การจัดการเอกสาร น

แนวคิดเบ้อื งตน้ เกยี่ วกบั
การจดั การเอกสาร

ความหมายของคาวา่ เอกสาร

เอกสาร คอื กระดาษ หรอื วตั ถใุ ด ๆ ท่ไี ดถ้ ูกบนั ทกึ หรอื ทาใหป้ รากฏดว้ ยการเขียน พมิ พ์ ถา่ ยรูป บนั ทกึ
หรือวิธีอ่ืนใด ใหป้ รากฏเป็ นขอ้ มูล ข่าวสาร ตวั เลข แบบ แผนผงั หรือสญั ลกั ษณ์ อย่างใดอย่างหน่ึง ซ่ึงทาใหเ้ กิด
ความหมายเพอ่ื การสอ่ื สารเกดิ ความเขา้ ใจได้

ในสมยั โบราณ เอกสารจะปรากฏเป็ นขอ้ ความท่ีบนั ทึกลงในแผ่นหนัง ผา้ ใบลานหรือวสั ดุท่ีคาดว่า
จะมีความคงทน และหาไดใ้ นขณะน้ัน ต่อมาเม่ือมีกระดาษ ขอ้ มูล ข่าวสารต่าง ๆ จงึ ถูกบนั ทึกในกระดาษ เกิดเป็ นคมั ภรี ์
หนงั สอื และเอกสารตา่ ง ๆ

ในยคุ ปจั จบุ นั จะมกี ารบนั ทกึ ขอ้ มลู ข่าวสาร ดว้ ยระบบทาง
อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ลงในฮารด์ ดสิ ก์ หรอื (จานบนั ทกึ แบบแข็ง) ฟลอปป้ีดิสก์
(จานบนั ทกึ แบบออ่ น) คอมแพคดสิ ค์ หรอื ซดี ี หรอื แผ่นดวี ดี ีเกดิ เป็นเอกสาร
ท่เี รยี กวา่ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์

ปัญหาในการจดั เกบ็ เอกสาร

1. มีผูใ้ ชง้ านเอกสารผูค้ นจานวนไม่ใชน้ ้อย ทาใหเ้ อกสารมีการเปล่ียนท่ีและไม่จดั เก็บไวด้ งั เดิมทาให้
เอกสารหาย หาไม่พบ หรอื จะตอ้ งใชเ้ วลานานสาหรบั เพอ่ื การคน้ หา

2. การสแกนจดั เก็บเอกสารไวภ้ ายในเคร่ืองคอมพิวเตอรเ์ ม่ือเคร่ืองคอมพิวเตอรม์ ีปัญหาทาให้
เอกสารหาย ไม่อาจจะเรยี กใชไ้ ด้

3. เอกสารผิดเก็บไว้โดยทันทีเอกสารอยู่ตามโต๊ะข้าราชการ ตามแฟ้ มนาเสนองาน ทาให้
ยากในการคน้ หา คนอน่ื ไม่อาจจะคน้ หาได้

การควบคุมเอกสาร
ข้ันตอนการควบคุมเอกสาร

1. การจดั ทา
2. การทบทวนความถูกตอ้ ง โดยผูท้ ่เี กย่ี วขอ้ ง
3. การตรวจสอบและอนุมตั ิ โดยผูม้ ีอานาจซ่งึ กาหนดไว้
4. การแจกจา่ ย ตอ้ งแจกจา่ ยสาเนาเอกสารใหผ้ ูถ้ อื ครองเอกสารตามท่กี าหนดไว้ มีการเซน็ รบั เอกสาร
5. การนาไปใช้ ผูถ้ ือเอกสารรบั ผิดชอบการนาไปใชแ้ ละการเก็บรกั ษาเอกสารใหม้ ี ท่ีจุดใชง้ านและ
เป็นฉบบั ลา่ สดุ โดยเอกสารไม่สูญหายหรอื เสยี หาย
6. การเปล่ียนแปลงแกไ้ ขเอกสาร เอกสารท่ีแกไ้ ขตอ้ งมีการพิจารณาผลกระทบต่อหน่วยงาน
ท่เี ก่ยี วขอ้ ง และตอ้ งไดร้ บั การอนุมตั จิ ากผูม้ อี านาจตาแหน่งเดยี วกบั ท่อี นุมตั เิ อกสารฉบบั เดมิ
7. การยกเลกิ เอกสารท่ไี ม่ใชแ้ ลว้

