Kertas Penerangan 1 (Eqp Administraation)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 1 drpd
36

INSTITUSI LATIHAN
KEMAHIRAN BELIA DAN SUKAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM / EE-021-4:2012 ELECTRONIC PRODUCT DEVELOPMENT

PROGRAM’S CODE & NAME

TAHAP / LEVEL 4 SEMESTER 5

NO DAN TAJUK UNIT CU:01 ELECTRONIC EQUIPMENT ADMINISTRATION
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

KOD DAN NAMA SUBJEK/ DED 4532 EQUIPMENT MANAGEMENT
SUBJECT CODE AND NAME

NO. DAN PENYATAAN 1. MANAGE PROCUREMENT REQUISITION
AKTIVITI KERJA / WORK 2. MONITOR ELECTRONIC EQUIPMENT ADMINISTRATION
ACTIVITIES NO. AND
STATEMENT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL USAGE
3. REPORT TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIAL

ADMINISTRATION ACTIVITIES

KOD WIM / WIM CODE EE-021-4:2012(CU:01)/KP(1/3)

TITLE : PENGURUSAN PEROLEHAN DAN KAWALAN INVENTORI

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 2 drpd
36

TUJUAN : UNTUK MEMPEROLEH PENGETAHUAN BERKAITAN
PENGURUSAN

DAN TATACARA SESUATU PEROLEHAN DAN KAWALAN
INVENTORINYA

PENERANGAN: Versi 3.0 (2018)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 3 drpd
36

TATACARA PEROLEHAN

1. Definisi Perolehan (procurement).
Perolehan adalah suatu proses untuk mendapatkan sesuatu keperluan
daripada pihak ketiga dengan menggunakan wang yang telah diperuntukkan
mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan yang
ditetapkan serta mengambil kira prinsip dan dasar sesebuah syarikat.

2. Objektif Perolehan
i) Menguruskan perolehan secara cekap dan berkesan;
ii) Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan
mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan/siap yg
ditetapkan.
iii) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan
bahan/barangan/perkhidmatan tempatan;
iv) Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan
kehendak semasa sektor industri negara; dan
v) Menjimatkan pertukaran wang asing.

3. Prinsip-prinsip Perolehan
i) Akauntabiliti (Accountability)
Dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.

ii) Diuruskan secara telus (Transparent)
Dasar, peraturan dan proses dilaksanakan secara jelas, diketahui dan
difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

iii) Nilai faedah terbaik (best value for money)
Pengurusan perolehan hendaklah memberikan pulangan terbaik bagi
setiap ringgit yang dibelanjakan.

iv) Persaingan terbuka (Open Fair Competition)
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua
pihak yang layak bersaing.

v) Adil dan saksama (Fair Dealing)
Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan
adil dan saksama mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 4 drpd
36

Akauntabiliti bermaksud:
……..memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yg ditentukan secara
bertanggungjawab….”

Tan Sri Ahmad Sarji

4. Pengurusan Perolehan
Objektif Penyediaan Perancangan Perolehan :
i) Meningkatkan ketelusan dalam perolehan
ii) Memastikan perolehan dirancang dengan teliti dan sistematik
iii) Sebagai mekanisme untuk memantau perolehan yang dilaksanakan
bagi mengelakkan berlakunya sebarang kelewatan, penyelewengan,
salah guna kuasa dan perolehan di luar aturan
iv) Memastikan perolehan yang dibuat adalah mengikut perancangan
dan teratur selaras dengan prinsip-prinsip perolehan serta peraturan
perolehan semasa
v) Memastikan perbelanjaan berhemah dapat dicapai dan mengelakkan
amalan berbelanja pada saat-saat akhir
vi) Mengoptimumkan prestasi perbelanjaan tahunan agensi dan
mengelakkan shortfall terhadap peruntukan yang diluluskan
vii) Makluman awal mengenai perolehan-perolehan yang akan dipelawa
supaya pembekal dan kontraktor bersedia untuk menyertainya

5. Kategori Perolehan
Perolehan boleh dibahagikan kepada tiga (3) kategori seperti berikut:
i) Kerja
Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan,
lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan, empangan
air dan kerja perparitan serta juga merangkumi kerja-kerja sivil,
mekanikal dan elektrikal.
ii) Bekalan
Perolehan bekalan merangkumi barangan atau peralatan yang
dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti seperti
makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

iii) Perkhidmatan Versi 3.0 (2018)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 5 drpd
36

Perolehan perkhidmatan ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia
atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek.
Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu perkhidmatan
perunding dan bukan perunding.
a) Perkhidmatan perunding meliputi bidang-bidang seperti

perunding
pembangunan fizikal dan bukan fizikal.

b) Perkhidmatan bukan perunding adalah meliputi perkhidmatan
seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan
pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan
pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.

6. Tujuh Proses Strategik dalam Perolehan
6.1) Menjalankan analisis keperluan dalaman (Conduct an internal needs
analysis)
6.2) Menjalankan penilaian pasaran pembekal (Conduct an assessment of
the
supplier's market)
6.3) Mengumpul maklumat pembekal (Collect supplier information)
6.4) Membangunkan strategi sumber atau strategi sumber/punca luar
(Develop a sourcing or outsourcing strategy)
6.5) Melaksanakan strategi sumber (Implement the sourcing strategy)
6.6) Berunding dengan pembekal-pembekal dan memilih tawaran yang
berjaya atau menang (Negotiate with suppliers and select the winning
bid)
6.7) Melaksanakan pelan peralihan atau peningkatan rantaian penawaran
kontrak (Implement a transition plan or contractual supply chain
improvements)

6.1 Menjalankan analisis keperluan dalaman (Conduct an internal
needs analysis)
Pada permulaan, lakukan penandaarasan prestasi semasa dan
kemudian mengenalpasti keperluan dan sasaran sebelum
membangunkan strategi perolehan. Ini melibatkan pengumpulan
beberapa jenis data.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 6 drpd
36

6.2 Menjalankan penilaian pasaran pembekal (Conduct an
assessment of the supplier's market)
Dalam langkah ini, pasukan perolehan mengenal pasti pembekal atau
negara yang berpotensi sebagai pembekal sumber bahan mentah
yang diperlukan, komponen, barang siap atau perkhidmatan. Jika
terdapat keperluan khusus, ia boleh menghadkan jumlah pembekal
yang sesuai. Sebagai contoh, jika salah satu daripada bahan-bahan
mentah yang digunakan oleh organisasi hanya boleh dijumpai di satu
negara, maka pilihan skopnya lebih terhad. Bagi produk pengilangan,
akan ada banyak pembekal atau negara-negara yang berpotensi
untuk membekal. Perkhidmatan ini terhad oleh keperluan teknologi
organisasi.

