การบัญชีเบื้องต้น-04

หนว่ ยท่ี 4 การบันทกึ รายการในสมุดรายทั่วไป

สาระการเรยี นรู้

1. ความหมาย ความสาคญั และประเภทของสมดุ บันทกึ รายการ
ขัน้ ต้น
2. รปู แบบสมดุ รายวันท่วั ไป
3. การบนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทั่วไป

ความหมาย ความสาคัญและประเภทของสมุดบนั ทึกรายการขั้นต้น

สมดุ บันทกึ รายการข้นั ตน้ (Book of original Entry) คือ สมดุ ท่รี วบรวมรายการคา้ เขา้ ไวด้ ว้ ยกัน
โดยการบนั ทกึ เรยี งตามลาดบั วนั ท่ีทเ่ี กิดรายการคา้ ทาใหก้ ารค้นหารายการคา้ หรือการแกไ้ ขขอ้ ผดิ พลาดเป็นไป
อยา่ งสะดวก รวดเรว็ และประหยดั เวลาเพราะกจิ การไมต่ ้องจัดทางบแสดงฐานะการเงินข้นึ ทุกครั้ง ทม่ี ีรายการ
ค้าเกิดข้นึ สาหรับข้นั ตอนต่างๆ ในการจัดการเกย่ี วกับรายการคา้ จนกระทั่งจัดทางบแสดงฐานะการเงนิ จะกลา่ ว
ในลาดบั ตอ่ ไป

จากแผนภูมิจะเห็นได้ว่า (วนทางด้านซ้าย) เม่ือมีรายการค้าเกิดข้ึนจะจัดทางบแสดงฐานะการเงิน
ข้ึนทันที ข้อดีคือไม่ต้องผา่ นกระบวนการในการจัดทาบัญชีแต่จะทราบฐานะการเงินทันทีข้อเสียคือเสียเวลา
ในการจัดทา โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการค้ามากๆ และเม่ือมีข้อผิดพลาดจะทาให้การค้นหาเป็นไปด้วย
ความลาบากและหากตอ้ งแกไ้ ขจะตอ้ งใช้เวลามาก

กรณีการจัดทาบัญชีผ่านสมุดบันทึกรายการขั้นต้น (วนทางด้านขวา) จะทาให้มีการบันทึกรายการ
ค้าเรียงตามลาดับวนั ที่ท่ีเกิดรายการค้า เมื่อตอ้ งการจัดทางบแสดงฐานะการเงินสามารถหายอดคงเหลือของ
บัญชีทีเ่ กยี่ วข้องและจัดทางบแสดงฐานะการเงินไดท้ ันทเี ม่ือมขี อ้ ผิดพลาดจะคน้ หาได้งา่ ย

สมุดบันทกึ รายการข้ันตน้ แบง่ ออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. สมุดรายวนั เฉพาะ (Special Journals) เป็นสมุดบันทึกรายการข้ันต้นท่ีใช้สาหรับบันทึกรายการ
ค้าเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งเหมาะสาหรับธุรกิจประเภทพาณิชยกรรมหรือกิจการซ้ือมาขายไปขนาดใหญ่ โดยมี
รายละเอียดดงั นี้

2. สมดุ รายวันท่ัวไป (General Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้า ที่ไม่
สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะได้ เช่น รายการเปิดบัญชี รายการปรับปรุง รายการ ปิดบัญชี เป็นต้น
หรือเป็นสมุดบันทึกรายการค้าทุกรายการในกรณีท่ีกิจการใช้สมุดบันทึกรายการขั้นต้นเพียงเล่มเดียว ส่วน
ใหญจ่ ะเปน็ กจิ การขนาดเล็กท่ีมรี ายการค้าไม่มาก สาหรบั ในวิชานี้จะกลา่ วถึงเฉพาะธุรกิจให้บริการ (Service
business) ซึง่ โดยทั่วไปมักจะมรี ายการค้าไม่มากนัก ดังน้ันจะใช้สมุดรายวันทัว่ ไปเพียงเลม่ เดียวเท่าน้นั

รูปแบบสมดุ รายวันท่ัวไป

รูปแบบสมุดรายวันทั่วไปจะมีหลายรูปแบบ ซ่ึงกิจการจะเลือกใช้ตามความเหมาะสมทั้งน้ีข้ึนอยู่กับ
ขนาดและลักษณะของการดาเนินธุรกิจของกิจการน้ันๆ แต่รูปแบบท่ีง่ายและถือเป็นแบบมาตรฐาน (
Standard Form ) จะเปน็ แบบ 2 คอลัมน์ (Two-column Journal) ซงึ่ มีรูปแบบดังนี้



การบนั ทกึ รายการในสมุดรายวนั ทั่วไป

หลกั การบนั ทกึ บญั ชี
การบนั ทึกบญั ชจี ะมี 2 ระบบ คือ ระบบบัญชีเด่ยี ว (Single Entry System) และระบบบัญชี

คู่ (Double Entry System) ระบบบญั ชีเดยี่ วมักจะเกิดข้ึนในกิจการเจ้าของคนเดียว และมีการบันทึก
บัญชีโดยผู้ที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชี ซ่ึงอาจจะเป็นเจ้าของกิจการเป็นผู้บันทึกเอง การบันทึกบัญชี
เป็นไปอย่างง่ายๆ และไมม่ กี ารวเิ คราะห์รายการค้า เช่น ขายสินค้าเป็นเงินสด 500 บาท อาจจะบันทึก
ไว้ในสมุดสั้นๆ ว่า ขายสินค้า 500 บาท เป็นต้น เม่ือกิจการต้องการทราบผลการดาเนินงานและฐานะ
การเงินก็จะนาแนวคิดของระบบบัญชีคู่ไปปรับ ส่วนระบบบัญชีคู่น้ันเป็นการบันทึกบัญชีอย่างมี
หลักเกณฑ์ โดยนาผลจากการวิเคราะห์รายการค้าไปบันทึกบัญชี ระบบบัญชีคู่เป็นระบบบัญชีท่ีเป็นท่ี
ยอมรับและนิยมใช้โดยทั่วไป เพราะสามารถตรวจสอบและหาข้อผิดพลาดได้ง่าย การบันทึกบัญชีจะ
บันทกึ รายการ 2 ดา้ นเสมอไปในจานวนเงินทเี่ ทา่ กัน

การบันทึกบัญชีจะกระทาหลังจากการวิเคราะห์รายการค้า และในการวิเคราะห์รายการค้านั้น โดย
ยดึ หลกั สมการบญั ชที ่วี ่า สินทรัพย์ = หนสี้ ิน + ส่วนของเจ้าของ จากสมการบญั ชีจะเห็นไดว้ า่ สินทรพั ย์จะอยู่
ด้านซ้ายมือ ส่วนหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะอยู่ด้านขวามือ จากแนวคิดนี้ อาจกล่าวได้ว่าด้านปกติของ
สินทรัพย์จะอยู่ด้านซ้ายมือ ดังนั้นถ้าสินทรัพย์เพ่ิมข้ึนควรจะอยู่ด้านซ้ายมือ ถ้าลดลงควรจะอยู่ด้านตรงกัน
ข้ามคือขวามือ ส่วนด้านปกติของหน้ีสินและส่วนของเจ้าของจะอยู่ด้านขวามือ ดังน้ันถ้าหน้ีสินและส่วนของ
เจ้าของเพิม่ ข้ึนควรจะอย่ดู า้ นขวามือ ถา้ ลดลงก็ควรจะอยดู่ ้านตรงกนั ข้ามคอื ดา้ นซ้ายมือ

หากนาสนิ ทรพั ย์ หนี้สนิ และสว่ นของเจ้าของ มาแยกเป็นประเภทๆ ในแบบฟอร์มซงึ่ มีรูปแบบคล้าย
ตัว T หรือเรียกวา่ T Account ซง่ึ เป็นแบบฟอร์มย่อๆ ของบัญชีแยกประเภททั่วไป จะพิจารณา ได้ง่ายขึ้น
บัญชีแยกประเภทดังกล่าวจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนคือ ส่วนที่ (1) ช่ือบัญชี (Title) ส่วนที่ (2) คือส่วนท่ีใช้
บันทึกรายการเมื่อบัญชีน้ันเพ่ิมขึ้น (Section for increases) ส่วนที่ (3) คือส่วนที่ใช้บันทึกรายการเม่ือ
บญั ชนี น้ั ลดลง (Section for decreases)

ลักษณะของการบันทึกรายการบัญชีจะแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายมือเรียกว่า ด้านเดบิต
(Debit หรอื Dr.) สว่ นด้านขวามือเรียกวา่ ด้านเครดติ (Credit หรือ Cr.)

คาวา่ เดบิตและเครดติ น้ัน เป็นท้ังคานามและคากริยา คานาม หมายถึง ดา้ นซ้ายมือ และด้านขวามือ
สว่ นคากรยิ า หมายถงึ การบันทกึ บญั ชดี ้านซ้ายมอื และด้านขวามือ

จากหลกั เกณฑข์ ้างต้นจะเหน็ ได้วา่

- ถา้ สนิ ทรัพย์เพม่ิ ขนึ้ จะบันทกึ รายการทางดา้ นเดบติ

- ถา้ สินทรัพย์ลดลง จะบันทึกรายการทางด้านเครดติ

- ถ้าหนี้สินเพิม่ ข้นึ จะบนั ทึกรายการทางด้านเครดติ

- ถ้าหน้สี ินลดลง จะบนั ทึกรายการทางด้านเดบิต

- ถา้ ส่วนของเจา้ ของเพมิ่ ขึ้น จะบนั ทึกรายการทางดา้ นเครดติ

- ถ้าสว่ นของเจ้าของลดลง จะบันทึกรายการทางดา้ นเดบติ

การบันทึกบัญชีในที่นี้จะเป็นการบัญชีของกิจการเจ้าของคนเดียวและเป็นธุรกิจให้บริการดังนั้น
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของนั้น จะมีบัญชีเพียง 3 บัญชีเท่านั้นคือบัญชีทุน บัญชีถอนใช้
ส่วนตวั /เงินถอน และบัญชีสรุปผลกาไรขาดทนุ สาหรบั บัญชรี ายไดแ้ ละบญั ชคี ่าใช้จ่าย

จะแยกไปเปน็ หมวด 4 และ 5 ตามลาดับ (รายละเอียดจะกล่าวในหน่วยท่ี 5) แตห่ ลักเกณฑใ์ น
การบนั ทกึ บญั ชีจะยึดถือหลักเกณฑ์การบนั ทึกบญั ชหี มวดสว่ นของเจ้าของ โดยมรี ายละเอียดดงั นี้





หลังจากท่ีวิเคราะห์รายการค้าและพิจารณาได้ว่าจะเดบิตและเครดิตบัญชีใด ให้นารายการไป
บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ลักษณะของรายการท่ีจะนาไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปแบ่งออกเป็นหลาย
ประเภท เช่น

1. รายการเปดิ บญั ชี
2. รายการค้า
3. รายการปรับปรุงและแก้ไขขอ้ ผิดพลาด
4. รายการปิดบัญชี
5. รายการกลับรายการ
สาหรบั ในหน่วยน้จี ะกลา่ วถึงเฉพาะหวั ข้อท่ี 1 และหัวขอ้ ท่ี 2 เทา่ นนั้

การบนั ทกึ รายการเปดิ บัญชี

รายการเปิดบญั ชี (Opening Entries) หมายถงึ รายการแรกของงวดบัญชีท่ถี ูกบันทกึ ใน
สมุดรายวันทัว่ ไป ซงึ่ แยกออกเป็น 2 กรณี คอื

1. เมือ่ ลงทนุ ครั้งแรก
2. เมื่อเร่มิ งวดบัญชใี หม่

- การบันทกึ รายการเปดิ บญั ชีเมอื่ ลงทนุ ครง้ั แรก จะแยกเป็น 3 กรณี ดังนี้





- การบนั ทึกรายการเปดิ บัญชีเมือ่ เรมิ่ งวดบญั ชใี หม่
การบันทึกรายการเปิดบัญชีเม่ือเริ่มงวดบัญชีใหม่ หมายถึง การบันทึกรายการยอดคงเหลือยกมาจาก
งวดบัญชีก่อน ยอดคงเหลือดังกล่าวจะประกอบด้วยบัญชีหมวดสินทรัพย์ หน้ีสิน และส่วนของเจ้าของ (บัญชี
ทนุ -เจา้ ของกจิ การ) เท่านั้น



การบันทกึ รายการค้า

การบันทึกรายการค้าจะทาตอ่ จากการบันทกึ รายการเปิดบัญชี โดยบนั ทกึ รายการเรียงตาม ลาดบั
วนั ทที่ ่ีเกดิ รายการคา้ น้นั ๆ