FICHE DE POSTE 1

​ FICHE DE POSTE

INTITULÉ DU POSTE:​ H​ ôtesse / Hôte d'accueil

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE:

​ Missions administratives variées: secrétariat-comptabilité-suivi des dossiers clients

Accueil physique et téléphonique du publ​ic
DESCRIPTION DU POSTE:

Affectation/service: service administratif
Catégorie:
Cadre d’emploi: ​Hôtesse / Hôte d'accueil
Temps de travail:

Identité de l’agent:
Nom-prénoms:
Date de naissance:
Année d’affectation dans FPT:
Date d’affectation dans le grade:
Date d’affectation sur le poste:
Niveau d’études de l’agent occupant le poste:

MISSIONS GENERALES DU POSTE:

- Accueil physique et téléphonique des clients et correspondants des services, gestion du standard
- Réception, traitement et diffusion des informations
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

I-Activités et tâches relatives au poste

Quelques exemples de tâches

- Gestion du standard: réception des appels, prise de messages, orientation des clients/prospects et des
appels vers les différents services, renseignements

- Réception, traitement et diffusion de l’information: enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission
au personnel, envoi du courrier, diffusion de l’information

- Travaux de bureautique: saisie et mise en forme de documents informatiques
(courriers,tableaux,compte-rendus,rapports…) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des
plannings et agendas…

- Suivi et mise en forme des dossiers clients et administratifs (comptabilité, finances, ressources
humaines, clients…) détailler les tâches par domaine

- Ressources humaines: suivi des dossiers de carrière des collaborateurs
- Gestionnaire: suivi des stocks de matériels et équipements sportifs, réapprovisionnement, contact avec

les fournisseurs…
- Assurance: suivi et gestion des contrats d’assurance

II-Conditions de travail

- Travail en équipe
- Horaires fixes imposés
- L’activité s’exerce en présence des clients usagers (bureau intégré dans la salle de sport)

Moyens nécessaires:
-Ordinateur/imprimante
-Photocopieur, scanner
-Internet et messagerie électronique
-Téléphonie
-Logiciels bureautiques
-Véhicules de services

III-Positionnement du poste:​ P​ lace de l’agent dans la structure

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE:

SUPÉRIEUR DIRECT: p​ résident directeur (Georges)

RÉSEAU RELATIONNEL:
-Composition de l’équipe
-Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
-Les clients usagers du service
-Circuit des informations

IV-COMPETENCES REQUISES

-SAVOIR:
● La maîtrise d’une ou de plusieurs langues étrangères (​ L’anglais, au minimum, parler deux ou trois
langues au-delà de leur idiome maternel. La maîtrise d’une langue exotique (chinois, russe, arabe)

serait fortement appréciée)

● La maîtrise des outils de bureautique​ (traitement de texte type Word, tableur type Excel, outil de
conception de diaporamas type PowerPoint) ainsi que les supports web les plus fréquents (boîte mail,
Google Drive, solutions de Cloud)

● Connaître les procédures d’accueil génériques:e​ t plus précisément celles de l’entreprise, du
magasin

● Maîtriser les processus métiers spécifiques​ (hiérarchie des mises en contact dans l’entreprise,
remboursement et retour des marchandises dans le commerce…)

● Savoir renseigner les clients/les visiteurs​ sur les produits ou les services proposés par l’employeur
● Connaître la chaîne informative au sein de la structure :​ savoir à qui s’adresser pour remonter un

problème, à qui demander un renseignement afin de mieux informer un client
● Maîtriser le vocabulaire spécifique de l’employeur :​ termes particuliers, jargon, expressions en

usage
● Disposer d’un savoir-faire en matière de classement et d’archivage :​ des compétences d’hôtesse

d’accueil fort utiles pour travailler à la réception au sein d’une entreprise

-SAVOIR-FAIRE/SAVOIR-ÊTRE:

● Savoir travailler en équipe
● Savoir s’organiser et gérer les priorités
● Savoir comprendre une démarche, filtrer et orienter les correspondants
● Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
● Accueillir les clients avec amabilité
● Savoir gérer et suivre une procédure, etre méthodique

-FORMATIONS ET DIPLÔMES REQUIS:

● bac pro métiers de l'accueil - (ex bac pro ARCU - accueil-relation clients et usagers)
● bac pro SAPAT (services aux personnes et aux territoires)
● bac pro gestion-administration
● MC (mention complémentaire) accueil dans les transports
● MC accueil-réception

-AUTRES:
Permis B

V-Contraintes et risques particuliers associés au poste

● Lister les risques et contraintes particulières: Travail sur écran quotidien et humeur des clients
● Lister les gestes et postures spécifiques liés au poste: Travail assis quotidien

VI-Evolution prévisionnelle du poste

● Perspective de carrière/peut-être

VII-Notification de la fiche de poste

La notification confère une valeur formelle à la fiche de poste, elle doit être mise à jour régulièrement et
notamment au cours de l’entretien annuel.