เปิดใช้ Excel

เปิ ดใช้ Excel

การท่ีจะเรียนรู้ Excel ไดเ้ ร็ว วิธีที่ดีที่สุดคือลองเปิ ดมนั ข้ึนมาใชด้ ูครับ เพราะฉะน้นั อยา่ รอชา้ ให้ Double Click ที่
Icon Microsoft Excel เพอ่ื เปิ ดโปรแกรม Excel ข้ึนมาเลยครับ!
เม่ือเปิ ดโปรแกรม Excel ข้ึนมาแลว้ คุณจะเห็นช่องส่ีเหลยี่ มหลายๆ ช่องจัดเรียงอย่ใู นรูปแบบของตารางขนาดยกั ษ์ตามรูป
ข้างล่าง

แต่ถา้ เป็น Excel 2013 ตอ้ งกดเลือก Blank Workbook ก่อน ถึงจะเขา้ ไปยงั หนา้ วา่ งเปล่าแบบเดียวกบั Excel
version ก่อนๆ ได้ ซ่ึงผมแนะนาให้ต้งั ค่าให้ข้ามหน้านีไ้ ปเลย เพราะเสียเวลามาก
โดยไปต้งั คา่ ใน [File] –> Options –> General –> Start up Options –> ต๊ิก Show the
start screen… ออกซะ ใครคิดวา่ เร่ืองแคน่ ้ีเลก็ นอ้ ย แต่ถา้ คุณใช้ Excel ทุกวนั กเ็ ซฟเวลาไปไดเ้ ยอะครับ!

ศิลปิ นวาดบนผนื ผ้าใบ ผ้ใู ช้ Excel ทางานบนช่องตาราง

ตารางขนาดยกั ษต์ รงน้ีคือพ้นื ที่วา่ งที่ใหเ้ ราทางานกบั Excel ไดค้ รับ จะวา่ ไปกเ็ หมือนกบั ผืนผา้ ใบเปล่าๆ ที่ใหศ้ ิลปิ นสามารถ
ละเลงงานศิลปะลงไปเตม็ ท่ีนน่ั แหละครับ
ศิลปิ นสามารถใส่องคป์ ระกอบศิลป์ ลงไปบนผา้ ใบ เช่น เส้น รูปทรง สี การเลน่ แสงและเงา ฯลฯ…
แต่สาหรับ Excel น้ัน คุณสามารถจะใส่ข้อมูลต่างๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือสูตรคานวณ ลงไปในช่องตารางทค่ี ุณ

เห็น นอกจากน้ียงั สามารถปรับแต่งเร่ืองการแสดงผล ความสวยงาม และสีสนั ต่างๆ ไดด้ ว้ ยนะ แต่เรื่องความสวยงามมนั ไม่ใช่
หนา้ ท่ีหลกั ของ Excel ครับ ดงั น้นั ผมแนะนาใหค้ ุณ Focus ไปท่ีหนา้ ท่ีหลกั ท่ีผมจะแนะนาคุณในหนงั สือเลม่ น้ีดีกวา่
แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มใส่ขอ้ มูลต่างๆ หรือทางานใน Excel ไดน้ ้นั คุณจะตอ้ งเขา้ ใจโครงสร้างของ Excel ก่อนวา่ มนั แบ่ง
ส่วนประกอบออกมาเป็นอยา่ งไรบา้ ง เพอ่ื ไมใ่ หเ้ สียเวลา เรามาดูกนั ครับ!

โครงสร้างของ Excel
หน้าตาองค์ประกอบหลกั ๆ ของ Excel

1. Quick Access Toolbar : คือเมนูลดั เพือ่ ใชท้ าสิ่งท่ีตอ้ งใชง้ านเป็นประจา
2. Ribbon : เป็นเมนูเครื่องมือหลกั ของ Excel มีหลาย Tab เช่น Home, Insert,… เมื่อกดแต่ละ

Tab แลว้ ขา้ งในกจ็ ะมีเมนูใหเ้ ลือกอีกมากมาย
3. Namebox : เอาไวต้ ้งั ชื่อใหก้ บั ช่อง Cell/Range ต่างๆ รวมถึงเอาไวเ้ ลือกชื่อท่ีต้งั ไวแ้ ลว้
4. Formula Bar : เอาไวใ้ ส่สูตรคานวณ ซ่ึงเป็นหวั ใจหลกั ของการใช้ Excel เลยละ่
5. ช่ือ Column : เอาไวอ้ า้ งอิงคอลมั น์ เรียงจากซา้ ยไปขวาดว้ ยตวั อกั ษร A B C… ไปเรื่อยๆ
6. ชื่อ Row : เอาไวอ้ า้ งอิงแถว เรียงจากบนลงลา่ งดว้ ยตวั เลข 1 2 3… ไปเร่ือยๆ

7. Active Cell : Cell ท่ีกาลงั ใชง้ านอยู่ (มีไดแ้ ค่ Cell เดียว)
8. Selected Cell : Cell ท่ีถูกเลือกไว้ (เลือกไดท้ ีละหลาย Cell)
9. Sheet Tab : เป็น Tab ท่ีแสดงชื่อ Sheet และบ่งบอกวา่ เรากาลงั ทางานอยทู่ ่ี Sheet ไหน
10.ป่ ุมเพม่ิ Sheet
11.Status Bar : จะมีการสรุปขอ้ มูลทางสถิติจาก Cell ท่ีเลือกเอาไวใ้ หด้ ูไดอ้ ยา่ งรวดเร็วดว้ ย
12.บริเวณปรับโหมดการแสดงผล : เช่นการยอ่ /ขยายหนา้ จอ เปลี่ยนมุมมองต่างๆ

การอ้างถึงเคร่ืองมือบน Ribbon ในหนังสือเล่มนี้

ในบางส่วนของเน้ือหา ผมอาจไม่ไดใ้ ส่ Screenshot ไวต้ ลอดทุกข้นั ตอน แต่ผมอาจจะใส่เป็นคาบรรยายแทน เพื่อเอาเนื้อ
ที่กระดาษมาใส่เนื้อหาท่มี ปี ระโยชน์ หรือใส่รูปที่อธิบาย Concept สาคญั ๆ ดีกวา่ ใส่แคร่ ูปท่ีบอกข้นั ตอนการส่ังงาน (ซ่ึง
คุณอ่านจากคาบรรยายไดอ้ ย)ู่ ยกเวน้ มนั ซบั ซอ้ นมากผมจึงจะใส่รูปให้ ดงั น้นั เพ่ือใหเ้ ขา้ ใจตรงกนั ผมจะมีวิธีอา้ งอิงไปยงั เมนู
ต่างๆบน Ribbon ดงั น้ี

Ribbon ปกติ

Ribbon ปกติในท่ีน้ีหมายถึง Ribbon ท่ีมีใหเ้ ลือกทุกสถานการณ์ ไม่วา่ คุณกาลงั ทางานอะไรอยู่ สมมติถา้ ผมจะอา้ งถึง
เคร่ืองมือท่ีอยบู่ นเมนู Ribbon แบบปกติ ผมจะเขียนอา้ งอิงแบบน้ีนะครับ
[Ribbon] –> Section –> Button1 –> Section2 (ถา้ มี) –> Button2 (ถา้ มี)

หน้าตา RIBBON ของ EXCEL 2010

หน้าตา RIBBON ของ EXCEL 2013

[Insert] –> Illustrations –> Picture จะหมายถึง
1. ใหค้ ล๊ิก Ribbon ที่ช่ือ Insert
2. ใน Section ช่ือ Illustrations ใหค้ ล๊ิกป่ มุ Picture

สังเกต ! : จะเห็นวา่ Excel 2010 และ 2013 เมนูส่วนใหญจ่ ะหนา้ ตาคลา้ ยๆ กนั ดงั น้นั ไม่ว่าคุณจะใช้ Excel
Version ใดอยู่กไ็ ม่เป็ นปัญหาในการเรียนรู้ท้งั สิ้น ( ถา้ เป็น Excel 2007 จะใชป้ ่ ุม Office กลมๆ แทน
Ribbon ท่ีช่ือวา่ File แต่ขา้ งในกค็ ลา้ ยๆ กนั แหละครับ)

Ribbon แบบเฉพาะบริบท (Contextual Tab)

Ribbon แบบเฉพาะบริบท ในท่ีน้ีหมายถึง Ribbon ท่ีจะแสดงใหเ้ ห็นไดก้ ็ต่อเมื่อมีการทางานบางอยา่ งท่ีจาเพาะเจาะจง
ผมจะเขียนอา้ งองิ แบบน้ีนะครับ
(Task)[[Ribbon]] –> Section –> Button1 –> Section2 (ถา้ มี)àButton2 (ถา้ มี)

(PivotTable) [[Options]] –> Actions –> Move PivotTable จะหมายถึง
1. ใหค้ ลิ๊ก ทางาน PivotTable ก่อน จึงจะมี Ribbon ท่ีชื่อ Options โผล่มาใหเ้ ลือก
2. ใหค้ ล๊ิก Ribbon ชื่อ Options
3. ใน Section ชื่อ Actions ใหค้ ลิ๊กป่ ุม Move PivotTable

บางคาสง่ั ใน Excel 2010 กบั 2013 อาจไม่เหมือนกนั 100% แต่ผมมน่ั ใจวา่ คุณคงพอเดาได้ เช่น ใน 2013 จะ
เป็น (PivotTable) [[Analyze]] –> Actions –> Move PivotTable คือเปลี่ยนมาใชค้ าวา่
Analyze แทน Options นน่ั เอง (เวลาเราใชจ้ ริง เราไมส่ นใจหรอกครับวา่ มนั ใชค้ าวา่ อะไรน่ะ)

Excel เมนูภาษาอังกฤษ

ในหนงั สือเลม่ น้ี จะอา้ งอิงถึง Excel ท่ีเป็นเมนูเป็นภาษาองั กฤษ เพราะเป็นภาษาสากลที่ใชก้ นั ท้งั โลก อีกท้งั ยงั สะดวกใน
การศึกษาต่อยอดความรู้ Excel ของคุณในโลกออนไลน์ไดอ้ ยา่ งสะดวกยง่ิ ข้ึน เพราะ Content ดีๆ ในโลกออนไลน์ส่วน
ใหญ่จะเป็นภาษาองั กฤษท้งั สิ้น การที่คุณคุน้ เคยกบั คาส่งั ภาษาองั กฤษจึงเป็นส่ิงจาเป็นอยา่ งยง่ิ หากคุณตอ้ งการเก่ง Excel

งานท่ียงิ่ ใหญ่ทุกชิ้นล้วนสร้างมาจากองค์ประกอบพืน้ ฐาน

งานศิลปะที่สาเร็จแลว้ ของศิลปิ น ไมว่ า่ มนั จะยง่ิ ใหญอ่ ลงั การแค่ไหน มนั กต็ อ้ งประกอบไปดว้ ยองคป์ ระกอบพ้นื ฐาน เช่น เส้น
รูปทรง สี แสงเงา อยดู่ ีครับ เพยี งแต่ศิลปิ นที่เก่งสามารถจดั มนั ใหร้ วมกนั อยอู่ ยา่ งสวยงามและลงตวั เท่าน้นั เอง

สาหรับ Excel กเ็ ช่นกนั ผลงาน Excel ที่ไม่วา่ มนั จะดูยาก หรือซบั ซอ้ นแค่ไหน กไ็ ม่พน้ ตอ้ งทามาจากงานพ้นื ฐานต่างๆ ที่
เรากาลงั จะเรียนกนั หนงั สือเล่มน้ีท้งั น้นั แหละครับ ซ่ึงคนที่ใช้ Excel เก่ง กค็ ือ คนที่เขา้ ใจภาพรวม สามารถนาองคป์ ระกอบ
ยอ่ ยๆ ไปผสมกนั เป็นไฟลง์ าน Excel ช้นั เยยี่ มไดน้ นั่ เอง

เพราะฉะน้นั หากคุณอยากทางานใหญ่ คุณต้องแม่นพืน้ ฐานซะก่อนครับ ศิลปิ นผยู้ งิ่ ใหญ่ท้งั หลายกย็ งั ตอ้ งฝึกพ้ืนฐานต้งั แต่การ
จบั ดินสอลากเส้นอยา่ งถกู วิธีเลยทีเดียว ใน Excel คุณกต็ อ้ งฝึกพ้ืนฐานใหช้ ่าชองเช่นกนั

หนงั สือเลม่ น้ีจึงไดเ้ ตรียมการเพ่อื ปูพ้นื ฐานใหค้ ุณเป็นอยา่ งดีแลว้ ต้งั แต่การกรอกขอ้ มูล การใส่สูตร การปรับแต่งรูปแบบ การ
สร้างกราฟ การสรุปผลขอ้ มูล รวมถึงการใชเ้ ครื่องมือช่วยเหลืออื่นๆ อีกมากมาย แต่สิ่งสาคญั คือคุณจะต้องนาความรู้แต่ละส่วน
มาประยุกต์ใช้ร่วมกนั ให้ได้

Concept หลกั ของ Excel

ใน Excel จะมีสิ่งท่ีคุณตอ้ งทาเสมอๆ ไมว่ า่ จะทางานแบบไหนกต็ ามอยปู่ ระมาณ 4 เร่ือง นน่ั กค็ ือ

• การเลือก/กรอก/แก้ไขข้อมูล : เพือ่ ใส่ขอ้ มูลต้งั ตน้ ลงไปใน Excel ก่อน การกรอกขอ้ มูลบางอยา่ งกไ็ ม่ใช่เรื่องที่
สามารถมวั่ ลองกรอกเองไดน้ ะครับ แต่ไม่ตอ้ งห่วง ผมไดส้ รุปส่ิงท่ีสาคญั ไวใ้ หแ้ ลว้ โดยเฉพาะเทคนิคการเลือกขอ้ มูล
จานวนมากไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ซ่ึงเป็นทกั ษะท่ีจะแยกมือโปรกบั มือสมคั รเลน่ ออกจากกนั ไดเ้ ลยล่ะ!

• การใส่สูตรผูกความสัมพนั ธ์ : ส่วนน้ีคือหวั ใจหลกั ของ Excel เลยครับ เพราะมนั คือข้นั ตอนที่ให้ Excel คานวณ
ผลลพั ธ์ จาก Input ซ่ึงเป็นขอ้ มูลท่ีเรากรอกลงไปในข้นั ตอนที่แลว้ ตามความสมั พนั ธ์ท่ีคุณตอ้ งการ ซ่ึงการคานวณ
ในที่น้ีมีท้งั การคานวณตวั เลขทางคณิตศาสตร์ เช่น เอาค่าในช่องหน่ึงมาบวกกบั อีกช่องหน่ึง หรือแมแ้ ต่การคานวณที่
ไม่ใช่ตวั เลข เช่น ตดั ตวั อกั ษร 5 ตวั แรกจากคาที่กาหนด หรือ ดึงคา่ ที่ตอ้ งการมาจากที่อ่ืนกย็ งั ได้ โดยที่ Excel จะมี
“ฟังกช์ น่ั ” ท่ีจะช่วยใหค้ ุณสัง่ คาสงั่ เจ๋งๆ ไดอ้ ีกมากมาย

• การปรับรูปแบบการแสดงผล : ส่วนน้ีทาเพ่อื ใหผ้ ลงานของเราสื่อความหมายไปยงั ผรู้ ับไฟลไ์ ดอ้ ยา่ งชดั เจน ดูง่าย
ตีความง่ายข้ึน ซ่ึงมีท้งั การปรับแต่งสี ขนาดการแสดงผล หรือรูปแบบการแสดงตวั เลข เช่น จานวนตาแหน่งทศนิยม
เป็ นตน้

• การ Copy/Paste : เพอ่ื ต่อยอดส่ิงท่ีสร้างไว้ จากท่ีหน่ึงไปยงั อีกท่ีหน่ึง โดยไมต่ อ้ งมากรอกขอ้ มูลหรือนงั่ เขียน
สูตรข้ึนมาใหม่ อะไรท่ีใชไ้ ดแ้ ลว้ ในท่ีหน่ึง ก็ Copy ออกมาใชย้ งั อกี ท่ีหน่ึงได้ ซ่ึงการ Copy/Paste ใน
Excel น้นั มีเร่ืองท่ีค่อนขา้ ง Tricky พอสมควร ใครที่เขา้ ใจหลกั การของการ Copy/Paste จะช่วยใหค้ น
คนน้นั ทางานใน Excel ไดเ้ ร็วกวา่ คนอ่ืนมากครับ

ซ่ึงในบทแรกๆ ของหนงั สือเล่มน้ี ผมจะเนน้ เร่ืองพวกน้ีมาก เพราะเป็นพ้ืนฐานท่ีสาคญั ที่สุด และใครที่อยากจะเก่ง Excel ตอ้ ง
แมน่ หลกั การของท้งั 4 เรื่องน้ีก่อนครับ
อยา่ งไรกต็ าม ใน Excel กไ็ มไ่ ดม้ ีแต่ 4 เร่ืองน้ีเท่าน้นั แต่ยงั มีเคร่ืองมือเจ๋งๆ ใหใ้ ชอ้ กี มากมาย ผมขอแสดงตวั อยา่ งการทางาน
แต่ละประเภทท่ีจะเจอในชีวิตจริงบ่อยๆ นอกเหนือจาก 4 เร่ืองหลกั ที่ผมเพ่ิงพดุ ไป เพอ่ื ใหเ้ ห็นภาพรวมของเคร่ืองมือต่างๆ ที่
เกี่ยวขอ้ งกนั ไดด้ ีข้ึน
ตวั อย่าง 1 –นาขอ้ มูลจาก Database มาวิเคราะหเ์ พ่ือทากราฟ ใน Powerpoint

ตวั อย่าง 2 – ทาแบบฟอร์มใหผ้ อู้ ื่นใชง้ าน ท่ีคานวณผลได้ เช่น แบบคานวณการผอ่ นบา้ น

ตวั อย่าง 3 – การทา Dashboard สรุปรายงาน One-Page จากขอ้ มูลหลายๆ ไฟล์
ตวั อย่าง 4 – ทา Optimization หาผลลพั ธท์ ่ีดีท่ีสุดในขอ้ จากดั ที่มีอยู่