1
2 LAPORAN PROJEK INOVASI Penggunaan APLIKASI PINTAR ‘e-Medamit’ di SMK Medamit, Limbang 1. PENGENALAN Sekolah Menengah Kebangsaan Medamit ditubuhkan pada tahun 1987. Sekolah ini terletak dalam lingkungan 55 km dari bandar Limbang. Pada tahun semasa, SMK Medamit terdiri daripada 46 orang guru dan 9 orang staf sokongan. Dalam era globalisasi yang semakin membangun dan haus dengan kepakaran teknologi yang tinggi, pelbagai inisiatif yang telah dilakukan bagi membantu para penjawat awam dalam proses pengurusan data sama ada dari segi kewangan mahupun pelaporan dan pendokumentasian. Tambahan lagi, semenjak tahun 2020, negara kita telah dilanda oleh wabak Covid-19 yang membawa kepada penggunaan sistem atas talian sepenuhnya sekaligus memberi impak yang sangat tinggi dalam proses pengajaran dan pembelajaran terutamanya kakitangan akademik, pelaksana dan staf sokongan di sekolah. Bukan itu sahaja, malah pihak pengurusan terutamanya dari Jabatan Pendidikan mula memperbanyakkan pelaporan dan pendokumentasian atas talian sehingga berlakunya lambakan pautan yang perlu diakses. Mungkin tidak memberi impak yang besar kepada pihak luar, namun hal ini telah menjadi satu masalah yang perlu ditangani dalam kalangan kakitangan-kakitangan pengurusan di SMK Medamit. Oleh itu, satu pasukan inovasi telah ditubuhkan bagi membendung dan membantu menyelesaikan kekusutan yang dialami oleh kakitangan pengurusan SMK Medamit.
3 Berikut adalah carta organisasi projek inovasi bagi Aplikasi E-Medamit. b. PENGENALAN MENGENAI INOVASI Seiring dengan kemudahan teknologi dan penggunaan telefon pintar yang semakin meluas, aplikasi telefon pintar diwujudkan untuk mengembang luas dan menggalakkan penyertaan awam dalam kalangan pihak terlibat. Memikirkan permasalahan yang menyukarkan pengguna untuk mendapatkan pautan laman sesawang yang betul dan membuat pengumpulan data dalam kalangan guru sekolah. Tambahan pula, proses pengumpulan pelaporan maklumat dan pendokumentasian juga agak sukar. Oleh itu, satu aplikasi telah dibina bagi membantu pihak pengurusan dalam menguruskan data serta secara atas talian daripada bentuk konvensional kepada satu bentuk APLIKASI PINTAR. Buat masa ini, aplikasi ini dibangunkan dengan menggunakan platform Android (Oppo, Vivo, Nokia etc).
4 Idea ini terhasil daripada perbincangan bersama ahli kumpulan secara ‘brainstorming’ dan melalui kaedah ini pelbagai idea dan cadangan dapat dikumpul dengan memikirkan cara paparan aplikasi dapat dibentuk dengan mengambil kira cara penggunaan dan paparan supaya pengguna dapat menggunakannya dengan mudah dan dalam erti kata lain ‘user friendly interface’. 95% idea pembangunan aplikasi ini datangnya daripada ahli kumpulan. i. Penerangan Inovasi 1. Kategori Pertandingan : Teknologi Maya Sistem e-medamit merupakan satu sistem pengumpulan pautan secara dalaman dan luaran sekolah bagi memudahkan proses tugas kerja guru di atas talian serta menggalakkan penggunaan ICT dalam kalangan guru-guru serta staf sokongan di SMK Medamit. Tambahan pula, dapat menyahut seruan kerajaan untuk mengamalkan pembudayaan ICT di sekolah. 2. Ciri - Ciri Aplikasi : ● Interaktif - Aplikasi ini bersifat interaktif kerana memiliki warna yang menarik dan logo yang pelbagai bagi penanda aras dalam penggunaan sistem.
