OTK SARANA & PRASARANA Otomatisasi Tata Kelola Perrkantoran Kelas XII Semester Ganjil Tantia Ali Yulianti, S.Pd
NO JENIS SARANA PRASARANA 1 BENTUK benda yang dapat dengan mudah dipindahkan karena memiliki bentuk yang lebih kecil memiliki bentuk yang lebih besar sehingga susah atau tidak bisa dipindahkan 2 KEPEMILIKAN secara individu, swasta, dan pemerintah suatu badan institusi seperti pemerintah dan swasta 3 FUNGSI fungsi utama dari sebuah aktivitas tertentu fungsi sebagai penunjang 4 PEMBIAYAAN PENGADAAN Lebih kecil sehingga bisa dilakukan oleh pihak tertentu yang mengadakan suatu kegiatan jauh lebih tinggi. sehingga, pembiayaan sepenuhnya berasal dari suatu institusi tertentu seperti pemerintah Perbedaan Sarana dan Prasarana
3. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan Prasarana Perencanaan harus jelas Didasarkan atas kesepakatan dan keputusan Bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan Perencanaan pengadaan sarana dan prasaranan kantor harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan. a. b. c. 4. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor Analisis kebutuhan kuantitatif Analisis tentang frekuensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan, serta bagaimana penggunaannya. Analisis kebutuhan kulitatif Analisis terhadap pengelompokan tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi. Misalnya, tipe, ukururan, mutu, dan harga. Data yang dikumpulkan adalah perlengkapan apa saja yang telah ada, bagaimana kondisinya, dan fasilitas lain yang berhubungan. a. b.
5. Pengusulan atau Penentuan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Berdasarkan kepentingannya, dilaksanakan dengan sistematika berikut ini. a. Perencanaan pengadaan barang bergerak 1) Barang habis pakai 2) Barang tak habis pakai b. Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak Melalukan survei tentang tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai, dan jumlah alat dan prabot yang akan ditempatkan dikantor. Melakukan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei. Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah bersangkutan. Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen. 1) 2) 3) 4)
Perhitungan kebutuhan ruangan. Menghitung kebutuhan ruang kerja yang harus memperhatikan tambahan karyawan yang diperkirakan akan ditampung pada masa yang akan dating. 5) 6) 6. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana a. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Kantor Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan kantor. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang, atau sebab lain yang dapatdipertanggung jawabkan sehingga memerlukan panggantian. Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang dapat menunjang kelancaran pekerjaan, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikasi dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana, diantaranya: 1) 2)
5) 6) Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan perorangan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi pegawai sehingga turut memengaruhi kebutuhan sarana dan prasarana. Adanya persediaan sarana dan prasarana untuk tahun anggaran yang akan datang. b. Inventarisasi Sarana dan Prasaran yang Ada Selanjutnya ialah diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang milik kantor ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menerut ketentuan yang berlaku. c. Mengadakan Seleksi Meliputi Menyusun konsep program dan pendataan barang: 1) Menyusun konsep program 2) Pendataan barang.