หน่วยที่ 5
กระบวนการจัดการสำนักงาน
OFFICE MANAGEMENT
PROCESS
การจัดการสำนักงาน จะมีลักษณะและกระบวนการเช่นเดียวกับการบริหารงานทั่วไป คือ ประกอบด้วยภาร
กิจที่สำคัญ ตั้งแต่การวางแผน (PLAN) การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ (DO) การติตตามตรวจสอบ ประเมินผลการ
ดำเนินงาน (CHECK) และการดำเนินการปรับปรุงแก้ไข (ACTON) ให้เป็นไปตามแผน หรือวัตถุประสงค์ขององค์กร
ตารางแผนเป็นเครื่องมือสำคัญยิ่งสำหรับการบริหารงาน เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารที่เน้นการทำงานที่เป็น
ระบบ สำนักงาน หน่วยงานหรือองค์การจะใช้แผนเป็นเครื่องมือบอกทิศทางและแนวทางการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะ
อย่างยิ่งการทำงานในยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันกันอย่างมาก ทำให้การวางแผนยิ่งมีความจำเป็น และมีบทบาทสำคัญ
มากยิ่งขึ้นในการบริหารงานในทุกรูปแบบ ทุกระดับและทุกประการของการทำงานที่เน้นเรื่องประสิทธิภาพและเรื่อง
การทำงานที่เป็นระบบ
เรื่องที่ 5.1 การวางแผนสำนักงาน
5.1.1 ความหมายของการวางแผนสำนักงาน
การวางแผน หมายถึง การกำหนดแนวทางการปฏิบัติไว้เป็นการล่วงหน้า ซึ่งจะทำให้เกิดผลสำเร็จตามความ
ต้องการ (อารีย์, 2552)
การวางแผน หมายถึง เป็นหน้าที่หนึ่งการบริหาโดยวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในอดีต ปัจจุบัน และคาดคะเน
เหตุการณ์ในอนาคต การวางแผนเป็นส่วนที่ทำให้องค์การบรรลุจุดมุ่งหมาย (เนตร์พัณณา, 2555)
การวางแผน หมายถึง การกำหนดเป้าหมายและแนวทางปฏิบัติไว้ล่วงหน้า โดยการศึกษาข้อมูลต่าง ๆ และ
เลือกแนวทางปฏิบัติที่จะเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ (สมคิด, 2558)
สรุปได้ว่า การวางแผน หมายถึง การกำหนดแนวทางปฏิบัติและเป้าหมายไว้ล่วงหน้า โดยวิเคราะห์ข้อมูลที่
เกี่ยวข้องทั้งในอดีต ปัจจุบัน และคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคต เพื่อนำองค์การสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ
ดังนั้น การวางแผนสำนักงานจึงหมายถึง กระบวนการกำหนดเป้าหมายและแนวปฏิบัติของสำนักงานไว้ล่วง
หน้าเพื่อที่จะให้กิจกรรมต่าง ๆ ของสำนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่น เรียบร้อยและบรรสุวัตถุประสงค์ของสำนักงาน
และขององค์การด้วย
5.1.2 ความสำคัญของการวางแผนสำนักงาน
มีคำกล่าวว่า "วางแผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง" นั่นหมายถึงว่า หากการดำเนินการต่าง ๆ ได้มีการวางแผนไว้อย่างดี
โอกาสที่จะประสบความสำเร็จก็เกิดขึ้นแล้วถึง 50% ส่วนจะประสบความสำเร็จได้จริงหรือไม่เพียงใดนั้นต้องอยู่ที่
ความสามารถในการลงมือปฏิบัติตามแผนของผู้เกี่ยวข้อง ดังนั้น การวางแผนสำนักงานจึงมีความสำคัญหลายประ
การดังต่อไปนี้
1. ทำให้การทำงานของบุคลากรทั้งสำนักงานประสานงานซึ่งกันและกัน และดำเนินไปในทิศทางเดียวกันและมุ่ง
สู่เป้าหมายเดียวกัน โดยมีแผนเป็นกรอบในการดำเงินงาน และเป็นเครื่องมือในการประสานงาน
2. ช่วยให้เกิดการประหยัดทรัพยากรทั้ง คน เงิน และพัสดุ เพราะการคิดและกำหนดแนวปฏิบัติล่วงหน้าช่วย
ให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์การ ช่วยให้การ
