الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات

‫ال َدل ِي ْل الإ ِجرا َئ ٌي لتنظيم‬
‫ل َف ّعالِياِ ْت‬



‫مقدمة‬

‫يقوم الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات على أساس مجموعة من‬
‫الأهداف ‪ ،‬عند وضعها يجب أن تكون شاملة جميع الإجراءات العملية بطريقة‬
‫سهله و بسيطه‪ ،‬بحيث يمكن استخدامها من قبل الموظفين العلاقات العامه‬
‫والاتصال المؤسسي وغيرهم من منفذي الفعاليات‪ ،‬فمن الواجب توحيد جميع‬
‫الإجراءات التي تخص العمل في الفعاليات‪ ،‬ويجب أن تكون الأهداف شاملة لكل‬
‫أبعاد العلاقات العامه وتحتوي على جميع الإجراءات التي تخص الفعاليات‪ ،‬فمن‬
‫خلال الدليل الإجرائي يمكن المساعدة على تحقيق الكفاءة والفاعلية‪ ،‬ويتم كل ذلك بمساعدة الموظفين‬
‫الموجودين داخل منظومة العلاقات العامة عن طريق الاجتهادات الشخصية لكل شخص منهم‪ ،‬وعن طريق‬
‫المتابعة المستمرة والإشراف بصفة دورية‪ ،‬كما يتم بناء على الاستراتيجيات والتعليمات الواضحة والبسيطة‪،‬‬
‫وهذا الدليل الذي بين يديك هو الدليل الإجرائي للفعاليات‪ ،‬أي كان نوع الفعالية‪ ،‬وحجمها‪ ،‬وأهميتها‪ ،‬وموقعها‪،‬‬

‫وزمنها‪.‬‬

‫التعريـــــــف‬
‫واقلفرارفعالبعيااةلستيفةخي‪.‬د‪..‬اممعكمااللنيمةووزتارموادجنايلبمه وحشترديخدةلطتيواحلطقمياوتدنقيةهظ‪،‬يدمفو‪.‬اولتنمعسليوقماوتريقةاب بةكوفاصنءةع‬

‫‪Effectiveness‬‬

‫‪- 3-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫أهداف الدليل‬

‫يهدف هذا الدليل إلى العمل المهني لعمل الفعاليات والسعي لتحقيقه بأقصى معايير الجودة‪.‬‬
‫نقل المعرفة والأساليب والتقنيات‪.‬‬
‫تبادل الخبرات والأفكار‪.‬‬

‫تعزيز صورة المنظمة من خلال تنفيذ الفعاليات المهمة والمميزة لخدمة المنظمة والمجتمع‪.‬‬

‫أهداف الفعالية‬

‫‪ 1‬صناعة الفعاليات المختلفة تشكل عنصرا رئيسا من الاقتصاد القائم على المعرفة‪ ،‬بوصفها وسيلة من‬

‫وسائل التطوير‪.‬‬

‫‪ 2‬تنشيط العديد من القطاعات التجارية والسياحية والاقتصادية والمجتمعات‪.‬‬
‫‪ 3‬الفعالية بصفة عامة أحد أهم وسائل الاتصال الفاعلة وذات التأثير في حركة المنظمة والمجتمع‪.‬‬
‫‪ 4‬هذا النشاط الاتصالي من أهم الأنشطة التي تقوم بها الجهات المختلفة لتحقيق أهدافها ونشر رسالتها‬

‫والأهداف المرجوة منها‪.‬‬

‫‪-4-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫أنواع الفعاليات‬

‫هناك العديد من أنواع‬ ‫دينيــة‬
‫الفعاليات التي يحتاجها‬
‫المختصين في إقامة الفعاليات‪،‬‬ ‫اقتصادية‬
‫والتي لها أنواع من حيث‬ ‫سياسية‬
‫الموضوع‪ ،‬والطبيعة‪ ،‬والزمن‬
‫اجتماعية‬
‫والحجم‬ ‫علمية‬
‫ثقافية‬
‫رياضية‬
‫بيئية‬

‫الموضـــــوع‬

‫فعاليات دينية‪( :‬محاضرات‪ ،‬مسابقات‪ ،‬أنشطة ثقافية » إلخ) مثل جائزة‪ .‬الأمير نايف للسنة النبوية – مكانها‬
‫المدينة المنورة‪ ،‬تاريخها ‪ 2019/4/9‬م‪.‬‬

‫فعاليات اقتصادية | مثل منتدى الرياض الاقتصادي – مدنية الرياض ‪2020/1/21‬م‪.‬‬
‫فعاليات سياسية | مثل الفعاليات قمة العشرين في الرياض ‪2020/3/20‬م‪.‬‬
‫فعاليات اجتماعية | مثل الاحتفالات المصاحبة للأعياد بمدن المملكة‪.‬‬
‫فعاليات علمية | مثل جائزة الملك فيصل مكانها – الرياض ‪2019/3 / 24‬م‪.‬‬
‫فعاليات ثقافية | مثل مهرجان الجنادرية – الرياض ‪2018/12/23‬م‪.‬‬
‫فعاليات رياضية | كأس خادم الحرمين الشريفين – جدة ‪2019/5/2‬م‪.‬‬
‫فعاليات بيئية | مثل مهرجان الغضاء ‪-‬عنيزة – ‪2020 /1/2‬م‬

‫طبيعتهـــا‬

‫فعاليات رسمية |‬
‫وتعقد وفق إجراءات نظامية محددة‪ ،‬في موعد محدد‪ ،‬وأسماء محددة‪.‬‬

‫فعاليات غير رسمية |‬
‫وهي من أهم وسائل نقل وتبادل الآراء‪ ،‬وتتسم بالاستغناء عن كثير من التصرفات الرسمية وإزالة الكلفة‬
‫وتتلاشى فيها الفروق الوظيفية‪ ،‬حيث يكون التركيز على مناقشة الموضوعات والمشكلات بغض النظر عن‬

‫مراكز الأشخاص الحاضرين‪.‬‬

‫‪- 5-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫زمـــن عـــقــدهــــا‬

‫فعاليات منتظمة أو دورية |‬
‫تعقد بصورة دورية أو متكررة كل عام مثلا‬
‫لمناقشة قضية معينة والاحتفال بمناسبة‬

‫ما‪.‬‬
‫فعاليات غير منتظمة |‬
‫وتعقد عند الاحتفال بمناسبة مميزة بشكل‬

‫غير متكرر‪.‬‬

‫حجمهــــــا‬

‫عملاقــــــة |‬
‫هي الفعاليات التي تشمل عددا كبيرا من المشاركين والمنظمين قد يصل لملايين الأشخاص‪.‬‬

‫كبيـــــرة |‬
‫هي الفعاليات التي تكون أقل حجما من العملاقة‪ ،‬حيث يساهم في الإعداد لها وحضورها الآلاف من المهتمين‪.‬‬

‫محــــدودة |‬
‫وهي الفعاليات المتعلقة بموضوع متخصص بهم عدد محدود من المشاركين مثل الإعداد الورشة عمل‪.‬‬

‫صغيـــــرة |‬
‫وهي الفعاليات البسيطة في الإعداد لها أو في عدد المشاركين بها‪.‬‬

‫‪-6-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫التخطـــــيـــــط‬

‫التخطيط يوضح الأدوار والمهام لفريق العمل الذي تطلب منه تنفيذ الخطة ضمن حدود معينة‪ ،‬ومكانية‬
‫معينة‪ ،‬ووفق معايير محددة‪.‬‬

‫تخطط اللجنة المنظمة على خلق ثقافة تنطلق من الرؤية والرسالة التي تؤمن بها وتبنى على أسس علمية‬
‫صحيحة‪.‬‬

‫تعتمد المنظمة على أسس الرقابة‪ ،‬ورفع كفاءة العاملين‪ ،‬وتقليل التكاليف المادية‪ ،‬والتخطيط الدقيق‬
‫والانتباه إلى الصعوبات‪ ،‬والعوائق التي ربما تعترض عملية تنفيذ الفعالية‪ ،‬وعمل التدابير الوقائية‪.‬‬

‫وضع خطة تبين الأهداف المطلوب الوصول إليها والعناصر الواجب استخدامها‪ ،‬لتحقيق الأهداف وكيفية‬
‫استخدام هذه العناصر وخط السير والمراحل المختلفة الواجب المرور بها والوقت اللازم لتنفيذ الأعمال في‬

‫إطار عدد من الشروط الواجب مراعاتها عند إعداد الخطة‪.‬‬
‫الإعداد لعقد الفعالية إعداد سليما لابد أن يسبقه تخطيط علمي ينتج عنه إعداد خطة شاملة للمشروع ككل‬

‫وهذه الخطة لابد أن تكون مبنية على تحديد الأهداف المطلوبة والوصول إليها بالجهد الجماعي‪.‬‬
‫إقرار الإجراءات والخطوات التفصيلية التي تتبع في تنفيذها‪.‬‬

‫وضع البرامج الزمنية التي ترتب الأعمال المطلوب القيام بها زمنيا مع ربط بعضها ببعض‪.‬‬

‫شروط التنظيم الناجح‬

‫تنظيم وإدارة الفعاليات بأحدث تقنيات صناعة الفعالية من حيث التنظيم والإدارة والخدمات‬
‫المرافقة لها مثل‪:‬‬

‫تقديم الدراسات والاستشارات والاقتراحات لإعداد خطة تنظيم الفعاليات‪.‬‬
‫ابتكار وإبداع استراتيجيات جديدة في مجال المعارض تتناسب مع الهدف العام من الفعالية‪.‬‬

‫دراسة الجدوى الاقتصادية لإقامة الفعاليات المختلفة‪.‬‬
‫التعاون مع الشركات الرائدة عالميا ومحليا في عالم صناعة الفعاليات بكافة المجالات لتنظيم وإقامة فعالية متميزة‪.‬‬

‫تنظيم الفعاليات الشاملة والمتخصصة‪.‬‬
‫ابتكار فعاليات ترفيهية‪ ،‬ثقافية‪ ،‬معرفية‪ .‬مصاحبة ومتجددة باستمرار تتناسب مع الهدف العام للفعالية‪.‬‬
‫وجود خطة شاملة وهي برنامج الفعالية النهائي والذي نتفرع منه خطط فرعية متكاملة مع الخطة الرئيسية‪.‬‬

‫مرونة الخطة وقابليتها للتكيف مع المتغيرات والظروف الخارجية‪.‬‬
‫مدى مطابقة البيانات لدى «لجنة تنظيم الفعالية» مع الواقع‪ ،‬سوف تعقد على أساسه الفعالية جميع التفصيلات‪.‬‬

‫وجود خطة للأمن والسلامة قبل وأثناء وبعد الفعالية‪.‬‬
‫ولضمان نجاح الفعاليات وتحقيق الأهداف المرجوة منها يتطلب كفاءة عالية في‪:‬‬

‫التخطيط ‪ -‬التنظيم – الإعداد ‪ -‬التنفيذ المتابعة من القائمين عليه‪.‬‬

‫‪- 7-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫الهيكل الإداري‬
‫تشكيل اللجان المنظمة وتحديد المهام والصفات‬

‫اللجنة العليا‬

‫المنسق العام‬ ‫من أهم الخطوات لتنظيم الفعاليات‬
‫وتحديد المهام بشكل واضح‬
‫لجنة التنسيق والمتابعة‬ ‫وإسنادها لذوي الاختصاص‬

‫لجنة المعارض‬ ‫لجنة العلاقات العامة‬
‫اللجنة الإعلامية‬
‫اللجنة الفنية‬ ‫لجنة الإعداد العلمي‬

‫المراسم والتشريفات‬ ‫اللجنة المالية‬ ‫لجنة السكرتارية‬
‫لجنة التسويق‬ ‫لجنة التسجيل‬ ‫لجنة الأمن والسلامة‬

‫‪@Infographic - Effectiveness‬‬

‫‪-8-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫اللجنة العليا |‬
‫مهام اللجنة العليا >‬
‫تحديد فكرة الفعاليات‪.‬‬
‫وضع الخطة الكاملة مع وضع خطة بديله في حالة الأزمات‪.‬‬
‫تحديد الأهداف الرئيسية والفرعية‪.‬‬
‫تعيين المنسق العام ومساعديه‪.‬‬
‫دراسة ومتابعة جميع التوصيات والقرارات تحديد مهام اللجان‪.‬‬
‫إقرار الخطة الشاملة للفعالية بالتنسيق مع جميع الأطراف‪.‬‬
‫الإشراف على جميع أعمال المنسق العام‪ ،‬تقديم التوجيه له واتخاذ القرارات المناسبة بذلك‪.‬‬
‫مراجعة ومتابعة مراحل الإعداد والتنفيذ واستحداث ما تراه من لجان ونشاطات بالتنسيق مع المنسق العام‪.‬‬
‫اختيار الوقت والمكان المناسب‪.‬‬
‫الموافقة على التقرير النهائي للفعالية والذي تعده لجنة مختصة بالتنسيق مع المنسق العام‪.‬‬
‫اعتماد المخرجات وانجازات اللجان‪.‬‬
‫تعيين رؤساء اللجان المختلفة و متابعة أعمالهم‪.‬‬

‫السمــــات >‬
‫الثـــقة‪.‬‬

‫ألهام الآخرين أساس الشخصية القيادية‪.‬‬
‫صنع القرار ‪.‬‬

‫التفويض والتمكين‪.‬‬
‫التواصل الجيد‪.‬‬
‫الصدق والنزاهة‪.‬‬
‫الإبداع والابتكار‪.‬‬
‫الإلمام الكامل‪.‬‬
‫الخبرة والتجارب‪.‬‬

‫التحدث بعدة لغات‪.‬‬
‫الصفات الشخصية والمهنية للجان الفرعية >‬

‫الخبرة والتجارب‪.‬‬
‫الابتكار والتصور والتخيل‪.‬‬

‫القدرة على التحليل‪.‬‬
‫التحدث بأكثر من لغة‪.‬‬
‫القدرة على التواصل والإقناع‪.‬‬
‫مواجهة المواقف والمشاكل وفهم العلاقات المختلفة‪.‬‬

‫اللباقـــــــة‪.‬‬
‫الإلمام بمعلومات جهة العمل وتاريخ الوطن‪.‬‬

‫تحمل ضغوطات العمل‪ ،‬الانضباط‪.‬‬
‫الاهتمام بالمظهر‪.‬‬

‫العدل والمساواة وعدم التحيز‪.‬‬

‫‪- 9-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫المنسـق العـام |‬

‫مهام المنسق العام >‬
‫يرأس المنسق العام الجهاز التنفيذي واللجنة الخاصة بالتنسيق والمتابعة المؤلفة من رؤساء اللجان المتخصصة‪.‬‬

‫يقوم بالإسهام في وضع الإستراتجية العامة ورسم الخطط التفصيلية‬
‫يشارك الميزانية التقديرية للفعالية بالتعاون مع رؤساء اللجان المختصة‬