ระบบมาตรฐานในการจดั เก็บเอกสาร

1. ระบบการจดั การเอกสารท่ีใช้ในสานักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ นับต้งั แต่การผลิต
การเผยแพร่ การใช้ การจดั เก็บ การคน้ คืนและการกาจดั เพราะเอกสารถือเป็ นเคร่ืองมือสาคญั ในการส่ือสาร
ภายในสานกั งานและองคก์ าร เอกสารเป็นสอ่ื ท่บี รรจุสารสนเทศ เพอ่ื ช่วยใหส้ านกั งานดาเนินการไดต้ ามภารกจิ ท่ไี ดว้ างไว้

2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็ น ระบบประมวลคา ระบบดีทีพีหรือการพิมพต์ ง้ั โตะ๊ และระบบ
การจดั ทาสาเนาเอกสาร และครอบคลมุ ไม่วา่ เอกสารจะอยูใ่ นรูปแบบหรอื สอ่ื ประเภทใด

3. ระบบจัดเก็บและค้นคืนครอบคลุมระบบท่ีช่วยในการจัดเก็บเอกสารท่ีใช้ในสานักงาน
เพ่ือเอ้อื ประโยชน์ในการคน้ คืน โดยวิเคราะหเ์ น้ือหาและประเภทของเอกสารเพ่อื ใชใ้ นการจาแนกหมวดหมู่ของเอกสาร
และกาหนดวธิ ีการในการคน้ คนื

4. เอกสารท่ไี ดจ้ ดั เกบ็ ไว้ เพอ่ื ใหผ้ ูใ้ ชส้ ามารถเขา้ ถงึ เอกสารไดอ้ ย่างรวดเรว็ สะดวกและทนั ต่อเหตกุ ารณ์

การตัง้ ชื่อแฟม้ เอกสาร

1. ตง้ั ช่ือแฟ้ มเอกสารโดยใชภ้ าษาองั กฤษท่สี น้ั กระชบั และสอ่ื ความหมาย หลกี เล่ยี งการใชช้ ่ือภาษาไทย
หรอื สญั ลกั ษณ์พเิ ศษ

2. คาภาษาองั กฤษท่ใี ชค้ วรเป็นตวั พมิ พเ์ ลก็ (a – z) ซ่งึ สามารถใชผ้ สมกบั ตวั เลข (0 – 9) ได้
3. ในกรณีท่มี ีคาหลายคาประกอบกนั ในช่ือโฟลเดอร์ ใหใ้ ชเ้ คร่อื งหมาย Hyphen ( – ) เช่ือมระหว่างคา
ควรหลกี เล่ยี งการใช้ Space Bar (ช่องว่าง) หรอื Hyphen ( – )
4. ใสว่ นั ท่ที ่สี รา้ งเอกสารหนา้ ช่ือแฟ้ มเอกสาร
5. ในกรณีท่มี ีการแกไ้ ขเอกสารในวนั เดียวกนั ใหเ้ ตมิ ตวั เลขครง้ั ท่แี กไ้ ขตอ่ ทา้ ย
6. ในกรณีท่มี ีการแกไ้ ขเอกสารในวนั ถดั ไป หรอื แกไ้ ขคนละวนั ใหต้ ง้ั ช่ือแฟ้ มเอกสารใหม่โดยการ
เปล่ยี นวนั ท่ี

ข้นั ตอนการจดั เก็บเอกสาร 1. สำรวจ
และคดั แยก
5. ทำ
ทะเบยี นคมุ เอกสำร
แฟม้ เอกสำร
2. แยก
เอกสำรเปน็
หมวดหมู่

4. ทำ 3. จดั เรียง
ทะเบยี นคุม เอกสำรใส่

เอกสำร แฟ้ม
ภำยในแฟม้

วิธีการจัดเก็บเอกสาร

1. เตรยี มอปุ กรณ์ สถานท่ี และเอกสารใหพ้ รอ้ ม
อุปกรณ์ท่ีจาเป็ นตอ้ งใชอ้ าจมีอยู่แลว้ ในสานักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ ม ปากกา กระดาษสี

ชน้ั วางรวมไปถงึ ตูห้ รอื หอ้ งสาหรบั เกบ็ เอกสาร
2. แยกเอกสารทง้ั หมดเป็น 2 ประเภท
- เอกสารท่ีตอ้ งจดั เก็บ อนั ไดแ้ ก่เอกสารสาคญั ต่าง ๆ ท่ีมีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของ

กจิ การ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกจิ ใบกรมธรรมป์ ระกนั ภยั ใบหนุ้ โฉนด ใบสญั ญาตา่ ง ๆ
- เอกสารท่ีไม่ตอ้ งจดั เก็บ คือ เอกสารท่ีไม่มีความจาเป็ นหรือหมดอายุการใชง้ านแลว้ และไม่มี