ปฏิบัติงานของสำนักงานสำเร็จลุล่วงไปโดยรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพราะมีแผนเป็นเครื่องชี้นำทางหรือเป็น
แนวทางในการปฏิบัติงาน
3. เป็นสิ่งกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงาน แต่ละฝ่ายในสำนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ตามอายุการใช้
งานของแผน ทำให้ทุกฝ่ายทุกคนทราบว่าใคร ต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร
4. เป็นการแบ่งเบาภาระหน้าที่การงานของหัวหน้างานได้เป็นอย่างดี เพราะการมีแผนจะต้องมีการกำหนด
หน้าที่ของแต่ละฝ่าย หรือแต่ละงาน ทุกฝ่ายงานจึงรู้หน้าที่ของตนเป็นอย่างดีตลอดช่วงอายุการใช้งานของแผน
5. ทำให้สามารถระดมสรรพกำลังของทรัพยากร ซึ่งได้แก่ คน เงิน วัสดุ และการจัดการได้อย่างถูกต้อง มีประ
สิทธิภาพ และสอดคล้องกับความจำเป็นในเวลาต่าง ๆ
6. เป็นเครื่องมือในการควบคุมการปฏิบัติงานทำให้หัวหน้างาน หรือผู้บังคับบัญชา สามารถทราบปัญหาและ
อุปสรรคที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานตามแผนได้เป็นอย่างดี เพราะแผนเปรียบเสมือนมาตรฐานหรือเกณฑ์ในการ
ติดตามควบคุมการปฏิบัติงาน ทำให้สามารถปรับปรุงแก้ไขปัญหาและอุปสรรคได้ทันท่วงที
7. เป็นเครื่องมือช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับการป้องกันและรองรับปัญหาของสำนักงานที่อาจจะเกิดขึ้นใน
อนาคต แผนสำนักงานจะช่วยให้ผู้บริหารสำนักงานคาดการณ์ พยากรณ์สิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต พร้อมทั้ง
กำหนดแนวปฏิบัติที่เหมาะสมไว้ด้วย จึงเปรียบเสมือนเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการป้องกันและรองรับ
ปัญหาของสำนักงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
ผู้รับผิดชอบในการวางแผนสำนักงาน
ผู้ที่ทำหน้าที่ในการวางแผนนั้นอาจเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ในองค์การ หรืออาจเป็นคณะบุคคลร่วม
ทำขึ้น ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับระบบการบริหารงานในองค์การ ถ้าเป็นองค์การที่มีการกระจายอำนาจ อาจใช้คณะกรรมการ
หรือให้โอกาสผู้มีความสามารถสูงได้แสดงผลงาน แต่ถ้าเป็นองค์การที่รวมอำนาจ ผู้บริหารสูงสุดจะเป็นผู้วางแผนเอง
โดยทั่วไปแล้วผู้รับผิดชอบในการวางแผน มีดังนี้
1. ผู้บริหารสูงสุดกำหนดขึ้นเองทั้งหมด
2. ผู้บริหารสูงสุดเป็นผู้วางแผนแม่บท แล้วมอบให้หัวหน้าระดับรองลงไปเป็นผู้กำหนดแผนย่อย
3. จัดให้มีหน่วยงานหรือคณะกรรมการเพื่อวางแผนโดยเฉพาะ
4. หน่วยงานย่อยเป็นผู้วางแผนแล้วส่งขึ้นไปยังหน่วยเหนือเพื่อรวบรวมและปรับแผน
5. ผู้บริหารวางแผนตามข้อเสนอแนะของผู้ปฏิบัติงาน
เรื่องที่ 5.2 การปฏิบัติตามแผน
การมอบหมายงาน
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการพัฒนาคุณภาพการดำเนินงานของสำนักงานอย่างรอบด้านนั้น นอกจากการ
วางแผนอย่างดี ถูกต้องตามหลักวิชาการ การกำหนดยุทธศาสตร์ที่มีประสิทธิภาพแล้วจะต้องมีการปฏิบัติตามแผน
และการประเมินแผน มิฉะนั้นแผนที่จัดทำอย่างตีก็จะไร้ประโยชน์ ดังนั้น สำนักงานควรกำหนด แนวทางในการนำ
แผนสู่การปฏิบัติ ขั้นตอนนี้จึงเป็นทั้งการสร้างความร่วมมือและทิศทางการนำแผนไปปฏิบัติโดยในการปฏิบัติตามแผน