‫يعتمد الجداول الزمنية في رسم خطط الفعالية‪.‬‬
‫ ‬

‫لجنة التنسيق والمتابعة |‬
‫مهام اللجنة >‬
‫تضع الخطط والإشراف على تنفيذ جميع النشاطات المصاحبة‪.‬‬
‫التنسيق والمتابعة لجميع أعمال اللجان المتخصصة أثناء مراحل الإعداد والتنفيذ بهدف تأمين التعاون‬

‫والتفاعل بين أعمال اللجان‪.‬‬

‫لجنة الإعداد العلمي |‬
‫إعداد محاور اللقاءات‬
‫المواد العملية‪.‬‬
‫اختيار المتحدثين‪.‬‬
‫إعداد ومراجعة الملفات العلمية‪.‬‬
‫تجهيز العبارات للفعاليات والإعلانات المنشورة‪.‬‬
‫تنفيذ الجلسات العلمية وفق معايير الجودة‪.‬‬
‫صياغة التوصيات وإعلانها ونشرها عبر المركز الإعلامي‪.‬‬

‫لجنة العلاقات والإعلام |‬
‫إعداد البيانات الصحفية‪.‬‬
‫الترويج للفعالية‪.‬‬
‫إعداد المواد الصحفية‪.‬‬
‫تجهيز مقر خاص لبث الإخبار‪.‬‬
‫تزويد الصحفيين بالمواد‪.‬‬
‫رصد كل ما ينشر‪ ،‬وتوثيقه‪.‬‬
‫متحدث إعلامي للفعالية‪.‬‬
‫لقاءات مع الضيوف‪.‬‬
‫استقبال الضيوف‪.‬‬
‫تجهيز المكان‪.‬‬
‫ترتيب جلوس الضيوف‪.‬‬
‫توزيع القاعات على ورش العمل‪.‬‬
‫إعداد وتوزيع الدعوات‪.‬‬
‫الضيافــــــة‪-10- .‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫لجنة التسويق والترويج |‬
‫إعداد الهوية للفعالية‪.‬‬
‫إعداد الحملة التسويقية‪.‬‬
‫توحيد الحملات التسويقية للهوية الموحدة والترويج للفعالية‪.‬‬

‫لجنة المعارض |‬
‫إعداد مكان الأجنحة‪.‬‬
‫حصر الأجنحة المشاركة‪.‬‬
‫الإشراف على عملية التجهيز‪.‬‬
‫اختيار نوعية المعارض‪.‬‬
‫الشرح لزوار المعارض‪.‬‬

‫اللجنة التقنية |‬

‫تختص بالأجهزة والمعدات الفنية والإلكترونية‪.‬‬
‫الأجهزة السمعية والصوتية‪.‬‬

‫توفر الإنترنت‪ .‬أجهزة العرض الحديثة‪.‬‬
‫أجهزة النقل والفيديو كونفرانس‪.‬‬

‫سكرتارية اللجان |‬

‫الخطوط الأمامية لتجهيز الملفات وبرنامج الحفل‪.‬‬
‫خدمة الزوار قبل دخول القاعات‪.‬‬
‫تحضير دليل الفعالية‪.‬‬
‫قص بطاقات الزوار والضيوف‪.‬‬

‫الاستعلامات للرد على استفسارات الضيوف‪.‬‬

‫اللجنة المالية |‬

‫وجود الميزانية تحت تصرف اللجنة‪ ،‬بعد موافقة المسئول الأول‪.‬‬
‫صرف كل المستحقات التي خصصت للفعالية‪.‬‬

‫صرف مستحقات الخدمات والتجهيزات بشتي أنواعها‪.‬‬
‫مراجعه كل المصروفات‪.‬‬
‫إعداد ميزانيات للفعالية‪.‬‬

‫إعداد مصادر الدخل والصرف‪.‬‬
‫التواصل مع الشركات وغيرها لرعاية الفعالية‪.‬‬

‫لجنة الأمن والسلامة |‬

‫التأكد من سلامة المعدات والمباني وموقع الفعاليات قبل بدايتها‪.‬‬
‫وضع خطة مرورية للسيارات وتحديد مواقف للسيارات‬
‫تحديد المداخل والمخارج للفعالية ومخارج الطواري‬

‫تنظيم الدخول والخروج للسيارات والزوار تنظيم الزوار عند الدخول لمقر الفعالية‪.‬‬
‫الإشراف والتفتيش على أدوات السلامة ومخارج الطوارئ‪.‬‬
‫الحفاظ على معدات الفعالية‪.‬‬
‫تحديد مواقع لتواجد الإسعافات الأولية‪.‬‬

‫تحديد موقع تحديد موقع لتواجد سيارات الدفاع المدني والإسعاف‪.‬‬

‫‪- 11-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫لجنة المراسم والتشريفات |‬
‫تحديد الضيوف على حسب المستويات‪.‬‬
‫وضع خطة لاستقبال الضيوف وتوديعهم‪.‬‬

‫تحديد الدروع والهدايا لكبار الضيوف‪.‬‬
‫مرافقة الضيوف‪.‬‬

‫التعريف بالضيوف‪.‬‬

‫لجنة الترجمة |‬
‫أجــهـــــزة الترجمـــة‪.‬‬
‫كذلك إيجاد مخصصين في الترجمة‪.‬‬
‫إيجاد متحدثين بلغات الفعالية‪.‬‬

‫لجنة المواصلات والنقل |‬

‫استقبال الضيوف في المطار بالتنسيق مع العلاقات العامة‪.‬‬
‫استقبال كبار الضيوف بالتنسيق مع المراسم توفير السيارات من وإلى مقر السكن وإلي الفعالية‪.‬‬

‫اللجنة التحضيرية |‬

‫اللجنة التحضيرية للفعاليات تضم هيئة قيادية محددة تتكون من رؤساء اللجان العاملة بشكل رئيس فقط‪.‬‬
‫يحق لها الاستعانة بمن تراه‪ ،‬ليكمل عملها من الأفراد أو الإدارات‪.‬‬

‫وأهم ماتقوم به اللجنة التحضيرية الإعداد والإشراف على تنفيذ برنامج الفعاليات وفوق الخطة المعدة لذلك‪.‬‬
‫تحدد اللجنة محاور المناسبة‪ ،‬وجدوى‪ ،‬ومردودات تنظيم الفعاليات للمنظمة وجمهورها‪.‬‬

‫‪-12-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫مراحل تنفيذ الفعاليات‬

‫تمر الفعاليات بعدة مراحل >‬

‫ما قبل الفعالية |‬
‫موضـــوع الفعالية >‬
‫على الجهة المنفذه والمختصة في إدارة الفعاليات‬
‫أن تختار أسم للفعالية يتناسب مع طبيعتها‪ ،‬الإ إذا‬
‫كان هناك أسماء للفعاليات متعارف عليها ومختارة‬

‫من قبل‪.‬‬
‫هويــة الفعاليات >‬
‫يحرص المختص عند تنفيذ الهوية أن تتضمن أسم‬
‫ورموز وملامح أخرى تميز الفعالية المراد إقامتها‪.‬‬
‫عند البدء في تصميم الشعار‪ ،‬يتم فيه تصور جميع أبعاده‪ ،‬لتصبح هوية خاصة ومميزة‪ ،‬لتتناغم من حيث‬
‫الألوان والشكل للفعالية‪.‬‬
‫بناء الهوية أحد أهم عناصر الخطة التسويقية الجيدة‪ ،‬حيث تعطى الانطباع الأول عن الفعالية لتصل إلى ذهن‬

