ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ
( Office Automation System : OAS )

ความหมายระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ

วิธีการนาคอมพิวเตอรแ์ ละอปุ กรณส์ านกั งานมาเชื่อมโยงดว้ ยกนั ดว้ ย
ระบบส่ือสารขอ้ มลู เพื่อใหผ้ ปู้ ฏิบตั งิ านในสางานสามารถทางานดว้ ยกนั ไดอ้ ย่าง
รวดเร็ว และสะดวก สบาย ท้ังในดา้ นการผลิต และการเรียกคน้ เอกสาร การ
ประมวลผลขอ้ มลู การติดตอ่ ส่ือสารระหว่างผปู้ ฏิบตั งิ านทงั ภายในและภายนอก
สานกั งาน การจดั งานนดั หมาย การประชมุ และการตดั สินใจ

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://chomphunuts.blogspot.com/2013/12/1-1.html

ความสาคญั ของสานกั งานอตั โนมตั ิ

1. ความสาคัญต่อการแกป้ ัญหาการปฏิบัติงานในสานักงานบางแห่งอาจจะมี
ปัญหาไดห้ ลายอย่างดว้ ยกนั ปัญหาท่ีเกิดขนึ้ อาจจะเป็ นปัญหาเก่ียวกบั บคุ ลากรผปู้ ฏิบตั ิงาน
ปัญหาเกี่ยวกบั วิธีปฏิบตั งิ านท่ีไมม่ ปี ระสิทธิภาพหรือเกิดความผดิ พลาด ฯลฯ

2. ความสาคญั ตอ่ การสรา้ งขวญั และกาลงั ใจพนกั งานในบริษทั หรือองคก์ รนน้ั เกิด
ความภาคภมู ิใจ ท่ีสานกั งานของตนเองทันสมยั สามารถติดต่อสื่อสารกันไดอ้ ย่างรวดเร็ว
ผบู้ ริหารมีขอ้ มูลหลักฐานในการตัดสินใจ พนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหนา้ ท่ี
รบั ผดิ ชอบการปฏิบตั งิ านหลายอยา่ งในสานกั งาน

แหลง่ ทมี่ าของขอ้ มลู https://sites.google.com/site/mikemild456/khwam-sakhay-khxng-sanakngan-xatnomati

วตั ถปุ ระสงคข์ องการใชส้ านกั งานอตั โนมตั ิ

1. ความสะดวกรวดเรว็ เมอื่ องคก์ รไดน้ าระบบสานกั งานอตั โนมตั เิ ขา้ มาใชง้ านจะเป็ นการ
ลดการทางานในลกั ษณะแบบทามอื ใหเ้ ป็ นแบบอตั โนมตั มิ ากขน้ึ จงึ ทาใหเ้ กดิ ความสะดวกรวดเร็ว

2. ลดจานวนเอกสาร ขอ้ สาคญั ที่สดุ ของการนาระบบสานกั งานอัตโนมตั ิมาใชง้ านก็
คือ การลดจานวนเอกสารนนั่ เอง เช่นกรณีของการประชมุ เน่ืองจากการประชมุ ในแต่ละคร้ัง
อาจตอ้ งใชเ้ อกสารในการประชมุ เป็ นจานวนมาก

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

3. ใชส้ ารสนเทศใหเ้ กิดประโยชน์ ปัจจบุ ันน้ีไดม้ ีการนาเทคโนโลยีต่าง ๆ เขา้ มาช่วยในการ
จดั เก็บขอ้ มลู ขา่ วสาร หรือแมก้ ระทงั่ ขอ้ มลู ขององคก์ ร ซึ่งขอ้ มลู ตา่ ง ๆ เหลา่ นน้ั สามารถนามาประมวลผล
เพื่อกอ่ ใหเ้ กิดสารสนเทศ

4. ความยืดหย่นุ ในการทางาน ระบบสานกั งานอัตโนมัติท่ีดีควรที่จะมีความยืดหย่นุ ในการ
ทางาน ยกตวั อยา่ งเชน่ เมอื่ นาซอฟตแ์ วรไ์ มโครซอฟตเ์ วิรด์ มาใชง้ าน

