PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK PADA DIVISI MARKETING

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
PADA DIVISI MARKETING

DI PT. UNOLAB MITRA PERSADA JAKARTA
TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program
Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta
Oleh :
Jeni Fitria Sari
180112020008

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2021

ABSTRAK

Pengelolaan Arsip Elektronik Di Divisi Marketing
Pada PT Unolab Mitra Persada

Oleh:

Jeni Fitria Sari
180112020008
[email protected]

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan
arsip elektronik di divisi marketing pada PT Unolab Mitra Persada, serta
mengetahui kendala dan solusi alternatif dalam pemecahan masalah.
Pengumpulan data dilakukan dengan teknik observasi, yaitu mengamati
langsung objek yang diteliti. Berdasarkan hasil pembahasan menunjukan
bahwa pengelolaan arsip elektronik di divisi marketing pada PT Unolab
Mitra Persada sesuai dengan standar pada umumnya yang tertera dalam
job description. Kendala yang terjadi ialah tidak ada web sendiri untuk
menyimpan arsip, dan jaringan di kantor unolab juga kurang memadai dan
terkadang juga komputer tersengat virus. Solusi yang dilakukan sementara
masih belum efektif karena beberapa alternatif terkadang masih terganggu
oleh jaringan yang trouble & virus . Pembangunan sistem-sistem
administrasi di perusahaan setidaknya membawa kemajuan dalamberbagai
macam aspek, dalam pengembangkan berbagai macam aspek diperlukan
dukungan oleh banyak pihak dan harus fokus dalam mengembangkannya.

Kata Kunci :Pengelolaan, Arsip , Arsip Elektronik

vi

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa
mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas
Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan
Politeknik LP3I Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan observasi
dari bulan November 2021 di PT. Unolab Mitra Persada kemudian
menyusun laporan hasil pengamatan tersebut dalam bentuk TA ini di bawah
bimbingan Ibu Dra. Badriyah, M.Pd.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada :
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.
2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur Bidang Non Akademik, Teddy Setiady, M.Kom
4. Wakil Direktur Bidang Pemasaran, Rini Mardikawanty, S.Kom., M.A.
5. Ketua Jurusan Administrasi Mujtabah Fatururrahman, M.M.
6. Kepala Bagian Pembelajaran & Laboratorium, Dedi Mizawar, S.E.
7. Kepala Bagian Bahasa, Utep Sobarli, M.Pd
8. Kepala bagian Agama Subly Abbas, M.E.Sy
9. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Dra. Badriyah, M.Pd.yang bersedia

membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah
kesibukanya
10. Kepada Direktur PT. Unolab Mitra Persada Bapak Andreas
11. Kepada seluruh Dosen Politeknik LP3I Jakarta kampus Kramat yang
telah mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu dan bisnis

vii

12. Kepada Orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan
dukungan moril maupun spritual beserta do’anya

13. Teman-teman yang selalu memberikan dukungan dan bantuanya
14. Semua pihak yang selalu dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.
Untuk semua bimbingan, petunjuk dan dorongan yang telah diberikan
penulis mengucapkan banyak terima kasih. Semoga semua kebaikan
Bapak/Ibu mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
kita semua, khususnya bagi perusahaan dan mahasiswa Politeknik LP3I
Jakarta.
Jakarta. 2021

Jeni Fitria Sari

viii

DAFTAR ISI

PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR ......................................... ii
PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR .............................................. iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN ................................................... iv
SURAT KETERANGAN MAGANG ..................................................... v
ABSTRAK ........................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................... vii
DAFTAR ISI......................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN..................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ................................................. 1
1.2. Alasan Pemilihan Objek.................................................. 2
1.3. Identifikasi Masalah ........................................................ 3
1.4. Tujuan Dan Manfaat Project ........................................... 4
1.5. Batasan Masalah ............................................................ 4
1.6. Metodologi Penulisan...................................................... 4
1.7. Sistematika Penulisan..................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................ 6
2.1. Pengertian Pengelolaan.................................................. 6
2.2. Arsip................................................................................ 7

2.2.1. Pengertian Arsip................................................. 7
2.2.2. Jenis Arsip.......................................................... 7
2.2.3. Pengertian Arsip Elektronik ................................ 8
2.2.4. Manfaat Arsip Elektronik .................................... 8
2.2.5. Fungsi Arsip Elektronik ...................................... 9
2.2.6. Sistem Penyimpanan Arsip ................................ 10
2.3. Pengelolaan Arsip Elektronik .......................................... 10
2.4. Ruang Lingkup Arsip Elektronik...................................... 11

ix

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ......................................................... 13
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan .......................................... 13
3.2. Visi dan Misi.................................................................... 13
3.3. Aspek Kegiatan............................................................... 14
3.4. Struktur Organisasi Perusahaan..................................... 14
3.5. Deskripsi Kerja Perusahaan ........................................... 15

BAB IV PEMBAHASAN ...................................................................... 19
4.1. Pengelolaan Arsip Elektronik .......................................... 19
4.1.1. Arsip Keluar........................................................ 19
4.1.2. Penyimpanan Arsip Elektronik ........................... 20
4.1.3. Perlindungan Arsip Elektronik ............................ 27
4.2. Kendala yang Dihadapi .................................................... 27
4.3. Solusi yang Dilakukan ...................................................... 28

BAB V PENUTUP................................................................................ 29
5.1. Kesimpulan ...................................................................... 29
5.2. Saran................................................................................ 29

DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Unolab Mitra Persada.............. 14
Gambar 4.1 : Log - In Portal PT. UNOLAB.......................................... 21
Gambar 4.2 : Email PT. UNOLAB ....................................................... 22
Gambar 4.3 : Home Marketing PT. UNOLAB ...................................... 22
Gambar 4.4 : Home Letter PT. UNOLAB ............................................ 23
Gambar 4.5 : Home Subject Form PT. UNOLAB................................. 23
Gambar 4.6 : Home Surat Penawaran PT. UNOLAB .......................... 24
Gambar 4.7 : Home Unggah Dokumen PT. UNOLAB ......................... 25
Gambar 4.8 : Home Letter Admin PT. UNOLAB.................................. 25

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Penawaran
Lampiran 2. Surat Dukungan
Lampiran 3. Surat Pemberitahuan
Lampiran 4. Surat Garansi Produk

xii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Di Indonesia perkembangan dan penerapan teknologi sangat cepat,
secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi
perkembangan dalam bidang pekerjaan, pendidikan dan lain
sebagainya. Perkembangan teknologi semakin berkembang pesat
seiring dengan bertambahnya pengetahuan-pengetahuan dari
masyarakat. Pemanfaatan teknologi pun digunakan oleh berbagai
kalangan, salah satunya ialah perusahaan. Hampir semua
perusahaan saat ini memanfaatkan teknologi untuk memajukan
perusahaan mereka. Semakin canggihnya teknologi yang digunakan,
maka semakin cepat kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan.

Oleh sebab itu, ditinggalkan cara manual dalam perusahaan dan
beralih menggunakan teknologi yang sudah dimanfaatkan dalam
perusahaan, serta beralihnya proses-proses administrasi melalui
sistem yang ada pada perusahaan. Proses administrasi yang
dilakukan dalam perusahaan berupa dokumen yang sebelumnya
hanya bersifat hard file yang kurang efektif dan efisien jika sewaktu-
waktu dibutuhkan, maka dokumen yang dinyatakan perlu di digitalisasi
oleh atasan dan bersifat penting maka akan dilakukan proses
pendigitalisasian melalui proses scaning menggunakan alat scan dan
hasilnya akan di input pada folder khusus yang telah disiapkan untuk
dilakukan perarsipan secara digital sebagai bentuk efisiensi dan
duplikasi jikalau suatu saat dibutuhkan secara cepat danlangsung.

Pengarsipan secara elektronik dilakukan dengan mengubah hard file
menjadi soft file melalui proses scanning, dan hard file yang telah di
scan tersebut dapat disimpan dalam ruang arsip yang tersedia.
Pengarsipan secara elektronik dapat membantu keakuratan dalam
proses kearsipan. Data yang berbentuk arsip tersebut dapat diolah
dan digunakan sebagai bahan penunjang pengambilan keputusan,
sangat tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketetapan
informasi yang terekam dalam arsip tersebut. Melihat kegunaanya
yang sangat penting dalam perusahaan, menempatkan kearsipan
sebagai jantung perusahaan.

System kearsipan menetukan ketepatan dan kecepatan dalam
penemuan kembali dokumen dan berkas yang dicari. Sehingga akan
menjadikan efisien dalam pengambilan keputusan dan pekerjaan
yang terkait dengan dokumen menemui sejumlah masalah dalam
proses pengelolaan arsip elektronik dikarenakan seringnya terjadi
kesalahan dalam penamaan dokumen sehingga berakibat terjadinya
hambatan dalam pengelolaan arsip elektronik.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas tersebut, penulis sangat
tertarik untuk membahas sebagai objek dalam penyusunan Tugas
Akhir ini, dengan memilih judul “PENGELOLAAN ARSIP
ELEKTRONIK DI DIVISI MARKETING DI PT. UNOLAB MITRA
PERSADA”

1.2. Alasan Pemilihan Objek
Adapun alasan penulis memilih objek penelitian ini dikarenakan
penulis melaksanakan magang di PT. Unolab Mitra Persada. Selain
itu, perusahaan tempat penulis magang mendukung tugas yang
penulis kerjaan, jadi mempermudah penulis mendapatkan data data.

2

1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dan manfaat dalam penulisan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Tujuan Penulisan

1 Untuk mengetahui pengelolaan arsip elektronik di divisi
Marketing pada PT Unolab Mitra Persada.

2 Untuk mengetahui kendala yang dihadapi pada pengelolaan
arsip elektronik di divisi Marketing pada PT Unolab Mitra
Persada.

3 Untuk mengetahui solusi yang dilakukan terhadap kendala
dalam pengelolaan arsip elektronik di divisi Marketing pada
PT Unolab Mitra Persada.

2. Manfaat Penulisan
1. Bagi Penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis,
khususnya pengetahuan mengenai pengelolaan Arsip.
b. Belajar untuk meneliti dan mengobservasi permasalahan
yang terjadi pada suatu perusahaan.

2. Bagi Politeknik LP3I Jakarta
Laporan ini dapat dijadikan sebagai penambah wawasan
serta pengetahuan di bidang administrasi bisnis dan dapat
dijadikan sebagai bahan referensi atau acuan penelitian bagi
penulis selanjutnya, khususnya mahasiswa Politeknik LP3I
program studi Administrasi Bisnis

3. Bagi PT. Unolab Mitra Persada
penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai salah satu
dasar pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam
bidangkearsipan.

3

1.3. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pengelolaan Arsip Elektronik di divisi marketing di PT
Unolab Mitra Persada Jakarta?
2. Apa saja kendala yang dihadapi pada pengelolaan arsip elekronik
di divisi marketing pada PT Unolab Mitra Persada Jakarta?
3. Bagaimana solusi yang dilakukan dalam menghadapi kendala
pada pengelolaan arsip elekronik di divisi marketing pada PT
Unolab Mitra Persada Jakarta?

1.4. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan tujuan penelitian di atas, maka dalam
memperjelas permasalahan dan pencarian solusi darimasalah yang
dikaji, maka penulis membatasi masalah yang ada agar tidak meluas
dan keluar dari pembahasan. Dalam hal ini penulis membatasi
penulisan hanya pada masalah PengelolaanArsip Elektronik Pada PT
Unolab Mitra Persada.

1.5. Metodologi Penulisan
Penulis membutuhkan data-data yang berhubungan dengan kajian
penulis yang bersumber dari beberapa sumber, yaitu :
1. Studi Pustaka (Library Research)
Studi pustaka ini dilakukan dengan mencari dan mempelajaribahan
atau teori pendukung dari berbagai sumber tertulis sepertibuku-
buku penunjang kajian maupun referensi lain mengenai
manajemen arsip.
2. Studi Lapangan (Field Research)
Penulis mengumpulkan data dengan cara mengadakankunjungan
langsung ke perusahaan yang menjadi objek kajian teknik
pengumpulandata,yaituobservasi.

4

1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan buku Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa
bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar
belakang masalah, alasan pemilihan objek, tujuan dan
manfaat penulisan, rumusan masalah, batasan masalah,
metodologi penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang berbagai
referensi atau tinjauan pustaka yang mendukung kajian yang
penulis sampaikan.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan segala sesuatu yang
berkaitan dengan profil dan sejarah singkat perusahaan, visi
dan misi, aspek kegiatan, struktur organisasi perusahaan
serta deskripsi kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan mengenai kajian
terhadap materi yang penulis jadikan sebagai laporan tugas
akhir sesuai dengan judul yang disampaikan.

BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran dari
penulis yang mungkin berguna bagi perusahaan sebagai
bahan masukan dalam proses meningkatkan kinerja
perusahaan.

5

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Pengelolaan

Menurut Aditya Bagus Pratama (2012:323) dalam Turyono (2015:7)
pengertian pengelolaan adalah:

Pengertian pengelolaan di dalam kamus lengkap Bahasa
Indonesia karya Aditya Bagus Pratama disebutkan bahwa,
“Pengelolaan berarti proses yang memberikan pengawasan
pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan, proses melakukan
kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga orang lain.”

Menurut Sudaryono (2017:15) “Proses adalah metode atau cara
sistematis dalam melakukan atau menangani suatu kejadian.”

Menurut Nanang Fattah (2015:30) “Suatu Proses adalahsekumpulan
interaksi antara komponen-komponen yang mentranformasikan input
menjadi output menuju tujuan bersama yang disebut pernyataan misi.”

Sedangkan menurut Inu Kencana Syafie dan Welasari (2015:21)
proses adalah:

“Suatu kumpulan aktivitas pekerjaan yang seharusnya
terstruktur, tersistem, harmonis, dan teratur sesuai dengan
ruang dan waktu yang saling kait mengait untuk mengolah dan
cara menyelesaikan masalah tertentu.”

Menurut pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa,
pengelolaan adalah proses serangkaian kegiatan yang sudah
terstruktur yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan bersama yang
diinginkan.
2.2. Arsip

2.2.1. Pengertian Arsip
Menurut Badriyah (2015:1) menyatakan bahwa:
“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak atau ketikan dalam huruf dalam huruf,angka, atau
gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai
badan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dll”

Sedangkan menurut Barthos (2013) dalam Sovia Rosalin
(2017:24) menyatakan bahwa:

“Arsip adalah suatu catatan yang tertulis baik dalam
bentuk gambar maupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenaik suatu subyek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat oleh
orang dalam rangka untuk membantu daya ingatan
oran tersebut.”

