D O K U M E N B E R B A S I S D I G I T A L K I N A N X M P L B D A S A R M P L B
PE N G E R T I A N D O K U M E N B E R B A S I S D I G I T A L 1. U N D A N G - U N D A N G I TE N O M O R 11 T A H U N 2008 B A B 1 P A S A L 1 A Y A T 4 M E N YE B U T K A N B A HWA D O K U ME NELE K T R O N I K A D A L A H SET I A P I N F O R M A S I ELE K T R O N I K Y ANGD I B U A T , D I TE R U S K A N , D I K I R I M K A N , D I TE R I M A , A T A U D I S I MPAND A L A M B E N T U K A N A L O G , D I G I T A L , ELE K T R O M A G N ET I K , O PT I KAL,A T A U SEJE N I S N Y A , Y A N G D A P A T D I L I H A T , D I T A M PI L K AN, D A N / A T A U D I D E N G A R M EL A L U I K O M P U TE R A T A U S I S TE MELE K T R O N I K TE R M A S U K , TET A PI T I D A K TE R B A T A S P A D A T UL I SAN,S U A R A , G A M B A R , PET A , R A N C A N G A N , F O T O A T A U SEJE N I S NYA, H U R U F , T A N D A , A N G K A , K O D E A K SES , S I M B O L , A T A U PE R F ORASIY A N G M E M I L I K I M A K N A A T A U A R T I A T A U D A P A T D IP A H A MI OLEHO R A N G Y A N G M A M P U M E M A H A M I N Y A .
PERANANDOKUMEN2. SEBUAH DOKUMEN, BALK FISIK MAUPUN VIRTUAL DAPAT DISEBUT DOKUMEN APABILA PERSYARATAN DAN CIRI DOKUMEN TERPENUHI. PENTINGNYA PERANAN DOKUMEN DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS, MAKA FUNGSI DOKUMEN ADALAH SEBAGAI MEMORI ORGANISASI, SARANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN, ALAT PEMBUKTIAN, RUJUKAN HISTORIS, PENYEDIA INFORMASI KEUANGAN, PERSONALIA DALAM PELAPORAN, UPAYA MEMELIHARA HUBUNGAN BAIK DENGAN PELANGGAN/KOLEGA
FUNGSI DOKUMEN 3. MENGINGAT FUNGSI DOKUMEN DALAM LAYANAN BISNIS BEGITU BESAR, MAKA BERBAGAI JENIS DOKUMEN HARUS DIPAHAMI SECARA JELAS. JENIS DOKUMEN DAPAT DIKELOMPOKKAN SEBAGAI BERIKUT. A. DOKUMEN MENURUT PEMAKAIAN. B. DOKUMEN MENURUT NILAI KEGUNAAN. C DOKUMEN MENURUT SUMBER. D. DOKUMEN MENURUT FUNGSI. E. DOKUMEN MENURUT PENELITIAN. F. DOKUMEN MENURUT BENTUK FISIK. G. DOKUMEN MENURUT SIFAT.
PROS EDUR P ENANGANAN DOKU M EN 4. Prosedur penanganan dokumen umum dalam bidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis dapat dilihat dari proses dokumen mulai dari penciptaan dokumen, penggandaan, penggunaan, pengolahan dokumen menjadi sebuah informasi, hingga didistribusikan dan disimpan.
5 . S T A N D A R K E R J A D A L A M P E N G E L O L A A N D O K U M E N T E N T U N Y A A K A N M E L I H A T J E N I S L A Y A N A N Y A N G D I B E R I K A N K E P A D A P E L A N G G A N D A N K O L E G A . C O N T O H N Y A , P A D A T A H A P P E N C I P T A A N D O K U M E N D A P A T T E R W U J U D D A L A M L A Y A N A N P E M B U A T A N S I M , S U R A T I Z I N U S A H A , A T A U L A Y A N A N K A N T O R K E L U R A H A N D A N K E C A M A T A N , B A I K L A Y A N A N M A N U A L M A U P U N O N L I N E S T A N D A R K E R J A D A L A M P E N G E L O L A A N D O K U M E N
Tahap penggandaan dokumen 6 . TAHAP PE N G G A N D AA N D O KU M E N D APAT TERWUJU D D ALA M LAYA N A N USAHA PERCETAKA N BUKU, M AJALAH, IKLA N , BAIK M A N UAL M AUPU N VIRTUAL . TAHAP PE N G G U N AA N D O KU M E N D A N PE N G EL O LAA N D APAT D I LAKUKA N D ALA M S I STE M LAYA N A N , BAIK SECARA LURI N G M AUPU N D ARI N G . PA D A TAHAP PE N D I STRIBUS IA N D APAT TERL IHAT D ALA M LAYA N A N I N F O R M AS I M ELALUI M E D IA M AS SA YA N G A D A. A D APU N PR O SES PE N Y I M PA N A N D O KU M E N D APAT TERL IHAT PA D A LAYA N A N KA N T O R SECARA U M U M ATAU SECARA KHUSUS U N TUK KA N T O R SEKRETARIAT ATAU KA N T O R ARS I P N AS I O N AL .
7. Prosedurpenyimpanan dokumen digitalperlu diperhatikan jenisdokumen dokumen digital menurut bentuknya,prosespenyimpanan yangdigunakan dan layanan aksesdokumen yangdigunakan, serta perawatan dokumen untuk meminimalisasi kehilangan dan kerusakan. Sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yangdibutuhkan adalah semua sarana dan prasarana yangdigunakan dalam proses pengelolaan dokumen berupa peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Prosedurpeyimpanan dokumen