lampiran-4-garis-panduan-penyenggaraan-ict-2019_9okt

KERAJAAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN
PENYENGGARAAN PERALATAN ASET ICT SEKOLAH-SEKOLAH DAN

KOLEJ VOKASIONAL DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

Garis Panduan
Penyenggaraan Peralatan ICT

Di Sekolah, KPM

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

1.0 PENDAHULUAN

1.1 Garis Panduan ini adalah mengenai tatacara operasi penyenggaraan
peralatan ICT (Aset Alih Kerajaan) di sekolah-sekolah di bawah
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

1.2 Garis Panduan ini hendaklah dirujuk bersama dengan Surat Setuju
Terima (SST) dan Kontrak Perjanjian antara KPM dengan Syarikat
Pembekal Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT Sekolah
mengikut zon masing-masing.

2.0 LATAR BELAKANG

Pada 23 Januari 2019, Mesyuarat Perpindahan Fungsi Teknikal Teknologi
Maklumat BTP ke BPM yang dihadiri oleh pegawai BPM, serta wakil BPSM
telah bersetuju bagi perolehan, penggantian dan kontrak penyenggaraan
peralatan ICT sekolah yang baharu akan diuruskan oleh pihak BPM.

Program Penyenggaraan Peralatan ICT Sekolah merupakan satu kaedah
penggantian dan baik pulih peralatan ICT sedia ada sekolah bagi menyokong
keperluan PdP (pengajaran dan pembelajaran) untuk pelaksanakan
kurikulum. PdP abad ke-21 Kumpulan Fokus 12, strategi 2: Peningkatan
Infrastuktur Digital | BPM berperanan untuk melaksanakan penggantian
komputer makmal komputer sekolah bagi memastikan keberhasilan jangka
masa pendek 2019 – 2020 serta mewujudkan bilik darjah pintar BDP
sekurang-kurangnya satu Sekolah Menengah dan Sekolah Rendah bagi
setiap daerah.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Membolehkan Sekolah melaporkan aduan kerosakan peralatan ICT
ke dalam STS (Support Ticketing System) di alamat URL
http://sts.moe.edu.my

3.2 Memastikan Makmal Komputer Sekolah Berfungsi | sekurang-
kurangnya 10-unit PC sekolah boleh digunakan untuk pengajaran dan
pembelajaran (PdP).

3.3 Mematuhi tatacara pengurusan aset ICT (Aset Alih Kerajaan) dan
prosedur kewangan yang sedang berkuatkuasa.

3.4 Memastikan Kontrak perjanjian dipatuhi semasa pelaksanaan kerja
penyenggaraan.

3.5 Semua agensi terlibat memainkan peranan masing-masing bagi
memastikan peralatan ICT di sekolah disenggara dan boleh diguna
pakai.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

4.0 TAKRIFAN

4.1 Penyenggaraan Pembaikan Membaiki Kerosakan / Corrective

Maintenance (CM) ialah tindakan membaiki atau mengganti

komponen apabila berlaku kerosakan/ kegagalan supaya peralatan ICT

dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan.

4.2 Gantian Baharu PP merupakan CM menggunakan kaedah
Penggantian Aset Alih Melalui Perjanjian set peralatan ICT yang
rosak dan tidak ekonomi dibaiki supaya dapat berfungsi mengikut
standard yang ditetapkan dengan mengikut syarat-syarat yang
terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.

4.3 Peralatan ICT adalah peralatan elektronik yang memerlukan
sambungan ke komputer untuk berfungsi dan tidak boleh berfungsi
dengan sendiri tanpa bantuan atau sokongan komputer.

5.0 KAEDAH PELAKSANAAN

5.1 Bahagian Pengurusan Maklumat mencadangkan pelaksanaan
penyenggaraan peralatan ICT melalui subwaran kepada Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN) berdasarkan Sebutharga yang diperolehi
daripada Syarikat Penyelenggaraan.

5.2 Pesanan Tempatan (LO) akan dikeluarkan oleh JPN kepada syarikat
sebelum kerja penyenggaraan dilaksanakan.

5.3 Kerja-kerja penyenggaraan perlu diselesaikan dalam tempoh 30 hari
dari tarikh pesanan tempatan (LO) dikeluarkan.

5.4 Penyenggaraan ke atas peralatan ICT dibekalkan selepas tahun
2011 dan ke atas dicadangkan menggunakan kaedah tukar alat
ganti. Alat ganti dan komponen yang dibekal hendaklah mempunyai
jaminan sekurang-kurangnya enam (6) bulan dari tarikh Sijil Akuan
Penerimaan (SAP) ditandatangani dan disahkan. Pertukaran alat ganti
hendaklah direkodkan pada Bahagian B Borang Pendaftaran Harta
Modal (KEW PA-3) atau Aset Bernilai Rendah (KEW PA-4).

5.5 Penyenggaraan ke atas peralatan ICT yang dibekalkan pada dan
sebelum tahun 2010 dicadangkan menggunakan kaedah
Penggantian Aset Alih Melalui Perjanjian (Gantian Baharu PP)
selaras dengan perenggan 6, Perkara 2.5, Pekeliling
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset dan dengan syarat
mendapat kebenaran Ketua Jabatan.