2.2.2. Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, arsip terbagi dalam 7 jenis, antara lain arsip
dinamis, arsip statis, arsip vital, arsip aktif, arsip terjaga,dan
arsip umum.

Sedangkan menurut Fauziah Latif dan Aditya Wirangga
Pratama (2015:24) jenis-jenis arsip antara lain:
Bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis
arsip, yaitu:
Arsip menurut nilai atau kegunaannya:

1. Arsip bernilai informasi
2. Arsip bernilai administrasi
3. Arsip bernilai sejarah
2.2.3. Pengertian Arsip Elektronik

7

Peraturan kepala arsip nasional republic Indonesia Nomor 20
tahun 2011 tentang Autentikasi Arsip menyebutkan bahwa
arsip elektronik merupakan:”Arsip yang diciptakan, diproses
dan disimpan menggunakan media tau alat komputer dengan
format elektronik yang memudahkan dalam melihat dan
memproses arsip tersebut.

Menurut NARA (National Archives and Record Administration)
dalam Rifauddin, M. (2016:171) menyatakan bahwa: “Arsip
elektronik adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam
suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat
memprosesnya.

2.2.4. Manfaat Arsip Elektronik
Menurut Sedarmayanti (2015), pengarsipan dokumen
elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan
manfaat maksimal, antara lain:
1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan
mudah dicari kembali.
2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersamaantar
unit organisasi dalam suatu kantor.
3. Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara
terstruktur.
4. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat
dan akurat.
5. Meningkatkan kualitas layanan publik.
6. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan
berkembang.
7. Lebih responsive pada perubahan.

8

Sedangkan Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014) dalam
Sovia Rosalin (2017:229), Manfaat dari penggunaan arsip
secara elektronik, yaitu:
1. Kecepatan.
2. Kemudahan.
3. Kehematan.

2.2.5. Fungsi Arsip Elektronik
Menurut Barthos (2000:11-12), mengatakan fungsi kearsipan
dibedakan menjadi dua yakni:
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaan Administrasi Negara.

2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
Administrasi Negara.

Menurut Emi Jumiati (2015:57), mengatakan fungsi kearsipan
dibedakan menjadi dua yakni:
a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah

nilai dan artinyam nurut fungsinya.

b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai
yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional/Pemerintah.

9

2.2.6. Sistem Penyimpanan Arsip
Rifauddin, M. (2016:173). Sistem Penyimpanan adalah :
“Sistem penyimpanan yang dilakukan harus
mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware
maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip
elektronik harus support dengan sistem hardware
maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun
dipindah ke hadware dan software terbaru”.

Menurut Badriyah (2015:27) menyatakan bahwa:
a. Sistem penyimpanan abjad/alphabet.
b. Sistem penyimpanan Nomor/numeric.
c. Sistem penyimpanan geografis/wilayah.
d. Sistem penyimpanan Subjec/masalah.

Menurut (Hakim,2016) dalam Nining Sudiar (2020:28)

berpendapat dalam pembuatan sistem arsip digital dapat

menggunakan berbagai format penyimpanan (.jpg, .pdf, dan

video). Hal ini dilakukan agar dapat mengakomodasi

pengolahan arsip digital. Terdapat tempat cara

penyimpanan arsip digital, yaitu:

1. Arsip digital berbasis teks.

2. Arsip digital berbasis gambar.

3. Arsip digital berbasis audio.

4. Arsip digital berbasis video.

2.3. Pengelolaan Arsip Elektronik
Menurut Sovia Rosalin (2017), Pengelolaan arsip secara elektronik
adalah :
1. Tahapan Penciptaan: penciptaan arsip elektronik dengan
menggunakan aplikasi tertentu.
2. Tahapan penyimpanan: setelah diciptakan, arsip elektronik

10

disimpan dalam perangkat komputer tersebut.
3. Tahap pendistribusian: setelah disimpan maka langkah selanjutnya

adalah didistribusikan kepada tujuan arsip tersebut diciptakan, baik
didistribusikan langsung maupun denganmemmanfaatkan jaringan
internet.
4. Tahapan pemeliharaan: tahapan dimana terdapat proses backupfile
agar terhindar dari hal yang dapat merusak file.
5. Tahapan penyusutan: tahapan dimana file elektronik sudah
waktunya untuk dimusnahkan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan.

Menurut Sambas Ali Muhidin (2016 : 181), Pengelolaan arsip secara
elektronik adalah :

“Arsip dari satu bentuk media ke bentuk media arsip
lainnya, dengan menggunakan alat pemindai (scanner)
dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal
40, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah
satu cara (kegiatan) dalam pemeliharaan arsip dinamis.
Jika dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan
dilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat
layanan akses (aktif dan inaktif), dan (2) untuk pelestarian
arsip (statis statis). Tujuan alih media arsip untuk
mempercepat layanan akses arsip, dilakukan terkait tujuan
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

11

2.4. Ruang Lingkup Arsip Elektronik
Menurut Fauziah Latif dan Aditya Wirangga Pratama (2015 : 22),
Ruang Lingkup Arsip Elektronik adalah :
1. Perancangan e-arsip yang dinamis sehingga dapat memberikan
akses informasi kearsipan secara aman, cepat, akurat, lebih
efisien waktu dan user friendly.
2. Transparasi informasi konvensial kedalam bentuk digital baik
secara isi maupun sistemnya pada media elektronik komputer
sehingga dapat menyajikan informasi kearsipan yang telah
terintegritas dengan baik.
Memanfaatkan e-arsip dinamis pada PT. Hi-Test sebagai wujud
dukung terciptanya tata kelola arsip yang baik.