‫المتلقي‪.‬‬
‫وضع الهوية على جميع المطبوعات من الدعوات والبرنامج والهدايا‪.‬‬

‫التراخــــــيــص >‬
‫يجب قبل تنفيذ أي فعالية مخاطبة جميع الجهات المعنية والحصول على التراخيص اللازمة لإقامتها‪ ،‬وتختلف‬
‫هذه الجهات تبعا لاختلاف الاختصـــاص أو مجال الجهة المنظمة للفعاليـــة‪ ،‬وكما يجـــــب عليك التوضــــيح عــــن‬

‫طبيعتها‪ ،‬ونوعها‪ ،‬وحجمها‪ ،‬والمشاركين فيها ومستواها‪ ،‬ومركز الراعي للفعالية‪.‬‬
‫مخاطبة الجهات العليا‪ ،‬أو الوزارات أو إمارات المناطق لأخذ الموافقة لإقامة الفعالية‪ ،‬حسب حجمها وطبيعتها‪.‬‬

‫المكــــــــــــان >‬
‫عند اختيار موقع الفعالية يكون بعيدا عن ضوضاء حركة المرور أو النوادي الرياضية‪ ،‬أو مصادر إزعاج خارج‬

‫المبنى قد تؤثر على سير الفعالية‪.‬‬
‫ويتم ذلك بناء على نوعها والميزانية المتوفرة بحيث تتوفر فيه المميزات التالية‪:‬‬

‫سعة المكان المناسبة‪.‬‬
‫توفر المداخل والمواقف‪.‬‬
‫يتميز المقر بسهولة الوصل إليه‪.‬‬
‫وجود وسائل النقل من وإلى مقر الفعالية وأماكن إقامة الضيوف‪.‬‬
‫مواقف ذوي الاحتياجات الخاصة‪.‬‬

‫ترتيب قاعة الفعالية‪.‬‬
‫توفر الإضاءة الكافية والمناسبة في المقر‪.‬‬

‫التهوية والتكييف‪.‬‬
‫توفر دورات المياه الكافية‪.‬‬

‫عمل الديكور المناسب‪.‬‬
‫توفر التقنيات اللازمة‪.‬‬

‫توفر اللوحات الإرشادية للفعالية‪.‬‬
‫تواجد فنيين مختصين‪.‬‬
‫توفر منصة المتحدثين‪.‬‬

‫‪- 13-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫الزمــــــــــــــان >‬
‫يتم اختيار زمن انعقاد الفعالية بعد أخذ الموافقات اللازمة من الجهات المختصة والتي يراعى فيها مايلي ‪:‬‬

‫اختيار الوقت المناسب‪.‬‬
‫الترتيب المسبق مع راعي الفعالية ‪.‬‬
‫مخاطبة هيئة الأرصاد حول الأجواء المتوقعة أثناء انعقاد الفعالية‪.‬‬
‫أن لا يتزامن انعقادها مع وجود فعاليات أخرى في نفس التاريخ‪.‬‬

‫الجمهـــــــــــور >‬
‫تحديد الجمهور المستهدف أثناء إقامة الفعالية وهناك عدد من أنواع الجماهير‪:‬‬

‫‪ -1‬جماهير‪ :‬يحضرون لغرض التعلم والمعرفة‪.‬‬
‫‪ -2‬جماهير‪ :‬تدفعهم تكلفة الحضور إلى الفعالية‪.‬‬
‫‪ -3‬جماهير‪ :‬تسعى لتبادل الخبرات مع المشاركين في الفعالية‪.‬‬
‫‪ -4‬جماهير‪ :‬رغبتهم في الحضور متوقفة على موقع وموعد البرنامج ومدى ملاءمته لجدولهم‪.‬‬
‫كذلك تقسم جمهورك المستهدف إلى مجموعات تشترك في نفس الاهتمامات مما يساعدك على حسن‬
‫الاختيار للبرنامج المتوقع‪ ،‬مع دراسة وتحليل كل مجموعة سيساعدك على تصميم البرنامج الأفضل بجذب‬

‫اهتمامهم‪.‬‬

‫الميـــزانيــــــة >‬
‫يجب على المختص عمل ميزانية واضحة ومفصلة منذ البداية تساعده على معرفة الاحتياجات المادية لتنفيذ‬

‫الفعالية‪.‬‬
‫عند بناء الميزانية من الأفضل أن يتم تقسميها حسب البنود الرئيسية للمهام‪ ،‬مع إضافة بند للتكاليف‬

‫الخفيفة غير المتوقعة‪.‬‬
‫ويجب أن تحتوي الميزانيات على البنود الرئيسية الآتية‪:‬‬

‫أعمال التصميم والطباعة‪.‬‬
‫أعمال التجهيز والديكور‪.‬‬

‫أعمال المشاركين والإيدي العاملة‪.‬‬
‫الدروع والجوائز‪.‬‬

‫المواصلات والنقل‪.‬‬
‫الضيافـــــة‪.‬‬

‫أعمال الإضاءة والصوتيات‪.‬‬
‫البرنامج «المتحدثون»‪.‬‬

‫الحملة الإعلامية والإعلانية‪.‬‬
‫الخدمات اللوجستية‪.‬‬
‫إدارة الفعالية‪.‬‬

‫‪-14-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫التسويــــق والرعايـــــة >‬
‫يعد التسويق ترويجا للفعالية لجذب أكبر عدد ممكن من الحضور وتحقيق الأرباح‪.‬‬
‫بذل الجهد في التسويق والرعاية ويعد من أهم عناصر التسويق الإثارة والتشويق‪.‬‬

‫تمييز نقاط القوة للإعلانات المطبوعة والإلكترونية والوسائل الدعائية الأخرى‪.‬‬
‫تأسيس وتحليل وتطبيق استراتيجيات العلاقات العامة ووسائل الإعلام المرئي والمسموع‪ ،‬والوسائل‬

‫الإعلامية الأخرى‪.‬‬
‫إدراج الوسائل الإعلامية الإلكترونية في التسويق والدعاية‪.‬‬

‫وضع صيغة فعالة لبرنامج رعاية الفعالية‪.‬‬
‫الإعلان للفعالية عن طريق الصحافة من خلال التصريحات الصحفية التي تحتوي على خلفية مختصرة‪ ،‬وبعض‬

‫الصور المناسبة التي تتواكب مع الحدث‪.‬‬

‫تصميــم الدعــــــوات >‬

‫وضع غلاف يشتمل على اسم الفعالية‪ ،‬تاریخ عقدها‪ ،‬مكان عقد الفعالية‪ ،‬إشارة الفعالية‪ ...‬إلخ‬
‫توجيه خطاب قصير جدا موجه للمدعوين‪ ،‬وبيان عن أسماء أعضاء اللجنة المنظمة‪ ،‬وكبار المتحدثين‪ ،‬أو‬

‫المشاركين في الفعالية‪،‬‬
‫إدراج الموضوعات والنشاطات الرئيسة في الفعالية‪.‬‬
‫يخصص للمنشأة التي تعاونت في تمويل الفعالية (الراعي الرسمي)‪ ،‬وفيها ينشر شعارها في مكان بارز‬

‫في الدعوة‪.‬‬
‫عندما يتم إعداد قائمة بأسماء من تتوقع «اللجنة المنظمة للفعالية» اشتراكهم‪ ،‬تقوم بإرسال الدعوات إلى‬

‫أصحابها‪.‬‬

‫المتحدثـــون وكبــــار الشخصيــات >‬

‫تقوم اللجنة المنظمة بدعوة المتحدثين من ذوي المكانة العالية في مجال تخصصهم‪ ،‬وعدد مـــــن كــبـــار‬
‫الشخصيات مما يضفي على الفعالية مكانة في أعين المشتركين المرتقبين‪.‬‬
‫وهدف ذلك هو أنهم شخصيات في مجال تخصصهم ويشغلون مراكز مهمة‪.‬‬