6.3 Mengumpul maklumat pembekal (Collect supplier
information)
Perkara ini penting bagi sesebuah agensi/syarikat untuk memilih
pembekal dengan teliti. Pembekal yang tidak dapat memenuhi
kriteria pemilihan boleh mengakibatkan kerugian yang besar bagi
organisasi. Reputasi perniagaan dan prestasi pembekal mesti dinilai;
penyata kewangan, laporan kredit, dan rujukan perlu disemak
dengan teliti. Langkah terbaik, organisasi perlu mengatur untuk
memeriksa laman web pembekal dan bercakap dengan pelanggan
lain tentang pengalaman mereka dengan pembekal barangan
tersebut. Penggunaan agen, yang sudah biasa dengan pasaran dan
pihak berkepentingan, juga boleh memberi manfaat kepada proses
ini. Organisasi boleh memilih lebih daripada satu pembekal untuk
mengelakkan kemungkinan gangguan-gangguan bekalan serta
mewujudkan persekitaran yang berdaya saing. Strategi ini juga
berkesan untuk organisasi multinasional yang besar dan
membolehkan kawalan berpusat, tetapi penghantaran serantau yang
lebih banyak.

6.4 Membangunkan sumber strategi / strategi sumber/punca luar
(Develop a sourcing/outsourcing strategy)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 7 drpd
36

Berdasarkan kepada maklumat yang dikumpul dalam ketiga-tiga
langkah di atas, sesebuah organisasi boleh membangunkan strategi
sumber/punca. Berikut adalah contoh-contoh strategi sumber/punca:
i) Pembelian Terus (Direct Purchase): menghantar permohonan

untuk Pelawaan Cadangan (Request for Proposal-RFP) atau
Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation-RFQ) untuk
memilih pembekal.
ii) Perolehan (Acquisition): Membuat perolehan daripada pembekal
yang sesuai.
iii) Perkongsian strategic (Strategic Partnership): Mengikat perjanjian
dengan pembekal yang terpilih (berjaya).
iv) Menentukan strategi yang betul; bergantung kepada daya saing
pasaran pembekal dan risiko organisasi kepada sumber/punca,
strategi perniagaan keseluruhan dan motivasi untuk
sumber/punca luar.

6.5 Melaksanakan sumber/punca strategi (Implement

the sourcing strategy)

Sumber/punca strategi adalah perkara utama yang melibatkan

pemerolehan atau perkongsian strategik. Dalam kes ini, pembekal

akan cenderung untuk mempunyai ciri-ciri berikut:

i) Penglibatan dalam aktiviti-aktiviti teras kepada pembeli,

contohnya membekal bahan mentah terhad untuk produk teras,

akses kepada pengetahuan yang sangat sulit (highly confidential

proprietary knowledge)

ii) Bilangan Pembekal yang menyediakan peralatan khusus /

teknologi khusus serta tenaga kerja mahir adalah terhad.

iii) Strategi perniagaan yang lebih luas.

Bagi pembelian terus, organisasi mungkin bermula dengan satu
Ungkapan daripada Faedah (Expression of Interest-EOI), menyediakan
sesuatu Pelawaan Cadangan (Request for Proposal-RFP) atau
Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation-RFQ) dan
mendapatkan tawaran daripada pembekal yang dikenalpasti
berpotensi sebagai sebahagian daripada proses pembidaan yang
berdaya saing.

Pelawaan Cadangan (Request for Proposal-RFP) merangkumi
perkara berikut:

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 8 drpd
36

i) Perincian tentang bahan
ii) Spesifikasi produk atau spesifikasi perkhidmatan
iii) Kriteria penilaian
iv) Struktur harga dan
v) Syarat-syarat kewangan.

6.6 Berunding dengan pembekal-pembekal dan memilih tawaran
yang berjaya atau menang (Negotiate with suppliers and select
the winning bid)
Pasukan perolehan strategik perlu menilai maklum balas daripada
pembekal dengan menggunakan kriteria penilaian.

Pembekal/pembida mungkin meminta maklumat tambahan untuk
membuat tawaran tempahan realistik, dan organisasi perlu
membekalkan maklumat ini kepada semua pembekal/pembida untuk
membolehkan mereka mengambil tindakan kepada maklumat baru
sebelum membuat keputusan muktamad.

Pasukan perolehan strategik kemudian menilai cadangan-cadangan
yang diterima, sebut harga atau tawaran, dan menggunakan kriteria
pemilihan dan proses kepada senarai pembekal/pembida sama ada
untuk menyediakan cadangan-cadangan yang lebih terperinci (jika
mengkaji EOIs) atau memilih pembekal/pembida berjaya yang pertama
dan kedua (jika mengkaji RFPs atau RFQs). Setelah proses penilaian
selesai, pasukan perolehan strategik akan memasuki rundingan
kontrak (contract negotiation) dengan pembekal/pembida terpilih yang
pertama.

6.7 Melaksanakan pelan peralihan atau peningkatan rantaian

penawaran kontrak (Implement a transition plan or contractual

supply chain improvements)

Pembekal yang menang/berjaya perlu dijemput untuk mengambil

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 9 drpd
36

bahagian dalam melaksanakan penambahbaikan. Pelan komunikasi
hendaklah diwujudkan dan satu sistem untuk mengukur dan menilai
prestasi perlu dicipta menggunakan Petunjuk Prestasi Utama (Key
Performance Indicators-KPI) yang boleh diukur.

Hal ini terutamanya berlaku di peringkat awal menggunakan pembekal
baru. Pelan peralihan adalah penting terutamanya apabila menukar
pembekal.

i) Penambahbaikan Rantaian Bekalan Kontrak
Ketika membawa pembekal baru, adalah perlu untuk
memindahkan maklumat dan mewujudkan hubungan bagi logistik
dan perhubungan, memberi latihan dan lebih khusus aset fizikal,
jika perlu. Pelaksanaan pemindahan ini mengambil masa dan
kepakaran untuk memulakan. Jangkaan sepanjang jangka masa
ini harus dipersetujui semasa rundingan kontrak dengan jangka
masa operasi penuh dan penghantaran.

ii) Pelan peralihan
Peralihan penyediaan perkhidmatan secara dalaman kepada
sumber pembekal luar adalah salah satu aspek risiko global.
Bagaimana peralihan kepada perkhidmatan diserahkan,
dikendalikan dan bagaimana ia dilihat oleh kakitangan dan orang
awam adalah sangat penting. Ketelusan dan persediaan adalah
kunci kepada aspek strategi sumber. Langkah-langkah mudah ini
akan membantu anda dan pasukan anda membangunkan dan
melaksanakan pelan strategik perolehan.

7. Enam (6) Fasa Perolehan
Terdapat enam (6) Fasa dalam melaksanakan sesuatu perolehan:
7.1 Perancangan Perolehan
7.2 Mencipta Sebut Harga/Tender
7.3 Kriteria Penilaian
7.4 Pengiklanan
7.5 Penilaian
7.6 Penawaran Kontrak (Sebut Harga/Tender)

7.1 Perancangan Perolehan

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 10 drpd
36

i) Agensi hendaklah mengemukakan senarai perolehan yang akan
dipelawa bagi satu-satu tahun itu kepada Ketua Agensi/Syarikat
masing-masing. Senarai perolehan hendaklah termasuk kategori
perolehan (bekalan/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan
tarikh sebutharga/tender yang akan dipelawa serta dijangka untuk
dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan (mengikut
syarat dan peraturan agensi/syarikat).

ii) Agensi/syarikat hendaklah membuat perancangan perolehan bagi
mengawal kos dan menangani masalah dalam melaksanakan
sesuatu perolehan.

iii) Agensi perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut
dalam perancangan perolehan:
a) Menyediakan carta/jadual proses iaitu Jadual Umum untuk
semua perolehan yang hendak dilaksanakan untuk tahun
berkenaan dan seterusnya Jadual Pelaksanaan Khusus untuk
setiap perolehan.
b) Menjalankan kajian pasaran/sumber perolehan/bekalan di
pasaran tempatan untuk menentukan sama ada barangan
terdapat di pasaran tempatan (product availability) dan
mendapatkan anggaran harga pasaran. Dalam hal ini, trend
harga pembelian dalam urusan perolehan sama ada oleh
agensi/syarikat tersebut atau agensi lain boleh dijadikan
sebagai panduan.
c) Mengambil kira dasar-dasar/peraturan khusus agensi/syarikat
dan dasar-dasar semasa.
d) Penyediaan spesifikasi dan penyediaan dokumen-dokumen
berkaitan bagi melaksanakan dasar dan peraturan antaranya
barangan/bekalan samada dari buatan tempatan atau
barangan import (jika ia tidak boleh diperoleh dari sumber
dalam negeri).

iv) Penyediaan Spesifikasi
(a) Jawatankuasa Spesifikasi

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 11 drpd
36

Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua
Agensi / syarikat bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/
teknikal bagi tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat.
Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada pekerja
yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan,
yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi/syarikat
lain yang berkaitan.

(b) Tempoh Masa Penyediaan Spesifikasi
Jawatankuasa spesifikasi hendaklah diberi masa secukupnya
dan bersesuaian dengan perolehan yang hendak dibuat
untuk merangka dan mewujudkan spesifikasi yang sempurna
dan jelas.

(c) Butiran Spesifikasi
i) Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara seperti
warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah
kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah
dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan
keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang
dikehendaki oleh agensi/syarikat.

ii) Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi
perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan
terperinci.

iii) Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan
kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak
dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah
digunakan.

iv) Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi
penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi
piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang
diiktiraf oleh Kerajaan (bagi agensi kerajaan). Sekiranya
barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian,
agensi/syarikat hendaklah memastikan barangan yang
ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan
dijamin oleh pembuatnya atau petender.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 12 drpd
36

v) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan
(benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang
memenuhi piawaian yang diiktiraf.

vi) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi
maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh
badan tertentu seperti MAMPU, Jabatan Perdana Menteri
(bagi agensi kerajaan) atau agensi lain merujuk kepada
syarat dan peraturan agensi/syarikat.

7.2 Mencipta Sebut Harga/Tender

a) Agensi/syarikat hendaklah mengambil kira nilai perolehan
tahunan atau nilai kontrak bagi menentukan kaedah
perolehan secara sebut harga. Agensi/syarikat dilarang
memecah kecilkan perolehan bekalan, perkhidmatan atau
kerja bagi mengelakkan pelawaan sebut harga/tender
(merujuk kepada syarat dan peraturan agensi/syarikat).

b) Maksud pembuat/pembekal tempatan bagi perolehan
bekalan dan perkhidmatan adalah pembuat/pembekal yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan beralamat di
negeri berkaitan. Perolehan boleh dipelawa kepada pembuat/
pembekal di dalam negeri yang sama (tempatan) atau negeri
yang lain bergantung kepada peraturan syarikat berkenaan.

7.2.1 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
Dokumen sebut harga merupakan sebahagian daripada
kontrak dan hendaklah mengandungi perkara-perkara
berikut:
a) Arahan kepada penyebut harga
b) Syarat-syarat am/syarat-syarat khas yang jelas
c) Format kontrak jika berkaitan
d) Spesifikasi

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 13 drpd
36

e) Pengalaman/Senarai Pesanan bekalan/ perkhidmatan
yang sedang dan telah dibuat (jika perlu)

f) Lain-lain dokumen yang berkaitan dengan perolehan

Senarai semakan hendaklah disediakan dan disertakan
bersama dokumen sebut harga bagi memastikan pembuat/
pembekal/kontraktor mengemukakan tawaran sebut harga
yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan.
Senarai semakan seperti contoh di Lampiran 1.