12

BAB III
PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Unolab Mitra Persada (UNOLAB) adalah sebuah perusahaan
yang telah berdiri sejak tahun 2007 di Jakarta, bergerak dalam bidang
importasi dan distribusi alat-alat kesehatan, bahan pembantu dan
bahan habis pakai berkualitas di Indonesia. Saat ini UNOLAB menjadi
importir dan distributor resmi dari prinsipal produk-produk merek
global seperti Abbott Molecular Diagnostics (FISH products) dari
Amerika Serikat, Sempermed (Steril Surgical Gloves) dari Austria,
Sarstedt (Sharp Containers & Consumables) dari Jerman, Siam-
Sempermed (Nitrile – Non Natural Rubber Latex Examination Gloves)
dari Thailand, Gong Dong dan Runlab (bahan habis pakai Rumah
Sakit/ laboratorium) dari China.

Saat ini kantor pusat Unolab terletak di Jl. Raya Bekasi Km 21 PTC
Blok 8B no. 17, Cakung, RW.3, Terate, Jakarta Timur, Kota Jakarta
Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 13920.

Saat ini PT. Unolab Mitra Persada ini di pimpin oleh Bpk. Andreas
Widodo Tandjojo sebagai Direktur dan di dampingi oleh sang istri Ibu.
Jenny Hartono sebagai Komisaris Utama. Dan Bpk. Deded Aprilia
sebagai General Manager.

3.2. Visi dan Misi
3.2.1. Visi
Menjadi Perusahaan terdepan dan ternama dalam kualitasdan
layanan.

3.5. Deskripsi Kerja Perusahaan
1. Direktur
a. Melakukan evaluasi dan mengambil tindakan yang diperlukan
dalam upaya menjalankan prosedur secara evektif serta
peningkatan yang berkesinambungan.
b. Mengawasi kegiatan penjualan dan distribusi alkes.

2. Management Respresentative
a. Memastikan semua kebijakan /prosedur/intruksi kerjadijalankan
dengan baik, sehingga semua berjalan sesuai dengan apa yang
sudah di sepakati didalam dokumen sistemmanajemen mutu.
b. Mengembangkan sistem manajemen mutu yang di
implementasikan di dalam perusahaan sehingga sistem bisa
berjalan dengan baik guna menopang kelancaran dan kemajuan
organisasi.
c. Membeikan laporan dan masukan terhadap manajemen perihal
implementasi Sistem Manajemen Mutu dan Cara Distribusi Alat
Kesehatan yang baik dalam perusahaan.
d. Melaksanakan internal Audit, untuk melihat implementasi Sistem
Manajemen Mutu dan Cara Distribusi Alat Kesehatanyang baik
dalam lapangan, mengawal dan memonitortindakan perbaikan
yang diambil serta melaporkan kemanajemen mengenai hasil
internal audit dan tindak lanjutnya.
e. Menjalankan fingsi pengendali dokumen.

3. Penanggung Jawab Teknis
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan
sistemmanajemenmutuCDAKB.

15

b. Fokus dan pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangan
serta menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.

c. Menyusun atau menyetujui program pelatihan dasar dan
pelatihan lanjut mengenai CDAKB.

d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap
kegiatan alat penarikan alat kesehatan atau bahan kesehatan.

e. Memastikan keluhan pelanggan ditangani dengan efektif
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan

pelanggan.

4. Human Research Development
a. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di
perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka
pendek
b. Mengkoordinasikan & mengontrol pelaksanakaan fungsi SDMdi
seluruh departemen
c. Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktek & prosedur
penggajian dan melaporkan absensi karyawan ke Top
Management
d. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan
perkembangan perusahaan, serta mengkoordinasikan dan
mengontrol pelaksanaan kegiatan rekruitment
e. Menyusun sistem manajemen kinerja dan mengontrol
pelaksanaan siklus manajemen kinerja.

5. General Affair
a. Mendata seluruh asset perusahaan
b. Membuat jadwal pemeliharaan sarana dan prasarana
perusahaan
c. Membuat jadwal kebersihan.