‫من الضرورة التواصل مع الشخصيات المختارة في الفعالية وذلك لمعرفة إذا كانوا غير مرتبطين في موعد‬
‫أخر‪.‬‬

‫إقـــامـــــــــــــة المشاركـــــــين >‬

‫على اللجنة المختصة اتخاذ الإجراءات اللازمة لترتيب حجز مكان الإقامة والأخذ في الاعتبار القيام بالحجز المبكر‬
‫لدى مقر الإقامة والذي تم أختياره مسبقا‪.‬‬

‫ويرعى به أن يكون من الفنادق ذات المستوى الجيد‪.‬‬
‫إرسال مندوب إلى الفندق الذي تم التعاقد معه لفحص كل شي قبل قدوم الضيوف‪.‬‬

‫‪- 15-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫الخـــطــــط البديلــــــــة >‬

‫يجب على المختصين في الفعاليات عمل أكثر من خطة بديلة بحيث تكون جاهزة في حال حدوث أي مشكلة‬
‫للخطة الرئيسية‪.‬‬

‫ويهدف وجود هذه الخطط إلى إتاحة الفرصة لمواجهة الأزمة حال وقوعها‪.‬‬
‫وتعد أحد الأساليب الناجحة لإعداد خطط المواجهة واختــــبار كفــــاءة أدائهــــا وإظهار نقـــاط الضعــــف فيها‪،‬‬

‫ومعالجتها خلال مرحلة ماقبل الأزمة‪.‬‬

‫المواقف المتوقع حدوثها في الفعالية‪:‬‬

‫أسئلة المشكلة ‪ -‬تعريف المشكلة ‪ -‬صياغة المشكلة ‪ -‬احتواء المشكلة‪.‬‬
‫اتخاذ القرار ‪ -‬الخطط البديلة ‪ -‬تنفيذ القرار ‪ -‬مراقبة التنفيذ‪.‬‬
‫جمع البيانات ‪ -‬تحليل الأسباب ‪ -‬السبب الرئيس للمشكلة‪.‬‬
‫تحليل المشكلة‪.‬‬
‫ابتكار الحلول‪.‬‬
‫التنفيذ‪.‬‬
‫المشاركة الجماعية في اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫تحقق المشاركة لفهم المرؤوسين للقرار وقبولهم له‪.‬‬
‫زيادة التزام المرؤوسين بتنفيذ القرار‪.‬‬
‫استيعاب المرؤوسين لأهداف القرار‪.‬‬
‫إشباع الحاجات العليا للإفراد‪.‬‬
‫زيادة فرص التعاون بين الأفراد‪.‬‬

‫تدريـــــب المنظميـــــن >‬

‫عملية تحفيز وتدريب أعضاء اللجان من قبل المنسق العام ومجموعة من المختصين في إدارة الفعاليات‪.‬‬
‫تدريبا العام يوجه إلى جميع أعضاء الجهاز التنفيذي للفعالية ويتم التركيز فــــيه على أهـــداف الفعاليــــــة‬

‫وموضوعاتها ونوعية وصفات المشاركين‪.‬‬
‫يتم التركيز على المنطلقات والخطوات الأساسية في إدارة الفعاليات إضافة إلى أهمية العلاقات العامة‪.‬‬
‫يتوجب على كل فرد من أعضاء الفريق أن يكون لديه فكرة وافية عن الفعالية واستيعاب وفن التعامل مع‬

‫الجمهور‪.‬‬
‫تحمل جميع المضايقات التي تصدر عن المشاركين واستيعابها بصدر رحب والإجابة عن كل التساؤلات التي‬

‫ترد منهم وتقديم جميع الخدمات والمساعدات المطلوبة‪.‬‬
‫يزود جميع أعضاء الفريق بتعليمات مكتوبة للخطوط العريضة لواجبات العمل والجهــة التي يجــب الرجــوع‬

‫إليها عند مواجهة المشكلات والصعوبات‪.‬‬
‫ويعمل تدريب متخصص يعطى لكل لجنة على حدة حسب طبيعة عملها ويفضل أن ينفذ هذا التدريب في‬
‫موقع عمل كل لجنة‪ ،‬فمثلا يتم تدريب أعضاء لجنة العلاقات العامة في المطار وفي الفنادق‪ ،‬ولجنة السكرتارية‬

‫في موقع الفعالية‪ .‬يستحسن أن يقوم الجهاز البشري بتجربة فعلية لانعقاد الفعالية‪.‬‬

‫‪-16-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫بروفــــــــــــــــات >‬

‫على منظمي الفعاليات أن يكون هناك بروفات وتجارب قبل موعد الافتتاح بأسبوع على الأقل لتأكد من‬
‫جاهزية كل فرق العمل‪.‬‬

‫إشعار الرئيس التنفيذي لحضور البروفات‪.‬‬
‫كيفية الاستقبال‪.‬‬
‫ترتيب المسرح‪.‬‬

‫أداء الفرق المشاركة‪.‬‬
‫اختبار الصوتيات‪.‬‬

‫آلية توزيع العمل داخل الحفل الرئيس‪.‬‬

‫أثنـــاء الفعالـية |‬

‫الأنشــطة المقامــــــة >‬

‫إقامة حفل الاستقبال ‪ ،‬وتستخدم حفلات الاستقبال في افتتاح الفعاليات ‪ ،‬وبها يتم التعارف بين جميع‬
‫المدعوين ‪.‬‬

‫يتم توجيه الدعوة إلى الحفل قبل موعدها بوقت كافي‪.‬‬
‫تنظيم الرحلات | وعادة مايكون الضيوف من خارج المنطقة وتتم في فترة الفراغ للقيام بزيارة بعض الأماكن‬

‫ذات الاهتمام للضيوف ‪.‬‬
‫المآدب الرسمية | هو حفل «الغداء ‪ -‬والعشاء ‪ ،‬حسب وقت المناسبة بالإضافة إلى بعض الترتيبات الخاصة‬

‫التي يجب الاهتمام بها مثل مناقشة «قائمة الطعام والاتفاق عليها‪.‬‬

‫المعــــــارض >‬

‫إقامة المعارض على هامش الفعاليات من أجل دعم موضوع الفعالية ومساندته ‪ ،‬وتكون المواد المعروضة‬
‫في المعارض ذات علاقة بموضوع الفعالية‪.‬‬

‫الهدف الرئيسي من إقامة المعارض هو إرضاء رغبة المشاركين وإثرائهم المعرفي أو الترفيهي‪.‬‬
‫إقامة المعارض على هامش الفعاليات تعتبر فرصة غنية تمكن من إبراز ما توصلت إليه الاكتشافات والإنجازات‬

‫في موضوع يتناسب مع موضوع الفعالية‪.‬‬
‫إن من الأهداف الأساسية من إقامة المعارض هو توفير مصدر تمويلي للفعالية ‪ ،‬تعتبر المعارض من الناحية‬

‫الاجتماعية وسيلة اتصال بين الأفراد لاستعراض تجارب وخبرات معينة‪.‬‬
‫مكان المعرض أو قنوات توزيع محتوياته‪ :‬إن قرار اختيار موقع المعرض يجب أن يتم بعد دراسة دقيقة‪ ،‬بحيث‬
‫يمكن المعرض من تحقيق الهدف المنشود من إقامته‪ .‬وهناك العديد من البنود التي يجب أن تؤخذ بعين‬

‫الاعتبار عند تحديد موقع المعارض وهي‪:‬‬

‫‪- 17-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫حجم المساحة المتوفرة للمعارض‪.‬‬
‫تحديد مكان المعرض فيما إذا كان ضمن موقع الفعالية أم لا‪.‬‬
‫أهمية السلامة العامة أو الناحية الأمنية نظرا لقيمة محتويات المعرض‪.‬‬

