คู่มือการจัดประชุม

คู่มื คู่ อ มื การจัด จั ประชุม จัด จั ทำ โดย นางสาววรัญ รั ญา ผาเพิงพิ นางสาวจิรจิาพร พลเยี่ย ยี่ ม นายไกรวิทวิย์ คงพัฒ พั น์

คำ นำ การประชุม ชุ เป็น ป็ ภารกิจกิที่สํ ที่ า สํ คัญ คั อย่า ย่ งหนึ่ง นึ่ เนื่อ นื่ งจากเป็น ป็ แหล่ง ล่ ระดมความคิดคิ ในการวางแผนวางนโยบายตลอดจนแนว ปฏิบัฏิติ บั ติหรือ รื ระดมความคิดคิเพื่อ พื่ให้ก ห้ ารปฏิบัฏิติ บั งติานของกิจกิกรรมใดกิจกิ กรรมหนึ่ง นึ่ สํา สํ เร็จ ร็ ผลตามเป้า ป้ หมายฉะนั้น นั้ การจัด จั การประชุม ชุ และการ เขีย ขี นรายงานการประชุม ชุ ที่ก ที่ ระชับ ชั รัด รั กุม กุ จะสนองให้เ ห้ กิดกิผลสัม สั ฤทธิ์ ในการประชุม ชุ ตามความมุ่ง มุ่ หมาย

ส า ร บั ญ บั เ รื่ อ รื่ ง2 5 % 7 5 % ห น้ า น้ ต อ น ที่ 1 บ ทนำ ค ว า ม เป็ น ม า เ เ ล ะ ค ว า ม สำ คั ญ วั ต วั ถุ ปถุร ะ ส ง ค์ ป ร ะ โ ย ชน์ ที่ จ ะ ไ ด้ รั ด้ บรั ต อ น ที่ 2 ค ว า ม ห ม า ย แ ล ะ ค ว า ม สำ คั ญ ป ร ะ เ ภ ท ข อ ง ก า ร ป ร ะ ชุ ม คำ ศั พ ท์ ที่ ใ ช้ เ ช้ รี ย รี ก ใ น ที่ ป ร ะ ชุ ม ค ว า ม ห ม า ย ข อ ง ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม รู ป รู แ บ บ ร า ย ง า น แ ล ะ ร ะ เ บี ย บี บ ว า ร ะ ก า ร ป ร ะ ชุ ม ต อ น ที่ 3 ก ร ะ บ ว น ก า ร จั ด จั ป ร ะ ชุ ม ต อ น ที่ 4 ตั ว อ ย่ าย่ง รู ป รู แ บ บ เ อ ก ส า ร ที่ เ กี่ ย ว ข้ อ ข้ ง กั บ ก า ร ป ร ะ ชุ ม รู ป รู แ บ บ ก า ร จั ด จั ป ร ะ ชุ ม 45567891011121516