นั้นอาจมีหลายเรื่องที่จำเป็นจะต้องดำเนินการพร้อมกันและจำเป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากคนหลายคนดังนั้น ผู้
บริหารสำนักงานจำเป็นที่จะต้องกำหนดผู้รับผิดชอบดำเนินการให้ชัดเจน หรือมอบหมายให้ผู้บริหารระดับรองหรือ
บุคคลอื่น ๆ เป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการแทนหรือเรียกว่า การมอบหมายงาน
การมอบหมายงาน (DELEGATION OF WORK) หมายถึง การแบ่งภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารให้
แก่บุคคลอื่นไปปฏิบัติแทน เป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บริหาร และเพิ่มภาระผูกพันให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีต่อผู้
บริหารด้วย
การมอบหมายงานเป็นการแบ่งความรับผิดชอบและมอบหน้าที่ให้ผู้อื่นปฏิบัติ การมอบหมายงานไม่ใช่เป็นการ
สื่อสารทางเดียว แต่จะต้องเป็นการสื่อสารสองทางโดยที่ผู้มอบและผู้รับมอบตกลงร่วมกันเมื่อมอบความรับผิดชอบ
ไปแล้ว ทั้งผู้มอบและผู้รับมอบควรจะตกลงร่วมกันในประเด็นต่อไปนี้
1. ขอบเขตของงานที่มอบหมาย
2. ผลของงานที่ต้องการจะให้เกิด
3. ระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบหมาย
4.อำนาจที่จำเป็นจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบหมาย
5. คนและวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบ
6. วิธีประเมินผลการปฏิบัติงาน
หลักสำคัญในการมอบหมายงานก็คือ ถ้าเราไม่สามารถควบคุมได้ ก็ไม่ควรจะมอบหมายงานให้ทำในการมอบ
หมายงานนั้นจำเป็นจะต้องมอบสิ่งต่อไปนี้ด้วย
1. ความรับผิดชอบ ในการทำสิ่งที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ
2. อำนาจ ในการดัดสินใจในเรื่องที่จำเป็นรวมถึงอำนาจในการสั่งใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้สามารถทำงานที่ได้
รับมอบหมายให้สำเร็จได้
3. เสริภาพ ในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อจะได้เกิดความสะดวก คล่องตัว ในการทำงานหลักการสำคัญ
ของการมอบหมายงาน มีดังนี้
1. ต้องกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะมอบให้ชัดเจน เมื่อจัดทำแผนเสร็จเรียบร้อยแล้วในขั้นตอนการ
ปฏิบัติตามแผน อาจจะมีหลายเรื่องที่จะต้องปฏิบัติให้แล้วเสร็จภายในเวลาที่จำกัด ผู้บริหารจึงจำเป็นที่จะต้องกำ
หนดงาน หรือภาระหน้าที่ที่จะมอบให้ชัดเจน ว่าจะมอบงานใดให้ผู้ใดรับไปปฏิบัติแทนบ้าง และแต่ละงานที่มอบนั้น
จะต้องให้ผู้รับผิดชอบปฏิบัติให้แล้วเสร็จเมื่อใด
2. ต้องมอบหมายงานให้เหมาะกับคน หลักการพื้นฐานในการปฏิบัติงานคือ "PUT THE RIGHT MAN ON
THE RIGHT JOB" ดังนั้นเมื่อกำหนดงานที่จะมอบได้ชัดเจนแล้ว ก็จะต้องสรรหายุคคลที่จะรับผิดชอบแต่ละงาน โดย
งานที่จะมอบให้ใครรับไปปฏิบัตินั้นจะต้องเหมาะสมกับความสามารถของผู้รับมอบหมายแต่ละคนด้วย เพื่อให้เขา
สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี
3. ต้องมอบหมายอำนาจหน้าที่ไปด้วย เพื่อให้ผู้รับมอบงานสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ นอก
เหนือจากความสามารถของผู้รับมอบแล้ว ยังจำเป็นที่จะต้องมีอำนาจหน้าที่ (AUTHORITY) ซึ่งหมายถึง สิทธิในการ
ตัดสินใจที่จะสั่งใช้ทรัพยากร อันได้แก่ คน เงิน เครื่องมือ เครื่องใช้ และวัสดุต่าง ๆ เพื่อให้สามารถดำเนินงานที่ได้รับ