7.2.2 Penyediaan Dokumen Tender
a) Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta
mengandungi perkara berikut:

i) Syarat-syarat dan arahan kepada petender
- Maklumat-maklumat penting yang wajib dipatuhi oleh
petender;

ii) Spesifikasi - spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi
bekalan/perkhidmatan/kerja yang dikehendaki oleh Agensi;

iii)Borang tender - Borang hendaklah diisi dan ditandatangani
oleh petender bagi menyertai tender;

iv) Contoh Surat Setuju Terima tender – Contoh surat yang
mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan
kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen
tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat atau
apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui
rundingan sebelumnya;

(v) Syarat-syarat kontrak - Syarat-syarat kontrak yang akan
diguna pakai bagi petender yang berjaya;

(vi) Senarai kuantiti/ringkasan tender – Maklumat yang
menjelaskan huraian kerja/kuantiti yang diperlukan dan
tempoh masa yang akan diikat;

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 14 drpd
36

(vii) Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi
oleh petender (jika berkenaan);

(viii) Lukisan teknikal/pelan - Sesuatu pelan, model atau
lukisan yang diperlukan (jika berkenaan);

(ix) Tempat penghantaran - Tempat serahan terakhir di
mana barangan yang diperolehi akan diserah kepada
Agensi;

(x) Tempoh siap/penghantaran;

(xi) Cadangan pemindahan teknologi – Cadangan
pembuatan/ pemasangan dalam negeri, penggunaan
bahan tempatan dan tempat di mana barang-barang
yang ditender akan dibuat secara langsung di Malaysia
dengan menggunakan bahan tempatan ke peringkat
yang maksimum, mewujudkan loji di Malaysia dan
pemindahan teknologi melalui program offset (jika
sesuai);

(xii) Prestasi/rekod pengalaman – Maklumat tentang
pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang
dibekalkan/dilaksanakan kepada agensi dan pihak
swasta;

(xiii) Syarat dua (2) tahun penyata kewangan yang telah di
audit;

(xiv) Profil dan kedudukan kewangan petender - Maklumat
terperinci tentang latar belakang dan keupayaan
kewangan petender;

(xv) Senarai Semak - Senarai dokumen/perkara yang perlu
dikemukakan oleh petender seperti contoh di Lampiran
2;

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 15 drpd
36

(xvi) Tempoh sah laku tawaran; dan

(xvii) Perkara-perkara lain yang berkenaan.

b) Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor siri.

7.3 Kriteria Penilaian

a. Harga tawaran yang paling menguntungkan agensi/syarikat.

b. Harga bekalan, kerja atau perkhidmatan yang hendak

diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan

berdasarkan kepada kajian pasaran yang telah dibuat.

c. Perolehan hendaklah tidak tertumpu kepada satu syarikat

pembekal sahaja dan syarikat-syarikat lain yang

berkelayakan hendaklah diberi peluang untuk menyertai

perolehan tersebut;

d. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang sukar

ditentukan harga pasaran, agensi boleh menggunakan harga

pembelian lampau sebagai perbandingan;

e. Bagi bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah

atau keperluan lain yang disyaratkan mengikut

peruntukan undang-undang yang ditetapkan,

agensi/syarikat hendaklah memastikan bahawa pembekal

yang dipilih mematuhi syarat-syarat tersebut. Contohnya,

memiliki lesen daripada Kementerian Dalam Negeri untuk

perkhidmatan kawalan keselamatan, lesen farmasi daripada

Kementerian Kesihatan bagi bekalan ubat dan sebagainya.

7.4 Pengiklanan
Tatacara mengiklankan Sebut Harga/Tender:
a) Agensi/Syarikat hendaklah membuat pelawaan dengan
mengemukakan dokumen sebut harga kepada pembuat/
pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau CIDB atau yang mana berkenaan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 16 drpd
36

b) Agensi/syarikat hendaklah mempamerkan pemberitahuan/notis
sebut harga di papan kenyataan di agensi/syarikat atau
mengiklankannya kepada pihak umum atau kepada penyebut
harga yang telah dikenal pasti.

c) Tempoh sebut harga/tender dan pemberitahuan/notis sebut
harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan atau
diiklankan sepanjang tempoh tersebut (tempoh adalah mengikut
syarat dan peraturan agensi/syarikat).

d) Pemberitahuan/Notis Sebut Harga di papan kenyataan
awam/Laman Web Agensi/syarikat hendaklah menyatakan:
i) Agensi/syarikat yang memanggil sebut harga/tender;
ii) Tajuk sebut harga/tender;
iii) Syarat kelayakan penyebut harga/tender;
iv) Bidang/gred/kategori/pengkhususan; dan
v) Tempat sebut harga/tender perlu dihantar, tarikh dan
waktu tutup.

e) Sebut harga/tender hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan.
f) Sebut harga/tender mempunyai tempoh sah laku. Jika tempoh

sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam
tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa
semula.
g) Agensi/syarikat hendaklah menyediakan peti tawaran atau lokasi
yang selamat untuk mengumpulkan semua sebut harga/tender
yang diterima daripada pembekal.
h) Peti tersebut hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut
harga/tender ditutup (berdasarkan kepada tarikh yang telah
ditetapkan oleh agensi/syarikat).
i) Semua borang sebut harga/tender hendaklah diberi nombor siri
untuk pengawalan.
j) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa yang dilantik oleh
agensi/syarikat.

7.5 Penilaian
a) Penilaian sebut harga/tender dilaksakan oleh ahli Jawatankuasa
yang dilantik untuk menilai kriteria seperti Penilaian Teknikal dan
Penilaian harga yang dilantik oleh agensi/syarikat.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 17 drpd
36

b) Penilaian ini hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat
(mengikut syarat dan peraturan agensi/syarikat).

c) Penilaian sebut harga/tender hendaklah disiapkan dalam tempoh
yang telah ditetapkan (mengikut syarat dan peraturan
agensi/syarikat).

d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
jawatankuasa yang terlibat.

e) Semua sebut harga/tender yang diterima hendaklah dikaji dan
dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut
Harga/Tender. Sebut harga/tender yang paling menguntungkan
agensi/syarikat hendaklah disyorkan.

f) Dalam penilaian sebut harga/tender, perkara-perkara seperti
jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan,
kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh
tertentu dan sebagainya perlu diambil kira.

g) Sesuatu sebut harga/tender yang memerlukan nasihat daripada
Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang
seumpamanya hendaklah diperoleh (mengikut syarat dan
peraturan agensi/syarikat).

h) Penyebut harga/tender memenuhi kesemua syarat yang
dinyatakan dalam dokumen sebut harga/tender.

i) Keupayaan/kemampuan penyebut harga/petender seperti
pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa,
projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.

j) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh
siap/penghantaran.