‫سهولة الدخول والخروج من مداخل ومخارج المعرض‪.‬‬
‫تحديد نمط تدفق السير لجمهور المعرض وترك مساحة كافية لتجمع الجمهور أمام المقصورات التي تكون‬

‫بالعادة ذات مساحة مربعة لا تزيد على ستة أمتار‪.‬‬
‫إقامة حفل افتتاح كبير في موقع المعرض‪.‬‬

‫يتم تسجيل المشاركين في الفعالية بالقرب من مكان المعرض‪.‬‬
‫توزيع الهدايا عند مدخل المعرض من قبل العارضين‪.‬‬

‫توزيع منشورات دعائية مطبوعة بجميع الأشكال والأنواع‪.‬‬
‫التسجيل – ومركز الاتصال‪.‬‬

‫الاستعداد بكافة الأجهزة والطباعة‪.‬‬
‫تسجيل المشاركين والزائرين‪.‬‬

‫تسليم بطاقة تعريف الدخول إلي مقر الحفل‪.‬‬
‫تلقي أو إرسال المكالمات الهاتفية‪.‬‬

‫الرد على استفسارات الضيوف والزوار‪.‬‬
‫إرشادات الزوار إلي مقر الفعاليات والأنشطة المصاحبة‪.‬‬

‫‪-18-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫الحفــل الرئيـــس |‬

‫وضع برنامج الحفل وتوزيعه على أماكن الضيوف‪.‬‬
‫يكون هناك شريط الافتتاح ‪ ،‬يتم تركيبه على البوابة الرئيسية ويكون هذا الشريط بمواصفات جيدة‪.‬‬

‫يتم تركيبه على ارتفاع ‪ 130‬سم بحيث يكون مناسب ومريح أثناء قص الشريط‪.‬‬
‫يتوفر آلة القص وتكون حادة ‪ ،‬ويختار لها شاب أوشابة أعمارهم من ‪ 9‬إلى ‪ 12‬سنة ‪ ،‬يكون مدرب على الوقوف‬

‫الصحيح‪.‬‬
‫اكتمال الضيوف في مقر الحفل‪.‬‬
‫البدء بالضيافة السريعة من المشروبات الساخنة والباردة‪.‬‬

‫بدء الحفل بالسلام الملكي‪.‬‬
‫يليه المذيع الذي يقدم فقرات الحفل‪.‬‬
‫كلمات من الجهات العليا ترحيبا بالضيوف‪.‬‬
‫تتوالى فقرات الحفل في مدة لاتتجاوز ساعة ونصف‪.‬‬
‫يقوم الراعي الحفل بتكريم الجهات المشاركة والمنظمة‪.‬‬

‫تقديم هدية تذكارية لراعي الحفل‪.‬‬
‫بعدها يتوجه إلى زيارة المعارض المصاحبة للحفل‪.‬‬

‫ومن ثم يتم توديع الضيف‪.‬‬

‫‪- 19-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫ملـــف الفعاليــــة >‬

‫يجهز ثلاث أنواع من الملفات تباعا لما تحتويه من معلومات وبيانات والزمن الذي تعد وتقدم فيه والمستفيدين‬
‫منها وهذه الملفات هي كما يلي ‪:‬‬
‫ملف يوزع بداية الفعالية |‬

‫يزود كل زائر بهذا الملف ‪ ،‬ويطلق عليه ملف الفعالية ‪ ،‬ويحتوي على قوائم بأسمـــــــاء المشاركــــــين وكــــارت‬
‫البطاقة الشخصية الذي يحمله كل عضو في الفعالية وبيان بخطة الجلوس الذي أعدت للضيوف‪.‬‬
‫يرفق كتيبات عن الأنشطة الخاصة بالجهة المنظمة‪.‬‬
‫ملف يوزع في نهاية الفعالية |‬
‫ويشمل هذا الملف على‪:‬‬
‫استمارة استقصاء ‪ ،‬لميلأها الزائر ويبن وجهة نظره فيها‪.‬‬
‫هدايا رمزية‪.‬‬
‫ملف لمنظمي الفعالية |‬
‫يعطي صورة كاملة وواضحة عن الفعالية المنعقدة يشمل‪:‬‬
‫الخطابات الواردة من المشاركين‪.‬‬
‫بيانات التكاليف‪.‬‬
‫جميع المستندات ذات العلاقة الوثيقة للفعالية‪.‬‬
‫صور من الإعلانات التي ظهرت في وسائل الإعلام‪.‬‬

‫أنشطــــة مصاحبــــة >‬

‫يحرص منظمي الفعاليات على العديد من الفقرات ضمن الاحتفال الرئيس‪.‬‬
‫الفلكلور الشعبي الذي يحاكي تراث المنطقة‪.‬‬

‫المركــــــــــز الإعــــلامــــــي >‬

‫تقوم اللجنة الإعلامية بإنشاء مراكز إعلامي في موقع انعقاد الفعالية يتولى تقديم الخدمات التالية‪:‬‬
‫تزويد المشاركين بأية معلومات أو استفسارات عن جميع الفعاليات وإرشادهم إليها‪.‬‬
‫تنظیم بث نشرة تليفزيونية يومية ‪.‬‬

‫تنظيم عرض لبعض أفلام الفيديو في الفنادق أو في القاعات الخاصة وذلك بهدف التعريف بالفعالية والجهة‬
‫المنظمة لها بالإضافة إلى أفلام الفيديو التي تبين أهم المعالم السياحية والمضيفة‪ .‬في الدولة المضيفة‪.‬‬

‫يجب على اللجنة الإعلامية ألا تغفل عن أهمية استخدام موقع التواصل الاجتماعي في نشر المعلومات والأخبار‬
‫وكل ما هو جديد ومهم حول الفعالية‪.‬‬

‫استخدام مواقع التواصل الاجتماعي لنشر أخبار الفعالية‪.‬‬
‫تقوم اللجنة الإعلامية عند انتهاء الفعالية بتنظيم مؤتمر صحفي للمسئولين لتلخيص أهم النتائج التــــــي‬
‫توصل إليها كما يتم توزيع ملخص مكتوب إلى جميع وكالات الأنباء ووسائل الإعلام المختلفة الدولية والوطنية‬

‫بحسب حجم الفعالية‪.‬‬

‫‪-20-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫البروتـوكـول الرسـمي |‬

‫هناك قواعد أساسية لبروتوكول‬
‫الفعاليات وتختلف باختلافها‪ ،‬ومن المهم‬

‫إتباع القواعد التالية‪:‬‬
‫تحديد إجراءات الاستقبـــال والتوديــــع‬
‫الرسمي بدقة بالإضافة لبرنامج الزيارة‬
‫الإشراف على إعداد وتنظيـــــم المآدب‬
‫الرسمية في حال وجودها‪ ،‬مع التأكيد‬
‫على الاعتدال والبعد عن المبالغة في‬

‫الضيافة‪.‬‬
‫مراعاة الأسبقية في التقديم‪.‬‬
‫الاهتمام بدقة معرفة الألقاب الرسمية‬
‫لتطبيق بروتوكول التقديم والصدارة‪.‬‬
‫أهمية مراعاة قــــواعد إرسال بطاقات‬
‫الدعوة مـــن حـــيث التوقيت وطريقة‬

‫الإرسال‪.‬‬
‫تطبيق قواعد البروتوكول‪ ،‬في الجلوس ومن أهمها‪:‬‬

‫دعوة الضيف للجلوس أولا ثم يجلس المضيف بعد‪.‬‬
‫في المادية لا يجلس الحاضرون قبل جلوس الشخص الذي على شرفه الفعالية وبعد أن يأذن لهم بالجلوس‪.‬‬

‫الجلوس باتزان واعتدال على المقعد‪.‬‬
‫مراعاة بروتوكول الأسبقية داخل الدولة وبين الدول وبين كبار الشخصيات‪.‬‬

‫تخصيص أماكن إقامة الوقود بما يليق حسب مناصبهم‪.‬‬

‫مـا بعــد الفعاليــة |‬

‫نقل المعدات من أماكنها وتسليمها إلي الجهة المختصة‪.‬‬
‫ترك المكان في أحسن مظهر‪.‬‬

‫إعطاء المستحقات المالية لأصحابها المتفق عليها‪.‬‬
‫مراجعة كافة الإجراءات التي تتعلق بالإرادات المالية‪.‬‬

‫تحرير رسائل شكر بعد الانتهاء‪.‬‬
‫هدايا عينيه للعاملين خلف الكواليس في الفعالية‬

‫أومبالغ مالية تحفيزية لقاء عملهم ‪.‬‬

‫‪-21-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫التقيــيم |‬

‫أسس تقييم تنظيم الفعاليات يجب أن تتذكر أن تطلب من المشاركين إعطاء تقييمهم عن الفعالية لدى‬
‫نهايتها‪.‬‬

‫ويجب توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل فعالية لمعرفة آراء المشاركين والحضور في‪:‬‬
‫المشرفين‪.‬‬

‫مستوى التعاون والمشاركة‪.‬‬
‫اطلب من المشاركين التقدم بمقترحاتهم واستخدامهم المعلومات عند التخطيط لفعالية‪.‬‬
‫يجب أن تتضمن استمارة التقييم أسئلة محددة؛ لأنه في العادة يستمتع المشاركون بالفعاليات إلى حد كبير‬

‫باعتبارها تغييرا عن روتين العمل اليومي‪ ،‬وهكذا فانك إذا وجهت السؤال التالي‪:‬‬
‫هــل كانــت الفعالــيــات مفيــــدة؟ >‬

‫فإن معظم المشاركين سيجيبون بأنها كانت مفيدة للغاية حتى إذا‬
‫لم يتعلموا منها كثيرا‪ ،‬ولكن سوف تحصل على تقييم أفضل إذا وجهت أسئلة محددة بدرجة أكبر‪.‬‬

‫طـــــرق الاستبيـــــــان >‬
‫شاشات لمس تفاعلية يستطيع من خلالها الحضور التقييم‪.‬‬

‫استبيان الكتروني يرسل بالبريد بعد الحدث‪.‬‬
‫التقييم عن طريق موقع الفعالية الالكتروني‪.‬‬
‫أستبيان ورقي بداية الحدث ويسلم في النهاية‪.‬‬

‫‪-22-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫ال ُمصطَل َا ّحا ْت‬

‫المصطلحات العملية المستخدمة في علم تنظيم الفعاليات‬

‫مــعــرض تجــاري >‬

‫• فعالية تنظمها مؤسسة أو شركة متخصصة بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة ويكون زواره من‬
‫أصحاب الأعمال والمختصين ويمنع فيها البيع المباشر‪ ،‬وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة‪.‬‬

‫مــعــرض تجــاري دولــي >‬

‫• المعرض التجاري الذي يشارك فيه ‪ % 10‬أو أكثر من عدد العارضين من خارج المملكة‪.‬‬

‫مــعــرض ســلــع استهلاكيـة >‬

‫• فعالية أعمال‪ ،‬تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة لإقامة المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة‪،‬‬
‫ويكون زواره من العامة‪ ،‬ويسمح فيها بالبيع المباشر‪.‬‬

‫مــعــرض تعريــفــي >‬

‫• فعالية تنظمها مؤسسة أو شركة تجارية بغرض التعريف بمنتج وخدمات قائمة أو تدشين منتج وخدمات جديدة‪ ،‬وقد تشمل‬
‫الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة‪ ،‬ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية‪.‬‬

‫مــعــرض خيـــري >‬

‫• فعالية تنظمها مؤسسات متخصصة تحت مظلة جمعية خيرية‪ ،‬ويكون هدفها وريعها خيريا‪ ،‬ويسمح فيها بالبيع المباشر‬
‫لمنتجات الجمعية أو للهبات العينية التي تعطى للجمعية‪ ،‬وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة‪ ،‬ولا يشمل‬

‫ذلك الأنشطة الثقافية‪.‬‬

‫مــعــرض صناعات وطنية >‬

‫• فعالية تنظمها الغرف التجارية الصناعية في المملكة للتعريف بالمنتجات الوطنية الاستهلاكية‪ ،‬ويسمح فيها بالبيع المباشر‪،‬‬
‫وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل مصاحبة متخصصة‪.‬‬

‫اجتمـــــاع >‬

‫• لقاء يتم تنظيمه من ِقبل أفراد أو جهات معينة في مكان محدد خارج مقر الجهة المنظمة ويشارك فيه عشرة أشخاص وأكثر‬
‫لمدة لا تقل عن أربع ساعات لمناقشة موضوع محدد‪ ،‬ولا يصحب الاجتماع أنشطة أخرى‪.‬‬

‫اجتمـــاع جمــعيــة >‬

‫• لقاء دوري يتم تنظيمه لأعضاء جمعية أو اتحاد أو منظمة) محلية أو دولية (معينة في مكان معين وزمان محدد‪ .‬تمتاز هذه‬
‫اللقاءات بكثرة عدد المشاركين‪ ،‬وقد يستمر اللقاء أياما‪ ،‬وتتنافس الوجهات على استقطاب هذه اللقاءات‪ .‬وقد يشمل اللقاء‬

‫تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط‪.‬‬

‫‪- 23-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫اجتماع الجمعية الدولي >‬

‫• اجتماع ينتقل بين ثلاث دول على الأقل‪ ،‬وتكون سمة الانعقاد دورية ويحضره ‪ 50‬مشاركا أو أكثر‪.‬‬

‫محاضـــرة >‬

‫• اجتماع يحضره مجموعة من الأشخاص‪ ،‬ويكون فيه متحدث واحد يقدم عرضا أو ورقة عمل عن موضوع معين‪ ،‬ولا يشمل ذلك‬
‫الأنشطة الثقافية‪.‬‬

‫ورشــة العــمــل >‬

‫• اجتماع يحضره عدد من الأشخاص لمناقشة موضوع محدد أو حل مشكلة أو تطوير منتج‪.‬‬

‫نــــدوة >‬

‫• اجتماع لعدد من المهتمين في مجال معين‪ ،‬ويتم فيها مناقشة موضوع محدد‪ ،‬ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية‪.‬‬

‫مــؤتـــمــر >‬

‫• اجتماع علمي يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور‪ ،‬يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاثا وأوراق عمل محكمة ُتعتمد من‬
‫اللجنة العلمية للمؤتمر‪ ،‬ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات‪ .‬ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية‪ ،‬أو التواتر السنوي في تنظيمــــه‪،‬‬

‫أو تحديد زمن معين له خلال السنة‪ .‬وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط‪.‬‬

‫مؤتمــر دولي >‬

‫• هو اجتماع يشارك فيه ‪ % 15‬أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة‪ ،‬أو أن يكون الحاضرون من ‪ 3‬دول أو أكثر‪.‬‬