16

d. Melakukan koordinasi dengan staff GA terkait kegiatan
pemeliharaan sarana dan prasarana perusahaan sesuai
prosedur yang ada

e. Melakukan koordinasi dengan staff GA terkait kegiatan
kebersihan sesuai dengan prosedur yang ada

6. Marketing

a. Memimpin seluruh jajaran Departement Marketing sehingga

tercipta tingkat efesiensi, efektifitas dan produktifitas setinggi

mungkin.

b. Menciptakan, menumbungkan, dan memelihara kerja sama yang

baik terhadap konsumen

c. Merumuskan target penjualan

d. Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama

Direktur Operasional serta Departement terkait

e. Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jikatidak

mampu di tangani oleh bawahan

f. Mengesahkan prosedur dan intruksi kerja di Departemen

Marketing.

g. Melakukan analisa pelanggan yang mengalami

kencendrungan kredit macet.

h. Melakukan analisa pasar, konsumen sebagai dasar dalam

menentukan kebijakan pemasaran.

7. Warehouse & Logistic Manager
a. Merencanakan dan mengelola logistik, gudang, transportasi,
dan layanan pelanggan.
b. Mengarahkan, mengoptimalkan, dan mengoordinasikan
siklus pesanan.

17

c. Berhubungan dan bernegosiasi dengan principal / vendor.

8. Regulatory Affair
a. Regitrasi dan notifikasi produk secara dokumen dan online di
instansi terkait.
b. Penghubung perusahaan dengan otoritas pemerintahan
(kemenkes).
c. Bertanggung Jawab dalam dokumentasi informasi produk(DIP).
d. Melakukan kontak dan negosiasi yang diperlukan untuk
mendapatkan dan mempertahankan lisensi pemasaran.
e. Mengumpulkan, mengolah, dan mengevaluasi data ilmiahyang
diberikan oleh principal.
f. Memberikan informasi terbaru ( mengupdate) mengenai
peraturan dan legalitas terkait pemerintah /kemenkes mengenai
pemasaran produk.
g. Membantu proses perizinan AKL dan AKD ALKES.
h. Melakukan E-report minimal 6 bulan sekali.

9. Finance & Accounting Manager
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan
sistem manajemen mutu CDAKB.
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangan
serta menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
c. Menyusun atau menyetujui program pelatihan dasar dan
pelatihan lanjut mengenai CDAKB untuk semua personil.
d. Memastikan bahwa keluhan pelanggan di tangani dengan
efektif.
e. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan
pelanggan. Pengendalian alokasi biaya terhadap anggaran
tahunan.

18

BAB IV
PEMBAHASAN

4.1. Pengelolaan Arsip Elektronik Pada PT Unolab Mitra Persada
Pengelolaan arsip elektronik pada PT Unolab Mitra Persada
khususnya di divisi Marketing terdiri dari beberapa hal, antara lain
ialah: Arsip Keluar, Penyimpanan Arsip Elektronik, dan Perlindungan
Arsip Elektronik.
4.1.1. Arsip Keluar
Arsip keluar dilakukan dengan berbagai tahap diantaranya
ialah:
1. Pengelolaan arsip elektronik pada divisi Marketing diawali
dengan buyer yang menghubungi marketing untuk meminta
dokumen.
2. Lalu pihak marketing membuatkan dokumen tersebut,
dokumen tersebut berupa :
a. Surat Penawaran
Surat penawaran dibuat untuk menawarkan harga produk
tertentu kepada perusahaan, biasanya surat ini
dikeluarkan oleh bagian marketing atas permintaan
General Manager
b. Surat Dukungan
Surat Dukungan surat yang dikeluarkan dari PT. Unolab
Mitra Persada untuk distributor alat kesehatan untuk
meminta bantuan support sebagai salah satu persyaratan
untuk penganjuan tender.
c. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dibuat untuk menyampaikan
informasi terhadap customer unolab, untuk
memberitahukan kenaikan harga produk.

d. Surat Garansi Produk
Surat Garansi Produk dibuat untuk customer yang
melakukan complain terhadap perusahaan Unolab atas
kerusakan barang, maka PT. Unolab memberikan surat
garansi kepada customer untukmelakukan refund.

3. Kemudian setelah membuat berbagai macam surat seperti;
surat penawaran, surat dukungan, surat pemberitahuan, dan
surat garansi produk. Langkah selanjutnya adalah surat
tersebut di kirimkan via email ke pihak yang terkait.

4. Kemudian setelah mengirim dokumen yang di minta oleh
Buyer, kemudian dokumen tersebut di simpan kembali di
folder, agar dokumen tidak hilang dan rusak langkah
selanjutnya admin men Unduh surat kembali lalu di simpan
di folder sesuai tanggal.

4.1.2. Penyimpanan Arsip Elektronik
Penyimpanan arsip elektronik dilakukan setelah arsip sudah di
Unduh, langkah selanjutnya adalah penyimpanan arsipsecara
elektronik. Arsip dikelompokan sesuai dengan sistem subjek,
yang mana subjek tersebut adalah; surat penawaran, surat
dukungan, surat pemberitahuan, dan surat garansi produk.
Langkah awal yang dilakukan ketika menyimpan arsip secara
elektronik di divisi Marketing adalah:

20

Pemberian nama pada arsip elektronik sebelum di simpan
secara elektronik di folder Unolab:
1. Pada subject “Surat Penawaran”

