E-book คู่มือการแนะนำการจัดการงานสารบรรณสำหรับเอกสารราชการ

e-book คู่มือการแนะนำ การจัดการงาน สารบรรณสำ หรับเอกสารราชการ

คำ นำ e-book คู่มือการแนะนำ การจัดการงานระเบียบสารบรรณ สำ หรับเอกสารราชการ ได้จัดทำ ขึ้นเพื่อให้ข้าราชการ หรือ นิสิตฝึกสหกิจได้ใช้ เพื่อการทำ งาน ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม โดยได้ศึกษาผ่านแหล่งความรู้ต่างๆเช่น ตำ รา หนังสือ วารสาร และแหล่งความรู้จากเว็บไซต์ต่างๆ โดยอีบุ๊คเล่มนี้มี เนื้อหาเกี่ยวกับงานสารบรรณที่ใช้ในการทำ งานของราชการ ผู้จัดทำ หวังว่า อีบุ๊คเล่มนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านหรือ ข้าราชการ นิสิต ที่กำ ลังหาข้อมูลเรื่องนี้อยู่ หากมีข้อแนะนำ หรือข้อผิดพลาดประการใด ผู้จัดทำ ขอน้อมรับไว้และขออภัย มา ณ ที่นี้ด้วย มาดีนาร์ ชอบงาม นิสิตมหาวิทยาลัยทักษิณ

สารบัญ หน้า ระเบียบสารบรรณทั่วไป หนังสือราชการ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสื่อที่เจ้าหน้าที่ทำ ขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ การรับหนังสือ การส่งหนังสือ การเก็บรักษา การยืมและการทำ ลาย มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำ เนา การกำ หนดเลขที่หนังสือออก คำ ขึ้นต้น สรพพนาม คำ ลงท้ายในหนังสือราชการ การลงชื่อและตำ แหน่ง ภาคผนวกรูปภาพระเบียบสารบรรณ 4 5 6 7 8 9 10 11-12 13-14 15 16-17 18 19 20 21 22-23 24 25 26-40

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด่วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 “ใช้ในการติดต่อราชการและถือเป็น รูปแบบเดียวกันทุกส่วนราชการ” เป็นเครื่องมือที่ใช้ใน การบริหาร เป็นสื่อในการ ติดต่อประสานงาน มีคุณค่าทางการ ศึกษา เป็นหลักฐาน อ้างอิง เป็นเครื่องเตือน ความจำ

หนังสือราชการ หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคล ภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำ ขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำ ขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ หรือข้อ บังคับ ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรรอิเล็กทรอ นิกส์ และหนังสือมี 6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำ ขึ้น หรือรับไว้เป้นหลักฐานในราชการ

หนังสือภายนอก หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดย ใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่ มีถึงบุคคลภายนอก ประกอบด้วย 1. ที่ ใช้รหัสประจํากระทรวง กรม หรือจังหวัด และเลขประจําส่วน ราชการ เชน ที่ นร ๑๐๑๒ / 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเปนเจ้าของ หนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ ด้วย 3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณี ที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลง เรื่องของหนังสือฉบับเดิม 5. คําขึ้นต้น 6. อ้างอิง (ถ้ามี) 7.สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)

หนังสือภายใน หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อย กว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ประกอบด้วย 1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเข้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร 2. ที่ ใช้รหัสประจํากระทรวง กรม หรือจังหวัด และเลขประจําส่วน ราชการ เช่น ที่ นร 1012 / 3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศักราชที่ออกหนังสือ 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ใน กรณีที่เปนหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 5. คำ ขึ้นต้น 6. ข้อความ 7. ลงชื่อและตำ แหน่ง

หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการ ลงชื่อของหัวหน้า การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำ เนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบนนณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำ คัญ หรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำ เนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่ เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขี้นไปกำ หนดโดยทำ เป็น คำ สั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ แลพระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่อง สำ คัญ ได้แก่ หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ รายละเอียด คือ 1. ที่ เหมือนกับหนังสือภายนอกและภายใน 2. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง 3. ข้อความ 4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก 5. ตราชื่อส่วนราชการ 6. วัน เดือน ปี เหมือนกับหนังสือภายนอกและภายใน 7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 8. โทร

หนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำ หนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่ จะมีกฎหมายกำ หนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำ สั่ง ระเบียบ และข้อ บังคับ คำ สั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ แฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำ นาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะ อาศัยอำ นาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติ งานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับ ตือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำ นาจหน้าที่กำ หนดให้ ใช้โดยอาศัยอำ นาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำ ได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำ หนดไว้ใน ระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำ หนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้ กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำ ความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือ เหตุการณ์หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควร ให้เผยแพร่ให้ทราบ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำ ขึ้นหรือรับไว้เป็น หลักฐานในราชการ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำ ขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือ ที่ทางราชการทำ ขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วย งานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการมี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฎ แก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำ เพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้ บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือ หน่วยงานระดับต่ำ กว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติ ราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่กิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติ ของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ หรือหนังสือของบุคคล ภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าลงทะเบียนรับ หนังสือของทางราชการแล้ว

หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็หนังสือที่ต้องจัดส่งและดำ เนิน การทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ 1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น 2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่โดยเร็ว 3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำ ได้ การติดต่อราชการได้ดำ เนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหลัก หนังสือที่จัดทำ ขึ้นโดยปกติให้มีสำ เนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำ เนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ หนังสือที่เจ้าของเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบ ด้วยโดยปกติให้ส่งสำ เนาไปให้ทราบโดยทำ เป็นหนังสือประทับตรา หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป้นจำ นวนมาก มีใจความอย่าง เดียวกัน สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่าง เจ้าของหนังสือและผู้รับหนังสือ หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เป็นภาษา อังกฤษ ให้ตำ ตามแบบที่กำ หนดไว้ สำ หรับหนังสือที่เป็นภาษาอื่นๆ ซึ่ง มิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม

การรับหนังสือ หนังสือรับ คือ หนังสือได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของ หน่วยงานสารบรรณกลาง ปฏิบัติตามที่กำ หนดไว้ จัดลำ ดับความสำ คัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำ เนินการ ก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประทับตรารับหนังสือ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ รายละเอียด ดังนี้ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามที่รับในทะเบียน วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ รายละเอียดดังนี้ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน ทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำ ดับของทะเบียนหนังสือรับ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้ามา จาก ให้ลงตำ แหน่งเจ้าของหนังสือ ถึง ให้ลงตำ แหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น หมายเหตุให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)

วัตถุประสงค์ใน การรับหนังสือ วัตถุประสงค์ของการลงรับหนังสือราชการ มี 4 ข้อ คือ 1. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับ หนังสือเข้า 2. ป้องกันหนังสือราชการสูญหาย 3. ง่ายต่อการสืบค้น เมื่อต้องการค้นเรื่องของหนังสือ ราชการ 4. ทำ ให้งานสารบรรณเป็นระบบ

การส่งหนังสือ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่ กำ หนดไว้ 1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวม ทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของ หน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก 2. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่อง แล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. -เลขทะเบียนส่ง -ที่ -ลงวันที่ -จาก -ถึง -เรื่ง -การปฏิบัติ -หมายเหตุ 3. ก่อนบรรจุซองให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรรก ลางตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือก่อน แล้วค่อย ปิดผนึก 4. การจ่าหน้าซอง 5. การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตาม ระเบียบหนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง 6. สมุดส่งหนังสือ

การเก็บรักษา การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น 3 อย่าง คือ การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จ เรีบยร้อยแล้วและไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จำ เป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบ เป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วน ราชการ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ทุกปกิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปีนับ จากวันที่ได้จัดทำ ขึ้น พร้อมทั้งส่งมอบหนังสือครบ 25 ปีให้ สำ นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป

บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำ เนาคู่ฉบับ เพื่อ ให้ส่วนราชการผู้มอบและสำ นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ หนังสือที่ยังไม่ถึงกำ หนดทำ ลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็น หนังสือที่มีความสำ คัญ และประสงค์จะฝากให้กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปกร เก็บไว้ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หากชำ รุดเสียหายจนไม่ สามารถซ่อมแซมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้ หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย

การยืมและการทำ ลาย การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว บัตรยืมหนังสือ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ ในการตรวจสอบ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำ มิได้ เว้นแต่จะให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้า ส่วนราชการระดับกองขึ้นไป ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการ ทำ ลายหนังสือ ภายใน 60 วัน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบใน การเก็บหนังสือที่อายุครบ แล้วจัดทำ บัญชีหนังสือขอทำ ลาย เสนอต่อหัวหน้าราชการ เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจสอบหนังสือของส่วน ราชการนั้นก็ได้

มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง 1.ตราครุฑสำ หรับแบบพิมพ์ มี 2 แบบ -ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร -ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร 2.ตราชื่อส่วนราชการมีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงช้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เชนติเมตร วงใน 3.5 เชนติ เมตร ล้อมครุฑตามข้อ๑ ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวงจะอยู่ขอบล่าง ของตรา 3.มาตรฐานกระดาษและซอง -กระดาษให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว ขนาดเอ 4 -ซองให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำ ตาล 4.กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ตราครุฑ ด้วยหมึกสีดำ หรือทำ เป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนกระดาษ 5.กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ตรา ครุฑ ด้วยหมึกสีดำ ที่มุมบนด้านซ้าย 6.ซองหนังสือ ให้พิมตราครุฑ ด้วยหมึกสีดำ ที่มุมบนด้านซ้าย ของซอง