มอบได้แล้วเสร็จ ดังนั้น หลักการสำคัญอีกประการหนึ่งคือ ผู้มอบหมายงานจะต้องมอบอำนาจหน้าที่ให้ด้วย
4. ต้องเปิดโอกาสให้ใช้ดุลยพินิจในการทำงาน หลักสำคัญอีกประการหนึ่งของการมอบหมายงานก็คือ ผู้บริหาร
จะต้องให้อิสระแก่ผู้รับมอบงาน เพื่อให้เขามีโอกาสตัดสินใจใช้ดุลยพินิจของตนเองในการปฏิบัติงาน โดยเพียงแจ้งให้
ทราบถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องการจากงาน มาตรฐานของงาน และให้รายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานเป็นระยะ
เท่านั้น เนื่องจากโดยหลักการแล้ว ความรับผิดชอบทั้งหมดยังคงเป็นของผู้มอบหมายงานอยู่นั่นเอง
เรื่องที่ 5.3 การติดตามและการประเมินผลการปฏิบัติงาน
แนวคิดการติดตามประเมินผลการปฏิบัติงาน
การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของระบบบริหารงานและ
เป็นกระบวนการที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างเป็นระบบและประสิทธิภาพ
ความหมายของการติดตามและประเมินผล
การติดตาม หมายถึง กระบวนการที่ให้ได้มาซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานตามแผนงานเพื่อการบริหารแผน
งาน ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเป็นเทคนิคที่สำคัญประการหนึ่งในการเร่งรัดให้แผนดำเนินงานแล้วเสร็จทันเวลา
การประเมินผล เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อพิจารณาองค์ประกอบสำคัญ ซึ่งมีผลต่อประสิทธิภาพและประ
สิทธิผลของการดำเนินงาน และตีค่ว่าเป็นอย่างไร มากน้อยแค่ไหน เมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นแล้วเสนอ
เป็นรายงานเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจต่อไป
ความสำคัญของการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน
การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานมีบทบาทอย่างเด่นชัดในการกำหนดแผนงานหรือโครงการ และมีบท
บาทในการสรุปผลเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโครงการหรือแผนงานแต่เมื่อพิจารณารายละเอียดของ
การดำเนินงานตามโครงการ โดยแยกเป็นรายละเอียดด้านปัจจัยหรือทรัพยากร ด้านกิจกรรมและด้านผลผลิตหรือผล
งานที่เกิดขึ้น จะเห็นว่าการติดตามงานมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานในด้านปัจจัยและด้าน
กิจกรรม ส่วนในด้านผลงานที่เกิดขึ้นนั้น การประเมินผลและการติดตามงานล้วนมีบทบาทสำคัญที่จะทำให้ผลงาน
เกิดขึ้นตามแผนที่กำหนดไว้ นั่นคือการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานมีความสำคัญยิ่งต่อการดำเนินงานหรือ
การบริหารงาน ดังนี้
1. การติดตามประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการบริหารในอันที่จะ
พัฒนาคุณภาพการปฏิบัติงาน และเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะช่วยให้ทราบผลความก้าวหน้า ปัญหาอุปสรรคในการ
ดำเนินงาน เพื่อจะได้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาแนวทางแก้ไขต่อไป
2. การติดตามผลการปฏิบัติงาน จะทำให้ทราบปัญหา อุปสรรค ในการปฏิบัติงานและสามารถปรับปรุงแก้ไขได้
ทันที
3. การประเมินผลการปฏิบัติงาน เมื่อเสร็จสิ้นงานหรือโครงการแล้ว จะนำมาจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานจะ
ทำให้ทราบผลการดำเนินงานโดยภาพรวม และสามารถนำไปเป็นบทเรียนในการดำเนินงานต่อไปอีกด้วย
เรื่องที่ 5.4 การปรับปรุงงานสำนักงาน
สำนักงาน เป็นหน่วยงานหรือองค์การที่มีภารกิจรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานขององค์การทุกเรื่องได้
บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ โดยบุคคลทุกคนในสำนักงานร่วมกันทำงานเพื่อวัตถุประสงค์ที่สำนักงานกำหนดไว้ ซึ่ง
สำนักงานจะมีหน้าที่อำนวยการในการปฏิบัติงานของบุคลากร จัดองค์กรให้บุคคลภายในได้ทำงานร่วมกัน ดำเนิน
กิจกรรมร่วมกัน จัดบริการอำนวยความสะดวกให้กับผู้รับบริการและมีหน้าที่ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคล หน่วยงาน
ต่าง ๆ ดังนั้น ในการบริหารจัดการสำนักงานจึงเป็นจุดศูนย์รวมของงานทั้งหมดขององค์การเป็นจุดที่จะเชื่อมประ
สานให้งานต่าง ๆ ขององค์การดำเนินไปอย่างราบรื่นเรียบร้อย บรรลุตามวัตถุประสงค์จนอาจจะเปรียบได้ว่างาน
สำนัก งานเป็นเสมือนหัวใจของงานทั้งองค์การ ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการพิจารณาทบทวนงานต่าง ๆ
ของสำนักงานอยู่เสมอ ว่ายังสามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นและสอดคล้องกับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอหรือ
ไม่ และสามารถให้บริการแก่ผู้รับบริการได้รวดเร็วเพียงใด รวมทั้งจะต้องปรับปรุงงานสำนักงาน จัดระบบการทำงาน
ให้เอื้อต่อการปฏิบัติงานตามภารกิจต่าง ๆ เพื่อให้สำนักงานมีระบบการทำงานที่ดีอยู่เสมอและสอดคล้องกับสภาวะ
แวดล้อมและความต้องการของผู้รับบริการที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย
โดยสำนักงานมีระบบการทำงานที่ดีควรมีคุณลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. มีประสิทธิผล หมายถึง การทำงานบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ภายในกำหนดเวลา
2. มีประสิทธิภาพ หมายถึง การที่งานสำเร็จตามเป้าหมายโดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าคุณค่าของเป้าหมายด้วย
3. มีความเชื่อถือได้ หมายถึง ระบบที่ออกแบบไว้ย่อมแนใจได้ว่าจะบังเกิดผลดีแน่นอน
4. มีความยืดหยุ่น หมายถึง สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงลดหรือขยายได้
5. มีความง่าย ระบบที่ดีไม่ควรยุ่งยากซับช้อน ควรออกแบบให้เข้าใจง่ายและปฏิบัติได้ง่าย
6. ต้องได้รับการยอมรับ ระบบการทำงานต้องได้รับการยอมรับจากผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติตามระบบ ดังนั้น
การออกแบบระบบ จึงจำเป็นต้องคำนึงถึงบุคคลผู้ปฏิบัติเป็นสำคัญ
การปรับปรุงงานสำนักงาน (OFFICE WORK IMPROVEMENT) หมายถึง การเปลี่ยนแปลงระบบและวิธีการทำ
งานสำนักงานให้ดีขึ้น หาวิธีการทำงานให้ง่ายขึ้น ขั้นตอนน้อยลง หรือสายทางเดินของงานสั้นลง รวดเร็วขึ้น และ
ประหยัดด้วย (สมเดช, 2559)
การปรับปรุงระบบงาน หมายถึง การปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานอันจะช่วยทำให้การทำงานง่ายขึ้น เป็นการนำเอา
หลักวิทยาศาสตร์มาแก้ไขการบริหารงานในสำนักงานโดยใช้สามัญสำนึกในการหาวิธีที่ดีกว่าและง่ายกว่าเดิมมาใช้ใน
การทำงาน เช่น ในสำนักงานนำเครื่องบันทึกเสียงช่วยในการบันทึกข้อมูลการประชุมให้รวดเร็ว หรือมีการประชุม