Pemberian nama pada subject Surat Penawaran ialah
dengan urutan:Tanggal penyimpanan arsip, Nama
Perusahaan, Divisi, dan Nama Customer.
Contoh Pemberian Nama:

20190923 – UNOLAB – MARKETING – UTD PMI
DKIJAKARTA

2. Pada subject “Surat Dukungan”
Pemberian nama pada subject surat dukungan ialah
dengan urutan: Tanggal penyimpanan arsip, Nama
Perusahaan, Divisi, dan Nama Customer yang
mendukung.
Contoh Pemberian Nama:
20190923 – UNOLAB – MARKETING – RSUP
Dr.HASAN SADIKIN BANDUNG

3. Pada subject “Surat Pemberitahuan”
Pemberian nama pada subject Surat Pemberitahuan ialah
dengan urutan: Tanggal dikeluarkan surat, Tanggal
penyimpanan arsip, Nama Perusahaan, Divisi, dan Nama
barang yang didukung.
Contoh Pemberian Nama:
23122020 – 242122020 –MARKETING- MASKER

4. Pada subject “Surat Garansi Produk”
Pemberian nama pada subject surat garansi produk ialah
dengan urutan: Nomor surat, Tanggal terima setelah
barang terkirim, Tanggal penyimpanan arsip, Nama

26

perusahaan, dan Nama barang yang di reffund.
Contoh Pemberian Nama:

019 – 01111019- 31102019 – RSUP
PERSAHABATAN – MASKER 2000 CARTOON

4.2. Perlindungan Arsip Elektronik
Perlindungan arsip elektronik dilakukan karena informasidari arsip
elektronik dapat dengan mudah dilihat,dibaca maupun diedit oleh
banyak orang, apabila mereka memiliki akses masuk dan mengetahui
nama dari dokumen arsip yang mereka butuhkan. Perlindungan arsip
elektronik juga dilakukan karena adanya suatu sebab virus yang
merusak file arsip elektronik.
Maksud dari perlindungan arsip elektronik untuk mencegah dari
sesuatu hal yang tidak diingikan, yang diakibatkan oleh:Pencurian
dokumen, Pemusnahan arsip elektonik yang tidak diketahui oleh
petugas arsip, dan hilangnya arsip elektronik yang disebabkan oleh
virus.
Cara perlindungan arsip elektronik yang disebabkan oleh hal-hal di
atas ialah dengan cara: Penguncian di area penyimpanan arsip
elektronik ketika tidak digunakan, Pengontrolan akses masuk arsip
elektronik dengan kata sandi dan identitas pengguna, dan penerapan
perlindungandari virus.

4.3. Kendala yang Dihadapi Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Arsip
Elektronik Pada PT Unolab Mitra Persada
Adapun kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan Pengelolaan
Arsip Elektronik pada PT Unolab Mitra Persada, diantaranya adalah:
1. Tidak ada web sendiri untuk mengelola arsip, sehingga tingkat
keamanan dokumen di PT Unolab masih rendah karena untuk
mencari dan membuka dokumen aksesnya sangat mudah dan tidak
adanya kata sandi.

27

2. Sulitnya jaringan , yang mengganggu aktivitas arsiparis untuk
melakukan pengarsipan. Karena pengarsipan harus menggunakan
jaringan yang stabil.

3. Rusaknya setiap saat tanpa adanya pemberitahuan awal secara
langsung serves terserang virus

4.4. Solusi yang Dilakukan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Arsip
Elektronik Pada PT Surya Citra Televisi
Adapun kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan Pengelolaan
Arsip Elektronik pada PT Unolab Mitra Persada, diantaranya adalah:
1. Solusinya cukup menggunakan fitur enkripsi informasi kurang
lebih seperti brangkas yang terkunci. Hanya admin yang punya
kuncinya atau tahu kombinasi nomor yang bisa di aksesnya.
2. Solusi untuk kendala sinyal yang jelek di area kantor adalah
menggunakan selular data atau kuota data pribadi karyawan
untuk sementara agar pekerjaan lebih cepat terselesaikan tanpa
adanya gangguan sinyal, jika sinyal wifi Kembali stabil maka dapat
Kembali menggunakan sinyal wifi.
3. Solusi untuk kendala selanjutnya adalah dengan membackup arsip,
tidak hanya backup softcopy namun juga hardcopy agar arsip lebih
mudah dicari dan mempunyai backup lain jika arsip softcopy hilang.

28

BAB V
PENUTUP

Pada bab terakhir dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis akan menarik
beberapa kesimpulan serta memberikan saran, untuk meningkatkan
efisiensi kerja pada PT Unolab Mitra Persada.

5.1. Kesimpulan
1. PT Unolab Mitra Persada menggunakan asas disentralisasi dalam
menyimpan arsip-arsip perusahaan. Arsip elektronik yangterdapat
pada divisi marketing disimpan di dalam folderUNOLAB. Sistem
pengarsipan yang digunakan oleh PT Unolab Mitra Persada di divisi
marketing yaitu berdasarkan SubjectFilling System.