‫مــنتــدى >‬

‫• اجتماع يناقش موضوعا عاما في عدد من المحاور‪ ،‬يتبادل المشاركون فيه وجهات النظر من خلال جلسات وورش عمل‪ .‬ولا يتطلب‬
‫تنظيم المؤتمر الاستمرارية‪ ،‬أو التواتر السنوي في تنظيمه‪ ،‬أو تحديد زمن معين له خلال السنة‪ .‬وقد يشمل المنتدى تنظيم معرض‬

‫مصاحب للرعاة فقط‪.‬‬

‫مــلتــقى >‬

‫• فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي‪ ،‬ومؤتمر أو منتدى أو ندوة‪ ،‬ولا يشمل ذلك الأنشطة الثقافية‪.‬‬

‫فعالــيــة مؤسســية >‬

‫• مناسبة تنظمها الجهات الحكومية أو الخاصة لغرض تطوير أعمالها وتواصلها مع منسوبيها أو عملائها‪.‬‬

‫دورة ورشة تدريبية >‬

‫• دورة ورشة تدريبية‪ :‬اجتماع تنظمه جهات تدريبية معتمدة يقدم معارف ومهارات لتطوير قدرات المشاركين‪.‬‬

‫‪-24-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫ال َمل َا ِح ْق‬

‫عاليات‬ng‫«ف‬Hg‫ا“ل‬H‫م‬+  «‫Šي‬¢‫ظ‬. žL‫ن‬b‫ت‬0 ‫جدول‬

,x)*2 f£•C f@@˜@@ƒ@@›@@´* f@@@ž@@@±* f@ @ £@ @ Db@ @ †@ @ Œ@ @ D* ™@ @ @ @ ~@ @ @ @ 6*
fAb~¦g~z´* f~z~6¡' ´* ™~6*
š d•€D* Ã]- tJ4b- f£Db†ŒD* b’E 4¡@@@@~@@@@¦@@@@²* 2]@@@@@@@@@<
VIP 4¡@~@¦@²* $b@˜@~@6*&
¶(* œE f@ £@ Db@ †@ Œ@ D* ,]@ @ E
f@@£@@Db@@†@@Œ@@D* f@@†@@£@@c@@:
f@£@›@@g@D* i*y@£@ž@m@g@D*
$b˜~6&°* ~{C ‘bA4(* ¢/xJ 2]†D* 5Hb© —b0 ¯ t –@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@›@@@@@@@@@@@@D*

Ix1&* ib£BbŒ-* Ž¡£~9 —bcg~6* —¡» ‡J4b~{E ‚b~{F –˜< f~74H x­'¡E f@@@@@@@@@@@@@@@@Ab@@@@£@@@@~@@@@¦@@@@D*

Ix1*& Presentation Backdrop Laptob f˜/x- “JbE f@£@EÉ@<°( * f@£@€@‰@g@D*
f£g~z/¡•D* i*y£žmgD*
ŽbŒ€~8* œCbE&* ŠJxŒ- 4b€´* o4b³* œE Ž¡£~9
ngFҍH+ -}*+3 £I n+«¥² f ci•€b/D4* ]´H* ¡'—~H7 ¡' ,~2zbE˜ <

hB¡D* 2]†D* $*]= 2]†D* “Jx+ ¯¡C

d•€D* ¯ bžBbA4(* ¢/xJ ,]›/*& 2¡/H —b0 ¯

Ä1 xJ¡~|-

ˆH42 ibm’+ Banner ˆ¡c~6&* –cB Š£•c- ib<¡c€E Rollup fJ2b~74(* ib0¡D

Ix1&* VIP fAb£~9 24H
kN5+3¹) + ng–E+¨½+

i5Hb© —b0 ¯ z£)xD* d)bF ·b´* xJ]´* ¥4*2°( * xJ]´* fEb†D* ibBɆD* xJ]E f£Db†ŒD* œ< x~7bc´* —H¡' ~z´*
4b›J2 £Db’gD*

A*¡E Ì= A*¡E A*¡E Ì= A*¡E A*¡E Ì= A*¡E A*¡E Ì= A*¡E A*¡E Ì= A*¡E A*¡E Ì= A*¡E
š tJ4bgD* š tJ4bgD*
š tJ4bgD* š tJ4bgD* š tJ4bgD* š tJ4bgD*

Ÿ-bc•€gE ‡E f†Eb±* šx0 o4b1 f£Db†Œ•D ‡+b- ‚b~{F ¥°& –£~8bŒ- ¥*& q£~9¡-H ‘bA4*( ¡/4&* fƒ0ÉE t

- 25-

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫نموذج عقد بين منظم الفعالية والعميل‬

‫‪-26-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫‪- 27-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫نموذج ميزانية الفعالية‬

‫‪-28-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫‪- 29-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫‪-30-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫‪- 31-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫ال َمراَ ِج ْع‬

‫‪ 1‬كتاب استثمار الفعاليات العلاقات العامة الدكتور عبدالرحمن النامي (‪)2017‬‬
‫‪ 2‬دليل تطوير قدرات ومهارات منظمي الفعاليات السياحية (رجال‪ -‬ونساء)(‪)2016‬‬

‫‪ 3‬فن إدارة المؤتمرات (باخوميوس ‪) 2002‬‬
‫‪ 4‬كتاب تنظيم المعرض السياحية ‪ /‬المصدر المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني (‪)2015‬‬

‫‪ 5‬حقيبة إدارة الفعاليات ‪ /‬معهد الإدارة (‪.)2019‬‬

‫ُم َراج ّعة‬

‫‪ -1‬الدكتور‪ /‬سلامي مصطفي أسعيداني ‪ -‬أستاذ مشارك بقسم الإعلام والإيصال جامعة الملك خالد‪.‬‬
‫‪ -2‬الدكتور‪/‬علي بن زهير القحطاني ‪ -‬أستاذ الاتصال الإستراتيجي والعلاقات العامة ‪ -‬جامعة الملك خالد‪.‬‬

‫‪ -3‬الدكتور‪ /‬أنمار حامد مطاوع – أستاذ مشارك – جامعة الملك عبدالعزيز ‪.‬‬
‫‪ -4‬الأستاذ‪ /‬ماجد بن عبدالعزيز الحيزان ‪ -‬مدير إدارة الفعاليات السياحية ‪ -‬وزارة السياحة‪.‬‬

‫‪ -5‬المهندس ‪ /‬فطيس بقنة – مخرج فعاليات مهرجان الجنادية‪.‬‬

‫‪-32-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬

‫الف ّهرس‬

‫الصفحة‬ ‫الــمــوضـــــــــــــــــــــــــــوع‬ ‫م‬

‫‪3‬‬ ‫مقدمـــة‬ ‫‪1‬‬
‫‪3‬‬ ‫التعريفات‬ ‫‪2‬‬
‫‪4‬‬ ‫أهداف الدليل‬ ‫‪3‬‬
‫‪4‬‬ ‫أهداف الفعالية‬ ‫‪4‬‬
‫‪5‬‬ ‫أنواع الفعاليات‬ ‫‪5‬‬
‫‪7‬‬ ‫شروط التنظيم الناجح‬ ‫‪6‬‬
‫‪8‬‬ ‫الهيكل الإداري‬ ‫‪7‬‬
‫مراحل تنفيذ الفعاليات‬ ‫‪8‬‬
‫‪13‬‬ ‫المصطلحات‬ ‫‪9‬‬
‫‪23‬‬ ‫‪10‬‬
‫‪26‬‬ ‫الملاحق‬ ‫‪11‬‬
‫‪32‬‬ ‫المراجع‬ ‫‪12‬‬
‫‪32‬‬ ‫مراجعة‬

‫‪- 33-‬‬

‫الدليل الإجرائي لتنظيم الفعاليات‬