โดยใช้เทคโนโลยีเครื่อง COMFERENCE หรือการประชุมทางไกลเพื่อความสะดวก รวดเร็ว และลดค่าใช้จ่าย (พรรณี,
2559)
หลักการทำงานที่ง่ายขึ้นนี้ ได้ใช้หลักปรัชญาที่ว่า "การทำงานนั้นย่อมมีวิธีที่ดีกว่าเสมอ และวิธีที่ดีที่สุดนั้นยังไม่
เคยมี" ดังนั้นผู้บริหารงานจะเป็นผู้ชี้แนะคอยปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ โดยไม่หยุดยั้ง เป็นการหาวิธีทำงาน
ให้ง่ายขึ้น ทำให้ประสิทธิภาพของงานเพิ่มขึ้น โดยไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เครื่องมือที่มีราคาแพงเสมอไป
การบริหารสำนักงาน จะดำเนินงานไปอย่างมีประสิทธิภาพได้ถ้าสำนักงานได้จัดระบบงานไว้เป็นอย่างดีโดยจะ
ต้องอาศัยส่วนประกอบต่าง ๆ คือ บุคคล เครื่องมือ เครื่องใช้ วัสดุ ข้อมูลที่จำเป็น และรวมถึงงบประมาณดำเนินการ
ด้วยนอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการพิจารณาทบทวนงานที่ทำมาแล้วระยะหนึ่งเพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสภาพ
แวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การอยู่เสมอ จึงจะทำให้การปฏิบัติงานของสำนักงานสำเร็จลุล่วงตาวัตถุประสงค์
ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องที่ 5.5 กระบวนการบริหารของเดมิง
5.5.1 กระบวนการบริหารของเดมิง
ดร.เอ็ดเวิร์ด เดมิง ได้ประยุกต์กระบวนการจัดการของกูลิกและเออร์วิกให้สั้นลง เรียกว่า วัฏจักรเดมิง
(DEMING CYCLE) หรือ PDCA ซึ่งมี 4 ขั้นตอนดังนี้
PLAN = การวางแผน
DO = การนำแผนที่วางไว้ไปปฏิบัติ
CHECK = การตรวจสอบ เมื่อปฏิบัติไประยะหนึ่งต้องมีการตรวจสอบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรแล้วแก้ไขเสีย
ACT = การนำแผนที่แก้ไขแล้วไปปฏิบัติใหม่
ในการบริหารงานถ้าวัฏจักร PDCA หมุนได้หลายรอบ การบริหารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งวัฏจักรเดมิงนี้สามารถ
นำมาใช้กับกิจกรรมต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี
5.5.2 กระบวนการจัดการตามแนวความคิดปัจจุบัน
หลังจากที่ได้มีผู้เสนอกระบวนการจัดการหลายแนวความคิดนักวิชาการทางการบริหารส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้
ศึกษาและวิเคราะห์แนวความคิดทั้งหมดและสรุปว่ากระบวนการจัดการควรจะมีเพียง 4 ขั้นตอน คือ PODC ดังนี้
PLANNING = การวางแผนงาน
ORGANIZING = การจัดองค์การ (รวมทั้งการจัดคนเข้าทำงานด้วย)
DIRECTING = การอำนวยการหรือการชี้นำ
CONTROLLING = การควบคุมติดตามผลการทำงาน
อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าแนวความคิดต่าง ๆ ในการจัดการจะมีกี่ขั้นตอน สาระสำคัญยังคงมีรายละเอียดครอบคลุม
เรื่องต่าง ๆ ในการจัดการทั้งหมดคล้ายคลึงกัน แล้วแต่การจัดหมวดหมู่ของแต่ละคนว่าจะมีกี่ขั้นตอน ผู้ศึกษาควร
เลือกยึดแนวความคิดที่เห็นว่าดีที่สุดนำไปประยุกต์ให้เกิดประโยชน์แก่องค์การของตนหรือต่อการทำงานของตนเป็น
สำคัญ
5.5.3 กระบวนการจัดการขององรี ฟาโยล
อองรี ฟาโยล เป็นบุคคลแรกที่วิเคราะห์ถึงองค์ประกอบมูลฐานของการจัดการว่ามี 5 ประการ (POCCC) ซึ่ง
กล่าวไว้บ้างแล้ว ปัจจุบันเรียกว่ากระบวนการจัดการนั่นเอง กระบวนการจัดการของฟาโยลมีดังนี้
การวางแผน (PLANNING) คือการศึกษาข้อมูลในปัจจุบันและคาดการณ์ในอนาคต แล้ววางเป้าหมายและแนว
