PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWABARATDINASPENDIDIKANCABANG DINAS PENDIDIKANWILAYAHIVSEKOLAH MENENGAHATASNEGERI3KARAWANGJl. Banten (By Pass) ( 0267 ) 402349 Karawang
KATA PENGANTAR Bismillaahirrohmaanirrohiiim Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, ProgramKerjaArsiparisSMAN 3 Karawang Tahun Pelajaran 2023-2024 telah selesai disusun. Programini merupakan penyempurnan program dari program tahun-tahun sebelumnya. Tujuan penyusunan Program Kerja dan Rencana Kerja ini adalah sebagai acuandanpedoman yang harus dikerjakan oleh Arsiparis selama Tahun Pelajaran 2023-2024mudah-mudahan dengan adanya Program Kerja ini akan meningkatkan kinerja, sesuai denganVisi dan Misi SMAN 3 Karawang Segala upaya penataan arsip di SMAN 3 Karawang ini akan berjalan denganbaiksesuai dengan yang diharapkan apabila pelaksanaannya tidak dilakukan secarapartial.Oleh karena itu segala dukungan, bantuan dan arahan dalambentuk apapunsangatdiharapkan. Penyusun menyadari bahwa Program Kerja dan Rencana Kerja ini masih belumsempurnadari harapan, oleh karena itu Penyusun mengharapkan saran dan kritikan yangbersifatmembangun dari semua pihak untuk perbaikan Program Kerja ini pada masa-masayangakan datang. Akhirnya, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telahmembantudalam penyusunan Program kerja ini.Semoga segala amal baik yang telah diberikandapatdiganti dan dilipatgandakan oleh Allah SWT.Amiin. Karawang, Juli 2023Arsiparis Ahli Muda, GUNAWAN, S.T NIP. 196807051989101002
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pengarsipan dalam sebuah organisasi adalah hal yang mutlak baik dalampemerintahandannonpemerintahan. Melihat pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintahindonesia memberlakukan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipansebagai undang-undang induk tentang kearsipan untuk menjamin keselamatanbahanpertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraankehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait dengan adanya Undang-undang khusus tentang kearsipan tersebut. Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan menerangkan bahwayangdimaksud dengan arsip yaitu: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentukdanmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerimaoleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsadanbernegara. Sedangkan pada Pasal 1 ayat 3 menerangkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yangdigunakansecara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Yangdimaksud dengan pencipta arsip disini adalah pihak yang mempunyai kemandirian danotoritasdalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Pada intinya dalam arti sempit arsip adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpansecarasistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali.
Lembaga/pencipta arsip memiliki tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Ruanglingkup pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Gubernur Jawa Barat No. 39 Tahun2013meliputi penciptaan arsip; penggunaan arsip; pemeliharaan arsip; dan penyusutan arsip. Karenaarsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsungdalamkegiatan sehari- hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan bisa untuk mempertahankanarsip dinamis untuk masa tertentu. Apabila dalam penataan arsipnya saja tidak maksimal makaakan susah dalam menemukan kembali pencariannya yang mengakibatkan pelayananyangdiberikan kepada masyarakat akan kurang efektif dan tidak memuaskan. Kearsipan merupakansuatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakanpentingnyadi dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Melihat perananarsip dinamis salah satunya sebagai kegiatan administrasi maka perlu adanya penangananarsipsesuai kaidah penyimpanan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu dikelola denganbaik. Suatu sistem pengelolaan arsip, disebut dengan manajeman kearsipan. Kontribusi arsip mempunyai peran penting terhadap kinerja organisasi pemerintah. Manfaat arsipbagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilankeputusanjuga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikanalat pertamnggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib danteratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalahbagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitemtata arsipyangtidakmenentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehinggadapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabilasuatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilankeputusandan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemrintahmaupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belummengetahui atau
belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendahdanarsipselama ini masih dianggap rendahan. Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepasdari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi danmisinyadengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yangmesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaansistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secaratajamdan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksanaapabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Makaatas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidaksederhana karenaitulah diperlukanvisi dan misi yang jelas, rencana dan programyangmatang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis. Sebagai bentuk amanat atas peraturan perundang-undangan tersebut, Arsip SMANegeri 3Karawang yang melayani dan mengurusi pengelolaan administrasi arsip, makadalammelaksanakan pekerjaannya tidak terlepas dari penggunaan berbagai arsip. Arsiparisdalammelaksanakan kegiatan operasional, akan sangat terbantu jika didukung dengan kelengkapandata. Tidak semua data yang dibutuhkan adalah data yang diperoleh saat ini, akan tetapi bisajugayang dibutuhkan adalah data yang diperoleh pada masa lalu. Data tersebut untuk membantudanmemperlancar baik kegiatan operasional kearsipan maupun kegiatan yang bersifat pelayanan. Maka dalam hal ini, kearsipan termasuk kegiatan pendukung untuk menunjangkegiatanoperasional. Keputusan Gubernur Jawa Barat No. 39 Tahun 2013 Tentang PenyelenggaraanKearsipan sebagai acuan dalam pengelolaan arsip dinamis yang diselenggarakan untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam pelaksanaan kegiatan, sebagai bahan akuntabilitas kinerja danalat bukti yang sah dan otentik. Berkaitan dengan itu menurut Keputusan Gubernur Jawa Barat No. 39 Tahun 2013TentangPenyelenggaraan Kearsipan, tata cara kearsipan di lingkungan SMA Negeri 3 Karawangmeliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Penciptaan warkat dengan sarana tata warkat dan pengurusan, pengendalian warkat dengansarana kartu kendali 2. Pemeliharaan dan penataan arsip/berkas dengan sarana pola klasifikasi 3. Penyusutan arsip dengan sarana Jadwal Retensi Arsip 4. Penggunaan arsip dan layanan informasi dengan menggunakan media komputer 5. Perawatan Arsip Hasil pengamatan penulis di SMA Negeri 3 Karawang Kabupaten Karawang Jawa Barat berkaitandengan peredaran arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Januari sampai denganbulanDesember 2023 didapat rekapitulasi sebagaimana tertera dalam tebel berikut ini Tabel 1.1 Rekapitulasi Surat Masuk-Keluar 2023 No Bulan Jenis Surat Jumlah Masuk Keluar 1 Januari 22 72 94 2 Februari 34 74 108 3 Maret 28 64 92 4 April 20 45 65 5 Mei 42 103 145 6 Juni 20 88 108 7 Juli 30 110 140 8 Agustus 15 81 96 9 September 41 67 108 10 Oktober 58 82 140 11 November 29 148 177 12 Desember - - -
Dari informasi data rekapitulasi surat masuk-keluar pada tabel 1.1 memberikan kesimpulanbahwadata per bulan November 2023 penyelenggaraan kearsipan selalu padat dan arsip akanterusmenerus bertambah. Menurut prosedur tentang kearsipan arsip akan dilakukan pemusnahansesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) per akhir bulan desember pada tiaptahunnya. Manajemen arsip pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cysleor record). Masalah arsip bukan sekedar masalah semata-mata terkait dengan administrasi tetapi memiliki dimensi di luar kearsipan, seperti masalah hukum, hak paten dan sebagainya. Selainitumasyarakat modern membutuhkan keberadaan arsip sebagai alat bukti, sumber data/ informasi, maupun rekaman kinerja instansi. Menurut pengamatan penulis bahwa pada Kearsipan di SMAN 3 Karawang masihterdapat kelemahan-kelemahan terutama dari segi Sumber Daya Manusia (SDM) pengelolaankearsipanyang berakibat masih kurang efektif dan efisien dalam menjalankan roda pemerintahandi wilayalah kerja Sekretariat Daerah dan untuk segi kelancaran pengelolaan kearsipanterhadaparsiparis di SMA Negeri 3 Karawang. Hal-hal ini terlihat dari beberapa masalah, diantaranya yaitu tata cara pengelolaankearsipankurang sepenuhnya dijalankan dalam pelaksanaan pekerjaan agar pengelolaan arsipberjalandengan lancar dan baik. Hal ini terindikasikan dari tidak terdapatnya kartu kendali untuksurat masuk dan hanya terdapat kartu kendali untuk surat keluar, dan dapat berdampakpadabertambahnya volume arsip secara terus menerus karena lepas dari pengawasan peredaranarsipyang masuk dalam kantor kemudian akan mengakibatkan tempat dan peralatan yangtersediatidak dapat menampung arsip lagi.