ความเป็น ป็ มาและความสำ คัญ คู่มื คู่ อ มื การบฏิบัติ บั ติงานเปรีย รี บเสมือ มื นแผนที่บอกเส้น ส้ ทางการทกงานที่มีจุ มี จุ ดเริ่มริ่ต้น และจุดสิ้นสิ้สุด สุ ของการ ท พงาน โดยระบุขั้น ขั้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของการทำ งาน และสามารถให้ผู้ ห้ บผู้ ฏิบัติ บั ติงานไว้ใว้ ช้อ้ ช้ อ้ างอิงไม่ใม่ ห้เ ห้ กิด ความผิดผิพลาดในการบฏิบัติ บั ติงาน การจัด จั ทำ คู่มื คู่ อ มื การปฏิบัติ บั ติงานอาจทำ เป็นผัง ผั งาน (Work Flou) ของ กระบวนการ หรือ รื ขั้น ขั้ ตอนการบฏิบัติ บั ติงาน เช่น ช่ รายละเอียดวิธีวิก ธี ารทำ งานของแต่ละขั้น ขั้ ตอนย่อ ย่ ย เอกสารหรือ รื ระเบีย บี บที่ใช้ปช้ ระกอบการดำ เนินงาน แบบฟอร์ม ร์ ต่าง ๆ เป็นต้น ในปัจจุบัน บั สภาพสัง สั คมมีค มี วามเปลี่ยนแปลงไปอย่า ย่ งรวดเร็ว ร็ หน่วยงานและองค์กร รวมถึงมหาวิทวิยาลัย จำ เป็น ป็ ต้องมีก มี ารพัฒ พั นาวิธีวิก ธี ารทำ งานใหม่ เพื่อ พื่ ให้เ ห้ ท่าทันเหตุก ตุ ารณ์ปัจจุบัน บั ที่มีเ มีปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ซึ่ง ซึ่ การ ประชุม เป็น ป็ วิธีวิก ธี ารติดต่อสื่อ สื่ สารสองทางที่นำ มาชื่ง ชื่ การระดมความคิดเห็น ห็ ในการที่จะร่ว ร่ มวางแผนการ ดำ เนิน การ และช่ว ช่ ยตัดสินสิ ใจอย่า ย่ งรอบคอบให้กั ห้ กั บองค์กร การจัด จั ประชุมจะเริ่มริ่ตึ้งแต่การจัด จั ทำ หนังสือ สื เชิญชิ ประชุม การจัด จั ทำ ระเบีย บี บวาระการประชุม การจัด จั เตรีย รี มห้อ ห้ งประชุมและอุปกรณ์การประชุม การจดรายงานการประชุม การแจ้ง จ้ มติที่ประชุม การจัด จั ทำ รายงานการประชุม และการจัด จั ส่ง ส่ รายงานการประชุมไปยัง ยั คณะกรรมการและผู้ เกี่ยวข้อ ข้ ง คณะผู้จัผู้ ด จั ทำ จึง จึได้จัด จั ทำ คู่มื คู่ อ มื นี้ขึ้น ขึ้ เพื่อ พื่ เป็นการ สร้า ร้ งความเข้า ข้ใจระหว่า ว่ งบุคลากร และสามารถดำ เนิน งานไปในทิศทางเดียวกัน ตอนที่1 บทนำ 4

ตอนที่1 บทนำ 1. เพื่อ พื่ เป็น ป็ คู่มื คู่ อ มื หรือ รื แนวทางในการปฏิบัติ บั ติงานการจัด จั ประชุม 2. เพื่อ พื่ ใช้ใช้ นการติดตามตรวจสอบความถูก ถู ต้องและประเมินมิ ผลการปฏิบัติ บั ติงาน 1. การจัด จั การประชุมเป็น ป็ มาตรฐานเดีย ดี วกัน 2. บุคลากรในหน่ว น่ ยงานสามารถปฏิบัติ บั ติงานแทนกันได้ วัต วั ถุป ถุ ระสงค์ ประโยชน์ที่ น์ ที่ จะได้รับ รั 5

การประชุม คือ การสื่อ สื่ สารอย่า ย่ งหนึ่ง นึ่ ซึ่ง ซึ่ บุคคลพบปะกันตามกำ หนดนัด นั หมาย โดยมีวั มี ต วั ถุป ถุ ระสงค์ ต่างๆกัน เช่น ช่ เพื่อ พื่ปรึก รึ ษาหารือ รื ร่ว ร่ มกันตัดสินสิ ใจ รับ รั ทราบข้อ ข้ เท็จจริงริต่างๆ ข้อ ข้ เสนอแนะ หรือ รื นโยบายต่างๆ ความสำ คัญของการประชุม ในการบริหริารงานของหน่ว น่ ยงานต่างๆ การประชุมปรึก รึ ษาหารือ รื วางแผนงาน หรือ รื ตัดสินสิ ปัญหาต่างๆ ให้บุ ห้ บุ คคลในหน่ว น่ ยงานทราบและดาเนินนิงานไปในทางเดีย ดี วกัน โดยอาจวางรูป รู แบบ เป็น ป็ การจัด จั การ ประชุมใหญ่ ประจาปี การประชุมคณะกรรมการ การประชุมฝ่ายบริหริารในหน่ว น่ ยงาน การประชุมจึง จึ มีค มี วามสำ คัญ ดัง ดั นี้ 1. เป็น ป็ สื่อ สื่ กลางในการสร้า ร้ งความสัม สั พัน พั ธ์ที่ ธ์ ที่ ดีร ดี ะหว่า ว่ งบุคคลในหน่ว น่ ยงานเดีย ดี วกัน 2. เป็น ป็ สื่อ สื่ กลางในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ห็ และประสบการณ์ซึ่ ณ์ ซึ่ ง ซึ่ กันและกันระหว่า ว่ งบุคคลภายใน หน่ว น่ ยงาน 3. ได้เ ด้ ครื่อ รื่ งมือ มื สำ คัญที่จะถ่ายทอดความรู้ห รู้ รือ รื ข่า ข่ วสารต่างๆไปสู่สสู่ าธารณะชน 4. ได้เ ด้ ครื่อ รื่ งมือ มื สาคัญต่อการปฏิบัติ บั ติหน้า น้ ที่ เพราะนอกจากจะเป็น ป็ ที่มาของการวินิวิจนิฉัยสั่ง สั่ การแล้วยัง ยั เป็น ป็ ที่มาของแนว ปฏิบัติ บั ติหลายทางด้ว ด้ ย 5. ได้เ ด้ ครื่อ รื่ งมือ มื ชนิดนิหนึ่ง นึ่ ของนัก นั บริหริาร ที่เอื้ออำ นวยให้ก ห้ ารปฏิบัติ บั ติงานเป็น ป็ ไปอย่า ย่ งมีปมี ระสิทสิธิภธิาพ เพราะผลของการ ประชุมจะเป็น ป็ ข้อ ข้ ตกลงในเรื่อ รื่ งต่างๆที่เกี่ยวข้อ ข้ ง ตอนที่2ความหมายเเละความสำ คัญ 6

การประชุมเฉพาะกลุ่ม ลุ่ ประเภทของการประชุมสามารถแบ่ง บ่ เป็น ป็ 2 ประเภทใหญ่ๆ ญ่ เป็น ป็ การประชุมเฉพาะผู้มีผู้ สิ มี ทสิธิ์ และผู้มีผู้ ห มี น้า น้ ที่เข้า ข้ประชุมเท่านั้น นั้ อาจมีผู้ มี ผู้ที่ได้รั ด้ บ รั เชิญชิเป็น ป็ กรณี พิเพิศษด้ว ด้ ย เช่น ช่ กรรมการผู้ทผู้ รงคุณ คุ วุฒิจฒิากภายนอกหน่ว น่ ยงาน การประชุมสาธารณะ การประชุมที่เปิดปิ โอกาสให้บุ ห้ บุ คคลภายนอกเข้า ข้ ร่ว ร่ มฟัง ฟั ได้ และเปิดปิ โอกาสให้ซั ห้ ก ซั ถามแสดงความ คิดเห็น ห็ เกี่ยวกับประเด็น ด็ ต่างๆตามหัว หั ข้อ ข้ ประชุม โดยปกติในการประชุมสาธารณะ 7

ระเบีย บี บวาระ หมายถึง หัวหัข้อ ข้ ในการประชุมตามที่เลขานุก นุ ารโดยความเห็น ห็ ชอบของประธานเป็น ป็ ผู้จัผู้ ดจัลำ ดับดั ไว้เ ว้ป็น ป็ เรื่อ รื่ งๆ แต่ละเรื่อ รื่ งเรีย รี กว่า ว่ วาระที่ 1 วาระที่ 2 ตามลไดับดั ไป โดยในแต่ละวาระมีร มี ายละเอียด ดังดันี้ 1. ระเบีย บี บวาระที่1เรื่อ รื่ งประธารแจ้ง จ้ เพื่อ พื่ ทราบ คือ เรื่อ รื่ งที่ประธานประชุมแจ้ง จ้ เพื่อ พื่ ทราบ หรือ รื เลขานุก นุ ารแจ้ง จ้ โดยวาระนี้จ นี้ ะไม่เ ม่ ป็น ป็ ลายลักษณ์อัณ์ อักษรในเอกสารการประชุม 2. ระเบีย บี บวาระที่2 เรื่อ รื่ งรับ รั รองรายงานการประชุม คือ การรับรัรองรายงานการประชุมในครั้งรั้ก่อนหน้า น้ หากมีก มี ารแก้ไข เพิ่มพิ่เติม ผู้เผู้ข้า ข้ประชุม จะต้องแจ้ง จ้ ต่อที่ประชุม สำ หรับรัการประชุม ครั้งรั้ที่ 1 จะไม่มี ม่ ก มี ารรับรัรอง 3. ระเบีย บี บวาระที่3 เรื่อ รื่ งสืบ สื เนื่อ นื่ ง คือ เรื่อ รื่ งสืบ สื เนื่อ นื่ งจากการประชุมครั้งรั้ที่แล้ว เป็น ป็ การรายงานผลการ ปฏิบัติบั ติงานที่ได้รั ด้ บรัมอบหมายในการประชุมครั้งรั้ก่อนๆ หรือ รื มีก มี ารนำ เรื่อ รื่ งที่เลื่อนจากการพิจพิารณาครั้งรั้ก่อนมา พิจพิารณาและลงมติ ในระเบีย บี บวาระนี้ 4. ระเบีย บี บวาระที่4 เรื่อ รื่ งเสนอเพื่อ พื่ ทราบ คือ เสนอเรื่อ รื่ งเพื่อ พื่ ให้ที่ ห้ ที่ประชุมทราบ เป็น ป็ วาระที่มีต้ มี ต้ องมีร มี ายละเอียด ของกิจกรรม หรือ รื โครงการที่ดำ เนินนิการเป็น ป็ ลายลักษณ์อัณ์ อักษร 5. ระเบีย บี บวาระที่5 เรื่อ รื่ งเพื่อ พื่ พิจพิารณา คือ เรื่อ รื่ งที่นำ เสนอเพื่อ พื่ ให้ที่ ห้ ที่ประชุมพิจพิารณาอนุมั นุ ติมั ติามข้อ ข้ บังบัคับ เช่น ช่ เรื่อ รื่ งที่เกี่ยวข้อ ข้ งกับ งบประมาณ หรือ รื การจัดจัตั้ง ตั้ โครงการใหม่ ต้องมีข้ มี อ ข้ มูลรายละเอียดที่สำ คัญและหัวหัข้อ ข้ ต่างๆที่ จะนำ มาพิจพิารณา ต้องตั้ง ตั้ ชื่อ ชื่ เรื่อ รื่ งให้ก ห้ ระชับชัชัดชัเจน Characteristics คำ ศัพท์ที่ใช้เ ช้ รีย รี กเรื่อ รื่ งที่ประชุม 8

ความหมายของคำ ว่า ว่ “รายงานการประชุม” รายงานการประชุม มีค มี วามหมายตามที่กำ หนดไว้ใว้ นพจนานุก นุ รมฉบับบัราชบัณบัฑิตสถาน พ.ศ. 2525 ว่า ว่ คือรายละเอียดหรือ รื สาระของการประชุมที่จดไว้เ ว้ป็น ป็ ทางการ และตามระเบีย บี บสำ นักนันายกรัฐรัมนตรี ว่า ว่ ด้ว ด้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ค ห้ วามหมายของค าว่า ว่ รานงานการประชุมไว้ว่ ว้ า ว่ คือ การบันบัทึก ความคิดเห็น ห็ ของผู้มผู้ าประชุม ผู้เผู้ข้า ข้ ร่ว ร่ มประชุม และมติของที่ประชุมไว้เ ว้ป็น ป็ หลักฐาน จุดประสงค์ของรายงานการประชุม 1. เพื่อ พื่ เก็บไว้เ ว้ป็น ป็ หลักฐานอ้างอิง 2. เพื่อ พื่ ยืน ยื ยันยัการปฏิบัติบั ติงานว่า ว่ ใครทำ อะไร มีก มี ารอภิปรายอย่า ย่ งไร มีม มี ติในเรื่อ รื่ งใดไว้ อย่า ย่ งไร ใครจะต้อง ปฏิบัติบั ติต่อไป และแสดงถึงข้อ ข้ เท็จจริงริและเหตุผ ตุ ลในการพิจพิารณาของที่ประชุม 3. เพื่อ พื่ แสดงถึงผลงานที่ได้ดำ ด้ ดำเนินนิการมาแล้ว ว่า ว่ ได้ทำ ด้ ทำ อะไรมาบ้า บ้ ง 4. เป็น ป็ เครื่อ รื่ งมือ มื ในการติดตามงานที่ได้รั ด้ บรัมอบหมายว่า ว่ ได้ดำ ด้ ดำเนินนิการอย่า ย่ งไร 5. เพื่อ พื่ แจ้ง จ้ ผลการประชุมให้บุ ห้ บุ คคลที่เกี่ยวข้อ ข้ งทราบและปฏิบัติบั ติต่อไป 9

รายงานการประชุมอาจมีรู มีปแบบแตกต่างกัน ตามที่หน่ว น่ ยงานเห็น ห็ ว่า ว่ เหมาะสม โดยทั่ว ทั่ ไป จะใช้รู ช้ ปแบบตามระเบีย บี บสำ นักนั นายกรัฐรัมนตรีว่ รี า ว่ ด้ว ด้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดังดันี้ 1. รายงานการประชุม ให้ล ห้ งชื่อ ชื่ คณะที่ประชุม หรือ รื ชื่อ ชื่ การประชุมนั้นนั้ 2. ครั้งรั้ที่ ให้ล ห้ งครั้งรั้ที่ประชุม 3. เมื่อ มื่ ให้ล ห้ งวันวัเดือ ดื น ปีที่ ปี ที่ประชุม 4. ณ ให้ล ห้ งสถานที่ที่ประชุม 5. ผู้มำผู้ มำประชุม ให้ล ห้ งชื่อ ชื่ และ/หรือ รื ตพแหน่ง น่ ของผู้ไผู้ด้รั ด้ บรัแต่งตั้ง ตั้ เป็น ป็ คณะที่ประชุมซึ่ง ซึ่ มาประชุม ในกรณีที่ ณี ที่ มีผู้ มี มผู้ าประชุมแทนให้ ลงชื่อ ชื่ ผู้มผู้ าประชุมแทนและลงว่า ว่ มาประชุมแทนผู้ใผู้ดหรือ รื ตพแหน่ง น่ ใด 6. ผู้ไผู้ม่ม ม่ าประชุม ให้ล ห้ งชื่อ ชื่ และหรือ รื ตำ แหน่ง น่ ของผู้ที่ผู้ ที่ได้รั ด้ บรัการแต่งตั้ง ตั้ เป็น ป็ คณะที่ประชุม ซึ่ง ซึ่ มิไมิด้ม ด้ าประชุม พร้อ ร้ มทั้ง ทั้ เหตุผ ตุ ล (ถ้ามี)มี 7. ผู้เผู้ข้า ข้ ร่ว ร่ มประชุม ให้ล ห้ งชื่อ ชื่ และ/หรือ รื ตำ แหน่ง น่ ของผู้ที่ผู้ ที่ มิไมิด้รั ด้ บรัการแต่งตั้ง ตั้ เป็น ป็ คณะ ที่ประชุมซึ่ง ซึ่ได้เ ด้ ข้า ข้ ร่ว ร่ มประชุม (ถ้ามี)มี 8. เริ่มริ่ประชุมเวลา ให้ล ห้ งเวลาที่เริ่มริ่ประชุม 9. ข้อ ข้ ความ ให้บั ห้ นบัทึกข้อ ข้ ความที่ประชุม โดยปกติให้เ ห้ ริ่มริ่ต้นด้ว ด้ ยประธานกล่าวเปิดปิ ประชุม และเรื่อ รื่ งที่ประชุม กับมติหรือ รื ข้อ ข้ สรุป ของที่ประชุมในแต่ละเรื่อ รื่ งตามลำ ดับดั 10. เลิกประชุมเวลา ให้ล ห้ งเวลาที่เลิกประชุม 11. ผู้จผู้ ดรายงานการประชุม ให้ล ห้ งชื่อ ชื่ ผู้จผู้ ดรายงานการประชุมครั้งรั้นั้นนั้ รูปแบบรายงานและระเบีย บี บวาระการประชุม 10