5. สามารถขยายงานต่อไปในอนาคต ระบบสานกั งานอตั โนมตั ทิ ่ีดคี วรที่จะรองรบั การขยาย
งานในอนาคต เพื่อท่ีจะทาใหร้ ะบบมคี วามสมบรู ณม์ ากขนึ้

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) มีองคป์ ระกอบท่ีสาคญั คือ

1. Networking System คือ ระบบขา่ ยงานท่ีเช่ือมโยงคอมพิวเตอรร์ ะหว่างกนั ทวั่ องคก์ ร
2. Electronic Data Interchange คือ การส่ือสารขอ้ มลู ข่าวสารระหว่างกนั โดยอาศยั
สญั ญาณขอ้ มลู ขา่ วสารแบบ อิเลก็ ทรอนิกสผ์ า่ นระบบเครอื ขา่ ย
3. Internet คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจายอย่ทู ั่วโลกจน
กลายเป็ นเครอื ขา่ ยขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบท่ีไมใ่ ชก้ ระดาษ ดงั 2 ตวั อยา่ งที่เห็นไดช้ ดั คือ

4.1 Post of Sale (POS) เป็ นการขายแบบมีการบนั ทึกรายการขาย และ รายละเอียดอ่ืนท่ี
เกี่ยวกบั สินคา้ ทนั ทีท่ีมีการขาย ณ จดุ ขายนน้ั ๆ

4.2 Electronic Funds Transfer(EFT) เป็ นระบบการโอนเงินอตั โนมตั ิของธนาคารทว่ั ไป

แหลง่ ท่ีมาของขอ้ มลู https://www.gotoknow.org/posts/358028

คณุ ลกั ษณะของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ
(Office Automation System : OAS)

- ผบู้ ริหารและพนักงานที่เก่ียวขอ้ งลว้ นใชอ้ ปุ กรณ์คอมพิวเตอร์ท่ีเช่ือมต่อกันเป็ นระบบ
เครือขา่ ยแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้ มขอ้ มลู อัตโนมัติเพ่ือผใู้ ชส้ ามารถคน้ หาขอ้ มลู และเอกสารไดอ้ ย่าง
สะดวกรวดเร็ว
- ซอฟตแ์ วรต์ า่ งๆใชง้ า่ ย และเป็ นมาตรฐานเดียวกนั ทง้ั องคก์ ร
- อปุ กรณต์ า่ งๆเป็ นมาตรฐานและทางานรว่ มกนั ได้
-ระบบงานประยกุ ตต์ า่ งๆ ไดร้ บั การตดิ ตงั้ หรือพฒั นาขน้ึ ใหต้ รงกบั ความตอ้ งการของผใู้ ช้

แหลง่ ท่ีมาของขอ้ มลู http://maeklongteam.blogspot.com/2016/01/office-automation-systems-oas.html

พฒั นาการของสานกั งานอตั โนมตั ิ

ปัจจยั สาคญั ที่ทาใหเ้ กิดระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ คือ
1. เศรษฐกิจ คา่ ใชจ้ า่ ยทางดา้ นเอกสาร เงนิ เดอื นพนกั งานท่ีจดั การเอกสาร ทาใหเ้ กิด

การปรบั เปลยี่ นมาเพ่ือลดตน้ ทนุ โดยการใชร้ ะบบคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาชว่ ยจดั การงานเอกสาร
2. สารสนเทศ ขอ้ มลู ขา่ วสารเกิดข้นึ ตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหา

ระบบเพ่ือสารองขอ้ มลู และส่ือในการรับรู้ ทาใหเ้ กิดสานักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลง
สานักงานธรรมดาไปส่สู านักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอย่ทู ี่การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศอัน
ประกอบดว้ ยเทคโนโลยีคอมพิวเตอรแ์ ละเทคโนโลยีโทรคมนาคม