7.6 Penawaran Kontrak (Sebut Harga/Tender)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 18 drpd
36

a) Pertimbangan Sebut Harga
i) Jawatankuasa Sebut Harga/Tender hendaklah menimbang
sebut harga/tender dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan agensi/syarikat. Jawatankuasa Sebut Harga/
Tender hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah
diberi peluang yang saksama.
ii) Jawatankuasa Sebut Harga/Tender hendaklah bersidang/
bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga. Pertimbangan
sebut harga/tender secara edaran tidak dibenarkan.
iii) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut
Harga/Tender hendaklah dicatatkan dalam minit dan
ditandatangani oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut
Harga/Tender. Asas-asas pemilihan sebut harga/tender
hendaklah dicatatkan dengan jelas.
iv) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga/Tender hendaklah
sebulat suara.
v) Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had
nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan
Agensi yang berkenaan untuk keputusan.

b) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga/Tender
i) Inden kerja hendaklah dikeluarkan dengan segera kepada
pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya setelah
menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga/Tender.
Contoh inden kerja di Lampiran 3.
ii) Inden kerja adalah memadai dikeluarkan bagi
bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal tidak
sesuai. Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga/tender
hendaklah disertakan bersama inden supaya kontraktor jelas
mengenai obligasinya.
iii) Agensi/syarikat hendaklah mengadakan satu kontrak
formal bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau
perolehan kerja, yang mana berkenaan, untuk
ditandatangani.
iv) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga/Tender
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan agensi/syarikat
atau di Laman Web Agensi/Syarikat dengan menyatakan
nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 19 drpd
36

siap/penghantaran secepat mungkin selepas inden kerja
dikeluarkan.

Maklumat penting: perolehan adalah
 Semua proses dan tatacara peraturan sesuatu

berdasarkan kepada syarat dan
agensi/syarikat.

KAWALAN DAN PENGURUSAN INVENTORI

Setelah selesai proses perolehan, semua bekalan seperti stok atau aset yang
diterima perlu dikawal dan diuruskan inventorinya.

1. Definisi Inventori
Sesuatu stok bahan mentah atau barang separuh siap atau barang siap sama
ada digunakan untuk melicinkan operasi pengeluaran atau memenuhi
permintaan pelanggan.

Ia juga dikenal sebagai barangan, bahan-bahan atau apa sahaja bentuk harta
kepada sesebuah syarikat atau organisasi untuk digunakan pada masa
hadapan. Tujuan penyimpanan adalah untuk memenuhi keperluan organisasi
pada masa hadapan.

Kaedah pembelian barangan yang bergantung kepada beberapa elemen
inventori:

a) berapa nilai
b) berapa kuantiti
c) berapa lama disimpan
d) berapa jumlah kos yang terlibat

2. Kawalan Inventori
Sistem kawalan yang menguruskan penerimaan, menyimpanan,
pengendalian dan pengiraan bahan mentah, kerja dlm proses dan inventori
barang siap untuk memastikan pengaliran kerja diselenggara dengan baik.
Untuk mengendalikan kuantiti stok pada aras optimum mengikut
kriteria tertentu iaitu kos, keuntungan dan mutu layanan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 20 drpd
36

Sistem Kawalan inventori merujuk kepada bagaimana organisasi menentukan
supaya inventori dapat diagihkan dengan cekap dan berkesan.

2.1 Objektif
i) Untuk mengenalpasti jumlah pesanan bahan atau barangan yang
paling menjimatkan supaya kos jimat pada sesuatu tempoh
perancangan.
ii) Mengurangkan masa tundaan proses pengeluaran.
iii) Sebagai langkah keselamatan – melindungi daripada
ketidaktentuan permintaan pada sesuatu masa atau elak berlaku
lebihan penawaran.
iv) Meningkatkan kuantiti pengeluaran.

2.2 Kepentingan Kawalan Inventori
a) Memastikan inventori berada pada tahap optimum
Bagi menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada paras
yang mencukupi dan menguntungkan.

b) Mengelakkan risiko kerosakan dan kecurian
Bagi mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok menyebabkan
kerosakan dan usang. Kehilangan inventori juga dapat dielakkan.

c) Memastikan aktiviti pengeluaran dijalankan secara
berterusan
Gangguan pengeluaran akibat kekurangan bekalan bahan mentah
dapat dielakkan.

d) Memenuhi keperluan pasaran apabila diperlukan
Memastikan stok mencukupi dan dapat memenuhi permintaan
pasaran.
Mengelakkan rasa tidak puas hati pelanggan dan masalah
penghantaran barangan yang lambat.

e) Meminimumkan kos pegangan inventori
Simpan ikut keperluan supaya tidak menjejaskan aliran tunai

perniagaan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 21 drpd
36

3. Jenis inventori
3.1 Terdapat lima (5) jenis inventori yang berada di industri:
a) Bahan mentah
b) Bahan dalam proses
c) Produk atau barang siap
d) Hasil keluaran
e) Bekalan sampingan

a) Bahan mentah
Barang yang dibeli & diterima tetapi belum melalui proses
pengeluaran. Ia merupakan bahan-bahan keperluan asas sesebuah
industri untuk dijadikan sebahagian daripada keseluruhan hasil
keluaran.

b) Bahan dalam proses
Bahan mentah yg telah memasuki proses pengeluaran. Meliputi
semua bahan yang masih lagi dalam diproses dan belum menjadi
suatu hasil yang telah siap. Ia juga meliputi komponen-komponen
siap yang disimpan untuk digunakan sebagai sokongan (back-up)
apabila mesin yang membuat komponen yang serupa, rosak.
Contohnya, rangka kereta yang telah siap disimpan dalam kuantiti
yang agak kecil untuk digunakan ketika mesin rosak.

c) Produk atau barang siap
Hasil daripada proses pengeluaran dan sedia utk dijual. Ia
merupakan bahan dalam proses. Perbezaannya ialah bahan-bahan
ini tidak disimpan sebagai back-up tetapi terus digunakan sebagai
sebahagian daripada hasil ataupun terus dijual sebagai alat ganti.
Contohnya dalam industri automobile, komponen siap adalah
seperti tayar, pintu kereta, bumper dan lain-lain.
Contoh: Pengeluaran Perabot

Bahan mentah Kayu, paku, cat, tukul
Kayu telah dipotong, pintu
Kerja dalam almari
Perabot- meja, kerusi
proses

Barang siap

d) Hasil keluaran

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 22 drpd
36

Merupakan hasil yang telah siap dan disimpan sebelum dihantar
kepada pengedar atau pengguna.

e) Bekalan sampingan
Merupakan alat ganti, alatan tangan yang perlu disimpan dan
dikawal. Alatan ini bergantung kepada aktiviti perniagaan seperti
pembuatan, perkhidmatan dan lain-lain.