2. Kendala yang dihadapi saat pelaksanaan pengelolaan arsip
elektronik ialah perusahaan UNOLAB tidak memiliki webtersendiri
dalam pengelolaan E- Filling , jaringan seringterganggu dan file
rusak karna virus.

3. Solusi yang dilakukan saat pelaksanaan pengelolaan arsip
elektronik ialah perusahaan UNOLAB menggunakan fitur enskripsi,
menggunakan data internet para karyawan dan mem backup
dokumen agar dokumen tidak mudah hilang karna virus.

5.2. Saran
Setelah mengambil kesimpulan dari pembahasan materi tugas akhir
ini, adapun saran-saran yang dapat diberikan penulis untuk PT.
Unolab Mitra Persada yang berhubungan dengan kegiatan
pengelolaan arsip elektronik perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Sebaiknya perusahaan PT. Unolab Mitra Persada menggunakan
jasa web e-filling, untuk mengakses arsip, dan untuk
mempermudah karyawannya untuk melakukan pengarsipan, dan
mempermudah mencari data arsip yang di inginkan.

2. Sebaiknya pihak marketing memiliki soft-nya. File tersebut di
simpan di komputer atau flasdisk. Jangan menyimpan hanya dalam
satu tempat saja (komputer) untuk menghindari komputer tersebut
terkena virus atau rusak (corrupted file).

3. Sebaiknya perusahaan PT. Unolab Mitra Persada harus membeli
router lebih untuk menetralisir gangguan pada jaringan yang
menyebabkan petugas tidak dapat bekerja secara maksimal.

30

DAFTAR PUSTAKA

Badriyah. 2015. Filling Management. Jakarta: lentera ilmu Cendikia.

Fattah, Nanang. 2015. Manajemen Stratejik Berbasis Nilai. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya.

Jumiyati, Emi. 2015. “Pengelolaan Arsip” Di Pusat Teknologi Bahan Bakar
Nuklir”

Kartiwan,Rizky. 2019. “Aplikasi Pengelolaan Dokumen Berbasis Web
Menggunakan PHP dan MySQL Dengan Menggunakan Metode
Prototype”. Sumedang : STMIK Sumedang.

Latif ,Fauziah dan Aditya Wirangga Pratama. 2015. “Perancangan sistem
informasi manajemen arsip elektronik (E arsip) berbasis Microsoft
access pada PT. HI-TEST dalam jurnal Akuntansi, Ekonomi dan
Manajemen Bisnis (hlm 24). Batam : Politeknik Negeri Batam

Muhidin, sambasali dan Hendri Winata. 2016. Manajemen
Kearsipan. Bandung: CV Pustaka Setia.

M, Riffaudin. 2016. ”Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi.
Khizanah Al- Hikmah” dalam Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi,
dan Kearsipan (hlm 171). Kabupaten Gowa: Khizanah al-Hikmah

Pertiwi, Husnia. 2015. “Keefektifan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan
(semar) Terhadap Penemuan Kembali Arsip Di Kantor
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo” dalam “Jurnal
Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP)”. Sidoarjo.

Rosalin, Sovia. 2017.Manajemen Arsip DInamis. Malang: UB Pers.
Sedarmayanti. 2015. “Tata Kearsipan” Bandung: CV Mandarmaju.

Sudaryono. 2017. “Pengantar Manajemen”, Teori Dan Kasus. Jogja:
CAPS.

Sugiarto, 2015. Agus dan Teguh Wahyono. “Manajemen Kearsipan Modern
Dari Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Syafie, Inu Kencana dan Welasari. 2015. “Ilmu Administrasi” Jogja: Pustaka
Pelajar.

Sudiar Nining. 2020. “Rancangan Repositori Arsip Digital Istana Siak”. Riau
: Universitas Lancang Kuning.

Universitas Muhammadiyah Purwokerto. 2015. “Pengelolaan Usaha
Pertambangan”. Purwokerto: Universitas Muhammadiyah

BIODATA PENULIS

Data Pribadi : Jeni Fitria Sari.
Nama : Jakarta, 03 Januari 2001.
Tempat, Tanggal Lahir : Islam.
Agama : Jl. Kapuk Pasar Darurat Rt 07/Rw 012, Kapuk,
Alamat
Cengkareng, Jakarta Barat, 11720.
Data Orang Tua
Nama Ayah : Jasmin.
Nama Ibu : Kartini.
Alamat : Jl. Kapuk Pasar Darurat Rt 07/Rw 012, Kapuk,

Pendidikan Cengkareng, Jakarta Barat, 11720.
1. Perguruan Tinggi
: Politeknik LP3I Jakarta (2021)
a. Program Studi : Administrasi Bisnis
b. Jurusan : Administrasi (2018)
c. Konsentrasi : Sekretaris (2015)
d. Kampus : Kramat Raya (2012)
2. SMA : SMK Duta Bangsa
3. SMP : MTS Al-Munawwaroh
4. SD : SDN 05 Pagi

Pengalaman Kerja (2021)
PT. Unolab Mitra Persada

Bagian Finance & Accounting

Jakarta,

Jeni Fitria Sari