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://maeklongteam.blogspot.com/2016/01/office-automation-systems-oas.html

ขอ้ ควรพิจารณาในการนาระบบ
สานกั งานอตั โนมตั ิมาใชใ้ นสานกั งาน

1. วิเคราะหค์ วามตอ้ งการของผใู้ ช้ กอ่ นที่จะนาระบบสานกั งานอัตโนมตั ิมาใชใ้ นสานกั งาน
ควรที่จะวิเคราะหค์ วามตอ้ งการของผใู้ ชง้ านกอ่ นวา่ ผใู้ ชง้ านแตล่ ะคนตอ้ งการอะไร บางคนอาจตอ้ งการ
อปุ กรณท์ ่ีทนั สมยั บางคนอาจตอ้ งการซอฟตแ์ วรท์ ี่รองรบั การใชง้ าน

2. การออกแบบระบบ และอปุ กรณ์อัตโนมตั ิท่ีตอ้ งการ จากการสอบถาม หรือการ
สัมภาษณ์ ทาใหส้ ามารถทราบความตอ้ งการของผใู้ ช้ระบบสานักงานอัตโนมัติ จากนั้นควรที่จะให้
ผเู้ ชย่ี วชาญในการจดั ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ทาการวิเคราะห์ และออกแบบระบบ

แหลง่ ทีม่ าของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

3. การจดั หาอปุ กรณ์ เม่ือวิเคราะห์ และออกแบบระบบสานกั งานอัตโนมตั ิเป็ นที่
เรียบรอ้ ย จะทาใหร้ คู้ วามตอ้ งการเบ้ืองตน้ ว่าในสานักงานตอ้ งการอะไรบา้ ง ดังน้ันจึงนา
ความตอ้ งการนน้ั มาใชใ้ นการจดั หาอปุ กรณต์ า่ ง ๆ

4. การจดั เตรียมสถานท่ีติดตง้ั อปุ กรณ์ และการจดั ฝึ กอบรมใหค้ วามรแู้ ก่
พนกั งาน เมอื่ ซื้อวสั ดอุ ปุ กรณ์ หรือซอฟตแ์ วร์ ตา่ ง ๆ บริษทั ท่ีขายสนิ คา้ จะทาหนา้ ที่ในการ
ฝึ กอบรมใหค้ วามรแู้ กพ่ นกั งานของบริษทั

5. การประเมินผล และการบารงุ รกั ษาระบบ การประเมินผล ถือว่าเป็ นการ
ทดสอบประสิทธิภาพของระบบสานกั งานอัตโนมัติ อาจทาไดโ้ ดยการทาแบบสอบถาม ถาม
พนกั งานในองคก์ รถึงระบบสานกั งานอตั โนมตั ทิ ี่ใช้ วา่ เกิดปัญหา หรืออปุ สรรคอ์ ะไรบา้ ง

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

กระบวนการทางานของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ

กระบวนการทางานของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ก็เหมอื นกบั ระบบทวั่ ๆ ไปก็คือเป็ นระบบ
ที่ทาใหเ้ กดิ สารสนเทศ (Information) การที่ทาใหเ้ กดิ สารสนเทศไดน้ นั้ แบง่ เป็ น 3 ลกั ษณะ

1. การรวบรวมขอ้ มลู ขา่ วสาร
2. การแลกเปลีย่ นขอ้ มลู ขา่ วสาร
3. การตดั สินใจ (โดยอาศยั ขอ้ มลู ขา่ วสารเป็ นพน้ื ฐานของการพิจารณา)
โดยท่ีกระบวนการทางานของระบบสานกั งานอตั โนมตั เิ พ่อื ใหไ้ ดส้ ารสนเทศท่ี
สามารถนาไปใชง้ านไดจ้ ริงนน้ั มอี ยู่ 3 ขนั้ ตอนคือ
1. การป้ อนขอ้ มลู (Input)
2. การประมวลผลขอ้ มลู (Process)
3. การแสดงผลลพั ธ์ (Output)