5 ● User-friendly - Penggunaan aplikasi ini mudah untuk difahami kerana proses penggunaannya yang sangat mudah dan tidak memiliki terlalu banyak simbol dan penanda aras serta susunan lakaran sistem yang mudah difahami oleh semua tahap kepakaran ICT. ● Mudah dibawa - Aplikasi ini bersifat teknologi maya dan hanya menggunakan telefon pintar bagi mengakses laman aplikasi tersebut. Maka, mudah untuk dibawa dan diakses di mana-mana sahaja tanpa mengira tempat dan masa. ● Mesra Alam - Aplikasi ini mesra alam kerana tidak menggunakan sumber alam dalam proses pembuatan sistem. Tambahan pula, penggunaan aplikasi ini dapat membantu menjimatkan penggunaan kertas dalam pendokumentasian. 3. Objektif ● Menyokong proses teras dalam pengurusan di sekolah ● Menjimatkan masa ● Membantu guru dan staf sokongan menyahut cabaran dengan meningkatkan potensi penggunaan teknologi terkini ● Memudahkan guru dan staf sokongan mengakses pautan laman web dengan lebih efektif ● Meningkatkan produktiviti kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan sekolah
6 4. Instrumen Kajian : Soal Selidik Satu soal selidik telah dijalankan terhadap guru-guru dan staf sokongan di SMK Medamit sebelum dan selepas penginovasian dijalankan. Soal selidik ini telah dibuat secara atas talian dengan menggunakan pelayar ‘Google Form’. 5. Prosedur : Carta Gantt ii. Bidang Utama Tumpuan Inovasi Bidang utama aplikasi merangkumi semua proses dalam sistem pengurusan termasuk pengurusan fail/rekod, kewangan dan proses kerja dalaman dan luaran sekolah. Fokus utama kajian ini tertumpu kepada pihak pengurusan sekolah termasuk guru-guru danstaf sokongan.
7 iii. Lokasi SMK Medamit iv. Sasaran Kajian Kajian ini tertumpu kepada 47 orang guru dan 9 orang staf sokongan SMK Medamit sahaja. v. Tarikh Perlaksanaan Projek Pada 23 Januari sehingga 24 Mac 2021 (2 bulan) vi. Gambaran Prototaip Item Penerangan Nama Aplikasi e-Medamit Platform Aplikasi Android Logo Aplikasi Warna Utama : Jingga (Tema logo sekolah) Simbol jari : Menunjukkan motto “semua di hujung jari anda” Bentuk : Segi empat
8 Layout Luaran : Layout Dalaman: 1. Papan Kekunci (Log Masuk) 2. Menu Utama 3. Simbol untuk laman sesawang 4. Paparan Pautan
9 vii. Kos Operasi 1. SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN 2.1 Sebelum Inovasi dilaksanakan Sebelum kajian dilaksanakan, satu pasukan inovasi telah ditubuhkan bagi menganalisis data serta permasalahan yang sering berlaku dalam kalangan guru. Antara permasalahan utama yang dibangkitkan seperti guru-guru sering lupa laman pautan yang diberikan oleh pihak pengurusan dan pautan laman sesawang yang terlalu banyak untuk diisi dan diingati. Bukti 1 : Permintaan link secara individu Bil Item Harga 1. Pendaftaran ‘Google Play Console’ RM100 2. Sistem Pembangun Aplikasi RM72/bulan RM864/tahun *bergantung dengan harga semasa
10 Bukti 2 : Permintaan link di dalam group Bukti 3 : Penggunaan ‘Starred Messages’ bagi penyimpanan link Berdasarkan permasalahan tersebut, maka terdapat permasalahan lain yang dibangkitkan dan membawa kepada perlaksanaan aplikasi ini. Beberapa isu telah dibangkitkan seperti berikut; 1. Ketidaksediaan guru dan staf sokongan mengakses pautan laman web. Rakan-rakan menjadi rujukan guru dan staf sokongan.
11 2. Kesukaran mengakses pautan yang bersifat bermusim. Terdapat pautan yang hanya digunakan sekali setahun. Tambahan pula, pautan terlepas pandang akibat terlalu banyak mesej dalam grup media sosial. 3. Pautan laman web dikunci untuk disimpan. Misalnya, ‘starred chat’ Whatsapps untuk memudahkan guru dan staf sokongan mengaksesnya. 4. Emosi guru dan staf sokongan terganggu. Asyik ditanya oleh rakan-rakan berkaitan pautan laman web. 5. Pautan enjin carian tidak sah, terkial-kial dan memakan masa yang lama. Hal ini menyebabkan kerja tergendala/tertangguh. 6. 7. Terlampau banyak pautan laman web dan medium penyimpanan. Alamat pautan laman web guru dan staf sokongan yang pelbagai dan boleh hilang dari simpanan. 8. Masalah ingatan. Setiap pautan laman web memerlukan log masuk dan kata laluan. 9. Pautan laman web sentiasa bertambah. Pertambahan dari tahun ke tahun terutamanya pada waktu PKP ini. Namun begitu, sebelum perlaksanaan inovasi ini dijalankan, satu kaji selidik telah dijalankan dalam kalangan kakitangan SMK Medamit berkenaan tentang kesediaan mengakses pautan laman web ini. 2.1.1 Kajian Mengenal Pasti Tahap Kesediaan Guru dan Staf SMK Medamit dalam Mengakses Pautan Laman Web
12 Dapatan data daripada 56 orang responden adalah seperti berikut : 1. Medium penyimpanan laman web berkaitan pengurusan sekolah. 94% responden menyimpan pautan laman web dalam peranti elektronik seperti komputer, telefon bimbit dan emel. Bagi medium penyimpanan buku catatan pula berjumlah 37%. Terdapat 2% daripada responden tiada medium penyimpanan. 2. Anggaran jumlah pautan laman web yang berkaitan dengan profesion. 35% responden mengetahui lebih daripada 9 pautan laman web manakala 10% mengetahui 6 hingga 8 pautan laman web. Seterusnya, 3 hingga 5 pautan laman web diketahui oleh sebanyak 51% dan 4% responden mengetahui 0 hingga 2 pautan laman web. 3. Tindakan sekiranya lupa alamat pautan laman web. 67% responden akan mencari alamat pautan laman web menggunakan enjin pencarian. Peratus yang sama iaitu 67% akan meminta bantuan rakan sejawat mengakses pautan. Seterusnya, 49% merujuk penyimpanan pautan laman web selain 47% akan bertanyakan personel sekolah untuk mengakses pautan laman web. 4. Tahap penguasaan dalam mengakses pautan-pautan laman web. Sebanyak 2% responden sangat mahir mengakses pautan-pautan laman web, 25% mahir manakala 74% agak mahir. Responden yang tidak mahir dan sangat tidak mahir mengakses pautan-pautan lama web masing-masing 0%.
13 2.2 Hasil Dapatan kajian Selepas Perlaksanaan Inovasi Aplikasi e-medamit telah melalui proses ujikaji terhadap pengguna dan satu soal selidik telah dibuat selepas penggunaannya. Sekaligus menjalankan ladap kepada guru terhadap penggunaan aplikasi e-medamit ini. Sasaran ujikaji ini tertumpu kepada kakitangan akademik, kakitangan pelaksana dan staf sokongan sekolah. Sila rujuk carta pai di bawah; Seramai 19.4% terdiri daripada kalangan kakitangan pelaksana, 55.6% kakitangan akedemik dan 25% terdiri daripada staff sokongan sekolah. Kesemua pengguna ini telah mencuba aplikasi ini selama seminggu. Hasil daripada dapatan kajian mendapati bahawa aplikasi ini merupakan satu aplikasi yang mesra pengguna dan mudah untuk diakses oleh semua guru tanpa mengira tahap penguasaan terhadap penggunaan ICT.
14 Berdasarkan carta pai di atas, didapati bahawa 96% daripada pengguna bersetuju bahawa aplikasi ini mesra pengguna dan memiliki paparan yang mudah untuk difahami. Namun begitu, 4% daripada pengguna pula tidak bersetuju bahawa aplikasi ini mesra pengguna. Hal ini kerana 4% daripada pengguna ini merupakan pengguna Iphone dan Huawei. Namun, tidak hairanlah kerana aplikasi ini hanya tertakluk kepada platform Android sahaja. Namun begitu, di bahagian 2 soal selidik, para pengguna ditanya pula mengenai keberkesanan aplikasi ini terhadap pengurusan kerja di sekolah. Sila rujuk graf di bawah ini;
15 Berdasarkan graf tersebut, daripada soalan 1 hingga soalan 7 (Sila rujuk lampiran 1), didapati 100% daripada pengguna bersetuju bahawa aplikasi ini memberi impak dan kesan positif di dalam kehidupan mereka. Aplikasi E-Medamit ini banyak mendapat respon yang positif dari guru dan staf sokongan yang menggunakannya. Tidak hairanlah, aplikasi ini memberi impak positif sehingga ke hari ini. Rumusan daripada hasil dapatan adalah seperti berikut: 1. Menjimatkan masa Dengan adanya aplikasi ini, guru dan staf sokongan telah berjaya menjimatkan masa untuk membuat kerja-kerja yang melibatkan penggunaan capaian internet. Oleh itu, masa selebihnya digunakan untuk kerja-kerja lain. 2. Kerja menjadi mudah dan terurus Ramai guru dan staf sokongan menyukai aplikasi ini. Mereka menyatakan bahawa kerja semakin mudah dan terurus. Hal ini kerana, guru dan staf sokongan tidak tercari-cari pautan laman web yang berkaitan.
16 3. Dengan menggunakan satu jari, semua pautan laman web sudah tersedia Antara sebab utama aplikasi ini diwujudkan ialah menyatukan pautan-pautan laman web dalam satu tempat. Dengan adanya aplikasi ini, guru dan staf sokongan tidak perlu tercari-cari pautan yang berkaitan dan hanya perlu lpg masuk. Seterusnya, semua pautan laman web yang berkaitan akan muncul di depan mata. 4. Lebih selamat dan mesra pengguna Penggunaaan aplikasi ini akan membolehkan pengguna selamat untuk melayari internet. Hal ini mengelakkan terklik aplikasi yang tidak selamat kerana semua pautan laman web terkumpul di satu tempat 5. Pencarian pautan laman web lebih mudah dan tepat tanpa memerlukan enjin pencarian sesawang Sebelum ada aplikasi ini, rata-rata guru dan staf sokongan akan menggunakan enjin pencarian. Jadi, masalah ini dapat diatasi dengan adanya aplikasi ini. 6. Mengelakkan ‘spam’ dan ‘bugs’ Aplikasi ini membantu guru dan staf sokongan daripada ancaman spam dan bugs. Kerisauan dan fobia terhadap internet dapat dikurangkan. Guru dan staf sokongan berasa lebih seronok menggunakan aplikasi ini tanpa ada rasa bimbang. 7. Membantu keseluruhan pengurusan sekolah Bidang mengurus akan menjadi lebih cekap. Guru dan staf sokongan yang menggunakan aplikasi ini akan lebih cekap dan meningkatkan motivasi diri. Segala maklumat dapat diperoleh dengan pantas dan tepat.
17 2.2 Faedah-faedah Dari Inovasi yang Telah Diperkenalkan Inovasi E-Medamit memberi banyak faedah kepada semua guru dan staf sokongan SMK Medamit. Faedah-faedah inovasi ini antaranya dapat mengurangkan kos operasi, menjimatkan masa, meningkatkan tahap produktiviti, meningkatkan tahap kepuasan hati pelaggan, menjimatkan penggunaan tenaga manusia dan sebagainya. i. Pengurangan Kos Operasi E-Medamit adalah satu aplikasi yang dapat mengurangkan kos operasi sekolah dari segi penggunaan kertas, penggunaan fail serta memo laporan. Kos penyediaan bahan cetak seperti kos pencetakan dan kos penggunaan dakwat dapat dikurangkan dengan banyak serta kaedah ini sangat mesra alam. Hal ini demikian kerana, sebarang kesilapan yang terdapat dalam laporan dapat diubahsuai tanpa pencetakan semula. ii. Penjimatan Masa Aplikasi E-Medamit dapat menjimatkan masa dari dua segi iaitu masa pencarian pautan dan maklumat serta masa pembukaan komputer untuk menyelesaikan tugasan. Guruguru dan staf sokongan hanya perlu menggunakan aplikasi E-Medamit untuk mencari pautan yang diperlukan tanpa perlu mencari melalui Google. Pencarian pautan yang lama atau hilang dari medium penyimpanan disebabkan oleh komputer serta telefon bimbit diformat semula dapat dilaksanakan sekali dengan memuat turun aplikasi EMedamit sahaja. Masa untuk melayari sesuatu pautan adalah lebih cepat kerana hanya menggunakan telefon bimbit. Pengurusan masa untuk melaksanakan sesuatu tugasan akan cepat kerana guru-guru dan staf sokongan dapat memasukkan data ke dalam sistem di mana-mana sahaja.
18 iii. Peningkatan Tahap Produktiviti Penggunaan aplikasi E-Medamit dapat meningkatkan tahap produktiviti kerana semua kerja pengurusan menjadi lebih sistematik dan inovatif. Tugasan juga akan dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan pantas. Masalah yang dihadapi dalam bidang pengurusan juga dapat diselesaikan dengan lebih efisien kerana pemantauan dapat dilaksanakan serentak dengan menggunakan E-Medamit. Selain itu, budaya kerja pengurusan sekolah dapat ditingkatkan dalam menyahut seruan kerajaan dalam penggunaan teknologi dalam alam pekerjaan. iv. Peningkatan Tahap Kepuasan Hati Pelanggan Tahap kepuasan hati pelanggan dapat ditingkatkan kerana semua kerja dapat dilaksanakan dengan lebih cepat, tepat dan pantas. Aplikasi E-Medamit adalah sangat mudah digunakan dan diakses kerana aplikasi ini sangat mesra pengguna. Kestabilan mental dan emosi dapat ditingkatkan dengan adanya aplikasi ini kerana guru-guru dan staf sokongan tidak perlu mencari pautan-pautan yang diperlukan dengan bertanyakan rakan sekerja atau mencari dalam simpanan yang memakan masa yang lama. Dengan itu, bebanan kerja untuk pengurusan pihak sekolah dapat dikurangkan dengan banyak dan tiada lagi masalah timbul untuk pencarian pautan terutamanya pautan dalaman sekolah. E-Medamit juga merupakan satu aplikasi yang sangat mesra alam dalam menyahut seruan kerajaan iaitu kelestarian alam semula jadi perlu diaplikasikan di sekolah. v. Penjimatan Guna Tenaga Manusia Penggunaan E-Medamit sangat menjimatkan tenaga manusia kerana tidak memerlukan tenaga manusia untuk pencarian pautan-pautan kerajaan, KPM mahupun dalaman sekolah. Guru-guru dan staf sokongan boleh mengakses sendiri pautan yang diperlukan tanpa mencari rakan sekerja untuk mendapatkan pautan yang diperlukan. Pertemuan antara guru-guru dan staf sokongan akan dapat dikurangkan dan semua tugasan dapat dilaksanakan tanpa bersemuka terutamanya semasa PKP.
19 vi. Faedah-faedah Lain Faedah-faedah lain penggunaan E-Medamit adalah dapat meningkatkan Celik IT dalam kalangan guru dan staf sokongan dengan mempelajari sesuatu yang baharu untuk pengurusan sekolah. Aplikasi E-Medamit dapat digunakan oleh semua guru dan staf sokongan tanpa mengira golongan muda atau tua kerana aplikasi ini sangat mesra pengguna. Selain itu, kepakaran guru dan staf sokongan dalam penggunaan ICT dapat ditingkatkan dengan adanya penggunaan E-Medamit kerana semua maklumat akan dimasukkan dalam simpanan Google Drive seperti fail-fail panitia, laporan ko-kurikulum, laporan program sekolah, laporan peperiksaan, laporan disiplin pelajar, laporan kesihatan pelajar dan sebagainya. 3. KESIMPULAN Secara keseluruhannya, penyediaan projek ‘aplikasi telefon pintar e-medamit’ ini adalah seiring dengan perkembangan teknologi dan menjadi keperluan bagi setiap individu. Aplikasi telefon pintar ini telah merubah lanskap penyampaian dalam perkhidmatan awam khususnya kakitangan akademik, pengurusan dan staf sokongan di SMK Medamit. Namun begitu, masih terdapat beberapa kekurangan dan penambahbaikan yang perlu dilaksanakan terhadap inovasi kali ini. Cadangan yang akan diusulkan untuk penambahbaikan inovasi pada masa akan datang adalah dengan memperluaskan aplikasi kepada pengguna Apple dan Huawei. Malah, sistem aplikasi ini akan ditambahbaik untuk penggunaan kepada ibu bapa dan murid serta komuniti luar. Harapan agar penggunaan aplikasi atau penginovasian kali ini dapat membantu mempermudahkan lagi sistem pengurusan dalaman sekolah dan menjadi contoh kepada sekolah-sekolah luar.
20 5. Lampiran Bukti Bergambar: PERBINCANGAN & PENCETUSAN IDEA PERCUBAAN APLIKASI VERSI BETA IMPLEMENTASI : MELATIH PENGGUNA
21 LAMPIRAN 2 BORANG SOAL SELIDIK BORANG SEBELUM INOVASI BORANG SELEPAS INOVASI LINK : http://gg.gg/osupw LINK : http://gg.gg/ostzt
22
23
24