5.6 Pelaksanaan menggunakan kaedah gantian baharu PP
(Penggantian Peralatan Melalui Perjanjian) perlu merujuk kepada
Tatacara Penyenggaraan Peralatan ICT Menggunakan Kaedah
Gantian Baharu (PP) yang disertakan di bahagian akhir garis panduan
ini.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

6.0 SKOP PELAKSANAAN

6.1 Skop pelaksanaan hanya kepada Penyenggaraan Pemulihan
(corrective maintenance (CM))

6.2 Penyenggaraan peralatan ICT dilaksanakan berdasarkan aduan yang
diterima daripada pihak sekolah melalui STS (Support Ticketing
System) di alamat URL http://sts.moe.edu.my

6.3 Kerja-kerja penyenggaraan ini melibatkan semua kategori sekolah
rendah dan sekolah menengah di bawah KPM termasuk: -

• Kolej Teknik / Vokasional
• Kolej Tingkatan 6

6.4 Peruntukan untuk penyenggaraan peralatan ICT di sekolah adalah
terhad berbanding dengan jumlah aduan kerosakan diterima.
Keutamaan adalah kepada kerosakan peralatan ICT di tahap kritikal
yang boleh melumpuhkan pelaksanaan PdP di sekolah.

6.5 Peralatan ICT yang layak disenggara ialah: -
▪ Komputer Peribadi
▪ Komputer Riba
▪ Projektor
▪ Pencetak
▪ Peralatan rangkaian (LAN)

6.6 Peralatan ICT berikut juga termasuk dalam skop penyenggaraan:

• Peralatan ICT yang digunakan untuk Pengurusan dan
• Pentadbiran sekolah (PdT).
• Peralatan ICT yang digunakan di asrama sekolah
• Peralatan ICT yang digunakan untuk Pra-sekolah

6.7 Syarat peralatan ICT layak disenggara adalah:
▪ Peralatan ICT telah didaftarkan sebagai Aset Alih Kerajaan dan
mempunyai nombor siri Daftar Harta Modal (DHM).
▪ Peralatan ICT telah tamat tempoh jaminan (warranty).
▪ Peralatan ICT belum mendapat Sijil Pelupusan.

7.0 PROSES PENYENGGARAAN PERALATAN ICT SEKOLAH KPM

7.1 Aduan kerosakan perlu dibuat oleh Juruteknik Komputer (JTK) / Guru
Penyelaras Bestari (GPB) / Guru Penyelaras ICT (GPICT) di sekolah
melalui STS (Support Ticketing System) di alamat URL
http://sts.moe.edu.my

7.2 GPB /GPICT /JTK di sekolah perlu bekerjasama dengan PPD/PKG
dalam kelompok sekolah masing-masing untuk verifikasi aduan dengan
mengenal pasti punca masalah, kaedah penyelesaian dan implikasi kos
yang diperlukan.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

7.3 JPN akan menyalurkan aduan STS kepada syarikat untuk
menentusahkan punca kerosakan.

7.4 Pihak syarikat dikehendaki mengeluarkan sebutharga kos peralatan
ICT yang perlu disenggara tidak melebihi harga dalam SST/kontrak.

7.5 Syarikat perlu melengkapkan dokumen berikut untuk permohonan
Pesanan Tempatan (LO) kepada JPN:-

(a) Sebutharga Kontraktor (1 salinan asal );
(b) Daftar Harta Modal (KEW.PA-2/KEW.PA-3/ KEW.PA-4) - (1 salinan

yang telah disahkan)
(c) Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-10) – (1

salinan asal)
(d) Rekod Penyelenggaraan Harta Modal/Rekod Penyelenggaraan

Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-14/KEW.PA-15) - (1 salinan
yang telah disahkan)
(e) Borang Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT (PPP) - (1
salinan asal)

7.6 Pihak JPN hendaklah membuat semakan dan pengesahan dokumen
sebelum LO dikeluarkan.

7.7 Hanya dokumen-dokumen yang lengkap sahaja akan diproses untuk
pengeluaran LO.

7.8 Kerja penyenggaraan akan bermula selepas LO dikeluarkan.

7.9 BORANG C (Borang Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT
(PPP) perlu dilengkapkan sekiranya pihak syarikat perlu membawa
keluar peralatan ICT dari lokasi.

7.10 Tempoh kerja-kerja penyenggaraan peralatan adalah 30 hari bermula
dari tarikh LO dikeluarkan.

7.11 Permohonan pelanjutan tempoh secara bertulis kerja-kerja
penyenggaraan hendaklah dikemukakan 14 hari sebelum tempoh masa
yang diberikan tamat.(kebenaran/tidak dibenarkan pelanjutan tempoh
kerja adalah Hak Mutlak Kerajaan)

7.12 Pihak Kerajaan berhak untuk membatakan LO yang telah dikeluarkan
sekiranya kerja-kerja tidak dapat disiapkan dalam tempoh yang
diberikan serta pelanjutan tempoh kerja tidak dibenarkan.

7.13 Syarikat yang gagal menyelesaikan kerja dalam tempoh yang
ditetapkan akan dikenakan denda.(Rujuk Kontrak)

7.14 Syarikat yang membawa keluar peralatan dari premis kerajaan mesti
menyelesaikan penyenggaraan dan memulangkan peralatan ICT yang
telah disenggara dalam tempoh tujuh (7) hari. Sekiranya gagal, pihak

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

syarikat akan dikenakan denda. (Rujuk Kontrak).

7.15 Maklumat peralatan ICT yang telah disenggara hendaklah direkodkan
dan megemaskini BORANG KEW.PA-15 atau BORANG KEW.PA-15
(A).