กฎหมายบงั คบั ใหต้ อ้ งเกบ็ เช่น ใบประกาศต่าง ๆ จดหมายแจง้ ประชมุ สถติ ิขอ้ มูลเก่าท่ีไม่จาเป็นตอ้ งใชแ้ ลว้ สาเนาเอกสาร
ท่ใี ชแ้ ต่ตวั จรงิ

วธิ กี ารจัดเกบ็ เอกสาร ( ต่อ )

3. แยกเอกสารท่ตี อ้ งจดั เกบ็ ใหเ้ ป็นหมวดหมู่ยอ่ ยท่สี ดุ
ควรเร่ิมจดั การกบั กล่องใบแรกก่อน โดยตอ้ งแยกเอกสารท่ีตอ้ งจดั เก็บเป็ นสองประเภท คือ เอกสาร

ท่ยี งั อยู่ระหว่างปฏบิ ตั งิ าน และเอกสารท่ปี ฏบิ ตั งิ านเสรจ็ ส้นิ แลว้
4. จดั เรยี ง
เม่ือแยกเป็ นประเภทย่อยท่ีสุดแลว้ ตอ้ งเอาเอกสารเหล่าน้ันมาจดั เรียงตามลาดบั วนั และเวลาอกี ครง้ั

หน่ึงเพอ่ื ใหห้ าไดง้ า่ ยเม่ือจาเป็นตอ้ งหยบิ มนั มาใช้
5. จดั เขา้ แฟ้ ม
การแยกเอกสารไดเ้ สรจ็ ส้นิ แลว้ ต่อมาส่งิ ท่จี าเป็ นตอ้ งทาคอื นาเอกสารเหล่าน้นั ใสแ่ ฟ้ ม โดยควรแยก

ใหช้ ดั เจนวา่ แฟ้ มไหนใสเ่ อกสารหมวดอะไร และใสเ่ ฉพาะเอกสารหมวดน้นั ๆ เพยี งอยา่ งเดยี ว

วธิ ีการจดั เก็บเอกสาร ( ต่อ )

6. เกบ็ เขา้ ท่ี
ควรเก็บเอกสารท่ีไม่ค่อยไดใ้ ช้ หรือนาน ๆ จะเอามาอา้ งองิ สกั ครง้ั ไวด้ า้ นล่างสุด หรือในสุดของตู้

และเกบ็ เอกสารท่ใี ชบ้ ่อย ๆ ไวใ้ นระดบั สายตา หรอื ระดบั ท่หี ยบิ มาใชไ้ ดง้ า่ ย
7. จดั ทารายการและบนั ทกึ การใชเ้ อกสาร
การจดั ทารายการเอกสารต่าง ๆ หลังจากท่ีได้ทาการจดั เก็บแลว้ มีข้อดีคือ ทาใหส้ ะดวก

ในการตรวจสอบและคน้ หาเอกสารตา่ งโดยไม่จาเป็นตอ้ งเปิดแฟ้ มดู
8. จดั การกบั เอกสารท่ไี ม่ใชแ้ ลว้
สาหรบั เอกสารท่ีเป็ นเอกสารทวั่ ไปท่ีหน้าหลงั ว่างก็สามารถเอากลบั มาใชส้ าหรบั สาเนาหรือพิมพ์

เอกสารทวั่ ไปอกี ครง้ั ได้

อายุการเกบ็ ใชง้ าน

แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คอื
- การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือท่ียังปฏิบัติไม่เสร็จ ใหอ้ ยู่ในความ รับผิดชอบ
ของเจา้ ของเร่อื ง
- การเกบ็ ไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการตรวจสอบ คอื การเกบ็ หนงั สอื ท่ีปฏบิ ตั ิเสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ แต่จาเป็ นจะตอ้ งใช้
ในการตรวจสอบเป็ นประจา ไม่สะดวกในการสง่ ไปเกบ็ ยงั หน่วยเกบ็ ของสว่ นราชการตามระเบียบสารบรรณ ใหเ้ จา้ ของเร่อื ง
เกบ็ เป็นเอกเทศ
- ปฏบิ ตั ิเสรจ็ แลว้ คือ การเกบ็ หนังสอื ท่ปี ฏบิ ตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ และไม่มีอะไรท่จี ะตอ้ งปฏบิ ตั ิตอ่ ไปอกี
การเก็บหนังสือประเภทน้ีเป็ นการเก็บไวเ้ พ่ือรอการทาลายและความถ่ีในการนามาใชง้ านมีไม่มากนัก และเพ่ือเป็ นการ
ลดภาระของเจา้ ของเร่อื งผูป้ ฏบิ ตั ใิ หม้ ีเวลาทาเร่อื งท่ยี งั ไม่ส้นิ กระแสการดาเนินการ