3.2 Kaedah Penentuan Kuantiti Pengeluaran Barang-barang
Inventori

Terdapat dua (2) kaedah yang biasa berlaku;
a) Dependent demand
b) Independent demand

a) Dependent demand
Biasanya komponen separa siap atau komponen yang digunakan
dalam pengeluaran barangan siap. Ianya bergantung kepada
bilangan item siap yang ingin dihasilkan.
Contohnya 100 kereta yang hendak dihasilkan, maka 500 tayar
diperlukan. Tayar adalah dependent demand.

b) Independent demand
Biasanya barang siap atau bekalan sampingan yang digunakan
untuk menggantikan barangan yang rosak atau yang ada
permintaan. Ianya tiada cara yang tepat untuk menentukan
berapa banyak yang dikehendaki pada satu-satu masa. Keadah
ramalan digunakan untuk membuat keputusan.
Contohnya unit Compressor penyamanan udara yang tiada had
hayat penggunaan.

3.3 Kaedah Kawalan Inventori
Kaedah kawalan inventori terdiri daripada:
a) Analisis ABC
b) Model Kuantiti Pesanan Ekonomik (Economic Order Quantity -

EOQ)
c) Titik Pesanan Semula (Reorder Point)
d) Konsep Sistem Tepat Pada Waktu (Just in Time - JIT)

a) Analisis ABC

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 23 drpd
36

i. Sistem yang mudah untuk mengelaskan item-item inventori
kepada tiga (3) kelas iaitu A, B dan C berdasarkan jumlah
nilai ringgit penggunaan.

ii. Semakin tinggi nilai ringgit penggunaan suatu inventori,
semakin tinggi nilai tahap penggunaan ringgit iaitu dikenali
juga sebagai analisa pareto.

 Tahap A: Paling penting
Penggunaan yang paling tinggi dari segi nilai ringgit dan
kerap digunakan.

 Tahap B: Sederhana Penting
Penggunaan ringgit yang sederhana dalam inventori tahap
ini.

 Tahap C: Kurang Penting
Penggunaan ringgit yang paling kurang dan paling jarang
digunakan.

Rajah 1: Graf Pengkelasan ABC

Jadual Pengkelasan ABC

Kelas A Kelas B Kelas C

20% item dalam 30% item dalam 50% item dalam
15% 5%
organisasi, 80% organisasi, organisasi,

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 24 drpd
36

penggunaan wang penggunaan wang. penggunaan wang.

(harga seunit item x

bilangan penggunaan

tahunan item)

 Item termahal dan  Item sederhana  Paling murah

kritikal. penting dan mahal. danmudah didapati.

 Tahap inventori  Tahap inventori dan

terendah, stok stok keselamatan

keselamatan tinggi serta system

minimum dan kawalan berkala.

system kawalan

berterusan.

Jadual 1: Jadual Pengkelasan ABC

b) Model Kuantiti Pesanan Ekonomi (EOQ- Economic Order
Quantity Model)
i. Pendekatan atau teknik pengurusan inventori untuk menentukan
kuantiti pesanan optimum yang meminimumkan jumlah kos
inventori agensi/syarikat.

ii. Ia adalah teknik pengurusan inventori untuk mengimbangi
empat (4) kos yang utama yang melibatkan pesanan dan
simpanan inventori iaitu:
 Kos Belian: Harga membeli dan harga penghantaran.
 Kos Pesanan: Harga memproses iaitu harga membuat kertas
kerja susulan panggilan, pemeriksaan dan kos proses yang
lain.
 Kos Simpanan: Kos inventori, kos penyimpanan, insurans,
cukai dan lain-lain.
 Kos Kehabisan Stok: Keuntungan yang hilang dari pesanan
lewat,kos pengukuhan kebajikan, kos perbelanjaan
tambahan dan lain-lain.

iii. Andaian Dalam EOQ
 Kadar penggunaan diketahui & permintaan yang konsisten.
 Kos bahan tidak berubah mengikut jumlah pesanan & tiada
diskaun.
 Masa lopor/tunggu diketahui dengan pasti dan bersifat
malar.
 Segala pesanan dihantar pada masa yang sama/ tiada
pesanan tertangguh.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 25 drpd
36

 Harga belian seunit adalah sama.
 Hanya dua kos relevan iaitu kos pesanan dan kos

pegangan / penyimpanan.

iv. Kepentingan EOQ
 Untuk mengenalpasti jumlah pesanan bahan yang paling
menjimatkan kos pada sesuatu tempoh perancangan.
 Sebagai langkah keselamatan bagi melindungi daripada
ketidaktentuan permintaan pasa sesuatu masa atau bagi
mengelak berlaku lebihan penawaran.
 Untuk mengurangkan masa tundaan bagi proses
pengeluaran.
 Bagi meningkatkan kuantiti pengeluaran.

v. Kos pemesanan (ordering cost)
Dalam kawalan inventori kos pemesanan adalah kos
membuat sesuatu pesanan belian, dan kos-kos ini berubah
mengikut setiap pesanan. Ini termasuk kos bekalan,
pengeposan, borang, memproses pesanan, sokongan
pentadbiran, panggilan telefon dan kos lain. Jika barang
tersebut dibuat di syarikat itu, kos pemesanan dikenali sebagi
kos penyediaan.

vi. Kos Penyediaan (set up cost)
Ini merujuk kos semua kegiatan yang terlibat dalam
penyediaan sesebuah mesin atau proses untuk
mengeluarkan sesuatu pesanan. Kos penyediaan boleh
menjadi penting jika kepelbagaian keluaran itu tinggi yang
melibatkan tukar ganti yang kerap. Kos penyediaan juga
dipengaruhi oleh masa penyediaan dan kedua-dua factor ini
adalh sasaran bagi usaha pengurangan kos misalnya program
pembaikan daya pengeluaran.

vii. Kos Pemegangan /Kos Simpan (carrying Cost)
Kos ini berlaku apabila barang-barang disimpan di dalam stor
atau gudang dalam satu tempoh masa. Kos simpan
termasuklah kos seperti insurans, kakitangan, sewa, kuasa
elektrik dan kerugian akibat kerosakan, pecah dan kecurian.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 26 drpd
36