Kurangnya Sumber Daya Manusia yang menghambat proses pengelolaan arsip dinamis. Kurangnyatenaga arsiparis yang menangani arsip juga menghambat pengelolaan arsip. Jumlah sumber daya manusia yang terbagi dalam jabatan fungsional organisasi dan latar belakangpendidikan dapat dilihat dalam tabel berikut: Tabel 1.2 Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) yang terbagi dalam jabatan fungsional danlatarbelakang pendidikan di SMA Negeri 3 Karawang No Nama Jabatan Jenkel Pendidikan Terakhir 1 Gunawan Arsiparis Ahli Muda L S.1 Teknik Informatika 2 Ahmad Ardiyana Bendahara Gaji P SLTA 3 Nasan Sutisna, SH Inventaris L S.1, Hukum4 Mulyawati, S.IPust Pustakawan P S.1. Pepustakaan 5 Kartika Nurafifah, SE Operator BOS P S.1. Ekonomi 6 Nabila Roviani, S.IP Kepegawaian P S.1 Perpustakaan 7 Lusiana N P, A.Md.Kom Operator BOPD P D.III. Manajemen Informatika8 Salim Supriyatna, A.Ma Kesiswaan P D.II Teknik Industri 9 Ariyani Kesiswaan P SMEA 10 Topik Hidayat Kebersihan L SMA 11 Muchtar Argani Kebersihan L SMA 12 Dadan Satpam L Paket B 13 Ade Herman Satpam L SLTP Pada tabel 1.2 tersebut, dapat diperoleh informasi bahwa di kantor SMA Negeri 3 Karawangterdapat1 Orang Arsiparis, arsiparis ahli merupakan arsiparis dengan kualifikasi profesional dalambidangpengelolaan dan pembinaan kearsipan. Banyaknya arsip yang masuk ke kantor membuat parapegawai kualahan menangani penyusunan dan pemeliharan arsip dinamis pada rak ataulemarilemari penyimpanan arsip. dalam penanganan arsip hanya ada 1 arsiparis terkadang semuapegawaipun turut membantu dan menjadi rangkap tugas dalam menjalani pengelolaan arsip dinamis. Permasalahan lain yang timbul adalah adanya pegawai yang belum pernah mendapatkanpendidikandan pelatihan (diklat) tentang kearsipan sehingga kurang memahami tentang kearsipanyangdijalankan dan dapat dikatakan bisa hanya karena terbiasa. Latar belakang pendidikanyangtidaksesuai dengan bidang kearsipan juga mengakibatkan sulitnya petugas untuk mengelolaarsip. Aspek pengetahuan (knowledge) sebagai salah satu aspek kompetensi arsiparis nyatasekalimerupakan implementasi dari tuntutan Undang-undang terhadap arsiparis. Di dalamUndang-undang No.43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 10 maupun Peraturan Kepala Arsip Nasional RepublikIndonesia No. 4 Tahun 2017 Tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparisnyatasekalidisebutkan bahwa untuk menjadi arsiparis harus melalui pendidikan dan/pelatihan tentangkearsipan.Sebagai tenaga professional, arsiparis tidak boleh berhenti belajar setelah lulus pendidikandan/Diklat,namun harus tetap belajar, karena bagaimanapun ilmu kearsipan tidak statis, akan tetapi senantiasadinamis dan juga bisa mengadopsi ilmu-ilmu yang lain terutama teknologi informasi. Di sinilahnampak peran arsiparis sebagai makhluk pembelajar.
Menurut penulis, aspek pengetahuan di sini bukan hanya terbatas pada bidangpengelolaankearsipan seperti ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaanarsip,pelayanan kearsipan dan publikasi kearsipan tetapi berdasarkan rincian kegiatan arsiparispadaberbagai tingkat maka kearsipan berkaitan juga dengan ilmu-ilmu antara lain ilmu sejarah, teknologiinformasi, (misalnya penerapan sistem penemuan kembali arsip dengan programtertentupadakomputer, sistem manipulasi citra digital, pengelolaan arsip digital), kimia, hukum, preservasi danlain-lain. Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, namunseringkali pekerjaan ini diabaikan dengan berbagai macam alasan. Karena administrasi tanpaarsipberarti “buta” dan arsip tanpa administrasi berarti “lumpuh”. Untuk itu sekali berkas/warkat yanghilangatau disimpan tidak ditempatnya akan dapat menghambat pekerjaan lain. Dengan adanyasuatusistem pengelolaan arsip atau record management penyimpanan arsip yang baik, makaketersediaanarsip dalam pelaksanaan kegiatan sebagai bahan dan alat bukti yang sah dan otentik sangat terjamin.Berdasarkan atas pemikiran tersebut maka, penulis menganggap penting untuk dilakukanpenelitianlebih lanjut mengenai permasalahan penataan arsip baik dinamis aktif, dinamis inaktif danarsipstatiswalaupun arsip statis di sekolah masih jarang hanya sebatas kegiatan untuk dokumentasi.
BAB II SEJARAH INSTANSI 2.1. Visi, Misi dan Tujuan Visi “ SMA Negeri 3 Karawang Berprestasi Berwawasan Global Berlandaskan AKhlak Mulia” 2.2. Misi Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa Melaksanakan Proses Pembelajaran secara profesional Meningkatkan sumber daya manusia berwawasan global Membentuk lulusan yang berkepribadian, berakhlak mulia, serta cinta lingkungan 2.3. Tujuan Unggul dalam bidang keagamaan dan kepedulian sekolah Unggul dalam memperolah nilai ujian nasional Unggul dalam persaingan masuk ke jenjang perguruan tinggi negeri Unggul dalam penerapan ilmu pengetahuan dan tekologi Unggul dalam olimpiade sains, bahasa asing, olahraga, kesenian, PMR, Paskibra danPramuka Unggul dalam kebersihan, penghijauan dan pelestarian lingkungan hidup sekolah Unggul dalam menghadapi tantangan global 2.4. Profil Sekolah 1. Nama Sekolah : SMA Negeri 3 Karawang Alamat Sekolah : Jalan Banten By Pass Desa/Kecamatan : Karangpawitan, Karawang Barat Kabupaten : Karawang Kode Pos : 41315 Nomor Telpon : (0267) 402349 Faximale : (0267) 8490944 E-mail : [email protected]\ Website : www.sman3krw.sch.id 2. NSS : 301022105074 3. NPSN : 20217764 4. Jenjang Akreditasi : A+ 5. Tahun Didirikan : 1975 6. Tahun Beroperasi : 1975 7. Kepemilikan Tanah : Pemerintah/Sertifikat a. Status Tanah : Hak Pakai b. Luas Tanah : 14.890 m2 8. Status Bangunan : Pemerintah a. Surat Ijin Bangunan : No. 503640/63/DPUK b. Tanggal : 4 Nopember 1992 c. Luas Seluruhnya Bangunan : 3.525,47 m2
2.5. Struktur Organisasi Staf Tata Usaha 2.6. Tugas Pokok dan fungsi Arsiparis Ahli Muda a. Pengelolaan Arsip Dinamis 1. Melakukan identifikasi Salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga; 2. Menilai arsip inaktif yang akan dimusnahkan; 3. Menilai arsip inaktif yang akan diserahkan; dan 4. Memberikan layanan arsip terjaga. b. Pengelolaan Arsip Statis 1. Mengidentifikasi khazanah arsip dan menyusun rencana teknis pada kegiatanpenyusunandaftar arsip statis; 2. Menyusun skema menetraa penataan dan penyimpanan arsip berdasarkan prinsipasal usul;3. Menyusun draf indeks lokasi; 4. Mengidentifikasi khazanah arsip dan menyusun rencana teknis dalamranagkapenyusunandaftar arsip statis;. 5. Melakukan penelusuran sumber data dan referensi dalam rangka penyusunandaftar arsipstatis; 6. Menyusun skema sementara dalam rangka penyusunan daftar arsip statis; 7. Membuat skema definitive dalam rangak penyusunan daftar arsip statis; 8. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis , meliputi : a, melakukan penyusunan dadtar arsip statis;
b. melaksanakan uji petik; dan c melakukan perbaikan hasil uji petik. 9. Melakukan penulisan rancangan guide arsip; 10. Melakukan perbaikan hasil penilaian dan penelaahan rancangan guidearsippadakegiatan penyusunan guide arsip statis: 11. Mengkaji profil pengkisah dalam rangka pengelolaan arsip Sejarah lisan; 12. Menyusun proposal wawancara dalam rangka pengelolaan arsip Sejarah lisan; 13. Melaksanakan wawancara dalam rangka pengelolaan arsip Sejarah lisan; 14. Melakukan dan menyampaikan hasil wawancara, transkripsi hasil wawancaraSejarahlisan, memberikan indeks dan label pada kaset; 15. Melakukan identifikasi, verifikasi dan penentuan metode terhadap arsipyangakandipreservasi : a. arsip kertas; b. arsip film; c. arsip rekaman suara; d. arsip video; e. arsip foto. 16. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis, meliputi a. melakukan penyusunan daftar arsip statis; b. melakukan uji petik; dan c. melakukan perbaikan hasil uji petik.