ตอนที่3 กระบวนการจัด จั การประชุม According to research 1. การนัดนัหมายการประชุม คือ การกำ หนดวันวัเวลา และสถานที่ในการจัดจัการประชุม ประสานงานกับ ผู้ทผู้ รงคุณ คุ วุฒิ และดำ เนินนิการจองห้อ ห้ งประชุม 2. กำ รจัดจัทำ หนังนัสือ สื เชิญชิ ประชุม ใช้ห ช้ นังนัสือ สื ราชการ ดังดันี้ การติดต่อบุคคลหรือ รื หน่ว น่ ยงานภายนอก : จดหมายราชการ การติดต่อบุคคลหรือ รื หน่ว น่ ย งานภายใน : บันบัทึกข้อ ข้ ความ 3. ขั้นขั้ตอนการทำ เอกสารการยืม ยื เงินทดสำ รองราชการ 3.1 กรอกข้อ ข้ มูลการยืม ยื เงินในระบบ MIS 3.2 แนบหนังนัสือ สื เชิญชิ ประชุม / วาระการประชุม 3.3 คำ สั่งสั่คณะกรรมการประชุม / อัตราค่าตอบแทนค่า เบี้ย บี้ ประชุม 3.4 โครงการ / รหัสหังบประมาณ 11

ตอนที่3 กระบวนการจัด จั การประชุม According to research 4. การจัดจัทำ เอกสารประกอบการประชุม / วาระการประชุม ระเบีย บี บวาระที่ 1 เรื่อ รื่ งประธานแจ้ง จ้ เพื่อ พื่ ทราบ ระเบีย บี บวาระที่ 2 เรื่อ รื่ งรับรัรองรายงานการประชุม ระเบีย บี บวาระที่ 3 เรื่อ รื่ งสืบ สื เนื่อ นื่ ง ระเบีย บี บวาระที่ 4 เรื่อ รื่ งเสนอเพื่อ พื่ พิจพิารณา ระเบีย บี บวาระที่ 5 เรื่อ รื่ งอื่น ๆ (ถ้ามี)มี 5. การจัดจัเตรีย รี มอุปกรณ์สำณ์สำหรับรัการจัดจักำ รประชุม เช่น ช่ การจัดจัเตรีย รี มห้อ ห้ งประชุม เตรีย รี มอุปกรณ์ที่ณ์ ที่ใช้ ในห้อ ห้ งประชุมให้มี ห้ ค มี วามพร้อ ร้ ม เตรีย รี มอาหารว่า ว่ ง และอุปกรณ์จัณ์ดจัอาหารว่า ว่ ง 12

According to research 7. การจัด จั ทำ เอกสารเบิกบิค่าเบี้ย บี้ ประชุม ค่าอาหารว่า ว่ งและเครื่อ รื่ งดื่ม ดื่ 8. ปิดปิการประชุม / เก็บอุปกรณ์ก ณ์ ารประชุม 6. การบัน บั ทึก / รายงานการประชุม การจดบัน บั ทึกรายงานการประชุมมี 3 รูป รู แบบ คือ 1. จดทุก ทุ รายละเอียดทุก ทุ คำ พูด พร้อ ร้ มมติ 2. จดย่อ ย่ ประเด็น ด็ สำ คัญอันเป็น ป็ เหตุผ ตุ ลไปสู่มสู่ ติ พร้อ ร้ มมติ 3. จดเฉพาะเหตุผ ตุ ลกับมติที่ประชุม ตอนที่3 กระบวนการจัด จั การประชุม 13

ต อ น ที่ 4 ตั ว อ ย่ า ย่ ง รู ป แ บ บ เ อ ก ส า ร ที่ เ กี่ ย ว ข้ อ ข้ ง กั บ ก า ร ป ร ะ ชุ ม 1 4

ต อ น ที่ 4 ตั ว อ ย่ า ย่ ง รู ป แ บ บ เ อ ก ส า ร ที่ เ กี่ ย ว ข้ อ ข้ ง กั บ ก า ร ป ร ะ ชุ ม 1 5

1.แบบห้อ ห้ งเรีย รี น 2. แบบโรงภาพยนต์หรือ รื แบบโรงละคร 3. แบบเก้าอี้ 5. แบบกลุ่ม ลุ่ อภิปราย 5.1 แบบรูปสี่เ สี่ หลี่ยมผืน ผื ผ้า ผ้ 5.2 แบบตัวที 5.3 แบบวงกลม 5.4 แบบรูปไข่ รูปเเบบการจัด จั ประชุม 16