7.16 Apabila kerja penyenggaraan telah selesai dilaksanakan, syarikat perlu
melengkapkan dokumen berikut kepada JPN untuk proses
pembayaran:

(a) LO yang telah lengkap ditandatangani
(b) Inbois (Asal)
(c) Sijil Akuan Penerimaan (SAP) - Borang A (2 salinan | 1 asal + 1

salinan )
(d) Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) - Borang B (2 salinan | 1

asal + 1 salinan )
(e) Borang Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT (PPP) yang

lengkap

7.17 Syarikat perlu mengemukakan dokumen lengkap dengan
tandatangan, cop rasmi, nama dan jawatan serta tarikh dari pihak
sekolah sebagai pengesahan kerja penyenggaraan telah selesai
dilaksanakan.

7.18 Pihak JPN pula perlu menyemak dan mengesahkan dokumen
adalah lengkap sebelum pembayaran dibuat.

7.19 Pembayaran akan diproses dalam tempoh masa 14 hari dari tarikh
dokumen keperluan pembayaran yang lengkap diterima

8.0 PERANAN AGENSI TERLIBAT

8.1 SEKOLAH

8.1.1 Melaporkan semua kerosakan peralatan ICT ke dalam STS
8.1.2 (Support Ticketing System) melalui http://sts.moe.edu.my
8.1.3 Aduan hendaklah dibuat oleh JTK, GPB atau GPICT di Sekolah
Memastikan semua peralatan ICT di sekolah yang hendak
8.1.4 disenggara mempunyai Kad Daftar Harta Modal (Borang
KEW.PA-3) yang lengkap dan dikemaskini.
8.1.5 Memastikan BORANG KEW.PA-10 Aduan Kerosakan Harta
8.1.6 Modal Kerajaan / Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan lengkap
8.1.7 diisi.
Memastikan kerja-kerja penyenggaraan ke atas peralatan ICT
dilaksanakan oleh syarikat yang dilantik oleh KPM
Memastikan pihak syarikat mematuhi tatacara dan prosedur
yang telah ditetapkan.
Memastikan kerja penyenggaraan dilaksanakan dengan
sempurna sebelum menandatangani BORANG A (Sijil Akuan
Penerimaan (SAP, BORANG B (Sijil Pengujian dan

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

8.1.8 Pentauliahan (SPP)) - dan dokumen-dokumen sokongan yang
8.1.9 berkaitan.
8.1.10 Memastikan BORANG KEW.PA-15 (Rekod Penyelenggaraan
Harta Modal) bagi semua peralatan ICT yang telah disenggara
lengkap dan dikemaskini.
Mendaftarkan Aset Alih yang baru dan Melabel nombor Daftar
Harta Modal pada semua peralatan gantian baharu
(Pengantian Melalui Perjanjian)
Aset Alih yang lama hendaklah dilupuskan dengan kaedah
serahan bagi semua peralatan gantian baharu (Pengantian
Melalui Perjanjian). Rujuk PP Tatacara Pengurusan Aset, Am
2.7 – Pelupusan.

8.2 PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH (PPD)

8.2.1 Memastikan semua sekolah dalam kelompok melaporkan aduan
kerosakan ICT melalui STS supaya kerosakan dapat dibaikpulih.

8.2.2 Membuat verifikasi dan kenal pasti tahap kritikal kerosakan
semua aduan yang dibuat oleh sekolah dalam kelompok masing-
masing.

8.2.3 Memberi khidmat nasihat penggunaan STS dan pelaksanaan
penyenggaraan peralatan ICT di sekolah.

8.2.4 Membuat pemantauan bagi memastikan kerja penyenggaraan
peralatan ICT mematuhi tatacara dan prosedur dalam kontrak.

8.2.5 Memastikan peralatan ICT yang rosak di sekolah-sekolah bawah
PPD/PKG masing-masing selepas disenggara dan berfungsi.

8.3 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI (JPN)

8.3.1 Memantau aduan kerosakan peralatan ICT sekolah melalui STS.
8.3.2 Menyediakan senarai aduan kerosakan peralatan ICT sekolah

yang melibatkan kos kepada pihak syarikat untuk dibaikpulih.
8.3.3 Menjadi pegawai penghubung antara syarikat yang dilantik

dengan sekolah.
8.3.4 Memastikan dokumen permohonan LO mematuhi kaedah yang

telah ditetapkan dalam kontrak perjanjian.
8.3.5 Mengeluarkan LO berdasarkan dokumen permohonan oleh

syarikat yang lengkap.
8.3.6 Memantau dan memastikan penyenggaraan peralatan ICT

mengikut tempoh dan ketetapan.
8.3.7 Mengesahkan kerja-kerja penyenggaraan oleh syarikat mematuhi

spesifikasi dan skop kerja dalam kontrak perjanjian
8.3.8 Memastikan dokumen permohonan pembayaran lengkap serta

mematuhi kaedah yang telah ditetapkan.
8.3.9 Membuat proses pembayaran berdasarkan dokumen

permohonan pembayaran oleh syarikat yang lengkap.
8.3.10 Menyediakan laporan bulanan prestasi perbelanjaan dan

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

analisa peralatan ICT yang disenggara bagi setiap sekolah
yang terlibat kepada BPM menggunakan BORANG D Laporan
Status Penyenggaraan Peralatan ICT Sekolah-sekolah KPM.
8.3.11 Peruntukan perlu digunakan untuk manfaat sekolah. Peruntukan
penyenggaraan yang tidak dapat dibelanjakan pada tempoh
yang ditetapkan akan ditarik balik.
8.3.12 Memastikan perlaksanaan penyenggaraan memenuhi objektif
KPM