BAB III PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN 3.1. Sistem Pengelolaan Arsip Pengolahan arsip di lakukan untuk menjamin ketersedian dan keselamatan arsip yangdi autentik,utuh dan terpercaya. Pengeolahan arsip menjadi tanggung jawab penciptaarsipdandilaksanakan oleh unit-unit Kearsipan. Pengelolahan arsip disekolah menjadi tanggungjawabarsiparis. Dalam melaksanakan pengelolahan arsip, arsiparis dibantu oleh tenaga yangmemilikipengetahuan dibidang kearsipan. Dengan adanya bidang kearsipan ini digunakanuntukmengukur sejauh mana system pengelolaan Arsip di SMA Negeri 3 Karawang. Sesuai denganenam konsep yang di kemukakan oleh penulis dapat di ketahui bahwa pengelolahankearsipandapat diukur mulai dari penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanansampai pada penyusutan. a. Penciptaan dan pendistribusian prosedur pencipta arsip yang merupakan aktivitasmembuatcatatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yangterjadidalam kehidupan sesorang atau organisasi “ b. Penggunaan Prosedur penggunaan yang di laksanakan pada SMA Negeri 3Karawang,Akuisisi, Deposit dan Pengolahan Kearsipan adalah penggunaan terhadap suatusurat ataunaskah yang telah diarsipkan, yang di gunakan untuk mendapatkan informasi yangdibutuhkan. c. Pemeliharaan Pelaksanaan pemeliharaan yang dilakukan pada SMA Negeri 3KarawangAkusisi, Deposit dan Pengelolaan Kearsipan dengan cara melakukan pembersihandanmenjaga arsip disimpan serta memberikan kamper selama 3 bulan sekali untukmenjagakelembapan dan untuk pelaksanaan vumigasi biasanya dilakukan 2 kali dalam1tahun. d. Penyimpanan pelaksanaan penyimpanan yang dilaksanakan pada SMA Negeri 3Karawang,Akusisi, Deposit dan Pengelolaan Kearsipan yaitu menggunakan systemabjaddansystemnomor, system abjad yaitu system penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunanabjaddari kata (nama) dokumen yang bersangkutan sedangkan systemnomor yaitusebagaipengganti dari nama orang atau nama badan atau organisasi dan ini sudahmenjadiperaturan yang digunakan system tersebut. e. Penyusutan Pengelolaan arsip pada SMA Negeri 3 Karawang PengelolaanKearsipanterdapat kegiatan penyusutan yang meliputi pemindahan dan pemusanahan, kegiatantersebut bertujuan untuk membatasi volume arsip yang disimpan berdasarkanwaktupenyimpanan atau retrensi arsip. 3.2. Sarana dan Prasarana Kearsipan Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkanagarperusahaan atau instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip tanpa khawatir denganbahaya yang mengintainya. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Pasal5Ayat (2) PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipanjugamenjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpananarsipinternal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yangbaik.
Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui dengan detil tentangkebutuhanpenyimpanan arsip yang baik tersebut. Apakah Anda adalah salah satunya? Jikaiya, berartiulasan mengenai sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk gudang penyimpananarsipinipenting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Keberadaan Ruangan Khusus Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpananarsipadalahadanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaanruanganinisangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Andatidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa dimanfaatkan menyimpan barangproduksiatau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi ataupengendalianjamur yang dapat merusak barang lainnya. Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisamungkinjugamemiliki beberapa fasilitas, seperti: Sistem Pengendalian Lingkungan Pembatasan akses dari dan menuju gudang Sistem pendeteksi kebakaran dini Lingkungan yang terhindar dari hama Sistem keamanan khusus Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkanagararsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Andajugaharusmenyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga maparsip. Lebihlengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi: Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsipyangterlebihdahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip. Rak arsip, adalah kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa daun pintuataudindingpembatas untuk menyimpan arsip yang telah dimasukkan dalamordner ataukotakarsipsebelumnya. Lemari arsip, merupakan opsi lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanyaterbuat daribaja, aluminium, atau kayu. Rak sortir, yang digunakan untuk memilah surat atau dokumen yang diterima, diproses,dikirimkan atau untuk diklasifikasi sebelum disimpan di gudang. Card cabinet, merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpankartuindeks,kartu kendali, dan kartu lain yang berhubungan dengan penyimpanan arsip agar mudahuntuklebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi. Persiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalahpentinguntukgudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan
proses indexing dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanyadibutuhkanuntuk penyimpanan arsip antara lain: Folder atau map, terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti mapberdaun(stopmap folio), map dengan penjepit (snelhecter), map bertali (portapel), dan lainnya. Guide atau sekat penunjuk, yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yangberfungsisebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder penyimpananarsip. Laptop atau komputer, adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untukkebutuhanadministrasi atau indexing arsip agar dapat terdata dengan baik. 3.3. Ciri Ciri Sistem Kearsipan yang Baik Tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentangperencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaansertauntukmenyediakan bahan pertanggungjawban bagi kegiatan pemerintah. Sistem kearsipan bisa dikatakan bai kapa bila mempunyai ciri ciri sebagai berikut : a. Mudah dilaksanakan System kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitanbaikdalam penyimpanan, pengambilan mampu dalam pengambilan arsip arsip. b. Mudah dimengerti System kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehinggatidakbanyak menimbulkan banyak kesalahan c. Murah / ekonomis Mudah dan ekonomis dalam arti tidak berlebihan baik penggunaan biaya maupunpemakaiantenaga d. Tidak Memakan Tempat Yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip tempat menyimpanbisaberupa ruangan, almari atau rak arsip. e. Mudah Dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenisdanluaslingkup kegiatan organisasi. f. Cocok Bagi Organisasi Sistem kearsipan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkupkegiatanorganisasi tersebut dan mungkin bisa tidak cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi yanglain. g. Fleksibel atau Luwes Berarti system filling yang dipergunakan dapa diterapkan disetiao satuan oganisasi dandapatmengikuti perkembangan oganisasi. h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Arsip harus disimpan dengan baik, memlihara dan mencegah dari berbagai macambentukkerusakan, oleh karena itu system kearsipan harus terhindar dari campur tanganorangataupihak lain yang tidak bertugas di bidang kearsipan.
i. Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan harus dibantudenganperlengkapan/peralatan misalnya : 1. Kantur Indeks; 2. Lembar Pengantar; 3. Lembar Tunjuk Silang; 4. Kartu pinjam arsip atau out slite dsb.
BAB IV PENUTUP a. Kesimpulan Dari semua asset negara yang ada, arsip adalah salah satu asset yang paling berharga. Arsipmerupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dandilestarikankeberadaannya. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaandanpelestarian terhadap arsipnya. Arsip perlu dikelola dengan baik dalamsebuahkerangkasystem yang benar. Pengelolaan arsip yang baik oleh arsiparis idealnya menjadi bagian yang pentingdalammenunjang tercapainya proses pengarsipan dan meningkatkan pelayanan bagi Masyarakatdalam penyampaian informasi yang ada disuatu lembaga atau instansi. Manajemenkearsipanyang baik memerlukan Kerjasama antara arsiparis dan seluruh pihak yangterkait untukberkomitmen dalam mengembangkan pengelolaan kearsipansecara maksimal. b. Saran Dalam penyusunan program kerja ini, penyusun masih banyak kekurangan, sehinggakepadabapak/ibu yang secara langsung berhubungan dengan tugas kearsipan dimohnsumbangsihkritikan atau saran yang sifatnya membangun untuk peningkatan penataan ataupengelolaanarsip khususnya di SMAN Negeri 3 Karawang.