เอกสารที่ควรเก็บรกั ษาไวต้ ลอดไป

1. หนงั สอื ตอ้ งสงวนเป็นความลบั ใหป้ ฏบิ ตั ติ ามระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ
2. หนังสือท่ีเป็ นหลกั ฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออ่ืนใด
ท่ไี ดม้ กี ฎหมายหรอื ระเบยี บแบบแผนกาหนดไวเ้ ป็นพเิ ศษแลว้ การเกบ็ ใหเ้ ป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าดว้ ย
การน้นั
3. หนังสือเก่ียวกบั ประวตั ิศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลกั ฐานหรือเร่ืองท่ีตอ้ งใช้
สาหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออ่ืนในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็ นหลักฐานทางราชการตลอดไป
หรอื ตามท่กี องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากรกาหนด
4. หนังสือท่ีไดป้ ฏิบตั ิงานเสร็จส้ินแลว้ และเป็ นคู่สาเนาท่ีมีตน้ เร่ืองจะคน้ ไดจ้ ากท่ีอ่ืนใหเ้ ก็บไว้
ไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี

เอกสารที่ควรเก็บรกั ษาไว้ตลอดไป ( ตอ่ )

5. หนังสอื ท่เี ป็ นเร่อื งธรรมดาสามญั ซ่ึงไม่มีความสาคญั และเป็ นเร่อื งท่ีเกดิ ข้ึนเป็ นประจาเม่ือดาเนินการ
แลว้ เสรจ็ ใหเ้ กบ็ ไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า 1 ปี

6. หนังสือท่ีเก่ียวกบั การเงินซ่ึงมิใช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินตอ้ งเก็บไวไ้ ม่น้อยกว่า
10 ปี บางกรณีหรือบางเร่ืองแมจ้ ะครบกาหนด 10 ปี แลว้ อาจจะยงั ไม่สามารถขอทาลายได้ เน่ืองจากยงั ตอ้ งเก็บไว้
เพ่ือรอการตรวจสอบหรือเก็บไวเ้ ป็ นหลกั ฐาน อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือท่ีเก่ียวกบั การเงินซ่ึงมิ ใช่เอกสารสิทธิ
หากเหน็ วา่ ไม่มคี วามจาเป็นตอ้ งเกบ็ ไวถ้ งึ 10 ปี ใหท้ าความตกลงกบั กระทรวงการคลงั เพอ่ื ขอทาลายได้

อ้างอิง

www.wikipedia.org/ ความหมายของคาว่าเอกสาร [ระบบออนไลน์]
แหลง่ ท่มี า : https://th.wikipedia.org/wiki (10 มิถนุ ายน 2564)

www.ko.in.th/ ปญั หาในการจดั เกบ็ เอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://www.ko.in.th (10 มิถนุ ายน 2564)

www.sites.google.com/ ขน้ั ตอนการควบคมุ เอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://sites.google.com/site/organization3001 (10 มถิ นุ ายน 2564)

www.sites.google.com/ ระบบมาตรฐานในการจดั เกบ็ เอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://sites.google.com/site/578402suphakphon (10 มถิ นุ ายน 2564)

www.kannikabuuis.com/ การตง้ั ช่ือแฟ้ มเอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://kannikabuuis.wordpress.com (10 มิถนุ ายน 2564)

อ้างอิง

www.bangkok.go.th/ ขน้ั ตอนการจดั เกบ็ เอกสาร [ระบบออนไลน์]
แหลง่ ท่มี า : http://www.bangkok.go.th/upload/user (10 มถิ นุ ายน 2564)

www.bangkok.go.th/ วธิ ีการจดั เกบ็ เอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : http://www.bangkok.go.th/upload/user (10 มิถนุ ายน 2564)

www.bangkok.go.th/ อายกุ ารเกบ็ เอกสาร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : http://www.bangkok.go.th/upload/user (10 มถิ นุ ายน 2564)

www.bangkok.go.th/ เอกสารท่คี วรเกบ็ รกั ษาไวต้ ลอดไป [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : http://oopm.rid.go.th/subordinate/opm9/pdf/km (10 มิถนุ ายน 2564)

แนวคดิ เบ้อื งตน้ เกย่ี วกบั การจดั การเอกสาร

จดั ทาโดย

นางสาวสรุ างคค์ นา วงั โพธ์ิ เลขที่ 15
นกั ศกึ ษาชน้ั สบล.63.1

เสนอ

ครู ปรยี า ปันธิยะ

หนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ ล่มน้ี เป็ นส่วนหนง่ึ ของวิชาการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
30203-2004

สาขาวิชาการเลขานุการ วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาลาปาง