6 ประเภทเอกสำร : คู่มือขั้นตอนกำรด ำเนินงำน ชื่อเอกสำร : งำนส่งหนังสือรำชกำร
7 1. ชื่องำน งำนส่งหนังสือรำชกำร 2. วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นคู่มือประกอบการปฏิบัติงานธุรการกลุ่ม ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา ให้มีมาตรฐานและถือ ปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน 3. ขอบเขตของงำน งำนส่งหนังสือรำชกำร ครอบคลุมการด าเนินงานตั้งแต่ การรับหนังสือส่งจากผู้รับผิดชอบ การ วิเคราะห์ประเภทหนังสือส่ง ชั้นความเร็ว การจัดท ารายละเอียด กำรบรรจุซอง ห่อ น ำส่งกลุ่มอ ำนวยกำร 4. ค ำจ ำกัดควำม 4.1 เจ้าหน้าที่ หมายถึง เจ้าหน้าที่พิมพ์ดีด เจ้าหน้าที่ธุรการ เจ้าพนักงานธุรการ 4.2 ส านักงาน หมายถึง ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา/มัธยมศึกษา 4.3 ผู้บริหาร หมายถึง ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา และผู้อ านวยการกลุ่ม 4.4 เอกสารลับ หมายถึง เอกสารที่ไม่สามารถเปิดเผยได้ 4.5 เอกสาร หมายถึง เอกสาร พัสดุไปรษณีย์ และระบบ e-Filing 5. ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน 5.1 เจ้าหน้าที่รับผิดชอบเรื่อง น าหนังสือส่ง ส่งงานธุรการกลุ่ม พร้อมรายละเอียดที่จะน าส่งพร้อม หนังสือ ข้อมูลสถานที่ปลายทางที่รับ 5.2 เจ้าหน้าที่ธุรการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ประเภทหนังสือ ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ ที่จะส่ง กรณีเป็นหนังสือลับ นายทะเบียนหนังสือลับ ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ประเภทหนังสือ ชั้นความเร็วของหนังสือราชการที่จะส่ง 5.3 เจ้าหน้าที่ธุรการกลุ่ม ประทับตรา ประเภทหนังสือ ชั้นความเร็ว ลงทะเบียนส่ง บรรจุซอง ห่อหนังสือราชการที่จะส่ง 5.4 เจ้าหน้าที่ธุรการน าหนังสือส่ง ส่งสารบรรณกลุ่มอ านวยการ 5.5 เจ้าหน้าที่ธุรการสารบรรณกลุ่มอ านวยการ ด าเนินการส่งเรื่องออกตามที่กลุ่มท ารายละเอียด
8 6. Flow Chart กำรปฏิบัติงำน 7. แบบฟอร์มที่ใช้ 7.1 ทะเบียนส่งหนังสือราชการ 7.2 ทะเบียนส่งเอกสารลับ 8. เอกสำร/หลักฐำนอ้ำงอิง ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม เจ้าหน้าที่รับผิดชอบเรื่อง น าหนังสือส่ง ส่งงานธุรการ กลุ่ม เจ้าหน้าที่ธุรการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนฯ ประเภท ผู้รับผิดชอบ เจ้าหน้าที่ธุรการน าหนังสือส่ง ส่งสารบรรณกลุ่มอ านวยการ การกศึกษา เจ้าหน้าที่ธุรการสารบรรณกลุ่ม อ านวยการด าเนินการ เจ้าหน้าที่ธุรการกลุ่มฯ บรรจุซอง ห่อ หนังสือราชการที่จะส่ง
9. สรุปมำตรฐำนกระบวนงำน งานส่งหนังสือราชการ ชื่องำน งานส่งหนังสือราชการ ส่วนรำชกำร สพป.พิจิตร เขต 2 กลุ่มพั วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นคู่มือประกอบการปฏิบัติงานธุรการกลุ่ม ส านักงานเขตพื้นที่การศึก ล ำดับที่ ผังขั้นตอนกำรท ำงำน รำยละเอียดงำน 1 ผู้รับผิดชอบเรื่อง น าหนังสือส่ง ส่งงานธุรกา 2 เจ้าหน้าที่ธุรการตรวจสอบความถูกต้องครบ 3 เจ้าหน้าที่ธุรการกลุ่มฯ บรรจุซองห่อหนังสือ ราชการที่จะส่ง 4 เจ้าหน้าที่ธุรการน าหนังสือส่ง ส่งสารบรรณ อ านวยการ 5 เจ้าหน้าที่ธุรการสารบรรณกลุ่มอ านวยการ ด าเนินการฯ ค ำอธิบำยสัญลักษณ์ผังขั้นตอน จุดเริ่มต้นหรือสิ้นสุดกระบวนงาน การตัดสินใจ จุดเชื่อมต่อระหว่างหน้า(ถ้าไม่จบภา
9 พัฒนาครูและบุคลากรทางการศึกษา รหัสเอกสำร กษา ให้มีมาตรฐานและถือปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน เวลำด ำเนินกำร มำตรฐำนคุณภำพงำน ผู้รับผิดชอบ ารกลุ่ม ผู้รับผิดชอบ บถ้วน ธุรการกลุ่ม อ ธุรการกลุ่ม ณกลุ่ม ธุรการกลุ่ม สารบรรณกลาง กลุ่มอ านวยการ กิจกรรมงานหรือการปฏิบัติ ทิศทางหรือการเคลื่อนไหนของงาน ายใน 1 หน้า
10 ประเภทเอกสำร : คู่มือขั้นตอนกำรด ำเนินงำน ชื่อเอกสำร : งำนกำรจัดท ำหนังสือรำชกำร
11 1. ชื่องำน งำนกำรจัดท ำหนังสือรำชกำร 2. วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นคู่มือประกอบการปฏิบัติงานธุรการกลุ่ม ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาให้มีมาตรฐาน และ ถือปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน 3. ขอบเขตของงำน ครอบคลุมการด าเนินงานตั้งแต่ การับเรื่องปฏิบัติจากธุรการกลุ่ม การบันทึกเสนอการจัดท า หนังสือ การส่งหนังสือให้ธุรการกลุ่ม การเก็บรักษา การยืม และการท าลายหนังสือราชการของกลุ่ม 4. ค ำจ ำกัดควำม 4.1 เจ้าหน้าที่ หมายถึง เจ้าหน้าที่พิมพ์ดีด เจ้าหน้าที่ธุรการ เจ้าพนักงานธุรการ 4.2 ส านักงาน หมายถึง ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา/มัธยมศึกษา 4.3 ผู้บริหาร หมายถึง ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา รองผู้อ านวยการส านักงานเขต พื้นที่การศึกษา และผู้อ านวยการกลุ่ม 4.4 เอกสารลับ หมายถึง เอกสารที่ไม่สามารถเปิดเผยได้ 4.5 เอกสาร หมายถึง เอกสาร พัสดุไปรษณีย์ และระบบ e-Filing, e-office 5. ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน 5.1 ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าที่ด าเนินการร่างหนังสือและจัดพิมพ์ตามรูปแบบหนังสือเสนอตาม รูปแบบหนังสือในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยการน า ระบบเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการจัดพิมพ์หนังสือ 5.2 จัดพิมพ์หนังสือตามรูปแบบที่ระเบียบก าหนดไว้ จ านวน 2 ฉบับ เพื่อจัดเก็บส าเนาไว้ที่ เจ้าของเรื่อง 1 ฉบับ ต้นฉบับจัดส่งออกไปยังหน่วยงาน/ผู้เกี่ยวข้อง 5.3 ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าที่ของเรื่องรับงานที่พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้วเพื่อตรวจสอบ ความถูกต้อง เสนอเพื่อพิจารณาตามล าดับขั้น 5.4 ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาลงนาม/สั่งการหนังสือราชการที่น าเสนอ 5.5 ออกเลขที่หนังสือส่ง/เลขที่ค าสั่ง แล้วแต่กรณีและส่งเรื่องคืน ผู้รับผิดชอบทราบการสั่งการ ตรวจสอบหนังสือพร้อมสิ่งที่ส่งพร้อมหนังสือให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ก่อนการส่งธุรการกลุ่มด าเนินการส่งต่อไป
12 กรณีเป็นหนังสือลับ นายทะเบียนหนังสือลับ เป็นผู้ออกเลขที่หนังสือส่ง/เลขที่ค าสั่ง แล้วแต่กรณี และส่งเรื่องคืนผู้รับผิดชอบทราบการสั่งการ ตรวจสอบหนังสือพร้อมสิ่งที่ส่งพร้อมหนังสือให้ถูกต้องครบถ้วนก่อน ส่งธุรการกลุ่มด าเนินการส่งต่อไป 5.6 เก็บเรื่องที่ด าเนินการแล้ว เข้าแฟ้ม เพื่อการตรวจสอบเก็บรักษา การยืม การท างาน (ขั้นตอน การจัดเก็บรักษา ให้เป็นไปตามข้อตกลงอาจจะเจ้าของเรื่องเก็บรักษาหรือธุรการกลุ่ม แต่ต้องมีทะเบียนการจัดเก็บ เพื่อท าลายตามระเบียบสารบรรณ) 6. Flow Chat กำรปฏิบัติงำน 7. แบบฟอร์มที่ใช้ 7.1 ทะเบียนส่งหนังสือราชการ 7.2 ทะเบียนส่งเอกสารลับ ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าที่ด าเนินการร่างหนังสือ และจัดพิมพ์ฯ เสนอฯ ผู้รับผิดชอบฯ เสนอเพื่อพิจารณาตามล าดับขั้น จัดพิมพ์หนังสือตามรูปแบบที่ระเบียบก าหนดไว้ จ านวน 3 ฉบับ ฯ ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาลงนาม/สั่งการปฏิบัติ เก็บเรื่องที่ด าเนินการแล้วฯ สารบรรณกลางท าการออกเลขที่หนังสือส่ง/เลขที่ค าสั่ง
13 7.3 ทะเบียน/บัญชีการจัดเก็บหนังสือราชการ 8. เอกสำร/หลักฐำนอ้ำงอิง ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อสังเกต 1. งำนจัดเก็บหนังสือรำชำกร แบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่ 1.1 การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความ รับผิดชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้ก าหนดวิธีการเก็บ ให้เหมาะสมตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1.2 การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย และไม่มี อะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก 1.3การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ จ าเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ า 2. อำยุกำรเก็บหนังสือ 2.1 โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้วและ เป็นคู่ส าเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้เก็ยไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี 2.2 หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาซึ่งไม่มีความส าคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจ าให้ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี 2.3 หนังสือที่ต้องการสงวนเป็นความลับ หนังสือที่เป็นหลักฐานของอรรถคดี ให้ปฏิบัติ ตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น 2.4 หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ หรือเรื่องที่ต้องใช้ส าหรับศึกษาค้นคว้าให้เก็บไว้ ตลอดไป 3. งำนกำรยืมหนังสือรำชกำร การยืมหนังสือราชการเป็นการยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว โดยมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้ 3.1 ผู้ขอยืมยื่นค าขอตามแบบที่ก าหนดพร้อมแจ้งให้ทราบเรื่องที่ยืมนั้นจะน าไปใช้ใน ราชการใด โดยจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ 3.2 เจ้าหน้าที่รวบรวมค าขอพร้อมเหตุผลการยืมหนังสือเสนอผู้บริหารของส านักงานเขต พื้นที่ที่การศึกษาเพื่อพิจารณาอนุญาต 3.3 ผู้บริหารส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาพิจารณาเหตุผลการขอยืมและระเบียบที่ เกี่ยวข้องเพื่อประกอบการพิจารณาว่าจะอนุญาตหรือไม่อย่างไร
14 3.4 แจ้งผลการพิจารณาให้ผู้ของยืมตามที่ผู้บริหารส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาสั่งการ 3.5 ด าเนินการตามผลการสั่งการต่อไป 3.6 เจ้าหน้าที่จัดท าทะเบียนคุม/หลักฐานขอยืม หมำยเหตุ 3.7 ผู้มีอ านาจอนุญาตยืมหนังสือ กรณี การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและ ผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป กรณี การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็น หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป
9. สรุปมำตรฐำนกระบวนงำน งานการจัดท าหนังสือราชการ ชื่องำน งานการจัดท าหนังสือราชการ ส่วนรำชกำร สพป.พิจิตร เขต 2 กลุ่มพั วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นคู่มือประกอบการปฏิบัติงานธุรการกลุ่ม ส านักงานเขตพื้นที่การศึก ล ำดับที่ ผังขั้นตอนกำรท ำงำน รำยละเอียดงำน 1 ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าที่ด าเนินการร่างหนังสื จัดพิมพ์ ฯลฯ 2 จัดพิมพ์หนังสือตามรูปแบบที่ระเบียบก าหน จ านวน 3 ฉบับฯ 3 ผู้รับผิดชอบฯ เสนอเพื่อพิจารณาตามล าดับ 4 ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาล สั่งการปฏิบัติ 5 สารบรรณกลางท าการออกเลขที่หนังสือส่ง เลขที่ค าสั่งฯ 6 เก็บเรื่องที่ด าเนินการแล้วฯ ค ำอธิบำยสัญลักษณ์ผังขั้นตอน จุดเริ่มต้นหรือสิ้นสุดกระบวนงาน การตัดสินใจ จุดเชื่อมต่อระหว่างหน้า(ถ้าไม่จบภา
15 พัฒนาครูและบุคลากรทางการศึกษา รหัสเอกสำร กษา ให้มีมาตรฐานและถือปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน เวลำด ำเนินกำร มำตรฐำนคุณภำพงำน ผู้รับผิดชอบ สือและ ผู้รับผิดชอบ นดไว้ ผู้รับผิดชอบ/ธุรการกลุ่ม บขั้น ธุรการกลุ่ม ลงนาม/ ผอ.สพท. / สารบรรณกลาง ผู้รับผิดชอบ/ธุรการกลุ่ม กิจกรรมงานหรือการปฏิบัติ ทิศทางหรือการเคลื่อนไหนของงาน ายใน 1 หน้า
16 ประเภทเอกสำร : คู่มือขั้นตอนกำรด ำเนินงำน ชื่อเอกสำร : กำรขออนุมัติไปรำชกำร
17 1. ชื่องำน กำรขออนุมัติไปรำชกำร 2. วัตถุประสงค์ เพื่อเป็นแนวทางในการขออนุมัติไปราชการข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาในสังกัด ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา เพื่อให้เป็นไปด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 3. ขอบเขตของงำน ตามพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการกระทรวงศึกษาธิการ พ.ศ. 2546 ข้อ 4 แห่งระเบียบ ส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยพนักงานราชการ พ.ศ. 2547 กับข้อ 11 แห่งระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการ อนุมัติให้เดินทางไปราชการและจัดประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 และค าสั่ง ส านักงานคณะกรรมการ การศึกษาขั้นพื้นฐาน การมอบอ านาจให้ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา และผู้อ านวยการสถานศึกษา ปฏิบัติเหน้าที่ราชการแทนเลขาธิการคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน โดยให้ ผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่ การศึกษามีอ านาจพิจารณาอนุมัติการเดินทางไปราชการของผู้อ านวยการสถานศึกษา ไปราชการภายนอกจังหวัด หรือนอกเขตพื้นที่การศึกษา และให้ผู้อ านวยการสถานศึกษามีอ านาจพิจารณาอนุมัติการเดินทางไปราชการของ ตนเองภายในจังหวัด หรือภายในเขตพื้นที่การศึกษา เมื่ออนุมัติแล้วให้รายงานผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่ การศึกษาทราบเดือนละ 1 ครั้ง และให้ผู้อ านวยการสถานศึกษา มีอ านาจพิจารณาอนุมัติการเดินทางไปราชการ ของข้าราชการ ลูกจ้าง พนักงานราชการทุกต าแหน่งในสถานศึกษาไปราชการภายในราชอาณาจักร 4. ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน 4.1 ให้ผู้อ านวยการสถานศึกษาที่จะเดินทางไปราชการนอกจังหวัด หรือนอกเขตพื้นที่การศึกษา ขออนุญาตไปราชการผ่านระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา (AMSS++) หรือท า หนังสือราชการจากสถานศึกษา เพื่อขออนุมัติไปราชการ กรณีไปราชการเพื่อประชุม อบรม สัมมนา หรือศึกษาดู งาน โดยให้แนบเอกสารส าเนาหนังสือเชิญ โครงการ และก าหนดการ 4.2 ส่งมาในระบบระบบสนับสนุนการบริหารจัดการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา (AMSS++) หรือกลุ่มพัฒนาครูและบุคลากรทางการศึกษา ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาพิจิตร เขต 2 ล่วงหน้ำ อย่ำงน้อย 3 วัน ก่อนการเดินทางไปราชการ 4.3 ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาพิจิตร เขต 2 โดยผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่ การศึกษาหรือรองผู้อ านวยการส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา อนุมัติให้ผู้บริหารสถานศึกษาไปราชการได้ ในระบบ AMSS++ ก่อนวันเดินทางไปราชการ
18 5. เอกสำร/หลักฐำนอ้ำงอิง กฎหมาย ระเบียบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง - ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขออนุมัติให้เดินทางไปราชการและการจัดการประชุม ของทางราชการ พ.ศ. 2524 บังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 11 พฤศจิกายน 2524 - ค าสั่งส านักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ที่ 1365/2560 เรื่อง มอบอ านาจขออนุมัติ การเดินทางไปราชการ สั่ง ณ วันที่ 28 สิงหาคม พ.ศ. 2560