ทางปฏิบัติไว้
การจัดหน่วยงาน (ORGANIZING) คือการจัดโครงสร้างของหน่วยงานหรือองค์การออกเป็นหน่วยงานย่อย ๆ
กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงาน การจัดสรรคนเข้าทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ
การสั่งการบังคับบัญชา (COMMANDING คือการสั่งให้คนทำงานตามที่มอบหมายงานให้ทำบังคับบัญชา
พนักงานให้ทำงานตามภารกิจของหน่วยงาน
การประสานงาน (COORDINATING) คือการจัดระเบียบการทำงานไม่ให้ก้าวก่ายกัน ติดต่อประสานงานให้
หน่วยงานย่อยต่าง ๆ ขององค์การ และประสานคนให้ทำงานโดยราบรื่นไมให้ขัดแย้งกัน
การควบคุม (CONTROLLING) คือการควบคุมให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบให้
ผลการปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ หรือควบคุมให้ทำงานตามระเบียบข้อบังคับที่วางไว้
5.5.4 กระบวนการจัดการของกูลิกและเออร์วิก
ลูเทอร์ กูลิกและลินดอลล์ เออร์วิก (LUTHER GULICK AND LYNDALL URWICK) ได้นำหลักการจัดการของ
ฟาโยลมาปรับปรุงประยุกต์กับการบริหารราชการ เข้าได้เสนอแนะการจัดหน่วยงานในทำเนียบแก่ประธานาธิบดี
สหรัฐอเมริกาเพื่อให้ตอบคำถามที่ว่า อะไรคืองานของประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา ในที่สุดก็ได้คำตอบสั้น ๆ คือ
POSDCORB ซึ่งหมายถึงกระบวนการบริหาร 7 ประการ ดังนี้
- PLANNING หมายถึงการจัดวางโครงการและแผนปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไรบ้างและทำอย่างไร เพื่อ
ให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
. - ORGANIZING หมายถึงการจัดหน่วยงาน การกำหนดโครงสร้างของหน่วยงาน การแบ่งส่วนงาน การจัดสาย
งานตำแหน่งต่าง ๆ การกำหนดอำนาจหน้าที่ให้ชัดเจน
- STAFFING หมายถึงการจัดตัวบุคคล เป็นการบริหารงานด้านบุคลากรอันได้แก่ การจัดอัตรากำลังการสรรหา
การพัฒนาบุคลากร การสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี การประเมินผลการทำงาน และการให้พ้นจากงาน
D - DIRECTING หมายถึงการอำนวยการ นับตั้งแต่การตัดสินใจ การวินิจฉัยลั่งการ การควบคุมบังคับบัญชา
และการควบคุมการปฏิบัติงาน
CO - COORDINATING หมายถึงการประสานงาน ประสานกิจการด้านต่าง ๆ ของหน่วยงานให้เกิดความร่วม
มือเพื่อดำเนินไปสู่เป้าหมายเดียวกัน
.- REPORTING หมายถึงการรายงานผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานให้แก่ผู้บริการและสมาชิกของหน่วยงานได้
ทราบความเคลื่อนไหวของการดำเนินงานว่าก้าวหน้าไปเพียงใด
B - BUDGETING หมายถึงการงบประมาณ การจัดทำงบประมาณ บัญชีการใช้จ่ายเงินการควบคุมและตรวจ
สอบด้านการเงิน
5.5.5 กระบวนการจัดการของคูนต์
แฮโรลด์ คูนตช์ กำหนดขั้นตอนการจัดการไว้ 5 ขั้นตอน คือ POSDC ดังนี้
PLANNING - การวางแผน
DIRECTING - การอำนวยการ
ORGANIZING - การจัดองค์การ
CONTROLLING - การควบคุมการทำงาน
STAFFING - การจัดคนเข้าทำงาน
5.5.6 กระบวนการจัดการของเออร์เนสต์ เดล
เออร์เนสต์ เดล ได้จำแนกหน้าที่ของผู้จัดการไว้ 7 ขั้นตอน คือ POSDCIR เข้าเห็นพ้องกับคูนตช์ 5 ขั้นตอนแรก
(POSDC) และได้เพิ่มเข้าไปอีก 2 ขั้นตอน (IR) ดังนี้
NNOVATION - การสร้างสรรค์สิ่งใหม่
REPRESENTATION - การเป็นตัวแทนขององค์การ