แหลง่ ทีม่ าของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

กระบวนการประมวลผลขอ้ มลู สามารถแบ่งวิธีการประมวลผลได้ 2 วิธีหลกั
1. การประมวลผลดว้ ยมือ (Manual Data Processing) การประมวลผลดว้ ยมอื

เป็ นวิธีการที่ใชก้ นั มาตง้ั แตย่ คุ เริ่มตน้ กอ่ นท่ีจะมกี ารนาเทคโนโลยีเขา้ มาชว่ ย ใชอ้ ปุ กรณ์
ธรรมดาเขา้ มาชว่ ยในการคานวณ

2. การประมวลผลดว้ ยเคร่ืองอิเล็กทรอนกิ ส์ (Electronically Data Processing)
การประมวลผลดว้ ยเครื่องอิเล็กทรอนกิ ส์ เป็ นวิธีการที่นามาใชห้ ลงั จากที่เทคโนโลยีเกิด
ความกา้ วหนา้ ขนึ้

แหลง่ ทีม่ าของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

ประโยชน์ของระบบสานักงานอัตโนมัติ

ประโยชนท์ ี่ไดจ้ ากระบบสานกั งานอตั โนมตั นิ น้ั มมี ากมายหลายอยา่ ง ดงั นน้ั จงึ สรปุ ได้
ตามหวั ขอ้ ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. ความรวดเร็วในการนาไปใชง้ าน (Timelines)
2. ความถกู ตอ้ ง (Accuracy)
3. ลดเวลาในการทางาน (Reduce Time)
4. ลดคา่ ใชจ้ า่ ย (Reduce Cost)
5. เพิ่มประสิทธิภาพ (Efficiency)

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

ขอ้ ดีและขอ้ เสยี ของการนาระบบ
สานกั งานอตั โนมตั ิเขา้ มาใชง้ าน

การนาระบบเขา้ มาชว่ ยในการทางาน ไมว่ า่ จะเป็ นระบบอะไรก็ตามยอ่ มมที งั้ ขอ้ ดี
และขอ้ เสยี เสมอ ดงั นน้ั การนาระบบสานกั งานอตั โนมตั เิ ขา้ มาใชน้ น้ั ยอ่ มเกดิ ทง้ั ขอ้ ดี และขอ้ เสยี
เชน่ กนั
ขอ้ ดีของการนาระบบสานกั งานอตั โนมตั ิเขา้ มาใชง้ าน

1. ขอ้ มลู หรือสารสนเทศที่ไดม้ คี วามรวมเร็ว ทนั ตอ่ ความตอ้ งการของผใู้ ชง้ าน
2. ขอ้ มลู มคี วามถกู ตอ้ งมากขน้ึ
3. ประหยดั เวลาในการทางาน
4. ลดปริมาณงานทไ่ี มจ่ าเป็ น
5. เพ่มิ ประสทิ ธิภาพในการทางาน

แหลง่ ทมี่ าของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

ขอ้ เสยี ของการนาระบบสานกั งานอตั โนมตั ิเขา้ มาใชง้ าน

1. สน้ิ เปลอื งพลงั งาน (อปุ กรณส์ านกั งานอตั โนมตั ทิ กุ ชนดิ ตอ้ งใชก้ ระแสไฟฟ้ า)
2. อปุ กรณร์ าคาแพง
3. ขาดบคุ ลากรท่ีมคี วามชานาญเฉพาะทาง (อปุ กรณบ์ างชนดิ ตอ้ งผา่ นการอบรม
กอ่ นที่จะใชง้ าน)
4. เทคโนโลยีมกี ารเปลีย่ นแปลงท่ีรวดเร็ว (มอี ปุ กรณท์ ี่ทนั สมยั เกิดขน้ึ อยตู่ ลอดเวลา)

