๋วการเดินทางพร้อมชำระเงินได้ โดยตรงจากเว็บไซต์และจำหน่ายตั๋วเดินทาง 2.2งานด้านเอกสาร ข้อมูล และสารสนเทศ ประกอบด้วย 1.)การรับและบันทึกการรับเอกสาร มีการนำโปรแกรมการจัดการจัดเอกสารมาใช้ และมีการ รับเอกสารในรูปแบบแฟ้มข้อมูลผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

8 2.)การส่งเอกสาร มีการใช้ระบบการเดินเอกสารอัตโนมัติและการเวียนแจ้งบนเว็บบอร์ดผ่าน เครือข่ายอินทราเน็ตของหน่วยงาน 3.)การจัดทำเอกสาร งานบนส่วนนี้สามารถปฏิบัติได้อย่างสะดวก เหมาะสมและรวดเร็ว ยิ่งขึ้น เนื่องจากสำนักงานสมัยใหม่มีการจัดเก็บข้อมูลที่กระจายตามงานต่างๆ ไว้ในคอมพิวเตอร์ ทั้งมีการใช้ เครื่องไมโครเวฟคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย โปรแกรมที่ใช้งานมีหลายชุด เรียกว่า โปรแกรมประมวลผลค่า เป็นต้น นอกจากนี้ มีการใช้โปรแกรมนำเสนอข้อเสนอข้อมูล เพื่อใช้ในการายงานนำเสนอข้อมูลทำให้ได้สารสนเทศที่ น่าสนใจ มีทั้งข้อความ ภาพเคลื่อนไหว และเสียงสามารถจัดทำได้อย่างรวดเร็ว 4.)การจัดส่งและบันทึกการจัดส่ง โดยประยุกต์โปรแกรมระบบงานสารบรรณ ซึ่งเป็น ระบบงานย่อยในระบบสารสนเทศ 5.)การจัดเก็บและการค้นคืนเอกสาร มีการจัดเก็บเอกสารอยู่ในแฟ้มข้อมูลของเครื่อง คอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Filing) และมีการจัดเก็บหลากหลายรูปแบบ ทั้งใน รูปแบบลักษณ์ที่เป็นการวาดภาพและจัดเก็บไว้ โดยสามารถค้นหาได้สะดวกผ่านหน้าจอ โดยมีการนำโปรแกรม ระบบจัดเก็บและค้นคืนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ซึ้งการปฏิบัติงานลักษณะนี้จะต้องมีมาตรการที่ป้องกัน รักษาความปลอดภัยของข้อมูลเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย 2.3การจัดประชุม มีการเพิ่มรูปแบบการประชุมเป็นการประชุมทางไกล ( Teleconferenee ) ซึ่งอาจ เป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตก็ได้ โดยรูปแบบการ บันทึกข้อมูลการประชุมและข้อสรุปต้องมีการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมตามไปด้วย โดยอาจเป็นเว็บบอร์ด แสดงความคิดเห็น เป็นต้น 2.4การประชาสัมพันธ์ การส่งและการกระจายข่าวสารข้อมูลไปยังหน่วยงานภายในภายนอกสามารถ ทำได้อย่างสะดวกและรวดเร็วโดยใช้เว็บบอร์ดเพื่อบริการสมาชิกในองค์กรสามารถช่วยเหลือกันได้การรับ ส่ง ข่าวสารภายในและภายนอกองค์กรโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การกระจายสารสนเทศด้วยเครือข่าย คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต อินทราเน็ตการจัดทำหน้าที่ตอบคำถามที่ถามบ่อย โดยการนำขึ้นบนเว็ปไซส์ หน่วยงานสังกัด เพื่อให้ผู้ใช้เปิดอ่านโดยไม่ต้องถามการจัดทำระบบข้อมูลอัตโนมัติ บริการผู้ที่มาติดต่อเพื่อลด การติดต่อระหว่างบุคคล เป็นต้น

9 3. ข้อมูลและสารสนเทศ สำนักงานสมัยใหม่เกิดขึ้นเนื่องจากมีปริมาณเอกสารและข้อมูลสารสนเทศเป็น จำนวนมากและหลากหลายรูปแบบทั้งข้อความ ตัวเลข ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว แผนภูมิ ภาพลักษณ์ จึงได้นำ เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์เพื่อจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ ค้นหาเรียกใช้และแก้ไขปรับปรุง 4. เทคโนโลยี สำนักงานสมัยใหม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในงานต่างๆโดยอุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่นั้นยังคงมีการใช้อุปกรณ์พื้นฐาน เช่น โทรศัพท์ โทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่อง ถ่ายสำเนาเอกสาร ฯลฯ 5. การบริหารจัดการ การบริหารจัดการสำนักงานสมัยใหม่มีส่วนแตกต่างจากสำนักงานทั่วไป คือ ผู้บริหาร สำนักงานทั่วไป คือ ผู้บริหารสำนักงานสมัยใหม่ต้องมีวิสัยทัศน์และทัศนคติเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีมา ประยุกต์กับงานต่างๆให้เป็นระบบที่มีมาตรฐานในการทำงาน รวมทั้งการติดต่อสื่อสารร่วมกันได้ทั้งภายในและ ภายนอกในและภายนอกสำนักงาน นอกจากนี้ สำนักงานสมัยใหม่ยังมีการบริหารจัดการลักษณะการทำงาน เป็นทีมและมีการทำงานที่มีความร่วมมือกันด้วย

10 หลักการสำคัญในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ การพัฒนาสำนักงานโดยทั่วไป มักมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การบริการด้านข้อมูลข่าวสารได้สะดวก รวดเร็ว เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการการพัฒนาผู้บริหารจะต้องพิจารณาให้รอบคอบ เพื่อไม่ให้สิ้นเปลือง งบประมาณบริษัท ฉะนั้น ควรมีหลักการในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ ดังนี้ - การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่โดยการพิจารณาเลือกว่าจะดำเนินการพัฒนางานสมัยใหม่ ในแบบใด เช่น ดำเนินการเอง ว่าจ้างที่ปรึกษา จัดซื้อระบบสำนักงานสมัยใหม่มาใช้ หรือพิจารณาประชุม ร่วมกันในสำนักงาน - การพิจารณาการวางแผนการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ตามแนวทางที่ได้เลือกไว้อย่างไรจึงเหมาะสม การ วางแผนนี้มีทั้งด้านงบประมาณ กระบวนการพัฒนา และทรัพยากรบุคคล - การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานสมัยใหม่ เช่น การจัดรูปแบบระบบสำนักงานสมัยใหม่ การสั่งซื้อ เครื่องมือและอุปกรณ์การติดตั้งซอฟต์แวร์ การปรับเปลี่ยนข้อมูลต่างๆให้พร้อมที่จะทำงานในระบบสมัยใหม่ - การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน โดยจะต้องการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานสมัยใหม่ที จัดทำขึ้นนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด