ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)

ระบบจัดการเอกสาร Document management system คือ
ระบบคอมพิวเตอร์ หรือ กลุ่มของโปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์
ที่ ใ ช้ ใ น ก า ร ติ ด ต า ม แ ล ะ เ ก็ บ บั น ทึ ก เ อ ก ส า ร อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์
หรือรูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของระบบการจัดการ
เน้ือหา ซ่ึงมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงาน
ภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล
นอกจากน้ียังมีหัวข้อท่ีเก่ียวข้องและมีความสัมพันธ์อีก เช่น
ระบบจัดการ เก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ การจัดการลาดับงาน
และระบบการเกบ็ บนั ทึก และอืน่ ๆ



เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (Electronic Document)

โดยพื้นฐานแล้ว “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” นับเป็นการทางาน
ผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ที่เป็นระบบเช่ือมต่อ
หรือช่องทางการส่ือสารภายในและภายนอกองค์กร นั่นก็เพราะ
“เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศ
อื่น ๆ ที่ถูกบันทึกลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์
เป็นต้น ผ่านระบบเครือข่ายเช่ือมต่อภายในและภายนอกองค์กร
ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่น ๆ
ของผู้รับปลายทาง แทนการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศอ่ืน ๆ
ทอี่ ยใู่ นรปู แบบของเอกสารทใ่ี ชก้ ระดาษ

ทั้งน้ี “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” สามารถแบ่งประเภทได้
เป็น ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ดโปรเซสเซอร์ อีเมล์ รูปภาพ เสียง
และระบบมัลติมีเดีย เป็นต้น โดยแบ่งระบบการบริหารหลัก ๆ
ออกเปน็ 3 ขน้ั ตอน คือ

1. การนาเอกสารเข้าสู่ระบบ ซ่ึงทาได้ทั้งในรูปแบบการสแกน
อเี มล์และแฟกซ์ เป็นต้น

2. การจัดเก็บเอกสารรูปแบบต่าง ๆ เป็นดรรชนี ตามประเภท
ของเอกสารตน้ ฉบบั

3. การเรียกดูเอกสารผ่านระบบเครอื ข่าย



การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
(Electronic Document Management)

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง
งาน ที่เก่ียวกับ การ บ ริห ารงาน เอกส า ร
เร่ิมต้ังแต่การจัดทา การรับส่ง การเก็บรักษา
การยืม จนถึงการทาลาย ซ่ึงสอดคล้องกับ
ความหมายของการจัดการเอกสารทหี่ มายถึง
กระบวนการเพ่ือประโยชน์ในการผลิต อนุมัติ รับ หรือ ส่ง แจกจ่าย
ใช้งาน รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น ติดตาม ยืม ทาลาย รวมถึงการรักษา
ความปลอดภยั และการพสิ ูจนต์ ัวอกั ษรของเอกสาร

ดังนน้ั การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จงึ หมายถึง การนาเอา
วิธีการอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ในกระบวนการดังกล่าว ตามระเบียบ
ว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ซึ่งได้กาหนด
กระบวนการและกรรมวิธตี อ่ เอกสารท่ีสาคญั ไว้ดังนี้

1. การกาหนดชั้นความลับตามความสาคัญของข้อมูลในเอกสาร
กาหนดไว้ 3 ระดับได้แก่ ลบั ลบั มาก ลับท่สี ดุ

2. การควบคุมเอกสารโดยกาหนดให้มีมาตราควบคุมต่าง ๆ คือ
การจัดทาระเบียนการตรวจสอบการจัดทาเอกสารการสาเนาและ
การแปล จะเห็นได้ว่าเป็นมาตรการท่ีละเอียดรอบคอบถือ ว่า
เป็นแนวทางที่เหมาะสมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

ซอฟตแ์ วร์การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์

เ นื่ อ ง จ า ก ซ อ ฟ ต์ แ ว ร์ ก า ร จั ด ก า ร อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ท่ี มี อ ยู่
ประจาหน่วยงาน ในปัจจุบันมีมากมาย ซ่ึงมีความสามารถต่าง ๆ
ที่แตกต่างกัน โดยซอฟต์แวร์บางชนิด มีความสามารถในการจัดการ
อิเล็กทรอนิกส์ได้ทั้งกระบวนการซอฟต์แวร์และบางชนิดนาเอกสาร
กระดาษแบบเดมิ มาจดั การ

กลยุทธก์ ารนาระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์
มาใช้ในงานองคก์ ร

1. การนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มา ใช้
จะต้องไดป้ ระโยชนอ์ ย่างแท้จริง

2. เมื่อนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มา ใช้
จะตอ้ งทาใหเ้ กิดประสิทธิภาพของการทางานเพิ่มขนึ้

3. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความปลอดภัย
จากภัยคุกคามต่าง ๆ

ก ล ยุ ท ธ์ ใ น ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ใ น อ ง ค์ ก ร
จะกล่าวโดยสรุปได้ว่า การใช้เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์เป็นส่ิง
ที่หลีกเล่ียงไม่ได้ ในอนาคตการท่ีจะนาระบบการจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ นอกจากจะต้องได้รับการสนับสนนุ จากผบู้ รหิ าร
อย่างเต็มที่แล้ว จะต้องมีการกาหนดมาตรฐานการจัดการเอกสาร
อเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ี่เหมาะสมสาหรบั องค์กรขนึ้ ดว้ ย

อา้ งอิง

www.wikipedia.org/ ระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ [ระบบออนไลน]์
แหล่งท่มี า : https://th.wikipedia.org/wiki (16 มถิ นุ ายน 2564)

www.faxserverthai.com/ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://www.faxserverthai.com (16 มิถนุ ายน 2564)

www.ko.in.th/ การจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://www.ko.in.th (16 มถิ นุ ายน 2564)

www.ko.in.th/ ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://www.ko.in.th (16 มิถนุ ายน 2564)

www.ko.in.th/ กลยุทธก์ ารนาระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ าใชง้ านในองคก์ ร [ระบบออนไลน]์
แหลง่ ท่มี า : https://www.ko.in.th (16 มิถนุ ายน 2564)

ระบบบริหารการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์

(Document Management System)

จดั ทาโดย

นางสาวสรุ างคค์ นา วังโพธ์ิ เลขที่ 15

นกั ศึกษาช้ัน สบล.63.1

เสนอ

ครู ปรียา ปนั ธิยะ

หนังสอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ ล่มนี้ เป็นสว่ นหน่งึ ของวชิ าการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
รหสั วิชา 30203-2004

สาขาวชิ าการเลขานุการ วิทยาลัยอาชวี ศึกษาลาปาง