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

เทคโนโลยสี าหรบั ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ

เทคโนโลยีสาหรับระบบสานกั งานอัตโนมัติ หรือ Office Automation Technology
หมายถึง เทคโนโลยีท่ีนามาประยกุ ตใ์ ชใ้ นงานสานกั งาน เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ โทรสาร
อีเมล์ ระบบอีดีไอ (EDI) เป็ นตน้ เทคโนโลยีสาหรับระบบสานกั งานอัตโนมตั ิก็เปรียบเสมือนการ
ประยกุ ตใ์ ชว้ ิทยาการสมยั ใหมเ่ ขา้ มารว่ มในการประมวลผลขอ้ มลู

เทคโนโลยีท่ีเขา้ มาเกย่ี วขอ้ งกบั ระบบสานกั งานอตั โนมตั ปิ ระกอบดว้ ย 3
เทคโนโลยีหลกั ที่สาคญั คือ

1. เทคโนโลยีอปุ กรณส์ านกั งาน
2. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
3. เทคโนโลยีโทรคมนาคม

แหลง่ ทีม่ าของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

อนาคตของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ

การสื่อสารขอ้ มลู เป็ นหัวใจสาคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแลว้ จะตอ้ งมี
พ้ืนฐานของการบริการดว้ ยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็ นท่ีน่ายินดีที่ความกา้ วหนา้ ทางดา้ นส่ือสาร
โทรคมนาคมในประเทศไทยกาลังจะกา้ วไปขา้ งหนา้ ถึงแมว้ ่าการใหบ้ ริการดา้ นนยี้ ังมีราคาแพงเม่ือเทียบกบั
พ้ืนฐานของธรุ กิจดา้ นอ่ืนๆ ปัจจบุ นั มีการเพิ่มเครือขา่ ยบริการสาธารณะเกิดขน้ึ หลายอย่าง เชน่ ดาตา้ เนต
เป็ นเร่ืองของการนาขอ้ มลู ผสมเขา้ กบั ชอ่ งสญั ญาณเสียง (data over voice) ทาใหก้ ารสื่อสารขอ้ มลู ผา่ นไปใน
ชมุ สายขณะใชโ้ ทรศัพทไ์ ด้ มีเครือขา่ ยผา่ นดาวเทียมของบริษทั สามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการ
สง่ ดาวเทียมของตนเองท่ีเรียกวา่ Thaisat ขน้ึ ในอีกไมก่ ปี่ ี ขา้ งหนา้ บริการของการส่อื สารขอ้ มลู ไดเ้ ป็ นอยา่ งดี

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู https://www.gotoknow.org/posts/358028

เหตผุ ลของการเปลย่ี นมาใชร้ ะบบสานกั งานอตั โนมตั ิ

เนอ่ื งจากวิวฒั นาการของเทคโนโลยีสารสนเทศท่ีเปล่ียนแปลงไป เนอ่ื งจากความตอ้ งการ
ในการใหบ้ ริการที่รวดเร็วต่อลกู คา้ หรืออีกหลายปัจจัยที่เขา้ มาเกี่ยวขอ้ ง ในหัวขอ้ น้ีจึงไดส้ รปุ
สาเหตหุ ลกั ๆ ท่ีควรเปลี่ยนมาใชร้ ะบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ดงั นี้

1. ปริมาณขอ้ มลู มจี านวนมาก
2. ความทนั สมยั ของขอ้ มลู
3. ตอ้ งการความรวดเร็วในการทางาน
4. ลดตน้ ทนุ คา่ ใชจ้ า่ ยท่ีเกิดจากการทางาน
5. การใหบ้ ริการตอ่ ลกู คา้ ที่สะดวกรวดเร็ว

แหลง่ ที่มาของขอ้ มลู http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_16.pdf

หนงั สืออิเล็กทรอนิกสเ์ ลม่ น้ี

เป็ นสว่ นหน่ึงของวิชาเทคโนโลยสี ารสนเทศ
เพื่อการจดั การสานกั งาน

รหสั วิชา 30216 - 2101

เสนอ
ครปู รียา ปันธิยะ

จดั ทาโดย
นางสาวพชิ ชาภรณ์ เรือนใจ

เลขท่ี 12 สบจ.63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วิทยาลยั อาชวี ศึกษาลาปาง