8.4 BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT (BPM)

8.4.1 Memastikan bajet peruntukan tahun semasa diperoleh.
8.4.2 Menyediakan agihan waran peruntukan kepada JPN
8.4.3 berdasarkan jumlah peruntukan yang diterima.
8.4.4 Menyediakan Garis Panduan Operasi Pelaksanaan
Penyenggaraan Peralatan ICT Sekolah-Sekolah KPM.
8.4.5 Mengurus mesyuarat penyelarasan antara semua negeri bagi
8.4.6 memastikan penyenggaraan peralatan ICT di sekolah dapat
dilaksanakan dengan mematuhi tatacara seperti dalam kontrak
8.4.7 perjanjian dalam tempoh yang ditetapkan
8.4.8 Memantau prestasi kerja bulanan syarikat.
Memantau on site secara rawak kerja penyenggaraan di sekolah
bagi memastikan skop kerja dan spesifikasi alat ganti peralatan
dalam kontrak dipatuhi.
Memberi khidmat nasihat kepada JPN/PPD/PKG dan sekolah
(mengikut keperluan).
Menyediakan laporan status penyenggaraan peralatan ICT
sekolah KPM kepada Pengurusan Tertinggi KPM (mengikut
keperluan).

8.5 SYARIKAT / KONTRAKTOR

8.5.1 Melaksanakan kerja penyenggaraan peralatan ICT di sekolah
8.5.2 dalam zon masing-masing selepas terima LO.
8.5.3 Melaksanakan kerja penyenggaraan dengan mematuhi tatacara
dan prosedur dalam kontrak perjanjian yang ditandatangani.
8.5.4 Menyenaraikan nama kakitangan yang melaksanakan kerja-
kerja penyenggaraan beserta kad kuasa bergambar dan surat
8.5.5 kebenaran.
Bersedia untuk dihubungi oleh JPN dalam zon masing-
masing bagi menyelesaikan sebarang isu semasa pelaksanaan
kerja penyenggaraan peralatan ICT di sekolah.
Wakil syarikat yang menjalankan kerja penyenggaraan peralatan
ICT di sekolah mesti memaparkan kad pengenalan diri dan
memakai uniform yang telah ditetapkan seperti dalam
perjanjian kontrak.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

8.5.6 Wakil syarikat yang menjalankan kerja penyenggaraan juga
mesti melapor diri dan mohon kebenaran daripada pentadbir
8.5.7 sekolah. Gagal berbuat demikian, pihak sekolah berhak untuk
8.5.8 tidak membenarkan syarikat menjalankan kerja penyenggaraan
8.5.9 tanpa sebarang amaran.
Syarikat dikehendaki menyerahkan laporan bulanan kepada
JPN mengenai status penyenggaraan peralatan ICT pada atau
sebelum 5hb setiap bulan.
Syarikat dikehendaki melabel tanda ‘Hak Kerajaan Malaysia’
pada peralatan gantian baharu (Penggantian Melalui
Perjanjian).
Pihak syarikat perlu memohon dan membawa keluar peralatan
lama yang telah disenggara dengan gantian baharu 1PP
(Penggantian Melalui Perjanjian).

9.0 SKOP KERJA KHUSUS PENYELENGGARAAN KOMPUTER PERIBADI
(DESKTOP PC) DAN KOMPUTER RIBA (NOTEBOOK)

9.1 Kontraktor mestilah melaksanakan perkara-perkara berikut:

9.1.1 Membuat verifikasi dan mengenal pasti punca setiap kerosakan
pada komputer peribadi (desktop pc) komputer riba (notebook)
yang perlu diselenggara; dan

9.1.2 Setiap peralatan yang diselenggara perlu melalui proses
pengujian dan pentauliahan bagi memastikan peralatan
tersebut berfungsi.

9.1.3 Jika terdapat kerosakan pada motherboard dan prosessor
dicadangkan untuk senggara dengan kaedah gantian baharu
1PP.

9.2 Sekiranya peralatan perlu di‘format’, kerja-kerja yang mesti dilakukan
adalah termasuk:
9.2.1 Membuat data backup sebelum format;
9.2.2 Membuat pemasangan (installation) semula terhadap sistem
pengoperasian, perisian (Microsoft Office, OpenOffice, Antivirus
dan lain-lain perisian yang berkaitan) dan aplikasi-aplikasi sedia
ada yang terdapat di dalam peralatan tersebut;
9.2.3 Melaksanakan konfigurasi rangkaian; dan
9.2.4 Restore data.

9.3 Kemaskini (update) paten dan patches antivirus (termasuk anti spyware,
anti malware, anti phishing) dan sistem pengoperasian.

9.4 Kontraktor perlu menggunakan perisian antivirus yang telah dibekalkan
oleh KPM.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

9.5 Memastikan sistem pengoperasian dan semua aplikasi serta perisian
dapat berfungsi dengan baik dan mengikut konfigurasi yang betul.
Sekiranya terdapat masalah perisian, Kontraktor hendaklah memastikan
masalah perisian tersebut diselesaikan mengikut tempoh masa yang
ditetapkan serta mendapatkan khidmat pembekal dan pengedar
produk/perisian tersebut.

10.0 SKOP KERJA KHUSUS – PROJEKTOR

10.1 Kontraktor mestilah memastikan komponen-komponen projektor berikut
dapat berfungsi dengan baik:

i. Projector board
ii. Projektor bulb (Lamp)

10.2 Kontraktor juga perlu memastikan pemasangan projektor mengikut
konfigurasi yang betul dan boleh berfungsi.

11.0 SKOP KERJA KHUSUS-PENCETAK

11.1 Kontraktor mestilah memastikan komponen-komponen pencetak
berikut dapat berfungsi dengan:

i. Pick up roller
ii. Printer Drum Unit

11.2 Semua pencetak yang diselenggara hendaklah dipasang mengikut
konfigurasi yang betul dan boleh berfungsi termasuk pencetak jenis
rangkaian (network printer).

12.0 SKOP KERJA KHUSUS – SET RANGKAIAN

Kontraktor mestilah melaksanakan perkara-perkara berikut:

12.1 Menyelenggara peralatan rangkaian sedia ada supaya beroperasi
dengan baik:

i. Switch (yang telah didaftarkan di bawah set rangkaian)
ii. Patch Panel
iii. Face plate
iv. Patch Cord
v. Network Cabling
vi. Fiber Optic to UTP converter
vii. Fiber Termination
viii. Fiber optic patch cord

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

12.2 Memastikan ketersediaan (availability), pengoperasian dan connectivity
semua perkakasan dan komponen peralatan rangkaian yang ada di
sekolah.

12.3 Connectivity antara server ke makmal/bilik komputer di sekolah (Pusat
Akses, makmal komputer, makmal matapelajaran, pejabat pentadbiran
dan lain-lain lokasi).

12.4 Menyusun atur dan melaksanakan tagging pada peralatan dan kabel-
kabel yang terlibat.

12.5 Memastikan capaian internet dalam rangkaian berfungsi.

13.0 PERKHIDMATAN MEJA BANTUAN DAN SOKONGAN TEKNIKAL

13.1 Kontraktor dikehendaki menyediakan perkhidmatan meja bantuan yang
mempunyai talian hotline, sistem berasaskan web dan jadual waktu
perkhidmatan di setiap negeri (sekurang-kurangnya satu (1) meja
bantuan untuk setiap negeri dan setiap daerah) untuk memantau
perkhidmatan yang disediakan dan bagi kemudahan komunikasi
dengan pegawai KPM.

13.2 Setiap kerosakan peralatan ICT perlu dilaporkan melalui Support
Ticketing System (STS).

13.3 Kontraktor dikehendaki menyediakan khidmat sokongan teknikal di
setiap lokasi sepanjang tempoh kontrak. Kontraktor juga mestilah
menyelesaikan sebarang masalah teknikal serta berhubung dengan
pegawai KPM bagi menyelesaikan masalah dan aduan pengguna.

13.4 Hari dan waktu kerja utama pelaksanaan perkhidmatan perlu menepati
hari dan waktu bekerja di negeri/lokasi yang berkenaan. Kontraktor
perlu memohon kepada pihak KPM sekiranya urusan hendak dilakukan
di luar hari dan waktu tersebut.

13.5 Kontraktor hendaklah bersedia:

13.5.1 Berurusan dengan pegawai KPM yang terlibat apabila diperlukan
dan hendaklah menyelesaikan masalah peralatan ICT, sistem
pengoperasian, pemasangan aplikasi yang berkaitan seperti
dalam kontrak;

13.5.2 Menyediakan senarai nama pekerja dan wakil yang terlibat dalam
kerja-kerja penyelenggaraan; dan

14.0 PENGGANTIAN ASET ALIH MELALUI PERJANJIAN

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

Penggantian Aset Alih melalui perjanjian tertakluk kepada syarat-syarat
berikut:-

14.1 Wujudnya perjanjian antara Kementerian/ Jabatan dengan syarikat
pembekal/ syarikat penyelenggaraan;

14.2 Aset Alih yang lama hendaklah dilupuskan melalui kaedah serahan;
dan

14.3 Aset Alih yang baharu diterima hendaklah didaftarkan.

14.4 Syarikat perlu membawa peralatan lama keluar dari premis jika
diarahkan oleh pihak KPM. (LUPUS)

15.0 KAEDAH PEMBAYARAN

15.1 PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN (LOCAL ORDER)

15.1.1 Pengeluaran pesanan tempatan (LO) hanya akan dibuat setelah
aduan kerosakan dikenalpasti di sekolah dan diverifikasi oleh
PPD. Pihak sekolah dan Kontraktor perlu mengesahkan
kerosakan dengan mengisi dokumen yang berkaitan seperti di
perenggan 1.3.

15.1.2 Semua LO akan diproses dan dikeluarkan oleh Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN) mengikut keperluan.

15.1.3 Kontraktor perlu menyediakan dokumen-dokumen berkaitan
untuk permohonan pesanan tempatan (LO) dan menghantar ke
JPN untuk semakan, pengesahan dan pengeluaran LO. Hanya
dokumen-dokumen yang lengkap sahaja akan diproses untuk
pengeluaran LO. Dokumen adalah seperti berikut:
i. Sebutharga Kontraktor (1 salinan asal);
ii. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2/ KEW.PA-3 (lama)) (1
salinan yang telah disahkan);
iii. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-
10) (1 salinan asal) ;
iv. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14/
KEW.PA-14(A)(lama)) (1 salinan yang telah disahkan);
dan
v. Borang Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT
(Borang PPP) (1 salinan asal)

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

15.1.4 Kerja-kerja penyenggaraan hanya boleh dimulakan selepas
pihak Kontraktor menerima LO dari JPN.

15.1.5 Dokumen sebutharga Kontraktor bagi kos penyenggaraan setiap
peralatan perlu mematuhi syarat-syarat yang ada seperti jadual
harga di Lampiran A iaitu;

i. Caj perjalanan atau logistik bagi setiap lokasi hanya boleh
dituntut sekali sahaja walaupun melibatkan beberapa kerja
penyenggaraan CM di lokasi yang sama dalam tahun
semasa.

ii. Caj khidmat kepakaran (service charge) adalah per
peralatan dan bukan setiap alat ganti atau komponen yang
diganti bagi setiap daftar aset alih.

iii. Sekiranya baikpulih melibatkan bahagian komponen luaran
dan dalaman bagi peralatan yang sama, caj khidmat
kepakaran hanya boleh dituntut bagi salah satu yang
tertinggi.

iv. Caj bagi khidmat menyenggara sistem operasi (OS),
software dan konfigurasi peralatan hanya boleh dituntut
sekiranya terdapat aduan dan tidak melibatkan caj khidmat
kepakaran.

v. Tiada Caj Khidmat “Backup and Restore”

vi. Caj alat ganti dan komponen hanya boleh dituntut setelah
dipasang sehingga peralatan berfungsi. Alat ganti dan
komponen hendaklah dibekalkan lengkap dengan perisian
driver dan aksesori seperti interface cable, power cable,
battery atau yang berkaitan.

15.2 PROSES PEMBAYARAN

15.2.1 Proses pembayaran akan hanya dibuat setelah Kontraktror
selesai membaiki peralatan dan menyerah peralatan ke lokasi
asal.

15.2.2 Semua tuntutan pembayaran perlu dikemukakan kepada JPN.
Proses pembayaran akan dibuat oleh pihak JPN mengikut
keperluan.

15.2.3 Kontraktor perlu menyediakan dokumen-dokumen berkaitan dan
menghantar ke JPN untuk semakan. Hanya dokumen-dokumen

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

yang lengkap sahaja akan diproses untuk pembayaran.
Dokumen adalah seperti berikut:
i. Pesanan tempatan yang telah lengkap ditandatangani;
ii. Inbois;
iii. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) BORANG A (2 salinan | 1 asal +
1 salinan )
iv. Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) BORANG B (2 salinan |
1 asal + 1 salinan ); dan
v. Borang C Perkhidmatan Penyenggaraan Peralatan ICT
(Borang PPP) yang telah lengkap diisi.

15.2.4 Pembayaran akan dibuat dalam tempoh (14) hari dari tarikh
inbois dan setelah semua dokumen yang diperlukan lengkap
diserahkan oleh Kontraktor kepada pihak JPN.

16.0 PENUTUP

Keberkesanan perkhidmatan boleh dicapai dengan kerjasama oleh pelbagai
pihak yang terlibat. Masing-masing mempunyai peranan dan tugas yang
perlu dilaksanakan. Pengurusan aset ICT yang sistematik dan teratur
dapat membantu kecekapan proses penyenggaraan peralatan yang rosak.
Kaedah ini bagi memastikan penyenggaraan ICT di sekolah oleh syarikat
yang dilantik mencapai objektif yang ditetapkan. Perbelanjaan pula
digunakan secara berhemah dan mematuhi kontrak perjanjian yang sedang
berkuatkuasa.

(No. Siri Pendaftaran: BORANG
DAFTAR HARTA MODAL KEW.PA-3

BAHAGIAN A )

Kementerian/Jabatan : Harga Perolehan Asal
Bahagian/Cawangan : Tarikh Diterima
No. Pesanan Rasmi Kerajaan
Kod Nasional Tempoh Jaminan
Kategori Nama Pembekal
Sub Kategori Dan Alamat:
Jenis/Jenama/Model
Buatan
Jenis Dan No. Enjin
No Casis/Siri Pembuat
No Pendaftaran
(Bagi Kenderaan)

Spesifikasi :

Komponen/ Aksesori: …………………………………..
*Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :

PENEMPATAN

Lokasi PEMERIKSAAN
Tarikh
Nama Pegawai PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Tandatangan
Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan

Rujukan Kelulusan

*Nota tandatangan Ketua Jabatan boleh ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit.

DAFTAR HAR
BUTIR-BUTIR ASAL/ PENAMBAHA

Bil. No.Siri Jenis/ Kos (RM) Tempoh BAHAG
Pendaftaran Jenama/ Jaminan
Model Asal/
Komponan Tambah/
Naik Taraf/
Penggantia

BORANG KEW.PA-3

RTA MODAL
AN/ NAIK TARAF/ PENGGANTIAN

GIAN B

/ Tarikh Catatan Nama
an Dikeluarkan Pegawai
Dipasang Dilupus

(No. Siri Pendaftaran: BORANG
DAFTAR ASET ALIH BERNILAI RENDAH KEW.PA-4

BAHAGIAN A )

Kementerian/Jabatan :

Bahagian :

Kod Nasional Harga Perolehan Asal
Kategori Tarikh Diterima
Sub Kategori
Jenis No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan
Kuantiti Tarikh
Unit Pengukuruan
Tempoh Jaminan

Nama Pembekal Dan Alamat:

Nama …………………………………..
Jawatan : *Tandatangan Ketua Jabatan
Tarikh :
Cop
:
:

*PENEMPATAN

Kuantiti *PEMERIKSAAN
No.Siri Pendaftaran
Lokasi *PELUPUSAN/ HAPUS KIRA/ PINDAHAN
Tarikh
Nama Pegawai No.Siri Tarikh Kaedah Kuantiti Lokasi Tandatangan
Tandatangan Pendaftaran

Tarikh
Kuantiti
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan

Rujukan

`
*Nota : Ruangan tandatangan Ketua Jabatan boleh ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit.

ASET ALIH BERN
BUTIR-BUTIR ASAL/ PENAMBAHA

Bil. No.Siri Jenis/ Kos (RM) Tempoh BAHAGI
Pendaftaran Jenama/ Jaminan
Asal/
Komponan Model Tambah/
Naik Taraf/
Penggantia

BORANG KEW.PA-4

NILAI RENDAH
AN/ NAIK TARAF/ PENGGANTIAN

IAN B

Tarikh Catatan Nama
Pegawai
/ Dipasang Dikeluarkan Dilupus
an

BORANG

KEW.PA-10

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pengadu)

1. Jenis Aset :

2. Nombor Siri Pendaftaran Aset/ :
Komponen

3. Pengguna Terakhir :

4. Tarikh Kerosakan :

5. Perihal Kerosakan :

6. Nama Dan Jawatan :

7. Tarikh :

Bahagian II (Untuk diisi oleh Pegawai Aset/ Pegawai Teknikal)

1.1 Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu:

1.2 Anggaran Kos Penyelenggaraan :

10. Syor Dan Ulasan :

11. Nama Dan Jawatan :

12. Tarikh :

Bahagian III (Keputusan Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit)

Diluluskan/ Tidak Diluluskan*

Ulasan: ........................................................................................................................................

………………………………………….
Tandatangan

Nama: …………………………………

Jawatan:……………………………….

Tarikh:………………………………….
Nota: * Potong mana yang tidak berkenaan.

Garis Panduan Penyenggaraan
Kementerian Pendidikan M

REKOD PENYELENGG

Sub Kategori :
Jenis :

(a) (b) (c) No. Pe
Tarikh Jenis Butir-butir Kerja N
Penyelenggaraan d

Nota : a) Tarikh pembaikan/ penyelenggaraan yang telah dilaku
b) Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan Pencegahan atau Penyelenggaraan
c) Butir-butir kerja

Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasu
d) No. Pesanan Kerajaan/ No. Kontrak dan Tarikh

No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ Nombor Kontrak ber
e) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara

Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerj
f) Kos

Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duany
g) Nama dan Jawatan

Pegawai yang mengesahkan penyelenggaraan telah

n Peralatan ICT Di Sekolah KPM BORANG
Malaysia Bagi Tahun 2019
KEW.PA-15
GARAAN ASET ALIH

No. Siri Pendaftaran :

Lokasi :

(d) (e) (f) (g)
esanan Kerajaan/ Nama Syarikat/ Kos Nama dan
No. Kontrak Jabatan Yang Menyelenggara (RM) Jawatan
dan Tarikh

ukan bagi Aset Alih berkenaan.
n Pembaikan
uk alat ganti yang dibeli.
rserta tarikh.
ja-kerja penyelenggaraan.
ya sekali.
dilaksanakan.

REKOD PENYELENGGARAAN A
(diisi oleh Pegawa

Sub Kategori :

Jenis :

Bil. (a) (b) (c) (d)
Tarikh No. Siri Lokasi Butir-butir k
Pendaftaran

Nota : a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan.
b) Butir-butir kerja

Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli
c) No. kontrak/No. Pesanan Kerajaan beserta tarikh

No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh.
d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara

Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraa
e) Kos

Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Nama dan Tandatangan

Pegawai Aset/ Wakil hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-bu

BORANG
KEW.PA-15(A)

ASET ALIH BERNILAI RENDAH
ai Aset atau Wakil)

(e) (f) (g) (h)
Nama dan
kerja No.Kontrak/ Nama Syarikat/ Kos (RM) Tandatangan

Pesanan Kerajaan Jabatan Yang

dan Tarikh Menyelenggara

an.
utir penyelenggaraan tersebut.

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

BORANG A

SIJIL PENGUJIAN DAN PENTAULIAHAN

Nama dan Alamat Jabatan: Nama Syarikat dan Alamat:
_______________________________ ___________________________
_______________________________ ___________________________
_______________________________ ___________________________

No. Rujukan: _____________

Tuan,

KONTRAK PENYENGGARAAN PERALATAN ICT DI SEKOLAH-SEKOLAH DAN KOLEJ
VOKASIONAL DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM)
ZON: …………………………………………………….

No. Kontrak: …………………………………
Merujuk kepada kontrak tersebut di atas, dengan ini dimaklumkan bahawa peralatan di
bawah yang mana telah dibekalkan ke ……………………………………………………… pada
………………………………… dan telah berjaya dipasang, diujilari dan ditauliah
pada……………………………………….

Butiran Nama Peralatan, Jenama dan Model Kuantiti Catatan

2. Dimaklumkan juga bahawa dengan pengesahan kerja-kerja pemasangan, pengujian
dan pentauliahan oleh pihak jabatan seperti di bawah, tidak menghadkan pihak tuan untuk
membuat apa-apa tuntutan kepada kami seperti mana yang ditetapkan di dalam syarat-
syarat kontrak sekiranya berlaku apa-apa kerosakan terhadap peralatan tersebut.

…………………………………………………… Tarikh: …………………………….
Tandatangan dan Cop Syarikat

Pengesahan Jabatan
Dengan ini adalah disahkan bahawa peralatan seperti yang dinyatakan seperti di para 1 di
atas telah dipasang, diujilari dan ditauliah pada …………………………………… Disahkan juga di sini
bahawa segala perubahan dan pembetulan kepada mana-mana maklumat yang tercatat
sebelum ini telah diambil kira dan dipersetujui oleh saya pada tarikh pengesahan ini.

………………………………………………… Tarikh : ……………………………
Tandatangan Pegawai
Nama dan Jawatan/Cop Rasmi

(Diisi dengan 4 salinan)

SIJIL AKUAN

KONTRAK PENYENGGARAAN PERALATAN ICT DI SEKOLAH-SEK

ZON …………………………

No. Kontrak: …………

Nama dan Alamat …………………………………………………………………
Sekolah: ………………………………………………………………..
…………………………………………………………………

…………………………………………………………………
No. Rujukan sekolah:

Butiran Nama Peralatan Jenama dan Model Butir

PERINGATAN Saya menga
tersebut di
1. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) hendaklah disemak betu
disediakan dalam 4 salinan untuk edaran berikut:
a. 1 salinan kepada Kontraktor ………………………
b. 2 salinan kepada Jabatan Pendidikan Negeri Tandatangan
(1 Asal + 1 Salinan) Nama dan Jaw
c. 1 salinan kepada Sekolah
………………………
2. Hanya Pentadbir Sekolah sahaja yang dibenarkan
mengesahkan SAP. Tarikh :…………

BORANG B

N PENERIMAAN

KOLAH DI BAWAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM)

………………………………..

……………………………

Nama dan Alamat …………………………………………………………………
Syarikat: ………………………………………………………………..
…………………………………………………………………

r-Butir Penyenggaraan Kos (RM) Catatan

aku bahawa peralatan yang
atas telah diterima dan

ul pada………………………………….

…………………………………. ……………………………………………………….
Pegawai Penyemak Tandatangan Pentadbir Sekolah
watan/Cop Rasmi: Nama dan Cop:

…………………………………. ……………………………………………………….

…………………………………. Tarikh :………………………………………….

Garis Panduan Penyenggaraan Peralatan ICT Di Sekolah KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tahun 2019

BORANG C
BORANG PPP

BORANG PERKHIDMATAN PENYENGGARAAN PERALATAN ICT

MAKLUMAT SYARIKAT
Nama Syarikat

Nama No.Telefon
Juruteknik/Wakil
Syarikat Tarikh
No. Log Aduan /Masa
Hadir
MAKLUMAT SEKOLAH
Nama Sekolah dan Kod Sekolah
Alamat

Nama Pelapor No. Telefon

MAKLUMAT PEMERIKSAAN PERALATAN No. Daftar/Siri
Peralatan/Kategori Tahun / Fasa
Jenama/Model Lokasi
Komponen

Keterangan Kerosakan

Cadangan Tindakan Di Lokasi (Sekolah) Catatan:
(Nyatakan alat ganti yang
perlu ditukar ) DiBawa Keluar * Catatan:

Cara Baikpulih Pengesahan Syarikat
( Tandakan  ) ____________________________
Tandatangan dan Cop Syarikat
Maklumat Pinjaman Lain-lain (Nyatakan) Tarikh: ______________________
(*Sekiranya peralatan Pengesahan Syarikat
dibawa keluar) Jenama dan Model ____________________________
(unit pinjaman) Tandatangan dan Cop Syarikat
No. Siri Tarikh: ______________________
(unit pinjaman)

Tarikh Bawa Keluar

Tarikh Pulang

PENGESAHAN PEMERIKSAAN

Pengesahan Sekolah
____________________________
Tandatangan Pegawai
Nama dan Jawatan/Cop Rasmi
Tarikh: ______________________

PEMULANGAN PERALATAN (*Sekiranya Peralatan Dibawa Keluar)
Pengesahan Sekolah
____________________________
Tandatangan Pegawai
Nama dan Jawatan/Cop Rasmi

Tarikh: ______________________

(Disi dengan 3 salinan)

LAPORAN STATUS PELAKSANAAN PENYENGGAR

BULAN ______

LAPORAN RINGKASAN STATUS PENYENGG

Nama BTPN/ PTPB : Tarikh Bulan
Daerah / Negeri
Peruntukan Asal Tamba
No. Telefon Jumlah Peruntukan
Jum. Tanggungan + Belanja Peratus
Jum. Dihantar balik ke BTP
Bil *Daerah PKG Komputer BILANGA
*Sekolah Pe
1 Kod Nama Jenis Server PC
2 NB Laser (M) La
3 JUMLAH
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

0 000

*Mandatori - Wajib diisi

Disediakan oleh: ___________________________
Tandatangan:
Nama Pelapor:
Jawatan:
Tarikh :

BORANG D

RAAN PERALATAN ICT SEKOLAH-SEKOLAH KPM

_____________

GARAAN PERALATAN ICT SEKOLAH-SEKOLAH KPM

ahan Baki Dibawa Hadapan RM0.00 #DIV/0!
- Belanja Dibawa Hadapan RM0.00 #DIV/0!

Jumlah Ditanggungan Semasa #DIV/0!
#DIV/0!
Jumlah Dibayar Semasa RM0.00 #DIV/0!
RM0.00 #DIV/0!
Baki Tanggungan RM0.00
STATUS PERBELANJAAN *Wajib diisi
Baki Peruntukan

AN PERALATAN DISELENGGARA *Pastikan lengkap Jumlah Kos
(RM)
encetak PC 1PP LCD Tarikh Keluar No. LO Telah Dibayar Tarikh No.
LCD Rangkaian Scanner NB Pencetak LO Baucer Baucer
Bayaran
aser (C) Dot Mtrix

000 0 000 0 0 - -

Disahkan oleh: ___________________________
Tandatangan:
Nama: BTPN /PTPB :
Cop Pejabat