หน่วยที่ 1-8

การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศ
ในงานเอกสาร

การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในงานเอกสาร

เสนอ

ครูปรียา ปันธยิ ะ

จดั ทาโดย

นางสาววรศิ รา ใจเส็น
เลขที่ 11 สบล. 63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของ รหัสวิชา 30203-2002
วิชาเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรียนที่ 2 ปกี ารศึกษา 2564
วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

รายงานนี้เป็นส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ ซึ่งได้
รบั มอบหมายจาก ครูปรียา ปันธิยะ ใหด้ าเนนิ การศกึ ษา สืบคน้ และคน้ ควา้ เกี่ยวกบั เรอ่ื ง การประยุกต์ใช้ระบบ
ประมวลผลแบบกลมุ่ เมฆ (Cloud Computing) ในงานเลขานุการ

ซง่ึ เนอ้ื หารายงานเลม่ นปี้ ระกอบด้วยหัวข้อ ความหมายของเอกสาร, ความสาคญั ของเอกสาร, ประเภท
ของเอกสาร, ประโยชน์ของเทคโนโลยกี ารบรหิ ารงานเอกสาร, ระบบจดั การเอกสาร (Document management
system), ระบบจัดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM), ระบบ
จัดการเอกสารในองค์กร, การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR),
การค้นหาและคน้ คนื สารสนเทศ

ซ่ึงจากการท่ีผู้จัดทาได้ศึกษา สืบค้น และค้นคว้าข้อมูลดังกล่าว เพ่ือเป็นแนวทางในการศึกษา
เพมิ่ เตมิ ผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงวา่ คงจะเป็นประโยชนต์ ่อผ้ทู สี่ นใจ

วรศิ รา ใจเสน็
สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

ข

สารบญั

เรือ่ ง หนา้

คานา ก
สารบญั ข
บทนา 1
ความหมายของเอกสาร 1
ความสาคญั ของเอกสาร 2-3
ประเภทของเอกสาร 4
ประโยชน์ของเทคโนโลยีการบรหิ ารงานเอกสาร 5
ระบบจดั การเอกสาร (Document management system) 6-7
ระบบจัดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM) 8
ระบบจัดการเอกสารในองค์กร 8
การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR) 9-10
การค้นหาและคน้ คนื สารสนเทศ 10
แหลง่ อา้ งองิ 11

หนว่ ยท่ี 1
เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเอกสาร

บทนา

เทคโนโลยีการบรหิ ารงานเอกสาร การปฏิบัติงานด้านเอกสารภายในสานักงาน เป็นส่ิงทีจ่ าเปน็ สาหรบั
องคก์ รทกุ ๆ แหง่ ไมว่ า่ จะเปน็ เอกสารด้าน บญั ชี, การฝกึ อบรม, สญั ญา, เอกสารหลักฐานตา่ ง ๆ แต่เนอ่ื งจาก
ในปัจจุบันมีการนาเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสารเข้ามาช่วยแปลสภาพจากเอกสารกระดาษไปเป็นสื่อ
อเิ ล็กทรอนิกส์เพือ่ ลดคา่ ใช้จ่าย ชว่ ยในเรื่องของการจดั การข้อมลู โดยซอฟแวร์ท่นี ามาใช้จะเรียกวา่ document
management software ซง่ึ ปจั จบุ นั บรษิ ทั ใหญๆ่ ไดม้ กี ารใชง้ านเพือ่ ลดปัญหาตา่ ง ๆ ดา้ นเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าขึ้นไปมากและ
ประเทศไทยเองมคี วามเร็วอินเตอร์เนต็ มีความเร็วท่จี ะสามารถใช้งานมัลติมเี ดยี สือ่ ต่าง ๆ ได้ดขี นึ้ นอกจากน้ีมี
ระบบ 3G และ 4G ทาให้ระบบการจดั การต่าง ๆ เร็วขน้ึ ซ่งึ คนไทยสามารถเขา้ ถึงคอมพวิ เตอรไ์ ด้มากขน้ึ ทาให้
การทาหลายๆ อย่างสะดวกข้ึน เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่าง ๆ ได้โดยใช้เวลาเพียงเสีย้ ววินาที
ซึ่งหากเป็นสมัยก่อนจะต้องมีช้ันสาหรับเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ทาให้เปลืองพื้นท่ี่การใช้งานและอายุของ
เอกสารก็สน้ั และด้วย เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร น้ีทาให้มกี ารแลกเปลยี่ นข้อมลู ระหว่างองคก์ รต่าง ๆ

ความหมายของเอกสาร

เอกสาร หมายถึง กระดาษท่ใี ชใ้ นธุรกิจ หนังสือ แบบฟอรม์ แผนท่ี และวัตถอุ ่ืน ๆ ทบ่ี รรจขุ ้อความทัง้
ยังอาจรวมถึงส่อื กลางท่ใี ช้ในการจดั ทาข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโตต้ อบ แบบฟอรม์ เอกสาร
ทางธรุ กิจตา่ ง ๆ เปน็ ตน้

ภาพที่ 1 เอกสาร

2

ความสาคญั ของเอกสาร

ระยะเริ่มต้นของหนว่ ยงานธุรกิจที่ได้ดาเนนิ กิจการน้ัน จะต้องมเี อกสารรเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้น
อาจจะมีจานวนน้อย แต่เมื่อดาเนินกิจการไปนาน ๆ จานวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสาคัญมากข้นึ
เพราะเอกสารเหล่านถี้ อื ว่าเปน็ หลกั ฐานในการทางานของกิจการ และต้องรกั ษาไวเ้ พือ่ เป็นหลกั ฐานในอนาคต
ต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดาเนินงานด้านเอกสารน้ัน มีความจาเป็นและให้ความสาคัญมากกับการ
ทางานเกีย่ วกับเอกสาร เพราะถือไดว้ ่าเอกสารมีสว่ ยช่วยใหธ้ ุรกิจประสบความสาเรจ็ หากธุรกจิ ใดมรี ะบบการ
จัดการ เกบ็ รกั ษา คน้ หา และการทาลายอยา่ งมมี าตรฐานแล้ว การดาเนนิ งานธรุ กิจน้ันก็จะดาเนนิ งานธุรกิจนั้น
ก็จะดาเนินการาปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่า
เอกสารมีความสาคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ

ภาพที่ 2 ความสาคัญของเอกสาร

1 เอกสารใช้เป็นพยานหลักฐานของการบรหิ ารและการดาเนินงานขององค์กร เช่น คาส่ัง ระเบยี บ
ประกาศ ข้อบังคับ สัญญาต่าง ๆ หรือเอกสารที่มีการบันทึกสั่งการ การมอบหมายหน้าที่ ใบสาคัญรับเงิน
หลักฐานทางการเงนิ สามารถนามาเปน็ หลักฐานทางกฎหมายได้เมือ่ มกี ารฟ้องร้องเกิดข้นึ

2 เอกสารเป็นพ้ืนฐานในการทางานประจาวัน เช่น เอกสารการลงเวลาปฏิบัติงาน การเขียนใบลา
ปว่ ย ลากิจ หรือลาพักผ่อน บันทกึ การประชมุ หนงั สือโตต้ อบตา่ ง ๆ เพื่อใหก้ ารดาเนินงานสาเรจ็ ตามท่กี าหนด

3 เอกสารใชเ้ ปน็ ส่ือกลางในการตดิ ตอ่ สอื่ สารระหวา่ งกันท้ังภายในและภายนอกองคก์ ร ท่ีสร้างความ
เข้าใจให้กับผู้รับได้ง่าย และมีความเข้าใจตรงกัน เช่น จดหมายโต้ตอบ หนังสือเวียน จดหมายข่าว ประกาศ
คาสงั่ บันทึกตา่ ง ๆ เปน็ ต้น

4 เอกสารเป็นสงิ่ ของประเภทหนึ่ง ท่ีใช้ในการตรวจสอบซึ่งแสดงถึงความรบั ผดิ ชอบขององคก์ รทม่ี ี
ตอ่ สาธารณชน เกีย่ วกับการดาเนนิ งานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

5 เอกสารเป็นผลพลอยได้ของการดาเนินงานขององค์กร โดยนาข้อมูลเก่ียวกับบุคคล องค์กร
เหตกุ ารณ์ สถานที่ การเงิน มาประมวลผลจะทาใหเ้ กิดเป็นความรู้ในสาขาวิชาการต่าง ๆ เป็นขอ้ มูลประกอบการ
ตัดสินใจในการบรหิ ารงานขององค์กร เพ่อื ให้การดาเนนิ งานบรรลุวัตถปุ ระสงคท์ ่ีกาหนดไว้

3
6 เอกสารเป็นทรัพยากรขององค์กรประเภทหน่ึง ซึ่งข้อมูลในเอกสารสามารถนามาใช้ประโยชน์ตอ่
การดาเนนิ งาน เหมอื นกับทรัพยากรประเภทอน่ื เช่น ทรัพยากรทเ่ี ปน็ เงิน บคุ คล วสั ดุอุปกรณ์ ตา่ ง ๆ องคก์ ร
จงึ ต้องจัดทาระบบการบริหารจัดการเอกสารใหม้ ีประสิทธภิ าพ
7 เอกสารเป็นมรดกทางภูมิปัญญาของสังคม ซึ่งมีความแตกต่างกันในแต่ละยุค แต่ละสมัยทาให้
บุคคลรุ่นต่อ ๆ ไป ไดร้ ับทราบขอ้ มูลจากอดตี จนถึงปัจจุบัน สามารถนาไปสกู่ ารพฒั นาไดเ้ ป็นอย่างดี

ภาพท่ี 3 ความสาคัญของเอกสาร

4

ประเภทของเอกสาร

เอกสารท่ใี ชต้ ดิ ต่อกันอยู่ในปัจจุบนั น้ีแบง่ ออกเปน็ 3 ประเภทใหญๆ่ คอื
1.เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารทห่ี น่วยงานได้รบั มาจากหนว่ ยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอย่ใู นรปู

ของจดหมาย ใบโฆษณา ใบส่ังซื้อสินค้า ใบกกากับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่น ๆ อีก
มากมาย ซ่ึงเอกสารทร่ี บั เข้ามานีจ้ ะมสี ว่ นสาคัญในการบรหิ ารงานของหนว่ ย ทีห่ นว่ ยงานตอ้ งใหค้ วามสาคัญแก่
เอกสารเหลา่ น้ี และตอ้ งเก็บรกั ษาไว้เพอื่ ใช้เปน็ หลักฐานจ่อไปในอนาคตดว้ ย

2.เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทาขึ้นใช้ภายในสานกั งาน อาจจะเป็นเอกสารท่แี ตล่ ะแผนกใน
หนว่ ยงานตอ้ งการจะแจง้ ให้พนกั งานทราบกไ้ ด้ ตวั อยา่ งเชน่ บนั ทกึ ข้อความ คาสง่ั ประกาศ สัญญา งบการเงนิ
รายงานตา่ ง ๆ ของบรษิ ัทฯ ซงึ่ เอกสารต่าง ๆ เหลา่ นีส้ ามารถใชเ้ ปน็ หลกั ฐานต่อไปได้

3.เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ หมายถึง เอกสารทจี่ ัดทาโดยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ เช่น ไฟลร์ ูปภาพไฟล์จาก
โปรแกรม Mirosoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหาร
จัดการได้งา่ ยกว่าเอกสารรปู แบบกระดาษ

ภาพท่ี 4 เอกสาร

5

ประโยชนข์ องเทคโนโลยกี ารบรหิ ารงานเอกสาร

1. ช่วยลดคา่ ใช้จา่ ยด้านเอกสาร เช่น คา่ กระดาษ, คา่ หมึกการพิมพ์, คา่ ขนสง่ และยังชว่ ยอนุรักษณ์
ทรัพยากรธรรมชาติ และมลพษิ ตา่ ง ๆ ในทางออม้ อกี ดว้ ย

2. การเกบ็ รักษาเอกสารเปน็ ไปได้ง่าย ปลอดภยั และยาวนานยิง่ ขึ้น
3. ช่วยในเรอื่ งของการปฏิบัตงิ าน เช่นการคน้ หาข้อมลู , การเผยแพร่ขอ้ มลู ทาได้อยา่ งงา่ ย
4. ลดการซา้ ซอ้ นงานดา้ นเอกสาร และขั้นตอนการทางาน
5. เพม่ิ ความนา่ เช่ือถอื ของเอกสาร ซงึ่ สามารถนาไปใช้ประเมิน หรือเก็บแปลงเปน็ สถิติเพือ่ ใช้ในการ
วิเคราะหบ์ รหิ ารตอ่ ไปได้

ภาพที่ 5 ประโยชน์ของเทคโนโลยกี ารบรหิ ารงานเอกสาร

6

ระบบจัดการเอกสาร (Document management system)

ระบบจัดการเอกสาร (Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์ หรือ กลุ่มของ
โปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์(Document Management Software) ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึก
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือรูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา ( Content
management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบ การจัดงานภายในองค์กร
(Enterprise content managementsystem,ECM) ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล
(Digital asset management system,DAM) นอกจากน้ียังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีก เช่น
ระบบจดั การเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจดั การล าดบั งาน (Workflow
system) และระบบการเก็บบันทกึ (Records management system) Document management systems
จะมีการจัดเตรียมและมีกระบวนการต่าง ๆ เช่น แหล่งจัดเก็บข้อมูล การกาหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภยั
การทาดัชนี และการสืบค้น การสารองขอ้ มลู โดยมีองคป์ ระกอบและรายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปน้ี

ภาพท่ี 6 ระบบจดั การเอกสาร
(Document management system)

1. Metadata หมายถงึ ขอ้ มูลที่ใช้กากับและอธบิ ายข้อมูลหลักหรอื กลมุ่ ของข้อมลู อ่ืนตัวอย่างท่ีเห็น
ได้ชัด คือ บัตรในห้องสมุดสาหรับสืบค้นหนังสือท่ีเก็บข้อมูลเก่ียวกับช่ือหนังสือและตาแหน่งของหนังสือ ซึ่ง
หนังสอื เป็นขอ้ มลู ทีต่ อ้ งการ และบตั รเปน็ ขอ้ มูลท่ีอธิบายรายละเอียดของขอ้ มูลน้ัน

2. Integration หลายๆระบบการจดั การเอกสารพยายามท่ีจะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอนื่ ๆ เพื่อให้
ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยไู่ ด้โดยตรงจากพ้นื ที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการเปลยี่ นแปลง
และบันทกึ การเปลี่ยนแปลง กลบั ไปยังระบบจัดการในรปู แบบของ new version ซงึ่ จะไดก้ ล่าวถึง version ใน
หวั ข้อถดั ไปขา้ งหนา้ โดยการทางานทง้ั หมดน้ันยังใชง้ านในโปรแกรมเดมิ เชน่ การใชง้ านกับ email หรอื มีการ
แชรซ์ อฟตแ์ วรเ์ ป็นกลมุ่ ร่วมกนั ซึง่ Application จะมีการใชม้ าตรฐานเชน่ ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

3. Capture หลักการนั้นมีความเกย่ี วข้องกับการประมวลผลของหน้ากระดาษจากการสแกน หรือ
อปุ กรณอ์ ื่น ๆ เช่นปร้นิ เตอร์ หรือ Optical character reconition (กระบวนการทางกลไกหรือทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์

7

เพื่อแปลสภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเคร่ือง
คอมพวิ เตอร์) หรือมกี ารใช้OMR Software ท่ีเปน็ ซอฟตแ์ วรท์ ่ีใช้สาหรบั อ่านค่าในชอ่ ง เช่น ใชต้ รวจสอบปรนัย

4. Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นส่ิงที่ง่ายสาหรับการเก็บตัว Track ท่ี
เจาะจงของข้อมูลแต่มักจะมรี ูปแบบท่ีซับซ้อนมากข้ึนสาหรบั การจดั หมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้นการ
Indexing ให้สามารถสืบคน้ ไดอ้ ย่างรวดเรว็ ในพน้ื ท่ที ี่มีขนาดใหญ่จึงต้องคานงึ ถงึ โครงสร้างทาง topology ของ
index ด้วย

5. Storage การจดั เกบ็ เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ต้องคานึงว่า เกบ็ ที่ไหน นานเทา่ ไหร่ หรอื การเปลย่ี นท่ี
อยขู่ องเอกสารไปเกบ็ อีกท่หี นงึ่ เกยี่ วขอ้ งกับ (Hierarchical storage management) และ การทาลายเอกสาร

6. Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางคร้ังอาจจะดูเหมือนง่ายใน
ทางการสบื คน้ แต่ในบรบิ ททางอิเล็กทรอนกิ สจ์ ะคอ่ นขา้ งซับซ้อนและมีประสทิ ธิภาพ ซง่ึ เกย่ี วข้องกับโครงสร้าง
ทางดัชนี บางคร้ังการค้นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคาหรอื บางสว่ นของ metadata ที่คาดหวังได้
ในบางระบบอาจจะอนญุ าตใหม้ กี ารสบื คน้ แบบใช้ การระบุนิพจนบ์ ูลนี ใหม้ ีหลากหลายคาหรือวลที ีต่ ้องการได้

7. Distribution เอกสารที่เผยแพรจ่ ะตอ้ งมีรูปแบบ (Format) ทย่ี ากต่อการถูกเปลีย่ นแปลงโดยง่าย
วิธีปฏิบัติโดยทั่วไปในทางกฎหมาย เอกสารต้นฉบับจะไม่ถูกแจกจ่ายแต่จะเก็บไว้ในสถานที่ปลอดภัย หาก
เอกสารถูกแจกจ่ายด้วยรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในสภาวะที่การควบคุม เครื่องมือที่ใช้งานต้องมี คุณภาพและ
ได้รับการตรวจสอบว่าทางานอย่างถูกต้อง เช่นเดียวกันกับตัวนาส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีต่ ้องมีคุณภาพทง้ั
สองอย่างนี้ต้องนามาประยุกต์ใช้ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปล่ียนซึ่งกันและกัน หากความสมบูรณ์ของ
เอกสารเป็นสง่ิ ทจี่ าอย่างยิง่

8. Security การรกั ษาความปลอดภยั มีความสาคญั มากในการใช้งานการจัดการเอกสารจานวนมาก
ขอ้ มลู บางอย่างจาเป็นต้องเขา้ รหัสและเป็นความลับสงู มขี ้อกาหนดท่ีซับซ้อน เช่น ข้อมูลประวตั ิทางการแพทย์
Workflow คือ การบริหารจัดการ ล าดับข้ันตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน โดย
กาหนดเปน็ กฎเกณฑ์ และใชเ้ อกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกากับงาน

9. Versioning เป็นการควบคมุ การเปลย่ี นแปลง โดยใหม้ ีหมายเลขการเปลย่ี นแปลง หรือ การกาหนด
วันท่ีเปล่ียนแปลง และจัดเกบ็ สารองขอ้ มูลดังเดมิ ไว้ เผ่อื ทาการเรยี กคนื ข้อมูล หรอื แกไ้ ขกลบั และเพ่ือให้รถู้ ึง
สถานการณ์เปล่ยี นแปลงของขอ้ มูล

10. Records Management system เป็นการจัดการคุณลักษณะของข้อมูล โดยสามารถบริหาร
จัดการ กาหนดค่าอายขุ องข้อมูลในระบบไดต้ ามเงอื่ นไข ซ่ึงในปจั จบุ ันได้มกี ารกาหนดมาตรฐานการจดั การอายุ
ของข้อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็นข้อกาหนดตามมาตรฐานความปลอดภัยของการจัดเก็บ
ขอ้ มลู ทอี่ อกโดยรฐั บาลสหรัฐ ซง่ึ มีซอฟแวรบ์ างรายเท่าน้นั ทไ่ี ด้รับรองตามมาตรฐานน

8

ระบบจดั การเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM)

ระบบจดั การเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM) คือ เป็น
การจัดการเอกสารท่ีเป็นเรคคอร์ด โดยมีการจัดระเบียบและควบคุมของเอกสารให้อยู่ในรูปข องเรคคอร์ด
เพ่ือทีจ่ ะให้องค์กรดาเนินงานได้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ ซึ่งรวมถึงการเป็นไปตามขอ้ บงั คับกฎระเบยี บ การเงนิ และ
สังคม โดยระบบ RIM จะมีความสัมพันธ์กับงานสารบรรณ จัดทาและดูแลรกั ษาหลกั ฐานของธุรกรรมทไี่ ดท้ า
บันทึกเป็นหลกั ฐานไว้เพ่ือความสมบูรณ์ โดยท่ีจะเก่ียวข้องกบั การลงรหัสประจาเอกสาร วันที่จัดส่ง เร่ืองและ
ผู้รับ ซ่ึงระบบ RIM จาเป็นทจี่ ะตอ้ งมกี ารวางแผน การจดั การเอกสารที่เป็นเรคคอร์ดอย่างเปน็ ระบบนบั ต้งั แต่
การผลติ การใช้ การจดั เกบ็ และการท าลายและการควบคมุ

ภาพที่ 7 ระบบจัดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM)

ระบบจัดการเอกสารในองค์กร

ระบบจัดการเอกสารในองค์กร คือ เอกสารในองค์กรท่ีใช้ในการดาเนินงาน จะครอบคลุม บันทึก
รายงาน เป็นต้น คาว่าเอกสารในภาษาอังกฤษจะใช้คาว่า “Document” และ “Record” มีความหมายท่ี
แตกต่างกันออกไปคือ ด๊อกคิวเมนต์ คือ ท่ีบรรจุสารสนเทศ โดยท่ีสารสนเทศน้ันอาจจะอยู่ในรูปแบบของ
ข้อความเสยี ง ภาพ สัญญาณเอนะล๊อกหรือสัญญาณดิจิทลั แตใ่ นสว่ นของคาว่า เรคคอร์ด คอื หลักฐานทีแ่ สดง
ถงึ การกระทาในกระทาหน่ึง หรือธุรกรรมในธรุ กรรมหน่ึงในองคก์ ร ที่ถือเปน็ หลกั ฐานสาคัญทใี่ ชใ้ นทางกฎหมาย

ภาพที่ 8 ระบบจัดการเอกสารในองค์กร

9

การจัดเกบ็ และการคน้ คนื สารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR)

การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR) คือ การจัด
โครงสร้างและควบคุมทางบรรณานุกรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีการทารายการและข้อมูลบรรณานุกรม
ในลกัษณะเก็บขอ้ มูลเข้าแฟม้ ข้อมูล จดเตรียมแฟ้ม รวมไปถึงการจัดทาสอื่ จดั เก็บข้อมูลลกั ษณะต่าง ๆ และ
ฐานขอ้ มลู เพอื่ การค้นหาและคน้ คนื สารสนเทศ

การจัดเก็บซ่ึงรวมทั้งการจดั หาหรือได้รับสารสนเทศ ซึ่งสามารถระบุทรัพยากรสารสนเทศที่ อยู่ใน
แหลง่ จัดเก็บ โดยใชป้ายระบุข้อมลู หรือช่อื เขตขอ้ มลู หรือแท็ก เพ่อื การค้นหาทรพั ยากรสารสนเทศ การจดั เกบ็
ทรัพยากรสารสนเทศและการทาป้ายระบุข้อมูลในวิธีการที่จะใช้ประโยชน์เพื่อการค้นหาสารสนเทศ ท้ังที่
สามารถระบุได้วา่ มีทรัพยากรอะไร จดั เก็บไวใ้ นแหล่งใด

การค้นคืนในระบบค้นสารสนเทศ เป็นท้ังการดึงหรือค้นเอกสารย้อมหลังท่ีจัดเก็บ ไว้ตามหัวข้อท่ี
ตอ้ งการ การค้นตามหวั ขอ้ ความสนใจและความต้องการของผใู้ ช้จากทรพั ยากรสารสนเทศทเี่ ขา้ มาใหม่ทุกคร้ัง
(routing) หรือการคน้ ให้ผใู้ ช้เพื่อบริการสารสนเทศที่ทนั สมยั (current awareness service) การค้นเอกสารผู้
ค้นท าการค้นจากเครือ่ งคอมพวิ เตอร์โดยตรง หรือเครื่องท่เี ช่ือมโยงเขา้ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้โปรแกรมจดั เกบ็
และคน้ คืนสารสนเทศ รวมทั้งเชือ่ มสอู่ ินเทอร์เนต็ ทัง้ นี้เพอ่ื การใชป้ ระโยชน์ต่าง ๆ ของผใู้ ช้

ภาพท่ี 9 การจัดเกบ็ และการคน้ คืนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR)

การเข้าถึง (access) เป็นวิธีการท่ีผู้ใช้สามารถค้น ค้นหา ค้นคืน และได้รับสารสนเทศที่ต้องการ
สารสนเทศที่เขา้ ถึงเป็นทรัพยากรสารสนเทศท่ีสถาบนั บริการสารสนเทศและแหลง่ ตา่ ง ๆ จัดไว้บริการผ้ใู ช้

การค้นหา (searching) เปน็ การป้อนคา สง่ั โดยผคู้ น้ เตรียมประโยคคาคน้ ไว้แล้ว และปฏิสัมพันธก์ ับ
ระบบคน้ คนื และพจิ ารณาผลทไ่ี ดร้ บั ซงึ่ เป็นขัน้ ตอนในกระบวนการคน้ หา (searching process)

การสารวจเลือกดู (browsing) เป็นการปฏิสัมพันธ์ในลักษณะตรวจสอบดูเอกสารและทาการเลือก
เพ่ือหารายการสารสนเทศท่ีตนสนใจ หรอื เปน็ การดสู ารสนเทศท่วั ไป หรือภาพรวมของรายการตามหัวข้อท่เี ปน็
จดุ มุง่ หมาย

การจัดเก็บและการค้นหาทรพั ยากรสารสนเทศ เป็นกระบวนการท้ังการคัดเลือกควบคุมโครงสร้าง
สารสนเทศ การจัดหา การจดั เก็บสารสนเทศเพือ่ การเขา้ ถงึ กระบวนการสาคัญใด ๆ ในการแสวงหาทรัพยากร

10
สารสนเทศ ซ่ึงครอบคลมุ การค้นหา การดึงสารสนเทศท่ีเข้าเรื่อง เรื่องใดเร่อื งหน่ึงโดยเฉพาะจากแหล่งต่าง ๆ
ท้ังแหล่งจัดเก็บภายในและแหล่งภายนอก เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศหรือรายการทรพั ยากรสารสนเทศ ซึ่ง
บรรจเุ นื้อหาตรงตามต้องการ และในการบรกิ ารจะนาสง่ ใหผ้ ู้ใชอ้ ยา่ งรวดเร็วทนั การณ์ ทง้ั นี้การจัดเก็บและค้น
คนื สารสนเทศเป็นระบบที่จัดทาทัง้ ดว้ ยแรงงานคนและดว้ ยคอมพวิ เตอร์

การค้นหาและคน้ คนื สารสนเทศ

การค้นหาและค้นคืนสารสนเทศ คือการค้นหาและค้นคืนสารสนเทศที่มีการพัฒนาการค้นหาด้วย
ระบบมือมาเป็นค้นคืนสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์ กระบวนการค้นหาสารสนเทศมีขั้นตอนต่าง ๆ ต้ังแต่ทา
ความเข้าใจความตอ้ งการของผู้ใช้จนถงึ คน้ หาและพมิ พ์ผลลพั ธ์ กลยุทธใ์ นการคน้ คนื สารสนเทศท่ีสาคญั คือการ
สมั ภาษณก์ ารวเิ คราะห์ คาถาม และใชก้ ารเทคนิคการค้นคนื ใช้ศพั ทบ์ งั คบั ศพั ท์ไม่ควบคุมหรือภาษาธรรมชาติ
และคาสั่งท่ีจาเปน็ ตา่ ง ๆ ตัวแบบการคน้ คนื สารนเทศ เชน่ ตวั แบบบเู ลียน ตวั แบบความเป็นไปได้ และตวั แบบ
อื่น ๆ

การคน้ คืนสารสนเทศออนไลนแ์ ละการคน้ คืนสารสนเทศจากมลั ติมเี ดีย เป็นการคน้ คืนจากฐานขอ้ มลู
ดิจิทัล โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคมเป็นอุปกรณ์ช่วยการค้น มีพัฒนาการ และ
องค์ประกอบของการค้นคืนจากฐานข้อมูลออนไลน์ ฐานข้อมูลออนไลน์นอกจากให้ข้อมูลบรรณานุกรม ยังให้
บริการขอ้ มลู เน้อื หาเตม็ ตลอดจนภาพกราฟกิ สว่ นฐานข้อมลู มลั ตมิ ีเดยี สารสนเทศทเี่ ปน็ ภาพ เสียง ภาพเคลือ่ นไหว
และเปน็ การค้นคืนสารสนเทศไฮเปอร์เท็กซท์

ภาพท่ี 10 การค้นหาและค้นคนื สารสนเทศ

11

แหลง่ อา้ งอิง

sites.google.com. ความหมายของเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ทม่ี า
https://sites.google.com/site/suxprasmkhxmphiwtexr/ngan-dan-xeksar
(ค้นเมื่อวันท่ี 4 กุมภาพนั ธ์ 2564)

sites.google.com. ความสาคญั ของเอกสาร. [ระบบออนไลน]์ . แหล่งท่ีมา
https://sites.google.com/site/suxprasmkhxmphiwtexr/ngan-dan-xeksar
(คน้ เม่ือวันท่ี 4 กุมภาพนั ธ์ 2564)

sites.google.com. ประเภทของเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหล่งท่ีมา
https://sites.google.com/site/suxprasmkhxmphiwtexr/ngan-dan-xeksar
(คน้ เมื่อวนั ที่ 4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

www.itnetworkeasy.com. เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร. [ระบบออนไลน]์ . แหลง่ ทม่ี า
http://www.itnetworkeasy.com/
(คน้ เม่อื วันท่ี 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

www.msit.mut.ac.th. ระบบจดั การเอกสาร (Document management system). [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่มี า
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/
(คน้ เมื่อวนั ท่ี 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

www.msit.mut.ac.th. ระบบจัดการเอกสารและสารสนเทศ. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ที่มา
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/
(คน้ เมื่อวันท่ี 4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

www.msit.mut.ac.th. ระบบจัดการเอกสารในองคก์ ร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่ีมา
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/
(ค้นเมื่อวนั ท่ี 4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

www.msit.mut.ac.th. การจดั เก็บและการคน้ คืนสารสนเทศ. [ระบบออนไลน]์ . แหล่งทีม่ า
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/
(ค้นเมื่อวนั ท่ี 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

www.msit.mut.ac.th. การค้นหาและคน้ คืนสารสนเทศ. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่มี า
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/
(คน้ เมอ่ื วนั ที่ 4 กุมภาพนั ธ์ 2564)



การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานธรุ การ

เสนอ

ครูปรียา ปันธยิ ะ

จดั ทาโดย

นางสาววรศิ รา ใจเส็น
เลขท่ี 11 สบล. 63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานนี้เป็นส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002
วชิ าเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรียนท่ี 2 ปกี ารศึกษา 2564
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

รายงานนี้เป็นส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ ซึ่งได้
รับมอบหมายจาก ครปู รียา ปนั ธิยะ ใหด้ าเนินการศึกษา สบื คน้ และค้นควา้ เกีย่ วกับเรอ่ื ง การประยุกตใ์ ชร้ ะบบ
ประมวลผลแบบกลุ่มเมฆ (Cloud Computing) ในงานเลขานกุ าร

ซ่ึงเนื้อหารายงานเล่มน้ีประกอบด้วยหัวข้อ งานธุรการ, หน้าที่และความรับผิดชอบของงานธุรการ,
กลมุ่ งานธุรการ, การใช้โปรแกรมต่าง ๆ ในงานธรุ การ, โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ด์ (Microsoft Word) สามารถ
ทางานต่าง ๆ, ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Word, 5 หน้าทคี่ รอบจกั รวาล ท่ีพนักงานธุรการมักต้องทา,
e-office กบั งานธรุ การยุคใหม่

ซ่ึงจากการที่ผู้จัดทาได้ศึกษา สืบค้น และค้นคว้าข้อมูลดังกล่าว เพื่อเป็นแนวทางในการศึกษา
เพมิ่ เตมิ ผู้จดั ทาหวังเปน็ อย่างยิง่ วา่ คงจะเปน็ ประโยชนต์ ่อผทู้ ่ีสนใจ

วรศิ รา ใจเส็น
สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

สารบญั ข

เร่อื ง หนา้

คานา ก
สารบญั ข
บทนา 1
งานธรุ การ 2
คณุ สมบัตทิ ่ีดขี องผทู้ ี่ทางานในตาแหนง่ ธรุ การ 2
บทบาทและหนา้ ทขี่ องงานธรุ การ 3
งานธุรการพอสรุปประเดน็ สาคญั ไดด้ ังน้ี 4
หนา้ ท่ีและความรบั ผิดชอบงานธุรการ 5-6
กลมุ่ งานธรุ การ 7-8
การใช้โปรแกรมต่าง ๆ ในงานธุรการ 9-10
โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ด์ (Microsoft Word) สามารถทางานต่าง ๆ 11
ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Word 12
5 หนา้ ทค่ี รอบจกั รวาล ที่พนกั งานธุรการมักต้องทา 13
e-office กบั งานธรุ การยุคใหม่ 14
แหล่งอา้ งองิ 15

หน่วยท่ี 2
การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานธุรการ

บทนา

งานธุรการ หรืออีกช่ือหน่ึงคืองานแอดมิน เป็นตาแหน่งงานท่ีมีความต้องการมากในทุก ๆ บริษัท
งานธุรการเป็นงานเบื้องหลงั งานธุรการทาแทบจะทกุ อยา่ งในบรษิ ัท หรือเรยี กได้ว่าเปน็ เปด็ ก็ฟงั ดจู ะไม่เกนิ ไปนกั
หน้าที่ของงานธุรการก็จะมหี ลากหลาย แตส่ ่วนมากแลว้ จะได้ทาในส่วนของเอกสารต่าง ๆ รบั สง่ เมล์ ตดิ ตอ่ แมส
เซนเจอร์ รับโทรศัพท์ จดั การงานเบื้องหลังให้กบั แผนกอน่ื ๆ ตงั้ แต่สากกะเบอื ยันเรือรบ

เป็นท่ีทราบกันดีว่า งานธุรการมีรายละเอียดความรับผิดชอบของงานมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง
ระบบเอกสาร การจัดการสานักงาน การรบั ส่งพสั ดุจดหมาย การดูแลการทาความสะอาด อาคารสถานท่ี สุขา
โรงอาหาร งานสารบรรณ การประชุม การเงิน ดูแลรักษา เบิกจ่ายพัสดุ วัสดุ ครุภัณฑ์ อุปกรณ์ เครื่องมือ
เครอ่ื งใช้สานกั งาน การจดั เกบ็ ขยะมลู ฝอย การจดั รถรับส่งพนักงาน และอื่น ๆ ที่เปน็ งานอานวยความสะดวก
ต่อพนักงานในบริษัท โดยอยู่ในความรับผิดชอบของฝา่ ยบุคคลหรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ซ่ึงผู้ท่ีหน้าท่ีธุรการ
สามารถพฒั นาศกั ยภาพตนองไปสกู่ ารเป็นผูช้ ่วยผูบ้ ริหารในการดแู ล จดั การ พยากรณ์แนวโนม้ ของการใช้และ
บริหารทรพั ยากรในบรษิ ัท เพ่อื เปน็ พนื้ ฐานในการรองรับการขยายตวั ทางธุรกิจในอนาคตได้

จะเหน็ ได้วา่ งานธรุ การเปน็ งานทม่ี คี วามรับผิดชอบสงู ในบรษิ ัท ไมว่ ่าพนักงานท่านใดที่ทางานด้านน้ี
ตอ้ งทาความเขา้ ใจวา่ งานธรุ การเป็นงานบรกิ ารและเปน็ งานท่ีมีบทบาทความสาคญั ต่อการบรหิ ารงานในบรษิ ทั
ผู้ท่ีทาหน้าทีร่ บั ผิดชอบนั้นต้องมีคุณสมบตั ทิ ่ีมีศักยภาพสูง ทั้งในแง่ของบทบาท อานาจหน้าที่ความรบั ผดิ ชอบ
และความมีมนุษยสัมพันธ์ หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาข้ึนมาเพื่อตอบสนองใหผ้ ู้เข้าอบรมได้รับความรู้และหลักใน
การพฒั นาระบบงานธุรการใหม้ ีประสิทธิภาพและเปน็ ที่ยอมรับในสายตาของพนกั งานทกุ คนในบริษทั

ภาพที่ 1 งานธุรการ

2

งานธุรการ

งานธุรการ กองการเจ้าหนา้ ท่ี มีหน้าท่คี วามรบั ผดิ ชอบดาเนินการเกี่ยวกับการบริหารงาน สารบรรณ
การรับ-ส่ง ร่างโต้ตอบหนังสอื ราชการทง้ั ภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เวียนหนังสือราชการ ดูแลการลง
เวลาปฏิบตั ิราชการ รวบรวมสถิตกิ ารปฏิบตั ิงานทกุ ประเภท การลาประเภทต่าง ๆ ดูแลการจัดซอ้ื จดั จา้ งพัสดุ
ครภุ ณั ฑ์ การเบกิ จ่ายเงินคา่ ตอบแทน จดั ทางบประมาณ แผนปฏิบตั ิราชการ ดูแลอาคารสถานท่ี การใชร้ ถยนต์
การผลติ เอกสาร การเผยแพรข่ ่าวสาร ประชาสัมพนั ธ์ ประสานงานกบั หน่วยงานต่าง ๆ

งานธุรการ คือ งานทม่ี ีหนา้ ที่รับผิดชอบค่อนขา้ งขวา้ งพอสมควรทาใหห้ ลาย ๆ คนอาจเกิดความสับสน
เนอื่ งจากงานดา้ นนม้ี ีความเหมือนหรอื คลา้ ยคลงึ กนั กบั งานของฝา่ ยบคุ คล แต่งานธุรการนจี้ ะมีความแตกต่างกบั
งานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก โดยงานธุรการน้ีเป็นงานประเภทท่ีเรียกว่าเป็นฝ่าย
สนับสนุน คือจะคอยเข้าไปคอยประสานงานหรือช่วยเหลือแผนกหรอื ฝา่ ยอนื่ ๆ และโดยรวมแล้วหลัก ๆ เลย
งานธุรการจะเปน็ งานทเี่ กย่ี วขอ้ งกับการดูแลดา้ นเอกสารตา่ ง ๆ และการตดิ ต่อประสานงานกับทั้งภายในองคก์ ร
และภายนอกองค์กร ตลอดจนการจดั เก็บและคน้ หาเอกสารต่าง ๆ รวมท้งั จัดเตรยี มการประชุม เป็นตน้

ภาพที่ 2 งานธรุ การ

คณุ สมบตั ิทีด่ ีของผทู้ ี่ทางานในตาแหน่งธุรการ

1. เป็นผทู้ ่มี คี วามรับผดิ ชอบและอดทนต่องานท่ที าสงู
2. มีทศั นคตทิ ด่ี ีเปน็ ไปในแง่บวก
3. มีความคลอ่ งแคลว่
4. มีมนุษยสมั พันธ์ทด่ี ี และมีใจรักในงานดา้ นการบริการ
5. มีความระเอียดรอบคอบ
6. เป็นคนใจกว้าง ยอมรับฟังความคดิ เห็นของผ้อู น่ื
7. การช่วยเหลือผู้อ่นื คอื หวั ใจหลกั แหง่ การทางาน
8. มคี วามใจเยน็ เก็บอารมณ์ได้
9. มคี วามภาคภูมิใจในหน้าทกี่ ารปฏิบตั ิงานของตน

3

บทบาทและหนา้ ท่ขี องงานธรุ การ

1. คอยติดตอ่ ประสานงานและเดนิ เอกสารใหแ้ กพ่ นกั งานภายในองค์กรและนอกองค์กร
2. หากต้องการใช้สถานทห่ี รอื จัดกจิ กรรมต่าง ๆ เจ้าหน้าที่ธรุ การต้องเป็นผู้ดูแลสถานและติดตอ่
ประสานงานกบั ฝา่ ยอาคาร
3. คอยดแู ลงานดา้ นเอกสาร หรอื จดหมายต่าง ๆ ให้แก่พนักงานภายในแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ
4. คอยตรวจสอบ และส่งั ซอ้ื อุปกรณต์ ่าง ๆ ท่ีใชภ้ ายในสานกั งานไม่ให้ขาด
5. คอยดูแลและควบคุมการปฏบิ ัตงิ านของแมบ่ า้ น
6. คอยดูแลพนกั งานรบั -สง่ เอกสารทง้ั ภายในองค์กรและภายนอกองค์กรทเี่ ขา้ มาตดิ ตอ่ ประสานงาน
กบั ทางบรษิ ทั หรือองคก์ รนนั้ ๆ

ภาพที่ 3 บทบาทและหน้าทข่ี องงานธุรการ

4

งานธรุ การพอสรปุ ประเดน็ สาคัญไดด้ ังนี้

1. ด้านธุรการท่วั ไป จัดทางานดา้ นลงทะเบียนรับ – ส่งหนังสือของกองนิติการทง้ั ภายในและภายนอก
และในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-doc) ตรวจเช็ครายชือ่ ขา้ ราชการ พนกั งานและลกู จ้างประจาในสมดุ
ลงชื่อประจาวนั และสรุปรายเดอื น สรปุ ถา่ ยเอกสารประจาเดือน ควบคมุ ดแู ลประวตั ิผู้ถูกลงโทษ การลาศกึ ษา
การก้ยู ืมเงนิ สวัสดกิ ารทางวชิ าการ และการจดั เอกสารให้เป็นหมวดหมู่

2. ด้านพัสดุและครุภัณฑ์ จัดทาเรื่องการจัดซ้ือ/จัดหา/จัดซ่อม การเบิกจ่ายพัสดุ ผ่านระบบ MIS
และการควบคมุ ครุภณั ฑ์

3. ดา้ นบัญชีและงบประมาณ ขอตัง้ งบประมาณเงนิ รายได้ประจาปี การกันเงินงบประมาณ เงนิ รายได้
ของกองฯ และจัดทางบประมาณรายจ่ายจากเงนิ รายได้ ผ่านระบบ MIS เช่น เงินเดือนพนักงาน เงินรายได้
เงนิ ประจาตาแหนง่ ค่าถ่ายเอกสาร คา่ วสั ดุสานกั งาน ค่าสาธารณูปโภค ค่าใชจ้ ่ายในการเดนิ ทาง ฯลฯ

4. ตดิ ตอ่ ประสานงานกบั หน่วยงานต่าง ๆ ทง้ั ภายในและภายนอกกอง

ภาพที่ 4 งานธุรการ

5

หน้าท่แี ละความรบั ผดิ ชอบงานธรุ การ

ปฏิบตั ิงานเกีย่ วกับการจดั การดา้ นธรุ การทว่ั ไป การจัดการดา้ นการผลติ เอกสาร การจัดการดา้ นพัสดุ
การจัดการดา้ นการเงนิ การจดั การด้านสารบรรณ และการประสานงานดา้ นตา่ ง ๆ ของฝ่าย
งานท่ตี ้องทา

1. งานสารบรรณ
1.1 งานรบั – สง่ และลงทะเบยี นหนงั สอื ราชการ
1.2 งานคดั แยกหนังสอื และการเสนอหนงั สอื
1.3 งานร่างโตต้ อบหนังสือราชการ
1.4 งานเก็บรักษา ยืม และทาลายหนงั สือราชการ
1.5 งานแจง้ เวยี นหนังสือราชการ คาสง่ั ประกาศ ให้หน่วยงาน และผู้เก่ยี วข้องรับทราบ เพือ่

ถอื ปฏิบัติ
1.6 นาแฟ้มเสนอผบู้ ริหาร เพอื่ ลงนามสงั่ การ
1.7 งานคน้ หาเอกสารต่าง ๆ ใหก้ บั งานต่าง ๆ ในฝ่าย
1.8 งานลงเวลา และตรวจสอบการปฏิบตั ริ าชการ
1.9 งานเดินหนังสือ

2. งานเอกสารการพมิ พ์
2.1 การพมิ พห์ นังสอื ราชการ
2.2 การพมิ พ์แบบฟอร์มตา่ ง ๆ
2.3 การทาสาเนาหนังสือ เชน่ ถ่ายเอกสาร อัดสาเนา
2.4 การเรยี บเรียง และจดั ทารูปเลม่
2.5 การจัดพิมพ์คาสง่ั

3. งานประชุม
3.1 การจดั ทาหนังสือเชญิ ประชมุ และเชิญประชุม
3.2 การประสานด้านสถานที่ และอาหารในการประชุม
3.3 การจดั เตรียมเอกสารในการประชุม
3.4 การบนั ทึกการประชุม
3.5 การจดั สง่ รายงานการประชุม

4. งานประชาสมั พนั ธ์
4.1 การจดั ทาและพัฒนาโฮมเพ็จของฝ่าย
4.2 การนาเสนอข้อมูลข่าวสารผ่านโฮมเพ็จ
4.3 การจัดทาเอกสาร วารสาร เผยแพร่ขอ้ มูลข่าวสารทง้ั ภายในและภายนอก
4.4 การประสานงานกับหนว่ ยงานภายในและภายนอกในการประชาสัมพนั ธ์

6

5. งานพสั ดุ
5.1 งานประสานการจัดซ้อื จดั จา้ ง
5.2 งานทะเบยี นคมุ พัสดุ และรายงานการเบิกจ่ายพสั ดุ
5.3 งานเบิกจา่ ยพสั ดุ

6. งานการเงนิ (เบิกจ่ายค่าตอบแทน)
6.1 การเบกิ จา่ ยคา่ ตอบแทนในการปฏบิ ัตงิ านของคณะกรรมการ/คณะกรรมการดาเนินงาน
6.2 การเบกิ จ่ายคา่ ตอบแทนการปฏิบตั ิงานลว่ งเวลาและนอกเวลาราชการของฝ่าย
6.3 การเบกิ จา่ ยค่าตอบแทนอื่น ๆ ที่เกี่ยวขอ้ ง

7. งานงบประมาณ
7.1 การจัดทาคาขอตงั้ งบประมาณ
7.2 การจาแผนการใชจ้ ่าย
7.3 การควบคุม ดแู ล และกากบั การเบกิ จ่ายงบประมาณ
7.4 การตดิ ตามและประเมินผลการดาเนนิ งานตามโครงการของฝา่ ย

8. งานรายงานผลการดาเนินงาน
8.1 การายงานผลการดาเนนิ งานของฝา่ ยประจาปี
8.2 การรายงานการใชจ้ ่ายงบประมาณของฝา่ ยประจาปี

9. งานเวรรกั ษาการณ์
9.1 การจดั ทาคาสง่ั เวรรกั ษาการณ์
9.2 การสรปุ รายงานการอยูเ่ วรยามรกั ษาการณ์ประจาวัน
9.3 การสรปุ ใบลงเวลาปฏบิ ัตเิ จา้ หน้าทรี่ ักษาความปลอดภยั เสนอผ้บู รหิ าร
9.4 การบนั ทกึ เปลี่ยนแปลงเวรรกั ษาการณ์

10. งานงบประมาณ
10.1 งานอืน่ ๆ ท่ไี ด้รับมอหมาย

7

กลุ่มงานธรุ การ

1. งานสารบรรณ
1.1 นาระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาใช้ในการปฏิบัติงาน รับ-สง่

หนงั สอื ราชการ
1.2 รับ-ส่ง หนังสือราชการตามระบบที่กาหนด โดยจัดทาและพัฒนากากับดูแลการ รับ-ส่ง

หนงั สอื ด้วยระบบ e-filing
- กลุม่ งานนโยบายและแผน แจง้ ใหเ้ จา้ หนา้ ทผ่ี ทู้ เ่ี กี่ยวข้องทราบโดย
- รบั งานจากกลมุ่ อานวยการและลงทะเบยี นรับ/ส่งทางระบบ e-filing
- เสนอผอู้ านวยการกลุ่ม เพอ่ื มอบหมายให้ผรู้ ับผดิ ชอบปฏิบตั ิ
- เจ้าหนา้ ทท่ี ร่ี บั ผิดชอบจัดทาหนังสือราชการหรือเอกสารประกอบ
- เสนอผู้อานวยการกลุ่ม ตรวจสอบความถูกตอ้ ง
- ผูม้ อี านาจพจิ ารณาลงนาม

1.3 ตรวจสอบการรบั -ส่งหนังสอื ราชการทางเวบ็ ไซต์ในกล่มุ นโยบายและแผนและควบคุมการ
ส่งหนังสอื ราชการจากกลุ่มนโนโยบายและแผนในสานักงานเขตพ้นื ท่ีการศึกษา

1.4 ออกแบบและพัฒนาระบบงานสารบรรณให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระบบงานสาร
บรรณของสานกั งานเขตพืน้ ทแ่ี ละข้อมลู มูลสารสนเทศของกลุ่มนโยบายและแผน

2. งานประสานงานและใหบ้ รกิ าร
2.1 ประสานงานกบั กลุม่ อ่ืนในสานกั งานและกลมุ่ งานภายในกลุม่ นโยบายและแผน หน่วยงาน

และสถานศึกษาในงานธุรการท่ีเกีย่ วข้องกับการบริหารงานของกลุ่มงาน
2.2 ช่วยอานวยความสะดวกงานระบบการต่อเช่ือมเทคโนโลยีภายในสานักงานทาใหร้ ะบบมี

ประสทิ ธิภาพ
2.3 ประสานการดาเนินงานประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารและผลงานของกลุ่ม

นโยบายและแผนใหค้ รูและบคุ ลากรทางการศกึ ษา ประชาชนทั่วไปทราบ
2.4 สรปุ และรายงานผลการดาเนนิ งานในการประสานงานและการให้บรกิ าร

ภาพที่ 4 กล่มุ งานธรุ การ

8

3. งานจดั การประชมุ ภายในกลุ่ม
3.1 ศกึ ษาวิเคราะหข์ ้อมูลข่าวสารทางดา้ นนโยบายและแผนและขอ้ มลู ด้านอ่ืน ๆ ทเี่ ก่ยี วขอ้ ง
3.2 จดั รวบรวมขอ้ มูลขา่ วสารทางด้านนโยบายและแผน ขอ้ มลู ดา้ นอื่น ๆ ทีเ่ ก่ียวข้อง
3.3 เสนอผบู้ ังคบั บัญชา พิจารณาแจง้ ตอ่ บุคลากรภายในกลมุ่ นโยบายและแผน
3.4 จัดประชุมและจัดทารายละเอียดขอ้ มลู แจง้ ในท่ปี ระชุมกลุ่มนโยบายและแผน
3.5 สรุปและจัดทารายงานผลการประชุม แจง้ ผเู้ กี่ยวขอ้ งทราบ

4. งานจดั การความรูภ้ ายในกลมุ่
4.1 การศึกษา วิเคราะหค์ วามรทู้ ี่เก่ียวกบั งานตามภารกิจท่รี บั ผดิ ชอบ
4.2 การรวบรวม กลน่ั กรอง จัดเกบ็ องคค์ วามรทู้ จี่ าเป็นในการปฏิบตั ิงาน
4.3 แลกเปลยี่ นและเผยแพร่ความรู้
4.4 สรปุ และรายงานผล

5. การตดิ ตามและรายงานการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการกระทรวงศึกษาธิการและ
การตรวจราชการแบบบรู ณาการของผตู้ รวจราชการสานักนายกรฐั มนตรี

5.1 ศึกษา วิเคราะห์ รายละเอียดประเด็นการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการ
กระทรวงศกึ ษาธิการและการตรวจราชการแบบบรู ณาการของผตู้ รวจราชการสานักงานนายกรัฐมนตรี

5.2 การประสานแผนการตดิ ตาม กากับ นิเทศและตรวจราชการสานักงานเขตพื้นทกี่ ารศกึ ษา
ของผู้ตรวจราชการกระทรวงศกึ ษาธิการและสานกั งานจงั หวดั ในส่วนท่ีเก่ียวข้องกับกลุ่มนโยบายและแผน

5.3 จัดทารายงานการตรวจราชการตามนโยบายการตรวจราชการกระทรวงศึกษาธิการและ
การตรวจราชการแบบบูรณาการของผตู้ รวจราชการสานกั นายกรัฐมนตรี

5.4 วเิ คราะหป์ ระเดน็ ข้อเสนอแนะของผู้ตรวจราชการเสนอผู้มอี านาจพิจารณา
5.5 แจง้ ผเู้ ก่ยี วข้องใหน้ าข้อเสนอแนะไปปรับปรงุ และพฒั นางาน
5.6 การสรปุ ผลและรายงานต่อหน่วยงานท่เี กยี่ วขอ้ ง

9

การใช้โปรแกรมต่าง ๆ ในงานธรุ การ

1. Microsoft Office Word
ใชส้ าหรับงานพิมพ์เอกสาร สามารถลบ แก้ไข แทรกรูปภาพ จัดรูปแบบ เปล่ยี นสี และรูปแบบ

ของตัวอกั ษรได้สามารถจัดทาจดหมายเวียน และยังมีพจนานกุ รมตรวจสอบการสะกดคาเหมาะสาหรับผู้ปฏบิ ัตงิ าน
ด้านสารบรรณ เพือ่ ใช้ในการพิมพ์เอกสาร และงานอื่น ๆ ทต่ี ้องมกี ารบันทึกขอ้ มูล

2. Microsoft Office Excel
ใช้สาหรับงานด้านคานวณ ตารางตัวเลข สร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูลเชิงสถิติ มีฟังก์ช่ันทาง

การเงิน คณิตศาสตร์และสถิติผู้ใช้ สามารถจัดการเอกสาร ตัวเลข กราฟ ให้มีรูปแบบท่ีสวยงามตามความ
ต้องการ เหมาะสาหรับผู้ปฏิบัติท่ีเกีย่ วของกับตวั เลข เช่น งานการเงนิ งานพัสดุ งานแผนงานและงบประมาณ
เปน็ ต้น

ภาพที่ 5 โปรแกรมตา่ ง ๆ ในงานธุรการ

3. Microsoft Office Access
เป็นซอฟต์แวร์ท่ีใช้จัดเก็บ ดูแล และจัดการข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบ สามารถจัดเก็บเป็น

ฐานข้อมูล ผู้ใช้สามารถค้นหาจัดเก็บ แก้ไข ลบ หรือสืบคนข้อมูลจากฐานขอมลู ทต่ี ้องการได้ โดยที่ผู้ใช้งานไม่
ต้องเขียนคาส่ังเอง เหมาะสาหรับผู้ปฏิบัติงานด้านสารบรรณ ในการจดทาระบบการลงทะเบียนรับเอกสาร
งานบคุ คล ในการเก็บประวัติของพนักงาน งานพัสดุในการบนทึกขอมูลของครุภัณฑ์แตล่ ะประเภท เป็นต้น

4. Microsoft Office PowerPoint
เป็นโปรแกรมทางด้านการนาเสนอข้อมูล ในรูปแบบสไลด์ซึ่งมีรูปแบบท่ีนาเสนอข้อความ

เข้าใจงา่ ย สามารถแสดงผลในรูปแบบกราฟ ข้อความ รปู ภาพ หรอื เสียงไดเ้ หมาะสาหรบั ผปู้ ฏบิ ัติงานทใ่ี ช้ในงาน
การประชุม ท่ีจาเป็นตอ้ งมกี ารนาเสนอข้อมูลงานเลขานุการผู้บริหาร ท่ีต้องผลิตเอกสารให้ผบู้ รหิ ารช้ีแจงในที่
ประชมุ เปน็ ต้น

10
5. Microsoft Office Outlook

เป็นโปรแกรมที่ชว่ ยในการจดั การตารางเวลา การนดั หมาย การรบั ส่งจดหมายอเิ ล็กทรอนิกส์
การจัดทาบนั ทกึ ย่อเพ่ือเตอื นความจาเหมาะสาหรบั ผู้ปฏบิ ัตงิ านดา้ นเลขานุการ ท่ีต้องการจัดระบบการนัดหมาย
ของผผูบ้ ริหารและติดตามงาน เปน็ ต้น

6. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat เป็นโปรแกรมแปลงไฟล์ PDF (Portable Document Format) ที่มีผู้นิยม

ใช้กันมากที่สดุ ผู้ผลิตส่ือเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสท์ างอนิ เตอรเ์ น็ต มักนิยมใช้โปรแกรมดังกล่าวในการแปลงไฟล์
เอกสาร และเปิดอา่ น เพราะขนั้ ตอนการจดั ทาไมเ่ ปลืองเนอ้ื ท่ี และเอกสารมคี วามสวยงาม

7. Electronic Mail
Electronic Mail เปน็ ช่อื เรยี กโปรแกรมท่ใี ช้ประมวลผลกบั เครื่องคอมพิวเตอรเ์ พื่อสง่ ข้อความ

หรือจดหมายระหว่างกันทางเครื่องเทอร์มินัล ทั้งที่ต่างกันภายในหน่วยงานต่าง ๆ ในสานักงานเดียวกันหรอื
สานักงานที่อยู่ห่างไกลออกไป เปน็ โปรแกรมที่มีความสามารถเสมือนมตี ูไปรษณียส์ าหรับรบั หรอื สง่ จดหมาย มี
ระบบการป้องกันความปลอดภยั ของขอ้ ความและข่าวสาร

8. Web Browser
Web Browser เป็นโปรแกรมสาเรจ็ รปู ใชส้ าหรับเปดิ เอกสารไฮเปอร์เทก๊ ซซ์ งึ่ นาเสนอขอ้ มูลใน

รูปแบบข้อความตัวเลข ภาพนิ่ง ภาพเคล่ือนไหว และเสียงต่าง ๆ สามารถแสดงผล Web Page จากทั่วโลก
เหมาะสาหรับบุคคลท่ีต้องการติดตามข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ โปรแกรมที่นิยมใช้เช่น Microsoft Internet
Explorer Netscape Communicator

ภาพท่ี 6 โปรแกรมตา่ ง ๆ ในงานธรุ การ

11

โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) สามารถทางานต่าง ๆ ที่เก่ียวข้องกับงาน
ประมวลคาได้ดังนี้

1. สามารถพมิ พแ์ ละแก้ไขเอกสาร
2. สามารถลบ โยกย้าย และสาเนาข้อความ
3. สามารถพิมพต์ วั อักษรประเภทตา่ ง ๆ
4. สามารถขยายขนาดตัวอกั ษร
5. สามารถจดั ตวั อักษรใหเ้ ปน็ ตวั หนา ตวั เอยี ง และ ขดี เสน้ ใต้ได้
6. สามารถใสเ่ ครื่องหมายและตัวเลขลาดบั หนา้ หัวข้อ
7. สามารถแบง่ คอลมั น์
8. สามารถตีกรอบและแรเงา
9. สามารถตรวจการสะกดและแกไ้ ขใหถ้ กู ตอ้ ง
10. สามารถคน้ หาและเปลีย่ นแปลงขอ้ ความทีพ่ ิมพผ์ ดิ
11. สามารถจัดขอ้ ความในเอกสารใหพ้ มิ พช์ ิดซา้ ย ชิดขวาและกึง่ กลางบรรทดั
12. สามารถใสร่ ูปภาพในเอกสาร
13. สามารถประดิษฐต์ ัวอักษร
14. สามารถพิมพ์ตาราง
15. สามารถพิมพจ์ ดหมายเวยี น ซองจดหมายและป้ายผนึก

ภาพที่ 7 โปรแกรม Microsoft Word

12

ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Word

1. มรี ะบบอัตโนมัติตา่ ง ๆ ที่ชว่ ยในการทางานสะดวกขน้ึ เช่น การตรวจคาสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์
การใสข่ ้อความอตั โนมตั ิ เปน็ ตน้

2. สามารถใช้ Word สรา้ งตารางทส่ี ลบั ซบั ซ้อนยา่ งไรก็ได้
3. สามารถใชส้ ร้างจดหมายไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว โดยสามารถกาหนดใหผ้ วู้ เิ ศษ (Wizard) ใน Word สรา้ ง
แบบฟอรม์ ของจดหมายได้หลายรปู แบบตามตอ้ งการ
4. ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถตกแต่งเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให้ Word
ตกแตง่ ใหก้ ไ็ ด้ โดยท่ีสามารถเปน็ ผ้กู าหนดรปู แบบของเอกสารเอง
5. สามารถแทรกรปู ภาพ กราฟ หรอื ผังองคก์ รลงในเอกสารได้
6. เป็นโปรแกรมท่ีทางานบนวินโดว์ ดังคุณสมบัติต่าง ๆ ของวินโดว์จะมีอยู่ใน Word ด้วย เช่น
สามารถย่อขยายขนาดหนา้ ตา่ งได้ สามารถเรียกใช้รูปแบบอกั ษรที่มอี ย่มู ากมายในวนิ โดวไ์ ด้
7. ความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถ
โอนยา้ ยข้อมลู ต่าง ๆ ระหว่างโปรแกรมได้ เช่น สามารถดึงขอ้ มลู ใน Excel มาใสใ่ น Word ได้
8. อยากทราบอะไรเก่ียวกับ Word ถามผู้ช่วยเหลือที่มีช่ือว่า " Office Assistance" ตลอดเวลา
ขณะที่ ใชง้ าน Word
9. สรา้ งเอกสารใหใ้ ชง้ านในอนิ เตอรเ์ น็ตไดอ้ ยา่ งง่าย ๆ
10. จากทกี่ ลา่ วมานเ้ี ป็นเพยี งความสามารถบางสว่ นของ Microsoft Word เท่านน้ั รายละเอยี ดอื่น ๆ
จะขอกลา่ วถึงในภายหลงั

ภาพท่ี 8 ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Word

13
5 หน้าท่ีครอบจกั รวาล ทพ่ี นกั งานธุรการมกั ตอ้ งทา

1. ประสานงาน
หน้าท่ีหลักของพนักงานธุรการคงหนีไม่พน้ การประสานงาน ท้ังประสานงานระหว่างภายใน

ระหว่างแผนกต่าง ๆ รวมไปถึงระหว่างประสานงานระหว่างคนนอกหรือลูกค้ากับทางบริษัท เพื่อให้การ
ดาเนินงานเป็นไปไดอ้ ยา่ งราบรนื่

2. รับโทรศพั ท์
บางบรษิ ัทใหพ้ นักงานธุรการทาหน้าทีร่ ับโทรศัพทด์ ้วย จะต้องรวู้ ่าควรจะรบั มอื กับปลายสาย

อย่างไร โดยจะต้องมีไหวพรบิ ควรรู้จักลกู ค้า แลรู้ว่าผู้โทรเข้ามามีความประสงค์ใด ทาหน้าท่ีเป็นเหมือนหนา้
บา้ นด่านแรกใหบ้ ริษทั

3. ทาเอกสาร
งานเอกสารท้ังหลายต้ังแต่จัดเตรียมเอกสาร พิมพ์เอกสาร ทาแบบฟอร์มต่าง ๆ ไปยันถ่าย

เอกสาร จัดเก็บเอกสาร หวั จดหมาย ป้ายกล่องไปรษณีย์ รวมไปถงึ การตดิ ตามเอกสารตา่ ง ๆ ภายในบรษิ ัททั้ง
บนกระดาษและในคอมพิวเตอรก์ เ็ ป็นหนา้ ที่ทีพ่ นกั งานธุรการมักตอ้ งทา

4. คยี ์ข้อมลู
นอกจากจดั แจงประสานงานแล้ว ยังอาจจะตอ้ งมหี น้าท่ปี อ้ นขอ้ มูลตา่ ง ๆ ลงในระบบอกี ด้วย

ไม่ว่าจะสรุปรายการประจาวัน คีย์ออเดอร์ อัพเดตยอดต่าง ๆ ลงข้อมูลเพื่อใหท้ กุ อย่างอยู่ในระบบเปน็ ท่ีเปน็
ทาง

5. เปน็ เลขา
บางที่พนักงานธุรการก็จะมีความเหมือนเลขาด้วย ท้ังจดนัด ตามงาน ตอบอีเมล เพราะเป็น

ธรรมชาตขิ องงานท่ใี กลเ้ คยี งกบั การประสานงานให้ดาเนินไปอยา่ งราบรนื่ และงา่ ยย่งิ ขึน้

ภาพที่ 9 5 หน้าท่ีครอบจักรวาล ท่พี นกั งานธรุ การมกั ตอ้ งทา

14

e-office กับงานธรุ การยคุ ใหม่

ความทันสมัยไฮเทคของโลกไอทีช่วยอานวยความสะดวกในการทางานได้อย่างมากมาย พนักงาน
ธรุ การสามารถใช้เทคโนโลยชี ว่ ยให้การตดิ ต่อสอ่ื สาร ส่งข้อมูล ดว้ ยระบบเครอื ข่ายคอมพวิ เตอร์ รวมถึงสามารถ
จดั เก็บข้อมูลในรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกสไ์ ดอ้ ย่างรวดเรว็ และมี ประสิทธิภาพมากยิง่ ขึน้ ดงั น้ี

1. ดว้ ยระบบเทคโนโลยีท่ที ันสมัยช่วยให้ข้อมูล ข่าวสารถกู ส่งไปยังเป้าหมายได้อยา่ งรวดเร็ว รวมถึง
ความสามารถในการกระจายข่าวสารด้วยการส่งอีเมล ช่วยลดเวลาในการติดต่อส่ือสาร ประหยัดค่าโทรศัพท์
และยงั ช่วยเพิม่ ประสิทธิภาพการทางานประโยชน์ในเรอ่ื งความเร็วและเวลา

2. ลดปญั หาเรื่องระยะทาง ถงึ แมว้ ่าจะอยู่นอกออฟฟศิ ทาใหไ้ ม่สามารถเดนิ ทางมาสานกั งานในเวลา
อันรวดเร็วได้ เพยี งมอี นิ เทอรเ์ น็ตกส็ ามารถเช่อื มโยงให้คณุ สามารถทางานเร่งด่วนนอกออฟฟิศ ไดไ้ ม่จากดั เวลา
และสถานที่

3. ลดปัญหาเอกสาร และการสนิ้ เปลอื งกระดาษ ด้วยการท่สี ามารถสง่ ขอ้ มูลข่าวสารภายในสานกั งาน
ถึงกันผ่านทางอีเมล หรือการแชร์ข้อมูล ทาให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ทราบข้อมูลข่าวสารโดย
ทั่วถึงกันโดยไมต่ ้องสงั่ พิมพเ์ อกสาร ใหส้ นิ้ เปลืองทรพั ยากร

4. ช่วยอานวยความสะดวกด้วยระบบการจัดเก็บ เอกสารเป็นหมวดหมู่ ทาให้สามารถเรียกใช้เอกสาร
ย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบการค้นหาเอกสาร ซึ่งรวดเร็วและเป็นระเบียบกว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็น
กระดาษ ทง้ั ยังชว่ ยลดเนอื้ ทีใ่ นการจัดเกบ็ เอกสารอกี ด้วย

5. บางองค์กรใช้ระบบการประมวลผลที่ทันสมัย ก็สามารถจัดประชุมกลุ่มทางโทรศัพท์ได้ ทาให้
ผู้ใช้งานมากกว่า 2 คน สามารถติดต่อสอื่ สารผ่านโทรศัพท์ในเวลาเดียวกนั หรือมากไปกว่านั้นอาจจดั ประชุม
ทางไกลข้ามประเทศผ่านเสียงและจอภาพช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการส่ือสารของกลุ่ม ไม่เสียเวลาในการ
เดนิ ทางมาประชุมในท่ีเดยี วกนั

6. งานธรุ การยคุ ใหมส่ ามารถทาให้การนดั ประชมุ ทาได้อย่างงา่ ยดาย ดว้ ยการทาตารางนดั หมายการ
ประชุมและส่งอเี มลนดั ประชุมไปยงั บคุ คลที่ตอ้ งการ ให้เข้าประชมุ ซ่งึ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตอบรบั และทกุ
ๆ คนสามารถรบั ทราบไดใ้ นเวลาเดียวกันวา่ ใครสามารถเข้าประชมุ ได้ และใครไมส่ ามารถเข้าประชุมไดบ้ า้ ง

ระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย จาก e-office นอกจากช่วยให้การทางานสะดวกรวดเร็วและ
ง่ายดายขึ้นแล้ว การลดการใช้กระดาษได้ยังเปน็ ส่งิ จาเปน็ ท่ีทุกองค์กรควรตระหนักถึงทรพั ยากร ท่ีจะหมดไป
ซ่ึงแนน่ อนย่อมสง่ ผลสะท้อนกลบั มาถึงพวกเราทุกคน

ภาพท่ี 10 e-office กับงานธุรการยคุ ใหม่

15

แหลง่ อ้างองิ

hrm.ru.ac.th. งานธรุ การ. [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
http://hrm.ru.ac.th/index.php/2015-04-21-04-36-40/2015-04-24-07-46-01
(ค้นเมอ่ื วนั ท่ี 4 กุมภาพันธ์ 2564)

Nitikand. ความร้ทู ่วั ไปเกยี่ วกับงานธรุ การ. [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
file:///C:/Users/admin/Downloads/nitikand0909256230.pdf
(คน้ เมื่อวนั ที่ 4 กุมภาพนั ธ์ 2564)

sites.google.com. กลมุ่ งานธรุ การ. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ทีม่ า
https://sites.google.com/site/planningcri4/ngan-thurkar-1
(ค้นเมอ่ื วันที่ 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

www.esbuy.net. การใช้โปรแกรมต่าง ๆ ในงานธุรการ. [ระบบออนไลน์]. แหล่งทม่ี า
http://www.esbuy.net/_files_school/00000636/news/
(คน้ เมอ่ื วันท่ี 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

anchaleenamkam.blogspot.com. โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด (Microsoft Word). [ระบบออนไลน์]. แหล่งทีม่ า
http://anchaleenamkam.blogspot.com/
(คน้ เม่อื วนั ที่ 4 กมุ ภาพนั ธ์ 2564)

anchaleenamkam.blogspot.com. ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Word. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ทม่ี า
http://anchaleenamkam.blogspot.com/
(ค้นเมอ่ื วันท่ี 4 กมุ ภาพันธ์ 2564)

today.line.me. 5 หน้าท่คี รอบจกั รวาล ทีพ่ นักงานธรุ การมักตอ้ งทา. [ระบบออนไลน์]. แหล่งทีม่ า
https://today.line.me/th/v2/article/MEMR8a
(ค้นเมอื่ วนั ท่ี 4 กุมภาพันธ์ 2564)

th.jobsdb.com. e-office กบั งานธุรการยุคใหม่. [ระบบออนไลน]์ . แหล่งที่มา
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/e-office-
(คน้ เม่ือวนั ท่ี 4 กุมภาพันธ์ 2564)

การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศ
ในงานนัดหมาย

การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศในงานนดั หมาย

เสนอ

ครูปรียา ปันธยิ ะ

จัดทาโดย

นางสาววริศรา ใจเส็น
เลขที่ 11 สบล. 63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002
วชิ าเทคโนโลยสี ารสนเทศในงานเลขานุการ
ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศึกษา 2564
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

รายงานนี้เป็นส่วนหน่ึงของ รหัสวิชา 30203-2002 วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศในงานเลขานุการ ซึ่งได้
รบั มอบหมายจาก ครูปรยี า ปันธยิ ะ ใหด้ าเนินการศกึ ษา สบื ค้น และค้นควา้ เกยี่ วกบั เรอื่ ง การประยกุ ต์ใช้ระบบ
ประมวลผลแบบกล่มุ เมฆ (Cloud Computing) ในงานเลขานุการ

ซึ่งเน้ือหารายงานเล่มน้ีประกอบด้วยหัวข้อ การนัดหมายล่วงหน้า, ระบบนัดหมายและการประชุม
อิเล็กทรอนิกส์, การเข้าสู่ระบบนัดหมายและการประชุมอิเลก็ ทรอนิกส์, การสร้างนดั หมายและตอบรบั นดั หมาย,
รายการนัดหมายที่ตอบรบั , ปฏิทนิ รายบคุ คล, นดั หมายงานอยา่ งไรไม่ให้พลาด, จดั ตารางนัดหมายให้เป็นเรื่องง่าย,
อุปกรณป์ ระกอบการประชมุ ผ่านระบบ Web Conference

ซึ่งจากการที่ผู้จัดทาได้ศึกษา สืบค้น และค้นคว้าข้อมูลดังกล่าว เพื่อเป็นแนวทางในการศึกษา
เพม่ิ เตมิ ผจู้ ัดทาหวงั เป็นอยา่ งย่งิ ว่า คงจะเปน็ ประโยชนต์ ่อผทู้ ีส่ นใจ

วริศรา ใจเสน็
สาขาวิชาการเลขานุการ

สารบญั ข

เร่อื ง หน้า

คานา ก
สารบญั ข
การนัดหมายล่วงหน้า 1-2
ระบบนัดหมายและการประชมุ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 3
การเข้าสรู่ ะบบนัดหมายและการประชุมอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 4
การสร้างนดั หมายและตอบรบั นัดหมาย 5-9
รายการนัดหมายทต่ี อบรบั 9-12
ปฏทิ นิ รายบคุ คล 12
นัดหมายงานอย่างไรไม่ใหพ้ ลาด 13-14
จัดตารางนดั หมายใหเ้ ป็นเรอ่ื งง่าย 15-16
อปุ กรณป์ ระกอบการประชมุ ผ่านระบบ Web Conference 17-19
แหลง่ อ้างองิ 20

หน่วยที่ 3
การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในงานนดั หมาย

บทนา

เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT มบี ทบาทหลักในการชว่ ยเพ่ิมขีดความสามารถในการดาเนินกิจกรรม
กระบวนการตา่ ง ๆ ขององคก์ ร รวมถึงการเปล่ียนแปลงเพ่อื เพ่มิ ประสิทธิภาพขององค์กรใหม้ คี วามสะดวกยงิ่ ขนึ้
หรือกล่าวได้ว่า การเรียนรูด้ ้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นปัจจัยที่ช่วยสนับสนุนใหอ้ งค์กรก้าวสู่ความเปน็ ผ้นู า
ดงั นั้นผ้บู ริหารและสมาชิกขององค์กรจึงควรมีรเู้ กยี่ วกบั เทคโนโลยสี ารสนเทศท่เี กี่ยวข้องกบั งาน และที่เกยี่ วข้อง
กับองค์กร ซึ่งในอดีตผู้บริหารองค์กรมักจะเป็นผู้ที่อยู่ในสายงานด้านการเงินหรือการตลาด แต่ในอนาคต
ผู้บริหารองค์กรควรจะต้องมีความรดู้ ้านเทคโนโลยีสารสนเทศและมีประสบการณ์การทางานจากสายงานด้าน
เทคโนโลยสี ารสนเทศ

การนดั หมายล่วงหน้า

ภาพที่ 1 การนัดหมายล่วงหน้า

การนดั หมายลว่ งหน้าช่วยใหป้ ระหยดั เวลาของทงั้ สองฝ่าย และทาใหม้ ีโอกาสไดพ้ บกับผ้ทู ่ีมอี านาจใน
การตัดสินใจด้วย คาพูดที่ควรหลกี เลีย่ งเก่ียวกับการนัดหมายคือ "บังเอิญผา่ นมาแถวนี"้ เพราะทาใหผ้ ้มู ่งุ หวงั
เห็นวา่ ตนเองนนั้ ไม่สาคัญ เทคนิคการนดั หมาย มดี ังน้ี

1. บุคคลท่ีควรนัดหมาย บุคคลท่ีเหมาะสมท่ีสุดท่ีควรนัดหมายเข้าพบ ได้แก่ ผู้ท่ีมีอานาจในการ
ตัดสินใจซอื้ หากเปน็ บุคคลอ่ืนถึงแมว้ ่าพนักงานขายจะสามารถนาเสนอขายได้อย่างสมบูรณ์แบบก็ไม่สามารถ
ปดิ การขายไดเ้ นื่องจากบุคคลผู้นน้ั ไม่มีอานาจในการตัดสนิ ใจซอื้

2. ช่วงเวลาของการนดั หมาย ชว่ งเวลาของการนดั หมายผมู้ ่งุ หวงั ทสี่ ะดวกและเหมาะสมพนักงานขาย
จะต้องพิจารณาลักษณะอาชีพของผู้มุ่งหวัง ผู้มุ่งหวังท่ีเป็นร้านค้าหรือร้านอาหารช่วงเวลาของการนั ดหมาย
ควรเป็นชว่ งท่มี ลี กู คา้ ไม่มาก เช่น ประมาณ 09.00-11.00น. และเวลา 13.00-15.00น.

2

3. วิธีการนัดหมาย พนักงานขายต้องมีการเลือกวิธีการนดั หมายท่ีมปี ระสิทธิภาพ พนักงานขายตาม
บ้านอาจไม่ต้องนัดหมายผมู้ งุ่ หวัง เทคนิควิธีอาจมีของชาร่วยติดมือมอบให้ก่อนการเสนอขายพนักงานขายท่ี
ขายสินค้าให้แก่บริษัทหรือสานักงาน ควรมีการนัดหมายล่วงหน้า อาจใช้วิธีการเข้าไปนัดหมายผู้มุ่งหวังด้วย
ตนเองหรอื ส่งจดหมาย แลว้ จึงโทรศพั ท์ตามไปอีกครงั้ หนึ่งเพ่อื เป็นการยนื ยนั การเขา้ พบ

4. การขจัดข้อโต้แย้ง ผู้มุ่งหวังอาจมีการปฏิเสธการเข้าพบโดยมขี ้อโต้แย้งต่าง ๆ เช่า ยังไม่มีเวลามี
สนิ คา้ ประเภทนีอ้ ยแู่ ล้วหรือให้ส่งขอ้ มลู ทาง e-mailเปน็ ตน้ พนักงานขายจะต้องเตรียมการสาหรับการขจัดข้อ
โต้แยง้ เหลา่ น้นั ใหไ้ ด้

5. การผูกมิตรกบั เลขานุการ ผู้บริหารมักจะมีเลขานุการเพื่อจัดรายการต่าง ๆ ซึ่งหากพนักงานขาย
สามารถสื่อสารกบั เลขานกุ ารอย่างสภุ าพและมีมารยาทก็จะทาให้การนดั หมายประสบความสาเร็จ

6. ระยะเวลารอคอยก่อนการเข้าพบ การเข้าพบผู้มุ่งหวังที่เป็นระดับผู้บริหารอาจจะต้องมีการรอ
คอยนานเทา่ ไร ขึ้นอยู่กับความสาคญั ของผูม้ ุ่งหวงั น้นั เม่อื พนกั งานขายต้องเผชญิ กบั การรอคอยท่ียานานเกินไป
ควรแจ้งเลขานกุ ารหรือพนักงานต้อนรับหนา้ ห้องว่าพนกั งานขายตอ้ งมนี ัดลกู คา้ สาคญั อีกรายหนง่ึ โดยใชเ้ ทคนคิ
ที่สุภาพและแนบเนียน

3

ระบบนัดหมายและการประชุมอเิ ล็กทรอนกิ ส์

ระบบนัดหมายและการประชุมคอื โปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการท างานเก่ียวกบั การนัดหมาย
ซงึ่ สามารถใช้นัดหมายบุคคลอนื่ หรอื นัดหมายตวั เอง (บนั ทึกสว่ นบุคคล) ไดส้ ะดวก รวดเรว็ และประหยดั เวลา
ในการตรวจสอบวนั -เวลาว่างของผูท้ เ่ี ราต้องการนัด และสนับสนนุ การท างานเกย่ี วกับการประชมุ ซึ่งสามารถ
ดาเนินการได้ตัง้ แตก่ ารเสนอวาระการประชุม จัดทาวาระ ออกจดหมายเชิญประชุม จัดทาบนั ทกึ การประชุม
และออกรายงานการประชมุ ไดอ้ ยา่ งสะดวก รวดเร็ว

ภาพที่ 2 การนัดหมาย

ระบบนัดหมายและการประชุม มีขน้ั ตอนการใช้งานหลัก ๆ อยู่ 5 ขัน้ ตอนคือ
1. ข้ันตอนในการสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย เป็นขั้นตอนในการสร้างหนังสือนัดหมาย
สาหรับนัดหมายบุคคลอื่นทาการตอบรับการนัด/ปฏิเสธการนัดเมื่อมีหนังสือนัดหมายส่งมา หรือทาการนัด
หมายตวั เอง (ทาบันทกึ ส่วนตัว)
2. ขน้ั ตอนในการสร้างวาระประชุม เปน็ ข้ันตอนการจัดเตรยี มวาระท่จี ะนาเข้าส่กู ารประชมุ ซง่ึ วาระ
ที่จะจัดทาน้ีอาจเป็นวาระที่ถูกเสนอจากผู้เข้าร่วมประชุมและผ่านการเหน็ ชอบจากผูม้ ีอานาจก่อน หรืออาจ
จดั ทาวาระเพอื่ นาเขา้ สทู่ ่ปี ระชุมเลยกไ็ ด้
3. ขั้นตอนในการสร้าง-ส่ง-ลงนามหนังสือเชิญประชุมอิเลก็ ทรอนิกส์เป็นขั้นตอนการจัดทาหนังสือ
เชิญประชุมเพือ่ สง่ ถึงผเู้ ขา้ รว่ มประชุม เพ่อื ให้ทราบถึงกาหนดการประชุม และวาระท่ีจะทาการประชมุ
4. ข้ันตอนในการบันทึกและจัดทารายงานการประชุม เป็นข้ันตอนการบันทึกผลการประชุม และ
จัดทาเปน็ รายงานการประชมุ ไดโ้ ดยอตั โนมัติ
5. ขั้นตอนในการคน้ หาและดรู ายงานท่ีเกีย่ วข้อง เปน็ ข้ันตอนการค้นหาหรือดูรายงานต่าง ๆ ท่เี กีย่ วข้อง
กับการประชุม

4

การเข้าสูร่ ะบบนัดหมายและการประชมุ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ Microsoft Internet Explorer (IE) หรือ
Google Chrome โดยมีขัน้ ตอนดงั น้ี

1. คลิกเปิดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ที่สัญลักษณ์ หรือ Google Chrome ที่
สัญลกั ษณ์ในเคร่อื งคอมพวิ เตอรข์ องผูใ้ ช้งาน

2. ป้อน URL https://eoffice.ssru.ac.th จากน้ันกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดง
หน้าจอ Login ดังภาพ

ภาพที่ 3 ภาพแสดงหน้าจอ Login เข้าส่โู ปรแกรม
3. ทาการป้อนชื่อผูใ้ ช้ และรหัสผา่ น
4. คลิกปมุ่ หรอื กดปุ่ม Enter บนคียบ์ อรด์ เพอื่ เขา้ สโู่ ปรแกรม

5

การสร้างนดั หมายและตอบรบั นดั หมาย

การสร้างนัดหมาย สามารถแบ่งไดเ้ ป็น 2 แบบ คือการนัดหมายผู้อน่ื (หนังสอื นดั หมาย) และการนัด
หมายตัวเอง (บันทึกส่วนตัว) ซึ่งการสร้างนดั หมายทงั้ 2 แบบนี้จะมีวิธีการสรา้ งคลา้ ยๆกัน ซึ่งในส่วนของการ
สร้างหนังสือนัดหมาย จะมีส่วนของการตอบรับนัดด้วย โดยวิธีในการสร้างนัดหมายและการตอบรับนัด
มีดงั ตอ่ ไปนี้

1. หนงั สอื นัดหมาย หมายถงึ การทาเอกสารเพื่อนัดหมายไปยงั บคุ คลอ่ืน การสร้างหนังสือนัดหมาย
ให้คลิกที่เมนูระบบงาน>>นัดหมายและการประชุม>>หนังสอื นัดหมาย จะปรากฏหน้าจอดงั ภาพที่ 5 ซ่ึงเปน็
หนา้ ทะเบียนเอกสารของหนังสือนัดหมาย

ภาพท่ี 4 ภาพแสดงรายการทะเบยี นหนงั สือนัดหมาย

1. เม่อื ตอ้ งการลงทะเบยี นใหม่ให้คลกิ ที่ (มมุ บนซ้าย) หรอื

(มุมล่างขวา) จะเข้าสู่หน้าจอเริ่มต้นของการระบุข้อมูลนัดหมายดัง

ภาพท่ี 5

ภาพที่ 5 ภาพแสดงการกรอกข้อมลู การสร้างหนังสอื นัดหมาย

6

2. ระบุขอ้ มลู เบอื้ งตน้ ของการนัดหมาย ไดแ้ ก่

- ผู้นดั ใหท้ าการเลือกหรอื ระบผุ ทู้ ต่ี อ้ งการนัด

- ประเภทภารกจิ ให้ระบปุ ระเภทภารกจิ ของการนดั

- เรอื่ ง ใหร้ ะบุช่อื เรือ่ งของการนัด

- สถานที่ ให้ระบสุ ถานทท่ี ใ่ี ช้ในการนดั

- รายละเอยี ด ให้ระบุรายละเอยี ดของการนดั วา่ การนัดหมายครัง้ น้เี ป็นการนดั เพอ่ื ดาเนินการ

ส่งิ ใด

- การเปิดเผยนัดให้ผ้อู ื่นทราบ กาหนดการเข้ามาดูรายละเอยี ดการนัดหมายของบุคคลท่ีอยู่

นอกกลุ่มการนัด และเมื่อกรอกขอ้ มูลเรียบรอ้ ยแลว้ คลิกทป่ี ุม่ “บนั ทึกข้อมูล” เพอื่ บนั ทึกข้อมูล

3. คลิกที่ปุ่ม เพื่อเพมิ่ วันและเวลาที่ต้องการทาการนดั หมาย โดยการนัดหมาย

จะแบง่ เปน็ 3 แบบ คือ

- การนดั หมายแบบธรรมดาคือเลอื กวนั และเวลา ดังภาพที่ 6

- การนัดหมายแบบประจาคอื เลอื กวนั และเวลา ดงั ภาพที่ 7

- การนดั หมายแบบกลุ่ม คือการเลือกกลมุ่ คนที่ตอ้ งการนดั หมายจากนดั จงึ ค้นหาเวลาทีท่ กุ คน

ว่างตรงกัน ดงั ภาพท่ี 8

เมื่อเลอื กวันเวลาท่นี ดั หมายเรียบรอ้ ยแล้วให้คลกิ ปุ่ม เพ่อื ทาการบันทกึ

ข้อมลู และหากเปน็ การนดั หมายแบบธรรมดา ผู้นัดจะต้องเลอื กผทู้ ่ีต้องการนดั หมายด้วย แตถ่ ้าเป็นการนัดหมาย

แบบกลมุ่ ระบบจะเพ่มิ สมาชกิ กลุม่ เป็นผูถ้ ูกนดั หมายอตั โนมตั ิ และยงั สามารถเพม่ิ บุคคลอ่ืนได้อีก

ภาพท่ี 6 ภาพแสดงการเลือกวันเวลานัดหมายแบบธรรมดา

7
ภาพท่ี 7 ภาพแสดงการเลือกวันเวลานัดหมายแบบประจา

ภาพท่ี 8 ภาพแสดงการนัดหมายแบบกลมุ่

4. การเพิ่มผูถ้ ูกนดั หมายทาไดโ้ ดยการคลิกทป่ี มุ่ และสามารถเพม่ิ ผ้ถู กู นัดหมายได้
ทั้งบุคคลภายนอกและภายในองค์กร ดงั ภาพที่ 9 และ 11

ภาพที่ 9 ภาพแสดงการเลอื กผถู้ กู นดั หมายเปน็ บคุ คลภายใน

8

- โดยหากวา่ บุคคลภายในท่ีเราต้องการนัดได้ถกู นัดหมายไวก้ ่อนแล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียด

ของรายการนัดหมายอ่ืน ๆ ที่เวลาเหลื่อมกัน และหากต้องการนัดหมายบุคคลน้ันแน่นอนให้คลิกเลือกหลัง

รายช่ือท่ีต้องการแล้วคลกิ ท่ีป่มุ เพ่ือยืนยันอีกครั้งหนึ่ง ดังภาพท่ี 10 (ระบบอนุญาตให้นดั ซ้าซอ้ นได้

และให้ผถู้ ูกนดั เปน็ ผตู้ ัดสนิ ใจเองวา่ จะรับนัดใคร)

ภาพท่ี 10 ภาพแสดงบคุ คลภายในที่ต้องการนัดแต่มีนดั อนื่ แลว้

ภาพที่ 11 ภาพแสดงการเลือกผถู้ ูกนัดหมายเปน็ บุคคลภายนอก จะ

5. ตรวจสอบข้อมลู การนัด เมอ่ื ตรวจสอบข้อมลู เรียบร้อยแลว้ ให้คลกิ ทป่ี ุม่
ปรากฏเส้นทางเฉพาะสาหรับสง่ หนงั สือนัดหมาย ดงั ภาพที่ 12

ภาพท่ี 12 ภาพแสดงผูร้ ับหนังสอื นัดหมายท่ีไดเ้ ลือกไว้

6. เม่ือคลกิ ทป่ี มุ่ 9
ที่ 13 ระบบจะส่งเอกสารใหก้ ับผถู้ ูกนัดหมาย และรายงานผลการส่งดงั ภาพ

ภาพที่ 13 ภาพแสดงผรู้ ับหนงั สือนัดหมายท่ไี ด้เลอื กไว้

รายการนัดหมายทต่ี อบรบั

หมายถึง รายการนัดหมายที่ได้ตอบรับนดั แล้วหรอื รายการนดั หมายทผี่ ใู้ ช้งานไดด้ าเนนิ การนัดและมี

ผูต้ อบรบั การนดั แลว้ การใชง้ านใหค้ ลิกท่ีเมนบู น ระบบงาน>>นดั หมายและการประชมุ >>รายการนัดหมายที่

ตอบรบั จะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 14 โดยการเลือกดูรายการนดั หมายทีต่ อบรบั ซง่ึ มีการด าเนินการเกยี่ วกบั

รายการนัดหมายดงั ตอ่ ไปน้ี

1. การยกเลิกนัดหมาย หากตอ้ งการยกเลกิ การนัดให้คลกิ เลือกรายการนัดหมายทีต่ ้องการในช่องเลือก

พร้อมทง้ั ระบเุ หตุผลการยกเลกิ แล้วคลิกที่ปมุ่ เพื่อยกเลิกนดั หมาย

ภาพที่ 14 ภาพแสดงรายการนดั หมายทีต่ อบรบั

2. การค้นหารายการนัดหมาย หากต้องการดูรายการนัดหมายท่ีตอบรับท่ีไม่อยู่ในลิสต์รายการ

สามารถดาเนนิ การไดโ้ ดยคลิกทป่ี ุ่ม จะปรากฏหนา้ จอสาหรับค้นหาดังภาพท่ี 15 โดยระบุช่วงวันที่ที่

นัดหมายที่ตอ้ งการค้นหา จากน้ันคลิกท่ปี ุ่ม เพื่อค้นหาขอ้ มูล ซึ่งจะแสดงผลการค้นหาดังภาพที่ 16

หรือคลกิ ที่ปมุ่ เพอื่ กลบั หน้ารายการนัดหมายทีต่ อบรับ

ภาพที่ 15 ภาพแสดงหน้าจอค้นหารายการนดั หมายที่ตอบรบั

10

ภาพที่ 16 ภาพแสดงผลการค้นหารายการนดั หมายที่ตอบรบั
ผู้ใช้งานสามารถคลกิ ทีช่ ื่อเรื่องท่ีสนใจเพื่อดูรายละเอียดต่าง ๆ ของการนัดหมายได้ดงั ภาพท่ี
17 และสามารถคลิกดูรายละเอียดการเล่ือนนดั แตล่ ะคร้ังได้โดยการคลกิ เลือกการเลอื่ นนัดที่ต้องการดู จะปรากฏ
รายละเอยี ดการเลอ่ื นนดั ดังภาพที่ 18 ตามลาดับ

ภาพที่ 17 ภาพแสดงรายละเอียดการนัดหมายโดยคลกิ จากช่อื เรื่องท่ีสนใจ

ภาพท่ี 18 ภาพแสดงรายละเอยี ดการเลอ่ื นนัดโดยคลิกจากการเล่อื นนัดครง้ั ทส่ี นใจ

11

3. การเลื่อนนัด หากตอ้ งการเลอื่ นนดั หมายทีร่ ายการใดให้คลกิ ปุม่ ในชอ่ งเล่ือน

นัดหมายหลังชื่อนัดท่ีต้องการเลื่อน จะปรากฏหน้าจอสาหรับเลื่อนนัดหมายดังภาพที่ 19 ซ่ึงวิธีการเลื่อนนัด

มีขน้ั ตอน ดงั นี้

ภาพที่ 19 ภาพแสดงหน้าจอสาหรับเลือ่ นนดั หมาย เพื่อทาการค้นหาเวลา

เลือกช่วงวนั ท่ีและเวลาทตี่ อ้ งการ จากน้ันคลกิ ทีป่ ุม่
วา่ งท่ตี รงกนั สาหรบั ผ้ถู ูกนดั เมือ่ ได้วันว่างท่ีตรงกันระบบจะแสดงผลดงั ภาพที่ 20

ภาพที่ 20 ภาพแสดงผลการค้นหาเวลาว่างที่ตรงกนั ของผถู้ กู นดั

ระบเุ หตุผลของการขอเลอื่ นนัดพรอ้ มทั้งเลอื กวนั ที่ตอ้ งการ จากนัน้ คลกิ ทีป่ มุ่ เพื่อ

ทาการแจ้งการเลื่อนนัดไปยังผู้รับ และคลกิ ท่ปี ุ่ม เพื่อกลับสหู่ นา้ รายการนัดหมายที่ตอบรบั

12

ภาพที่ 21 ภาพแสดงหนา้ จอหลงั คลิกปุ่มเล่อื นนดั

ปฏิทินรายบคุ คล

ปฏทิ นิ รายบุคคล หมายถงึ ปฏิทนิ สาหรบั การดูรายการนดั หมายหรือภารกิจต่าง ๆ ของแต่ละบคุ คลท่ี
จะปรากฏบนปฏทิ ินเพ่อื ให้ตนเองและผอู้ ืน่ ทราบถงึ ภารกจิ ของบุคคลท่เี ราเลือกขึ้นมาดู การใช้งานใหค้ ลิกทเ่ี มนู
บน เอกสารเขา้ -ออก>>ปฏิทินรายบุคคล จะปรากฏหน้าจอดังภาพท่ี 22 โดยสามารถเลอื กชื่อของบคุ คลและ
เดอื นที่ต้องการดขู ้อมูล

ภาพท่ี 22 ภาพแสดงปฏทิ นิ รายบคุ คล