Kos simpan juga dikenali sebagai kos pengendalian dalam
pengurusan inventori.

viii. Kuantiti pesanan (order quantity)
Kuantiti pesanan biasanya merujuk jumlah stok yang harus
dipesan semula di bawah kawalan inventori. Oleh sebab ini
adalh satu keputusan ekonomi, kuantiti pesanan mestilah
dioptimumkan bagi mengurangkan kos. Ini dicapai dengan
menggunakan formula kuantiti pesanan ekonomi.

ix. Rumus EOQ

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 27 drpd
36

 Petunjuk:
Q = Saiz Lot Pesanan (unit) atau Kuantiti inventori dipesan
H = Kos Pegangan Seunit inventori dalam setahun atau Kos

pemegangan inventori
D = Permintaan Tahunan atau Jumlah permintaan “total demand”

(unit)
S = Kos Memesan Setiap Pesanan atau Kos setiap kali pesanan
Kos Pemegangan = Kos Pemesanan

x. Kesimpulan:
 EOQ meningkat jika kos pesanan meningkat
 EOQ meningkat jika kos permintaan meningkat
 EOQ meningkat jika kos pegangan meningkat
 Kebaikan EOQ ialah ia dapat meminimumkan jumlah
kos pegangan dan kos pesanan inventori

Contoh Pengiraan EOQ

Syarikat Murni menjual 1200 pasang baju kurung setahun. Harga belian
sepasang baju tersebut ialah RM100. Perbelanjaan menyiapkan satu
pesanan ialah RM200 manakala kos penyimpananya ialah 4% daripada nilai
belian.
i. Kirakan Kuantiti Pesanan Ekonomi bagi Syarikat Murni.
ii. Berapa kali syarikat perlu membuat pesanan dalam setahun.
iii. Berapa kos inventori tahunan Syarikat Murni?

i. Kuantiti Pesanan

= 346.41 unit atau 347 unit Versi 3.0 (2018)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 28 drpd
36
ii. Bilangan pesanan setahun

iii. Kos inventori tahunan = Kos pesanan (TOC) + Kos
pegangan (TCC)

Kos Inventori Tahunan = TOC + TCC = RM1385.64

c) Titik Pesanan Semula (ROP-Reorder Point)
ROP merujuk keputusan bagi menentukan masa yang sesuai
untuk memesan Semula Inventori Dalam Suatu Kuantiti Tertentu.

ROP = D xL
W

Petunjuk:
D = Jumlah permintaan
W = Jumlah masa bekerja setahun
L = Jangka masa penghantaran pesanan

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 29 drpd
36

d) Konsep Sistem Tepat Pada Waktu (Just in Time – JIT)

i. Ia berasal dari konsep pengurusan Jepun yang dikenali
dengan sistem “kanban”.

ii. Ia adalah sistem yang memastikan pembekal perlu
menghantar bekalan inventori kepada pelanggan atau
organisasi tepat pada masa yang diperlukan dalam satu
jumlah minimum yang mungkin.

iii. Merupakan satu pendekatan bagi meminimumkan kos
pegangan inventori dengan hanya menempah inventori yang
diperlukan sahaja.

iv. Konsep ini bertujuan bagi menghapuskan pembaziran dan
meminimumkan inventori dan risiko pegangannya yang
tinggi.

Elemen-Elemen Untuk Melaksanakan Jit
i. Tahap kualiti yang tinggi
ii. Inventori yang sedikit.
iii. Saiz lot yang kecil
iv. Pemasangan produk yang cepat dan mudah
v. Susun atur yang sistematik.
vi. Pekerja boleh melakukan pelbagai tugas.
vii. Semangat bekerjasama dalam organisasi
viii. Pembekal yang boleh dipercayai.

Objektif JIT
i. Mengurangkan kos simpanan inventori
ii. Elak berlakunya pembaziran inventori
iii. Mengurangkan masa pengurusan inventori
iv. Mengurangkan kekerapan penyediaan inventori
v. Memastikan sistem pengeluaran tidak terganggu
vi. Menjadikan proses pengeluaran lebih fleksibel

Ciri-Ciri JIT
ii. Pengamalan sistem tarik terhadap bahan -bahan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 30 drpd
36

Bila perlukan bahan, syarikat akan minta daripada
pengeluar. Ia bergantung kepada permintaan pelanggan.
iii. Pengekalan kualiti tinggi secara konsisten.
Setiap pekerja mesti bertanggungjawab terhadap hasil
kualiti kerja mereka. Elakkan skrap dan kos pembaikan.
iv. Penekanan saiz lot sekecil mungkin.
Mengurangkan kitaran inventori iaitu tiada lebihan. Jimatkan
ruang, elak kecurian dan kerosakan.
v. Masa penyediaan yang pendek.
Masa untuk menerima barang sedikit akan mengurangkan
kos operasi.
vi. Beban stesen kerja yang sama.
Pengagihan yang seragam. Jenis dan kuantiti sama setiap
hari. Pekerja mempunyai beban kerja yang sama.
vi. Komponen & kaedah kerja yang sama.
Pekerja mahir dengan kerja yang berulangan seterusnya
meningkatkan produktiviti.
vii. Hubungan rapat dengan pembekal.
Memastikan aliran bahan-bahan mentah berjalan lancar
seperti bahan yang berkualiti dan masa penghantaran
yang tepat.
viii. Keanjalan tenaga kerja
Kemahiran pekerja melakukan lebih daripada satu kerja.
Kemahiran yang pelbagai membolehkan pekerja dipinjam-
pinjamkan.
ix. Susun atur proses pengeluaran mengikut produk
Dapat menggunakan robot dan komputer. Kos pengeluaran
dapat direndahkan.
x. Penjagaan mesin dan peralatan secara baik

Mesin perlu dijaga dan diselenggara sebab kerosakan
menyebabkan segala proses pengeluaran tergendala.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 31 drpd
36

SOALAN :

1. Huraikan tiga (3) kategori Perolehan?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

2. Jelaskan dua (2) prinsip yang diamalkan semasa pelaksanaan Perolehan.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

3. Nyatakan definisi Inventori dan senaraikan emapat (4) elemen yang
terkandung dalam inventori?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

4. Kenapakah Inventori perlu dikawal? Nyatakan kepentingannya.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 32 drpd
36

5. Bahan mentah adalah salah satu jenis Inventori. Jelaskan.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Lampiran 1

CONTOH SENARAI SEMAK – SEBUT HARGA
(BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA)

Sila / tandakan Bagi Dokumen-Dokumen Yang Disertakan.
Bil. Perkara/Dokumen Untuk Ditanda Untuk Di

1. oleh Syarikat tanda
2.
3. Oleh
4.
5. Jawatankuasa
6.
Pembuka

Sebut

Harga

Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Dari

Kementerian Kewangan

(Bekalan/Perkhidmatan)

Salinan Sijil Akuan Bumiputera Dari

Kementerian Kewangan

(Bekalan/Perkhidmatan)

Salinan Sijil Akuan Bumiputera Dari

Kementerian Kewangan

(Bekalan/Perkhidmatan)

Salinan Sijil Pendaftaran Dari Pusat

Khidmat

Kontraktor (Kerja)

Salinan Sijil Taraf Bumiputera Dari

Pusat

Khidmat Kontraktor (Kerja)

Salinan Sijil Pendaftaran Dari CIDB

7. Borang Sebut Harga Telah Diisi

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 33 drpd
36

Dengan
Lengkap (termasuk nilai tawaran dan
tempoh
siap) dan Ditandatangani

8. Borang Maklumat Penyebut Harga

9. Pematuhan Kepada Spesifikasi

10. Borang Penyerahan Contoh Dan
Katalog
(jika berkaitan)

11. Cadangan
Penyelenggaraan/Penyenggaraan
(jika perlu)

12. Senarai Kakitangan Teknikal (jika
berkaitan)

13. Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank
bagi
Tiga (3) Bulan Terakhir

Nota: Senarai semak ini adalah CONTOH sahaja. Perkara yang terkandung di
dalam senarai semak ini bukan mandatori, ia bergantung kepada keperluan di
agensi/syarikat yang berkenaan.

Lampiran 2

CONTOH SENARAI SEMAK - TENDER
(BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA)

Sila / Tandakan Bagi Dokumen-dokumen Yang
Disertakan.

1. Salinan Sijil Pendaftaran dan Taraf Bumiputera Dari

2. Kementerian Kewangan Malaysia (Bekalan/Perkhidmatan)

3. Salinan Sijil Pendaftaran dan Taraf Bumiputera Dari Pusat
Khidmat
Kontraktor (Kerja)

4. Borang Tender Telah Diisi dan Ditandatangani

5. Ringkasan Tender Telah Diisi dan Ditandatangani

6. Jadual Kadar Harga Telah Diisi dan Ditandatangani

7. Senarai Kuantiti Telah Diisi dan Ditandatangani

8. Borang Maklumat Petender

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 34 drpd
36

9. Borang Spesifikasi

10. Borang Penyerahan Contoh dan Katalog

11. Borang Servis Penyelenggaraan

12. Senarai Kakitangan Teknikal

13. Salinan Akaun Syarikat Yang Telah Disahkan dan Diaudit

14. Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank Bagi 3 Bulan Terakhir

15. Tiada Nama Syarikat Dalam Dokumen Tawaran Teknikal

16. Senarai Semakan Yang Telah Ditandakan

17. Lain-lain Sekiranya Ada (Sila Catatkan)

Nota:
Senarai semak ini adalah CONTOH sahaja. Perkara yang terkandung di dalam
senarai semak ini bukan mandatori, ia bergantung kepada keperluan di
agensi/syarikat yang berkenaan.

Lampiran 3
CONTOH BORANG PERJANJIAN INDEN KERJA
Vot. …………………………………............. No. Inden ……………....…………………

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 35 drpd
36

Kerja ………………………………………… No. Tanggungan ....................................
Ruj. Fail …………………………………….. Kerani Kewangan ...................................
Nota:

A. Kepada Kontraktor:
Nama ……………………………………………..……………………………………………………….
Alamat ……………………………………………………………………………………..………………
…………………………………………………………………………..................................................
Sila laksanakan kerja-kerja di bawah ini:
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
untuk jumlah wang sebanyak Ringgit : ………………………………………...................................
……………………………………………………………………………………………………..............
.
dan sen …………………………………………..… (RM ……….............................……) mengikut
syarat-syarat berikut:
1. Kontraktor tidak dibenarkan tanpa kebenaran bertulis daripada Pegawai Inden menyerahhak

atau menyewakan mana-mana bahagian Kerja.
2. Kerja ini hendaklah dimulakan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Inden Kerja dan

hendaklah disiapkan pada .........................................
3. Dokumen-dokumen berikut hendaklah disifatkan menjadi dan dibaca dan ditaksirkan

sebagai sebahagian daripada Perjanjian Sebut Harga –
a) Borang Perjanjian Inden Kerja
b) Syarat-syarat Sebut Harga
c) Spesifikasi
d) Ringkasan Tender/Senarai Kuantiti
e) Lukisan

Tandatangan ................................................................................................
(Pegawai Inden)

Nama ............................................................................................................
Jawatan ........................................................................................................
Tarikh ............................................................................................................

4. Dengan ini yang bertandatangan di bawah ini bersetuju dengan syarat-syarat di atas.

Tandatangan Tandatangan

.................................................................. ..................................................................
(Kontraktor) (Saksi)

Nama ....................................................... Nama .......................................................
Atas sifat ................................................... Jawatan ...................................................
diberikan dengan sempurna untuk Alamat .....................................................
menandatangani untuk dan bagi pihak
.....................................................

............................................................. Tarikh ......................................................
(Meterai atau Cop Kontraktor)

Tarikh ......................................................

Senarai semak ini adalah CONTOH sahaja. Perkara yang terkandung di dalam
Borang Perjanjian Inden Kerja ini bukan mandatori, ia bergantung kepada
keperluan di agensi/syarikat yang berkenaan.

RUJUKAN:
1) Pekeliling Perbendaharaan Malaysia: PK 2.1-Kaedah Perolehan Kerajaan
2) http://cikgukarthik.blogspot.com/2013/07/nota-pengurusan-pengeluaran-

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-4:2012/CU:01/KP(1/3) Muka surat : 36 drpd
36

kawalan_15.html
3) http://pengurusanmatrik.blogspot.com/2013/09/bab-8-pengeluaran.html
4) https://prezi.com/xn_zglrkw1ao/bab-2-pengeluaran/
5) http://www.tradeready.ca/2017/fittskills-refresher/7-steps-of-a-strategic-

procurement-process/

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)