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำ หรับ ปฏิบัติงานสารบรรณ หรืออย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณียอิ เล็กทรอนิกส์กลางสำ หรับการรับและการส่งหนังสือ อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น เพื่อเป็นการอำ นวยความสะดวกให้แก่ประชาชนและการ ปฏิบัติงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่ของรัฐ ให้สำ นักงานพัฒนา รัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) รวบรวมที่อยู่ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของหน่วยงานของรัฐทั้งหมด เพื่อเผยแพร่ในที่เดียวกับที่อยู่ไปรษณีย์อิย์ อิเล็กทรอนิกส์กลาง ของส่วนราชการ

สำ เนา สำ เนาคือ เอกสารที่จัดทำ ขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำ จากต้นฉบับ สำ เนาคู่ฉบับ หรือจากสำ เนาอีกขั้นหนึ่ง แบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ สำ เนาคู่ฉบับ และสำ เนา

การกำ หนดเลขที่หนังสือออก การกำ หนดเลขที่หนังสือออกของส่วนราชการ หลังคำ ว่า "ที่" ที่ใช้พิมพ์ในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือ ประทับตรา ประกอบด้วย - รหัสพยัญชนะสองตัว ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวง หรือ ส่วนราชการที่ไม่สังกัด สํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด การกําหนดรหัสตัวพยัญชนะนอกจากที่ กําหนดไว้นี้ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี ซึ่งเป็นผู้รักษาการตาม ระเบียบ จะเป็นผู้กําหนดรหัสตัวพยัญชนะ - เลขประจำ ของเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลขสี่ตัว ดังนี เลขประจำ ของเจ้าของเรื่อง สำ หรับราชการบริหารส่วน กลาง 1. ตัวเลขสองตัวแรก สำ หรับกระทรวง ทบวง หมาย ถึง ส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไป ตามลำ ดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม

2. ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง สำ นัก กอง หรือส่วนราชการ ที่มีฐานะเทียบกองโดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำ ดับส่วน ราชการ ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดจะปล่อยตัวเลขนั้น ให้ว่าง หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่จะเรียงเป็นลำ ดับถัดไป 3. การปรับปรุงเลขประจำ ของเจ้าของเรื่องเป็นไปตามลำ ดับ ตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม และ กฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการทุกๆ5 ปี โดยถือเอาปี พุทธศักราชที่ลงท้ายด้วยเลข 5 และเลข 0 เป็นหลัก 4. กรณีที่กระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำ นักนายก รัฐมนตรีกระทรวง ทบวง หรือจังหวัด ประสงค์จะให้ รัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใด ที่ไม่ได้เป็นส่วนราชการซึ่งอยู่ ในสังกัด ใช้รหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่ สังกัดสำ นักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด แล้ว แต่กรณี จะใช้ตัวเลขสองตัวแรกเริ่มจาก 51 เรียงไปตามลำ ดับ

คำ ขึ้นต้น สรรพนาม คำ ลงท้ายใน หนังสือราชการ พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป คําขึ้นต้น-สรรพนาม-คําลงท้าย นมัสการ- ท่าน ผม กระผม ดิฉัน- ขอนมัสการด้วยความ เคารพ บุคคลทั่วไปใช้คําขึ้นต้นและคําลงท้ายว่า “เรียน – ขอแสดง ความนับถือ” ส่วนบุคคลที่ต้องใช้คําว่า “กราบเรียน - ขอแสดงความ นับถืออย่างยิ่ง” คือ 1. ประธานองคมนตรี 2. นายก รัฐมนตรี 3. ประธานรัฐสภา 4. ประธานสภาผูแทนราษฎร 5. ประธานวุฒิสภา 6. ประธานศาลฎีกา เป็นต้น

การลงชื่อและตำ แหน่ง (ลงชื่อ) ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ (....พิมพ์ชื่อเต็ม....) พิมพ์ชื่อของเจ้าของ ลายมือ ชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ตำ แหน่ง ให้ลงตำ แหน่งของเจ้าของหนังสือ การลงชื่อและตำ แหน่งราชการ มีดังนี้ 1. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้ลงชื่อในหนังสือ ทุกกรณี 2. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป จะกำ หนดให้ผู้ดำ รง ตำ แหน่งใดลงชื่อในหนังสือได้เฉพาะหนังสือที่อยู่ในหน้าที่ของ ผู้ดำ รงตำ แหน่งนั้น 3. การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ให้ใช้คำ นำ หน้า นามว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ 4. การลงตำ แหน่งของเจ้าของหนังสือ ให้ลงตำ แหน่งของ เจ้าของหนังสือ ถ้าผู้ที่มิใช่เจ้าของหนังสือโดยตรง ให้ลง ตำ แหน่งของผู้ลงชื่อแทน

ภาคผนวก รูปภาพระเบียบ สารบรรณ

หนังสือภายนอก

หนังสือภายใน

หนังสือคำ สั่งสั่

หนังสือประกาศ

หนังสือระเบียบการ

หนังสือประทับตรา

การร่างหนังสือบันทึกข้อความ

หนังสือรับรอง

สำ เนา

การออกเลขที่หนังสือ หนังสือเวีย วี น

Thank you